SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA KANTOR REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN

NEGARA BERBASIS WEB

LAPORAN TUGAS AKHIR

Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Untuk

Menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3

Oleh

JEPRI HUTAPEA

NIM. 1205103303

PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INFORMATIKA

JURUSAN TEKNIK KOMPUTER DAN INFORMATIKA

POLITEKNIK NEGERI MEDAN

MEDAN

2014

ABSTRAK

Pengelolaan surat dalam suatu organisasi memegang peranan penting dalam proses administrasi. Dalam hal ini sistem tata persuratan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam pengelolaan surat pada Badan Kepegawaian Negara Regional VI Medan. Sehingga sangat diharapkan proses pengelolaan surat baik surat yang masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan lebih, baik, cepat, dan mudah.Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Pembuatan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web ini bertujuan untuk membantu para pegawai dalam megolah surat masuk dan mengirim surat dengan mudah kepada para pegawai yang telah pensiun. Sistem Informasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.Dengan Pembuatan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web ini dapat memudahkan pegawai yang telah pensiun dan pegawai badan kepegawaian negara dalam proses pengumpulan data, selain itu juga memberikan kemudahan bagi pegawai yang telah pensiun untuk mengakses informasi mengenai kenaikan gaji, dana pensiun dengan cepat, tepat, dan efisien secara online 24 jam. Dengan adanya Sistem Informasi ini adalah data surat masuk dan surat keluar disusun secara rapi mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat dan disposisi, mengurangi penggunaan kertas, memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mempercepat proses pencarian surat, memudahkan pengontrolan disposisi surat, serta mudah dalam penggunaan., sehingga memudahkan pengguna saat mengakses surat yang telah masuk. Selain itu, dalam segi keamanannya dapat dikatakan aman, karena tidak semua pengguna dapat melihat dan mengaksesnya, melainkan hanya pegawai yang telah pensiun dan pegawai yang aktif dapat mengaksesnya. Hasil dari Tugas Akhir ini adalah suatu Sistem Informasi Surat masuk dan keluar berbasis Web ini sangat bermanfaat bagi pegawai yang telah pensiun serta pegawai Badan Kepegawaian Negara.

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas kasih dan

karunia-Nya yang telah memberikan penulis kesehatan serta kemudahan dalam

menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini yang berjudul Sistem Informasi Surat

Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian

Negara Berbasis Web

Sistem Informasi ini memudahkan para pegawai dalam hal mengirim surat

karena dalam pengiriman surat menggunakan waktu yang sangat lama mulai dari

memasukkan surat pada amplop menempelkan alamat surat dan lain-lain.

Sistem Informasi ini dapat disusun dengan baik karena banyak masukan dan

dukungan dari berbagai pihak yang berupa informasi, arahan, serta bimbingan. Oleh

karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak M. Syahruddin, S.T., M.T, selaku Direktur Politeknik Negeri Medan.

2. Bapak Ferry Fachrizal S.T, M.Kom, selaku Ketua Jurusan Teknik Komputer

dan Informatika Politeknik Negeri Medan.

3. Bapak Julham S.T., M.kom, selaku Kepala Program Studi Manajemen

Informatika Politeknik Negeri Medan.

4. Ibu Hikmah Adwin Adam, S.Kom., M.Kom, selaku dosen pembimbing dan wali

kelas yang telah meluangkan waktu untuk membimbing, memberikan banyak

ilmu, serta semangat, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas

Akhir ini.

5. Seluruh staff pengajar pada Politeknik Negeri Medan, khususnya staff pengajar

di Program Studi Manajemen Informatika.

6. Kedua orang tua tercinta yang selalu memberikan doa dan dukungan baik dari

segi moril maupun materil.

7. Seluruh teman-teman MI-6A, yang telah banyak membantu serta memberikan

semangat kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.

Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis menyadari begitu

banyak kekurangan dan kesalahan baik dalam penyajian maupun penulisan. Untuk

itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari para

pembaca demi penyempurnaan Laporan Tugas Akhir ini. Penulis berharap semoga

Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi siapa pun yang membacanya.

Medan, 6 Agustus 2014

Penulis,

Jepri Hutapea

NIM.1205103303

DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN ........................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................ ii

ABSTRAK ..................................................................................................... iii

KATA PENGANTAR ................................................................................... iv

DAFTAR ISI .................................................................................................. vi

DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... x

DAFTAR TABEL .......................................................................................... xviii

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1

1.2. Ruang Lingkup ............................................................................... 2

1.2.1 Rumusan Masalah ...................................................................... 2

1.2.2 Batasan Masalah ......................................................................... 2

1.3 Tujuan dan Manfaat ................................................................................. 3

1.3.1 Tujuan Tugas Akhir ................................................................... 3

1.3.2 Manfaat Tugas Akhir................................................................. 3

1.4 . Metode Penelitian .................................................................................... 4

1.4.1 Perencanaan Sistem .................................................................... 5

1.4.2 Analisis Sistem ........................................................................... 5

1.4.3 Pengembangan Sistem ................................................................ 6

1.5 . Sistematika Penulisan ............................................................................... 6

1.6 . Lokasi Penelitian ....................................................................................... 7

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 . Sistem ....................................................................................................... 8

2.2 . Informasi .................................................................................................. 10

2.3 . Sistem Informasi ...................................................................................... 11

2.4 . Surat ......................................................................................................... 15

2.5 . Data Flow Diagram (DFD) ...................................................................... 19

2.6 . Database .................................................................................................. 21

2.7 . Flowchart .................................................................................................. 24

2.8 ERD(Entity Relationship Diagram) ................................................. 26

2.9 . PHP (Pre Hypertext Processor) ................................................................. 27

2.10 MySQL .......................................................................................................... 29

2.11 Normalisasi .................................................................................................... 31

2.12 Kamus Data ................................................................................................... 32

2.13 Gambaran Umum Institusi/Perusahaan ........................................................ 33

2.13.1 Visi Perusahaan ................................................................................. 34

2.13.2 Misi Perusahaan ................................................................................ 34

2.14 Struktur Organisasi Perusahaan ..................................................................... 36

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 . Analisis Sistem ......................................................................................... 37

3.1.1 Analisis Dokumen ........................................................................... 38

3.2 . Perancangan Sistem ................................................................................. 39

3.2.1 Diagram Konteks ............................................................................. 40

3.2.2 Data Flow Diagram (DFD) .............................................................. 41

3.2.2 Spesifikasi Proses dari DFD Level 1 dan Level 2 ........................... 46

3.2.3 Rancangan Database ....................................................................... 68

3.2.4 Struktur User Interface ................................................................... 54

3.7.1 Rancangan input untuk User ............................................ 69

3.7.2 Rancangan Output untuk Admin ............................. 77

3.2.5 Algoritma Pemrograman ................................................................. 84

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Pembahasan Hasil Sistem ......................................................................... 97

4.2. Studi Kelayakan Sistem ............................................................................ 105

4.2.1. Kelayakan Teknik ................................................................... 105

4.2.2. Uji Coba Kelayakan ................................................................ 106

4.2.3. Kelayakan Ekonomi ................................................................ 106

4.3 . Kelebihan dan Kekurangan Sistem ........................................................... 104

4.3.1 Kekurangan Sistem .......................................................................... 106

4.3.2 Kelebihan Sistem ............................................................................. 107

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

5.1 . Simpulan ................................................................................................... 108

5.2 . Saran ......................................................................................................... 108

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 109

LAMPIRAN ................................................................................................... 110

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

Gamabr 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ......................................... 15

Gamabr 2.2 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Negara ...................... 36

Gamabr 3.1 Diagram Konteks Yang Di usulkan .......................................... 40

Gamabr 3.2 DFD Level 1 Yang diusulkan .................................................... 42

Gamabr 3.3 DFD Level 2 Yang diusulkan .................................................... 43

Gambar 3.4 DFD Level 2 olah data golongan ................................................ 42

Gambar 3.5 DFD Level 2 olah data pangkat .................................................. 45

Gambar 3.6 DFD Level 2 olah data pegawai ................................................. 46

Gambar 3.7 DFD Level 2 olah data Surat Masuk .......................................... 48

Gambar 3.8 DFD Level 2 Olah Data Surat Keluar ........................................ 49

Gambar 3.9 ERD Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar .............. 62

Gambar 3.10 Tabel Relasi .............................................................................. 63

Gambar 3.11 Rancangan Input Data User...................................................... 69

Gambar 3.12 Input Data Golongan ................................................................ 70

Gambar 3.13 Input Data Pangkat ................................................................... 71

Gambar 3.14 Input Data Pegawai .................................................................. 72

Gambar 3.15 Input Data Surat Keluar ........................................................... 73

Gambar 3.16 Input Data Surat Masuk ........................................................... 74

Gambar 3.17 Input Data Disposisi ................................................................ 75

Gambar 3.18 Pengolahan Data User ............................................................ 77

Gambar 3.19 Pengolahan Data Pangkat ........................................................ 78

Gambar 3.20 Pengolahan Data Golongan ..................................................... 79

Gambar 3.21 Pengolahan Data Pegawai ....................................................... 80

Gambar 3.22 Pengolahan Data Surat Masuk ................................................. 81

Gambar 3.23 Pengolahan Data Disposisi ....................................................... 82

Gambar 3.24 Pengolahan Data Surat Keluar ................................................. 83

Gambar 3.25 Flowchart Login admin ........................................................... 84

Gambar 3.26 Flowchart Menu Admin .......................................................... 85

Gambar 3.27 Flowchart Data User ............................................................... 86

Gambar 3.28 Flowchart Data Golongan ........................................................ 87

Gambar 3.29 Flowchart Pengolahan Data Pangkat ...................................... 88

Gambar 3.30 Flowchart Data Pegawai ......................................................... 89

Gambar 3.31 Flowchart Pengolahan Data Surat Masuk ................................ 90

Gambar 3.32 Flowchart Pengolahan Data Surat Keluar ................................ 91

Gambar 3.33 Flowchart Menu Login Pimpinan ............................................ 92

Gambar 3.34 Flowchart Menu Pimpinan...................................................... 93

Gambar 3.35 Flowchart Pemberian Disposisi ............................................... 94

Gambar 3.36 Flowchart Login Pegawai ........................................................ 95

Gambar 3.37 Flowchart Menu Pegawai ....................................................... 96

Gambar 4.1 Halaman Login ........................................................................... 85

Gambar 4.2 Halaman home ........................................................................... 85

Gambar 4.3 Halaman User ............................................................................ 86

Gambar 4.4 Halaman Input Golongan .......................................................... 86

Gambar 4.5 Halaman Input Pangkat ............................................................. 87

Gambar 4.6 Halaman Input Pegawai ............................................................ 87

Gambar 4.7 Halaman Input Surat Masuk ...................................................... 88

Gambar 4.8 Halaman Data User .................................................................... 88

Gambar 4.9 Halaman Data Golongan ........................................................... 89

Gambar 4.10 Halaman Data Pangkat ............................................................ 89

Gambar 4.11 Halaman Data Pegawai ........................................................... 91

Gambar 4.12 Laporan surat masuk dan surat keluar pada pimpinan ............. 91

Gambar 4.13 Alert (tanda) surat masuk dan surat keluar pada pimpinan ...... 103

Gambar 4.14 menu download surat masuk dan surat keluar pada pimpinan . 104

Gambar 4.13 Cetak Laporan surat masuk dan surat keluar pada pimpinan .. 105

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

Tabel 2.1 Simbol-simbol Data Flow Diagram (DFD).................................... 19

Tabel 2.2 Simbol-Simbol Flowchart .............................................................. 23

Tabel 2.3 Tipe Data untuk Bilangan ............................................................... 28

Tabel 2.4 Tipe Data untuk Tanggal dan Jam .................................................. 28

Tabel 2.5 Tipe Data untuk Karakter ................................................................ 28

Tabel 3.1 Spesifikasi Proses ............................................................................ 47

Tabel 3.2 Kamus Data ..................................................................................... 52

Tabel 3.3 Tabel User ....................................................................................... 62

Tabel 3.4 Tabel Pangkat .................................................................................. 62

Tabel 3.5 Tabel Golongan ............................................................................... 63

Tabel 3.6 Tabel Pegawai ................................................................................. 63

Tabel 3.7 Tabel Surat Keluar .......................................................................... 64

Tabel 3.8 Tabel Surat Masuk .......................................................................... 64

Tabel 3.9 Tabel Disposisi ............................................................................... 65

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pada era globalisasi teknologi komputer memegang peranan yang sangat penting

untuk membantu proses aktivitas kerja di instansi maupun diperkantoran baik dari

lembaga pemerintah maupun swasta. Penggunaan perangkat komputer sebagai

perangkat pendukung menajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan

mempertimbangkan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat diperlukan

dalam kegiatan manajemen atau perkantoran.

Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam dunia

perkantoran memberikan nilai tambah proses pengolahan data, dalam dunia

perkantoran keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi

untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam pengolahan

data surat masuk dan surat keluar.

Pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Regional VI Badan

Kepegawaian Negara Medan masih menggunakan cara sederhana dalam

pengimputan data, pengiriman surat keputusan dari pemerintah mengenai kenaikan

gaji dan golongan . Oleh karena itu, pengolahan data surat masuk dan surat keluar

tersebut sedang diupayakan dapat dioperasikan dengan menggunakan perangkat

komputer melalui sistem aplikasi berbasis Web, penggunaan komputer berfungsi

untuk menginput data surat masuk dan surat keluar.

Berdasarkan uraian diatas, penulis akan membangun sebuah sistem berbasis Web

pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang diwujudkan dalam bentuk judul

Tugas Akhir yaitu Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor

Regional VI Badan Kepegawaian Negara Berbasis Web.

1.2 Ruang Lingkup

Ruang lingkup permasalahan pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1.1.1. Rumusan Masalah

Adapun Rumusan Masalah dari tugas Akhir ini adalah:

1. Bagaimana cara mengatasi cara mengirim surat membutuhkan waktu yang

lama?

2. Bagaimana cara untuk mengurangi penggunaan kertas?

1.1.2 Batasan Masalah

Adapun yang menjadi batasan masalah dalam perancangan aplikasi ini adalah

sebagai berikut :

1. Untuk mengakses Surat Masuk dan Surat Keluar dapat dilakukan dengan

menggunakan NIP (Nomor Induk Pegawai) dan Nama.

2. Untuk mencari surat yang telah diarsip dapat menggunakan nomor surat.

3. Dalam membangun sistem informasi ini digunakan software Adobe

Dreamweaver CS5 dengan Apache sebagai web server, PHP sebagai bahasa

pemrograman, dan database MySQL yang menampung semua data yang

diperlukan.

1.3 Tujuan dan Manfaat

1.3.1 Tujuan

Adapun tujuan yang akan di capai dalam tugas akhir ini adalah sebagai

berikut :

1. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program pendidikan

Diploma III pada program studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri

Medan.

2. Dapat membangun Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada

Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.

1.3.2 Manfaat

Adapun manfaat yang diharapkan penulis dari tugas akhir ini adalah sebagai

berikut :

1. Bagi penulis dapat memberikan pengetahuan dan pengalaman yang dapat

meningkatkan pemahaman dalam pengembangan sistem informasi pada

suatu perusahaan.

2. Dengan adanya sistem informasi ini, proses pencarian surat masuk dan

surat keluar lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan pencarian surat

masuk dan surat keluar dengan menggunakan aplikasi dekstop.

1.4. Metodologi Penelitian

Metodologi pelaksanaan yang dilakukan penulis pada penulisan proposal tugas

akhir ini adalah sebagai berikut :

1.4.1 Persiapan

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, kegiatan yang akan penulis lakukan

antara lain:

a. Menghubungi instansi perusahaan sebagai pembuatan Tugas Akhir

b. Melaksanakan riset di instansi tempat pembuatan Tugas Akhir

c. Merancang dan membuat Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar.

1.4.2 Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain:

a. Studi Literatur (Studi Kepustakaan)

Pengumpulan data dengan metode kepustakaan dilakukan dengan cara

mengambil kutipan-kutipan materi yang bersumber dari jurnal, buku teori

sistem informasi, internet, dan sumber-sumber lain yang berhubungan

dengan topik tugas akhir ini. Adapun buku-buku teori yang dimaksud

adalah sebagai berikut :

1. Pengenalan Sistem Informasi

2. Sistem Informasi Manajemen

3. Dasar Pemrograman Web PHP-MYSQL

b. Observasi (Pengamatan)

Penulis melakukan praktek kerja lapangan, melakukan pengamatan

langsung untuk mengetahui sistem yang sekarang sedang berjalan di

instansi terkait. Penulis juga melakukan observasi sistem dan cara kerja

pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan.

c. Sampling

Penulis akan mengambil beberapa contoh data seperti surat keluar yang

akan dikirim.

1.4.3 Perancangan Sistem

Setelah mendapatkan informasi yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah

melakukan perancangan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar, kemudian

dilakukan perancangan sebagai berikut:

a. Perancangan Data Flow Diagram (DFD)

b. Perancangan Kamus Data

c. Perancangan Input

d. Perancangan Output

e. Perancangan Database

f. Perancangan User Interface

g. Perancangan Algoritma Pemrograman

1.5 Sistematika Penulisan

Perancangan sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

a. BAB 1 : Pendahuluan

Bab ini berisi penjelasan umum tentang permasalahan yang dibahas dalam

penyusunan tugas akhir yang meliputi latar belakang masalah, rumusan masalah,

batasan masalah, tujuan tugas akhir, manfaat tugas akhir, metodologi penelitian,

sistematika penulisan serta lokasi penelitian.

b. BAB 2 : Landasan Teori

Bab ini akan membahas tentang teori-teori yang mendukung topik permasalahan,

sebagai bahan referensi atau tinjauan pustaka yang meliputi pengertian dan

pengembangan sistem, informasi, sistem informasi, sistem informasi akademik,

apache server, pemrograman PHP, dan database MySQL.

c. BAB 3 : Analisis dan Perancangan Sistem

Bab ini menjelaskan analisa sistem informasi akademik yang sedang berjalan

pada program studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan serta

perancangan yang dilakukan untuk membangun sistem tersebut berbasis web.

d. BAB 4 : Hasil dan Pembahasan

Bab ini menjelaskan secara terperinci pembahasan hasil sistem yang

dikembangkan, studi kelayakan sistem serta kelebihan dan kekurangan sistem

yang akan dibangun.

e. BAB 5 : Kesimpulan dan Saran

Bab ini akan memberikan kesimpulan tentang hasil sistem informasi akademik

yang telah dikembangkan dan memberikan saran untuk pengembangan sistem

informasi akademik selanjutnya.

1.6. Lokasi Penelitian

Penulis melakukan pengambilan data dan informasi untuk keperluan laporan

Tugas Akhir pada Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan

yang berada di Jl. TB. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Sunggal, Medan