BAB III

UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI

1. Organisasi

Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang

memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka

kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil.

Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan

sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni :

1. Bersifat statis

Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan

wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai

keahliannya.

2. Bersifat dinamis

Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya

komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya.

Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang

menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu :

1. Adanya pembagian tugas.

2. Adanya kerjasama.

3. Adanya tujuan yang telah ditentukan.

Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu :

Administrasi Organisasi1. Mencakup proses, fungsi, dan

personil sebagai pelaksana.1. Sebagai wadah melaksanakan

kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

13

Administrasi Organisasi2. Di dalamnya ada pengorganisasian

dari proses, fungsi, dan personilnya.

3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

2. Bagian dari administrasi.

3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki

persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara

lain :

1. Perumusan tujuan (principle of goals)

2. Pembagian tugas (principle of specialization)

3. Pengkoordinasian (principle of coordination)

4. Rentang pengawasan (principle of span control)

5. Kontinuitas (principle of continuity)

Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi,

meliputi :

1. Type organisasi

Organisasi garis

Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut

dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan :

a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana.

b. Tidak ada staff ahli.

c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke

bawahan.

d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan.

e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen.

Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

a. Kesatuan perintah sangat jelas.

14

b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan

tanggung jawab yang sangat jelas.

c. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat

dengan mudah dan cepat berjalan.

d. Disiplin.

e. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi,

sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan.

Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis :

a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat

dipraktekkan secara linier.

b. Pimpinan bersikap otoriter.

c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi

Organisasi staff

Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada

organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide,

saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya.

Organisasi garis dan staff

Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff.

Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di

perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan

pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan :

a. Bersifat kompleks.

b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan.

c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan,

namun bukan memberikan perintah.

15

e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan

efektif.

Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff :

a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas.

b. Disiplin dalam bekerja.

c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff.

d. Fleksibel dalam bekerjasama.

Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis

dan staff :

a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff

merupakan perintah dari pimpinan.

b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan

mereka.

Organisasi fungsi

Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of

organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari

pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing

kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi

fungsi bercirikan :

a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung.

b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan.

c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya.

Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi :

a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat

jelas.

b. Menghemat biaya perekrutan staff.

c. Koordinasi pimpinan, kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi

mudah dilaksanakan.

16

Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi :

a. Kesatuan komando kurang tegas.

b. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung

jawab.

Organisasi panitia

Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti

Dewan, Senat, Komite, Badan, Majelis, Satgas, dan Team. G. R. Terry

sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan

sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas

masalah yang ada pada organisasi.

Oleh sebab itu, pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama

namun tetap ada ketua panitia. Anggota memiliki hak, wewenang, dan

tanggung jawab yang sama. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas

yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Organisasi panitian bercirikan :

a. Seluruh anggota menjadi pimpinan.

b. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota.

c. Hak, tanggung jawab, dan wewenang yang sama untuk anggota.

Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia :

a. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan.

b. Kesatuan wewenang.

c. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh.

d. Kerjasama yang sangat kuat.

Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi :

a. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama.

b. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros).

c. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi.

d. Tanggung jawabanggota tidak penuh, sehingga ada permasalahan saling

menuduh.

17

2. Bagan organisasi

Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi,

sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu :

a. Isi, luas maupun ruang lingkup organisasi.

b. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau

sebaliknya.

c. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description).

d. Nama, jabatan, pangkat dan golongan bila ada.

Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges, bentuk bagan

organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi, antara lain :

a. Bentuk vertikal

Saluran perintah, wewenang, dan tanggung jawab mengalir dengan

jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. Disusun hanya dengan dua bidang

satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan, selanjutnya disusun

ke bawah. Contoh gambar :

b. Bentuk horizontal

Saluran perintah, wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar

(menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. Lebih

tepat diterapkan pada organisasi fungsi. Contoh gambar :

18

c. Bentuk piramida

Disusun dengan mudah, sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan

pada tiap satuan tugas organisasi, sehingga diterapkan pada organisasi garis

(lurus). Contoh gambar :

d. Bentuk piramida terbalik

Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas, namun dibuat

terbalik dimana saluran perintah, wewenang, dan tanggung jawab pimpinan

kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. Kreasi bentuk ini pada

dasarnya sama dengan piramida biasa. Contoh gambar :

19

e. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak

Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuan-

satuan organisasi. Karena jenjang organisasi tidak jelas, maka sangat cocok

hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. Contoh gambar :

f. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis

Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran.

Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis

pada saluran perintah, wewenang, dan tanggung jawab. Contoh gambar :

20

g. Bentuk lukisan

Saluran perintah, wewenang, dan tanggung jawab terbaca secara jelas

melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan.

Contoh gambar :

2. Manajemen

Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai

kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing,

menggerakkan, dan mengawasi sekelompok personil, serta mengerahkan segenap

fasilitas kerja.

Secara etimologis, manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang

turun temurun. Dimulai dengan bahasa Latin, menggunakan kata maneggiare

kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. Dari kedua bahasa

tersebut, bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa

disebut dengan management. Kata manage memiliki makna :

1. Rumah tangga (house keeping)

2. Menunggang kuda (to train a horse)

21

3. Mengatur dan mengawasi (to direct and control)

Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala

bidang seperti di sekolah, rumah, bank, dan sebagainya.

Jadi, management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan

pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Sedangkan di Indonesia, penggunaan istilah management bermacam-

macam namun kandungan yang termaktub sama, misal menggunakan kata

manajemen, kepemimpinan, ketatalaksanaan, pengurusan, pembinaan,

pengelolaan, dan sebagainya.

Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang

merupakan anak cabang dari ilmu sosial, sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu

kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen.

Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah

konsep-konsep nyata manajemen. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut

diawali oleh :

1. Charles Babbage

Pada tahun 1792 – 1871, sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus

menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary &

Manufactural. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang

menekankan pada :

a. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan.

b. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi.

c. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja.

d. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai

e. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification).

2. Frederick Winslow Taylor

Setelah Charles Babbage belum menuai hasil, pada tahun 1856 – 1955

muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di

22

perusahaan tempat F. W. Taylor bekerja. Sehingga tahun 1886 tercetus

Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah.

Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang :

a. System ban berjalan (perputaran).

b. Manajemen perusahaan.

c. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah.

d. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional).

Semenjak itu, ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni :

a. Tahap survival

Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah, sehingga tahap

ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah

satu cabang ilmu pengetahuan.

b. Tahap konsolidasi

Tahun 1930, manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan

sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip, dalil, rumus) direvisi lagi

agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari

mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi.

c. Tahap human relation

Tahap berikutnya tahun 1945, pengembangan ilmu menekankan pada

hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta

keharmonisan.

d. Tahap behaviouralisme

Tahun 1959, berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap.

Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang

ada, sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi.

e. Tahap matematika

Tahun 1990, konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan

peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang

23

akurat, adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi

dan efektivitas tercapai. Hal ini berdampak, ilmu manajemen pada

perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti

manajemen sumber daya manusia, manajemen pemasaran, manajemen

kinerja, dan sebagainya.

f. Tahap platinum

Tahun 2000, ilmu manajemen berkembang luas dengan

mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan

komputer agar dalam proses manajemen, pihak-pihak yang berkepentingan

dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat.

3. Henry Fayol

Pada tahun 1841 – 1925, sarjana pertambangan dari Perancis yang juga

mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern, berhasil menyumbangkan

pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas

tentang :

a. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus).

b. 14 prinsip umum manajemen.

c. Fungsi manajemen planning, organizing, commanding, coordinating,

controlling (POCCC).

Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para

pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep

manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia.

Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara :

a. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran).

b. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya).

Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada, yang disebut

The Six M in Management, meliputi :

a. Man (factor manusia)

24

b. Money (anggaran)

c. Methods (system kerja)

d. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan)

e. Machines (peralatan teknologi/mesin)

f. Market (pemasaran)

Di dalam proses manajemen pun, dibagi dalam 3 tingkatan yaitu :

a. Manajemen puncak (Top management)

b. Manajemen madya (Middle management)

c. Manajemen bawah (Lower management)

Hubungan antara administrasi, organisasi, dan manajemen merupakan satu

kesatuan yang saling mengikat, dapat disimpulkan bahwa :

Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari

organisasi.

Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the

right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan.

Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan

berdasarkan kebijakan administrasi.

3. Komunikasi

Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang

dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian.

Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita, pemberian ide,

dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara

pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal

maupun nonformal.

Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan,

sebagai berikut :

25

1. Komunikator, adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa

yang sederhana .

2. Berita, adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa

lambang seperti gerakan, sinar, suara, atau bahasa

3. Media, adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut.

4. Komunikan, adalah orang yang menerima berita dari komunikator.

5. Feed Back, adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik).

Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam

komunikasi, disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada

komunikan tidak jelas. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam

komunikasi, antara lain :

1. Berita tidak jelas

Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam

komunikasi. Sebab itu, informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti

komunikan.

2. Sarana yang kurang memadai

Demi tercapainya tujuan, sarana penunjang komunikasi harus memadai.

Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa

efektif dalam penyampaian informasi.

3. Penggunaan bahasa yang kurang jelas

Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima

dan dipahami. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan

ataupun tulisan. Dengan bahasa yang lugas, jelas, dan tepat akan semakin

mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan.

4. Faktor lingkungan

Berhasil tidaknya komunikasi, faktor lingkunganpun mempengaruhi.

Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang

muncul saat komunikasi berlangsung.

26

Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu :

1. Komunikasi intern

Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan

bawahan, pimpinan dengan pimpinan, dan bawahan dengan bawahan agar

menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan

tujuan yang hendak dicapai. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara

lain :

Komunikasi vertikal

Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan

(downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward

communication). Komunikasi tersebut berlangsung dua arah (two way

communication). Wujud komunikasi seperti instruksi, petunjuk, informasi,

penjelasan, laporan, saran, pengaduan, dsb.

Komunikasi horizontal

Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau

bawahan dengan bawahan. Wujud komunikasi seperti rapat dinas, seminar,

lokakarya, dsb.

2. Komunikasi ekstern

Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar

organisasi. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi

yaitu :

Komunikasi formal

Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar

melalui media yang resmi. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan

pers, penerbitan brosur, pemasangan iklan, website, penyelenggaraan

pameran, dsb.

Komunikasi informal

Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara

tidak resmi, hanya untuk menambah perhatian, dukungan, dan kepercayaan

27

pihak luar terhadap organisasi. Wujud komunikasi ini seperti

memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi.

4. Informasi

Sebagai cabang ilmu administrasi, ilmu informasi membahas tentang

kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan

menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. Menurut Prof. Prajudi

Atmosudirdja, ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain :

1. Ilmu Intellijens

Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman

kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari

saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis, untuk dipakai sebagai alat

mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan.

Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk

orang-orang yang cerdas, jujur, logis, sistematis, dan intuitif.

Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing

bidang spesialisasi, misalnya :

Political intelligence

Government intelligence

Military intelligence

Business intelligence

Monetary intelligence

Industrial intelligence

2. Ilmu Tata Usaha

Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi

Kuno, dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat

mencatat informasi. Tetapi, ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa

pada abad ke 17. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan

28

dengan pekerjaan kertas (paper work), yang akhirnya menjadi serentetan

pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha, antara lain :

Penerimaan

Pencatatan

Penggandaan

Penyimpanan

Pemilahan

Pengolahan

Pendistribusian

3. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern

yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data

untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. Informasi yang disampaikan

pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan

discretionary (pimpinan menentukan sendiri).

5. Personalia

Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi

bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat, sebagai cabang dari ilmu

administrasi, ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan

mengembangkan tenaga kerja.

Secara umum, agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syarat-

syarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain :

1. Pendidikan

Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen

pegawai. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah

9 tahun. Namun, di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan

banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Sehingga orang

29

berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. Melalui

pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia.

2. Ketrampilan

Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki

oleh calon pegawai. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal

maupun informal. Nantinya diharapkan, ketrampilan tersebut dapat

berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi.

3. Kepribadian

Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang

keberhasilannya dalam bekerja. Kepribadian utama yang harus dimiliki

pegawai adalah jujur, bertanggung jawab, dan respek terhadap lingkungan.

Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi, maka unit kepegawaian

memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi

tersebut ke berbagai media. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui

pencari kerja. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga

kerja untuk tertarik melamarnya. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi

lowongan, ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Kedua sumber

tersebut diuraikan sebagai berikut :

1. Sumber tenaga kerja intern

Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah

menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi

tempat unit kepegawaian bernaung. Mereka yang berasal dari organisasi

sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas

pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Namun, pegawai yang

ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang

di kemudian hari. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system

kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang

kurang sehat. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka

persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih

30

pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi

pegawai yang baik.

2. Sumber tenaga kerja ekstern

Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara

terbuka. Akibatnya, jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh

melebihi jumlah yang dibutuhkan. Jika hal itu terjadi, bagian rekruitmen harus

mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang

berpotensial sesuai persyaratan. Bila rekruitmen kurang cermat, dapat

merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan

menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. Dengan demikian,

rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki

keuntungan dan kerugian.

Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai, baik ekstern maupun

intern dapat bertindak aktif dan pasif. Aktif berarti memanfaatkan berbagai

saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja, jika pasif berarti

menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. Sumber penarikan

pegawai baik dari ekstern maupun intern, melalui banyak saluran antara lain :

1. Kawan pegawai

Jika terjadi lowongan pekerjaan, organisasi menginformasikan kepada

pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang

lowong. Hal ini sudah biasa, karena pegawai mengusulkan kawannya dan

secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas

kawan yang diusulkan.

Namun, pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya

menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya.

Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa.

Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik, ada

kecenderungan subjektifitas mendominasi. Rekruitmen terkadang kurang

murni, terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan

31

kawannya yang satu suku, satu agama, dan lain lain yang dapat menimbulkan

masalah di kemudian hari.

2. Kerabat pegawai

Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan

saudara (nepotisme). Dalam kehidupan sehari-hari, nepotisme terjadi bila

pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi

syarat. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan.

3. Organisasi profesi

Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi

profesi, misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter

Indonesia), sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia).

Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik.

4. Depnaker

Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga

kerja dan calon pegawai, kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat

kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan.

5. Lembaga Pendidikan

Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara,

organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. Saat

itulah, bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk

menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan.

6. Iklan

Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau

Koran. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar, tetapi

bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu, dana, dan tenaga

untuk menyeleksi pelamar.

32

Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement.

Jenis iklan Want Advertisement, adalah iklan yang menyebutkan nama

perusahaan, cara melamar, dan syarat-syarat pelamar. Iklan ini akan menarik

minat pelamar. Jenis iklan Blind Advertisement, adalah iklan yang tidak

menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak

pos.

7. Leasing, Walk-in, Open house

Suatu ketika, organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga

kekurangan pegawai. Akhirnya, bagian kepegawaian merekrut pegawai

dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja (parttime

job). Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga

yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu, kemudian ditawarkan atas

dasar kontrak kerja. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin

ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. Pemanfaatan

leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai

yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan

pada pegawai tetap.

Kadang kala, organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke

kantor organisasi tersebut. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga

disebut Walk-in. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan, dan data

pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu

bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut.

Tetapi, data tersebut disimpan dengan masa tertentu, bila tidak diperlukan

dimusnahkan.

Selain cara-cara di atas, terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut

Open House. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat

lokasi pekerjaan. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu

menyediakan transportasi, penginapan, dan sebagainya terhindar dari

pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor.

33

Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar

memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. Masalah seleksi pegawai

meliputi :

1. Seleksi administratif pelamar

Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian,

sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran

dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar.

2. Tes

Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui

sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. Tes yang

umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan.

3. Wawancara

Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai, dan berhasil

dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. Pewawancara secara

langsung dapat mengetahui kemampuan, pengetahuan, kepribadian, dan sikap

pelamar. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik

talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara.

Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai, akan melalui

tahap masa percobaan (trainee). Umumnya, masa percobaan dilalui selama 3

bulan atau lebih. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal

keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Untuk itu bagian kepegawaian

harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai

berikut :

1. Tujuan latihan masa percobaan

Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan

lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas

organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru.

Dengan melatih personil baru, efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi

tetap tinggi.

34

Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang

dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada

organisasi.

2. Orientasi pegawai masa percobaan

Orientasi formal, diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar.

Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan

masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). Bagian kepegawaian

memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi, serta hak dan

kewajiban pegawai. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer)

mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya.

Orientasi informal, diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil.

Dengan menekankan pada proses, prosedur, dan teknik pada unit kerja dan

kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal.

3. Kegiatan masa percobaan, hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar

dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program

latihan yang diberikan, pelaksanaan latihan (schedule), dan teknik

pelaksanaannya.

Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi

organisasi yang tidak ternilai. Kepada organisasinya, pegawai memberikan

sumbangsih baik tenaga dan pikiran. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja

dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen

hingga masa percobaan. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2

model yakni :

1. Preservice training

Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan

istilah preservice training. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia

kerja dan mampu segera berkarya, karena pegawai dibekali pengetahuan,

ketrampilan, dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya.

2. Inservice training

35

Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari

latihan masa percobaan. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja,

mutu kerja, keahlian, ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya.

Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang

tergabung dalam organisasi tersebut, tunduk dan mematuhi segala peraturan yang

dibuat dan ditetapkan. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan,

maka akan terkena hukuman disiplin. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat

yaitu :

1. Hukuman tingkat rendah, contoh : teguran lisan, teguran tertulis, pernyataan

tertulis tidak puas.

2. Hukuman tingkat sedang, contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang

PNS melanggar peraturan, diberi hukuman tingkat sedang dengan cara

memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1

tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175.000 menjadi

Rp 185.000), penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam

tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D, IIA-D, IIIA-D, IVA-D.

Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr

peraturan. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda

kenaikan pangkat selama 1 tahun. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun

sekali, misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi

golongan IIIB, tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik

pangkat), dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan

kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi, jika guru tersebut tahun 1995

golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB, karena hukum disiplin tahun

1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali.).

3. Hukuman tingkat berat, contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas

permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10

tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes,

tunjangan anak, pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80%

36

dari gaji terakhir), pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang

mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang, oleh

pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan

negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya), dan

pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai

Wakasek, karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun

1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru).

Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber

daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. Penilaian

pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. Tujuan

diadalannya penilaian ini adalah :

1. Meningkatkan cara kerja pegawai.

2. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien.

Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi, antara lain :

1. Penilaian biasa

Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat

aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia, bersifat rahasia

dalam kurun waktu satu tahun.

2. Penilaian sistem kredit

Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional

seperti dokter, pengacara, hakim, dosen, guru, dan lain-lain. Penilaian yang

dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan

penunjang. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan,

sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang

diminta.

Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan

pemberhentian pegawai. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam

organisasi. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif, beberapa contoh yang

termasuk dalam kegiatan mutasi :

37

1. Promosi, misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah.

2. Demosi, misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali

menjadi guru biasa.

3. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab, misalnya kepala

bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala

bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim.

4. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama,

misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer

pemasaran cabang Bali.

Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi

bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi, sehingga organisasi mengambil

keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang

berlaku. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :

1. Atas permintaan pegawai sendiri

Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa

alasan misalnya : karena sudah lanjut usia, karena cacat atau secara fisik

kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan

tugas, atau pindah kerja.

2. Atas kehendak organisasi

Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan

misalnya : adanyan pengurangan pegawai, tidak puas dengan cara bekerja

pegawai, pensiun dan sebagainya.

3. Karena terpaksa

Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya :

meninggal dunia, terkait dengan organisasi terlarang, tersangkut pidana, dan

sebagainya.

6. Finansia

38

Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi,

membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam

menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan

(PPBS).

Definisi kas menurut :

a. Kamus umum bahasa Indonesia, kas adalah tempat penyimpanan uang, tempat

membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim

barang.

b. Keuangan , kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat

dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. Kas berarti pula alat

penukar berupa uang kertas, uang logam, deposito yang segera dapat ditarik

rekening giro, cek, dan alat penukar uang tersebut, dan sebagainya. Kas dapat

digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi

termasuk harta lancar.

Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas :

a. Perangko

b. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu)

c. Kas bon (hutang pegawai)

Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang

jangka pendek. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. Pendek

kata, kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar

kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman).

Dengan demikian, pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai

yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah, tetapi mengurus kertas

berharga juga yang bukan berwujud uang tunai.

Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko

bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. Terlebih lagi,

mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. Oleh karena itu, pihak

pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan

39

pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. Pengawan

secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses

penerimaan dan pengeluaran kas, spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan

pengeluaran kas, dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak

membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. Rincian kebijakan yang

dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan

sebagai berikut :

a. Pengawasan penerimaan kas

Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas

sebagai berikut :

Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari.

Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai

dokumen yang sah (kuitansi, nota, dsb)

Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain

dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban.

Penerima kas harus tidak bertugas ganda, jadi khusus menerima kas saja.

Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas, saat mencatat

transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan.

Hal serupa harus diantisipasi.

b. Pengawasan pengeluaran kas

Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan

sebagai berikut :

Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek.

Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk

hal-hal yang perlu saja.

Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat

untuk bahan pemeriksaan.

40

Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang

mengurus kas.

c. Pengawasan saldo kas

Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara

sebagai berikut :

Saldo kas diawasi secara ketat.

Dana kas disimpan dengan aman.

Dana yang disimpan dengan aman, sebaiknya sering dihitung secara

mendadak.

Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau

menandatangani cek.

Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank

sebaiknya dilakukan secara tertutup.

Penatausahaan Keuangan Negara

Kekayaan negara dinilai dengan uang, dan itu menjadi medan kegiatan

ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. Keuangan negara harus

diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undang-

undang. Jadi, pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan

dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). Atas

dasar pemikiran tersebut, kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan

anggaran keuangan negara, pembukuan uang negara, pertanggungjawaban dan

pengawasan uang milik negara.

Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa

Inggris “budget”. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang :

a. Jasa, aktivitas, dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja.

b. Jumlah biaya yang dikeluarkan.

c. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. (Westra Pariata,

1980:12)

41

Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada

masyarakat (public service). Dengan demikian, negara harus ditopang dengan

hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya.

Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat

dalam anggaran negara.

Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar

tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. Kewajiban negara kita

dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan

keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan

kesejahteraan rakyat. Hak itu meliputi : hak mencetak uang, hak mengadakan

perjanjian pinjaman, hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat, hak menarik

pajak, hak memungut iuran, dan hak melakukan pungutan yang sah.

Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan

negara. Oleh karena itu, definisi keuangan negara adalah ….. “seluruh kekayaan

negara, termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan

segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya, baik kekayaan yang berada

dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun

berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status

hukum perdata”. (UU No 7 tahun 1965)

Tegasnya, keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala

sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai

dengan uang. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu

kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun

sesuai dengan daur/siklus anggaran.

Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara

Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang

milik negara, sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada

pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup

42

pengurusan umum. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang

disebut otorisator dan ordonator. Kedua badan itu memiliki fungsi :

1. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan

negara/pengeluaran negara.

2. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah

lembaga departemen, nondepartemen, ABRI/POLRI dan perusahaan milik

negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

3. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara, kemudian membebankan

kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan.

4. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga

departemen, nondepartemen, perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI.

Fungsi pada no 1 dan 2 di atas, dibebankan kepada Badan Otorisasi

sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. Pemisahan

pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak

boleh merangkap sebagai Badan Ordonator.

Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia, Badan

Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. Dalam tugas

sehari-hari, Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri, Kepala

Lembaga Negara, Panglima ABRI/POLRI, dan pimpinan perusahaan negara.

Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang

menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Mereka yang bertindak sebagai Badan

Otorisasi keuangan negara. Selanjutnya, Presiden menunjuk Menteri Keuangan

untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. Ia dalam menjalankan tugasnya

sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili

di setiap propinsi, kabupaten, serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima

yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing.

Asas Penyusunan Anggaran

Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya :

43

1. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara

bulat tanpa dipotong).

2. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan

anggaran pendapatan, pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi

defisit).

3. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang

dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan, penyusunannya harus

menggambarkan obyek yang dibiayai).

Komponen Anggaran Negara

Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen :

1. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna

melakukan kewajiban negara.

2. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja.

Komponen Anggaran Belanja Negara

Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. Pengeluaran rutin

menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif, yang tidak rutin

biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan.

Jadi, komponen APBN meliputi belanja pegawai, belanja barang, belanja

pemeliharaan, belanja subsidi daerah otonom, biaya bantuan proyek dan juga

anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt),

sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt.

Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang

dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu, kemudian menutupnya

dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan

negara.

Komponen Anggaran Pendapatan Negara

44

Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri.

Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi, gas

alam, dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan

pajak. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan

negara, milik pemerintah, penerimaan dari retribusi, denda, iuran, dan lain-lain.

7. Perbekalan

Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi

membahas tentang kegiatan perencanaan, pengadaan, pengaturan menggunakan

peralatan/perlengkapan (operasional) kerja, pengimpanan, pengendalian, dan

perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja.

Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam

perjalanan. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa

barang, peralatan, perabot, atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan

suatu usaha kerjasama. Dalam bahasa Inggris disebut supply.

Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan

perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor, peralatan kantor, dan

perlengkapan kantor. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan :

1. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H

(what, when, where, why, who, how much, how), meliputi :

a. Rencana pengadaan barang (membeli, menyewa atau membuat sendiri).

b. Rencana penimbunan, pendistribusian, dan penyerahan barang-barang

perbekalan.

c. Rencana pemeliharaan barang perbekalan.

d. Rencana penghapusan barang perbekalan.

2. Penganggaran, meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan

pengadaan barang perbekalan, sehingga barang-barang tersebut mampu

mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal.

Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya

45

berisi anggaran pembelian, perbaikan, pemeliharaan, penyimpanan,

penyaluran, penelitian dan pengembangan.

3. Pengadaan, adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai

cara, misalnya membeli, menyewa, meminjam, menerima hibah/hadiah,

memperbaiki/membuat sendiri. Adapun langkah-langkah yang perlu

dilakukan dalam pengadaan perbekalan, yaitu :

Pembelian

Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan

pembelian barang perbekalan, antara lain :

a. Barang tidak perlu mewah, namun sesuai kebutuhan.

b. Kualitas barang lebih diutamakan.

c. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit

pemakai.

Sewa, pinjam, hadiah, hibah

Sewa dapat dilakukan bila :

a. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja

memuncak.

b. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan.

c. Peralatan tersebut langka.

Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam

kaitan adanya kerjasama. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cuma-

cuma dari organisasi yang lain.

Membuat/memperbaiki barang perbekalan

Membuat barang sendiri dilakukan organisasi dengan

pertimbangan :

a. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri.

b. Tersedianya bahan baku yang cukup.

c. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri.

d. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri.

46

Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan

yaitu :

a. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru.

b. Barang yang diperbaiki, jangka waktu kegunaannya imbang dengan

biaya perbaikan.

c. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi, tetapi suku

cadang dapat diperoleh dengan mudah.

4. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan, kegiatan ini membutuhkan

ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh

alam, binatang, maupun manusia. Sehingga memerlukan dana, guna

penyediaan ruangan (gudang), sarana, dan biaya operasional. Contoh skema

jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki :

Keterangan :

a. Gudang terbuka, dengan ciri-ciri tidak memiliki atap, berwujud padang

luas dibatasi pagar, untuk menampung barang yang tidak mudah rusak

karena pengaruh cuaca :

Gudang terbuka tidak diolah, lantainya tanah atau yang diratakan saja.

47

Gudang terbuka diolah, lantainya diratakan atau diaspal.

b. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed), cirinya : bangunannya

beratap, berdinding samping kiri, kanan, dan belakang, cocok untuk transit

barang.

c. Gudang tertutup, dengan ciri-ciri beratap, berdinding kiri, kanan, dan

belakang :

Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat

lain, misalnya : yang akan dimuat di kapal, truk, lori, umumnya

berlokasi dekat pelabuhan, gudang kereta api, stasiun kereta api,

pangkalan udara atau pangkalan truk.

Gudang serbaguna, biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana

pengangkut (troli, lori, dan pengungkit katrol, forklift).

Gudang kedap udara, tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC,

untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun).

Gudang pendingin, terdiri dari 2 ruangan :

- ruangan pendingin (sejuk)

- ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar,

mengawetkan makanan)

d. Gudang bertangki kering, dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk

menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang, misal :

penyimpanan senjata, roket, dan sebagainya.

e. Gudang tahan api, untuk menyimpan barang api yang mudah

menyala/terbakar, misal : jenis minyak cat, cat, bahan kimia yang mudah

terbakar, memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan

api.

f. Gudang igloo, seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap

kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. Untuk

menyimpan bahan peledak, dinamit, bom, mesin, dan lain-lain supaya tidak

mudah meledak.

48

Pengaturan barang dalam gudang, hendaknya memperhatikan lokasi tempat

penyimpananannya, ruangan yang tersedia, metode penyimpanan, dan denah

tempat penyimpanan yang jelas. Pencarian kembali barang akan mudah

ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang, kode lokasi

barang, dan jalur transportasi. Selain itu, penempatan barang seharusnya

menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama

juga dibongkar (first in first out / FIFO)

5. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang

sampai pemakai barang. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi :

a. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang, ketertiban

administrasi, kemudahan pengurusan dokumentasi barang).

b. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima

adalah pemakai barang).

c. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas

pengangkut, kelengkapan alat pengangkutan).

d. Kecepatan, kecekatan, dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke

awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan.

e. Tenaga pelaksana pendistribusian.

Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan, antara lain :

1. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan, bertugas sebagai badan perencanaan

perbekalan/perlengkapan.

2. Bagian pengadaan, bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan.

3. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan, bertugas menyimpan dan memelihara

barang perbekalan.

4. Bagian penyaluran, bertugas mendistribusikan barang perbekalan.

5. Bagian inventarisasi dan penghapusan, bertugas mengendalikan barang

perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak

bermanfaat.

49

Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah

kegiatan penghapusan barang perbekalan, diartikan sebagai tindakan yang

dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan

barang dari daftar inventaris. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan

barang perbekalan adalah :

a. Kehilangan (karena pencurian, penggelapan, atau perampokan).

b. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau

tidak menguntungkan).

c. Absolute (dinilai kurang layak, kurang efektif, kurang efisien, dan tidak

menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru).

d. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur

masa berlakunya sudah kadaluarsa).

e. Spilage (barang yang disimpan busuk, berubah-ubah atau berkurang

kualitasnya karena pengaruh alam).

f. Surplus (kelebihan barang, yang tidak dapat digunakan, dimanfaatkan untuk

kegiatan unit instansi sendiri).

g. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu

sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain).

h. Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan

tidak diurus oleh pemiliknya).

i. Barang rampasan (barang yang disita, dirampas, atas dasar bukti

pidana/perdata).

Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance)

adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya

tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. Tahap

pemeliharaan dilakukan melalui :

a. Tahap perencanaan

b. Tahap pelaksanaan

c. Tahap pasca pemeliharaan

50

Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat,

memperbaiki, dan menyempurnakan kondisi barang.

8. Humas

Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu

hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan

hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar.

Dari segi etimologis, humas berasal dari bahasa Inggris yakni public

(masyarakat) dan relation (hubungan). Menurut Ensiklopedi, humas adalah

kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi

dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela.

Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804

pada suatu kongres. Pada tahun tersebut, humas diistilahkan public relation tetapi

masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional).

Istilah tersebut lahir di negara Amerika.

Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni :

1. Hubungan internal

Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus

menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita

suasana kerja yang menyenangkan, hubungan yang harmonis, saling

pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun

horisontal. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan :

Rapat

Pengumuman

Majalah/Buletin intern

Rekreasi

Laporan

2. Hubungan eksternal

51

Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar

organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di

mata masyarakat ditinjau dari organisasi, nama, maupun produk yang

ditawarkan, dilakukan dengan cara :

Mencari pelanggan

Memperkenalkan produksi

Mencari modal dan hubungan

Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi

Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm,

mempertahankan sdm yang produktif dan loyal)

Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi :

Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations)

Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations)

Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations)

Hubungan pimpinan dengan pelanggan

Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding,

pembangunan, pertemuan dengan pihak ketiga, surat menyurat)

Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6

tahap yaitu :

1. Mengadakan riset

Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi

misalnya :

- Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang

menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan.

- Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa, instansi mana yang

sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan.

2. Mempersiapkan dan merencanakan riset

Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu

dengan fakta yang lain, kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan

52

masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala

fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut.

3. Pelaksanaan riset

Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah

pelaksanaan mengadakan kegiatan, misalnya mengadakan publisitas dengan

menggunakan media massa.

4. Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat

5. Hasil akhir

Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut

sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat.

6. Memberikan saran kepada pimpinan

Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima

oleh massa, kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha

menyempurnakan kegiatan dari tugas.

Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation, dan komunikasi

itulah yang menjadi dasar dari pola humas, antara lain :

1. Pola mata rantai (Chain pattern)

Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari, biasanya

dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. Pola ini individu terlibat

penyampaian pesan kepada orang lain, kemudian pesan tersebut disampaikan

ke pihak lain begitu juga seterusnya. Jika menerapkan pola ini, kemungkinan

besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak

53

mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan

yang disampaikan. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media.

2. Pola pohon (Tree pattern)

Pola ini sering disebut dengan pola perantara, dalam hal ini yang

bertindak sebagai perantara adalah B. Pola ini, komunikator menyampaikan

pesan kepada komunikator secara perseorangan, kemudian komunikan

bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok

komunikan yang lain. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang

menyampaikan ingormasi secara timbal balik.

3. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern)

Pada pola ini, A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan

pesan kepada komunikan. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota

54

kelompok dan tidak saling berkomunikasi. Dalam pola ini tidak terjadi

komunikasi.

4. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern)

Dalam pola ini, komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien

sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed

back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini

adalah pola perbaikan dari roda atau bintang.

5. Pola terbuka (Open structured pattern)

Dalam pola ini, setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya

dalam menanggapi pesan dari komunikator. Komunikator dan komunikan

dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat

(komunikasi langsung). Pola ini terbaik dari pola humas yang lain.

Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia

yang makin maju, usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orang-

55

orang yang terpilih pada organisasi tersebut. Karena hubungan masyarakat

terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal, maka media humas

pun dibedakan menjadi 2 yakni :

1. Media komunikasi ekternal, yang termasuk adalah :

Media visual, contoh : film, plakat, pameran, brosur, dsb

Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga, pembuatan dan

penggunaannya lebih mudah, informasi yang disampaikan lebih jelas, biaya

yang dikeluarkan lebih murah.

Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan,

menimbulkan rasa bosan, perlu adanya waktu yang cukup guna

menafsirkan pengertiannya.

Media auditif, adalah media yang dapat didengar, yang termasuk jenis

media ini telepon, tape recorder, radio, dsb. Media ini digunakan dalam

komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan

kantor.

Media cetak, adalah segala barang cetak. Media ini bisa disampaikan

melalui faximile, contohnya surat kabar, majalah, brosur, bulletin, tabloid,

dsb.

Media audio visual, adalah media yang dapat dilihat dan didengar,

contohnya televisi, wawancara, kunjungan, pertemuan, dsb.

2. Media komunikasi internal, biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan

bawahan contohnya rapat, kunjungan, pertemuan, seminar, dsb.

Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah :

1. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa

dari organisasi yang bersangkutan.

2. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang

penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat

dipertanggungjawabkan.

56

3. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang

sebenarnya.

4. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi.

5. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan

public yang sebenarnya.

6. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang

bermaksud menjatuhkan nama perusahaan.

57