2MODLU

Effective Maintenance Management Introduction

MODUL 2

EFFECTIVE MAINTENANCE MANAGEMENT

1. INTRODUCTION

PROFIT dan PRODUKTIVITAS. Dua buah kata yang selalu menjadi tolok ukur

keberhasilan sebuah perusahaan. Profit dan produktivitas memang memiliki kaitan yang

sangat erat. Sebuah perusahaan yang mampu terus-menerus mendapatkan profit yang

tinggi maka akan bisa memberi reward, pelayanan dan penghargaan yang lebih baik

kepada karyawannya. Profit yang tingi akan menjamin perusahaan untuk bisa melakukan

reinvestment- peremajaaan pada mesin dan peralatan yang dimiliki. Reward, pelayanan dan

penghargaan yang tinggi dari perusahaan serta didukung dengan mesin dan peralatan yang

memadai akan mendorong sikap, motivasi dan suasana kerja yang baik pula yang pada

akhirnya akan menghasilkan tingkat produktivitas yang tinggi. Produktivitas yang tinggi

akan menjamin tercapainya rencana/target produksi. Dan selama perusahaan mampu untuk

menjaga atau bahkan meningkatkan penjualan maka profit akan terus mengalir dan

bertambah.

Yang menjadi pertanyaan adalah, Apa yang harus dilakukan jika yang terjadi adalah

yang sebaliknya? Akibat krisis ekonomi dan persaingan yang semakin ketat, perusahaan

mulai mengalami kesulitan untuk memasarkan produknya. Jangankan meningkatkan

volume penjualan, mempertahankan pada tingkat yang sama setiap bulan saja sudah

semakin sulit. Pada kondisi seperti ini, keinginan untuk meningkatkan profit melalui

peningkatan volume penjualan jelas tidak mungkin dilakukan. Harus dicari jalan yang lain.

Salah satunya lewat penerapan “Manajemen Pemeliharaan yang Efektif dan Efisien.” Lalu

bagaimana hal ini bisa terjadi? Bagaimana Manajemen pemeliharaan yang efektif dan

efisien mampu meningkatkan profit perusahaan dalam kondisi persaingan yang semakin

ketat?

Dimulai dengan mencari definisi yang tepat dari profit/laba/keuntungan. Apa yang

dimaksud dengan keuntungan dan mengapa keuntungan diperlukan ? Menurut Centuri

Dictionary, keuntungan adalah “pendapatan diatas pengeluaran” atau “apa yang sisa”

pendapat atau definisi ini menghasilkan suatu filosofi: melalui bekerja keras dan berdoa

mereka percaya keuntungan akan diperoleh, tetapi berapa, mereka tidak tahu sampai

tahun berakhir.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Ir.Yuriadi Kusuma M.Sc

MANAJEMEN PEMELIHARAAN 1


Definisi ini mengandung suatu “kelemahan”, atau “ketidaktahuan” tentang arti

sebenarnya dari sebuah profit dalam ekonomi kita yang kompetitif. “Pendapatan diatas

pengeluaran” belum tentu merupakan keuntungan. Keuntungan dibutuhkan untuk

memenuhi pengeluaran-pengeluaran tertentu yang diperlukan, yaitu :

1. pajak,

2. deviden,

3. Reinvestment- penanam modal kembali dalam usahanya untuk modal kerja, dan

untuk alat-alat produksi.

Pengeluaran-pengeluaran ini harus dipenuhi bilamana suatu perusahaan hendak hidup

terus (survive) dan berkembang. Suatu perusahaan yang tidak dapat membayar dividen dan

tidak dapat menjaga alat-alat yang modern, tidak akan hidup lama, disamping ini, pajak

merupakan suatu kewajiban yang tidak dapat dihindari bilamana perusahaan mau sukses.

Suatu kesimpulan yang tidak dapat dihindarkan juga adalah bahwa “keuntungan

sebaiknya dianggap sebagai suatu penegeluaran yang direncanakan”. Masalah sekarang

adalah bagaimana cara merencanakannya. Terdapat suatu rumusan ekonomi dimana

keuntungan atau profit dimunculkan, yaitu :

Profit R O R = x 100 % Investment

R O R adalah singkatan dari Rate of Return, yaitu tingkat pengembalian modal yang

ditanam setelah beberapa lama modal yang ditanam dalam suatu usaha dapat kembali.

Secara lebih lengkap, rumus diatas ditulis sebagai berikut :




Sales Revenue - cost R O R = x 100 % Investment

atau :

( unit sold x selling price ) - cost ROR = x 100 % Fixed asset + stock + liquid

Kaum pengusaha biasanya memakai rumus ini untuk mengetahui apakah modal yang

mereka tanam dalam suatu usaha akan menguntungkan atau tidak (profitability on

investment). Cepat atau lambat kembalinya suatu modal yang ditanam sangat tergantung

dari faktor-faktor yang ada dalam pembilang dan penyebut pada rumus diatas. Bagaimana

pendekatannya, bagaimana perencanaannya. Dalam hal ini pendekatan untuk

memperbesar R O R (agar modal lebih cepat kembali) adalah dengan memperbesar

pembilangnya. Tinggalkan dulu jalan untuk memperkecil penyebutnya.

Bagaimana cara untuk memperbesar/memaksimumkan pembilangnya? Seperti yang

terlihat dalam rumus diatas, pembilang terdiri dari unsur “jumlah produk yang terjual”,

“harga” dan “biaya”. Sehingga untuk memperbesar pembilang adalah dengan memperbesar

“unit yang terjual”, memperbesar/menaikkan harga atau menurunkan biaya. Namun seperti

yang dijelaskan sebelumnya kondisi untuk meningkatkan penjualan atau menaikkan harga

tidak akan berlangsung terus-menerus. Ada saatnya ketika persaingan semakin ketat,

tingkat permintaan cenderung tetap bahkan menurun, maka diperlukan upaya-upaya yang

lebih bersifat internal, untuk membuat perusahaan tetap bisa meningkatkan keuntungan.

Pada saat ini usaha yang dilakukan adalah melalui penekanan / pengurangan biaya

produksi/operasi. Untuk memperkecil biaya/cost, banyak jalan atau cara yang dapat

ditempuh. Salah satunya adalah dengan menerapkan Manajemen Pemeliharaan yang

Efektif dan Efisien (termasuk penggantian mesin/alat) secara baik dan tepat.

Bagaimana dengan produktivitas? Bagaimana cara meningkatkannya? Produktivitas

sangat ditentukan oleh 2 faktor utama yaitu:

1. Kondisi mesin dan peralatan.

2. Kondisi manusia/operator yang menjalankannya.




Faktor mesin/peralatan sangat dipengaruhi oleh ‘kecanggihannya’. Makin canggih sebuah

alat biasanya semakin tinggi pula mutu produk yang dihasilkan dan produktivitasnya juga

tinggi. Namun mesin/peralatan yang canggih juga membutuhkan kemampuan pemeliharaan

yang canggih/meningkat pula. Dan tanggung jawab untuk memelihara mesin/peralatan yang

canggih tersebut berada di pundak / di bagian pemeliharaan. Manajemen pemeliharaan

yang efektif dan efisien akan mampu menjamin keandalan dan ketersediaan

mesin/peralatan dengan baik, yang berarti menjaga produktivitas mesin/peralatan tesebut.

2. INDIKATOR PERFORMANCE

Apa yang menjadi tolok ukur dari Manajemen Pemeliharaan yang Efektif dan Efisien?

Yang menjadi ukuran adalah:

“ Mampu menjalankan fungsi pemeliharaan dengan biaya yang seoptimal mungkin

(minimum cost), dengan waktu pelaksanaan yang minimum dan senantiasa sesuai

standard yang selalu ditingkatkan”. Jadi indikator keberhasilannya adalah:

1. BIAYA PEMELIHARAAN MINIMUM

2. WAKTU PEMELIHARAAN MINIMUM

3. STANDARD KERJA TINGGI

Gambar 1 : Reveals ideal quantity of maintenance

3. SYARAT MENCAPAINYA



direct maintenance cost, $

prof

it/u

nit p

rodu

ced,

$

1. Low Profit due to penalty of interrupted production

2. Optimum maintenance

3. Too much maintenance


Untuk mencapainya diperlukan syarat-syarat sebagai berikut:

1. Adanya Perencanaan dan Pengendalian Pemeliharaan yang efektif.

2. Adanya Pendidikan dan Latihan untuk staff yang cukup/sesuai.

3. Tersedianya bengkel pemeliharaan yang memadai.

4. Tersedianya sistem persediaan/pergudangan yang baik/lancar.

5. Adanya Sistem Informasi Manajemen Pemeliharaan yang baik.

6. Adanya Perencanaan dan pengendalian biaya pemeliharaan

7. Komitment untuk melakukan perbaikan “improvement” secara terus-menerus

dan berkelanjutan.

MANAJEMEN PEMELIHARAAN dan TERROTEKNOLOGI

Fabel Aesop mengisahkan tentang seorang petani yang memiliki seekor angsa

petelur emas. Angsa itu secara ajaib bertelur emas, satu telur setiap hari secara rutin. Untuk

bisa secara terus menerus bertelur emas, angsa tersebut membutuhkan syarat tertentu

yaitu mendengar nyanyian yang membuat suasana hatinya gembira, disamping makanan

yang cukup dan tempat bertelur yang bersih dan nyaman. Si Petani rupanya tidak terlalu

menyadari hal itu, sehingga ketika syarat-syarat tersebut tidak terpenuhi dan Si Angsa mulai

kehilangan kemampuan menghasilkan telur emasnya (berhenti bertelur) Si Petani menjadi

kesal dan marah. Kemudian didorong oleh keinginan untuk mendapatkan untung secara

cepat, maka si petani mengambil jalan pintas yang diperkirakan akan mengalirkan

keuntungan yang berlipat ganda dalam waktu singkat, yaitu dengan cara memotong

angsanya dengan harapan di dalam tubuhnya masih ditemukan timbunan telur emas.

Tentunya harapan si petani tidak terpenuhi, si angsa mati dan tidak ada lagi telur emas.

Dari cerita tersebut, angsa dapat kita sebut sebagai asset (sarana produksi: mesin-

mesin, peralatan, dll) yang berfungsi untuk menghasilkan telur emas (produk). Si petani

berorientasi secara penuh hanya kepada produksi (telus emas) dan lupa dengan assetnya

yang menghasilkan telur emas. Sehingga dengan melupakan assetnya, melupakan

pemeliharannya maka lambat laun dia akan kehilangan hasil yang diharapkan. Langkah

terakhir yang dilakukan dengan menjual asset sama saja dengan menutup usaha tersebut

selamanya. Dari kisah di atas menjadi jelas tentang pentingnya pemeliharaan asset agar

bisa berproduksi sesuai yang diharapkan dan berkesinambungan.




Pentingnya fungsi maintenance dalam industri merupakan hal yang tak terbantahkan.

Tentu saja tidak segemerlap fungsi pemasaran atau penelitian, serta meskipun tidak terlalu

diperhatikan sebagaimana fungsi produksi. Namun demikian tetap disadari bahwa akan

timbul banyak kesulitan apabila maintenance tidak dilakukan. Operasi yang tidak aman,

kemacetan produksi, kerugian daya, panas, penerangan, dan berbagai fungsi sarana lain

yang tidak diketahui untuk masa yang lama.

Selain daripada itu, kebutuhan akan produktifitas yang lebih tinggi dan meningkatnya

keluaran mesin pada tahun-tahun terakhir ini telah mempercepat perkembangan

otomatisasi. Hal ini pada gilirannya telah memperbesar kebutuhan akan fungsi

pemeliharaan pabrik. Para manajer pemeliharaan akan dituntut untuk meningkatkan standar

pemeliharaan dan efisiensi kerja dan pada waktu yang bersamaan mengurangi biaya

operasinya. Anggaran yang disusun dan ditentukan – seringnya oleh manajer non teknik-

menghendaki manajer pemeliharaan untuk beroperasi dalam batas keuangan yang kadang-

kadang tidak mungkin dicapai dengan jenis tenaga kerja, ketrampilan dan sarana yang

tersedia. Oleh karena itu diperlukan sebuah kerjasama yang sangat baik antara berbagai

fungsi di dalam perusahaan dan lebih-lebih di antara sesama personil bidang / departemen

pemeliharaan, untuk menciptakan sebuah sistem pemeliharaan yang efektif dan efisien.

KONSEP PEMELIHARAAN vs PERAWATAN

Jika telah diputuskan untuk membeli suatu mesin tertentu atau fasilitas produksi

untuk digunakan dalam suatu perusahaan tertentu, maka dapat diperdebatkan bahwa yang

telah dipilih adalah kapasitas untuk berproduksi pada suatu tingkat hasil produksi tertentu,

kapasitas untuk menjamin mutu pada suatu tingkat tertentu, kapasitas untuk berproduksi

dengan suatu biaya produksi tertentu, dan sebagainya.

Nilai-nilai dari variabel-variabel tersebut diatas bersama-sama menentukan rencana

yang dibuat bilamana diputuskan untuk membeli suatu fasilitas produksi. Nilai-nilai tersebut

tidak dapat dipertahankan terus dibandingkan dengan lain-lain rencana dalam manajemen

dan dengan berlalunya waktu dan pengaruh cuaca, maka alat produksi tersebut cenderung

untuk kehilangan efisiensinya. Dalam hal ini maka cara-cara yang digunakan untuk

menjaga suatu barang agar dapat mengikuti rencana dicakup dalam apa yang disebut

“PEMELIHARAAN”. Namun yang perlu diingat bahwa, sebaik apapun rencana, program dan

upaya pemeliharaan yang telah dilakukan terhadap sebuah barang/mesin/aset/dll, tidak

menjamin bahwa barang tersebut bebas dari kerusakan. Akan tiba saatnya (pasti akan

terjadi) barang tersebut ‘rusak’ atau mengalami ‘breakdown’. Ketika terjadi breakdown atau




rusak ini maka dilakukan upaya-upaya untuk memperbaikinya yang disebut dengan istilah

“PERAWATAN”. Jadi Pemeliharaan adalah menjaga barang yang baik, ‘sehat’ untuk tetap

baik dan sehat selama mungkin sedangkan Perawatan adalah mengembalikan, ‘merawat’

barang yang rusak, ‘sakit’ untuk kembali berfungsi seperti semula / kembali sehat.

Obyek Pemeliharaan Perawatan

Mesin/alat produksi pembersihan, pelumasan,

penyetelan, penggantian minor

terjadwal/hasil pemeriksaan, dll.

Reparasi minor diluar

schedul, reparasi major,

overhaul, dll.

Mobil/motor Ganti oli, busi, tune-up, tambah

air aki, radiator, bersihkan

saringan udara, tambah angin,

dll

ganti kopling, balljoint,

bersihkan karbon di ruang

bakar, turun mesin, dll.

Manusia makanan sehat: sayur, buah-

buahan, olah raga, istirahat

cukup, dll.

pergi ke dokter, minum obat,

dirawat di rumah sakit jika

perlu, dll.

MANAJEMEN PEMELIHARAAN dan TERROTEKNOLOGI

Secara alamiah tidak ada barang yang dibuat oleh manusia yang tidak bisa rusak,

tetapi usia kegunaannya dapat diperpanjang dengan melakukan perbaikan berkala dengan

suatu aktifitas yang dikenal sebagai pemeliharaan.

British Standart mendefinisikan pemeliharaan sebagai “ suatu kombinasi dari

berbagai tindakan yang dilakukan untuk menjaga suatu barang dalam, atau

memperbaikinya sampai suatu kondisi yang dapat diterima.”

Sedangkan Manajemen Pemeliharaan didefinisikan sebagai “Organisasi

pemeliharaan yang sesuai dengan kebijaksanaan yang disetujui top manajemen”.

Manajemen pemeliharaan berfungsi mengatur seluruh kegiatan pemeliharaan mulai dari

1.perencanaan, 2. pengorganisasian dan penugasan, 3. pengendalian serta 4.peningkatan

(improvement) teknik/metode pemeliharaan agar efektif, effisien dan mencapai suatu

kondisi yang paling optimal yang bisa diterima.




Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa kegiatan pemeliharaan ini

melibatkan berbagai bidang / disiplin ilmu yang menyebabkan bidang ini berkembang

dengan pesat dan mencapai puncaknya dengan ditetapkannya istilah baru untuk

manajemen pemeliharaan ini dengan nama Terroteknologi. Kata Terro berasal dari bahasa

Yunani “terein” yang artinya menjaga dan memelihara. Jadi Terroteknologi berarti teknik

menjaga dan memelihara. Dan Terroteknologi ini kemudian memiliki definisi yang lebih

luas dari British Standard BS3811 : 1974 tentang Pemeliharaan , yaitu :

“ Kombinasi dari manajemen, keuangan, perekayasaan dan kegiatan lain yang

diterapkan bagi aset fisik, untuk mendapatkan biaya siklus hidup ekonomis ; hal ini

berhubungan dengan spesifikasi dan rancangan untuk keandalan serta

kemampupeliharaan pabrik, mesin-mesin, peralatan, bangunan dan struktur dengan

instalasinya, pengetesan, pemeliharaan, modifikasi, penggantian dan dengan umpan

balik informasi untuk rancangan, unjuk kerja dan biaya.”

Definisi yang lebih luas tersebut merupakan konsekuensi logis dari semakin pentingnya

peran kegiatan pemeliharaan ini di masa sekarang dan yang akan datang. Hal ini juga

terlihat dari sangat besarnya biaya yang dikeluarkan oleh industri manufaktur di Inggris

untuk kegiatan ini. Menurut survey Kelompok Kerja Rekayasa Pemeliharaan dari

Kementrian Teknologi Inggris pada tahun 1967-1968 biaya yang dihabiskan mencapai £ 3

Milyar dan meningkat 5 % setiap tahun. Sehingga menurut perkiraan pada tahun 2003-2004

akan mencapai sekitar £ 5 Milyar atau setara dengan Rp 650 Trilyun, sebuah nilai yang

sangat besar karena sama dengan setengah total utang pemerintah dan swasta Indonesia

saat ini yakni Rp 1300 trilyun.

TUJUAN KEGIATAN PEMELIHARAAN

1. Untuk memperpanjang usia aset (yaitu setiap bagian dari suatu tempat kerja,

bangunan dan isinya). Hal ini terutama penting di negara yang sedang berkembang

karena kurangnya sumber daya modal untuk penggantian. Di negara-negara maju

kadang-kadang lebih menguntungkan untuk ‘mengganti’ daripada ‘memperbaiki’.

2. Untuk menjamin ketersediaan (availability) optimum peralatan yang dipasang untuk

produksi (atau jasa) dan mendapatkan laba investasi (return on investment) yang

maksimum ; menjamin kapasitas, mutu produksi nyata sesuai dengan rencana

produksi.




3. Untuk menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan dalam

kondisi darurat setiap waktu, misalnya : unit cadangan, unit pemadam kebakaran,

alat penyelamat, dsb.

4. Untuk menjamin kesehatan dan keselamatan kerja orang yang menggunakan

sarana tersebut.

5. Pemeliharaan berusaha mengurangi kerusakan yang tidak wajar dan menjaga agar

modal yang ditanam dalam perusahaan dalam waktu yang telah ditentukan dapat

sesuai dengan kebijakan perusahaan dibidang penanaman modal.

6. Departemen Pemeliharaan harus dapat melaksanakan semua hal tersebut diatas

dengan biaya yang serendah mungkin dan harus dapat bekerja sama dengan

departemen-departemen lain dalam perusahaan.

Untuk dapat melaksanakan keenam hal tersebut diatas, maka kegiatan pemeliharaan harus

dapat bekerja menurut pokok-pokok sebagai berikut :

a. data, b. rencana, c. pelaksanaan, d. catatan, e. analisa.

a. Data berarti semua keterangan tentang mesin seperti nomor, jenis, umur,

keadaan / kondisi, beban operasi, rencana jam produksi atau kapasitas, cara

menjalankan mesin, tenaga pemeliharaan, kapasitas dan ketrampilan, dan

sebagainya. Data-data ini memungkinkan penentuan jumlah pemeliharaan

yang dibutuhkan.

b. Rencana berarti rencana pemeliharaan jangka panjang dan pendek seperti

seperti pemeliharaan pencegah, inspeksi, pemeriksa keadaan,

pelumasan ,pembersihan, perbaikan kerusakan. Juga termasuk dalam

rencana ini adalah rencana pendidikan dan pelatihan pegawai,

pembangunan bengkel-bengkel pemeliharaan yang baru.

c. Pelaksanaan berati kegiatan-kegiatan yang direncanakan dengan

menggunakan sarana-sarana yang ada sebaik mungkin.

d. Catatan berarti tidak hanya mencatat jumlah jam dan biaya pemeliharaan,

suku cadang yang dipakai dan sebagainya, tetapi juga hasil-hasil yang

dicapai seperti jumlah jam kerja, jam berhenti, jumlah yang dihasilkan.

e. Analisa berarti memproses data-data yang diperoleh ke dalam statistik,

menganalisa kegagaln-kegagalan dan waktu-waktu berhenti untuk

menentukan jalan lain guna mengurangi biaya pemeliharaan dan akibat




berhenti. Analisa juga berarti menggunakan catatan-catatan untuk

mencegah pembelian mesin-mesin dengan biaya pemeliharaan yng tinggi

atau yang sukar pemeliharaannya, yang menyebabkan terlalu banyak waktu

hilang untuk pemeliharaan.

Prosedur atau cara kerja diatas tidak boleh berhenti, karena dalam hal ini akan

menyebabkan tidak terkendalinya jumlah pemeliharaan dan biaya tidak dapat diarahkan ke

nilai optimum. Dalam kenyataannya adalah sukar untuk menentukan seberapa jauh tingkat

pemeliharaan bagi tiap perusahaan, tetapi pemeliharaan yang dikendalikan berarti bahwa

terdapat kemungkinan untuk mencapai suatu tingkat di sekitar nilai yang optimal.

TARGET SUATU KEGIATAN PEMELIHARAAN.

Setiap kegiatan pemeliharaan yang dilakukan harus mempunyai satu atau lebih diantara

keempat target berikut. Kalau tidak, maka kegiatan tersebut tidak dapat dipertanggung

jawabkan atau tidak dapat disebut kegiatan pemeliharaan yang efektif dan efisien. Hal itu

adalah :

1. Untuk mengurangi atau menghilangkan kebutuhan kegiatan maintenance.

2. Mengurangi keusangan dan mencegah kerusakan yang tidak wajar dan mencegah

break-down.

3. memperbaiki jika terjadi break-down.

4. Turun mesin hanya dilakukan untuk mengembalikan kapasitas dan keadaan mesin

seperti baru.

KESIMPULAN UMUM

Dari garis-garis besar untuk suatu depertemen pemeliharaan dapat dibuatkan kesimpulan-

kesimpulan berikut:

1. Fungsi pemeliharaan merupakan suatu fungsi utama dalam suatu perusahaan yang

semakin penting dari hari ke hari.

2. Untuk dapat melaksanakan tugas yang diberikan oleh top management, departemen

pemeliharaan harus harus dapat bekerja sama dengan lain-lain fungsi dalam

perusahaan.

3. pemeliharaan mempunyai pengaruh langsung terhadap lain-lain fungsi dalam

perusahaan, khususnya pada kapasitas produksi, mutu produksi dan kebutuhan

modal yang ditanam.




4. Pemeliharaan harus direncanakan dan dikendalikan dengan teliti.

5. Pemeliharaan harus memelihara catatan-catatan dan harus menggunakan catatan-

catatan data tentang biaya, waktu berhenti, waktu atau kuantitas produksi, lokasi

kerusakan dan sebabnya, penyusutan dan kerusakan, keadaan dan kualitas mesin

dan sebagainya untuk mendapatkan cara peningkatan pengaruh pemeliharaan pada

mesin-mesin produksi.

6. Efisiensi intern dalam departemen pemeliharaan harus dijaga tinggi, yang dapat

dicapai dengan jalan “perencanaan dan pengaturan waktu” dan juga menggunakan

tenaga yang trampil dan pandai, disamping alat-alat, perkakas, alat-alat pemindahan

dan alat-alat mesin yang baik.



2MODLU

Documents

Transcript of 2MODLU