5/22/2018 2014 - Proses Pemeriksaan Berkas

1/3

Proses Pemeriksaan Berkas

Tahap I. Pengambilan Nomor Urut

1. Tim Rayon mengambil nomor urut.2. Waktu kedatangan dicatat3. Tim Rayon menulis data anggota rayon dan tim rayon4. Data Tim Rayon diserahkan ke Tim Komputer untuk diketik, dicetak dan dikirimkan ke

tim gedung sergur.

Petugas : Ratih, Mba Deti, Mba Wanti

Tahap II. Menunggu Antrian Perhitungan Amplop

1. Tim Rayon menunggu pemanggilan proses Perhitungan Amplop2. Tim Rayon diperkenankan menyiapkan dokumen2 amplop di ruang tunggu, atau

menyimpan di mobil masing-masing.

3. Disediakan minuman aqua & Kopi4. Informasi progres dalam kertas ukuran besar, ditempel di ruang tunggu.

Petugas : Bu Usnida, Bu Rini, Pak Soleh, Herman

Tahap III. Perhitungan Amplop

1. Tim Rayon dipanggil untuk memasuki ruangan pemeriksaan berkas dengan membawaberkas.

2. Satu rayon dihitung oleh 1 kelompok(4 orang) yang dibagi menjadi 2 tim(@ 2 orang).3. Prosedur perhitungan :

1. Seluruh proses disaksikan oleh perwakilan tim rayon.2. Waktu mulai ditulis oleh ketua kelompok3. Ketua kelompok penghitung menerima berkas.4. Ketua kelompok mengambil berita acara rayon5. Ketua kelompok memeriksa apakah ada amplop besar yang terbuka/robek/rusak

atau tidak sesuai dengan berita acara, jika ada dituliskan di berita acara

pemeriksaan berkas.

6. Ketua kelompok mengelompokan amplop-amplop besar berdasar : mata uji,program studi dan sekolah.

7. Satu tim (@2 orang) menerima/mengambil amplop-amplop 1 program studi.8. Amplop-ampplop besar diurutkan berdasar nomor/nama sekolah9. Satu orang membuka 1 amplop besar, mengeluarkan amplop2 kecil dan

membacakan data di amplop kecil.

10.Amplop kecil tidak dibuka.

5/22/2018 2014 - Proses Pemeriksaan Berkas

2/3

11.Periksa jika ada amplop kecil yang terbuka/robek/rusak atau tidak ada. Jika ada,dituliskan di berita acara pemerisaan tim.

12.Orang kedua menuliskan di berita acara.13.Amplop besar ditutup/di stepless/lakban, dan melanjutkan ke amplop besar

selanjutnya hingga selesai.

14.Ketua Tim merekap dan merapikan berita acara.15.Amplop-amplop besar dimasukan ke dalam box.16.Jika seluruh amplop besar cukup menggunakan 1 box, gunakan 1 box. Jika tidak

sesuaikan jumlah box, atur pemasukan amplop-amplop ke dalam box berdasar

program studi.

17.Tim Komputer mencetak segel, sesuai dengan jumlah box yang digunakan.18.Tim Komputer Menggandakan berita acara sebanyak 3 rangkap.19.Tim Komputer Menggandakan berita acara rayon sebanyak 2 rangkap20.Berita acara asli rayon, berita acara periksa berkas asli dan 1 kopi berita acara

dimasukkan ke dalam box nomor 1 rayon.

21.Kopi berita acara disimpan tim Komputer, dimasukkan ke dalam 1 map.22.Segel ditandatangani oleh koordinator ruang, ketua rayon dan saksi(ketua

penghitung)

23.Ketua kelompok memberi segel untuk setiap box dua segel, kiri dan kanan.24.Ketua kelompk mencatat waktu selesai pemeriksaan berkas25.Box disimpan untuk menunggu diangkut ke gedung sergur26.Tim rayon kembali ke ruang tunggu.27.Tim komputer merekap data waktu proses ke dalam lembar progres.28.Tim Komputer mengirim data waktu proses ke pimpinan pustikom, dan ke tim

gedung serdos.

29.Secara berkala, menerima data progres dari tim gedung sergur dan mengupdate dilembar progres di ruang tunggu rayon.

Petugas:

Tim Komputer : Isti, Afni dan Cahyo Tim Pemriksaan : 3 kelompok, masing-masing kelompok terdiri dari 1 orang ketua dan 4

orang anggota yg terbagi menjadi 2 tim.

2-4 orang pembawa/penyusun box.Tahap IV. Pengiriman Box ke gedung sergur.

1.

Koordinator Pemeriksaan Berkas menerima informasi kesiapan Tim gedung sergur2. Koordinator menginstruksikan tim pembawa box untuk memasukan box sejumlah rayon

ke dalam mobil penghantar.

3. Koordinator meminta tim rayon untuk menyaksikan proses pemasukan box ke dalammobil penghantar.

4. Satpam berkoordinasi untuk menyiapkan jalur menuju gedung sergur5. Mobil penghantar bergerak menuju gedung sergur dengan pengawalan satpam.

5/22/2018 2014 - Proses Pemeriksaan Berkas

3/3

Petugas:

Pembawa box Supir Satpam/Polisi

Tahap V. Tim Rayon Menunggu Pemanggilan Menuju Gedung Sergur

1. Tim Rayon dipersilakan untuk menunggu di luar gedung IDB I, tetapi tidak di gedungsergur.

2. Setiap selesai pemeriksaan perhitungan LJUN, tim sergur akan memberi info ke timpemeriksaan berkas.

3. 4 tim rayon yang akan diproses perhitungan LJUN berikutnya akan diminta untukmenunggu di gedung sergur.

4. Jika tim rayon tidak ada di ruang tunggu, petugas akan memberi sms ke tim rayon untukdipersilakan menunggu di gedung sergur.

Tugas Lain :

Polisi :

Berkoordinasi dengan tim Satpam UNJ

Menjaga keamanan proses secara keseluruhan.

Memeriksa secara berkala proses di gedung sergur dan di gedung IDB I

Satpam :

Menjaga kendaraan tim rayon

menjaga ketenangan lt I gedung IDB I

Menjaga agar hanya pihak-pihak yang berkepentingan yang dapat memasuki wilayah pemeriksaan

berkas