BAB II

LANDASAN TEORI

II.1 Audit

Mengacu pada pendapat Agoes, S (2004) audit merupakan suatu proses

sistematik, yang terdiri dari langkah-langkah yang berurutan, termasuk (1) evaluasi

internal accounting control (2) tes terhadap substansi transaksi-transaksi dan saldo.

Sistem akuntansi mencakup pengendalian intern yang diperlukan, dan menghasilkan

data yang tercantum dalam laporan keuangan. Karena itu auditor mempelajari transaksi

dan saldo-saldo perkiraan (substantive testing). Pengendalian intern yang kuat

meningkatkan tingkat kepercayaan auditor dan mengurangi jumlah tes atas transaksi-

transaksi dan saldo perkiraan.

II.1.1 Pengertian Audit

Arens, A.A, Randal & Mark S. Beasley (2003) mendefinisikan audit

sebagai:

“pengumpulan serta pengevaluasian bukti-bukti atas informasi untuk

menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian informasi tersebut dengan

kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Auditing harus dilaksanakan oleh seorang

yang kompeten”(h.15).

Dari definisi diatas bisa dijelaskan unsur-unsur yang terdapat dalam

auditing, yaitu:

7

 

  8

1. Informasi dan kriteria yang telah ditetapkan

2. Pengumpulan serta pengevaluasian bukti

3. Seseorang yang kompeten dan independen

4. Pelaporan

Sementara itu, menurut Agoes, S (2004) yang dikutip dari Konrath

(2002:5) mendefinisikan audit sebagai :

“Suatu proses sistematis untuk secara objektif mendapatkan dan mengevaluasi

bukti mengenai asersi tentang kegiatan-kegiatan dan kejadian-kejadian ekonomi

untuk meyakinkan tingkat keterkaitan antara asersi tersebut dan kriteria yang

telah ditetapkan dan mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang

berkepentingan” (h.1).

II.1.2 Jenis-jenis Audit

Arens et al. (2003) membagi audit menjadi beberapa jenis, sebagai

berikut :

1. Audit operasional

Audit operasional adalah tinjauan atas bagian tertentu dari prosedur serta

metode operasional organisasi tertentu yang bertujuan mengevaluasi efisiensi

serta efektivitas prosedur serta metode tersebut. Pada saat suatu audit

operasional selesai dilaksanakan, manajemen biasanya akan mengharapkan

sejumlah rekomendasi untuk meningkatkan kegiatan operasional perusahaan.

Suatu contoh dari audit operasional adalah mengevaluasi efisiensi serta-

 

  9

ketepatan pemrosesan transaksi pengupahan pada suatu sistem komputer yang

baru terpasang.

2. Audit kepatuhan

Tujuan audit kepatuhan adalah menentukan apakah klien (auditee) telah

mengikuti prosedur, tata cara, serta peraturan yang dibuat oleh otoritas yang

lebih tinggi.

3. Audit atas laporan keuangan

Audit laporan keuangan dilaksanakan untuk menentukan apakah seluruh

laporan keuangan (informasi yang diuji) telah dinyatakan sesuai dengan

kriteria tertentu. Umumnya kriteria tersebut adalah pernyataan standar

akuntansi keuangan, walaupun merupakan hal yang umum untuk

melaksanakan audit atas laporan keuangan yang dibuat dengan metode kas

atau metode lainnya yang cocok bagi organisasi tersebut. Laporan keuangan

sering kali mencakup neraca, laba rugi, serta laporan arus kas, termasuk pula

catatan atas laporan keuangan (h.19&20).

II.1.3 Jenis Bukti Audit

Menurut Konrath (2002: 114 &115) ada enam tipe audit (di kutip oleh

Agoes,S (2004)), yaitu:

1. Physical evidence, terdiri dari segala sesuatu yang bisa dihitung dipelihara

dan di observasi atau di inspeksi dan terutama berguna mendukung tujuan

eksistensi atau keberadaan.

 

  10

2. Confirmation evidence, adalah bukti yang diperoeh mengenai eksistensi,

kepemilikan atau penilaian, langsung dari pihak ketiga diluar klien.

3. Documentary evidance, terdiri dari catatan-catatan akuntansi dan seluruh

dokumen pendukung transaksi.

4. Mathematical evidence, merupakan perhitungan, perhitungan kembali dan

rekonsiliasi yang dilakukan auditor.

5. Analytical evidence, bukti yang diperoleh melalui penelaahan analitis

terhadap informasi keuangan klien.

6. Hearsay evidance, merupakan bukti dalam bentuk jawaban lisan dari klien

atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan auditor (h.102&103).

II.2 Audit Operasional

Seiring dengan semakin berkembangnya suatu badan usaha maka semakin besar

pula kebutuhan akan pelaksanaan fungsi-fungsi manajerial yang efisien dan efektif agar

tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan tersebut dapat tercapai. Dalam hal ini salah

satu cara yang dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya secara efesien

dan efektif adalah dengan audit operasional (Tunggal A.W:2000).

II.2.1 Pengertian Audit Operasional

Sebuah terbitan IIA ( Institute of Internal Auditors) yang dikutip oleh

Boynton, W.C., Johnson, R.N., and Kell, W.G. mendefinisikan auditing

operasional sebagai berikut:

 

  11

“Suatu proses sistematis yang mengevaluasi efektivitas, efesiensi, dan

kehematan operasi organisasi yang berada dalam pengendalian manajemen serta

melaporkan kepada orang-orang yang tepat hasil-hasil evaluasi tersebut beserta

rekomendasi perbaikan” (hal.498)

Sementara itu pengertian audit operasional menurut Agoes, S (2004):

“suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi perusahaan, termasuk kebijakan

akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen,

untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara

efektif dan efisien” (h. 10).

II.2.2 Tujuan dan Karakteristik Audit Operasional

Mengacu pada pendapat IBK Bayangkara (2008), audit operasional

bertujuan untuk mengidentifikasi kegiatan, program dan aktivitas yang masih

memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya

dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada

perusahaan tersebut.

Sedangkan Tunggal A.W (2000) menyimpulkan bahwa audit operasional

mempunyai tujuan dan karakteristik sebagai berikut:

1. Untuk memberikan informasi kepada manajemen mengenai efektivitas sutau

unit atau fungsi.

2. Pengukuran efektivitas didasarkan pada bukti-bukti dan standar-standar.

Menurut Alejendro R. Gorospe, standar-standar yang digunakan untuk

evaluasi dapat dikelompokan sebagai berikut:

 

  12

a. Undang-undang dan peraturan pemerintah.

b. Standar perusahaan;

- Strategi-strategi, rencana dan program yang disetujui

- Kebijakan dan prosedur yang ditetapkan.

- Struktur organisasi yang sudah disetujui.

- Anggaran perusahaan

- Tujuan perusahaan yang ditetapkan.

c. Standar dan praktik industri.

d. Prinsip organisasi dan manajemen.

e. Praktek manajemen yang sehat, proses dan teknik yang digunakan oleh

perusahaan-perusahaan yang maju. Kalau tidak ada standar perusahaan

yang tertulis, pemikiran dan falsafah pimpinan dapat digunakan sebagai

standar untuk penilaian.

3. Sifatnya investigatif.

4. Obyek pemeriksaan meliputi semua aspek perusahaan meliputi:

Pemasaran, Rancangan dan rekayasa pabrik., Pengendalian produksi dan

persediaan, Pembelian, Sumber daya manusia, Keuangan, Anggaran,

Administrasi dan hukum, Operasi internasional, Pelaporan keuangan,

Pengelolaan data elektronik.

5. “Management auditing” dapat diarahkan ke keseluruhan atau salah satu

departemen dari suatu perusahaan.

 

  13

6. Dapat dilakukan oleh akuntan dan non akuntan (insinyur, agronomist dan

lain-lain). Pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh suatu team yang terdiri dari

berbagai disiplin ilmu.

7. Hasil pemeriksaannya berupa rekomendasi/usul-usul untuk perbaikan operasi

perusahaan.

8. Management audit berhubungan dengan pencarian ekonomisasi,efesiensi dan

efektivitas diseluruh operasi (h.5).

II.2.3 Jenis Audit Operasional

Menurut Tunggal A.W (2000) ada tiga kategori audit operasional, yaitu:

1. Audit Fungsional (functional audit)

Fungsi adalah suatu alat untuk mengkategorikan aktivitas usaha, seperti

fungsi penagihan atau fungsi produksi. Suatu audit fungsional berhubungan

dengan satu atau fungsi yang lebih banyak dalam suatu organisasi.

2. Audit organisasi (organizational audit)

Suatu audit organisasional berhubungan dengan unit organisasi secara

keseluruhan, seperti departemen, cabang atau anak perusahaan. Tekanan

dalam suatu audit organisasi adalah bagaimana efisien dan efektifnya fungsi-

fungsi berinteraksi. Rencana organisasi dan metode untuk mengkoordinasi

aktivitas khusunya adalah penting untuk tipe audit ini.

 

  14

3. Penugasan khusus (special assignment)

Penugasan management audit (operational audit) khusus timbul karena

permintaan manajemen. Terdapat variasi yang luas untuk audit demikian

(h.35&36).

II.2.4 Tahapan Audit Operasional

Menurut Agoes, S (2004) ada 4 tahapan dalam suatu management audit

(operational audit):

1. Preliminary survey (survey pendahuluan)

Survei pendahuluan dimaksudkan untuk mendapat gambaran mengenai

bisnis perusahaan yang dilakukan melalui tanya jawab dengan manajemen

dan staf perusahaan serta penggunaan questionnaires.

2. Review and testing of management control system ( penelaahan dan

pengujian atas sistem pengendalian manajemen)

Untuk mengevaluasi dan menguji efektifitas dari pengendalian manajemen

yang terdapat diperusahaan. Biasanya digunakan Internal Control

Quistionnaires (ICQ), flowchart dan penjelasan narrative, serta dilakukan

pengetesan atas beberapa transaksi (walk through the documents).

3. Detailed examination (pengujian terinci)

Melakukan pemeriksaan terhadap transaksi perusahaan untuk mengetahui

apakah prosesnya sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan

manajemen. Dalam hal ini auditor harus melakukan observasi terhadap

kegiatan dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam perusahaan.

 

  15

4. Report development (pengembangan laporan)

Dalam menyusun laporan pemeriksaan, auditor tidak memberikan opini

mengenai kewajaran laporan keuangan perusahaan, laporan yang dibuat

mirip management letter, karena berisi audit findings (temuan

pemeriksaan) mengenai penyimpangan yang terjadi terhadap kriteria

(standard) yang berlaku yang menimbulkan inefesiensi, inefektifitas dan

ketidakhematan (pemborosan) dan kelemahan dalam sistim pengendalian

manajemen yang terdapat di perusahaan. Selain itu auditor juga

memberikan saran-saran perbaikan. (h.11&12).

II.2.5 Temuan Audit Operasional

Menurut Tunggal A.W. (2000) terdapat beberapa unsur dalam sebuah

temuan, sebagai berikut:

1. Kondisi, merupakan apa yang operasi sebenarnya selesaikan.

2. Standar, merupakan apa yang seharusnya operasi selesaikan.

3. Prosedur dan praktek, merupakan apa yang seharusnya dilakukan dan apa

yang benar-benar dilaksanakan

4. Penyebab (cause), merupakan apa sebabnya penyimpangan standar terjadi.

5. Akibat (effect) , merupakan apa yang terjadi atau dapat terjadi karena kondisi

tidak memenuhi standar.

6. Kesimpulan, merupakan apa yang perlu di perbaiki.

7. Rekomendasi, merupakan bagaimana perbaikan dapat dilakukan (h.156-157).

 

  16

Berdasarkan penjelasan diatas, dapat disimpulkan temuan audit

operasional adalah penyimpangan/deviasi dari norma-norma yang diharapkan

atau standar yang diharapkan/ditentukan.

II.2.6 Ekonomis, Efisiensi dan Efektivitas

Pengertian ekonomis, efisiensi dan efektivitas menurut IBK Bayangkara

(2008) adalah:

1. Ekonomis

Merupakan ukuran input yang digunakan dalam berbagai program yang

dikelola. Artinya, jika perusahaan mampu memperoleh sumber daya yang

akan digunakan dalam operasi dengan pengorbanan yang paling kecil, ini

berarti perusahaan telah mampu memperoleh sumber daya tersebut secara

ekonomis.

2. Efisiensi

Merupakan ukuran proses yang menghubungkan antara input dan output

dalam operasional perusahaan. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana

perusahaan melakukan operasinya, sehingga di capai optimalisasi

penggunaan sumber daya yang dimiliki.

3. Efektivitas

Pengertian efektivitas dapat dipahami sebagai tigkat keberhasilan suatu

perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu

program/aktivitas telah mencapai tujuannya? Efektivitas merupakan ukuran

dari output. (h.11-14)

 

  17

II.3. Fungsi Penjualan

Mengacu pada pendapat mulyadi (2002), fungsi penjualan merupakan salah satu

aspek yang memegang peranan penting bagi kelangsungan suatu perusahaan, karena

maju mundurnya perusahaan sangat ditentukan oleh keberhasilan dari operasi penjualan

yang dilakukan oleh perusahaan itu sendiri.

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara

kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan

telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu

tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara

kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kreditnya. Dalam transaksi

penjualan tunai, barang atau jasa diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika

perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan tunai ini ditangani oleh

perusahaan melalui sistem penjualan tunai.

II.3.1 Pengertian penjualan

Menurut Joel G. Siegel dan Joe K. Shim yang diterjemahkan oleh Moh.

Kurdi, “Penjualan adalah Penerimaan yang diperoleh dari pengiriman barang

dagangan atau dari penyerahan pelayanan dalam bursa sebagai barang

pertimbangan. Pertimbangan ini dapat dalam bentuk tunai peralatan kas atau

harta lainnya. Pendapatan dapat diperoleh pada saat penjualan, karena terjadi

pertukaran, harga jual dapat ditetapkan dan bebannya diketahui”(h.404).

Menurut mulyadi (2001) transaksi penjualan dilaksanakan melalui dua

sistem yaitu:

 

  18

1. Penjualan Kredit

Order pesanan dari customer telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau

penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang

kepada customernya.

2. Penjualan Tunai

Barang diserahkan oleh fungsi pengiriman kepada customer atau jasa baru

diserahkan jika fungsi penerimaan kas sudah menerima uang dari customer

(h.33)

II.3.2 Fungsi yang Terkait dengan Sistem Penjualan

Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah:

1. Fungsi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order

dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi -

yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute

pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan

dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman.

Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat

diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.

2. Fungsi kredit, fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam

transaksi penjualan kredit, bertanggug jawab untuk meneliti status kredit

pelanggan dan memberikan otorisasi pemeberian kredit kepada pelanggan

 

  19

3. Fungsi gudang, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan

menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang

ke fungsi pengiriman.

4. Fungsi pengiriman, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang

atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.

5. Fungsi penagihan, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan

mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy

faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

6. Fungsi akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang

timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan

pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.

Fungsi yang terkait dalam transaksi retur penjualan adalah:

1. Fungsi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan

pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh -

pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut

dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang dikirimkan kepada fungsi

penerimaan.

2. Fungsi penerimaan, fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang

berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima fungsi

penjualan.

3. Fungsi gudang, fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan kembali

barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut di periksa

 

  20

oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan

ini dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.

4. Fungsi akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi

retur penjualan ke dalam jurnal umum ( atau jurnal retur penjualan) dan

pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur

penjualan dalam kartu piutang dan persediaan. Disamping itu, fungsi ini juga

bertanggung jawab untuk mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang

bersangkutan.

II.3.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan kredit adalah:

1. Prosedur order penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima

order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari

pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan

mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan

fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.

2. Prosedur persetujuan kredit. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta

persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit

3. Prosedur pengiriman. Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan

barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat

order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.

4. Prosedur penagihan. Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur

penjualan dan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu

 

  21

faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu

bagian ini membuat surat order pengiriman.

5. Prosedur pencatatan piutang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat

tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode

pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang

berfungsi sebagai catatan piutang.

6. Prosedur distribusi penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi

mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh

manajemen.

7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi

akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual

dalam periode akuntansi tertentu.

Jaringan prosedur yang membentuk Sistem retur penjualan adalah:

1. Prosedur pembuatan memo kredit. Berdasarkan pemberitahuan retur penjualan

dari pembeli, dalam prosedur ini fungsi penjualan membuat memo kredit yang

memberikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari

pembeli tersebut kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang

kepada pembeli yang bersangkutan.

2. Prosedur penerimaan barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan menerima

dari pembeli berdasarkan perintah dalam memo kredit yang diterima dari fungsi

penjualan. Atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan

 

  22

penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi

akuntansi.

3. Prosedur pencatatan retur penjualan. Dalam prosedur ini transaksi berkurangnya

piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat dari transaksi retur penjualan

dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan

dan ke dalam buku pembantu piutang. Dalam prosedur ini pula berkurangnya

harga pokok penjualan dan bertambahnya harga pokok persediaan dicatat oleh

fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum dan dalam buku pembantu persediaan.

II.3.4 Dokumen yang digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah:

1. Surat order pengiriman dan tembusannya, merupakan dokumen pokok untuk

memproses penjualan kredit kepada pelanggan, berbagai tembusan surat

order pengiriman terdiri dari:

Surat order pengiriman

Tembusan kredit (credit copy)

Surat pengakuan (Ackknowledgement Copy)

Surat muat (bill of lading)

Slip pembungkus (packing slip)

Tembusan gudang (warehouse copy)

Arsip pengendalian pengiriman (sales order follow-up copy)

Arsip Index silang (cross-index file copy)

 

  23

2. Faktur penjualan dan tembusannya, merupakan dokumen yang dipakai

sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang, berbagai tembusan surat

order pengiriman terdiri dari:

Faktur penjualan (customer’s copy)

Tembusan piutang (account receivable copy)

Tembusan jurnal penjualan (sales jurnal copy)

Tembusan analisis (analysis copy)

Tembusan wiraniaga (salesperson copy)

3. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang

digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama

periode akuntansi tertentu.

4. Bukti memorial, merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan

kedalam jurnal umum. Dalam fungsi penjualan kredit, bukti memorial

merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual

dalam periode akuntansi tertentu.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem retur penjualan adalah:

1. Memo kredit, merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan

transaksi tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum atau retur penjualan.

Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang member perintah

kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh

pembeli.

 

  24

2. Laporan penerimaan barang, merupakan dokumen pendukung yang

melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan

sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima dari

pembeli.

II.3.5 Catatan Akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan pada sistem penjualan kredit dan

transaksi retur penjualan adalah sebagai berikut:

1. Jurnal penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi

penjualan.

2. Kartu piutang, merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang

perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya, dalam transaksi retur penjualan

digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur.

3. Kartu persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang

berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan dan mencatat berkurangnya

harga pokok produk yang dijual, dalam transaksi- retur penjualan digunakan

untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi akibat transaksi

tersebut.

4. Kartu gudang, catatan ini sebenarnya tidak termasuk sebagai catatan

akuntansi, catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat

mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan-digudang, berkurangnya

kuantitas produk yang dijual, dalam transaksi retur di gunakan untuk

 

  25

mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi akibat transaksi

tersebut.

5. Jurnal umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok

produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu, dalam transaksi retur

penjualan digunakan untuk mencatat berkurangnya pendapatan penjualan dan

piutang dagang akibat adanya transaksi tersebut, jika perusahaan

menggunakan jurnal khusus, maka di catat pada jurnal retur penjualan.

II.4 Pengendalian Internal

Mengacu pada pendapat Mukhtar A.M. (2002) pengendalian internal

adalah proses pemberian pengaruh terhadap suatu aktivitas suatu objek, makhluk

hidup atau sistem. Pengendalian dapat membantu perusahaan dalam mengontrol

kegiatan perusahaan dan merupakan suatu tujuan dari sistem akuntansi.

Akuntansi membantu mencapai tujuan dengan mendesain sistem pengawasan

yang efektif dan mengaudit sistem tersebut untuk meyakinkan tercapainya tujuan

dengan efektif.

II.4.1 Pengertian Pengendalian Internal

Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants)

yang dikutip oleh Mukhtar A.M. (2002) definisi dari pengendalian internal

adalah sebagai berikut:

“merupakan perencanaan organisasi guna mengkoordinasikan metode atau

cara pengawasan dalam suatu perusahaan untuk menjaga asset perusahaan guna

 

  26

meningkatkan tingkat kepercayaan dan akurasi data akuntansi serta menjalankan

operasional perusahaan secara efisien” (h.41).

Sedangkan menurut IAI (Ikatan Akuntan Indonesia) (2001) menyatakan,

”Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris,

manajemen dan personel entitas lainnya yang didesain untuk memberikan

keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:

(a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, (c)

kepatuhan terhadap peraturan dan hukum yang berlaku.” (h.319.2).

II.4.2 Tujuan Pengendalian Internal

Mengacu pada pendapat Mukhtar A.M. (2002) tujuan dari pengendalian

adalah untuk mengurangi/memperkecil kerugian perusahaan yang timbul dari

beberapa kemungkinan kerusakan, misalnya:

1. Pemakaian sumber-sumber produksi atau dana yang tidak efesien.

2. Keputusan manajemen yang salah.

3. Kesalahan yang tidak terdeteksi dalam proses data.

4. Kecelakaan dalam proses produksi.

5. Kehilangan aset oleh kecerobohan pegawai dan pencurian.

6. Akibat yang timbul karena kurangnya pengertian dari pegawai terhadap

kebijaksanaan perusahaan (h.41).

II.4.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal

Mengacu pada pendapat Arens & Loebbecke (alih bahasa Amir Abadi

Jusuf) (2003) struktur pengendalian intern mencakup lima kategori dasar

 

  27

kebijakan dan prosedur yang dirancang dan digunakan oleh manajemen untuk

memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan pengendalian dapat dipenuhi.

Kelima kategori ini disebut sebagai komponen struktur pengendalian intern yang

terdiri dari (1) lingkungan pengendalian, (2) penetapan risiko manajemen, (3)

sistem informasi dan komunikasi, (4) aktivitas pengendalian, dan (5)

pemantauan.

Deskripsi dari komponen-komponen diatas adalah sebagai berikut:

1. Lingkungan pengendalian

Tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen

puncak puncak harmonis, dan pemilik satu entitas mengenai pengendalian

dan arti pentingnya.

2. Penetapan risiko oleh manajemen

Identifikasi dan analisis oleh manajemen atas risiko yang relevan terhadap

penyiapan laporan keuangan agar sesuai dengan prinsip akuntansi yang

berlaku umum.

3. Sistem komunikasi dan informasi akuntansi

Metode yang dipakai mengidetifikasi, menggabungkan, mengklasifikasikan,

mencatat, dan melaporkan transaksi satu entitas untuk menjamin

akuntabilitas untuk aktiva yang terkait.

4. Aktivitas pengendalian

Kebijakan dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk memenuhi

tujuannya untuk pelaporan keuangan.

 

  28

5. Pemantauan

Penilaian efektivitas rancangan operasi struktur pengendalian intern secara

periodik dan terus menerus oleh manajemen untuk melihat apakah

manajemen telah dilaksanakan dengan semestinya dan telah diperbaiki sesuai

dengan keadaan.

II.4.4 Aktivitas Pengendalian Internal dalam sistem penjualan

Menurut mulyadi (2002) aktivitas pengendalian internal dalam sistem

informasi akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:

1. Penggunaan surat order penjualan yang diotorisasi untuk setiap

penjualan.

2. Fungsi pemberi otorisasi kredit mengecek semua costumer baru.

3. Penentuan bahwa customer berada dalam daftar yang telah disetujui.

4. Pengecekan batas kredit sebelum penjualan kredit dilaksanakan.

5. Barang dikeluarkan dari gudang hanya atas dasar surat order pengiriman

yang telah diotorisasi.

6. Pengecekan barang yang dikirim dengan surat order pengiriman.

7. Pemisahan fungsi pengiriman barang dari fungsi penjualan.

8. Pembuatan dokumen pengiriman untuk setiap pengiriman barang.

9. Setiap faktur penjualan harus dilampiri dengan surat order pengiriman

yang telah diotorisasi dan dokumen pengiriman.

10. Pencocokan faktur penjualan dengan dokumen pengiriman.

11. Pertanggungjawaban secara periodik dokumen pengiriman.

 

  29

12. Pengecekan independen terhadap pemberian harga dalam faktur

penjualan.

13. Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber faktur penjualan dan

dokumen pendukung yang lengkap.

14. Pengecekan secara independen posting kedalam buku pembantu piutang

dengan akun control piutang dalam buku besar.

15. Pertanggungjawaban semua faktur penjualan secara periodik.

16. Panduan akun dan review terhadap pemberian kode akun.

17. Pengiriman pernyataan piutang bulanan kepada debitur (h.48).

Aktivitas pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi retur

penjualan:

1) Penggunaan memo kredit yang diotorisasi untuk setiap retur penjualan.

2) Barang diterima kembali hanya atas otorisasi retur penjualan.

3) Pengecekan barang yang diterima dengan memo kredit.

4) Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen pendukung yang lengkap.

5) Pengecekan secara independen posting kedalam catatan akuntansi.

6) Pertanggungjawaban semua memo kredit secara periodik.

7) Panduan akun dan review pemberian kode (h.60).

Menurut Agoes. S (2004), beberapa ciri internal control yang baik atas piutang

dan transaksi penjualan adalah:

a) Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara yang melakukan

penjualan, mengirimkan barang, melakukan penagihan, memberikan

 

  30

otorisasi atas penjualan kredit, membuat faktur penjualan dan melakukan

pencatatan.

b) Digunakannya formulir-formulir yang bernomor urut tercetak

(prenumbered), misalnya sales order (pesanan penjualan), sales invoice

(faktur penjualan), delivery order (surat pengiriman barang), credit

memo, official receipt (kwitansi).

c) Digunakannya price list (daftar harga jual) dan setiap penyimpangan dari

price list atau setiap discount yang diberikan kepada pelanggan harus

disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang.

d) Diadakannya sub buku besar piutang atau kartu piutang (account

receivable subledger card) untuk masing-masing pelanggan yang selalu

diupdate (dimutakhirkan).

e) Setiap akhir bulan dibuat aging schedule untuk piutang (analisa umur

piutang)

f) Setiap akhir bulan jumlah saldo piutang dari masing-masing pelanggan

dibandingkan (direconcile) dengan jumlah saldo piutang menurut buku

besar.

g) Setiap akhir bulan dikirim monthly statement of account kepada masing-

masing pelanggan.

h) Mutasi kredit diperkirakan piutang (buku besar dan sub buku besar) yang

berasal dari retur penjualan dan penghapusan piutang harus diotorisasi

oleh pejabat perusahaan yang berwenang (h.184).