APLIKASI MANAJEMEN SURAT KELUAR

DENGAN

MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 PROJECT

LAPORAN PRAKTIK INDUSTRI

Diajukan untuk memenuhi persyaratan menyelesaikan

program mata kuliah praktik industri

Oleh :

Veri Andriyawan

NIM : 085623267

D3 MANAJEMEN INFORMATIKA

JURUSAN TEKNIK ELEKTRO

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

2010

i

LEMBAR PENGESAHAN

Laporan Praktik Industri / Praktek Kerja Lapangan :

Judul : Aplikasi Manajemen Surat Keluar dengan Microsoft

Visual Basic 6.0 Project

Nama Industri : Dinas Sosial Propinsi Jawa Timur

Alamat Industri : Jl. Gayung Kebonsari No. 56 B

No. Telp. / Fax. : (031) 8290794 / (031) 8296515

Yang dilaksanakan oleh mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Negeri Surabaya:

Nama : Veri Andriyawan dan Zakariana

NIM : 085623267 dan 085623248

Program Studi : D3 Manajemen Informatika

Jurusan : Teknik Elektro

Telah diseminarkan / diuji dan dinyatakan berhasil dengan nilai ( )

Surabaya, ……………......

Menyetujui : Menyetujui:

Dosen Pembimbing PI Pembimbing Industri

FT Unesa,

Drs. Sudarmono Sri Neki Purwandari, S. Sos NIP. 19510713 198102 1001 NIP. 19700220 199803 2001

Mengetahui :

Pembantu Dekan I

Fakultas Teknik Unesa,

Drs. Tri Wrahatnolo, M.Pd., MTNIP. 19620127 198703 1001

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah ucapan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya kepada kita semua, sehingga penulis

dapat melaksanakan praktik industri di Dinas Sosial Surabaya dan menyelesaikan

Laporan praktik industri yang berjudul “Aplikasi Manajemen Surat Keluar

dengan Microsoft Visual Basic 6.0 Project”.

Penulis sangat berterimakasih kepada pihak-pihak yang telah mendukung

pelaksanaan praktik industri di Dinas Sosial Surabaya. Dalam menyusun laporan

Praktik Industri ini banyak sekali kendala-kendala yang penulis hadapi, akan

tetapi hambatan tersebut bisa teratasi berkat pertolongan Illahi melalui orang-

orang terdekat yang menyayangi penulis, sampai terselesaikannya penulisan ini.

Untuk itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih. Untuk itu

penulis menyampaikan terima kasih kepada.

1. Bapak Tri Wrahatnolo, Drs., M.Pd., MT., selaku Pembantu Dekan I Fakultas

Teknik Universitas Negeri Surabaya.

2. Bapak Drs. Edy Sulistiyo M.Pd, selaku Ketua Jurusan Teknik Elektro Fakultas

Teknik Universitas Negeri Surabaya.

3. Bapak J. Catur Condro C, selaku Kepala Prodi D3 Manajemen Informatika

4. Bapak Drs.Sudarmono, selaku Dosen Pembimbing Praktik Industri.

5. Bapak Suprianto, S.sos,. MM. Selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha di Dinas

Sosial Provinsi Jawa Timur yang telah memberikan kesempatan untuk

mengenal dan memahami langsung dunia kerja.

6. Ibu Sri Neki Purwandari, S. Sos., Ibu Lestari Indriyarni, SH., Ibu Desi Eka

Rakhmawati, SH., MH., Ibu Endang Poerwaningsih, Dwi laksmi H., S. Sos.,

Ibu Sri Giartiwi, Bapak Munir dan Bapak Daliman, S. Sos., M. Si. yang telah

memberikan banyak bimbingan dan saran selama pelaksanaan PI di Dinas

Sosial Provinsi Jawa Timur.

7. Semua pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan baik materil

maupun spirituil, sehingga laporan Praktik Industri ini dapat terselesaikan.

8. Teman-teman seperjuangan selama Praktik Industri di Dinas Sosial Surabaya

semoga kita sukses, Amin.

iii

9. Teman-teman Non Reg 2 D3 Manajemen Informatika Angkatan 2008 yang

selalu memberikan dukungan dan semangat.

Demikian yang dapat penulis sampaikan sebagai ungkapan rasa terima

kasih. Semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi siapa saja yang

membacanya.

Laporan ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan

dikarenakan keterbatasan kemampuan serta pengetahuan yang dimiliki oleh

penulis. Oleh sebab itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun

demi tercapainya kesempurnaan dalam pembuatan laporan Praktek Industri ini.

Surabaya, Oktober 2010

Penulis

iv

DAFTAR ISIHalaman

Halaman Judul..................................................................................................... i

Halaman Pengesahan.......................................................................................... ii

Kata Pengantar ................................................................................................... iii

Daftar Isi ............................................................................................................. v

Daftar Gambar .................................................................................................... vii

Daftar Tabel ....................................................................................................... ix

Daftar Lampiran ................................................................................................. x

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1

A. Latar belakang, Tujuan, dan Manfaat .......................................... 1

1. Latar Belakang ....................................................................... 1

2. Tujuan .................................................................................... 2

3. Manfaat .................................................................................. 2

B. Organisasi dan Manajemen Instansi ............................................ 3

1. Kondisi Umum ........................................................................ 3

a) Lokasi .............................................................................. 3

b) Sejarah Dinas Sosial Provinsi Jawa Timur....................... 3

c) Kondisi Kepegawaian....................................................... 4

2. Logo ........................................................................................ 7

3. Struktur Organisasi ................................................................. 8

4. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Dinas Sosial .......................... 11

a) Kedudukan ....................................................................... 11

b) Tugas Pokok .................................................................... 11

c) Fungsi .............................................................................. 11

5. Visi, Misi dan Tujuan ............................................................. 12

a) Visi Dinas Sosial Provinsi Jawa Timur ........................... 12

b) Misi Dinas Sosial Provinsi Jawa Timur .......................... 12

c) Tujuan Dinas Sosial Provinsi Jawa Timur ...................... 12

6. Program dan Kegiatan 2010 ................................................... 13

a) Pendanaan dari APBN ..................................................... 13

b) Pendanaan dari APBD...................................................... 15

7. Tata Kerja ............................................................................... 19

v

BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN ....................................................... 21

A. Deskripsi Pelaksanaan ................................................................. 21

1. Identitas Instansi .................................................................... 21

2. Waktu dan Jadwal Kegiatan .................................................. 21

B. Faktor-faktor Pendukung dan Penghambat ................................. 21

1. Faktor Pendukung .................................................................. 21

2. Faktor Penghambat ................................................................ 22

C. Inovasi dan Solusi Terhadap Masalah ......................................... 22

BAB III PEMBAHASAN ................................................................................ 23

A. Landasan Teori ............................................................................ 23

1. Microsoft Office Access ......................................................... 23

2. Microsoft Visual Basic 6.0...................................................... 26

B. Metodologi Aplikasi Manajemen Surat Keluar ........................... 31

1. Identifikasi Masalah .............................................................. 31

2. Desain Sistem ........................................................................ 31

a) Flowchart ......................................................................... 31

b) Tabel ................................................................................ 32

C. Proses Instalasi Aplikasi Surat Keluar ......................................... 33

D. Pembahasan Aplikasi Surat Keluar ............................................. 36

1. Login ...................................................................................... 36

2. Form Menu Utama ................................................................ 37

a) Tab Entri Surat Keluar .................................................... 38

b) Tab Lihat Data Surat Keluar ............................................ 36

c) Tab Data Admin .............................................................. 41

d) Tab About ........................................................................ 46

e) Tombol Logout ................................................................ 46

f) Tombol Exit ..................................................................... 46

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................... 47

A. Kesimpulan .................................................................................. 47

B. Saran ............................................................................................ 47

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 49

LAMPIRAN ....................................................................................................... 50

vi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar:

1. Logo Instansi (Lambang Jawa Timur) ......................................................... 7

2. Struktur Organisasi Dinas Sosial Provinsi Jawa Timur (2009).................... 10

3. Tampilan Ms. Access pertama kali .............................................................. 24

4. Penyimpanan database yang akan dibuat...................................................... 24

5. Bar Objek di Ms. Access............................................................................... 25

6. Lingkungan Visual Basic ............................................................................. 27

7. Toolbar.......................................................................................................... 27

8. Form ............................................................................................................ 28

9. Toolbox ......................................................................................................... 29

10. Project Explorer ........................................................................................... 29

11. Properties ..................................................................................................... 30

12. Form Layout Window ................................................................................... 30

13. Jendela Code ................................................................................................ 31

14. Flowchart Alur Program............................................................................... 32

15. Persiapan Instalasi ....................................................................................... 33

16. Jendela Instalasi pertama kali....................................................................... 34

17. Jendela Instalasi Directory .......................................................................... 34

18. Jendela Program Group................................................................................ 35

19. Proses Instalasi.............................................................................................. 35

20. Instalasi berhasil............................................................................................ 35

21. Form Login................................................................................................... 36

22. Informasi kesalahan login............................................................................. 36

23. Informasi login berhasil ............................................................................... 37

24. Menu-menu pilihan pada menu utama.......................................................... 37

25. Informasi kode surat tidak ada...................................................................... 38

26. Form Insert Kode Surat................................................................................ 38

27. Informasi Kode Bidang tidak ada................................................................. 39

28. Entri data sukses disimpan............................................................................ 39

29. View Report Kartu Surat Keluar................................................................... 39

vii

30. Tab Lihat Data Surat Keluar......................................................................... 40

31. Informasi pencarian data tidak ada .............................................................. 41

32. Menu pencarian data berhasil....................................................................... 41

33. Menu data admin........................................................................................... 42

34. Informasi kesalahan penulisan password...................................................... 42

35. Informasi password benar............................................................................. 43

36. Username sudah ada..................................................................................... 43

37. Password dan verifikasi password tidak cocok............................................ 44

38. Edit data berhasil........................................................................................... 44

39. Informasi account sudah ada......................................................................... 45

40. Informasi account baru berhasil dibuat ........................................................ 45

41. Tab About...................................................................................................... 46

viii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel:

1. Tabel Rekapitulasi Jumlah Pegawai Dinas Sosial Jawa Timur .................. 5

2. Tabel Rekapitulasi Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan ................... 5

3. Tabel Rekapitulasi Pegawai Berdasarkan Golongan .................................. 6

4. Tabel Login ................................................................................................. 32

5. Tabel Surat Keluar ...................................................................................... 33

6. Tabel Kode Surat ........................................................................................ 33

7. Tabel Kode Bidang ..................................................................................... 33

ix

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran:

1. Surat Permohonan Praktik Industri

2. Surat Balasan Permohonan Praktik Industri

3. Rekatulasi Kegiatan Praktik Industri

4. Absensi Kehadiran Mahasiswa

5. Lembar Penilaian Praktik Industri

6. Contoh Surat Keluar

7. Contoh Kartu Surat Keluar

x