10 pasos para implementar un EDMS

Introducción

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Asignar un campeón

de proyecto

Tener apoyo a la gestión del proyecto

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Para implementar proyectos exitosos, es necesario el apoyo de la organización completa de la mejor manera, manejar esto es asignar un campeón de proyecto que conoce su empresa, entienda su proceso de negocio y pueda conseguir y mantener las diversas personas y disciplinas a bordo . El promotor del proyecto será el motor para su proyecto y se encargará de que su proyecto mantenga el impulso.

Junto a tener un campeón del proyecto, es muy importante contar con su apoyo a la gestión del proyecto. Una aplicación EDMS está directamente relacionada con el negocio e involucra a muchas de sus disciplinas. Como resultado, las personas y disciplinas deben formar un equipo, lo que requiere el apoyo de su gestión (senior).

PrepararseUn proyecto exitoso comienza con los preparativos adecuados. Es necesario comprender bien lo que están haciendo y lo que se quiere lograr. Es importante definir correctamente el alcance, los objetivos y el marco de tiempo. Definir el Éxito de su proyecto y crear un caso de negocio que asegure su presupuesto y determine su ahorro de costes potenciales.

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En los procesos de negocio de hoy, la información juega un papel clave. La información se utiliza para dirigir procesos de negocios y proporcionar a las personas la información y las instrucciones para hacer su trabajo. La mayor parte de nuestra información se guarda en los documentos y es muy importante que los documentos estén bien administrados y que estén a disposición de las personas adecuadas en el momento adecuado. Por tanto, un sistema de gestión de documentos es fundamental para orientar los procesos de negocios y asegurar que las personas tengan acceso a la

información correcta cuando lo deseen y estén donde se necesiten. Dado que los sistemas de gestión de documentos están estrechamente relacionados con los procesos de negocios a los sistemas de gestión de documentos no deben aplicarse erroneamente. Una organización debe estar bien preparada y tiene que entender sus necesidades, el alcance y los objetivos de implementar con éxito una solución de gestión de documentos.

Este documento describe 10 pasos para una aplicación éxitosa, útil de un Sistemas de Gestión Documental

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Muchas implementaciones han fracasado siendo rebasadas presupuesto en gran parte porque las empresas querían hacer demasiadas cosas demasiado pronto. La gestión de documentos esta relacionada con su proceso de negocio, por lo que se necesita comprender plenamente el impacto de una aplicación EDMS en su negocio y la organización.

Los procesos de negocios puede ser complejos y es posible que los usuarios que respondan a una aplicación de gestión de documentos diferente de lo esperado. Por lo tanto lo mejor es dar un paso a paso por el enfoque. Mediante la definición de pequeños pasos con referencias claras, que son más capaces de controlar y gestionar el proceso y dar a los usuarios tiempo para adaptarse a la nueva situación. Usted puede fácilmente evaluar cada paso y hacer los ajustes necesarios, sin el riesgo de un gran revés. Con un enfoque paso a paso a gestionar y controlar su proceso de implementación y lograr los resultados deseados. Es más importante evaluar correctamente todas las funcionalidades a evaluar todos a la vez!

Dar un paso a paso

Elaborar el proyecto original

Para implementar un sistema que realmente apoye su negocio y los usuarios, es necesario comprender los requisitos. Por lo tanto, es necesario analizar los documentos y procesos documentales y su necesidad de hablar con varios usuarios de las diversas áreas para entender cómo trabajan con los documentos y cómo los documentos dirigen sus tareas.

Lo mejor es protagonizar a nivel empresarial una descripción de sus necesidades desde una perspectiva empresarial, sin dejarse influenciar por las (im) posibilidades técnicas, como especificaciones y requisitos detallados del proyecto original para que EDMS.

Definir los requisitos

Algunos de los temas que debe describir en sus requerimientos son:

• Sus documentos:

La creación de documentos;

Aprobación y su revisión

Gestión de archivos de referencia;

Distribución de Documentos;

Sus documentos (cantintad, internos, externos, etcs.) ;

Tipos de documentos (Office, Pdf, Email);

• Estructura del documento (y del proyecto);

• Las propiedades del documento (metadatos);

• Los usuarios y grupos, incluidas las funciones.

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Para clarificar mejor sus procesos de negocios y en el documento, puede ser muy útil crear diagramas de flujo de proceso. Como la mayoría de las ersonas se orientan visualmente, un diagrama de flujo proceso puede ser muy ilustrativo.

Trabajar una mejor práctica

Si no puede o tiene dificultades para elaborar su proyecto original, una buena alternativa es trabajar a partir de un ejemplo de mejor práctica que refleja cómo las compañías similares tienen la configuración de su entorno de gestión de documentos de ingeniería. Usted puede utilizar un procedimiento recomendado aprendizaje de ella y, o bien adoptar o ajustar a sus necesidades. Muchas organizaciones se benefician de las mejores prácticas, ayudando, a comprender sus propias necesidades y tener un comienzo rápido en su ejecución.

Es altamente recomendado comenzar con un proyecto piloto o de prueba de concepto (POC). La ventaja es que usted gana experiencia, entiende el impacto de una aplicación de gestión de documentos, y entiende mejor sus necesidades.

Se puede evaluar mejor sus primeros pasos y hacer los ajustes necesarios. Un proyecto piloto debe comprender sólo una parte definida de su empresa y negocio, por ejemplo, un proyecto definido. No incluya demasiados usuarios, documentos, tipo de documentos, flujos de documentos, a la vez, sino que se centre en un entorno de prueba definido que se pueda manejar fácilmente y que le dará la retroalimentación correcta y los resultados para definir su próximo paso.

Inicie un piloto

Una buena evaluación de su piloto es fundamental para continuar con una ejecución èxitosa. Es muy raro que las empresas sean capaces de elaborar su proyecto original desde el primer momento de forma adecuada. Casi nadie puede evaluar todos los aspectos de una aplicación de gestión de documentos a primera vista y por lo tanto es importante tomar pequeños pasos, evaluar cada paso y hacer cualquier ajuste necesario. No se asuste si los primeros resultados de un proyecto piloto son decepcionantes. Probablemente aprender más de un piloto de lo que primero lo esperaba. Haga una evaluación adecuada de los usuarios, el equipo del proyecto y su proveedor o socio de implementación, y ver lo que hay que hacer para llegar a la configuración e implementación derecha que apoya a sus necesidades de gestión de documentos y procesos de negocio.

Después de un exitoso proyecto piloto, los requisitos son claros y que son capaces de definir y crear soporte para conseguir el apoyo al despliegue de sus EDMS a su organización.

Evalúe su piloto

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Después de un primer paso èxitoso puede ampliar. Puede escalar hasta más usuarios más departamentos, más proyectos, más documentos o los tipos de documentos, etc. Cómo aumentar depende de su situación específica y la mejor manera de hacer un paso a paso en su despliegue dentro de la organización. Cuando la ampliación este lista, siga tomando pequeños pasos para asegurar una implementación exitosa.

Ampliar la escala del Proyecto

La gestión de documentos compatible con sus procesos y datos y documentos en sus EDMS de negocio principales estan relacionados con los datos de otros sistemas de gestión (por ejemplo, ERP, PDM, CRM, etc.) Antes de empezar a integrar su fundamento en pie. Para construir un rascacielos, la primera necesidad de construir una base sólida! Así que asegúrese de que tenga una base sólida de gestión de documentos, antes de mirar a (complejo) la integración con otros sistemas.

Fundación primeras

La aceptación del usuario es fundamental para una implementación èxitosa!

Asegúrese de proporcionar una formación adecuada para sus usuarios en un entorno de producción que refleja una situación de la vida real, así que estos usuarios experimenten de inmediato las ventajas y beneficios de la solución.Base su formación en los datos y documentos que tengan significado para los usuarios reales. Cuando los usuarios son capaces de trabajar inmediatamente con los documentos y los datos reales, serán más fácil aceptado el sistema. Prepare su organización para posibles cambios. La introducción de un EDMS podría introducir cambios en los métodos de trabajo si quieren aprovechar la oportunidad para hacer cambios en el método de trabajo existente en el mismo. Centrarse en los beneficios de un método de trabajo ha cambiado en manera que los usuarios van a apoyarla y no luchar contra ella.

Asegúrese de que los usuarios no tienen razones para no trabajar con el nuevo EDMS, por ejemplo, preguntese porque todavía continúan trabajando con el sistema antiguo. Asegúrese también de que los usuarios apoyen en el trabajo con el nuevo sistema y que obtengan respuestas rápidas y adecuadas a cualquier pregunta que puedan tener.

Proporcionar capacitación y apoyo

Acerca de LogicalDOC

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