1.-PROSEDUR-PENGEND-DOK-REKAMAN

8/19/2019 1.-PROSEDUR-PENGEND-DOK-REKAMAN

1/17

Page 1 of 17

LPMI

SOP/UJM-L/LM/001

Dibuat oleh

Paraf

: Ir. Slamet Riyadi,M.Eng

:

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN

DAN REKAMAN

Direvisi olehParaf

:

:

Tgl. Pembuatan : September 2013 Disetujui oleh

Paraf

: Rektor

:

Tgl. Revisi : 17 hal

I. Tujuan

Prosedur ini dibuat untuk memberi penjelasan dan mengatur tata cara mengenai cara yang harus

dilakukan untuk mengelola dan mengendalikan dokumen, baik dokumen internal maupun

dokumen eksternal dan rekaman.

II. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan Universitas Serang Raya, dalam hal :

1.

pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan,

pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan,

perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen,

2. pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan

pendistribusian dokumen.3.

Pengendalian rekaman yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan rekaman.

III. Tanggung jawab

1.

Kepala LPMI bertanggungjawab atas proses pengesahan dokumen internal dan

pemusnahan dokumen;

2.

Para Dekan, Ka. Biro, Ka. LPPM dan Ka. LPMI bertanggung jawab atas kesesuaian dan

kebenaran isi dokumen serta penetapan pengajuan perubahan dokumen;

3. Para Ka Prodi, Ka Program, Ka.Bag, Ka Perpus, dan Ka. Lab bertanggung jawab atas

materi usulan pembuatan dan/atau pengubahan dokumen;

4.

Bagian dokumen bertanggung jawab atas pelaksanaan pendistribusian, pemusnahandokumen;

5. Ka LPMI/Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen,

pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen.

IV. Definisi

1 .

Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya (bisa berupa

kertas, file elektronik, dll).

2 .

Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki oleh Universitas, Fakultas, Prodi,

Program, Biro dan Lembaga dilingkungan Unsera.

3 .

Kebijakan Akademik (KA) Universitas/Fakultas adalah dokumen yang berisikan arah

kebijakan dan pedoman bagi penyelenggara kehidupan akademik Universitas/Fakultas

4 .

Peraturan Akademik adalah sistim perangkat lunak

5 . Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;


2/17

Page 2 of 17

6 . Pedoman Mutu;

7 .

Prosedur Mutu.

8 . SOP/Instruksi Kerja; dan

9 .

Rekaman dan formulir.

a.

Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang berasal dari luar Unsera sebagai

pendukung kegiatan, yang berupa standar, pedoman, dan peraturan;

b.

Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi;

c. Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen;

d. Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen.

V. Referensi

1. MM-LPMI-01 Manual Mutu Unsera

2.

ISO 9001 : 2008 Klausul 4.2.3 dan 4.2.4

3. Daftar rekaman.

VI. Prosedur

1. Penyusunan Dokumen Internal

1.1.

Dalam penyusunan dokumen, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut ini:a.

mudah dimengerti dan dibaca oleh personel yang akan menggunakan dokumen

tersebut,

b.

menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dimengerti oleh penggunanya,

c. menghindari penggunaan kalimat yang panjang dan kompleks,

d. menghindari penggunaan kata-kata “baru” yang artinya belum tentu dimengerti.

1.2. Format Prosedur dan Instruksi Kerja

a. Format Utama

Format dari suatu Prosedur berisi antara lain:

I.

Tujuan,

II.

Ruang Lingkup,

III.

Acuan/ Referensi,

IV.

Definisi-definisi.

V.

Prosedur,

VI. Rincian/Flow Prosedur,

Lampiran-lampiran,

Format dari suatu Instruksi Kerja berisi antara lain:

1. Tujuan,

2.

Ruang Lingkup,

3. Pelaksana,4.

Referensi,

5. Langkah Kerja,6. Lampiran-lampiran.


3/17


4/17

Page 4 of 17

D = Nomor urut dokumen.

1.4.2.

Formulir

No. Rek. : Nomer rekaman

No. Revisi : Nomer revisi

Tgl. Revisi : Tanggal revisi

1.4.3.

Masing-masing Fakultas, Prodi, Biro dan Lembaga menyiapkan draft dokumen

yang diperlukan dengan format sesuai (SOP membuat Standar Operating

Prosedur)

1.4.4.

Draft dokumen yang telah disiapkan, diperiksa dan disahkan oleh pejabat yang

berwenang

1.4.5.

Dokumen yang telah disahkan diberi cap MASTER dan disimpan oleh Bagian

Dokumen.

1.4.6.

Bagian Dokumen membuat Master List/Riwayat atas dokumen baru atau

perubahan yang diajukan, baik dokumen internal (Lampiran 5: Daftar induk

dokumen internal maupun dokumen eksternal (Lampiran 6 : Daftar Dokumen

Eksternal),

1.4.7.

Dokumen yang telah dicap Contro copy, digandakan dan diberi cap Copy No.:

..... dan TERKENDALI, kemudian didistribusikan sesuai dengan DaftarDistribusi penerima dokumen, sedangkan salinan tidak terkendali diberi cap

TIDAK TERKENDALI dan dapat didistribusikan ke pihak-pihak yang

berkepentingan dengan tanda bukti penerimaan salinan (Lampiran 7 : Bukti

Penerimaan Salinan Dokumen),

1.4.8. Dokumen eksternal dapat digandakan berupa salinan tidak terkendali dan

didistribusikan ke pihak-pihak yang membutuhkan. 1.4.9. Wakil Manajemen bertanggungjawab dalam penerbitan dokumen internal dan

selalu diperiksa keabsahan, nomor, revisi dan jumlah halamannya.

1.5.

Pemeliharaan Dokumen

1.5.1.

Bagian Dokumen secara berkala, minimal satu tahun sekali, mengidentifikasi

kesesuaian semua dokumen yang digunakan,1.5.2.

Apabila ditemukan dokumen yang tidak sesuai dan atau sudah tidak berlaku,

maka Wakil Manajemen menarik dokumen tersebut, diberi cap TIDAK

BERLAKU dan diganti dengan dokumen yang sesuai dan mutakhir (Lampiran

9 : Bukti Penarikan Dokumen),

1.5.3.

Wakil Manajemen menyerahkan dokumen yang sudah tidak berlaku keSubbagian Tata Usaha untuk penyimpanan atau pemusnahan sesuai dengan

kategorinya.

1.6.

Pengubahan Dokumen

1.6.1.

Masing-masing Fakultas,Program, Biro dan Lembaga dapat mengusulkan pengubahan terhadap suatu dokumen internal yang diperkirakan

mengakibatkan penyimpangan/masalah terhadap kinerja melalui memo kepada

Pejabat yang berwenang mengesahkan dokumen tersebut ,

1.6.2.

Bagian Dokumen bersama Masing-masing Fakultas,Program, Biro dan

Lembaga pengusul membahas dan menetapkan pengubahan dokumen,


5/17

Page 5 of 17

1.6.3. Proses pengubahan yang bersifat amandemen, dibuat dalam lembar

amandemen sesuai Formulir Amandemen (Lampiran 9: Formulir Amandemen)

, disetujui oleh Wakil Manajemen dan Pejabat yang berwenang dan diberi cap

Control copy,

1.6.4. Wakil Manajemen menggandakan hasil amandemen, diberi cap Copy No.: .....

dan TERKENDALI dan mendistribusikannya sesuai daftar distribusi

dokumen untuk disisipkan pada dokumen yang di-amandemen.1.6.5.

Proses pengubahan yang bersifat revisi dokumen mengikuti Tahapan

Pembuatan Dokumen langkah 1.6.1 s.d. 1.6.3.

1.7.

Pemusnahan Dokumen

1.7.1. Bagian Dokumen mengidentifikasi dan mengusulkan pemusnahan dokumen

yang tidak berlaku dan disampaikan kepada Kepala Bidang masing-masing

melalui memo.

1.7.2.

Bagian Dokumen menyampaikan usulan pemusnahan dokumen yang telah

disetujui oleh Masing-masing Fakultas,Program, Biro dan Lembaga.

1.7.3.

Atas perintah Kepala Masing-masing Fakultas,Program, Biro dan Lembaga,Bagian Dokumen melaksanakan pemusnahan dokumen dan membuat Berita

Acara Pemusnahan sesuai dengan Lampiran 10: Formulir Berita AcaraPemusnahan Dokumen dengan melampirkan daftar dokumen yang

dimusnahkan,.1.7.4. Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah atau

dijadikan bubur kertas, atau cara lain sehingga fisik dan informasinya tidak

dapat dikenali lagi,

1.7.5.

Dokumen yang dimusnahkan direkam sesuai dengan Lampiran 11: Daftar

Dokumen yang Dimusnahkan.

LAMPIRAN - LAMPIRAN

1)

Lampiran 1 : Diagram Alir Pengendalian Dokumen

2)

Lampiran 2 : Halaman Judul

3)

Lampiran 3 : Lembar Distribusi Dokumen

4)

Lampiran 4 : Rekaman Dokumen

5) Lampiran 5 : Daftar Induk Dokumen Internal

6)

Lampiran 6 : Daftar Dokumen Eksternal

7)

Lampiran 7 : Bukti Penerimaan Salinan Dokumen

8)

Lampiran 8 : Bukti Penarikan Dokumen

9)

Lampiran 9 : Formulir Amandemen

10)

Lampiran 10 : Berita Acara Pemusnahan Dokumen

11)

Lampiran 11: Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan

12)

Lampiran 12: Daftar Induk Rekaman Mutu


6/17

Page 6 of 17

REKAMAN - REKAMAN

No. Nama Rekaman Uraian Lokasi

Penyimpanan

Masa

Penyimpanan

1. Daftar Induk Dokumen

Internal

Master List/Riwayat

dokumen internal baru atau perubahan

Bag.Dok. 2 tahun

2. Daftar Dokumen Eksternal Daftar Dokumen Eksternal Bag.Dok. 5 tahun

3. Bukti Penerimaan SalinanDokumen

Distribusi dokumen internaldan eksternal

Bag.Dok. 2 tahun

4. Bukti Penarikan Dokumen Penarikan dokumen yangsudah tidak berlaku

Bag.Dok. 2 tahun

5. Amandemen Pengubahan dokumen Bag.Dok. 2 tahun

6. Berita Acara PemusnahanDokumen

Pemusnahan dokumen yangtidak diperlukan atau

melebihi masa simpan

Bag.Dok. 2 tahun

7. Daftar Dokumen yangDimusnahkan/ Diserahkan

Daftar Dokumen yangdimusnahkan/ diserahkan

Bag.Dok. 2 tahun


7/17

Page 7 of 17

Lampiran 1

DIAGRAM ALIR PENGENDALIAN DOKUMEN

AktifitasUnit terkait

Uraian KegiatanLPMI Unit terkait

Pengajuan Dok.

Internal(Baru/Perubahan)

User mengajukan

dokumen internal

Persetujuan usulan

dokumen baru/ perubahan

ya

tdk

Pembahasan ketentuandokumen baru/

perubahan

Pembuatan baru/Perubahan

User membuat dokumen baru/ perubahan sesuai

hasil rapat pembahasan

Pembahasan & penjelasan perubahan

dokumen oleh user.

ya

tdk

Bagian yang diusulkan

perubahannya dibahas bersama unsur terkait.

Pengesahan dokumen Dokumen yang telah

diperiksa dapat disahkan.

Pendaftaran/Perubahan dokumen dicatat

Pada master list/

riwayat.

Bag. Dokumen mencatat perubahan dok. Di

master

list/riwayat,termasuk bilaada dok. Eksternal yang

baru/revisi.

Penerbitan dokumen Dokumen baru/ peru bahan diterbitkan danyang asli disimpan.

Penggandaan dokumen Bag. dok. meverifikasi jumlah dok. yang akandigandakan.

Pendistribusian

dokumen

Bag. dok. Mendis

tribusikan sejum lah dok.ke unit terkait

File dokumen Dokumen di file menurut

prosedur yang berlaku

mulai

Persetujuan

Dok. baru/

Perubahan

Revisi/

Review

pengesahan

Master

list/riwayat

penerbitan

penggandaan

distribusi

SELESAI


8/17

Page 8 of 17

Lampiran 2

LEMBAR DISTRIBUSI

No. Jabatan Deskripsi Dokumen Tanggal

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

No. Rekaman : No.Revisi : Tgl. Revisi :


9/17

Page 9 of 17

Lampiran 3

REKAMAN DOKUMEN

No. Nama Rekaman UraianLokasi

Penyimpanan

Masa

Penyimpanan



10/17

Page 10 of 17

Lampiran 4

DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL

No.Judul

Dokumen

Nomor

Dokumen

Pembuat Pemeriksa PengesahTanggal

Terbit

Jumlah

Halaman

Jumlah

Distribusi

Masa

Simpan

Keterangan

Jakarta,.....................................

Yang mengesahkan Yang membuat

( ) ( )



11/17

Page 11 of 17

Lampiran 5

DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL

Judul Dokumen Nomor

Dokumen

Pembuat/

Pengarang

Penerbit Tanggal

Terbit

Jumlah

Halaman

Masa

Simpan

Keterangan

Jakarta,.....................................

Yang mengesahkan Yang membuat

( ) ( )



12/17

Page 12 of 17

Lampiran 6

FORMULIR BUKTI PENERIMAAN SALINAN DOKUMEN

Nomor : Tanggal :

Manual Mutu Jumlah : Nama : No. Salinan :

Prosedur Jumlah : Nama : No. Salinan :

SOP Jumlah : Nama : No. Salinan :

Instruksi Kerja Jumlah : Nama : No. Salinan :

Formulir Jumlah : Nama : No. Salinan :

Dokumen Eksternal Jumlah : Nama : No. Salinan :

Dari :

Uraian

Catatan : Yang menerima

( )

Yang menyerahkan

( )



13/17

Page 13 of 17

Lampiran 7

FORMULIR BUKTI PENARIKAN DOKUMEN

Nomor : Tanggal

Manual Mutu Jumlah : Nama : No. Salinan :

Prosedur Jumlah : Nama : No. Salinan :

SOP Jumlah : Nama : No. Salinan :

Instruksi Kerja Jumlah : Nama : No. Salinan :

Formulir Jumlah : Nama : No. Salinan :

Dokumen Eksternal Jumlah : Nama : No. Salinan :

Dari :

Uraian

Catatan : Yang menyerahkan

( )

Yang menerima

( )



14/17

Page 14 of 17

Lampiran 8

FORMULIR AMANDEMEN

No. Nama dan No.Dokumen

Bidang/Klausul Kalimat Lama Perubahan Kalimat Baru

Tanggal :Pejabat yang mengesahkan :

(Nama)

Jabatan



15/17

Page 15 of 17

Lampiran 9

BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN

Pada hari ini ………………… tanggal ……… bulan ………………………… Tahun ……… yang

bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan penilaian kembali dokumen telah melaksanakan

pemusnahan dokumen ……………………………… sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang

Dimusnahkan/Diserahkan terlampir …………… lembar, penghancuran secara total dengan cara

…………………………

Saksi – saksi : Bagian Dokumen,

Dekan/Ka.Program/Ka.Biro/Ka.Lembaga. ( ........................................)



16/17

Page 16 of 17

Lampiran 10

DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN

NAMA BIDANG : ..............................................................................................

U N I T : ..............................................................................................

NO. DESKRIPSI DOKUMEN TAHUN JUMLAH KETERANGAN

Tanggal :

Bagian Dokumen

(Nama)



17/17

Page 17 of 17

Lampiran 11

DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU

No. Nama Rekaman Sifat Uraian TanggalTerima

LokasiPenyimpanan

Masa Penyimpanan


1.-PROSEDUR-PENGEND-DOK-REKAMAN

Documents

Transcript of 1.-PROSEDUR-PENGEND-DOK-REKAMAN