Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

1

1. Pengertian Database

Database adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu obyek,

topik, atau tujuan khusus tertentu. Merancang suatu database adalah untuk menentukan struktur dari database, yaitu field apa saja yang diperlukan, jenis field, serta panjang dari field tersebut. File ( table ) merupakan kumpulan dari item data yang diatur dalam suatu record, dimana item-item data tersebut dimanipulasi untuk pemrosesan tertentu. Contoh : Nama Database : data_karyawan.mdb Nama table : Mst_karyawan

Nip Nama Alamat Kode_jk Kode_jabatan92001 Andri Jl. Lada No.1 L M01 92002 Dina Jl. Malaka No.3 P D01

Yang kita ketahui dari contoh diatas adalah :

• Mst karyawan merupakan nama table dari sebuah database yang bernama data karyawan.

• Sedangkan Nip, Nama, alamat,Kode_Jk,kode_jabatan adalah nama field dari table mst_siswa.

• Isi field nip adalah 92001 dan 92002, Isi field nama : Andri dan Dina. • Record adalah kumpulan field dalam satu baris, maka pada table mst

karyawan diatas terdapat dua buah record. • record pertama ‘92001’,’Andri’,’L’,’Jl. Lada No.1’,’M01’ • record kedua ‘92002’,’Dina’,’P’,’Jl.Malaka No.3’,’D01’

2. TOOLS Pembuat Database

Tools DBMS ( DataBase Management System ) sangatlah beragam, seperti mySQL, SQL Server, pada pelatihan kali ini kita akan berkenalan dengan Tools Relational DBMS ( RDBMS ) yang menjadi satu paket dengan aplikasi Microsoft office yaitu Microsoft Access. A. Database Membuka aplikasi Microsoft Access : Klik start, Allprograms, Microsoft Access.

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

2

Membuat Database Baru : Klik Blank Database Untuk membuat sebuah File Database Baru extensi file mdb. Simpan file tersebut ke lokasi yang mudah ditemukan ( D:/ Pelatihan_office_Nim ), sehingga mempermudah kita untuk mengakses database tersebut. Isi File name nya, klik Create. Pada langkah ini, anda berhasil membuat sebuah database.

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

3

B. Tabel

Membuat table : Pada tag tables, klik Create table in design view.mulailah dengan mengisi field, type data, length(lebar data) dan Primary Key. Untuk membuat tabel Klik Create table in design view.

Isi Field name dengan nama fieldnya. Isikan pula type datanya pada Data type. Untuk mengatur lebar data ( length ) pada suatu field

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

4

simpan table di atas dengan nama table mst_jabatan

Isi Data :

Adapula cara lain dalam membuat table yakni dengan Syntaxt SQL, Buatlah table kedua dengan syntaxt sql. Klik tag Queries, Create In design view,Klik Close.

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

5

Perhatikan di kanan atas, klik dan pilih SQL view. selanjutnya langkah dalam tag query ini kita katakan dengan memunculkan SQL view.

di SQL View inilah kita ketikkan Syntaxt SQL ( Structured Query Language ). Secara umum Syntaxt SQL dikelompokkan menjadi DDL ( Data Definition Language ) dan DML ( Data Manipulation Language ). Yang termasuk dalam DDL salah satunya adalah membuat table. sedangkan untuk DML diantaranya menyeleksi record dari table – table ( Select ), menambah, menghapus, mengedit. berikut Rumus umumnya : CREATE TABLE nama_tabelnya ( nama_field1 type_data PRIMARY KEY, nama_field2 type_data, nama_field3 type_data,…); contoh : membuat table mst_jenis_kelamin pada SQL View ketikkan : CREATE TABLE mst_jenis_kelamin (kode_JK text(2) PRIMARY KEY,Jenis_kelamin text(30)); kemudian tekan toolbar run. Maka table telah terbuat.

SQL View

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

6

Membuat lookup field : lookup field artinya sebuah field dari sebuah table yang menjadi foreign key, yang nilainya otomatis mengambil dari primary key table lain melalui sebuah combobox. Caranya buat table dengan design view :

klik lookup wizard pada data type field yang akan dijadikan lookup field, kemudian muncul dialog box sebagai berikut :

Toolbar RUN

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

7

Pilihan pertama maksudnya : anda akan me look up dari table yang sudaj ada. Sedangkan pilihan kedua akan anda ketikkan nilai – nilai pilihan yang akan ada pada combobox field tersebut. Pilih pilihan pertama kemudian klik next.

Karena yang akan di lookup adalah field kode_JK, sedangkan kode_JK terdapat di table mst_jenis_kelamin, klik next.

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

8

pilih field yang menjadi acuannya, klik toolbar : Lalu klik next.

Muncul dialog yang menandakan kolom beserta isi dari fieldnya. Klik next.

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

9

klik Finish.

Muncul dialog box yang menanyakan penyimpanan relasi, klik yes, dengan demikian akan otomatis dibuatkan relasi antar tabelnya. Lakukan hal yang sama pada kode_jabatan. Simpan tabel ini dengan nama : mst_karyawan. Membuat relasi antar table: jika semua table telah dibuat, tutup SQL View. kemudian klik tools, Relationship.Pilih table-tabel yang akan direlasikan klik add.

kemudian klik dan drag pada field-field yang direlasikan antar table tersebut.Klik Create. contoh relasi :

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

10

setelah dibuat relasinya kemudian save. lalu tutup jendela relationship, berarti anda telah membuat relasi antar table. Mengisi Tabel : Kembali ke tag tables, double klik table yang akan di isi, kemudian entry datanya ( dahulukan mengisi table master )

Jika dengan Syntaxt SQL rumus umumnya : INSERT INTO nama_tabelnya ( nama_field1, nama_field2,…) Values (nilai field1,nilai field2,…); Cobalah membuka kembali SQL View kemudian ketikkan Syntaxt berikut : INSERT INTO mst_karyawan values ( '03211007' , 'Lebon' , 'Jakarta Selatan' , '10/07/85' , 'L' , 'M01' ); kemudian Run, hasilnya table mst_karyawan terisi. Isi table sehingga recordnya sebagai berikut :

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

11

Demikian pula untuk menghapus dan mengedit isi tabel anda bisa lakukan dengan double Klik pada table yang isinya akan diedit maupun dihapus. akan tetapi anda bisa pula dengan menggunakan Syntaxt SQL . Rumus umum menghapus isi table DELETE FROM nama_tabel WHERE criteria; contoh : Delete From mst_jabatan where kode_jabatan='S01'; Rumus umum mengedit isi table : UPDATE nama_tabel SET field_yang_diedit=nilai_barunya WHERE criteria; contoh : UPDATE mst_karyawan set nama='boim lebon' where nip='03211009'; Selanjutnya adalah perintah Select yang sangat variatif, maksudnya perintah SELECT disini bisa divariasikan menurut apa yang kita perlu tampilkan. Sebaiknya kita belajar membuat query secara design view saja. Terlebih dahulu. C. QUERY

Klik Tag Query, Klik Create Query in Design View.

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

12

Klik Add, Kemudian Pilih Field yang akan dimunculkan dengan double click atau drag & drop sehingga tampilan sebagai berikut :

Kemudian klik kanan pada kolom disamping tunjangan, klik build.

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

13

dengan demikian kita seolah membuat field baru dengan manipulasi field yang ada menjadi sebuah field usia. Klik ok. Klik kanan disebelahnya, klik build lagi.

Pada show klik checklist keduanya, klik save .

klik run, maka akan tampil data semua sebagai berikut :

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

14

Kita akan coba memfilter data tersebut klik design view, kemudian pada criteria di kolom usia ketikkan >=20, klik run maka Query ini hanya akan menampilkan usia diatas atau sama dengan 20, sehingga data sinta tidak ditampilkan karena usianya dibawah 20.kembali ke design view masukan pada criteria di kolom total dengan 1050000, maka apabila di run hanya data dengan usia diatas aau sama dengan 20 serta total gaji sama dengan 1050000. sekarang coba klik SQL Viewnya, maka akan muncul syntaxt sql selectnya.

- Sekarang cobalah memasukkan criteria pada kolom lainnya. - Coba pula memasukkan [masukkan usia : ] pada criteria di kolom usia, apa

yang akan terjadi ? Save Query kepegawaian tadi. Kita lanjutkan ke form. D. Form

Klik Create form by using wizard :

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

15

pilih nama tabelnya, klik tanda sehingga semua field muncul.

Klik Next

Pilih Lay outnya klik next

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

16

pilih stylenya klik next

Klik Finish. Ulangi langkah tersebut untuk setiap tabel sehingga ada 3 buah form yang tersedia.

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

17

E. Report

Klik Create Report by using wizard, Pilih Query yang digunakan untuk report.

Klik tanda sehingga semua field yang dibutuhkan muncul.

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

18

Klik next.

Klik Next

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

19

kemudian pilih grouping ( pengelompokkan data yang diinginkan ) misal menurut jenis kelamin sehingga data nanti akan dikelompokkan menurut jenis kelaminnya.

Kemudian tentukan sortir ( pengurutan datanya ). Klik next.

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

20

pilih layout dan orientasi kertasnya. Klik next.

Pilih style reportnya, klik next.

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

21

klik finish. F. Switchboard Sebelum bekerja dengan switchboard baiknya kita rancang terlebih dahulu struktur form menu dan tombol yang ada. Switchboard Item / tombol Command Form / Tujuan

Input Goto Switchboard Input Laporan Goto Switchboard Laporan

Menu Utama

Exit Exit Application Master karyawan Open Form in Edit

mode Mst_karyawan

Master Jabatan Open Form in Edit mode

Mst_jabatan

Master Jenis Kelamin

Open Form in Edit mode

Mst_jenis_kelamin

Input

Back Goto Switchboard Menu Utama Kepegawaian Open Report Mst_karyawan Laporan Back Goto Switchboard Menu Utama

Kembalilah ke tag Form

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

22

Klik menubar tools, Database utilities, Switchboard manager.

Klik Edit, kita edit name Main Switchboard menjadi Menu Utama, kemudian klik close agar kembali ketampilan Switchboard pages. Hasilnya :

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

23

Kemudian Klik New, buatlah switchboard name : Input. Kemudian klik new lagi untuk membuat Switchboard Laporan.

Double click pada Menu utama, untuk mengedit switchboard tersebut :

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

24

Klik new , isikan kotak isian (textbox) dengan isian sebagai berikut :

klik ok, lakukan isian sebagaimana desain struk tur menunya.

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

25

setelah tampilan seperti di atas klik close. Sampai sini anda telah menyelesaikan switchboard Menu utama, sekarang kita ke switchboard input, buat item – itemnya :

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

26

setelah tampilan seperti di atas klik close. Sampai sini anda telah menyelesaikan switchboard Input, sekarang kita ke switchboard Laporan, buat item – itemnya :

setelah tampilan seperti di atas klik close. Sampai sini anda telah menyelesaikan semua switchboard,klik close.

Diktat Microsoft Access – STMIK Eresha

27

Kemudian untuk menyetting agar startup ketika file access dibuka otomatis yang muncul pertama kali adalah switchboardnya, maka dibutuhkan sentuhan akhir. Dengan cara klik menubar tools, start up maka akan muncul dialog box startup, isi dengan ketentuan sebagai berikut :

Selamat berlatih.