1. - Millennium Challenge Account - Indonesia · sektoral, pembentukan Lembaga Wali Amanat oleh...
50
Transcript of 1. - Millennium Challenge Account - Indonesia · sektoral, pembentukan Lembaga Wali Amanat oleh...
2
procurement of goods and services which activities are to siginificantly increase the expenditures savings on procured goods and services.
pemerintah yang merupakan kegiatan untuk meningkatkan penghematan pengeluaran secara signifikan dalam pengadaan barang dan jasa.
Pursuant to Article 5 paragraph (3) of Presidential Regulation Number 80 of 2011 regarding Trust Fund, in the event that a Trust Fund is used by more than one Ministry/Agency or cross-sectoral, the establishment of the Trustee Institution by one of ministers/head of relevant institutions, shall be conducted based on the appointment of the Minister of National Development Planning/Head of National Development Planning Agency, after obtaining consideration from Minister of Finance. In order to fulfill such requirement, and to follow up on the process of the execution of the Compact Grant, a Trustee Institution of the Millennium Challenge Account- Indonesia has been established by virtue of State Minister of National Development Planning/Head of National Development Planning Agency Regulation Number 2 of 2012 as amended by Minister of National Development Planning/Head of National Development Planning Agency Regulation Number 5 of 2012.
Berdasarkan ketentuan Pasal 5 ayat (3) Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2011 tentang Dana Perwalian, dalam hal Dana Perwalian digunakan oleh lebih dari satu Kementerian/Lembaga atau lintas sektoral, pembentukan Lembaga Wali Amanat oleh salah satu menteri/ pimpinan lembaga terkait, dilaksanakan berdasarkan penunjukan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional, setelah mendapat pertimbangan dari Menteri Keuangan. Untuk memenuhi ketentuan tersebut, dan untuk menindaklanjuti proses penandatangan Hibah Compact telah dibentuk Lembaga Wali Amanat Millennium Challenge Account-Indonesia melalui Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 2 Tahun 2012 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 5 Tahun 2012.
In order to further elaborate the provisions in such Minister Regulation especially on the provisions regarding the management of the program implementation, activities and management of funds, it is necessary to stipulate an Implementing Bylaw Regulations of the Trustee Institution of the Millennium Challenge Account-Indonesia.
Dalam rangka menjabarkan lebih lanjut ketentuan dalam Peraturan Menteri tersebut terutama ketentuan tentang pengelolaan pelaksanaan program, kegiatan dan pengelolaan anggaran perlu ditetapkan Pedoman Tata Kelola Lembaga Wali Amanat Millennium Challenge Account-Indonesia.
B. Purpose B. Tujuan
The Implementing Bylaw Regulations of the Trustee Institution of the Millennium Challenge Account-Indonesia is stipulated with the purpose to provide guidance for the organ of Millennium Challenge Account-Indonesia in conducting their duties of managing the Program Compact.
Pedoman Tata Kelola Lembaga Wali Amanat Millennium Challenge Account-Indonesia ditetapkan dengan tujuan memberikan pedoman bagi organ Millennium Challenge Account-Indonesia dalam melaksanakan tugas mengelola Program Compact.
C. Scope C. Ruang Lingkup
Provisions regarding the Position of the Trustee Institution of the Millennium Challenge Account-Indonesia;
Ketentuan tentang Kedudukan Lembaga Wali Amanat Millennium Challenge Account-Indonesia;
3
1. Provisions regarding the Board of Trustees; 1. Ketentuan tentang Majelis Wali Amanat;
2. Provisions regarding Program Implementation Unit;
2. Ketentuan tentang Unit Pelaksana Program;
3. Provisions regarding Stakeholders Groups; 3. Ketentuan tentang Kelompok Pemangku Kepentingan;
4. Provisions regarding Proxy of Budget User (KPA) Supporting Unit;
4. Ketentuan tentang Unit Pendukung Kuasa Pengguna Anggaran (KPA);
5. Provisions regarding MCA-Indonesia Policies; and 5. Ketentuan tentang Kebijakan MCA-Indonesia; dan
6. Other Provisions. 6. Ketentuan lain-lain
D. Relevant Legal Provisions D. Ketentuan Hukum Terkait
1. Law Number 25 of 2004 regarding the System for National Development Planning (State Gazette of the Republic of Indonesia of 2004 Number 104, Supplement to State Gazette of the Republic of Indonesia Number 4421);
1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421);
2. Government Regulation Number 10 of 2011 regarding the Procedures for the Procurement of Foreign Debt and Receipt of Grants;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2011 tentang Tata Cara Pengadaan Pinjaman Luar Negeri dan Penerimaan Hibah;
3. Presidential Regulation Number 82 of 2007 regarding the National Development Planning Agency;
3. Peraturan Presiden Nomor 82 Tahun 2007 tentang Badan Perencanaan Pembangunan Nasional;
4. Presidential Regulation Number 47 of 2009 regarding the Establishment and Organization of State Ministeries, as severally amended, lastly by, Presidential Regulation Number 91 of 2011;
4. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 91 Tahun 2011;
5. Presidential Regulation Number 80 of 2011 regarding the Establishment of Trust Funds;
5. Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2011 tentang Pembentukan Dana Perwalian;
6. State Minister of National Development Planning/Head of the National Development Planning Agency Regulation Number PER.005/M.PPN/10/2007 regarding the Organization and Work Procedure of State Minister of National Development Planning/Head of the National Development Planning Agency as amended by Minister of National Development Planning/Head of the
6. Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor PER.005/M.PPN/10/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional sebagaimana diubah dengan Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala
4
National Development Planning Agency Regulation Number 7 of 2012;
Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 7 Tahun 2012;
7. State Minister of National Development Planning/Head of the National Development Planning Agency Regulation Number 2 of 2012 regarding the Establishment of the Trustee Institution of the Millenium Challenge Account-Indonesia, as amended by Minister of National Development Planning/Head of the National Development Planning Agency Regulation Number 5 of 2012 regarding the Amendments to State Minister of National Development Planning/Head of the National Development Planning Agency Regulation Number 2 of 2012 regarding the Establishment of the Trustee Institution of the Millenium Challenge Account-Indonesia ;
7. Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 2 Tahun 2012 tentang Pembentukan Lembaga Wali Amanat Millennium Challenge Account-Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 5 Tahun 2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 2 Tahun 2012 tentang Pembentukan Lembaga Wali Amanat Millennium Challenge Account-Indonesia;
8. Minister of Finance Regulation Number 124/PMK.05/2012 regarding the Mechanism for the Management of the Millennium Challenge Corporation.
8. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 124/PMK.05/2012 tentang Mekanisme Pengelolaan Hibah Millennium Challenge Corporation;
9. State Minister of National Development Planning/Head of the National Development Planning Agency Decree Number KEP.82/M.PPN/HK/2012 regarding the Establishment of the Board of Trustee of Trustee Institution of Millennium Challenge Account-Indonesia;
9. Keputusan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor KEP.82/M.PPN/HK/2012 tentang Pembentukan Majelis Wali Amanat Lembaga Wali Amanat Millennium Challenge Account-Indonesia;
E. Definitions and Interpretations E. Definisi dan Pengertian
The following terms shall have the meaning ascribed to it in this Implementing Bylaws Regulations:
Dalam Pedoman Tata Kelola ini yang dimaksud dengan:
1. Millennium Challenge Corporation United States, hereinafter referred to as “MCC”, is an organization established by the Government of the United States America to channel grants with the mission to decrease global poverty through sustainable economic development.
1. Millennium Challenge Corporation Amerika Serikat, yang selanjutnya disingkat “MCC”, adalah sebuah lembaga yang dibentuk Pemerintah Amerika Serikat untuk menyalurkan hibah dengan misi mengurangi kemiskinan global melalui pendekatan pertumbuhan ekonomi yang berkelanjutan.
2. Program Compact is a partnership program between the Government of Indonesia with MCC as a countermeasure for poverty as agreed upon in the Millennium Challenge Compact between The United States of America Acting through the Millennium Challenge Corporation and The Republic of Indonesia.
2. Program Compact adalah program kemitraan antara Pemerintah Indonesia dengan MCC untuk penanggulangan kemiskinan sebagaimana disepakati dalam Millennium Challenge Compact antara Amerika Serikat melalui the Millennium Challenge Corporation dan Republik Indonesia
5
3. Millennium Challenge Compact between The United States of America Acting Through the Millennium Challenge Corporation and The Republic of Indonesia hereinafter referred to as the Compact, is a written agreement regarding the implementation of the Program Compact between the Government of Indonesia with MCC which was signed on 19 November 2011, with an implementing period of 5 (five) years as of the effective date.
3. Millennium Challenge Compact antara Amerika Serikat melalui the Millennium Challenge Corporation dan Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Compact, adalah perjanjian tertulis tentang pelaksanaan Program Compact antara Pemerintah Indonesia dengan MCC yang ditandatangani pada tanggal 19 November 2011, dengan jangka waktu pelaksanaan selama 5 (lima) tahun sejak tanggal efektif.
4. Millennium Challenge Account-Indonesia, hereinafter referred to as “MCA-Indonesia” is an institution which shall be responsible for the implementation of the Program Compact in accordance with the Compact.
4. Millennium Challenge Account-Indonesia, yang selanjutnya disingkat “MCA-Indonesia” adalah lembaga yang bertanggung jawab untuk melaksanakan Program Compact sesuai dengan Compact.
5. Implementing Bylaw Regulations of the MCA-Indonesia is a document which contains the mechanism arrangement for the implementation of the Program Compact.
5. Pedoman Tata Kelola MCA-Indonesia adalah dokumen yang berisi tentang pengaturan mekanisme pelaksanaan Program Compact.
6. State Minister of National Development Planning/Head of the National Development Planning Agency, hereinafter referred to as “the Minister of Planning”, is a minister who engages in government affairs for national development planning.
6. Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional, yang selanjutnya disebut “Menteri Perencanaan”, adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perencanaan pembangunan nasional.
7. Minister of Finance is a minister who engages in government affairs for state finances.
7. Menteri Keuangan adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang keuangan negara.
8. Working Unit, hereinafter referred to as “Satker”, is a part of an organizational unit at a State Ministry/Agency which conducts one or more activities of an organization which encumbers the APBN fund.
8. Satuan Kerja, yang selanjutnya disebut “Satker”, adalah bagian dari suatu unit organisasi pada Kementerian Negara/Lembaga yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu organisasi yang membebani dana APBN.
9. Trustee Institution is an organization established by the Ministry/Agency to manage the Trust Fund in accordance with the authorities as agreed upon in the Grant Agreement.
9. Lembaga Wali Amanat adalah suatu organisasi yang dibentuk oleh Kementerian/Lembaga untuk mengelola Dana Perwalian sesuai dengan kewenangan yang disepakati dalam Perjanjian Hibah.
10. Board of Trustees, hereinafter referred to as “MWA” is a part of the Trustee Institution which is an equivalent of the Satker
10. Majelis Wali Amanat, yang selanjutnya disebut “MWA”, adalah bagian dari Lembaga Wali Amanat yang dipersamakan dengan Satker
11. Establishment Regulations is a legal product in the form of regulations and decrees which consists of
11. Dasar Hukum Pembentukan (Establishment Regulations) adalah produk hukum berupa
6
Presidential Regulation Number 80 of 2011 regarding Trust Fund, State Minister of National Development Planning/Head of the National Development Planning Agency Regulation Number 2 of 2012 as amended by Minister of National Development Planning/Head of the National Development Planning Agency Regulation Number 5 of 2012 and Minister of Finance Regulation Number 124/PMK.05/2012 regarding the Mechanism for the Management of the Grant from the Millenium Challenge Corporation.
peraturan dan keputusan yang terdiri atas Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2011 tentang Dana Perwalian, Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 2 Tahun 2012 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 5 Tahun 2012 dan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 124/PMK.05/2012 tentang Mekanisme Pengelolaan Hibah Millennium Challenge Corporation
12. Implementing Entity (Entitas Pelaksana), is an agency/Ministry/non-Ministry which is involved by the government to implement and conduct activities for the implementation of the Program Compact.
12. Entitas Pelaksana (Implementing Entity) adalah suatu badan/Kementerian/bukan Kementerian yang dilibatkan oleh pemerintah untuk menerapkan dan melaksanakan kegiatan dalam pelaksanaan Program Compact.
13. Program Implementation Agreement (Perjanjian Pelaksanan Program”) hereinafter referred to as “PIA” shall mean an agreement which provides detailed explanation regarding the procedures for implementation, fiscal accountability, disbursement, use of MCC Funding, and other related matters.
13. Perjanjian Pelaksanaan Program (Program Implementation Agreement) , yang selanjutnya disingkat “PIA”, adalah kesepakatan yang memberikan penjelasan rinci mengenai tata laksana implementasi, akuntabilitas fiskal, pencairan, penggunaan Dana MCC, dan hal lain yang terkait.
14. Stakeholders Groups (Kelompok Pemangku Kepentingan) is the organization established by the Board of Trustees to provide inputs and considerations in implementing the Program Compact.
14. Kelompok Pemangku Kepentingan (Stakeholder Group) adalah lembaga yang dibentuk MWA untuk memberikan masukan dan pertimbangan dalam pelaksanaan Program Compact.
15. Transfer Agreement is an agreement between MCA-Indonesia and the World Bank which outlining the term and conditions of MCA-Indonesia’s funding of and participation in the national program of Support Facility Community Empowerment .
15. Transfer Agreement adalah perjanjian antara MCA-Indonesia dan Bank Dunia (World Bank) yang berisi ketentuan dan persyaratan mengenai pendanaan dan partisipasi MCA-Indonesia dalam program nasional Fasilitas Pendukung Pemberdayaan Masyarakat.
16. Supplemental Agreement (Perjanjian Pelengkap) is any agreement between: (a) the Government (or any Government affiliate) and MCC (including, but not limited to, PIA); or (b) MCC and/or the Government (or any Government affiliate), on the one hand, and any third party, on the other hand, including any of the provider, in each case, setting forth the details of any funding, implementing or other arrangements in furtherance of and in compliance with this Compact
16. Perjanjian Pelengkap (Supplemental Agreement) adalah perjanjian antara: (a) Pemerintah (atau afiliasi Pemerintah) dan MCC (termasuk, tetapi tidak terbatas pada, PIA); atau (b) MCC dan/atau Pemerintah (atau afiliasi Pemerintah), di satu pihak, dan pihak ketiga, di lain pihak, termasuk penyedia apapun, yang dalam setiap kasus, akan menguraikan perincian pendanaan, pelaksanaan atau pengaturan lainnya guna memajukan dan mematuhi Compact.
7
17. Key Staff is a component of the Program Implementation Unit, which consists of one or several Directors who are responsible to the Executive Director.
17. Personil Inti (Key Staff) adalah unsur dari Unit Pelaksana Program, yang terdiri atas satu atau beberapa Direktur yang bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif.
18. MCC Funding is a Program Compact funding and Compact Implementation Funding as referred to in Section 2.3 of the Compact .
18. Pendanaan MCC (MCC Funding) adalah pendanaan Program Compact dan Pendanaan Pelaksanaan Compact sebagaimana dimaksud dalam Bagian 2.3 Compact.
19. Material Agreement are agreements between the Government and MCA-Indonesia, and agreements which any of the following are appointed, hired or otherwise engaged (i) Auditors or Reviewer, (ii) Fiscal Agent, (iii) Procurement Agent, (iv) Bank, (v) Implementing Entity, (vi) Outside Project Manager (including the Green Prosperity Facility Manager) or (vii) a member of the Board of Trustee (including each observer) atau any Officer of MCA-Indonesia (including agreements regarding compensation for any such person)
19. Material Agreement adalah perjanjian-perjanjian antara Pemerintah dan MCA-Indonesia, dan perjanjian-perjanjian yang mengangkat, mempekerjakan atau mengikat (i) Auditor atau Pemeriksa, (ii) Fiscal Agent, (iii) Procurement Agent, (iv) Bank, (v) Entitas Pelaksana, (vi) Manajer Proyek Luar (termasuk Manajer Fasilitas Green Prosperity) dan (vii) Anggota MWA (termasuk setiap Pemantau) atau Pejabat MCA-Indonesia (termasuk perjanjian mengenai kompensasi atas orang tersebut).
20. MCC Procurement Guidelines (Pedoman Pengadaan MCC) is a procurement of good and services guideline which is determined by MCC .
20. Pedoman Pengadaan MCC (MCC Procurement Guidelines) adalah pedoman pengadaan barang dan jasa yang ditetapkan oleh MCC.
21. State Budget of Revenue and Expenditure (Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara), hereinafter referred to as “APBN”, means an annual State governmental financial plan which has been approved by the House of Representatives as referred to in Law No. 17 of 2003 regarding State Finance.
21. Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, yang selanjutnya disebut “APBN”, adalah rencana keuangan tahunan pemerintahan Negara yang disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara.
22. Bank Agreement (Perjanjian Bank) is an agreement between the Board of Trustees on behalf of MCA-Indonesia with the financial institution which is agreed upon by MCC to manage the Permitted Accounts which stipulate regarding the terms and requirements in accordance with the Compact.
22. Perjanjian Bank (Bank Agreement) adalah perjanjian antara MWA atas nama MCA-Indonesia dengan lembaga keuangan yang disetujui oleh MCC untuk mengelola Permitted Accounts yang mengatur ketentuan dan persyaratan sesuai dengan Compact.
23. Executive Director is an Officer who lead the Program Implementation Unit
23. Direktur Eksekutif (Executive Director) adalah Pejabat yang memimpin Unit Pelaksana Program.
24. Implementation Plan Document is documents which consists of: (i) the Work Plan, (ii) Detailed Financial Plan, (iii) Audit Plan and (iv) Procurement Plan in the form and substance approved by MCC.
24. Dokumen Rencana Pelaksanaan (Implementation Plan Document) adalah dokumen yang terdiri dari (i) Rencana Kerja, (ii) Rencana Rinci Keuangan, (iii) Rencana Audit dan (iv) Rencana Pengadaan dengan bentuk dan isi yang disetujui oleh MCC.
8
25. Implementing Entity Agreement is agreements between MCA-Indonesia and Implementing Entity appointed and sets forth roles and responsibilities of each party in the form and substance satisfactory to MCC.
25. Perjanjian Entitas Pelaksana (Implementing Entity Agreement) adalah perjanjian antara MCA-Indonesia dengan Entitas Pelaksana yang ditunjuk dan yang menguraikan peran dan tanggung jawab dari masing-masing pihak yang bentuk dan isinya disetujui oleh MCC.
26. Proxy Budget User (Kuasa Pengguna Anggaran), hereinafter referred to as “KPA”, is the Head of Satker or an officier designated to a Satker which manages MCC grant fund which decision is made by Minister of Planning.
26. Kuasa Pengguna Anggaran, yang selanjutnya disebut “KPA”, adalah Kepala Satker atau pejabat yang ditunjuk pada Satker yang mengelola dana hibah MCC yang penetapannya dilakukan oleh Menteri Perencanaan.
27. Monitoring and Evaluation Plan is a plan which describes the components of monitoring and evaluation plans as provided in the Compact.
27. Rencana Pemantauan dan Evaluasi adalah rencana yang menguraikan komponen-komponen rencana pemantauan dan evaluasi sebagaimana dimaksud dalam Compact.
28. MCA-Indonesia Website is a website operated by MCA-Indonesia which contains information concerning implementation of the Program Compact.
28. Situs web MCA-Indonesia adalah situs yang dikelola oleh MCA-Indonesia yang memuat informasi mengenai pelaksanaan Program Compact.
29. Periodic Report is reports which are provided by MCA-Indonesia for MCC, as required by the Reporting Guidelines.
29. Laporan Periodik (Periodic Report) adalah laporan yang dibuat oleh MCA-Indonesia kepada MCC sesuai yang disyaratkan dalam pedoman laporan (Reporting Guidelines).
30. Permitted Accounts is one or more bank accounts opened by MCA-Indonesia with approval from MCC.
30. Permitted Accounts adalah satu atau beberapa rekening bank yang dibuka oleh MCA-Indonesia dengan persetujuan MCC.
31. Commitment Executor Official (Pejabat Pembuat Komitmen), hereinafter referred to as “PPK:, is an official who is authorized by KPA to make decision and/or action which may incur expenditures imposed on APBN.
31. Pejabat Pembuat Komitmen, yang selanjutnya disebut sebagai “PPK”, adalah pejabat yang diberi kewenangan oleh KPA untuk mengambil keputusan dan/atau tindakan yang dapat mengakibatkan pengeluaran atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN).
32. Payment Order Executor Official (Pejabat Penandatangan Surat Perintah) Membayar, hereinafter referred to as “PPSPM”, is an official authorized by the Pengguna Anggaran or KPA to evaluate the payment request order and issue payment order
32. Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar, yang selanjutnya disebut sebagai “PPSPM”, adalah pejabat yang diberi kewenangan oleh Pengguna Anggaran atau KPA untuk melakukan pengujian atas permintaan pembayaran dan menerbitkan perintah pembayaran.
33. Non-Government Representative is a member of the Board of Trustees who does not originate from Ministry/Agency.
33. Perwakilan Non Pemerintah adalah Anggota MWA yang bukan berasal dari Kementerian/Lembaga.
34. Implementing Team is a working unit which is 34. Tim Pelaksana adalah unit kerja yang di bawah
9
under the direction and oversight of the Board of Trustees to implement and support the implementation of daily work of implementing the Compact Program, and consists of a Program Implementation Unit which is assisted by the Fiscal Agent, Procurement Agent, and a KPA Supporting Unit.
pengarahan dan pengawasan MWA untuk melaksanakan dan mendukung pelaksanaan tugas sehari-hari dalam melaksanakan Program Compact, dan terdiri dari Unit Pelaksana Program yang dibantu oleh Fiscal Agent, Procurement Agent, dan Unit Pendukung KPA.
35. Fiscal Agent is a professional institution in the financial management field which is appointed by the Board of Trustees through open selection to support the duties of the Implementing Team.
35. Fiscal Agent adalah lembaga profesional dalam bidang manajemen keuangan yang dipilih oleh MWA melalui seleksi terbuka untuk mendukung tugas Tim Pelaksana.
36. Procurement Agent is a professional institution which is appointed by the Board of Trustees through open selection to support the duties of the Implementing Team in the implementation of the procurement of goods and services.
36. Procurement Agent adalah lembaga profesional yang dipilih oleh MWA melalui seleksi terbuka untuk mendukung tugas Tim Pelaksana dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
37. Program Assets is all assets, goods or property (real, tangible or not intangible) which are purchased by or financed in whole or in part (directly or indirectly) by MCC Funding.
37. Aset Program (Program Assets) adalah semua aset, barang atau properti (nyata, berwujud atau tidak berwujud) yang dibeli atau dibiayai secara keseluruhan atau sebagian (langsung atau tidak langsung) dari Dana MCC.
38. Program Guidelines, collectively are the Audit Guidelines, MCC Environment Guidelines, MCC Gender Policy, Governance Guidelines, MCC Policy for Monitoring and Evaluation of Compact and Threshold Program MCC, MCC Cost Principles for Government Affiliates Involved in Compact Implementation (including any successor to any of the foregoing) and any other guidelines and policies relating to the administration of MCC-funded compact programs which from time to time are published on the MCC Website
38. Pedoman Program (Program Guidelines) adalah dokumen-dokumen yang terdiri dari Audit Guidelines, MCC Enviromental Guidelines, MCC Gender Policy, Governance Guidelines, MCC Policy for Monitoring and Evaluation of Compacts and Threshold Programs, MCC Cost Principles for Government Affiliates Involved in Compact Implementation (termasuk penggantian dari yang disebutkan di atas) dan pedoman dan kebijakan lain yang berhubungan dengan administrasi dana hibah MCC yang dari waktu ke waktu dimuat pada situs web MCC.
39. Pure Rupiah Funds means funding provided by the Government to fund the activities of the KPA Supporting Unit and pay tax reimbursement.
39. Dana Rupiah Murni adalah dana yang diberikan Pemerintah untuk membiayai kegiatan Unit Pendukung KPA dan membayar penggantian (reimbursement) pajak.
40. Trust Fund Manager means the financial institution appointed by the Board of Trustees, to administer the use of the trust fund held in Permitted Accounts pursuant to Compact.
40. Pengelola Dana Amanat adalah lembaga keuangan yang ditunjuk dan ditetapkan oleh MWA untuk mengadministrasikan penggunaan dana perwalian yang ditampung dalam Permitted Accounts sesuai dengan Compact.
41. Government Representative is a member of the Board of Trustees who originates from Ministry/Agency.
41. Perwakilan Pemerintah adalah Anggota MWA yang berasal dari Kementerian/Badan.
10
CHAPTER II TRUSTEE INSTITUTION
BAB II LEMBAGA WALI AMANAT
A. Position A. Kedudukan
1. The implementing organization of the MCA-Indonesia will consist of :
1. Organ pelaksana MCA-Indonesia terdiri dari:
a. Board of Trustees; a. MWA;
b. Trust Fund Manager (Pengelola Dana Amanat) appointed by the Board of Trustees;
b. Pengelola Dana Amanat yang diangkat oleh MWA;
c. an Implementing Team that consists of a Program Implementation Unit which is assisted by the Fiscal Agent and Procurement Agent, and a KPA Supporting Unit
c. Tim Pelaksana yang terdiri atas Unit Pelaksana Program (Program Implementation Unit) yang dibantu oleh Fiscal Agent dan Procurement Agent, dan Unit Pendukung KPA
2. The Board of Trustees directs the program and acts as a working unit
2. MWA bertindak sebagai pengarah program dan sebagai satuan kerja
3. In conducting their duties, MCA-Indonesia may be assisted by one or more Stakeholders Groups that will provide advice and input and disseminate information concerning Program Compact implementation to the public
3. Dalam melaksanakan tugasnya, MCA-Indonesia dapat dibantu oleh satu atau lebih Kelompok Pemangku Kepentingan (Stakeholder Group) yang bertugas memberi nasehat dan masukan serta melakukan diseminasi informasi tentang pelaksanaan Program Compact kepada masyarakat.
4. MCA-Indonesia shall be established for at least sixty-four months following the effective date of the Compact
4. MCA-Indonesia didirikan untuk jangka waktu paling kurang enam puluh empat bulan sejak Compact berlaku efektif
B. Purpose and Authority B. Tujuan dan Kewenangan
1. The establishment of MCA-Indonesia will have the purpose of acting as an accountable institution that represents the Government of Indonesia in the implementation of activities and manages the Program Compact fund in compliance with the terms agreed in Compact.
1. Pembentukan MCA-Indonesia ditujukan untuk bertindak sebagai lembaga akuntabel yang mewakili Pemerintah Indonesia dalam pelaksanaan kegiatan dan pengelolaan dana Program Compact sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati dalam Compact.
2. MCA-Indonesia acts as the primary agent to implement the Program Compact and to perform the right and obligation of the Government of Indonesia to oversee manage and implement the Program, including without limitation, managing the implementation of projects and their activities,
2. MCA-Indonesia merupakan agen utama untuk melaksanakan Program Compact dan melaksanakan hak dan kewajiban Pemerintah Indonesia untuk mengawasi, mengelola dan melaksanakan Program Compact, termasuk namun tidak terbatas, untuk mengelola pelaksanaan
11
allocating resources and managing procurements. berbagai proyek dan kegiatannya serta mengalokasikan sumber daya dan mengelola pengadaan barang/jasa.
3. MCA-Indonesia is empowered by the Compact, the PIA and the Establishment Regulations to perform the Government's obligations under the Compact in an independent, transparent and accountable manner.
3. MCA-Indonesia diberi kewenangan oleh Compact, PIA dan Dasar Hukum Pembentukan (Establishment Regulation) untuk melaksanakan berbagai kewajiban Pemerintah berdasarkan Compact secara independen, transparan dan akuntabel.
C. Duties C. Tugas
1. MCA-Indonesia will have the duty to prepare and implement the Compact Program in compliance with Compact.
1. MCA-Indonesia bertugas untuk mempersiapkan dan melaksanakan Program Compact sesuai dengan ketentuan Compact.
2. MCA-Indonesia has the duties and function to conduct activities as set forth in State Minister of National Development Planning/Head of the National Development Planning Agency Regulation Number 2 of 2012 juncto with Minister of National Development Planning/Head of the National Development Planning Agency Regulation Number 5 of 2012, as follows:
2. MCA-Indonesia mempunyai tugas dan fungsi untuk melaksanakan hal-hal sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 2 Tahun 2012 jo Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 5 Tahun 2012, sebagai berikut:
a. coordinate with the relevant institutions in preparing the Program Compact;
a. koordinasi dengan lembaga terkait dalam penyiapan Program Compact;
b. coordinate with the relevant institutions in implementing the operational policies of the Program Compact as well as problem solving in implementing the duties;
b. koordinasi dengan lembaga terkait dalam pelaksanaan kebijakan operasional Program Compact serta pemecahan masalah dalam pelaksanaan tugas;
c. planning, implementation of activities, procurement of goods/services, finance management, supervision control and reporting on the implementation of Program Compact, including entering into Transfer Agreement as set forth in the Compact;
c. perencanaan, pelaksanaan kegiatan, pengadaan barang/jasa, manajemen keuangan, pengendalian pengawasan dan pelaporan pelaksanaan Program Compact, termasuk melakukan Transfer Agreement sebagaimana diatur dalam Compact;
d. represent the Government of Indonesia in cooperating with Ministries/Institutions, civil community organizations, private sectors, and financial institutions in the framework of the implementation of the Program Compact; and
d. mewakili Pemerintah Indonesia dalam melakukan kerjasama dengan Kementerian/Lembaga, organisasi masyarakat sipil, swasta, dan lembaga keuangan dalam rangka pelaksanaan Program Compact; dan
e. conduct other functions for the implementation of the Program Compact in accordance with the Compact
f. melaksanakan fungsi lainnya untuk pelaksanaan Program Compact sesuai dengan Compact.
12
3. In conducting the functions of planning, executing activities, procuring goods/services, financial management, monitoring control and report of Compact Program, including the implementation of the Transfer Agreement as provided in the Compact, as referred to in number 2 letter c, shall be carried out by:
3. Dalam melaksanakan fungsi perencanaan, pelaksanaan kegiatan, pengadaan barang/jasa, manajemen keuangan, pengendalian pengawasan dan pelaporan Program Compact, termasuk pelaksanaan Transfer Agreement yang telah diatur dalam Compact sebagaimana dimaksud pada angka 2 huruf c, dijabarkan sebagai berikut:
a. performing the rights and responsibilities under the Compact and related agreements, and binding the Government to the full extent of such rights and responsibilities;
a. melaksanakan hak dan tanggung-jawab yang ditetapkan dalam Compact dan dalam perjanjian terkait lainnya, yang mengikat Pemerintah secara penuh atas hak dan tanggung jawab tersebut;
b. making its own budget (DIPA) and implement the decisions of its Board of Trustees;
b. menyusun anggarannya sendiri (DIPA) dan melaksanakan semua keputusan MWA;
c. expending MCC Funding; c. melakukan pembayaran dengan Dana MCC;
d. acquiring, owning, possessing and disposing of property in the name of MCA-Indonesia;
d. memperoleh, memiliki, mempunyai dan melepaskan kepemilikan atas nama MCA-Indonesia;
e. having legal capacity to sue and be sued in before the court;
e. memiliki kapasitas hukum untuk menuntut dan untuk dituntut di muka pengadilan;
f. entering into and implementing contracts in the name of MCA-Indonesia with private and public entities including MCC, other Government ministries and sub-entities (such as program implementation units, professional, service providers and consultants);
f. mengikatkan diri dan melaksanakan kontrak atas nama MCA-Indonesia dengan badan hukum private, badan hukum publik termasuk MCC, berbagai instansi Pemerintah serta berbagai unit-unit lainnya (seperti unit-unit pelaksana program, profesional, penyedia jasa lainnya dan konsultan);
g. entering into and being bound by grant agreements in the name of MCA-Indonesia with private and public entities including MCC, other Government ministries and other units (such as program implementation units, professionals, service providers and consultants);
g. mengikatkan diri atas nama MCA-Indonesia dalam perjanjian hibah dengan badan hukum private, badan hukum publik termasuk MCC, berbagai instansi Pemerintah serta berbagai unit-unit lainnya (misalnya unit-unit pelaksana program), profesional, penyedia jasa lainnya dan konsultan;
h. engaging Implementing Entities, through Implementing Entity Agreements including delegating certain powers in accordance with the Compact with the approval of MCC;
h. melaksanakan hubungan dengan berbagai Entitas Pelaksana (Implementing Entities), melalui Perjanjian Entitas Pelaksana (Implementing Entity Agreement) termasuk memberikan kewenangan tertentu sesuai dengan Compact dengan persetujuan MCC;
i. executing and performing its obligations under the Transfer Agreement;
i. melaksanakan berbagai kewajibannya sebagaimana diatur dalam Transfer Agreement;
13
j. insuring against all normal commercial risks associated with its activities;
j. mengasuransikan semua risiko komersial yang berlaku umum terkait dengan pelaksanaan kegiatan;
k. opening bank accounts in the name of MCA-Indonesia; and
k. membuka rekening bank atas nama MCA-Indonesia; dan
l. performing such duties and exercising such powers of the accountable entity as contemplated by the Compact, the PIA and the Program Guidelines.
l. melaksanakan tugas dan kewenangan lainnya selaku lembaga akuntabel (accountable entity) sebagaimana diatur dalam Compact, PIA, dan Pedoman Program (Program Guidelines).
4. MCA-Indonesia will not, directly or indirectly, engage in any activity prohibited under the Compact.
4. MCA-Indonesia dilarang melakukan kegiatan baik yang bersifat langsung maupun tidak langsung yang melanggar Compact.
CHAPTER III BOARD OF TRUSTEES
BAB III MAJELIS WALI AMANAT
A. Role of the MWA A. Peran Majelis Wali Amanat
1. MCA-Indonesia will be directed by the Board of Trustees.
1. MCA-Indonesia diarahkan oleh MWA.
2. In accordance with Article 7 of the State Minister of National Development Planning/Head of the National Developmenty Planning Agency Regulation Number 2 of 2012 juncto, State Minister of National Development Planning/Head of the National Development Planning Agency Regulation Number 5 of 2012 the Board of Trustees will have independent decision making authority.
2. Sesuai dengan Pasal 7 Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 2 Tahun 2012 jo Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 5 Tahun 2012, MWA memiliki kewenangan membuat keputusan secara independen.
3. The Board of Trustees will have ultimate authority and responsibility, as follows:
3. MWA akan memiliki kewenangan dan tanggung jawab pokok, sebagai berikut:
a) for the oversight, direction and decisions maker of MCA-Indonesia;
a) pengawasan, pengarahan dan pembuatan keputusan MCA-Indonesia;
b) for the overall implementation of the Program Compact in accordance with the Compact, the PIA and all Supplemental Agreements.
b) pelaksanaan keseluruhan Program Compact sesuai dengan Compact, PIA dan perjanjian tambahan lainnya (Supplemental Agreement);
4. The Board of Trustees is to be independent and the final decision maker with respect to Compact matters, subject to the approval of MCC as contained in the Compact and the PIA.
4. MWA bertindak independen dan menjadi pembuat keputusan akhir tentang hal-hal yang menyangkut Compact, dengan persetujuan dari MCC sebagaimana dinyatakan dalam Compact dan dalam PIA.
14
5. The Board of Trustees’ decisions will not be subject to review and reversal by any other Government entity or official other than a judicial authority exercising proper jurisdiction.
5. Keputusan MWA tidak dapat diganggu gugat ataupun dibatalkan oleh badan atau pejabat Pemerintah manapun, selain oleh lembaga peradilan yang melaksanakan kewenangan yuridiksi.
B. Duties and Responsibilities of the Board of Trustees
B. Tugas dan Tanggung Jawab Majelis Wali Amanat
1. General Provisions 1. Ketentuan Umum
a. The Board of Trustees has the duty and responsibility to:
a. MWA memiliki tugas dan tanggung jawab untuk:
1) follow all governing documents, among others, decree, regulation, charter, agreement including to implement the Compact;
1) menaati seluruh dokumen pengaturan antara lain surat keputusan, peraturan, piagam, kesepakatan, termasuk melaksanakan Compact;
2) participate actively in overseeing the management of MCA-Indonesia, including evaluation of its reports as well as performance of its Key Staff;
2) berpartisipasi aktif dalam mengawasi pengelolaan MCA-Indonesia, termasuk evaluasi laporan kinerja dari Personil Intinya (Key Staff);
3) oversee, monitor, evaluate and provide direction to the Program Implementation Unit; and ensure that the Program Implementation Unit is composed of qualified personnel from the public or private sectors, hired through an open and competitive recruitment and selection process;
3) mengawasi, memonitor, mengevaluasi, dan memberi arahan kepada Unit Pelaksana Program, dan memastikan bahwa Unit Pelaksana Program terdiri atas pegawai yang memenuhi syarat baik dari sektor publik maupun swasta, dan telah melalui proses penerimaan dan seleksi yang terbuka dan kompetitif;
4) protect, preserve and manage the Program Assets financed with MCC Funding and ensure that MCC Funding is used for its intended purposes;
4) melindungi, memelihara, dan mengelola Aset Program yang berasal dari dana MCC dan menjamin bahwa Dana MCC digunakan untuk tujuan-tujuan yang telah ditentukan;
5) keep written minutes of any meetings held by the Board of Trustees , which will reflect all decisions made and all actions taken;
5) membuat catatan tertulis/notulensi dari setiap pertemuan yang dilaksanakan MWA, yang menggambarkan semua pengambilan keputusan dan semua tindakan yang diambil;
6) ensure that MCA-Indonesia’s records and information are accurate and complete;
6) memastikan bahwa semua data dan informasi MCA-Indonesia akurat dan lengkap;
7) ensure that regular audits of MCA- 7) menjamin bahwa audit atas MCA-
15
Indonesia by an independent auditor are performed semi-annually;
Indonesia dilakukan oleh auditor independen setiap enam bulan;
8) submit to MCC, after approval by the Board of Trustees, periodic accountability reports addressing the budget, balance sheet, cash flow report and notes on the financial report and performance report of MCA-Indonesia in accordance with the Compact;
8) menyerahkan kepada MCC laporan akuntabilitas periodik yang telah disetujui MWA, terkait penggunaan anggaran, neraca, arus kas, dan berbagai catatan tentang laporan keuangan dan laporan kinerja dari MCA-Indonesia sesuai dengan Compact;
9) invite and consider proposals for procurement of goods and services and/or grant proposals as referred to in Chapter II letter C point 3.f and g for activities that are regulated by the Program by providing such approvals as may be necessary under the MCC Procurement Guidelines and any procedures promulgated in furtherance of Section 3.6(b) of the Compact;
9) mengundang dan menilai usulan pengadaan barang/jasa dan/atau usulan hibah sebagaimana dimaksud pada Bab II huruf C angka 3.f dan g untuk kegiatan yang telah diatur dalam Program Compact serta apabila diperlukan dapat memberikan persetujuan berdasarkan MCC Procurement Guidelines dan berdasarkan Bagian 3.6(b) dari Compact;
10) submit a ratification document of APBN to the Ministry of Finance, submit a ratification document on the receipt of realization to the Ministry of Finance and financial report to the Ministry of Planning and the Ministry of Finance;
10) menyerahkan dokumen pengesahan APBN kepada Kementerian Keuangan, menyerahkan dokumen pengesahan realisasi penerimaan dan pengeluaran kepada Kementerian Keuangan, dan menyerahkan laporan keuangan kepada Kementerian PPN/Bappenas dan Kementerian Keuangan;
11) submit a semi annual report on the development of Program Implementation and management of the Trust Fund to the Ministry of Planning, Minister of Finance and MCC;
11) menyampaikan laporan semesteran kemajuan pelaksanaan kegiatan dan pengelolaan Dana Perwalian kepada Menteri PPN/Kepala Bappenas, Menteri Keuangan dan MCC;
12) actively engage with and consider the recommendations and advice of the Program Implementation Unit made , and, if the Board of Trustees deems advisable, request that the Stakeholders Groups provide responsive information and nessary documents to the Board of Trustees ; and
12) secara aktif bekerjasama dan memertimbangkan berbagai rekomendasi dan nasehat dari Unit Pelaksana Program, apabila diperlukan dapat meminta Kelompok Pemangku Kepentingan (Stakeholders Groups) menyampaikan informasi yang responsif dan dokumen yang diperlukan kepada MWA; dan
13) appoint and determine the Trust Fund Manager as provided in the Bank Agreement, with the approval of MCC.
13) mengangkat dan menetapkan Pengelola Dana Amanat, sebagaimana dituangkan dalam Bank Agreement, dengan persetujuan MCC.
16
b. The duties and responsibilities of the Board of Trustees as referred to in letter a, does not reduce the general responsibilities of the MWA as referred to in letter A, as well as the non-delegable responsibilities of the Board of Trustees as referred to in Point 2 below, as well as other the Board of Trustees duties as set forth in Articles 8 and 16 of Presidential Regulation Number 80 of 2011.
b. Tugas dan tanggung jawab MWA sebagaimana dimaksud pada huruf a, tidak mengurangi tanggung jawab umum MWA sebagaimana yang dimaksud dalam huruf A, serta tanggung jawab MWA yang tidak dapat didelegasikan sebagaimana disebut pada angka 2 di bawah ini, serta tugas MWA lainnya sebagaimana diatur dalam Pasal 8 dan 16 Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2011.
2. Non-delegable responsibilities of the MWA. 2. Tanggung Jawab yang Tidak Dapat Didelegasikan
The MWA has responsibilities which are not delegable to the Program Implementation Unit or other units in relation to consideration and approval or disapproval of the following items:
Tanggung jawab MWA yang tidak dapat didelegasikan kepada Unit Pelaksana Program atau unit lainnya adalah sehubungan dengan tanggung jawab untuk mempertimbangkan, menyetujui atau tidak menyetujui :
a. each Procurement Plan, Fiscal Accountability Plan and M&E Plan or any material modification thereto;
a. setiap Rencana Pengadaan, Fiscal Accountability Plan, dan Rencana Pemantauan dan Evaluasi maupun setiap perubahan secara substansial yang terkait padanya;
b. each Material Agreement or any modification, termination, or suspension of, or any other action that would have the effect of a modification, termination or suspension of, a Material Agreement;any pledge of any MCC Funding or any Program Assets, any incurrence of material indebtedness, or any guarantee, directly or indirectly, of any indebtedness;
b. setiap Material Agreement atau setiap modifikasi, pengakhiran, atau penundaan darinya, atau setiap tindakan yang dapat menyebabkan terjadinya suatu modifikasi, pengakhiran atau penundaan dari suatu Material Agreement, setiap pembebanan atas Dana MCC atau Aset Program, tindakan yang menimbulkan utang atau penjaminan, baik langsung maupun tidak langsung, dari setiap tindakan atau perjanjian utang;
c. any disposition, in whole or in part, liquidation, dissolution, winding up, reorganization or other change, of MCA-Indonesia, including any revocation of, or any modification or supplement to, any Governing Document;
c. setiap pelepasan, baik seluruhnya atau sebagian, likuidasi, pembubaran, penutupan, reorganisasi atau perubahan lain, dari MCA-Indonesia, termasuk pencabutan, atau perubahan atau tambahan pada, setiap Dokumen Pelaksanaan;
d. any change of any member of the Board of Trustees (including any non-voting member ), of the member serving as the Chairperson or in the composition or size of the Board of Trustees, and the filling of any vacant seat of any member of the Board of Trustees (including any non-voting member);
d. setiap perubahan anggota MWA (termasuk anggota bukan pemilik suara), perubahan anggota yang berperan sebagai ketua MWA, perubahan komposisi atau jumlah anggota MWA, dan pengisian jabatan dari MWA (termasuk setiap anggota bukan pemilik suara);
e. the hiring subject to MCC approval pursuant e. mempekerjakan, dengan persetujuan MCC,
17
to Chapter IV letter C, dismissal or filling of the Executive Director of the Program Implementation Unit, and any material change in the composition or size of the Program Implementation Unit;
sebagaimana dimaksud pada Bab IV huruf C, memberhentikan atau mengisi jabatan Direktur Eksekutif yang memimpin Unit Pelaksana Program, dan setiap perubahan dalam komposisi atau jumlah personil Unit Pelaksana Program;
f. any formation or acquisition of a sub agent or other affiliate of MCA-Indonesia;
f. setiap pembentukan atau akuisisi sub-agen atau afiliasi dari MCA-Indonesia;
g. any decision to amend, supplement, replace, terminate or otherwise change any of the foregoing;
g. setiap keputusan untuk merubah, menambah, penggantian, mengakhiri, atau perubahan dari setiap hal yang disebut di atas;
h. the feasibility of program actions (in furtherance of the projects and activities stipulated in the Compact) recommended by the Program Implementation Unit, which such consideration and approval or disapproval shall be recorded in the written minutes of the Board of Trustees; and
h. kelayakan dari usulan program dan kegiatan (dalam rangka melaksanakan proyek serta kegiatan yang ditentukan dalam Compact) yang direkomendasikan oleh Unit Pelaksana Program, dengan pertimbangan, persetujuan atau ketidaksetujuannya harus dicatat dalam notulen tertulis dari MWA; dan
i. any other document, agreement or proposed action identified under any Program Guidelines as being a document, agreement or action that must be approved by the Board of Trustees.
i. setiap dokumen, perjanjian, atau usulan lain manapun yang disebut pada Pedoman Program (Program Guideline) sebagai dokumen, perjanjian atau tindakan yang harus mendapat persetujuan MWA.
3. Executive Committee. 3. Komite Eksekutif.
a. The Board of Trustees may form an Executive Committee, in accordance with the provisions in this Implementing Bylaw Regulations, whose members consists of the members of the Board of Trustees which is authorized to take certain limited actions.
a. MWA dapat membentuk Komite Eksekutif sesuai dengan ketentuan dalam Pedoman Tata Kelola ini yang para anggotanya terdiri dari beberapa anggota MWA yang diberi wewenang untuk mengambil berbagai tindakan tertentu.
b. If formed by the Board of Trustees, the composition of the Executive Committee are as follows:
b. Dalam hal MWA membentuk Komite Eksekutif, maka harus memenuhi komposisi sebagai berikut:
1) the majority members shall be from the voting members of the Board of Trustees,
1) mayoritas anggotanya berasal dari anggota pemilik suara;
2) at least one member is appointed from the Non-Government Representatives; and
2) paling sedikit satu anggotanya berasal dari Perwakilan Non Pemerintah; dan
3) the Executive Director. 3) Direktur Eksekutif.
18
c. All the Board of Trustees members will be entitled to receive all documents provided to the Executive Committee and to participate as observers in the meetings of the Executive Committee upon request.
c. Anggota MWA mempunyai hak untuk memperoleh seluruh dokumen yang disiapkan untuk Komite Eksekutif dan, dapat berperan sebagai pengamat dalam pertemuan Komite Eksekutif dengan sebelumnya mengajukan permohonan.
d. The Board of Trustees must review the actions of the Executive Committee for consistency with the Compact, the Governing Documents and overall Program implementation during regular meetings of the Board of Trustees.
d. MWA wajib memeriksa seluruh tindakan dari Komite Eksekutif untuk menjamin konsistensinya dengan Compact, Dokumen Pelaksanaan, dan semua pelaksanaan program, pada pertemuan berkala MWA.
e. Notice of any actions taken and copies of any documents approved by the Executive Committee will be provided to all members of the Board of Trustees within seven (7) calendar days following such action or approval.
e. Pemberitahuan dari setiap tindakan yang diambil dan salinan dari setiap dokumen yang telah disetujui oleh Komite Eksekutif akan diberikan kepada semua anggota MWA dalam waktu 7 (tujuh) hari kalender sejak diambilnya tindakan tersebut.
f. The Executive Committee may review and approve the following documents, if so authorized by the Board of Trustees:
f. Komite Eksekutif dengan kewenangan yang diberikan oleh MWA dapat memeriksa dan menyetujui dokumen-dokumen di bawah ini:
1) any request for Disbursement 1) setiap permintaan Pembayaran (Disbursement);
2) any Implementation Plan document other than procurement plans and any modification thereto;
2) dokumen Rencana Pelaksanaan selain rencana pengadaan dan semua perubahannya;
3) any Audit Plan and any modification thereto; and
3) Rencana Audit dan setiap perubahannya; dan
4) any Periodic Report. 4) Laporan Berkala.
g. To the extent an Executive Committee does not exist or the responsibilities as referred to in f have not been delegated to it by an Board of Trustees Decree, the authority with respect to these actions and approvals may be delegated to the Executive Director.
g. Dalam hal Komite Eksekutif tidak dibentuk atau tugas sebagaimana diatur pada huruf f tidak didelegasikan kepada Komite Eksekutif oleh suatu Keputusan MWA, maka wewenang atas tindakan dan persetujuan tersebut dapat didelegasikan kepada Direktur Eksekutif.
4. Other Committees. 4. Komite Lain
a. The Board of Trustees may form other Committees, which make recommendations to the Board of Trustees as appropriate;
a. MWA dapat membentuk Komite lain untuk memberi rekomendasi kepada MWA pada saat diperlukan;
19
b. Such Committees may be composed of Voting Members, non-voting members of the MWA and other parties that may have particular expertise necessary for the Committee;
b. Komite tersebut dapat terdiri atas para anggota pemilik suara, anggota bukan pemilik suara, dan pihak lain yang mempunyai keahlian khusus yang diperlukan untuk Komite ini;
c. The Board of Trustees may rely on information, opinions, reports and the like prepared by Committees the Board of Trustees may create, but the members of the Board of Trustees, who has used the information, opinions, reports and the like, remain responsible for actually taking decisions on matters addressed or raised by Committees or that are otherwise necessary or prudent on behalf of MCA-Indonesia and the proper implementation of the Program.
c. MWA dapat menggunakan informasi, pendapat, laporan dan sejenisnya yang telah dipersiapkan oleh Komite yang telah dibentuk oleh MWA, namun anggota MWA, yang telah menggunakan informasi, pendapat, laporan dan sejenisnya tersebut tetap bertanggung jawab atas keputusan yang telah dibuatnya mengenai berbagai hal yang telah disampaikan oleh Komite tersebut, atau yang dalam hal lainnya diperlukan atau bermanfaat atas nama MCA-Indonesia dan untuk lancarnya pelaksanaan Program ini.
5. Fiduciary Duties of Board of Trustees Members 5. Tugas MWA selaku Penerima Amanat (Fiduciary Duties)
a. The members of the Board of Trustees will owe a fiduciary duty to MCA-Indonesia, except for the Non-Voting MCC Representative on the Board of Trustees;
a. semua anggota dari MWA akan menjalankan tugas selaku penerima amanat dari MCA-Indonesia, kecuali untuk Wakil MCC yang merupakan Anggota Bukan Pemilik Suara pada MWA;
b. Members of the Board of Trustees will discharge their responsibilities by staying informed and providing appropriate oversight and holding regular meetings to consider and approve activities of MCA-Indonesia as necessary;
b. Anggota MWA akan melaksanakan tugas dengan mengikuti setiap perkembangan dan informasi, melaksanakan pengawasan, dan melaksanakan pertemuan rutin dalam rangka memberikan pertimbangan dan persetujuan kegiatan MCA-Indonesia selama diperlukan;
c. Members of the Board of Trustees are expected to exercise objective and independent judgment and discharge their duties in a manner that is in the best interests of the Program Compact and MCA-Indonesia.
c. Anggota MWA harus melaksanakan penilaiannya secara obyektif dan independen dan melaksanakan kewajibannya yang mencerminkan kepentingan terbaik dari Program Compact dan dari MCA-Indonesia.
6. Composition of the Board of Trustees 6. Keanggotaan MWA.
a. The Board of Trustees will be comprised of seven (7) voting members, and two (2) non-voting members.
a. MWA terdiri atas 7 (tujuh) anggota pemilik suara, dan 2 (dua) anggota bukan pemilik suara.
1) The voting members from Government Representative and Non Government Representative will consist of:
1) Anggota pemilik suara berasal dari Perwakilan Pemerintah dan Perwakilan Non Pemerintah:
20
(a) Government Representative (a) Perwakilan Pemerintah
(1) two representatives of the Ministry of Planning;
(1) dua orang perwakilan Kementerian Perencanaan;
(2) one representative of the Ministry of Finance;
(2) satu orang perwakilan Kementerian Keuangan;
(3) one representative of the Ministry of Home Affairs.
(3) satu orang perwakilan Kementerian Dalam Negeri.
(b) Non-Government Representative (b) Perwakilan Non Pemerintah
(1) one representative from civil community organizations
(1) satu orang perwakilan organisasi masyarakat sipil;
(2) one representative from the private sector;
(2) satu orang perwakilan sektor swasta;
(3) one representative from universities.
(3) satu orang perwakilan dari akademisi
2) Non-Voting Members. 2) Anggota Bukan Pemilik Suara
(a) The Executive Director. (a) Direktur Eksekutif;
(b) The MCC Representative. (b) Perwakilan MCC.
3) Non-voting members will be entitled to attend and participate in all Board of Trustees meetings and receive all correspondence and documentation provided to the Board of Trustees.
3) Anggota Bukan Pemilik Suara mempunyai hak untuk menghadiri dan mengikuti semua pertemuan MWA dan menerima semua surat-menyurat dan dokumentasi yang disampaikan kepada MWA.
4) The Executive Director shall be exempted from the above provisions in the event that such meeting and correspondence is in relation to the discussion regarding his performance.
4) Direktur Eksekutif dikecualikan dari ketentuan di atas dalam hal pertemuan dan surat menyurat tersebut berkaitan dengan pembahasan kinerjanya.
7. Alternate Members 7. Anggota Pengganti
a. alternate members are parties which are appointed by a voting member in the event that such member is unable to attend a meeting;
a. anggota pengganti adalah pihak yang ditunjuk Anggota Pemilik Suara dalam hal anggota tersebut berhalangan hadir dalam suatu pertemuan;
b. Each Voting Member has one alternate Member which is suggested at an the Board of Trustees meeting which agenda discuss
b. setiap Anggota Pemilik Suara memiliki masing-masing satu orang anggota pengganti yang diusulkan pada pertemuan MWA yang
21
the determination of alternate members, and thereafter it shall be determined with a Decision of the Chairperson of the Board of Trustees;
agendanya membahas mengenai penetapan anggota pengganti, dan selanjutnya ditetapkan dengan Keputusan Ketua MWA;
c. The alternate member of a Government Representative must at least be an official whose echelonization is one level lower than the echelonization of the alternated voting member;
c. anggota pengganti dari Perwakilan Pemerintah paling kurang merupakan pejabat yang eselonisasinya satu tingkat dibawah eselonisasi anggota pemilik suara yang digantikan;
d. The alternate member of a Non-Government Representative shall be suggested by Non-Government Representative, and shall be agreed upon by all members of the Board of Trustees during a meeting which discusses the determination of alternate members.
d. Anggota pengganti dari Perwakilan Non Pemerintah diusulkan oleh Perwakilan Non Pemerintah, dan disepakati oleh seluruh anggota MWA dalam pertemuan yang agendanya membahas mengenai penetapan anggota pengganti.
C. Selection, Appointment and Terms C. Seleksi, Pengangkatan, dan Masa Jabatan
1. Any Government Representative shall be selected by a decision of the head of the relevant Ministry.
1. Anggota Perwakilan Pemerintah dipilih oleh pimpinan Kementerian yang bersangkutan.
2. Any Government Representative is authorized to act on behalf of and bind the Ministry he or she represents.
2. Anggota Perwakilan Pemerintah memiliki kewenangan untuk bertindak atas nama dan mengikat Kementerian yang ia wakili.
3. The Chairperson of the Board of Trustees which simultaneously acts as a member, must at least be an Echelon I official at the Ministry Planning.
3. Ketua MWA merangkap anggota, paling kurang merupakan Pejabat Eselon I di Kementerian PPN/Bappenas
4. Any Government Representative shall be at least an Echelon I official
4. Anggota Perwakilan Pemerintah paling kurang merupakan Pejabat Eselon I
5. Each Government Representative will serve in his or her capacity as Government official and not in a personal capacity (ex officio).
5. Setiap anggota Perwakilan Pemerintah menjabat dalam kapasitanya sebagai pejabat Pemerintah dan bukan dalam kapasitas pribadinya (ex officio).
6. If a person serving as a Government Representative resigns or is removed from such Government office, that person’s position on the Board of Trustees will be taken over by an official who replaces him/her in such Government capacity.
6. Jika seorang yang menjabat sebagai anggota Perwakilan Pemerintah mengundurkan diri atau diberhentikan dari lembaga Pemerintah tersebut, maka jabatan orang tersebut di MWA akan diambil alih oleh pejabat yang menggantikan dalam kapasitas Pemerintah tersebut.
7. The Non-Government Representative will be selected through a transparent, objective, non-discriminatory and accountable process as agreed by MCC. The selection of such representative shall be conducted by each organization.
7. Perwakilan Non Pemerintah harus diseleksi melalui proses yang transparan, obyektif, tidak diskriminatif dan akuntabel dan disetujui oleh MCC. Pemilihan perwakilan dilaksanakan oleh masing-masing organisasi tersebut.
22
8. The term of office for Non-Government Representative will be 18 (eighteen) months, which term of office may be renewed for additional terms of 18 (eighteen) months.
8. Masa jabatan Perwakilan Non Pemerintah adalah 18 (delapan belas) bulan, dimana masa jabatan tersebut dapat diperpanjang kembali selama 18 (delapan belas) bulan.
9. The renewal of the term of office of Non-Government Representative shall be determined by the Board of Trustees with the approval of MCC.
9. Perpanjangan masa jabatan bagi Perwakilan Non Pemerintah ditentukan oleh MWA dengan persetujuan MCC.
10. In the event that a vacancy is created with respect to one or more Non-Government Representative, a successor will be selected in accordance with this number 7.
10. Dalam hal terjadi kekosongan dari satu atau lebih Perwakilan Non Pemerintah, dilakukan kembali pemilihan sebagaimana diatur pada angka 7.
D. Compensation/ Indemnification D. Kompensasi/Penggantian.
1. Board of Trustees Members will not be entitled to receive remuneration from MCC Funding in connection with the performance of their duties as members of the Board of Trustees;
1. Anggota MWA tidak berhak menerima remunerasi dari Dana MCC dalam melaksanakan tugas MWA;
2. Board of Trustees Members are only entitled to reimbursement of reasonable expenses arising from their attendance at regular or special meetings or on official travel solely for MCA-Indonesia purposes;
2. Anggota MWA hanya berhak mendapatkan penggantian atas biaya dalam jumlah wajar yang timbul dari kehadirannya pada pertemuan berkala atau khusus atau biaya perjalanan resmi untuk kepentingan MCA-Indonesia;
The requirement of such expenses reimbursements for Board of Trustees members shall be:
Ketentuan pemberian penggantian biaya bagi Anggota MWA adalah sebagai berikut:
a. consistent with the Compact and the detailed budget for the Program Compact;
a. sesuai dengan Compact dan rincian anggaran Program Compact;
b. made with the prior approval of MCC; b. dibuat atas dasar persetujuan terlebih dahulu dari MCC;
c. are in accordance with the MCC “Cost Principles for Government Affiliates Involved in Compact Implementation”, which may be found on the MCC Website; and
c. sesuai dengan Cost Principles for Government Affiliates Involved in Compact Implementation, yang dapat dilihat pada situs web MCC; dan
3. Government Representatives are prohibited from receiving remuneration from the Government or any other source in connection with the performance of their Board of Trustees duties.
3. Perwakilan Pemerintah dilarang untuk menerima remunerasi dari Pemerintah atau dari sumber manapun sebagai MWA kinerjanya dalam melaksanakan tugas-tugas nya sebagai Anggota MWA.
4. Pursuant to the PIA, the Government is responsible for indemnifying and holding
4. Berdasarkan PIA, maka Pemerintah bertanggung jawab untuk memberikan ganti rugi dan tidak
23
harmless each member of the Board of Trustees, provided that the Government will have no obligation to indemnify any members if and to the extent that any such claims, losses, actions, liabilities, costs, damages or expenses are attributable to the fraud, gross negligence or willful misconduct of such member.
menuntut setiap Anggota MWA, dengan ketentuan Pemerintah tidak mempunyai kewajiban untuk memberi ganti rugi kepada setiap anggota jika dan dalam hal tuntutan ganti rugi, kerugian, tindakan, utang, biaya, kerusakan atau pengeluaran yang disebabkan oleh penipuan, kelalaian, atau kelakuan bersalah dari anggota tersebut.
E. Chairperson of the Board of Trustees E. Ketua Majelis Wali Amanat
1. The chairperson of the Board of Trustees will be appointed by a Decree of the Ministy of Planning as a permanent position.
1. Ketua MWA (Ketua) ditetapkan dalam Keputusan Menteri Perencanaan, yang merupakan jabatan yang bersifat tetap.
2. The Chairperson shall also serve as the KPA, and shall be responsible for coordinating the working relationship between the KPA Supporting Unit and the Program Implementation Unit to ensure the efficiency and effectiveness of the implementation of the Compact Program.
2. Ketua sekaligus merangkap jabatan sebagai KPA, dan bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan hubungan kerja antara Unit Pendukung KPA dan Unit Pelaksana Program untuk memastikan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan Program Compact.
3. The Chairperson is responsible to certify that: 3. Ketua bertanggung jawab untuk :
a. all documents and reports submitted to MCC by the Board of Trustees in accordance with Implementing Bylaw Regulations or the Compact have been approved by the Board of Trustees; and
a. menyatakan bahwa semua dokumen dan laporan yang disampaikan kepada MCC oleh MWA telah sesuai dengan Pedoman Tata Kelola atau Compact serta telah disetujui oleh MWA; dan
b. such submissions are true, accurate and complete.
b. menyatakan bahwa yang disampaikan tersebut adalah benar, akurat dan lengkap.
4. The Chairperson will be responsible for: 4. Ketua bertugas untuk:
a. facilitating the decision-making process of the Board of Trustees;
a. memfasilitasi proses pengambilan keputusan MWA;
b. executing all documents stipulating any decisions of the Board of Trustees; and
b. menandatangani seluruh keputusan MWA; dan
c. submitting reports on the Program implementation and fund management of MCA-Indonesia to the Government in accordance with applicable laws.
c. menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan Program dan pengelolaan dana MCA-Indonesia kepada Pemerintah sesuai peraturan perundang-undangan.
F. Secretary to the Board of Trustees F. Sekretaris Majelis Wali Amanat
1. The secretary of the Board of Trustees of MCA-Indonesia (Secretary) will be appointed by decree of the Minister Planning as a permanent position.
1. Sekretaris MWA (Sekretaris) ditetapkan dalam Keputusan Menteri Perencanaan, yang merupakan suatu jabatan yang bersifat tetap.
24
2. The Secretary will be responsible for: 2. Sekretaris bertanggung jawab untuk :
d. maintaining MCA-Indonesia's corporate books and records at the offices of MCA-Indonesia;
a. mengelola dokumen dan catatan MCA-Indonesia di kantor MCA-Indonesia;
e. giving notice/ invitation of the Board of Trustees meetings;
b. menyampaikan pemberitahuan/undangan pertemuan MWA;
f. preparing, attending and keeping minutes of Board of Trustees meetings;
c. menyiapkan, menghadiri dan menyimpan notulensi pertemuan MWA;
g. signing all documents on which the signature of the Secretary is necessary
d. menandatangani semua dokumen yang memerlukan tanda tangan Sekretaris;
h. attesting to the authenticity of any MCA-Indonesia generated documents;
e. memberi kesaksian tentang keabsahan setiap dokumen yang dibuat MCA-Indonesia;
i. preparing supporting materials for decision-making of the Board of Trustees;
f. menyiapkan bahan-bahan penunjang untuk pengambilan keputusan MWA;
j. coordinating the preparation of any reports of the Board of Trustees and performing any other secretarial duties that are necessary and appropriate.
g. mengkoordinasi persiapan penyusunan laporan MWA dan melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan lainnya yang dianggap perlu dan layak.
3. The Secretary will prepare minutes that will include at a minimum, the agenda and information regarding when notice was delivered to the members of the Board of Trustees, the list of attendees and absentees, and summaries of the discussion of agenda items and decision taken by the Board of Trustees.
3. Sekretaris akan menyiapkan notulensi yang setidaknya memuat agenda dan informasi mengenai waktu pemberitahuan/ undangan disampaikan kepada para Anggota MWA, daftar anggota yang hadir dan tidak hadir, serta ringkasan pembahasan butir-butir agenda dan keputusan yang diambil oleh MWA.
4. The Decision of each Board of Trustees meeting will be published on MCA-Indonesia's website within two weeks prior to the next Board of Trustees meeting in accordance with the requirements of Chapter VII Letter C number 3.
4. Keputusan dari setiap pertemuan MWA dipublikasikan pada situs web MCA-Indonesia dalam waktu dua minggu sebelum pertemuan MWA berikutnya dilaksanakan sesuai dengan persyaratan sebagaimana dimaksud pada Bab VII huruf C angka 3.
5. The minutes are, at a minimum, to be recorded and published in Bahasa Indonesia and English.
5. Notulensi dibuat dan dipublikasikan dengan menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
6. In conducting its duties, the Secretary may be assisted by the Director of the Program Implementation Unit whose duties and responsibilities involve law and agreements.
6. Dalam melaksanakan tugasnya, Sekretaris dapat dibantu oleh Direktur pada Unit Pelaksana Program yang tugas fungsinya di bidang hukum dan perjanjian;
25
7. Director as referred to in 6 will assist the Secretary in preparation and coordination of all relevant documentation within the scope of the Secretary’s duties.
7. Direktur sebagaimana dimaksud pada angka 6, bertugas membantu Sekretaris dalam mempersiapkan dan mengkoordinasikan seluruh dokumen yang terkait dalam ruang lingkup tugas-tugas Sekretaris.
G. Meetings and Adopting Decisions G. Pertemuan dan Pengambilan Keputusan
1. The Board of Trustees will hold meetings as necessary to discharge its duties and ensure the effective implementation of the Compact at such times and places as may from time to time be determined by the Board of Trustees.
1. MWA akan menyelenggarakan pertemuan yang diperlukan untuk melaksanakan kewajiban-kewajibannya dan untuk memastikan pelaksanaan Compact secara efektif pada waktu dan tempat yang telah ditentukan dari waktu ke waktu oleh MWA.
2. At a minimum, the Board of Trustess will meet once a quarter for regular meetings.
2. MWA paling kurang akan melaksanakan pertemuan rutin setiap tiga bulan.
3. Each meeting of the Board of Trustess will meet certain minimum standards in order to be considered a valid meeting at which actions taken by the Board of Trustess are considered valid and effective.
3. Setiap pertemuan MWA harus memenuhi persyaratan minimum tertentu agar dapat dinyatakan sah sehingga tindakan yang diambil oleh MWA menjadi sah dan efektif.
4. These minimum standards as referred to in number 3, will include the following:
4. Persyaratan minimum sebagaimana dimaksud pada angka 3, mencakup hal sebagai berikut:
a. Notice a. Pemberitahuan
1) Adequate notice of meetings will be provided to all members of the the Board of Trustees prior to the meeting.
1) Setiap Anggota MWA akan mendapatkan pemberitahuan pada saat akan dilaksanakan pertemuan.
2) Notice for regular meetings will be delivered to each member of the Board of Trustees at least 7 (seven) calendar days prior to the date of such regular meeting.
2) Pemberitahuan untuk pertemuan rutin disampaikan kepada setiap Anggota MWA selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum tanggal pelaksanaan.
3) Notice for special meetings will be delivered to each member of the Board of Trustees at least forty-eight (48) hours prior to the time of such special meeting.
3) Pemberitahuan untuk pertemuan khusus disampaikan kepada setiap Anggota MWA selambat-lambatnya 48 (empat puluh delapan) jam sebelum pelaksanaan.
4) Such notice/ invitation shall follow the following provisions:
4) Ketentuan mengenai Pemberitahuan/undangan adalah sebagai berikut:
a. it shall be given to all members of the Board of Trustees both Voting Members and non voting members of the Board of Trustees;
a. disampaikan kepada seluruh Anggota MWA, baik anggota pemilik suara maupun bukan pemilik suara;
26
b. it shall specify the date, time and location of the meeting; and
b. memuat rincian tanggal, waktu dan tempat pertemuan; dan
c. it shall include a copy of an agenda of issues and documents to be considered in the meeting.
c. memuat agenda pertemuan, serta salinan dokumen yang sekiranya diperlukan sebagai bahan pertimbangan dalam pertemuan tersebut.
5) Notwithstanding the foregoing, (i) any member of the Board of Trustees may waive, in writing, the requirement to receive notice in respect of any such meeting, and (ii) the presence of a member of the Board of Trustees at any such meeting will constitute waiver by such member of the requirement to receive notice of such meeting. A valid meeting of the Board of Trustees may not be held unless each member of the Board of Trustees receives notice (or waives or is deemed to waive notice) of such meeting.
5) Dengan mengesampingkan ketentuan di atas, (i) setiap anggota MWA, dapat mengesampingkan secara tertulis persyaratan, untuk menerima pemberitahuan, sehubungan dengan setiap adanya pertemuan, dan (ii) kehadiran anggota MWA pada setiap pertemuan tersebut, merupakan suatu pengesampingan atas persyaratan untuk menerima pemberitahuan tersebut. Pertemuan MWA yang sah, tidak dapat diselenggarakan, kecuali masing-masing anggota MWA menerima pemberitahuan (atau mengesampingkan, atau dianggap telah mengesampingkan pemberitahuan) atas adanya pertemuan tersebut.
b. Quorum b. Kuorum.
1) A quorum for all meetings of the MWA will be four (4) Voting Members consisting of:
1) Kuorum untuk setiap pertemuan MWA adalah, jika dihadiri oleh 4 (empat) Anggota Pemilik Suara yang terdiri atas:
a) two Government Representatives; a) dua Perwakilan Pemerintah;
b) one Non-Government Representative; and
b) satu Perwakilan Non Pemerintah; dan
c) one Government Representative or Non-Government Representative.
c) satu Perwakilan Pemerintah atau Non-Pemerintah.
2) The Voting Members may be represented by their alternates appointed pursuant to Chapter III B number 7.
2) Para Anggota Pemilik Suara yang berhalangan hadir diwakili oleh anggota pengganti sebagaimana diatur dalam Bab III B angka 7.
3) If a quorum is not present at any meeting, the meeting will be adjourned until a quorum is present.
3) Apabila kuorum tidak terpenuhi, maka pertemuan ditunda sampai dengan dipenuhinya kuorum dalam pertemuan tersebut.
27
c. Voting c. Pemungutan Suara
1) Except as provided in clause (2) below and Chapter VI, decisions of the Board of Trustees will be taken by a majority of the Voting Members present at a meeting at which there is a quorum.
1) Kecuali dinyatakan seperti pada ayat (2) tersebut di bawah dan pada Bab VI, keputusan MWA diambil oleh mayoritas Anggota Pemilik Suara yang hadir pada pertemuan yang memenuhi kuorum.
2) Any decision to dispose of, in whole or in part, liquidate, dissolve, wind up, reorganize or effect other material change to MCA-Indonesia will require approval of at least 75% (seventy-five percent) of the Voting Members present at a meeting at which there is a quorum.
2) Keputusan untuk melepaskan, seluruh atau sebagian, melikuidasi, membubarkan, menutup, reorganisasi atau menyebabkan perubahan besar pada MCA-Indonesia harus disepakati oleh 75% (tujuhpuluh lima persen) dari anggota pemilik suara yang hadir pada pertemuan yang telah memenuhi kuorum.
3) Each Voting Member will have one vote. 3) Seorang pemilik suara memiliki satu suara.
4) In the event of an equality of votes, the Chairperson presiding at the meeting will have a casting or tie-breaking vote.
4) Dalam hal terjadi jumlah suara yang sama, maka Ketua yang memimpin pertemuan berhak memberi suara yang menentukan pengambilan keputusan tersebut.
5) Each decision, election, appointment or action by the Board of Trustees, whether specifically set forth in these Implementing Bylaw Regulations or otherwise, will be made in accordance with the procedure set forth in this Chapter III letter G number 4.
5) Setiap keputusan, pemilihan, pengangkatan atau tindakan MWA, baik secara khusus ditentukan di dalam Pedoman Tata Kelola ini ataupun tidak, dilaksanakan sesuai dengan prosedur sebagaimana diatur dalam Bab III huruf G angka 4.
d. Decisions without a meeting d. Keputusan Tanpa Pertemuan.
Urgent decisions may be taken by the Board of Trustees without a formal meeting if:
Keputusan penting dapat diambil oleh MWA tanpa melalui pertemuan, dengan ketentuan:
1) a written draft decision/agenda is circulated to all members of the Board of Trustees; and
1) konsep tertulis keputusan/agenda diedarkan kepada seluruh Anggota MWA; dan
2) at least four (4) Voting Members consent in writing to the proposed decision/agenda which will be resolved, with the affirmative votes of at least one vote from Government Representative and at least one vote of from Non-Government Representative.
2) paling kurang empat Anggota Pemilik Suara menyetujui secara tertulis konsep putusan/agenda yang akan diputuskan tersebut, dengan komposisi suara yang setuju adalah paling kurang satu suara dari Perwakilan Pemerintah, dan paling sedikit satu suara berasal dari Perwakilan Non Pemerintah.
28
e. Meetings by Telephone Conference e. Pertemuan Melalui Konferensi Telepon
1) The members of the Board of Trustees may participate in a meeting of the Board of Trustees by means of a telephone conference or similar communications equipment that enables all persons participating in the meeting to hear and speak to each other.
1) Anggota MWA dapat berpartisipasi dalam suatu pertemuan melalui konferensi telepon atau dengan peralatan komunikasi sejenis yang memungkinkan seluruh anggota yang berpartisipasi dalam pertemuan tersebut dapat mendengar dan berbicara satu sama lain.
2) Participation in a Board of Trustees meeting pursuant to this Letter e number 1) constitutes presence in person at such meeting.
2) Partisipasi dalam pertemuan MWA sebagaimana dimaksud pada huruf e angka 1) dianggap hadir pada pertemuan.
3) The Chairperson will preside at every meeting of the Board of Trustees and in the absence of the Chairperson, the meeting will be chaired by the Secretary of the Board of Trustees.
3) Ketua akan memimpin setiap pertemuan MWA, dan dalam hal Ketua berhalangan hadir, pertemuan akan dipimpin oleh Sekretaris MWA.
4) The Chairperson will facilitate the decision-making process on a certain agenda and formal action by the Board of Trustees to approve, disapprove or delay its decision on the item or document.
4) Ketua akan memfasilitasi proses pengambilan keputusan atas suatu agenda tertentu dan memfasilitasi pengambilan tindakan/ keputusan MWA untuk menyetujui, tidak menyetujui atau menunda keputusannya mengenai agenda atau dokumen tertentu.
5) The Board of Trustees will ensure that MCA-Indonesia will not take any action with respect to which MCC approval is required pursuant to the Compact, PIA, any Implementation Plan Document, any other supplemental agreement, or any Program Guidelines without in each case obtaining the prior approval of MCC (which approval will be in writing unless otherwise indicated).
5) MWA akan menjamin bahwa MCA-Indonesia tidak akan mengambil tindakan apapun tanpa persetujuan MCC sesuai dengan Compact, PIA, Dokumen Rencana Implementasi, dan perjanjian tambahan lainnya, atau Pedoman Program dimana setiap kasus harus memperoleh persetujuan terlebih dahulu dari MCC (secara tertulis kecuali ditetapkan lain).
5. MCC Representative. 5. Wakil MCC
a. MCC’s Resident Country Director for Indonesia, or such other person as MCC may appoint (MCC Representative), will participate in all the Board of Trustees meetings.
a. MCC Resident Country Director untuk Indonesia (Wakil MCC), atau orang lain orang yang diangkat MCC untuk mewakili MCC dalam MWA, harus berpartisipasi pada setiap pertemuan MWA.
b. The MCC Representative shall have the right to attend all Board of Trustees meetings, participate in MWA discussions,
b. Wakil MCC berhak menghadiri seluruh pertemuan MWA, berpartisipasi dalam pembahasan-pembahasan MWA, dan
29
and receive and review all correspondence and documentation provided to the Board of Trustees.
menyetujui serta meninjau seluruh surat menyurat dan dokumentasi yang disampaikan kepada MWA.
c. The MCC Representative represents MCC’s interests with respect to implementation of and compliance with the Compact, and does not owe any fiduciary duty to MCA-Indonesia.
c. Wakil MCC mewakili kepentingan MCC yang menyangkut pelaksanaan, kepatuhan terhadap Compact, dan tidak memiliki tanggung jawab fidusia (fiduciary duty) kepada MCA-Indonesia.
CHAPTER IV PROGRAM IMPLEMENTATION UNIT
BAB IV UNIT PELAKSANA PROGRAM
A. Role and Duties of Program Implementation Unit.
A. Peran dan Tugas Unit Pelaksana Program
1. The Program Implementation Unit will have the principal responsibility (subject to the direction and oversight of the MWA, and to any applicable approval or other rights of MCC) for the day-to-day management of the Program, including those roles and responsibilities specifically set forth in the PIA.
1. Unit Pelaksana Program mempunyai tugas utama (tunduk pada arahan dan hasil pengawasan MWA dan pada semua persetujuan terkait atau hak-hak dari MCC) untuk pelaksanaan pengelolaan Program Compact, termasuk peran-peran dan tugas yang secara khusus ditetapkan dalam PIA.
2. The specific duties of the Program Implementation Unit include the following:
2. Secara khusus, tugas-tugas dari Unit Pelaksana Program adalah:
a. management and administration of financial, procurement, monitoring and evaluation, fiscal accountability, work, audit and staffing plans;
a. pengelolaan dan pengurusan administrasi keuangan, pengadaan barang/jasa, pemantauan dan evaluasi, akuntabilitas fiskal , rencana pekerjaan, audit dan personalia;
b. maintenance of accounting records for the Program Compact and its Projects;
b. pengelolaan pembukuan (accounting records) Program Compact dan semua Proyeknya;
c. preparation, review and submission of reports regarding finances, accounting, audits, monitoring and evaluation, procurement and performance of MCA-Indonesia and the Program Compact, including all compliance reports required under the Compact, the PIA and applicable law, and such other reports and accounts as may be required by the Board of Trustees, including a quarterly Program implementation report and financial realization report (laporan realisasi
c. penyiapan, penilaian dan penyerahan semua laporan menyangkut keuangan, akuntansi, audit, pemantauan dan evaluasi, pengadaan dan kinerja MCA-Indonesia dan Program Compact, termasuk semua laporan kepatuhan yang dipersyaratkan oleh Compact, PIA dan peraturan perundang-undangan, dan lain-lain laporan serupa dan dokumen sebagaimana dapat dipersyaratkan oleh MWA, termasuk laporan pelaksanaan Program dan laporan realisasi keuangan
30
penyerapan) to be submitted to the Board of Trustees;
yang dikeluarkan setiap triwulan (laporan realisasi penyerapan) yang akan disampaikan kepada MWA.
d. coordination of the Program Compact and the Projects consistent with the Compact, the PIA and any Supplemental Agreements;
d. pengkoordinasian pelaksanaan Program Compact dan Proyek-Proyeknya agar konsisten dengan Compact, PIA, dan seluruh Supplemental Agreements;
e. management, implementation and coordination of all components of the M&E Plan;
e. pengelolaan, pelaksanaan dan pengkoordinasian semua komponen dari rencana pemantauan dan evaluasi;
f. preparation and management of the Disbursement Requests (as defined in the PIA) to be submitted to MCC;
f. penyiapan dan pengelolaan semua Permintaan Pembayaran (sebagaimana didefinisikan di dalam PIA) untuk disampaikan kepada MCC;
g. ongoing oversight and management of procurements and procurement-related activities in accordance with the MCC Program Procurement Guidelines as required by the Compact and the PIA, including coordination with and management of the Procurement Agent;
g. pengawasan dan pengelolaan rutin seluruh pengadaan dan semua kegiatan yang terkait dengan pengadaan sesuai dengan MCC Procurement Guideline sebagaimana dipersyaratkan oleh Compact dan oleh PIA, termasuk mengkoordinasikan dan mengelola Procurement Agent;
h. preparation and submission of appropriate documentation pertaining to the tax exemption of MCC Funding required by Section 2.8 of the Compact, in coordination with the KPA Supporting Unit;
h. penyiapan dan penyerahan semua dokumentasi terkait pengecualian pajak dari Dana MCC sebagaimana dipersyaratkan dalam Bagian 2.8 dari Compact, berkoordinasi dengan Unit Pendukung KPA;
i. acquisition of a management information system to allow the systematic tracking of programmatic and financial implementation of, and performance under, the Compact, including for each Project;
i. pengadaan sistem manajemen informasi agar dapat menelusuri secara sistematis semua pelaksanaan program dan keuangan dari dan penerapan berdasarkan Compact, termasuk untuk masing-masing Proyek;
j. administration of the MCA-Indonesia Website to post current information about Compact related activities, Monitoring and Evaluation Plan reporting, financial reporting, and Compact related procurements;
j. pengelolaan administrasi situs web MCA-Indonesia untuk mengunggah informasi terkini tentang kegiatan-kegiatan Compact, laporan Rencana Pemantauan dan Evaluasi, laporan keuangan dan tentang semua pengadaan yang terkait dengan Compact;
k. development, oversight, management, coordination and implementation of such policies and procedures as may be
k. pengembangan, pengawasan, pengelolaan, pengkoordinasian dan pelaksanaan berbagai kebijakan dan prosedur yang
31
necessary to facilitate the effective implementation of the Compact and as may be advisable in connection with any Supplemental Agreement, and such other policies, procedures or activities as may be required or requested by the Board of Trustees in furtherance of the Compact;
diperlukan, untuk memfasilitasi pelaksanaan Compact secara efektif dan mungkin dibutuhkan, sehubungan dengan setiap Supplemental Agreements, dan kebijakan lainnya, prosedur atau kegiatan yang diperlukan oleh MWA dalam rangka melaksanakan Compact;
l. provision of the advice and written recommendations to the Board of Trustees in matters requiring the Board of Trustees actions in connection therewith;
l. penyiapan masukan dan rekomendasi tertulis kepada MWA menyangkut hal-hal yang memerlukan keputusan/arahan MWA;
m. preparation and submission to the Board of Trustees the relevant agreements, documents or actions to be approved, along with a written recommendation to the Board of Trustees on how to proceed with such agreements, documents or action needed to support such recommendation;
m. penyiapan dan penyerahan kepada MWA semua perjanjian terkait, dokumen ataupun tindakan-tindakan yang memerlukan persetujuan, bersama-sama dengan rekomendasi tertulis kepada MWA tentang bagaimana langkah-langkah selanjutnya atas perjanjian-perjanjian, dokumen-dokumen ataupun tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mendukung rekomendasi tersebut.
n. preparation of and submission to the Board of Trustees of any other report, document, agreement or action required by the Compact, the PIA or other Supplemental Agreement, or as may be designated or requested by the Board of Trustees from time to time, along with the written recommendation to the Board of Trustees on how to proceed;
n. penyiapan dan penyerahan kepada MWA laporan-laporan, dokumen, perjanjian atau tindakan lain yang dipersyaratkan Compact, PIA atau Supplemental Agreements lainnya, atau sebagaimana ditunjuk atau diminta oleh MWA sewaktu-waktu, bersamaan dengan rekomendasi tertulis kepada MWA tentang bagaimana menindaklanjutinya;
o. reporting to and meeting with the Stakeholders Groups at least on a quarterly basis with respect to the Compact Program implementation progress;
o. melaporkan dan melaksanakan pertemuan dengan Kelompok Pemangku Kepentingan sekurang-kurangnya setiap tiga bulan mengenai kemajuan pelaksanaan Program Compact;
p. management and coordination of the Program Compact funds managed by the PDA in the Permitted Accounts;
p. pengelolaan dan pengkoordinasian dana Program Compact yang dikelola Pengelola Dana Amanat yang terdapat dalam Permited Account;
q. assisting the KPA Supporting Unit in preparation of the financial report of MCA-Indonesia’s expenditure of funds;
q. membantu Unit Pendukung KPA dalam mempersiapkan pengesahan dokumen realisasi penerimaan dan pengeluaran MCA-Indonesia, serta laporan keuangan pencairan dana MCA-Indonesia (financial report of MCA-Indonesia expenditure funds);
32
r. providing the Secretary with technical support in performing its duties as necessary and appropriate;
r. memberikan bantuan teknis kepada Sekretaris dalam melaksanakan tugasnya;
s. undertaking any other responsibilities within the scope of Program Compact implementation that may be required or requested by the Board of Trustees, and any other responsibilities set forth in the Compact, the PIA, or any other supplemental agreement.
s. melaksanakan tugas lain dalam ruang lingkup pelaksanaan Program Compact yang diminta oleh MWA, dan tugas-tugas lain sesuai Compact, PIA, atau perjanjian tambahan lainnya.
3. All plans, reports and other documents delivered to MCA-Indonesia’s the Board of Trustees will also be delivered by the Program Compact Implementation Unit to MCC.
3. Seluruh rencana, laporan, dan dokumen lain yang disampaikan kepada MWA dari MCA-Indonesia akan disampaikan oleh Unit Pelaksana Program kepada MCC.
4. Each member of the Program Implementation Unit will exercise his or her duties solely in accordance with the best interests of MCA-Indonesia, the Program Compact, the Compact goal and activity goal;
4. Setiap anggota Unit Pelaksana Program wajib melaksanakan seluruh tugasnya semata-mata untuk kepentingan terbaik bagi MCA-Indonesia, Program Compact, tujuan Compact dan tujuan kegiatan;
5. Each member of the Program Implementation Unit will not undertake any action that is contrary to those interests as referred in to number 4 above or would result in personal gain or a conflict of interest.
5. Setiap anggota Unit Pelaksana Program tidak diperbolehkan melakukan tindakan apapun yang bertentangan dengan kepentingan sebagaimana yang dimaksud pada angka 4 di atas, atau melakukan sesuatu dengan maksud untuk mendapatkan manfaat pribadi atau melakukan tindakan menimbulkan konflik kepentingan.
B. Composition B. Komposisi
1. The Program Implementation Unit will be composed of the following positions (Officer):
1. Komposisi Unit Pelaksana Program antara lain akan terdiri dari jabatan-jabatan (Pejabat) sebagai berikut:
a. Executive Director; a. Direktur Eksekutif;
b. Assistant Executive Director; b. Asisten Direktur Eksekutif;
c. Director of Finance; c. Direktur Keuangan;
d. Director of Law and Agreements/ Director who is responsible in legal matters;
d. Direktur Hukum dan Perjanjian/Direktur yang tugas dan tanggungjawabnya dibidang hukum;
e. Director of Procurement/ director who is e. Direktur Pengadaan/Direktur yang tugas
33
responsible in procurement matters; dan tanggungjawabnya dibidang pengadaan;
f. Director of Social and Environmental Research;
f. Direktur Penelitian Sosial dan Lingkungan Hidup;
g. Director of Monitoring and Evaluation; g. Direktur Monitoring dan Evaluasi;
h. Director of Green Prosperity Project; h. Direktur Bidang Green Prosperity;
i. Director of Community-Based Health and Nutrition to Reduce Stunting Project;
i. Direktur Bidang Pemberdayaan Kesehatan dan Nutrisi Masyarakat;
j. Director of Procurement Modernization Project; and
j. Direktur Modernisasi Pengadaan Barang/Jasa; dan
k. such other key officers as may be agreed upon by the Government and MCC.
k. Personil Inti lain yang dapat disepakati oleh Pemerintah dan MCC.
2. The Executive Director will manage the day-to-day activities of MCA-Indonesia and will be supported by the Assistant Executive Director.
2. Direktur Eksekutif dengan dibantu oleh Asisten Direktur Eksekutif akan mengelola kegiatan MCA-Indonesia sehari-hari.
3. The Executive Director may with the co-signature of the PPK, enter into contracts on behalf of MCA-Indonesia.
3. Direktur Eksekutif menandatangani kontrak atas nama MCA-Indonesia bersama dengan PPK.
4. Executive Director reviews those documents set forth in Chapter III Letter B 3.letter f;
4. Direktur Eksekutif melakukan pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen sebagaimana dimaksud pada Bab III huruf B 3. huruf f;
5. In the event that it is required in the Compact, other supplemental agreements or the Program Guideline, the execution of the contract must firstly obtain approval from the Board of Trustees and MCC;
5. Dalam hal dipersyaratkan dalam Compact, perjanjian tambahan lainnya atau Pedoman Program maka penandatanganan kontrak harus terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari MWA dan MCC;
6. Program Implementation Unit may be delegated by the Board of Trustees pursuant to the Board of Trustees decree to approve the documents set forth in Chapter III Letter B 3.letter f.
6. Unit Pelaksana Program dimungkinkan mendapatkan delegasi kewenangan dari MWA melalui Surat Keputusan MWA, untuk menyetujui dokumen sebagaimana dimaksud pada Bab III huruf B 3. huruf f.
7. In the event that the Program Implementation Unit is given delegation as referred to in number 6, all copies of the documents which have been approved must be submitted to the Board of Trustees within 7 (seven) calendar days after such approval.
7. Dalam hal Unit Pelaksana Program mendapatkan delegasi kewenangan sebagaimana dimaksud pada angka 6, seluruh salinan dokumen yang telah mendapat persetujuan harus disampaikan kepada MWA dalam waktu 7 (tujuh) hari kalender sejak memperoleh diberikannya persetujuan.
8. The Officers will be supported by appropriate 8. Pejabat akan didukung oleh staf administrasi
34
administrative and other personnel as needed and in accordance with the staffing plan agreed with MCC and the Detailed Financial Plan.
dan staf lain yang diperlukan, sesuai dengan rencana kepegawaian yang disepakati oleh MCC dan sesuai dengan Rencana Keuangan Detail.
C. Selection, Appointment and Dismissal C. Seleksi, Pengangkatan dan Pemberhentian
1. The Executive Director will be selected and hired, subject to MCC’s approval, by a Board of Trustees decree after an open and competitive recruitment and selection process.
1. Direktur Eksekutif akan dipilih dan dipekerjakan dengan persetujuan MCC, melalui keputusan MWA setelah melalui proses seleksi yang terbuka dan kompetitif.
2. All Officers other than Executive Director will be appointed and hired, subject to MCC’s approval, by the Executive Director after an open and competitive recruitment and selection process.
2. Pejabat selain Direktur Eksekutif akan ditunjuk dan dipekerjakan, dengan persetujuan MCC, oleh Direktur Eksekutif setelah melalui proses seleksi yang terbuka dan kompetitif.
3. The non-Officer staff of the Program Implementation Unit will be selected and hired by the Executive Director following an open and competitive recruitment and selection process.
3. Staf non-Pejabat Satuan Pelaksana Program diseleksi dan dipekerjakan oleh Direktur Eksekutif setelah dilaksanakan proses seleksi yang terbuka dan kompetitif.
4. MCA-Indonesia will use only qualified and experienced staff for the performance of its responsibilities under the Compact, the PIA and other supplemental agreements.
4. MCA-Indonesia hanya akan mempekerjakan staf yang memenuhi syarat dan berpengalaman untuk melaksanakan tugas-tugasnya sesuai dengan Compact, PIA dan perjanjian tambahan lainnya.
5. MCA-Indonesia will be responsible for and will take all necessary action with respect to any misconduct or failure of any staff retained by MCA-Indonesia, both Officer as well as non-Officer.
5. MCA-Indonesia bertanggung jawab dan akan mengambil segala tindakan yang diperlukan terhadap kesalahan atau kegagalan dari staf yang dipekerjakan MCA-Indonesia, baik Pejabat maupun non-Pejabat.
6. The terms of professional services for each Officer and for any other professional will be governed by a professional service agreement, subject to MCC’s approval, to be entered into between MCA-Indonesia and each such professional; provided that, each Officer may be dismissed by the Executive Director.
6. Ketentuan kepegawaian bagi Pejabat dan profesional lainnya akan diatur dalam perjanjian jasa profesional (professional service agreement), yang disetujui MCC, yang akan dibuat antara MCA-Indonesia dan masing-masing calon profesional, dengan ketentuan, bahwa setiap Pejabat dapat diputus hubungan kerjanya oleh Direktur Eksekutif.
7. MCC will not have any direct or indirect liability under such agreements or arrangements as referred to in number 6.
7. MCC secara langsung ataupun tidak langsung tidak akan bertanggung jawab terhadap perjanjian atau pengaturan sebagaimana dimaksud pada angka 6.
35
8. The appointment and dismissal of each Officer (and the terms of their respective professional service agreements) will be subject to the prior approval of MCC.
8. Pengangkatan dan pemecatan setiap Pejabat serta ketentuan dalam setiap perjanjian jasa profesional (professional service agreement), harus terlebih dahulu memperoleh persetujuan MCC.
9. The Executive Director, Officers and staff of the Program Implementation Unit may be nationals of Indonesia or of any other country.
9. Direktur Eksekutif, Pejabat dan profesional lainnya dari Unit Pelaksana Program merupakan warga Negara Indonesia atau bukan warga negara Indonesia.
10. They, as referred to in number 9, will not be considered civil servants pursuant to applicable civil servant regulations.
10. Mereka sebagaimana dimaksud pada angka 9, tidak akan dianggap sebagai pegawai negeri sebagaimana dimaksud dalam peraturan perundang-undangan di bidang pegawai negeri sipil.
D. Remuneration D. Remunerasi
1. The salary or other remuneration of each member of the Program Implementation Unit, including its support staff, will have to be in compliance with rules determined by the Board of Trustees.
1. Gaji atau segala bentuk remunerasi lainnya untuk setiap anggota dari Unit Pelaksana Program, termasuk staf pendukungnya, harus sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh MWA.
2. Such salary or other remuneration, as referred to in number 1, will be approved in advance by MCC and comply with the Detailed Financial Plan and the standards provided in the MCC Cost Principles for Government Affiliates Involved in Compact Implementation, which may be found on the MCC Website.
2. Gaji dan segala bentuk remunerasi sebagaimana disebut pada angka 1, harus disetujui terlebih dahulu oleh MCC dan sesuai dengan Detailed Financial Plan dan standar-standar yang dimuat dalam Cost Principles for Government Affiliates Involved in Compact Implementation, yang dapat diperoleh di situs MCC.
E. Executive Director E. Direktur Eksekutif
1. The Executive Director shall be responsible, with respect to any contract MCA-Indonesia enters into for the procurement of goods and/or services, for the preparation, execution and provision of a certification to the PPK stating that the procurement process by which such contract will be awarded was implemented in accordance with the Program Guidelines and sufficient funds are available for procuring such goods and/or services.
1. Direktur Eksekutif bertanggung jawab, terhadap setiap kontrak yang dibuat MCA-Indonesia terkait dengan pengadaan barang dan/atau jasa, untuk persiapan, pelaksanaan dan persyaratan sertifikasi/pernyataan kepada PPK yang menyatakan bahwa proses pengadaan yang akan diakhiri dengan kontrak telah dilaksanakan sesuai dengan Program Guidelines dan telah tersedia dana untuk pengadaan barang dan/atau jasa tersebut.
2. Such certification as referred to in number 1 2. Sertifikasi/pernyataan sebagaimana
36
will be made by the Executive Director in the form provided by the decree of KPA, with the understanding that the PPK shall be entitled to rely on such certification.
dimaksud pada angka1, akan dibuat oleh Direktur Eksekutif sesuai dengan bentuk yang ditentukan dalam keputusan KPA, dengan pengertian bahwa PPK dapat memberikan persetujuannya berdasarkan sertifikasi/pernyataan tersebut.
3. The Executive Director must submit evidence of payment for every program implementation to the PPK.
3. Direktur Eksekutif wajib menyampaikan bukti-bukti pembayaran terhadap setiap pelaksanaan pekerjaan kepada PPK.
CHAPTER V
ROLE OF THE STAKEHOLDERS GROUPS
BAB V
KELOMPOK PEMANGKU KEPENTINGAN
A. Role of The Stakeholders Groups A. Peran Kelompok Pemangku Kepentingan
1. Stakeholders Groups, each in form satisfactory to and approved by MCC, will be created to represent the constituencies of the various Projects.
1. Kelompok Pemangku Kepentingan akan dibentuk dengan persetujuan MCC, untuk mewakili masing-masing konstituen pada tiap-tiap kegiatan.
2. MCA-Indonesia will use the Stakeholders Groups to continue the consultative process throughout Compact implementation.
2. MCA-Indonesia akan memanfaatkan Kelompok Pemangku Kepentingan dalam rangka proses konsultasi selama pelaksanaan Compact.
3. The Stakeholders Groups will be used primarily to inform the various constituent groups about Compact Program implementation and provide advice and input to MCA-Indonesia concerning the Program Compact, with the goal of promoting transparency.
3. Kelompok Pemangku Kepentingan dibentuk dengan tujuan untuk memberi informasi kepada berbagai kelompok konstituen tentang pelaksanaan Program Compact dan untuk memberi nasehat dan masukan kepada MCA-Indonesia terkait dengan Program Compact, dengan tujuan untuk meningkatkan transparansi.
4. In order to achieve such purpose: 4. Untuk mencapai tujuan tersebut maka:
a. the MCA-Indonesia Project Directors will present Program-related matters to the relevant Stakeholders Groups and report back to the Board of Trustees on the advice provided by them, and regular, periodic interaction between MCA-Indonesia and the Stakeholders Groups is anticipated; and
a. Project Directors MCA-Indonesia, akan memberikan berbagai hal yang terkait dengan Program kepada masing-masing Kelompok Pemangku Kepentingan dan melaporkan kembali kepada MWA mengenai nasehat yang telah diberikan, dan menjaga interaksi secara rutin dan periodik antara MCA-Indonesia dan para Kelompok Pemangku Kepentingan; dan
37
b. each Stakeholders Group will: b. Kelompok Pemangku Kepentingan akan:
(1) engage the various constituents and intended beneficiaries of the Program Compact implementation; and
(1) berhubungan dengan berbagai konstituen dan semua pihak sebagai penerima manfaat dari pelaksanaan Program Compact; dan
(2) provide advice, guidance and recommendations to MCA-Indonesia with respect to the implementation of the Program Compact.
(1) memberikan nasehat, bimbingan dan rekomendasi kepada MCA-Indonesia terkait dengan pelaksanaan Program Compact.
5. At the request of the Board of Trustees, a Stakeholders Group will be responsible for reviewing certain reports, agreements and documents, including the Implementation Plan Documents and the M&E Plan, and providing recommendations to the Board of Trustees regarding the implementation of the Program Compact.
5. Atas permintaan MWA, maka Kelompok Pemangku Kepentingan bertanggung jawab untuk menilai berbagai laporan, perjanjian dan dokumen, termasuk Dokumen Rencana Pelaksanaan, dan Rencana Pemantauan dan Evaluasi, dan memberikan berbagai rekomendasi kepada MWA mengenai pelaksanaan Program Compact.
6. The Board of Trustees will exercise discretion in choosing which documents, agreements and reports to disclose to any Stakeholders Group for its review.
6. Dengan kewenangannya, MWA akan memilih dokumen, perjanjian dan laporan yang akan disampaikan kepada Kelompok Pemangku Kepentingan untuk dinilai.
7. The Board of Trustees may choose the appropriate treatment of such information and documents by the members of the Stakeholders Group, which will generally include all documents, agreements and reports except for those which may impede execution of the Program Compact or violate confidentiality.
7. MWA dapat menentukan perlakuan khusus terhadap dokumen yang akan dinilai yang pada umumnya mencakup semua dokumen, perjanjian, dan laporan, yang dikecualikan bagi Kelompok Pemangku Kepentingan yang telah menghambat pelaksanaan Program Compact atau yang telah melanggar aturan kerahasiaan.
8. Members of the Stakeholders Groups will regularly have the opportunity to present their views and recommendations to the Program Implementation Unit and the Board of Trustees.
8. Para anggota Kelompok Pemangku Kepentingan mempunyai kesempatan untuk menyampaikan seluruh pandangannya dan rekomendasinya kepada Unit Pelaksana Program dan kepada MWA.
9. Members of the Stakeholders Groups will be accessible to the beneficiaries they represent in order to receive their comments or suggestions regarding the Program Compact.
9. Para anggota Kelompok Pemangku Kepentingan dapat dimanfaatkan oleh para pihak yang mereka wakili untuk memberikan tanggapan atau saran mereka tentang Program Compact.
10. The Program Implementation Unit may develop an operational manual governing the
10. Unit Pelaksana Program dapat menyusun pedoman pengoperasian yang mengatur
38
size, composition, and manner of selection of the Stakeholder Group(s) members.
mengenai ukuran, komposisi dan cara seleksi anggota Kelompok Pemangku Kepentingan.
11. The Program Implementation Unit will take into consideration appropriate gender representation and special interests and expertise relevant to the implementation of the Program Compact when determing the composition of the Stakeholder Group(s).
11. Unit Pelaksana Program akan mempertimbangkan rasio yang wajar atas perwakilan gender dan kepentingan khusus dan keahlian sehubungan dengan pelaksanaan Program Compact ketika menentukan komposisi Kelompok Pemangku Kepentingan.
12. Members of the Stakeholder Group(s) shall be selected and vacancies filled in accordance with the manner and criteria set forth in the operational manual prepared by the Program Implementaion Unit.
12. Anggota Kelompok Pemangku Kepentingan akan diseleksi dan kekosongan jabatan akan diisi sesuai dengan cara dan kriteria dalam pedoman operasional yang disusun oleh Unit Pelaksana Program.
13. The operational manual will also govern the meeting process of such groups.
13. Pedoman juga akan mengatur mengenai proses pertemuan kelompok-kelompok tersebut.
14. The Board of Trustees and MCC will approve the operational manual prepared by the Program Implementaion Unit.
14. MWA dan MCC menyetujui Pedoman yang disusun oleh Unit Pelaksana Program.
15. Such manual may be updated as necessary upon consultation with the Stakeholder Group(s), to ensure, among other things, a cross-section that is representative of the intended beneficiaries.
15. Pedoman sebagaimana dimaksud di atas dapat diperbarui sebagaimana diperlukan setelah konsultasi dengan Kelompok Pemangku Kepentingan, untuk memastikan, antara lain, suatu cross-section yang mewakili kehendak para penerima manfaat.
B. Compensation B. Kompensasi
1. Members of the Stakeholders Group will not be entitled to receive remuneration in connection with the performance of their duties as members.
1. Para anggota Kelompok Pemangku Kepentingan tidak berhak untuk menerima remunerasi sehubungan dengan pelaksanaan tugas-tugasnya sebagai anggota.
2. Members of the Stakeholders Group may be entitled to reimbursement for reasonable expenditures arising from their attendance at Stakeholder Group meetings as budgeted for and approved by the the Board of Trustees, with the prior approval of MCC.
2. Para anggota Kelompok Pemangku Kepentingan berhak mendapat penggantian untuk berbagai pengeluaran wajar yang timbul dari kehadiran mereka dalam pertemuan yang telah dianggarkan dan disetujui oleh MWA, setelah terlebih dahulu mendapat persetujuan dari MCC.
39
CHAPTER VI
KPA SUPPORTING UNIT
BAB VI
UNIT PENDUKUNG KPA
1. Role of the KPA Supporting Unit 1. Peran Unit Pendukung KPA
The KPA Supporting Unit will have the principal responsibility for management of the Pure Rupiah Fund relating to the tax relief mechanisms and the operating expenses of the KPA Supporting Unit in accordance with the terms and procedures set forth in the PMK Number 124/PMK.05/2012 regarding the Mechanism for the Millennium Challenge Corporation Grant Management.
Unit Pendukung KPA berkewajiban untuk mengelola Dana Rupiah Murni yang terkait dengan mekanisme penggantian pajak dan biaya operasi Unit Pendukung KPA sebagaimana diatur dalam PMK Nomor 124/PMK.05/2012 tentang Mekanisme Pengelolaan Hibah Millennium Challenge Corporation.
2. The KPA Supporting Unit shall consist of: 2. Unit Pendukung KPA terdiri atas:
a. the KPA Supporting Unit Coordinator; a. Koordinator Unit Pendukung KPA;
b. the PPK; b. PPK;
c. the PPSPM; and c. PPSPM; dan
d. the Treasurer; d. Bendahara;
3. The members of the KPA Supporting Unit shall have no approval rights, other than as set forth in the Minister of Finance Regulation No. 124/PMK.05/2012 and the State Minister of National Development Planning/Head of National Development Planning Agency Regulation Number 2 of 2012, as amended by Minister of National Development Planning/Head of National Development Planning Agency Regulation Number 5 of 2012.
3. Para anggota Unit Pendukung KPA tidak mempunyai hak untuk memberikan persetujuan selain sebagaimana ditentukan dalam Peraturan Menteri Keuangan No. 124/PMK.05/2012 dan Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional No. 2 tahun 2012 sebagaimana diubah dengan Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 5 Tahun 2012.
4. The specific duties of the KPA Supporting Unit are set forth in the KPA Decree (the KPA Decree shall be considered a Governing Document), and shall include the preparation, review and submission of:
4. Tugas-tugas khusus dari Unit Pendukung KPA ditetapkan dalam Keputusan KPA (Keputusan KPA diperlakukan sebagai Dokumen Pengaturan), termasuk untuk mempersiapkan, menilai dan menyampaikan:
a. quarterly Program implementation report and financial realization report (laporan realisasi penyerapan) to be submitted to the Ministry of Planning and the Ministry of Finance in accordance with applicable laws and regulations by Program Implementation Unit individuals from the Ministry of Planning and the relevant regional government(s); and
a. laporan pelaksanaan Program dan laporan realisasi anggaran triwulanan yang disampaikan kepada Kementerian Perencanaan dan Kementerian Keuangan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku oleh individu dari Unit Pelaksana Program Kementerian Perencanaan dan pemerintah daerah terkait; dan
40
b. an annual progress report on the Program management to be submitted to the Ministry of Planning, the Ministry of Finance and MCC;
b. laporan perkembangan pelaksanaan kinerja setahun mengenai pengelolaan Program yang disampaikan kepada Kementerian Perencanaan, Kementerian Keuangan dan MCC;
5. The KPA Supporting Unit will be managed by a KPA Supporting Unit Coordinator.
5. Unit Pendukung KPA dikelola oleh Koordinator Unit Pendukung KPA.
6. The KPA Supporting Unit Coordinator will be supported by appropriate administrative and/or other personnel as needed.
6. Koordinator Unit Pendukung KPA didukung oleh staf administrasi dan/atau staf lain yang diperlukan.
7. The KPA shall be responsible for performing all of its duties in compliance with the KPA Decree appointing the KPA, including but not limited to those duties provided for in Minister of Finance Regulation No. 124/PMK.05/2012 regarding the Mechanism for the Millennium Challenge Corporation Grant Management.
7. KPA bertanggung jawab atas kinerja dari semua tugas sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan pengangkatan KPA, termasuk dan tidak terbatas pada tugas-tugas dalam Peraturan Menteri Keuangan No. 124/PMK.05/2012 tentang Mekanisme Pengelolaan Hibah Millennium Challenge Corporation.
8. The duties of the KPA Supporting Unit are as follows:
8. Tugas masing-masing Unit Pendukung KPA adalah sebagai berikut:
a. KPA Supporting Unit coordinator a. Koordinator Unit Pendukung KPA
1) assist the KPA in coordinating the implementation of duties of the PPK, PPSPM, Treasurer;
1) membantu KPA mengkoordinasikan pelaksanaan tugas PPK, PPSPM, Bendahara;
2) assist the KPA in arrying out administrative duties; and
2) membantu KPA dalam pelaksanaan tugas-tugas administratif; dan
3) conducting other duties given by the KPA.
3) melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh KPA.
b. PPK b. PPK
1) The PPK shall be authorized to take actions resulting in an APBN expense.
1) PPK berwenang untuk mengambil tindakan yang mengakibatkan pengeluaran dari APBN.
2) In carrying out its authority, PPK shall with respect to the Pure Rupiah Fund, function as follows:
2) Dalam melaksanakan kewenangannya terkait dengan Dana Rupiah Murni, PPK memiliki fungsi sebagai berikut:
a) prepare an implementation plan relating to execution of documents in respect of the procurement of goods or services;
a) mempersiapkan suatu rencana pelaksanaan yang terkait dengan pelaksanaan dokumen-dokumen terkait dengan pengadaan barang/jasa;
41
b) issue appointment letters to providers of goods and services;
b) menerbitkan surat penunjukan kepada penyedia barang dan jasa;
c) sign and implement agreements with the providers of goods and services;
c) menandatangani dan melaksanakan perjanjian dengan penyedia barang/jasa;
d) conduct self-manage activities. In this case, self manage shall mean the procurement of goods/services where the work is planned, implemented and/or supervised by MCA-Indonesia itself as the person responsible for the budget, other government institutions and/or community organizations.
d) Melaksanakan kegiatan secara swakelola. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan swakelola adalah pengadaan barang/jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh MCA-Indonesia sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat.
e) report to the Ministry of Finance on agreements entered into for goods or services;
e) melaporkan perjanjian yang dibuat dengan penyedia barang/jasa kepada Kementerian Keuangan;
f) manage the execution of agreements with providers of goods or services;
f) mengelola pelaksanaan perjanjian-perjanjian dengan penyedia barang/jasa;
g) evaluate and sign letters of evidence on billing rights to the Government;
g) melakukan pemeriksaan dan menandatangani bukti penagihan kepada Pemerintah;
h) prepare and sign payment request letters or other documents equivalent to such payment request letters;
h) mempersiapkan dan menandatangani surat permintaan pembayaran atau surat lain yang setara;
i) coordinate with the Program Implementation Unit to report to the KPA on the implementation and/or completion of execution of agreements relating to procurement of goods or services;
i) berkoordinasi dengan Unit Pelaksana Program untuk melaporkan kepada KPA tentang pelaksanaan dan/atau penyelesaian dari pelaksanaan perjanjian pengadaan barang/jasa;
j) submit results of all procurements of goods or services to the KPA with each report; and
j) menyampaikan laporan hasil dari seluruh pengadaan barang/jasa kepada KPA; dan
k) keep and maintain all documents k) menyimpan dan memelihara
42
and records relating to the implementation of procurement of goods or services.
semua dokumen dan catatan terkait dengan pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
3) The PPK and the Executive Director will co-sign agreements with the providers of goods and services which originate from the MCC Fund.
3) PPK bersama Direktur Eksekutif akan menandatangani semua perjanjian dengan para penyedia barang/jasa yang berasal dari Dana Hibah MCC.
4) The PPK’s signature will be based solely on the certification of the Executive Director provided in the form attached to the KPA Decree. Thereafter, the PPK shall not manage agreements with the providers of goods and services which originate from the MCC Fund.
4) Tanda tangan PPK hanya akan didasarkan atas sertifikasi/pernyataan Direktur Ekskutif sebagaimana format yang dikeluarkan oleh Keputusan KPA. Selanjutnya, PPK tidak akan mengelola perjanjian-perjanjian dengan penyedia barang dan jasa yang berasal dari Dana MCC.
5) The PPK may be assisted by one or more staff members who have expertise in the field of procurement of good or services and financial management.
5) PPK dapat dibantu oleh seorang atau lebih anggota staf yang mempunyai keahlian dalam bidang pengadaan barang/jasa dan bidang pengelolaan keuangan.
6) The KPA is obliged to delegate certain of the duties and authorities of the PPK to the Program Implementation Unit.
6) KPA wajib mendelegasikan tugas-tugas dan wewenang tertentu dari PPK kepada Unit Pelaksana Program.
c. Pejabat Penanda tangan Surat Perintah Membayar (Payment Order Executor Official) (PPSPM)
c. Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM)
1) The PPSPM is authorized, with respect to the Pure Rupiah Fund:
1) Terkait dengan Dana Rupiah Murni, PPSPM berwewenang:
a) to conduct an evaluation of each payment request from the PPK (in respect of expenses of Program Compact activities for which funds are sourced from Pure Rupiah Fund);
a) melakukan evaluasi atas setiap permintaan pembayaran dari PPK terkait dengan pengeluaran atas kegiatan Program Compact yang dananya bersumber dari Dana Rupiah Murni;
b) to issue payment orders (in respect of expenses of Program activities for which funds are sourced from Pure Rupiah Fund); and
b) mengeluarkan perintah pembayaran bagi pengeluaran untuk kegiatan Program Compact yang dananya bersumber dari Dana Rupiah Murni; dan
c) with respect to MCC Funding, the PPSPM is authorized to issue Order Letters of Direct Grant
c) berwenang mengeluarkan surat permintaan pengesahan Hibah Langsung untuk dana Hibah MCC.
43
Ratification.
2) The PPSPM may be assisted by one or more staff members who have expertise in the field of financial management.
2) PPSPM dapat dibantu oleh satu atau lebih staf yang mempunyai keahlian di bidang pengelolaan keuangan
d. Treasurer (Bendahara Pengeluaran) d. Bendahara Pengeluaran
1) The Treasurer shall perform the duties of receiving, keeping, administering, paying/depositing and reporting the funds under its management which funds are sourced from Pure Rupiah Fund.
1) Bendahara Pengeluaran bertugas menerima, memelihara, mengadministrasikan, membayar/menyimpan dan melaporkan dana yang berada di bawah pengelolaannya yang berasal dari Dana Rupiah Murni.
2) The Treasurer may be assisted by one or more staff members who have the expertise in the field of financial management.
2) Bendahara Pengeluaran dapat dibantu oleh satu atau lebih staf yang mempunyai keahlian dalam bidang pengelolaan keuangan
CHAPTER VII
POLICIES OF MCA-INDONESIA
BAB VII
KEBIJAKAN MCA-INDONESIA
A. Conflict of Interest Policy A. Kebijakan Terkait Konflik Kepentingan
1. MCA-Indonesia will develop and maintain a conflict of interest policy.
1. MCA-Indonesia akan mengembangkan kebijakan tentang konflik kepentingan.
2. The conflict of interest policy is designed to ensure that no director, officer, professional, sub-contractor, affiliate, agent, advisor/consultant or representative of MCA-Indonesia will participate in the selection, award or implementation of contract, grant as referred to in Chapter II letter C number 3.f and g, or other benefit or transaction financed in whole or in part (directly or indirectly) by MCC Funding.
2. Kebijakan tentang konflik kepentingan dimaksudkan untuk menjamin bahwa tak seorangpun dari para direktur, pejabat, profesional, sub-kontraktor, badan yang terafiliasi, agen, penasehat/konsultan atau perwakilan MCA-Indonesia akan mengikuti seleksi, memenangkan atau menjalankan kontrak, hibah sebagaimana dimaksud pada Bab II huruf C angka 3.f dan g, atau manfaat lain, atau transaksi yang dibiayai secara keseluruhan atau sebagian baik langsung maupun tidak langsung dari Dana MCC
3. A conflict of interest, as referred to in number 2, shall include:
3. Konflik kepentingan sebagaimana dimaksud pada angka 2, dalam hal:
a. the entity, person, members of the person’s immediate family or his or her business partners, or organizations controlled by or substantially involving such person or entity,
a. badan/entitas, perorangan, anggota keluarga terdekat atau mitra usahanya, atau organisasi dikuasai atau yang secara substansial terlibat dari seseorang atau entitas, memiliki
44
has or have a financial interest; or kepentingan finansial; atau
b. the person is negotiating or has any meeting arrangement concerning prospective professional services unless such person or entity has first disclosed in writing to MCA-Indonesia and MCC the conflict of interest and, following such disclosure, MCA-Indonesia and MCC have agreed in writing to proceed notwithstanding such conflict of interest.
b. orang tersebut sedang bernegosiasi atau merencanakan pertemuan tentang kemungkinan mendapat pekerjaan jasa profesional, kecuali orang atau badan tersebut telah terlebih dahulu menyatakan secara tertulis kepada MCA-Indonesia dan MCC bahwa ada konflik kepentingan, dan setelah pernyataan tersebut, MCA-Indonesia dan MCC sepakat secara tertulis untuk melanjutkannya proses walaupun adanya konflik kepentingan.
4. Family Members as referred to in number 3 letter a, are those who have horizontal and vertical family ties up to the third degree or has an in-law relationship or those who are under their guardianship.
4. Anggota keluarga sebagaimana dimaksud pada angka 3 huruf a, adalah mereka yang memiliki hubungan darah secara horizontal dan vertikal sampai dengan tiga tingkatan atau memiliki hubungan perkawinan atau mereka yang berada di bawah pengampuannya
5. MCA-Indonesia’s directors, officers, professionals, contractors, sub-contractors, affiliates, agents, advisors/consultant and representatives are not allowed (i) involve in the selection, award, and implementation of any contract, grant as referred to in Chapter II letter C number 3.f and g, or transaction financed in whole or in part (directly or indirectly) by MCC Funding and (ii) solicit or accept or offer a third-party or seek or be promised directly or indirectly for itself or for another person or entity any gift, gratuity, favor or benefit, other than items of de minimis value or otherwise consistent with such guidelines that MCC may provide from time to time.
5. Para direktur, pejabat, profesional, kontraktor, sub-kontraktor, afiliasi, agen, penasehat/konsultan dan wakil dari MCA-Indonesia tidak diperkenankan, (i) terlibat dalam seleksi, memenangkan dan melaksanakan kontrak, hibah sebagaimana dimaksud pada Bab II huruf C angka 3.f dan g, atau transaksi manapun yang dibiayai secara keseluruhan atau sebagian, baik langsung atau tidak langsung oleh Dana MCC, dan (ii) melamar, menerima atau menawarkan kepada pihak ketiga, atau mengupayakan, atau menjanjikan secara langsung maupun tidak langsung untuk dirinya sendiri atau untuk orang lain, atau badan, suatu hadiah, gratifikasi, manfaat, kecuali hal-hal dengan nilai de minimus atau yang konsisten dengan pedoman yang dikeluarkan MCC dari waktu ke waktu.
6. MCA-Indonesia undertaking that none of person or entity which involve in selection, award, administration or implementing of contract, grant as referred to in Chapter II letter C number 3.f and g, or other benefits, grants or transaction funded directly or indirectly whole or in part by MCC Fund, will solicit, accept or offer a third party or seek or promise directly or indirectly for itself or for another person or entity any gift, gratuity, favor or benefit, other than items of de minimis value or otherwise consistent with such guidelines that MCC may provide from time to time.
6. MCA-Indonesia akan menjamin bahwa tak seorang atau badan yang terlibat dalam seleksi, memenangkan, administrasi, atau melaksanakan kontrak, hibah sebagaimana dimaksud pada Bab II huruf C angka 3.f dan g, atau manfaat lain, hibah manapun, atau transaksi manapun yang dibiayai secara keseluruhan atau sebagian baik langsung atau tidak langsung dari Dana MCC, akan melamar, menerima atau menawarkan kepada pihak ketiga atau mengupayakan atau dijanjikan secara langsung maupun tidak langsung untuk dirinya sendiri atau untuk orang lain, atau badan, suatu hadiah, gratifikasi, manfaat, kecuali hal-hal dengan nilai de minimus atau yang konsisten
45
dengan pedoman yang dikeluarkan MCC dari waktu ke waktu.
7. None of MCA-Indonesia’s directors, officers, professionals, contractors, sub-contractors, affiliates, agents, advisors/consultant and representatives active in the Program Compact will engage in any activity which is, or gives the appearance of being, a conflict of interest.
7. Tak seorangpun dari para direktur, pejabat, profesional, kontraktor, sub-kontraktor, afiliasi, agen, penasehat/konsultan, dan representasi aktif MCA-Indonesia dalam Program Compact, akan melakukan kegiatan atau menampilkan seakan-akan sebagai suatu konflik kepentingan.
8. Except for the MCC Representative on the Board of Trustees, all Board of Trustees members, Officers, professionals and agents of MCA-Indonesia will assume a duty of undivided loyalty to MCA-Indonesia when making decisions impacting or in respect of MCA-Indonesia.
8. Kecuali untuk Wakil MCC di MWA, semua Anggota MWA, Pejabat, profesional dan agen dari MCA-Indonesia akan menjalankan tugas dengan loyalitas tinggi kepada MCA-Indonesia ketika membuat keputusan yang mempengaruhi atau terkait dengan MCA-Indonesia.
9. The Board of Trustees will formulate and adopt a conflict of interest policy, as approved by MCC, to protect and preserve the integrity of MCA-Indonesia’s internal decision-making process and to prevent the personal interests of persons involved in that process from compromising the performance of their duties to MCA-Indonesia.
9. MWA akan merumuskan dan memberlakukan kebijakan konflik kepentingan, dengan persetujuan MCC, untuk melindungi dan memelihara integritas dari proses pengambilan keputusan internal MCA-Indonesia dan untuk mencegah adanya kepentingan perorangan dari orang-orang yang terlibat dalam proses tersebut, untuk mengkompromikan kinerjanya pada MCA-Indonesia.
10. The policy will address, among other things, the matters discussed in Chapter V, letter A, numbers 1-3 and will require all the Board of Trustees members, Officers, professionals and agents of MCA-Indonesia to disclose potential conflicts of interest prior to deliberating upon or handling a transaction that poses a potential conflict of interest.
10. Kebijakan konflik kepentingan akan mengatur, antara lain, ketentuan sebagaimana dimaksud pada Bab V, huruf A, angka 1-3 dan akan mengharuskan semua Anggota MWA, Pejabat, profesional, anggota Kelompok Pemangku Kepentingan dan agen dari MCA-Indonesia untuk mengungkapkan adanya potensi konflik kepentingan sebelum memutuskan atau menangani suatu transaksi yang berpotensi mengandung konflik kepentingan.
11. Potential conflicts of interest include not only situations in which a person covered directly by the policy is involved, but also decisions in which members of such person’s immediate family or the person’s business partner(s), or entities or organizations controlled by or substantially involving (whether directly or indirectly) such person, has or have an interest.
11. Potensi konflik kepentingan mencakup tidak hanya berbagai situasi di mana seorang yang berhubungan dengan kebijakan tersebut terlibat, tetapi juga berbagai keputusan dimana anggota keluarga, para mitra usaha orang tersebut, badan/organisasi yang dikuasai atau orang yang secara signifikan terlibat dalam badan/organisasi tersebut baik langsung atau tidak langsung, atau dalam mana orang tersebut, nampak/terbukti memiliki kepentingan.
12. If any such person has or acquires any pecuniary interest, direct or indirect, in any matter and is
12. Jika orang tersebut mempunyai atau memperoleh kepentingan keuangan, secara langsung atau tidak
46
present at a meeting of the Board of Trustees or Program Implementation Unit deliberation at which the matter is the subject of consideration, the concerned person will as soon as practicable after the commencement of the meeting, disclose all material facts, and will not take part in the consideration or discussion of the matter or vote on any question with respect to the matter.
langsung, dalam hal apapun dan hadir pada pertemuan MWA atau perundingan Unit Pelaksana Program, ketika hal tersebut merupakan subyek yang menjadi bahan pembahasan, maka yang bersangkutan harus segera setelah dimulainya pertemuan, mengungkapkan semua fakta material, dan tidak akan ikut serta dalam pertimbangan atau pembahasan dari hal tersebut atau memberikan suara pada isu apapun yang terkait dengan subyek bahasan tersebut.
13. Board of Trustees members, Officers, professionals, Stakeholders Groups and agents of MCA-Indonesia will comply with the conflicts of interest policy adopted by the Board of Trustees, and, for Officers and professionals, the policy will be incorporated by reference into the professional service agreements entered into between MCA-Indonesia and each such professional.
13. Para Anggota MWA, Pejabat, profesional, anggota Kelompok Pemangku Kepentingan dan agen MCA-Indonesia harus patuh pada kebijakan konflik kepentingan yang akan ditetapkan oleh MWA, dan untuk para Pejabat dan profesional, kebijakan ini akan dilembagakan dalam perjanjian kerja (professional service agreement) yang dibuat antara MCA-Indonesia dan masing-masing profesional tersebut.
14. The conflicts of interest policy shall apply to members of the Stakeholder Groups if such individuals attend two or more meetings of the same Stakeholder Groups.
14. Kebijakan konflik kepentingan berlaku untuk para anggota dari Kelompok-Kelompok Pemangku Kepentingan jika orang-orang tersebut menghadiri dua atau lebih pertemuan dari Kelompok Pemangku Kepentingan yang sama.
B. Confidentiality Policy. B. Kebijakan Kerahasiaan
1. Subject to the provisions in Chapter V.A letter d, all documents, reports, cost estimates, technical data and information concerning the Program Compact that are not otherwise publicly available will be treated by the Board of Trustees, the Program Implementation Unit and the Stakeholders Groups confidentially in a reasonable and appropriate manner and in accordance with applicable professional standards, provided, however, all such documents, reports, cost estimates, technical data and other information may be provided by MCC to any professionals, contractors, agents, representatives of MCC, any United States inspector general, the United States General Accountability Office, or others designated by MCC.
1. Dengan memperhatikan ketentuan Bab V.A huruf d, semua dokumen, laporan, perkiraan biaya, data teknis dan informasi tentang Program Compact yang tidak dibuka untuk umum akan ditentukan oleh MWA, Unit Pelaksana Program dan Kelompok Pemangku Kepentingan, secara rahasia dengan cara yang layak dan sesuai dengan standar professional yang berlaku, kecuali semua dokumen, laporan, perkiraan biaya, data teknis dan informasi lain tersebut dapat disediakan oleh MCC kepada setiap profesional, kontraktor, agen, wakil dari MCC, inspektur jenderal Amerika Serikat, Kantor Akuntan Publik Amerika Serikat, atau pihak lain yang ditetapkan oleh MCC.
2. The Board of Trustees and the Program Implementation Unit will ensure that only those with a need to know and under similar obligations of confidentiality will have access to any and all documents, reports, cost estimates, technical data
2. MWA dan Unit Pelaksana Program akan memastikan bahwa hanya bagi mereka yang perlu mengetahui dan tunduk pada kewajiban kerahasiaan yang sama, yang mempunyai akses pada setiap dan seluruh dokumen, laporan,
47
and other information provided to such party or otherwise generated in connection with these Implementing Bylaw Regulations and the Program Compact.
perkiraan biaya, data teknis dan informasi lain yang diberikan kepada pihak tersebut atau sebaliknya, dihasilkan dalam hubungannya dengan Pedoman Tata Kelola maupun dengan Program Compact.
3. The Board of Trustees members, Officers and professionals and agents of MCA-Indonesia and members of the Stakeholder Groups will comply with the confidentiality policy in this Chapter V letter A number 8 or that Confidentiality Policy adopted by the Board of Trustees, and, for Officers and professionals, the policy will be incorporated by reference into the professional service agreements entered into between MCA-Indonesia and each such professionals.
3. Anggota MWA, Pejabat dan profesional, agen MCA-Indonesia dan anggota Kelompok Pemangku Kepentingan harus mematuhi kebijakan kerahasiaan yang sebagaimana diatur Bab V huruf A angka 8, atau dalam Kebijakan Kerahasiaan yang diberlakukan MWA, dan para Pejabat dan profesional, kebijakan ini akan dilembagakan sebagai referensi pada semua professional service agreement yang dibuat antara MCA-Indonesia dan masing-masing profesional.
C. Transparency Policy. C. Kebijakan Transparansi
1. Transparency and accountability to MCC and to the beneficiaries of the Program are critical aspects of the Program Compact.
1. Transparansi dan akuntabilitas dari Program Compact merupakan aspek yang sangat penting bagi MCC dan bagi semua penerima manfaat.
2. Transparency is essential for facilitating accountability.
2. Transparansi sangat penting untuk mencapai akuntabilitas.
3. In an effort to achieve these goals, MCA-Indonesia will, among other requirements included in the Compact and the PIA:
3. Dalam upaya untuk mencapai tujuan tersebut dengan memenuhi persyaratan Compact dan PIA, MCA-Indonesia akan:
a. develop and maintain the MCA-Indonesia Website in a timely, accurate and appropriately comprehensive manner;
a. membangun dan mengembangkan situs web MCA-Indonesia secara mutakhir, akurat, dan komprehesif.
b. post on the MCA-Indonesia Website, the important documents of the Program Compact including the Compact, minutes of meetings and other agreements specified in the Compact or PIA or contemplated in the Implementing ByLaw Regulations; and
b. dokumen-dokumen penting dari Program Compact, termasuk Compact, keputusan pertemuan dan perjanjian lain yang disebutkan dalam Compact, PIA atau Pedoman Tata Kelola harus dapat diakses pada situs MCA-Indonesia; dan
c. establish an e-mail suggestion box as well as a means for other written comments that interested persons can use to communicate ideas, suggestions or feedback to MCA-Indonesia.
c. membangun email kotak saran sebagai sarana untuk menyampaikan tanggapan tertulis yang dapat digunakan oleh masyarakat untuk menyampaikan ide-ide, saran-saran atau memberikan masukan kepada MCA-Indonesia.
D. Audit Policy. D. Kebijakan Audit
Audits performed on MCA-Indonesia will be Audit kepada MCA-Indonesia akan dilakukan oleh
48
performed by an independent external auditor appointed by MCA-Indonesia and approved by MCC, and in conformance with the requirements of the Compact and the PIA.
auditor independen eksternal yang diangkat oleh MCA-Indonesia dan disetujui oleh MCC, dan sesuai dengan persyaratan Compact dan PIA.
CHAPTER VIII MISCELLANEOUS
BAB VIII KETENTUAN LAIN-LAIN
1. Amendments to the Implementing Bylaw Regulations
1. Perubahan Pedoman Tata Kelola
a. These Implementing Bylaw Regulations may be altered, amended or repealed at any regular or special meeting of the Board of Trustees by the affirmative vote of at least 75% (seventy-five percent) of the Voting Members present at a meeting at which there is a quorum in accordance with Chapter III letter G number 4.b, provided, however, that any such alteration, amendment or repeal will be subject to MCC approval.
a. Perubahan atau pencabutan Pedoman Tata kelola dapat dilakukan pada pertemuan rutin atau pertemuan khusus MWA melalui pemungutan yang disetujui oleh paling sedikit 75% (tujuhpuluh lima persen) dari jumlah Anggota Pemilik Suara yang hadir pada pertemuan-pertemuan tersebut dengan memenuhi kuorum sebagaimana diatur dalam Bab III huruf G angka 4.b, dengan kondisi, setiap perubahan, penambahan atau pengurangan harus mendapat persetujuan MCC.
b. Prior notice of such actions, as referred to in letter a, must be sent to MCC through the MCC Representative.
b. Pemberitahuan terlebih dahulu tentang tindakan sebagaimana dimaksud pada huruf a, harus dikirim kepada MCC melalui Wakil MCC.
c. The Board of Trustees will not have the power to alter or amend these Implementing Bylaw Regulations in such manner as to create a conflict with the terms of the Compact, the PIA or any Supplemental Agreement.
c. MWA tidak memiliki kekuasaan untuk mengubah atau mencabut Pedoman Tata Kelola ini yang menyebabkan terjadinya pertentangan atau konflik dengan Compact, PIA atau Perjanjian tambahan lainnya.
2. Conflict 2. Ketentuan yang Bertentangan
In the event of conflict between the terms of these Implementing Bylaw Regulations and the Compact, the PIA or any of the Program Guidelines, the provisions of the Compact, the PIA or the Program Guidelines, as the case may be, will prevail.
Dalam hal terjadi pertentangan antara ketentuan dalam Pedoman Tata Kelola ini dengan Compact, PIA atau Pedoman Program (Program Guidelines), maka yang akan berlaku adalah ketentuan-ketentuan Compact, PIA atau Pedoman Program (Program Guidelines).
3. Procurement Goods/ Services and Grants 3. Pengadaan Barang/Jasa dan Hibah
a. The MCC Program Procurement Guidelines include the following requirements, among others:
a. MCC Procurement Guidelines memuat persyaratan, antara lain sebagai berikut:
1) open, fair, and competitive procedures 1) prosedur yang terbuka, adil, dan kompetitif
49
must be used in a transparent manner to solicit, award and administer contracts and to procure goods, works and services;
harus digunakan untuk menawarkan, memberikan dan untuk mengadministrasi kontrak dan untuk pengadaan barang, pekerjaan dan jasa.
2) solicitation for goods, works, and services must be based upon a clear and accurate description of the goods, works and services to be acquired;
2) penawaran untuk memperoleh barang, pekerjaan, dan jasa harus didasarkan atas deskripsi yang jelas dan akurat dari barang, pekerjaan dan jasa yang akan diperoleh.
3) contracts must be awarded only to qualified contractors that have the capability and willingness to perform the contracts in accordance with their terms on a cost effective and timely basis; and
3) kontrak harus diberikan hanya pada kontraktor yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk melaksanakan kontrak tersebut sesuai dengan persyaratan yang paling rendah biayanya dan yang dapat menyerahkan dalam waktu yang tepat, dan
4) no more than a commercially reasonable price, as determined, for example, by a comparison of price quotations and market prices, will be paid to procure goods, works and services.
4) pihak yang akan dibayar untuk pengadaan barang, jasa, pekerjaan dan jasa, tidak lebih dari harga yang wajar, yang ditentukan, misalnya, dengan membandingkan harga yang ditawarkan dengan harga pasar.
b. MCA-Indonesia will ensure that any Grant as referred to in Chapter II letter C number 3.g is selected, implemented and administered pursuant to open, fair, and competitive procedures administered in a transparent manner, consistent with the principles of the MCC Program Procurement Guidelines
b. MCA-Indonesia akan menjamin bahwa hibah sebagaimana dimaksud pada Bab II huruf C angka 3.g diseleksi, dilaksanakan dan diadministrasi berdasarkan prosedur yang terbuka, adil, dan kompetitif, yang diadministrasikan secara transparan, sesuai dengan prinsip-prinsip MCC Procurement Guidelines.
4. Mechanisms and Policies MCC Funding 4. Mekanisme dan Kebijakan Tentang Dana MCC
a. With respect to MCC Funding: a. Mengenai Dana MCC :
1. policies and mechanisms regarding contracts between MCA-Indonesia and third parties are set forth in the MCC Program Procurement Guidelines and the Fiscal Accountability Plan.
1. ketentuan dan mekanisme mengenai kontrak antara MCA-Indonesia dan pihak ketiga ditetapkan di dalam MCC Procurement Guidelines dan dalam Fiscal Accountability Plan.
2. policies and mechanisms regarding financial management and accountability, including the mechanism of the payment of a contract, are set forth in Fiscal Accountability Plan.
2. ketentuan dan mekanisme tentang pengelolaan keuangan dan akuntabilitas, termasuk mekanisme pembayaran kontrak, ditetapkan dalam Fiscal Accountability Plan.
b. With respect to Pure Rupiah Funding: b. Mengenai Dana Rupiah Murni :
Policies and mechanisms regarding contracts between MCA-Indonesia and third parties are
ketentuan dan mekanisme tentang pengelolan keuangan dan akuntabilitas, termasuk
