LATIHAN MENYUSUN SOP DARI TUGAS DAN FUNGSI

PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR IV

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

2014

LANGKAH-LANGKAH: MENGIDENTIFIKASI TUGAS DAN FUNGSI BERDASARKAN

PERATURAN YANG MENJADI DASAR HUKUM MEMILIH SATU TUGAS DAN FUNGSI UTAMA YANG

PALING DIPAHAMI (DIKUASAI) MENGINVENTARISASI OUT PUT (PRODUK) YANG

DIHASILKAN DARI TUGAS DAN FUNGSI MENENTUKAN SATU OUTPUT YANG PALING DIPAHAMI

(DIKUASAI) MENGINVENTARISASI ASPEK DARI OUTPUT (PRODUK) MENENTUKAN ASPEK DARI OUTPUT YANG PALING

DIPAHAMI (DIKUASAI) MENENTUKAN JUDUL SOP BERDASARKAN ASPEK DARI

OUTPUT YANG DIKUASAI TERSEBUT MELAKUKAN PENYUSUNAN SOP BERDASARKAN JUDUL

YANG TELAH DITENTUKAN

MENGIDENTIFIKASI TUGAS & FUNGSI

Identifikasi Tugas & Fungsi satuan kerja dilakukan dengan menelusuri peraturan yang terkait dengan organisasi dan tata kerja instansi yang bersangkutan;

Penelusuran dilakukan mulai dari satuan kerja instansi tertinggi yang merupakan induk satuan kerja yang bersangkutan sampai ditemukan satuan kerja yang dimaksud sesuai nomenklatur resmi satuan kerja tersebut;

MEMILIH TUGAS & FUNGSI YANG DIPAHAMI

Pemilihan tugas & fungsi yang paling dipahami (dikuasai) memudahkan dalam mengumpulkan informasi mengenai tugas & fungsi satuan kerja yang bersangkutan

Pengusaan terhadap tugas & fungsi ini dapat diketahui dari:

1. Posisi penyusun dalam satuan kerja yang bersangkutan;

2. Day to day aktivitas penyusun terkait dengan tugas & fungsi tersebut;

3. Peminatan yang didukung kompetensi penyusun.

MENGINVENTARISASI OUTPUT DARI TUGAS & FUNGSI

Wujud riil dari tugas dan fungsi adalah output yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut;

Pada umumnya pelaksanaan tugas dan fungsi dapat menghasilkan lebih dari satu output;

Output tugas dan fungsi meliputi dua kelompok besar, yaitu: produk (membuat sesuatu yang baru) dan nilai tambah (penambahan nilai terhadap produk yang sudah ada atau penambahan nilai dari tiruan/copy produk)

MENENTUKAN SATU ASPEK YANG PALING DIPAHAMI

Pemilihan output yang paling dipahami (dikuasai) memudahkan dalam merekonstruksi proses pembuatan output yang bersangkutan;

Pengusaan terhadap output ini dapat diketahui dari:

1. Posisi penyusun dalam aktivitas yang bersangkutan;

2. Day to day aktivitas penyusun terkait dengan output tersebut;

3. Penyusun dapat secara mudah menelaah proses yang menghasilkan output tersebut.

MENGIDENTIFIKASI ASPEK OUTPUT YANG DITENTUKAN

Output suatu aktivitas dapat dilihat dari berbagai aspek guna memudahkan dalam memahami proses dihasilkannya output tersebut;

Salah satu aspek yang sering dipergunakan adalah aspek fungsi manajemen/tahapan kegiatan) yang terkait dengan output yang bersangkutan;

Misalnya, memandang aspek output (Renstra) dari penyusunannya, pelaporannya, maupun evaluasinya.

MENENTUKAN ASPEK OUTPUT YANG PALING DIKUASAI

Pemilihan aspek dari output yang paling dipahami (dikuasai) memudahkan penyusun dalam merekonstruksi tahapan kegiatan yang menghasilkan output yang bersangkutan;

Penguasaan terhadap aspek dari output ini dapat diketahui dari:

1. Posisi penyusun dalam aktivitas yang bersangkutan;

2. Day to day aktivitas penyusun terkait dengan kegiatan yang menghasilkan output tersebut;

3. Penyusun dapat secara mudah mengidentifikasi tahapan kegiatan yang menghasilkan output tersebut.

MENENTUKAN JUDUL SOP DARI ASPEK OUTPUT

Aspek dari output memudahkan dalam menentukan judul SOP yang akan disusun;

Penentuan judul SOP dilakukan dengan:

1. Menuliskan nama output yang disertai dengan aspeknya;

2. Penulisan judul SOP (sebaiknya) dimulai dengan kata benda abstrak yang mencerminkan aspek yang disertai kata yang mencerminkan produk;

3. Apabila diperlukan, penambahan keterangan dapat dilakukan untuk memperjelas judul SOP yang bersangkutan.

MELAKUKAN PENYUSUNAN SOP SESUAI JUDUL YANG DITENTUKAN

Dari judul yang telah ditentukan tersebut maka kegiatan penyusunan SOP dapat dimulai;

Cara penyusunan SOP dilakukan dengan:

1. Menentukan batasan cakupan SOP berdasarkan tingkatan struktur organisasi (tingkatan eselonering);

2. Mengindentifikasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam menghasilkan output aktivitas beserta aktornya sesuai judul dari awal hingga akhir beserta data-data lainnya yang diperlukan;

3. Mengisi formulir SOP yang ada baik bagian proses (flowcharts) maupun bagian identitas SOP (cover SOP);

4. Mengecek kembali kesesuaian judul SOP dengan bagian proses dan bagian identitas;

5. Menyusun Dokumen SOP sesuai ketentuan dengan melengkapi unsur-unsur yang dipersyaratkan.

TERIMA KASIH DAN SELAMAT BERLATIH