04 sumber internal(mc leod) revisi per 26092012
Transcript of 04 sumber internal(mc leod) revisi per 26092012
Subsistem Input Internal (McLeod)
Pertemuan 4Oleh: Endang Hariningsih
Chapter OutlineInput data internal
Sumber pengembangan informasi pemasaran
Jenis Sumber data internal Manfaat Sumber data
internal Contoh sistem sumber
data internal: SIA
4-3
Pemasar mendapatkan informasi dari:• Internal data• Marketing intelligence• Marketing research
Pengembangan Informasi Pemasaran
Sumber Data Internal (McLeod) Internal databases adalah pengumpulan data elektronik
tentang konsumen dan informasi pasar yang diperoleh dari sumber data dalam jaringan perusahaan, termasuk akuntansi, pemasaran, customer service, dan departemen penjualan.
Database internal memberikan informasi tentang operasi dan departemen perusahaan sendiri
Jenis sumber data internal:• Data keuangan• Data non-keuangan
Data Keuangan Data keuangan sudah disimpan
dalam database akuntansi (SIA) dalam TPS • Contoh: data gaji, penjualan, piutang
dagang, dll. SIP cukup menggabungkan database
akuntansi ke dalam sistem yang terintegrasi
Data Non Keuangan Data non keuangan dapat diperoleh
melalui riset pemasaran Data riset pemasaran diperoleh dari:
kuesioner, observasi, wawancara.
4-7
Keuntungan• Dapat diakses lebih cepat• Relatif tidak mahal
Kelemahan:• Informasi tidak lengkap• Belum tentu sesuai
dengan pembuatan keputusan
• Ketidaktepatan waktu informasi
• Keterbatasan jumlah informasi
Keuntungan dan Kelemahan Internal Databases
Manfaat Sumber Data Internal
Data untuk Persiapan Laporan Periodik
Data untuk Persiapan Laporan Khusus
Data untuk Model Matematika dan Sistem Pakar
Data untuk Persiapan Laporan Periodik
Contoh laporan pemasaran periodik meliputi laporan penjualan produk
Manajer dapat menggunakan laporan tersebut untuk mengidentifikasi produk yang laku dan tidak laku
Contoh laporan penjualan
PENJUALAN BERDASARKAN PRODUK
UNTUK BULAN JUNI
KODE PRODUK NAMA PRODUK PENJUALAN BULAN INI
129875 Canon IP 2770 4.150.000
087235 Canon MP 258 Print scan copy
6.700.000
118320 Canon scanner Lide 100 5.150.000
250067 HP 2666 3.700.000
228203 HP 2410 Print scan copy 5.600.000
Laporan penjualan dari wiraniaga. Dalam laporan ini menyatukan
management by exception ke dalam laporan. • Membandingkan kinerja aktual dengan
standar• Memberitahukan kepada manajer jika
kinerja menyimpang dari batas yang dapat diterima.
Contoh laporan wiraniaga
LAPORAN PIUTANG BULAN JUNI
KONSUMEN BULAN INI
NO NAMA KUOTA AKTUAL VARIANCE
0120 JHON NELSON 1200 1083 -117
10469 LYINN SHERRY 1000 1162 +162
19261 DARWIN UPHSAN 800 1090 +290
20234 JANIR EVANS 1500 1305 -195
61604 CATHY 2000 2333 +333
Data untuk Persiapan Laporan Khusus
Data digunakan untuk menyiapkan laporan non-rutin
Misal: ikhtiar penjualan produk menurut daerah penjualan, karena akan dipakai untuk evaluasi market share perusahaan
AIS (Accounting Information Systems) SIA (Sistem Informasi Akuntansi)
Adalah sekumpulan perangkat sistem yang berfungsi untuk mencatat transaksi, mengolah data, dan menyajikan informasi akuntansi kepada pihak internal (manajemen perusahaan) dan pihak eksternal (pembeli, pemasok, pemerintah, kreditur, dsb)
SIA melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan yang ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi.
SIA lebih berorientasi pada data daripada pada informasi, data sebagian besar bersifat historis.
Data yang diolah dalam SIA, akan menghasilkan sejumlah informasi
Siklus Akuntansi Apakah ada perbedaan siklus
akutansi manual dengan cara komputerisasi?
Gambar siklus Akuntansi manual
Siklus akuntansi terkomputerisasi
Siklus akuntansi manual dapat dipersingkat
Setelah transaksi dicatat dalam komputer, tidak perlu dilakukan pencatatan lagi
Tidak perlu lagi melakukan pencatatan jurnal, posting buku besar, neraca lajur
Komputer dapat langsung mencetak dalam laporan keuangan
EnvironmentModel SIA
Information
Data
Management
Dataprocessing
software
Transform
AccountingInformationSystem
Database
Outputphysical
resources
Inputphysical
resources
Environment (pemerintah, pemegang saham, pemilik, masyarakat, dll)
Data Processing?Data Processing adalah manipulasi atau
tranformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya.
Data processing dan transaction processing, istilahnya dapat saling menggantikan.
Tugas Data Processing
1. Pengumpulan data• Masing-masing transaksi
terdokumentasikan• Apa yang terjadi• Kapan terjadi• Berapa banyak (volume, value)?
2. Manipulasi data • Classify (use codes)• Sort• Calculate• Summarize
Tugas Data Processing (Lanjutan)
3. Store data • Data disimpan dalam media penyimpanan
skunder Manajemen data: bagian dari SD informasi
mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber data perusahaan akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pemakai
Tugas Data Processing (Lanjutan)
4. Penyiapan dokumen• By an action
Output dihasilkan jika terjadi sesuatu Contoh: tagihan yang disiapkan setiap kali
pesananan langganan diisi• By a time schedule
Output dihasilkan pada suatu saat tertentu Cek gaji yang dihasilkan setiap akhir minggu
atau akhir bulan
Tugas Data Processing (Lanjutan)
Karakteristik SIA Melaksanakan tugas yang diperlukan Standard procedure Detailed data Historical focus Minimal menyediakan problem-
solving information• SIA menghasilkan sebagian output informasi
bagi manajer perusahaan• Laporan akuntansi standar (R/L, neraca)
Contoh SIA: Sistem Distribusi
Users• Manufacturers • Wholesalers • Retailers
Catatan data flows, data stores, dan proses
SIA menggunakan Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan suatu diagram bantu dalam membuat sistem yang menggambarkan sistem yang dirancang secara logika dalam konteks lingkungan
Tingkatan DFD1. Diagram Konteks, menggambarkan sistem
secara garis besar2. Diagram Zero, menggambarkan proses
utama dari sistem dan hubungan antara sumber/tujuan, proses data store dan data flow
3. Diagram Detail, diagram yang menguraikan secara detail masing-masing proses dalam dalam diagram zero
Diagram Konteks Menggambarkan sistem secara garis
besar
Pelanggan
Manajemen
Pemasok
Gudang Bahan baku
Pesanan
Penolakan
Faktur
Pernyataan
Pembayaran
komitmen
Pesanan pembelian
pengiriman
faktur
tagihan
pembayaran
persediaan
Lap. Lain
Neraca
Lap. Laba rugiLaporan Pendapatan
Gambar 1.Contoh Diagram Konteks
Sistem distribusi
Diagram Zero Perusahaan perlu mempelajari
diagram konteks lebih lanjut, maka perlu diagram zero
Dengan mengidentifikasi tiga proses utama:• 1. mengisi pesanan• 2. pengisian kembali persediaan• 3. memelihara buku besar
PelangganPesanan
penolakan
faktur
tagihan
pembayaran
Data buku besar piutang
1.Mengisi
pesanan
Data persediaan
Data hutang
Lap. lain
Lap. anggaran
NeracaLap. Laba rugi
Management
penerimaan
pembeliankomitmen
pesanan 2.Pengisian kembali
persediaanpengiriman
faktur
tagihan
pembayaran
Pemasok
StockGudang
Bahan Baku
Gambar 2. Contoh Diagram Zero
3.Pemeliharaan
Buku Besar
Diagram Detail Merupakan perincian dari masing-
masing proses (proses 1, 2, dan 3)
Pelanggan
1.3Penagihan
1.1Entry
pesanan
1.4Piutang Dagang
1.2Persediaan
Pesanan
penolakan
Pesanan yang diterima
Barang yang dipenuhi
pembelian
Barang yang diterma
Data persediaan
Data Piutang
Pesanan yang ditagih
Per
nya
taan
/tag
ihan
Faktur
Pesanan yang diselesaikanp
emb
ayar
an
3 3 2
2
Gmbr 3.1 Contoh Diagram yang Memenuhi Pesanan Pelanggan
Data pembelian
Commitments
Pemasok
Pembayaran ke pemasok
Pernyataan pemasok
Faktur pemasok
Data buku besar hutang
Gudang bahan baku
Persedian
Kewajiban yang terjadi
2.2Penerimaan
Data pemesanan pembelian dikeluarkanPesananPembelian yang terpenuhi
Shipments
Item yang diteirma
Order pembelian
Pembelian yang diterima
2.1Pembelian
2.3Hutang dagang
Gmbr 3.2 Contoh Diagram dari sistem yang memesan pengisian kembali persediaan (replenisment)
1
3
1
3.1Update/pemeliharaan buku besar
data buku besar piutang
Data buku besar persediaan
data buku besar hutang
Catatan buku besar
Updated catatan buku besar
Buku besarManagement laporan data
3.2Menyiapkan
laporan manajemen
Laporan lain
Laporan angaran
neraca
Laporan laba-rugi Management
Gambar 3.3 Contoh diagram dari sistem yang melakukan proses buku besar
1
1
2
Pemenuhan Pesanan Pelanggan
Order entry• Sales order form
Inventory• Process sales• Process receipts• Feed general ledger
CustomersSales orders Edit rejects
Penolakan edit
pesanan penjualan
Penolakan edit
pesanan penjualan
1.1.1Edit order
data
Rejectedsales order
notices
Edited orders
Fungsi kredit pelaggan
Fungsi kredit pelaggan
Credit data 1.1.2
Computer credit check
1.1.2Computer
credit check
Edited and checked orders
Credit Rejects
Sales ordercredit rejects
Accepted orders
1.1.3 Log inorders
Order data
Completed orders1.1.4Mark filledorders
Date filedOrder log
Gambar 4.1 Diagram Order Entry System
1.2
1.3
BackorderFile/
pesanan yang tertunda
BackorderFile/
pesanan yang tertunda
1.2.1Memeriksa
Saldo persediaan
1.2.1Memeriksa
Saldo persediaan
1.2.2memeriksa
reorderpoint
1.2.2memeriksa
reorderpoint
1.2.3Add
receiveditems
1.2.3Add
receiveditems
1.2.4Sediakan
data buku besar
1.2.4Sediakan
data buku besar
Item records
Backorderrecords Inventory
file
InventoryfileItems
available
Updated item
records
Filled items Purchasing data
Inventoryfile additions
Inventoryrecords
Received items
Data buku besar
persediaan
Gambar 4.2 Diagram Sistem Persediaan1.1
1.3 2
3
2
Acceptedorders
Billing/Penagihan Invoice/faktur
• Note: 1. Customer data 2. Item data
PelangganPelanggan
1.3.1Mendaptkn
Data pelanggan
File pelanggan
1.3.2Menyiapkn
faktur
Jenis barang yang dipenuhi
Data pelanggan
Datafaktur
Pesanan yg ditagihFaktur
Completedorders
Gambar 4.3 Diagram Billing System
1.2
1.1
1.4
Accounts Receivable/Piutang dagang
Empat pemicu piutang dagang• Penjualan hari ini• Pembayaran hari ini• Menyiapkan pernyataan• Menyedikan data buku besar
Pesanan yg ditagih
FilePiutang dagang
FilePiutang dagang
Data buku besar piutang
Cttn piutang Untk dihpuskan
Piutng baru Catatan piutang
1.4.3Menyiapkn
laporan
konsumen
PembayaranOleh pelanggan
File piutang ygTelah dibayar
Catatan piutangYg telah dibayar
Catatan pernyataan
Statements
Gmbar 4.4 Diagram of the Accounts Receivable
System1.4.1Menambh
Piutang baru
1.4.4Menyediakn
Data buku besar
1.4.2Menghpus Piutang yg
terlunasi
3
1.3
Order Replenishment Stock (Pengisian kembali)
Pembelian• Menggunakan teknologi RFID• Setelah dketahui tingkat persediaan yang
kosong, kemudian dilakukan order
Supplier file
Supplier file
File pesanan Pembelian
terbuka
File pesanan Pembelian
terbuka
2.1.1 Memilihsupplier
Data pembelian Past performance data
Inventoryand supplier data
Data pesanan pembelian
2.1.2MendptknKomitmen
Verbal (lisan)
Suppliers2.1.3Menyiapkn
pesanan pembelian
2.1.4MenutupPesanan
pembelian
Commitment
Pesanan pembelian
Data pesanan Pembelian yg dikeluarkan
Kewjibn Yang terjadi
Catatan pesananpembelian
Pesanan pembelian Yg terpenuhi
Purchase recordsto close out
Gambar 5.1 Diagram of the Purchasing System
1
2.2
2.2
2.3
File historisPesanan
pembelian
File historisPesanan
pembelianPesanan pembelian Yang dihapus
Gambar 5.2 Diagram of the Receiving System
SupplierFile barang
Yg dibeli
File barangYg dibeli
2.2.1Memprosespenerimaan
Gudang Bahan baku
2.2.1Notifyother
systems
2.1
2.1
2.3
1
Data barang yang dibeli
Data pesanan pembelian Yang dikeluarkan
Pengapalan
Persediaan
Informasi penerimaan
Barang yg diterima
Pesanan pembelianYg dipenuhi
Pembelian yg diterima
Accounts Payable/Hutang dagang
Perusahaan akan membayar supplier ketika:• 1.Stock sudah diorder (P.O. file copy)• 2.Stock sudah diterima (Received purchases
file)
• 3.Faktur telah diterima dari pemasok
Cattn hutang yg telah dibayar
Paid Supplier
Data
File hutang dagang
File hutang dagang
File Pembelian yg
diterima
File Pembelian yg
diterima
File hutang yg Telah
dibayar
File hutang yg Telah
dibayar
SupplierSupplier
File fakturDan pernyataan
File fakturDan pernyataan
ReceivedPurchases
Kewajiban Yg terjadi
Data hutang baru
Catatanhutang Data buku besar
hutang
DataPenerimaan
Pembayaran ke pemasok
Faktur supplier
Data faktur
Catatn hutang
Yg dihapus
Gambar 5.3 Diagram of the Accounts Payable System
Data pembayaran
Pernyataan pemasok
2.3.4Menyediakn
Data Buku besar
2.3.3Delete paidpayables
2.3.1Menyiapkn
catatan hutang pd pemasok
2.3.2Membayarpemasok
2.1
2.2
3