Value FLAG :

[ N = Data normal/ data awal ]

[ E = Data hasil edit ]

[ O = Data ok ]

[ P = Data Pisah KK ]

[ TD = Data Kedatangan ]

[ TL = Data Kelahiran ]

[ TS = Data Susulan ]

[ TT = Data Tidak Terdata Sebelumnya ]

[ X = Data telah di hapus se keluarga ]

[ XD = Data telah di hapus karena Dobel ]

[ XM = Data Meninggal ]

[ XP = Data Pindah ke luar Desa/Kel ]

[ XT = Data Tidak Dikenal ]

Fasilitas/Modul

1. Edit Data KK,

2. Edit Biodata.

3. Pengurangan/Penghapusan data.

4. Entry/Penambahan Anggota Keluarga

5. Entry/Penambahan KK Baru

6. Pisah KK

7. Replace Nomor KK

8. Replace NIK

Aplikasi Validasi Data Penduduk

PROPOSAL APLIKASI

VALIDASI DATA PENDUDUK

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

1. LATAR BELAKANG

Dalam rangka membangun dan meningkatkan tertib Administrasi Kependudukan (PP 37 tahun

2007 pasal 13, UU No.23 thn 2006), Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipal Kabupaten/Kota

akan melaksanakan sebuah terobosan baru dengan sebuatan Validasi Data Penduduk.

Validasi Data Penduduk merupakan sebuah kegiatan pemutakhiran/coklit (pencocokan dan

penelitian) data kependudukan yang dilaksanakan lansung melibatkan pihak Desa/Kel, RW dan RT

sebagai ujung tombak pelayan Administrasi Kependudukan. Untuk mempermudah keterlibatan

pihak Desa/Kelurahan tersebut maka Dinas Kepndudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota

akan meluncurkan sebuah aplikasi yang disebut Aplikasi Validasi Data Penduduk.

Aplikasi Validasi Data Penduduk adalah sebuah Tools dimana didalamnya tersedia berbagai

fasilitas yang bisa membantu kegiatan pelayanan administrasi kependudukan di tingkat

Desa/Kelurahan, aplikasi ini dilengkapi proses-proses penunjang pelayanan administrasi

kependudukan untuk tingkat Desa/Kelurahan berupa format-format Surat Keterangan yang sering

di minta oleh pendududk setempat, kemudian proses-proses penunjang pelayanan administrasi

kependudukan untuk tingkat Kecamatan berupa laporan perkambangan pendududk mengenai Lahir

Mati Pindah dan Datang (LAMPID) bukan sekedar jumlah, namun diserati dengan data by name by

address mengenai LAMPID tersebut, selain itu proses-proses penunjang pelayanan administrasi

kependudukan untuk Kabupaten/Kota berupa output formulir-formulir pelayanan administrasi

kependudukan, sehingga dengan adanya aplikasi ini petugas Registrasi Kependudukan di tingkat

Desa/Kelurahan dapat meningkatkan pelayanan Administrasi Kependudukan dengan cepat dan

akurat.

Aplikasi Validasi Data Penduduk adalah berisi Database Penduduk per-desa/kelurahan yang

diambil dari Database KEPENDUDUKAN yang diberikan kepada masing-masing Desa/Kelurahan

dalam rangka peningkatan pelayanan administrasi kependuduka yang cepat dan akurat.

2. RUMUSAN MASALAH

A. Ke akuratan Database kependudukan

B. Peningkatan Pelayanan Administrasi Kependudukan di tingkat Desa/Kelurahan

3. BATASAN MASALAH

A. Database kependudukan yang selama ini dijadikan Sumber data oleh berbagai pihak yang salah

satunya adalah dijadikan dasar untuk Daftar Penduduk Potensial Pemilih Pemilu (DP4) oleh

KPU ternyata dianggap tidak akurat. Ketidak akuratan tersebut dikarenakan terdapatnya data

bermasalah, yaitu data yang sudah tidak terpakai lagi masih ada dalam Database

Kependudukan, Salah satu contoh: laporan kependudukan dari tingkat Desa/Kelurahan

mengenai kematian atau pindah hanya berupa jumlah, tidak dilengkapi siapa saja kah yang

mati atau pindah tersebut, jumlah penduduk di desa/kelurahan sudah berkurang sementara di

kabupaten tidak berkurang dikarenakan tidak ada data by name by adres untuk dilakukan

pendeletan, sehingga jumlah penduduk yang dimiliki pihak Desa/Kelurahan tidak sama dengan

Database yang di kelola oleh Kabupaten (Dinas Kependuukan dan Pencatatan Sipil), nah hal

inilah salahsatu yang mengakibatkan terjadinya penggelembungan data kependudukan.

B. Peningkatan Pelayanan Administrasi Kependudukan di tingkat Desa/Kelurahan perlu

dilaksanakan guna terwujudnya pelayanan yang cepat dan akurat, salah satu upaya tersebut

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota akan memberikan sebuah aplikasi

atau program yaitu Aplikasi Validasi Data Penduduk yang akan di operasikan oleh Petugas

Register Kependudukan di tingkat Desa/Kelurahan, dan sudah berisi database kependudukan.

4. TUJUAN

Aplikasi Validasi Data Penduduk bertujuan meningkatkan keakuratan Database Kependudukan

baik di tingkat Desa/Kelurahan maupun tingkat Kabupaten (Dinas Kependuukan dan Pencatatan

Sipil). Selain itu juga untuk meningkatkan kualitas pelayanan Administrasi Kepndudukan terhadap

seluruh masyarakat Kabupaten/Kota yang secara terperinci dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Pelayanan menjadi mudah

Dengan aplikasi ini maka pelayan terhadap masyarakat akan lebih mudah karena sudah berisi

database penduduk tiap Desa/Kelurahan dan disediakan pula berbagai output dengan format

surat keterangan, format formlir permohonan administrasi kependudukan, format rekapan

jumlah kependudukan dan format laporan perkembangan kependudukan, sehingga pekerjaan

pelayanan kependuukan pun akan menjadi mudah.

2. Akurasi data kependudukan

Akurasi data kependudukan yang dilakukan petugar registrar di tingkat Desa/Keluarhan akan

lebih baik karena datadase di mutakhirkan setiap hari melalui pelayana administrasi

kependudukan, selain itu juga dilakukan Validasi/Pemutakhiran/Coklit secara serempak di

tingkat Desa/Keluarhan.

3. Adminstrasi data lebih informatif

Dengan menggunakan aplikasi Validasi ini diharapkan administrasi kependudukan dapat

dilakukan dengan lebih baik dan informatif untuk pihak-pihak yang berkepantingan karena

adanya output berupa laporan-laporan dan rekapan-rekapan mengenai informasi

kependudukan.

4. Laporan perkembangan penduduk yang mudah

Aplikasi validasi ini menyediakan format Laporan perkembangan penduduk yang di ambil dari

transaksi harian mengenai Lahir, Mati, Pindah dan datang yang di akumulasikan dalam tiap

bulannya, sehingga petugas registrar desa tidak perlu menghitung kembali jumlah penduduk

untuk dilaporkan pada bulan tersebut.

5. Meningkatkan kinerja instansi

Penggunaan aplikasi Validasi ini juga diharapkan bisa meningkatkan kinerja instansi karena

proses pengolahan data kependudukan yang dapat dilakukan dengan cepat tentunya akan

mendukung kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh instansi menurut prinsip anggaran basis

kinerja (performance budgeting system).

Value FLAG berikut merupakan kode/tanda mengenai data penduduk dalam aplikasi Validasi

data Penduduk :

1. N = Data normal/ data awal sebelum dilakukan validasi

2. E = Data yang telah di validasi atau data hasil edit

3. O = Data ok, yakin benar dan tidak dilakukan lagi validasi

4. P = Data akan melakukan proses Pisah KK

5. TD = Data hasil penambahan karena Kedatangan

6. TL = Data hasil penambahan karena Kelahiran

7. TS = Data hasil penambahan karena Susulan (Belum masuk Database Validasi tapi sudah masuk Database di

Dinas kependudukan dan pencatatan Sipil dan sudah memiliki KK)

8. TT = Data hasil penambahan karena Tidak Terdata Sebelumnya

9. X = Data telah di hapus se keluarga bersama Header KK nya

10. XD = Data telah di hapus karena Dobel

11. XM = Data telah di hapus karena Meninggal

12. XP = Data telah di hapus karena Pindah ke luar Desa/Kel

13. XT = Data telah di hapus karena Tidak Dikenal

5. MANFAAT

Adapun manfaat dari Aplikasi Validasi Data Penduduk ini untuk membantu meringankan

pekerajaan petugas Registrasi Kependudukan di tingkat Desa/Kelurahan dengan adanya

fasilitas/modul :

1. Edit Data KK, yaitu untuk memperbaiki data header keluarga meliputi Nama Kepala Keluarga,

Alamat, RT dan RW, memvalidasi tentang data KK miskin.

2. Edit Biodata yaitu untuk meperbaiki BIODATA yang SALAH, TIDAK LENGKAP atau yang STATUS

PENDIDIKAN-nya semula SD sekarang sudah SMP, memasukan data keikutsertaan program KB,

medata kepemilikan e-KTP.

3. Pengurangan/Penghapusan data yaitu mengapus data bagi penduduk yang mengalami mutasi,

diantaranya TIDAK ADA/TIDAK DIKENAL, DOBEL DATA, MENINGGAL, PINDAH atau PISAH KK.

4. Entry/Penambahan Anggota Keluarga yaitu penambahan bagi penduduk yang BARU LAHIR,

DATANG atau BELUM DERDAFTAR sebelumnya.

5. Entry/Penambahan KK Baru yaitu Pemasukan data bagi keluarga pendatang maupun belum

memiliki KK

6. Pisah KK yaitu proses membetuk KK baru dari data yang sudah ada tarus melakukan entry data.

7. Replace Nomor KK adalah Merubah no KK yg hasil create apl validasi yg bersifat temporary

menjadi No KK hasil create Apl SIAK ( ketika KK sudah jadi).

8. Replace NIK adalah Merubah NIK hasil create apl validasi yg bersifat temporary menjadi NIK

hasil create Apl SIAK (ketika KK sudah jadi).

Seting Master Wilayah

Seting Master Wilayah dilakukan satu kali pada saat pertama kali kita masuk ke aplikasi, seting

ini mengenai Nama Provinsi, Nama Kabupaten, Nama Kecamatan, Nama Desa/Kelurahan, Alamat

Desa/kelurahan, Nama Pejabat Kecamatan, Nama Pejabat Desa/Kelurahan dan Nama Petugas

register desa.

FITURE aplikasi Validasi Data Penduduk berupa Report/Output diantaranya :

1) Dokumen Data per Keluarga dengan format menyerupai format Kartu Keluarga, bisa di cetak

per keluarga maupun per RT.

2) Rekapitulasi berupa :

a) Rekap jumlah Keluarga dan Penduduk berdasar Jenis Kelmin per RT, RW

b) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Agama per RT, RW

c) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Pendidikan per RT, RW

d) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Kelompok Pekerjaan per RT, RW

e) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Kelompok Usia per RT, RW

f) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Status Perkawinan per RT, RW

g) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Kepemilikan e-KTP per RT, RW

h) Rekap jumlah Jiwa berdasarkan Kepemilikan Akta Kelahiran per RT, RW

i) Rekap jumlah Wajib KTP yang belum memiliki e-KTP per RT, RW

3) Daftar Penduduk berupa :

a) Daftar KK yang baru dimasukan

b) Daftar Anggota Keluarga yang baru dimasukan

c) Daftar Perubahan header KK

d) Daftar Perubahan detail Biodata

e) Daftar Penduduk yang mengalami Mutasi/Penghapusan

(Kematian, Pindah, Dobel, Tidak Dikenal)

f) Daftar Penduduk yang memiliki Buku/Sirat Nikah

g) Daftar Penduduk yang sudah memiliki e-KTP

h) Daftar Penduduk yang memikili Akta Kelahiran

i) Daftar Penduduk Wajib KTP yang belum memiliki e-KTP

4) Laporan Kependudukan yang dilakukan secara terus-menerus setiap bulan :

a) Laporan Kelahiran

b) Laporan Kematian

c) Laporan Pindah

d) Laporan Datang

e) Laporan Penambahan lain

(belum terdata sebelumnya dan susulan/data belum masuk ke database validasi)

f) Laporan Pengurangan Lain

(di hapus karena Dobel data dan dihapus karena data tsb Tidak Dikenal)

g) Laporan Penduduk Bulanan (LAMPID)

5) Formulir-formulir

a) Formulir Permohonan Kartu Keluarga

b) Formulir Permohonan Kartu Tanda Penduduk

c) Formulir Permohonan Akta Kelahiran

d) Formulir Keterangan Kematian

e) Formulir Permohonan Surat Pindah

6) Surat-surat Keterangan

a) Biodata Penduduk WNI

b) Surat Keterangan Domisili

c) Surat Pengantar SKCK

d) Surat Keterangan Belum Menikah

e) Surat Keterangan Ijin Usaha

f) Surat Keterangan Ijin Rame-rame

g) Surat Keterangan Perbedaan Nama

h) Surat Keterangan Waris

i) Surat Keterangan Ijin Orang Tua

j) Surat Jalan Kendaraan

k) Surat Keterangan Tidak Mampu

l) Surat Keterangan Kebakaran

m) Surat Keterangan Kehilangan

n) Surat Keterangan Bangunan

o) Surat Keterangan Penghasilan

p) Surat Keterangan Sedang Proses (KK/KTP/AKTA Kelahiran)

q) Surat Keterangan Sedang Berada Diluar Kota

r) Surat Keterangan Janda/Duda

7) Report lain :

a) Daftar KK Miskin (bantuan apa saja yg diterima)

b) Daftar KK bedasarkan Tahapan Keluarga Sejahtera

c) Daftar Biodata yang mengikuti Program KB

Semua Report/output tersebut bisa disimpan kedalam format PDF untuk dijadikan arsip

berbentuk softcopy.

6. TINJAUAN SISTEM APLIKASI VALIDASI

A. Aplikasi Berbasis Desktop

Aplikasi Validasi Data Penduduk dibanguna dengan teknologi berbasis desktop dengan

database kependudukan sudah terintegrasi didalamnya yang diambil dari database

kependudukan Kabupaten/Kota hasil pelayanan dari aplikasi SIAK. Alasan menggunakan

teknologi desktop adalah sebagai berikut :

1. Installasi software mudah karena hanya menggunakan aplikasi bawaaan dari Microsoft

offices 2007, yaitu Microsoft Access 2007. Sehingga memudahkan untuk bekerja di

computer kantor atau di copy ke computer rumah/laptop, cukup dengan mengkopy satu

folder yaitu C:/VALIDASI.

2. Mengoperasikannya mudah karena tidak harus menjalankan aplikasi pendukung yang

lain.

3. Tidak memerlukan sfesifikasi hardware/computer yang tinggi, cukup dengan sfek Dual

Core dengan memory 1 gb dan kapasitas rang kecil kurang dari 100 mb. Dan bisa

dijalankan di Operating Sistem Windows XP maupun Windows 7.

B. Microsoft Access 2007

Aplikasi Microsoft Acces merupakan bawaan Microsoft Offices 2007 adalah sebuah aplikasi

yang mudah didapatkan dan banyak digunakan dalam pekrjaan perkantoran saat ini.

Microsoft Access 2007 ini merupakan aplikasi yang dapat membuka Aplikasi Validasi Data

Penduduk dengan nama file : Aplikasi_validasi.accdr.

C. Database

Penggunaaan RDBMS (Relasinship Database Manajemen Sistem) Aplikasi Microsoft Acces

bawaan Microsoft Offices 2007 ini cukup menungkinkan karena penyajian database

didalamnya tidak terlalu banyak karena hanya memuat data penduduk 1 (satu)

Desa/Kelurahan, Datanase disajikan terfisah dafi file Aplikasi_validasi.accdr dengan

menggunakan masih Microsoft access 2007 dengan nama file : database.accdb.

D. SaveAsPdf

Aplikasi SaveAsPdf dibutuhkan pada saat Aplikasi validasi mencetak/membuat sebuah

dokumen kedalam format PDF (create file pdf) untuk dijadikan sebagai arsip di tingkat

Desa/Kelurahan dalam bentuk soft copy, file pdf sebagai report tadi disimpan dalam folder

c:/validasi/pdf.

E. Foxit reader

Aplikasi Foxit reader digunakan untuk membuka/membaca file format PDF yang sudah

creat oleh aplikasi Validasi Data Penduduk tersebut di dalam folder c:/validasi/pdf.

F. Keamanan Aplikai dan Database

Aplikasi dibangun dengan terminology keamanan sebagai berikut :

a. Authentication : adalah proses identifikasi pengguna pada form login pada saat awal

menjalankan aplikasi, identifikasi pengguna mengenai “nama pengguna” dan “kata

sandi” sehingga bisa masuk kedalam aplikasi dan menggunakan aplikasi. Proses

identifikasi ini menggunakan langkah validasi bahwa pengguna sistem merupakan

pengguna yang berhak mengoperasionalkan aplikasi Validasi Data Penduduk.

b. Database Password : adalah sebuah kunci dimana jika file database.accdb

dijalankan/dibuka secara manual bukan melalui aplikasi, sehingga database menjadi

aman karena dibuka melalui prosedur-prosedur dan modul-modul yang di running

melalui aplikasi Validasi Data Penduduk.

7. ALUR PROSES

8. PENUTUP

Dengan Aplikasi Validasi Data Penduduk ini diharapkan terwujudnya keuntungan timbal

balik antara pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota dengan pihak

Desa/Kelurahan, Pihak Dinas merasa terbantu dengan validnya database kependudukan, pihak

desa merasa terbantu dalam hal pelayanan karena memiliki database dan tersedianya fasilitas-

fasilitas seperti diatas tadi.

Dengan adanya keuntungan yang timbale balik ini maka diharapkan kerjasama yang baik

demi terwujudnya pelayanan yang cepat dan data yang akurat.