Tugas Kelompok ke-4 Minggu 8

KM pada PT PLN (Persero)

Dahlan Iskan adalah Direktur Utama PLN yang juga menjabat sebagai Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara sejak 19 Oktober 2011. Selama 6 bulan menjabat sebagai dirut PLN sekaligus menteri BUMN Dahlan Iskan telah berhasil menanggulangi pemadamam bergilir di seluruh Indonesia serta mengatasi kacaunya tegangan listrik di beberapa daerah di Indonesia. Apa yang beliau lakukan?

Dahlan Iskan melakukan perubahan sederhana, ia melakukan rapat setiap hari serta ia tidak menuliskan apapun pada disposisi surat yang masuk ke PLN, apabila disposisi surat biasanya berupa berupa saran, instruksi, harapan, larangan, atau kata basa-basi lainnya, Dahlan Iskan tidak melakukannya. Mengapa Demikian?

Rapat yang dilakukan setiap hari oleh Dahlan Iskan bahkan pernah membuat dirinya sakit. Namun, rapat tersebut tetap dilakukan setiap hari. Rapat tersebut didasarkan pada asumsi bahwa orang-orang atau staff PLN adalah orang-orang yang cerdas, mereka memiiliki ide-ide yang brilian, namun ide-ide tersebut tidak memiliki ‘muara’, maksudnya adalah mereka tidak memiliki wadah yang dapat mempersatukan ide-ide brilian yang dimiliki sehingga tidak dapat memunculkan suatu gagasan yang membawa suatu perubahan. Rapat tersebut dilakukan setiap hari, namun format yang diberlakukan pada rapat tersebut berbeda dari rapat kebanyakan. Dahlan Iskan mengkondisikan rapat menjadi tidak tegang. Dalam rapat yang dilakukan dapat terjadi debat, pemunculan ide, berbagi kue dan saling ejek dengan jenaka. Dahlan Iskan mengusahakan rapat menjadi sebuah katalisator yang menyenangkan.

Knowledge management strategy yang diterapkan oleh Dahlan Iskan adalah Personalization strategy. Personalization strategy adalah strategi menciptakan, mendapatkan dan menggunakan pengetahuan yang terkandung dalam diri masing-masing anggota organisasi, dimana pengetahuan tersebut dapat dibagikan kepada orang lain melalui interaksi langsung antara anggota satu dengan anggota lainnya(Hansen et al, 1999 dalam Armstrong, 2010). Pengetahuan didapatkan dari anggota organisasi lalu anggota organisasi berkumpul dalam suatu rapat, sehingga pengetahuan dapat dibagikan kepada anggota organisasi lainnya. Dalam rapat tersebut, Dahlan Iskan berusaha mengubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge.

Bentuk penerapan knowledge management lainnya yang dilakukan oleh Dahlan Iskan adalah Dahlan Iskan hanya menuliskan nama orang yang harus membaca surat serta membubuhkan paraf pada disposisi surat, hal tersebut dilakukan karena Dahlan Iskan membebaskan pengambilan keputusan kepada anggota organisasi yang memiliki keahlian di bidangnya. Dahlan Iskan memberikan kepercayaan kepada para staffnya, ia beranggapan apabila seseorang diberi kepercayaan maka ia akan bertanggung jawab. Asumsi yang mendasari penerapan tersebut

adalah karyawan PLN umumnya merupakan lulusan terbaik rangking 1-10 dari Universitas terbaik di Indonesia. Terdapat doctor sejumlah 20 orang dan karyawan dengan gelar master sebanyak 600 orang, mungkin saya karyawannya tersebut lebih berpengalaman dari dirinya, maka dari itu sudah selayaknya karyawan-karyawannya tersebut diberikan kebebasan untuk menentukan sendiri hal terbaik apa yang harus dilakukan. System knowledge management yang digunakan adalah decision support system dimana Dahlan Iskan membebaskan karyawannya mengambil keputusan mengenai hal terbaik apa yang harus dilakukan.

Knowledge management tersebut dilakukan oleh Dahlan Iskan tentu untuk dapat mendapatkan serta mengumpulkan keahlian dari para karyawannya sehingga PLN dapat mencapai ketercapainnya saat ini, yaitu telah berhasil menanggulangi pemadamam bergilir di seluruh Indonesia, menyelesaikan IPP (Independent Power Producers) yang terkendala cukup lama serta mengatasi kacaunya tegangan listrik di beberapa daerah di Indonesia, seperti di Aceh, Tangerang dan masih banyak lagi. Tujuan knowledge management tersebut sesuai dengan yang dikatakan Mecklenberg et al (1999) dalam Armstrong (2010) dimana tujuan knowledge management memungkinkan untuk mendapatkan, menerapkan serta menghasilkan nilai dari kreativitas serta keahlian yang dimiliki karyawan.

Portal KMS

Portal Knowledge Management System (KMS) yang beralamat dk http://kmdev/ (intranet) merupakan salah satu wahana untuk mempermudah & mempercepat proses berbagi pengetahuan, keahlian, pengalaman dan kolaborasi antar pegawai menuju pada pegawai yang sadar pengetahuan (knowledge workers). Manfaat portal KMS adalah sebagai berikut:

Mempermudah proses berbagi pengetahuan (Knowledge Sharing) dengan mengunggah (Upload) konten pada Knowledge Repository.

Mempermudah pegawai dalam mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan atau pengetahuan yang menjadi minat/ketertarikannya dengan mencari dan mengunduh (download) dari Knowledge Repository atau dari Wiki yang dapat diperkaya oleh semua pegawai sehingga dapat menjadi semacam kamus bagi pengetahuan yang ada dalam portal KMS.

Mempermudah pencarian pegawai untuk diminta sharing pengalaman, diajak berdiskusi tentang suatu pengetahuan atau kolaborasi beberapa keahlian. Karena pegawai dapat mempublikasikan informasi tentang minat, pengetahuan, keahlian, pengalaman dan tanggungjawabnya di perusahaan dalam halaman My site.

Mempermudah penyampaian pendapat dan pemikiran melalui Mysite Blog Menjalin jejaring dan mendiskusikan suatu topik melalui CoP Online

CARA AKSES Untuk mengakses Portal KMS, pengguna/user harus terdaftar sebagai user Active

Directory (Active Directory adalah layanan direktori untuk menyimpan username dan password pegawai yang digunakan untuk mengakses layanan TI di PLN, contohnya seperti layanan Email Korporat atau untuk mengakses portal intranet) dan komputer harus terkoneksi pada jaringan PLN intranet. Apabila selama ini belum bisa mengakses

layanan email korporat maupun portal intranet PLN maka perlu dikonsultasikan dengan Divisi Sistem Informasi (DIVSIM) Kantor Pusat.

Info browser Portal KMS ini dibangun menggunakan

program Sharepoint dari Microsoft sehingga sehingga untuk mengakses portal tersebut dipersyaratkan menggunakan internet browser IE (Internet Explorer) versi 7 ke atas agar dapat berintegrasi langsung dengan active directory, sehingga memungkinkan Anda dikenali langsung oleh Portal KMS.

Profil Pribadi (MySite) Portal KMS menyediakan fitur personalisasi yang memungkinkan Anda untuk dapat

dikenal oleh pegawai yang lain dalam rangka berkolaborasi untuk saling berbagi pengetahuan. Fitur ini kami namakan my site

Discussion Fitur ini memberikan papan media agar Anda tahu mereka mudah menemukan tempat untuk saling berdiskusi melalui Portal KMS ini. Survey Bila Anda memerlukan pengumpulan data atau pendapat dari kelompok secara cepat, cara yang cepat untuk mencapai ini adalah dengan menggunakan fasilitas survey. Fitur survey yang terdapat di Portal KMS ini memudahkan Anda dalam membuat, mendisitribusikan dan membaca data.Blog Blog merupakan singkatan dari web log adalah bentuk aplikasi web yang menyerupai tulisan-tulisan (yang dimuat sebagai posting) pada sebuah halaman web umum. Tulisan-tulisan ini seringkali dimuat dalam urut terbalik (isi terbaru dahulu baru kemudian diikuti isi yang lebih lama), meskipun tidak selamanya demikian.

Situs web seperti ini biasanya dapat diakses oleh semua pengguna Internet sesuai dengan topik dan tujuan dari si pengguna blog tersebut.

HALAMAN UTAMA 1. Search Fitur Search ini memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen, event serta kontributor yang berada di dalam Portal KMS. Fitur ini juga diintegrasikan dengan Taksonomi pengetahuan sehingga memudahkan Anda dalam mencari pengetahuan yang lebih spesifik berdasarkan kriteria taksonomi.

2. Knowledge Menu knowledge dalam Portal KMS berfungsi sebagai basis data berisi kumpulan pengetahuan dalam bentuk eksplisit, atau yang telah dituangkan ke dalam bentuk berkas digital. Beberapa jenis berkas di dalamnya dapat langsung diakses, baik diunggah (upload) maupun diunduh (download). Menu ini dilengkapi dengan taxonomy engine yang merupakan aplikasi yang memungkinkan dokumen pengetahuan diklasifikasikan sesuai dengan PLN Knowledge Taxonomy.

3. Communities Menu communities ini merupakan implementasi aktifitas Community of Practice ke dalam Portal KMS berbasis web (online). Tata-kelola dan aturan-aturan pada COP Online ini mengacu pada aturan tata-kelola (governance) yang telah ditentukan.

4. Innovation Menu Innovation pada Portal KMS berisi tentang hasil karya inovasi yang telah diikutertakan dalam Lomba Karya Inovasi tingkat nasional dimana konten dari basis data tersebut saat ini disimpan secara digital menggunakan suatu aplikasi yang stand-alone, dimana tidak terhubung dengan jaringan. Menu ini merupakan replika dari basis data yang berasal dari konten Pusat Pendidikan dan Pelatihan.Konten inovasi di-update dan ditaksonomikan oleh Administrator Karya Inovasi PLN Puslitbang.

5. K-Sharing Menu K-Sharing pada Portal KMS berisi pengetahuan hasil pendokumentasian sebuah acara knowledge sharing, baik di tingkat Pusat maupun unit. Adapun acara yang termasuk dalam K-Sharing, misalnya HAPUA, KNIFE, dan sebagainya. Format dokumen yang disajikan di-tag sesuai dengan taksonomi yang berlaku. Proses penyimpanan dan tagging pengetahuan dilakukan oleh panitia acara tersebut dengan dibantu oleh PIC Unit / PIC Pusat.

6. Wiki & FAQ Menu Wiki & FAQ merupakan metode online knowledge sharing yang ringkas, berbentuk kamus pengetahuan PLN. Portal KMS menyediakan fitur WIKI & FAQ yang diterapkan untuk menunjang :

1. Berbagi pengetahuan dan berkolaborasi menggunakan pendekatan Wikipedia 2. Membangun Thesauri Engine, berisikan istilah-istilah yang digunakan pada proses bisnis PLN. Pembangunan konten akan dikelola oleh Subject Matter Experts dari masing-masing topik bahasan atau subjek. 3. Membangun halaman Frequently asked Question (FAQ) untuk topic-topik tertentu.

7. Expert System Menu Expert System ini merupakan external link untuk menayangkan animasi expert system. Saat ini tersedia animasi simulasi Sistem Pembangkit Listrik Tenaga Air.

8. Library Menu Library merupakan menu external link untuk menayangkan halaman web perpustakaan (http://perpustakaan). Selain menyimpan catalog buku-buku hardcopy, web perpustakaan ini juga menyimpan buku-buku elektronik (e-book).

9. Related Menu Related merupakan external link untuk menayangkan halaman-halaman yang terkait dengan pengetahuan.

10. Terkini Pada bagian tab terkini, Portal KMS menampilkan informasi mengenai pengetahuan-pengetahuan terkini yang diunggah oleh user. Informasi yang ditampilkan berupa nama berkas, keterangan, tanggal unggah serta nama kontributor.

11. Subjek Pada bagian tab subjek, Portal KMS menampilkan informasi mengenai jumlah pengetahuan yang dikategorisasikan berdasarkan subyek. Hal ini menjadi ketertarikan Knowledge Management untuk melihat masing-masing Subjek pengetahuan ada beberapa jumlah pengetahuan yang terdapat pada Knowledge Repository.

12. Communities Menu communities pada aplikasi Portal KMS merupakan implementasi aktifitas Community of Practice (CoP) secara online. CoP online secara aturan tata kelola juga mengacu pada aturan tata kelola CoP yang non-online. Dan secara fungsi CoP online dapat menjadi saran untuk melengkapi fasilitas pertukaran pengetahuan yang terjadi pada CoP non-online.

1. CoP Shared Documents CoP Shared Documents merupakan daftar pengetahuan-pengetahuan hasil pembahasan atau kajian suatu CoP yang di share kepada publik. 2. Joint CoP Anda dapat bergabung dengan CoP online yang telah tersedia dengan cara langsung menghubungi champion atau sponsor dari CoP tersebut untuk menjadi anggota.

13. CEO Notes Menu CEO notes menampilkan tulisan terkini dari CEO PLN dan menyimpan arsip tulisan CEO terdahulu.

14. Calendar Menu Calender berisikan tentang kalender kegiatan-kegiatan yang telah diagendakan.

15. Statistik Menu statistik merepresentasikan perhitungan statistik pengetahuan, dan jumlah knowledge-resources yang terdapat pada repository.

16. Contributor Menu contributor merepresentasikan daftar penyumbal artikel-artikel pengetahuan terbanyak secara beruntun.

17. News Highlight Berisi agenda kegiatan perusahaan yang terkait dengan knowledge management.

Sumber:

http://andi-m-r-fpsi09.web.unair.ac.id/artikel_detail-46054-psikologi%20-Peran %20Knowledge%20Management%20ala%20Dahlan%20Iskan%20pada%20Perubahan%20PLN.html

http://www.pln.co.id/uipringsulmapa/files/2012/04/Panduan-Akses-Knowledge-Management- KMDEV.pdf

Berdasarkan kasus diatas jawablah pertanyaan berikut ini:

1. Menurut tim anda, apakah portal KMS pada PT PLN ini merupakan suatu inovasi?

Jelaskan!

2. Menurut tim anda, berdasarkan kasus PLN tersebut, Kapan KM dapat dikatakan sebagai

strategi perusahaan? Jelaskan!

3. Jelaskan bagaimana cara mengukur keberhasilan implementasi KM! Sebutkan tujuan dan

manfaat pengukuran tersebut bagi pihak PT PLN (Persero)!

4. Menurut tim anda, hal-hal apasajakah yang dapat menghambat implementasi KM di PT

PLN (Persero) tersebut?

5. Menurut tim anda, bagaimana knowledge audit dapat dilakukan oleh PT PLN, ketika

mereka sudah menggunakan KMS?