MAKALAH

SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN

Oleh :

Ani Erlinawati (201540002)

Nurchosyiyah Rochmana Achmadi (201540024)

Dwi Julianingsih (201540031)

Jurusan Akuntansi

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi

Bhakti Pembangunan

Jakarta

2018

A. PENDAHULUAN

Latar Belakang Sejak 1990-an, Enterprise Resource Planning System

(ERP System) telah banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan di

seluruh dunia menggantikan sistem informasi yang telah dikembangkan

sebelumnya (Parr and Shanks, 2000; Soffer et al., 2005; Motwani et al., 2005;

Chang dan Vichita, 2002). Menurut Lee (2000), aplikasi ERP merupakan paket

yang mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis yang penting ke dalam satu

sistem informasi melalui sharing database yang terintegrasi. Sistem ERP

dirancang untuk membantu organisasi didalam mengelola sumber daya yang

dimilikinya secara terintegrasi. Davenport dalam Hawking et al. (2004)

menyebutkan terdapat tiga manfaat utama implementasi sistem ERP yaitu

integrasi, optimisasi dan informasi. Integrasi adalah manfaat ketika

perusahaan mampu mengintegrasikan data dan proses secara internal dan

eksternal dengan pelanggan dan supplier. Optimisasi adalah manfaat pada

saat perusahaan mampu menstandarisasi proses bisnis dengan best practice

yang ada, sedangkan informasi adalah kemampuan untuk menyediakan

informasi yang kontekstual untuk mendukung pengambilan keputusan yang

efektif.

B. SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN

Saat ini tren sistem informasi adalah mengimplementasikan sistem

berorientasi perusahaan yang terintregrasi. Sistem ini bukanlah paket peranti

lunak yang didesain secara khusus untuk perusahaan tertentu. Sebaliknya, ini

adalah sistem umum yang menggabungkan berbagai praktik bisnis terbaik

yang digunakan. Perusahaan menggabungkan dan memadukan berbagai

komponen peranti lunak yang sudah dibentuk sebelumnya untuk

membentuk sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise

resource planning – ERP) yang paling dapat memenuhi kebutuhan bisnisnya.

Artinya perusahaan mungkin perlu mengubah cara perusahaan menjalankan

bisnisnya untuk dapat memanfaatkan ERP secara penuh.

Bab ini terdiri atas lima bagian utama dan sebuah lampiran

1. Bagian pertama menggambarkan secara umum berbagai fitur penting dalam

sistem ERP umum dengan membandingkan antara berbagai fungsi dan teknik

penyimpanan data file datar tradisional atau sistem basis data dengan yang

berada dalam ERP.

2. Bagian kedua menjelaskan berbagai konfigurasi ERP yang berhubungan

dengan server, basis data, dan peranti lunak pemeriksanaan.

3. Bagian ketiga menjelaskan tentang penggudangan data. Gudang data adalah

basis data multidimensional atau relasional yang mendukung pemrosesan

analitis on-line (on-line analytical processing – OLAP).

4. Bagian keempat membahas berbagai risiko yang berkaitan dengan

implementasi ERP.

5. Bagian kelima meninjau berbagai masalah pengendalian internal dan audit

yang berhubungan dengan ERP.

6. Lampiran bab meninjau berbagai produk peranti lunak ERP yang terkemuka.

C. DEFINISI ERP (Enterprise Resource Planning)

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari

istilah bahasa Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem

informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang

berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang

berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di

perusahaan bersangkutan (Wikipedia, 2010).

Sistem ERP adalah paket peranti lunak bermodul yang berevolusi dari

sistem perencanaan sumber daya perusahaan tradisional (manufacturing

resource planning – MRP II). Istilah ERP dibuat oleh Gartner Group dan telah

secara luas digunakan dalam beberapa tahun belakangan ini. Tujuan dari ERP

adalah mengintegrasikan berbagai proses utama perusahaan seperti entri

pesanan, produksi, pengadaan dan utang usaha, penggajian, dan sumber

daya manusia. Dalam model tradisional, tiap area fungsional atau

departemen memiliki sistem computer yang dioptimalkan sesuai dengan cara

perusahaan menjalankan bisnis rutinnya. ERP menggabungkan semua hal ii

ke dalam sebuah sistem terintregasi yang mengakses sebuah basis data

untuk memfasilitasi berbagai informasi dan memperbaiki komunikasi di

perusahaan.

D. Model Sistem Infomasi Tradisional: Arsitektur Basis Data

Tertutup

Perkembangan Sistem Informasi meliputi Sistem Informasi

Tradisional yaitu suatu sistem informasi yang dioperasikan dan

dikelola secara semi-manual. SI beroperasi secara lambat sehingga

pengambilan keputusan sering berdasarkan data asumsi/perkiraan.

lalu Sistem Informasi Berbasis Komputer yaitu Penggunaan teknologi

komputer untuk mendukung penciptaan SI sehingga waktu

menghasilkan informasi lebih singkat dengan tingkat keakuratan yang

tinggi, dan mengurangi birokrasi. lalu Sistem Informasi Berbasis

Jaringan Perkantoran yaitu sistem informasi dengan jaringan

komputer perkantoran untuk membuka sejumlah tempat transaksi,

dan laporan dapat diperoleh secara on-line. dan Sistem Informasi

Lintas Platform yaitu sistem informasi dengan teknologi internet yang

dapat menghubungkan komputer di seluruh dunia untuk kegiatan

bisnis, dikenal dengan istilah e-Business.

Suatu sistem informasi pada dasarnya terbentuk melalui suatu

kelompok kegiatan operasi yang tetap, yaitu: Mengumpulkan data,

mengelompokkan data, menghitung, menganalisa dan menyajikan

laporan.

E. SISTEM ERP

Pengiriman tepat waktu ke pelanggan. Aplikasi ini terdiri atas

manajemen persediaan an gudang, serta pengiriman. Kebanyakan

ERP juga meliputi aktivitas pengadaan dalam fungsi logistik

F. APLIKASI INTI ERP

1.      Online transaction processing (OLTP)

Aplikasi yang mendukung kegiatan operasi sehari hari pada bisnis

yang tidak terbatas pada penjualan dan distribusi, perencanaan

bisnis, perencanaan produksi, pengendalian dasar perusahaan dan

logistik.

2.      Online Analitical Processing (OLAP)

Meliputi pendukung keputusan, modeling, pengembalian informasi,

pelaporan atau analisis ad-hoc dan analisis what-if.

G. KONFIGURASI SISTEM ERP1. Konfigurasi Server

Sebagian besar sistem ERP berdasarkan model server klien. Ada dua

bentuk dasar klien server model.

· Two Tier Model

Three Tier Model   

2. Perbandingan Antara OLTP dan OLAP server

Aplikasi OLTP mendukung tugas penting manajemen melalui Queri

sederhana pada operasional database. Sedangkan Aplikasi OLAP

mendukung tugas penting manajemen melalu pemeriksaaan analisis

pada gabungan data yang kompleks yang di dapat dari data warehouse.

3. Konfigurasi Basis Data

Sistem ERP terdiri dari seribu tabel basis data, dimana setiap tabel

diasosiasikan dengan proses bisnis yang sudah diubah bentuknya

kedalam ERP

4. Bolt-on Sofware

Banyak perusahaan telah menemukan bahwa software ERP tidak dapat

menjalankan semua proses dalam perusahaan, kemudian perusahaan

tersebut menggunakan sebuah variasi dari Bolt-on Sofware yang

disediakan pihak ketiga.

H. DATA WAREHOUSING1. Memodel Data untuk Data Warehouse

Dalam merancang model basis data ini perlu dipisahkan normalized

table mana yang harus dikonsolidasikan ke dalam denormalized

tables agar performa dari sistem dapat terjaga.

2. Mengekstrak Data dari Basis Data Operasional

Untuk mengekstraksi data dari basis data, umumnya basis data

tersebut harus tidak beroperasi untuk menghindari ketidak

konsistensinan data.

3. Membersihkan Data yang Diekstrak

Pembersihan data melibatkan perbaikan data sebelum dimasukkan

kedalam warehouse.

4. Mentranformasikan Data Kedalam Model Warehouse

Data warehouse terdiri dari data detil dan data ringkas.

5. Pemuatan Data Kedalam Basis Data dari Data Warehouse

Kesuksesan data warehouse membutuhkan pemisahan pembuatan

dan pemeliharaan antara data warehouse dengan basis data operasi.

6. Keputusan yang Didukung Oleh Data Warehouse

Data warehouse memilik funsi yang sama dengan basis data

tradisional. Pembuatan laporan standar dalam sistem data

warehouse dapat dilakukan secara otomatis.

7. Mendukung Keputusan-Keputusan Rantai Penawaran dari Data

Warehouse

Ada keuntungan dengan membagi data kepada pihak luar seperti

konsumen, pemasok yaitu meningkatkan hubungan dengan pihak

tersebut dan memberikan layanan yang lebih baik.

I. RISIKO YANG BERKAITAN DENGAN IMPLEMENTASI ERP1. Implementasi Big Bang vs Phased-in

Big Bang : Pendekatan untuk mencoba mengalihkan operasi dari

sistem lama ke sistem baru tanpa adanya pengimplementasian.

Phased-in : Pendekatan ini menjadi alternatif favorite dalam

pengimplementasian ERP.

2. Oposisi untuk Mengubah Budaya Bisnis

Perubahan harus dapat didukung oleh budaya organisasi itu sendiri

agar implementasi ERP dapat berhasil.

3. Memilih ERP yang Salah

ERP tidak mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting, jika

salah dibutuhkan perubahan model ERP yang luas.

4. Memilih Konsultan yang Salah

Sukses dari pengimplementasian ini tergantung dari keahlian dan

pengalaman. Karena itu, kebanyakan implementasi ERP melibatkan

perusahaan konsultan.

5. Biaya Tinggi dan Biaya yang Melebihi Anggaran

6. Gangguan Operasi

Sistem ERP dapat mengacaukan operasi perusahaan yang

memasangnya. Hal ini disebabkan sistem ERP terlihat asing

dibandingkan dengan sistem lama sehingga perlu proses

penyesuaian.

J. IMPLIKASI UNTUK PENGENDALIAN INTERNAL DAN

PENGAUDIT1. Otorisasi Transaksi

Control perlu ditanamkan pada sistem untuk memvalidasi transaksi

sebelum diterima dan digunakan modul lain. Tantangan bagi auditor

adalah memverifikasi otorisasi transaksi untuk mendapatkan

pengetahuan yang terperinci atas konfigurasi sistem ERP dan

pengertian yang seksama atas proses bisnis.

2. Pembagian Tugas

Keputusan operasional organisasi berbasis ERP didekatkan dengan

sumber dari kejadiannya proses manual yang memerlukan pemisahan

tugas seringkali dihilangkan dalam lingkungan ERP.

3. Supervisi

Seringkali kegagalan dari implementasi ERP dikarenakan mangement

tidak mengerti dengan baik pengaruhnya terhadap bisnis. Seringkali

setelah ERP berjalan hanya tim implementasi yang mengerti cara

kerjanya. Supervisor seharusnya memiliki waktu untuk mengelola

melalui kemampuan pengawasan yang ditingkatkan serta

meningkatkan tentang control mereka.

4. Catatan Akuntansi

Dalam sistem ini, ada OLTP dapat dengan mudah diproses mejadi

berbagai macam produk akuntansi, resiko yang ada dapat

diminimalkan dengan meningkatkan akurasi entry data.

5. Pengendalian Akses

Security merupakan isu yang penting dalam implementasi ERP.

Tujuannya untuk menyediakan kerahasiaan, kejujuran, dan

ketersediaan informasi yang dibutuhkan.

6. Isu-Isu Pengendalian Internal yang Berhubungan Dengan ERP

Roles.

Selain RBAC adalah mekanisme terbaik untuk memanage

pengendalian akses secara efisien, Proses dibuat dan dimodifikasi dan

menghapus roles dalam isu pengendalian internal dari pelatihan

untuk management dan auditors alike.

7. Rencana Kontijensi

Organisasi harus mempunyai rencana kontijensi yang rinci yang dapat

digunakan sewaktu waktu bila terjadi rencana yang dikembangkan

untuk operasi komputer dan bisnis. Rencan ini perlu dikembangkan

sebelum sistem ERP berjalan.

K. Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara

terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-

to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.

Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar,

dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang

sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan

dengan lebih efisien dan efektif.

Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan

pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat

diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada

dalam perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak

dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur

tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

Pengurangan lead-time

Peningkatan kontrol keuangan

Penurunan inventori

Penurunan tenaga kerja secara total

Peningkatan service level

Peningkatan sales

Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen

Peningkatan market share perusahaan

Pengiriman tepat waktu

Kinerja pemasok yang lebih baik

Peningkatan fleksibilitas

Penggunaan sumber daya yang lebih baik

L. Kerugian dan Kelemahan Enterprise Resource Planning

(ERP)

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain

adalah:

Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan

pengembangannya

Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem

yang baru

Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik

Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan

dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :

Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi

dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan

penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari

personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.

Biaya implementasi ERP yang sangat mahal

Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP

tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah

Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani

dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang

kurang baik mental maupun keahliannya.

M. Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara

Mengatasinya

Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

Manajemen perubahan dan training.

Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang

harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul

seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.

Perencanaan yang buruk.

Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan

ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

Meremehkan keahlian IT.

Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.

Manajemen proyek yang buruk.

Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan

konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang

merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.

Percobaan-percobaan teknologi.

Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan,

menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.

Rendahnya keterlibatan Eksekutif.

Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan

adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian

konflik-konflik.

Meremehkan sumber daya.

Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen

perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan

ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.

Evaluasi software yang tidak mencukupi.

Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software

ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan,

antara lain:

Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola

perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.

Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui

presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan

implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif dalam

menyelesaikan project yang sedang dijalankan.

Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

Merencanakan pembentukkan / pengembangan project harus

dengan perencanaan yang matang.

N. Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.

AXAPTA

Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax

adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai

dari modul manufacturing, supply chain management, financial

management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana software ERP

yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan

dan mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian

sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan.

Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada perusahaan

yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi

perusahaan yang memiliki multi lokasi.

Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul

Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan

pembeli , persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul Project

( manajemen proyek )

ORACLE ERP

Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data

dalam suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat

lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat

ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai

jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih

ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat

ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.

Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian,

pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS,

AP, AR, GL, FA, CM.

SAP

SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di

Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap

dengan modul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi

yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry terutama

manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer

Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain

Management, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan

produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.