library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2DOC/2013-1... · Web viewMenurut Lyons...
Click here to load reader
Transcript of library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2DOC/2013-1... · Web viewMenurut Lyons...
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Pengertian SistemMenurut Satzinger, sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang
saling berhubungan yang bekerja bersama-sama untuk mencapai beberapa tujuan yang
sama (p40, 2010).
Sistem semacam ini memiliki tiga komponen atau fungsi yang berinteraksi:
1. Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang
memasuki sistem untuk diproses.
2. Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output.
3. Output melibatkan pemindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses
transformasi ketujuan akhir.
2.1.2 Pengertian InformasiMenurut Satzinger, informasi adalah data yang dikumpulkan, disimpan dan
diproses untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi orang lain. Tetapi Menurut
Hall ( 2001, p14 ) informasi bukan sekedar fakta yang diproses dalam suatu laporan
formal. Informasi memungkinkan para pemakainya melakukan tindakan yang
menyelesaikan konflik, mengurangi ketidakpastian dan melakukan keputusan.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulakan bahwa informasi merupakan semua
6
fakta berupa data yang diproses sehingga memiliki arti dana nilai guna sehingga dapat
dipakai oleh pengguna atau user sebagai dasar mengambil keputusan.
Sebuah informasi yang baik memiliki karakteristik penting:
• Relevansi
Informasi tersebut berhubungan dengan keputusan yang akan
Diambil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• Akurat
Informasi dapat diandalkan dan disajikan secara tepat.
• Tepat waktu
Informasi harus dapat diterima oleh penerima, tidak boleh
Terlambatkarena informasi yang terlambat menjadi tidak
bernilai.
• Kelengkapan
Informasi harus mampu menyajikan gambaran lengkap dari
suatu permasalahan atau penyelesaian.
Jadi, kesimpulannya bahwa informasi adalah hasil olahan dari beberapa data dari
berbagai sumber, dimana hasil olahan tersebut dapat digunakan untuk tujuan tertentu
seperti analisis masalah dan pengambilan keputusan
7
2.1.3 Pengertian Sistem InformasiMenurut Satzinger, sistem informasi adalah kumpulan dari berbagai komponen
yang saling terkait mulai dari mengumpulkan,mengolah,hingga menyediakan sebuah
output yaitu informasi untuk menyelesaikan tugas bisnis. (p40, 2010)
2.1.4 Pengertian Analisis Sistem InformasiMenurut O’Brien (2006, p349), Sistem Informasi adalah pembelajaran
lebih dalam terhadap kebutuhan informasi end user yang menghasilkan kebutuhan
fungsional yang digunakan sebagai dasar untuk merancang sistem informasi yang
baru.
Langkah – langkahnya antara lain :
Identifikasi masalah
Analisa dan pemahaman masalah
Identifikasi kebutuhan solusi
Identifikasi alternatif pemecahan masalah dan menentukan pilihan
Desain dan implementasi solusi terbaik
Pengevaluasian hasilnya. Jika masalah yang dievaluasi tidak terpecahkan,
kembali ke langkah pertama atau kedua sesuai dengan kebutuhan.
2.1.5 Pengertian ProsesMenurut Jeston (2006 p.10), proses adalah semua hal yang kita lakukan
untuk memberikan seseorang yang peduli dengan apa yang mereka harapkan
untuk diterima.
8
2.1.6 Pengertian Proses BisnisMenurut Brown (1999, p.336), proses bisnis adalah gabungan dari aktifitas
aktifitas yang dilakukan dalam rangka pemenuhan kebutuhan yang ada dalam
bisnis tersebut seperti pemenuhan kebutuhan pelanggan.
2.1.7 Pengertian Flowchart (Diagram Alur)
Menurut Drs. Suarga (2006 : 23) Flowchart adalah “unit simbol dari
gambar yang menunjukkan aliran dari sebuah proses terhadap data.”
Menurut Abdul kadir (2004 : 5) Flowchart adalah “suatu gambar yang
menjelaskan tentang urutan pembacaan data, pemrosesan data, pengambilan
keputusan, dan penyajian hasil pemrosesan data.”
Jadi, bisa disimpulkan bahwa Flowchart adalah gambar atau bagan yang
menjelaskan tentang urutan proses dan hubungan antar masing-masing proses satu
dengan yang lainnya beserta dengan instruksi antar proses, dimana masing-
masing proses digambarkan dalam bentuk simbol. Tujuan dari Flowchart untuk
menyederhanakan proses dan sebagai penghubung Antara User Requirements
dengan Programmer.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Pengertian ReengineeringMenurut Lyons (1998), dijelaskan bahwa Reengineering atau rekayasa ulang
adalah proses pemikiran ulang secara fundamental dan proses mendesain ulang
proses bisnis untuk mencapai suatu perbaikan secara kinerja dan perbaikan
kualitas, layanan dan kecepatan.
9
2.2.2 Pengertian Bussiness Process ReengineeringMenurut Peppard dikemukakan bahwa Business Process Reengineering
adalah sebuah filosopi pengembangan dimana mengarah untuk mencapai langkah-
langkah dalam melakukan pengembangan pada kinerja perusahaan dengan
mendesain ulang proses-proses yang ada di seluruh organisasi. Hal yang sama
dikemukakan oleh Brown (1999, p.336), bahwa Business process Reengineering
adalah desain ulang bisnis secara radikal yang mencoba untuk mencapai
peningkatan dalam proses bisnis dengan mempertanyakan asumsi atau aturan
bisnis yang berhubungan dengan struktur dan prosedur organisasi
Menurut Donald F. Jemella dan Namchul Shin (Vol. 8, No. 4, 2002) yang
berjudul “Business Process Reengineering and Performance Improvement :The
Case of Chase Manhattan Bank” dijelaskan mengenai konsep BPR. “The concept
of BPR is to bring radical change, and fast to business process. To implement
BPR we need three questions/objectives,
1. Why Companies Reengineer
2. What Reengineering is or is not
3. How Reengineering is different from process improvement”
Menurut Majed Al-Mashari dan Mohamed Zairi (vol.5, no.1, 1999), yang
berjudul “BPR Implementation Process : An Analysis of Key Success And Failure
Factors” dijelaskan bahwa faktor yang menentukan kesuksesan
pengimplementasian BPR adalah “Revision of Systems, Communication,
10
Empowerment, People Involvement, Training And Education, Culture of Change,
Risk management, Commitment,And Effective BPR Teams”
Dapat disimpulkan bahwa Business Process reengineering adalah proses
mendesain ulang proses bisnis yang bertujuan untuk melakukan perubahan secara
radikal terhadap proses bisnis dalam suatu perusahaan, dengan melihat faktor –
faktor seperti perubahan sistem, komunikasi, motivasi, keterlibatan SDM,
pelatihan dan pendidikan, perubahan kultur perusahaan, manajemen resiko,
komitmen, dan tim dalam pengimplementasian BPR yang bekerja secara efektif,
dengan mempertimbangkan berapa Cost dan Time yang berubah akibat adanya
BPR.
2.2.3 Pengertian Bussiness Process ManagementMenurut Jeston dan Nelis (2008, p.10) BPM “as a management dicipline
focused on improving corporate perfomance by managing a company’s business
processes.” Yang berarti BPM adalah displin management yang berfokus pada
peningkatan perfoma perusahaan dengan mengatur proses bisnis perusahaan.
10 Tahap BPM :
1. Organization Foundation Phase.
Memberikan dasar-dasar untuk mengerti strategi, visi, tujuan strategis,
bisnis dan pendorong organisasi oleh anggota tim proyek.Strategi harus
dikomunikasikan dan disebarkan ke seluruh stakeholder(terutama
manajemen dan staff) sehingga menjadi budaya organisasi yang solid.
11
Strategi perlu diketahui dan dimengerti oleh tim proyek, untuk
memastikan ruang lingkup proyek dan arah untuk menambah nilai pada
proyek. Pada fase ini output yang diperoleh berupa aspek internal dan
eksternal
organisasi dan dampaknya terhadap lingkungan, visi dan misi, tujuan,
sasaran, struktur organisasi, strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran,
strategi implementasi organisasi, dan strategi pembeda utama.
2. Process Foundation Phase.
Fase ini mendesain proses arsitektur yang diinginkan. Organisasi
menentukan aturan-aturan, prinsip, pedoman, dan model untuk
implementasi BPM lintas organisasi.Proses arsitektur menyediakan dasar
untuk mendisaindan merealisasikan langkah awal proses BPM, dimana
teknologi informasi dan arsitektur bisnis searah dapat dengan strategi
organisasi. Pada fase Process Foundation Phaseakan ditentukan arsitektur
awal proyek, timeline,gambar proses organisasi, daftar proses end-to-end.
3. Technology Foundation Phase.
Fase ini memiliki hasil utama yaitu arsitektur informasi, peralatan dan
teknologi yang dibutuhkan, identifikasi sistem yang
sedangberjalan,canonicaldatadandata sourcedictionary,
portfoliofungsionalitas bisnis awal,penentuan tim proyek teknis yang
dibutuhkan. Ketika unit dan proses bisnis ditentukan kemudian tujuan dari
12
proses disepakati, proyek harus bisa menghasilkankesuksesan semaksimal
mungkin. Arsitektur informasi yang direkomendasikan adalah SOA
(Service Oriented Architecture).
4. BPM Foundation Phase.
Fase ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai proyek,tetapi juga
akan menyelesaikanlangkah-langkah yang diperlukan untuk membuat
proyek menjadi sukses. Langkah-langkah tersebut termasuk menentukan
Stakeholderyang berkepentingan dalam proyek, ekspektasi
stakeholderyang disetujui dan didokumentasikan, process selection matrix,
daftar proses bisnis yang teridentifikasi dan pengukuruan awal, proses
yang diprioritaskan dalam tahap elaborasi, dan manajemen proyek
5. Elaboration Phase.
Merupakan fase kreatif dari proyek dan seringkali merupakan tahap yang
menarik. Tidak hanyamelibatkan anggota tim proyek dan bisnis, tetapi
juga seluruh stakeholderyang relevan – baik internal maupun eksternal.
Beberapa pilihan proses yang baru diajukan, perlu dilakukan simulasi
dengan penghitungan lengkap menggunakan activity based costing,
menentukan capacity planning, dan menentukan kelayakan implementasi,
untuk memilih mana pilihan yang terbaik. Mengumpulkan pengukuran
dasar proses menjadi sangat penting untuk menentukan prosesbaseline
costs.Hal ini perlu dilakukan melihat perbandingan antara masa yang akan
13
datang dengan pengukuran baselineyang ada pada fase improvement.
Langkah penting lainnya adalah analisis penyebab masalah (root cause
analysis) dan mengidentifikasi possible quick wins.
6. Improvement Phase.
Membangun komponen-komponen untuk mendukung implementasi
proses yang baru. Fase ini dimulai ketika proyek pindah dari tahap analisis
menjadi kreatif (muncul ide baru, inovasi).Kita melakukan pengukuran
baselineyang ada di fase ini untuk mengetahui improvementyang ada. Gap
analysisjuga muncul pada tahap ini untuk mengetahui perbandingan antara
proses yang lama dengan proses baru.
7. People and Techonology Development Phase
Merupakan fase kritikal dalam frameworkdan memberikan resiko pada
pengembangan proyek selanjutnya jika tidak ditangani dengan teliti dan
menggunakan standar yang tinggi. Tujuan dari fase ini adalah memastikan
penilaian setiap aktivitas, peran dan penampilan kinerja sesuai dengan
strategi organisasi dan tujuan dari proses melalui Key Performance
Indicator, RASCI model, people core capability gap analysis. Pada
akhirnya, pelaku yang akan membuat fungsi proses menjadi lebih efektif
dan efisien walaupun atomatisasi telah dilakukan. Fase ini tidak
samadengan people management change, karena fase ini membutuhkan
perhatian menyeluruh selama proyek berlangsung dalam segala tahap.
Pengembangan tidak hanya dari sisi teknologi informasi tetapi juga 14
meliputi seluruh pembangunan infrastruktur (gedung, perpindahan PC, dll)
untuk mendukung program people change management dan perubahan
pada dukungan terhadap orang yang menjalankan proses, termasuk juga
untuk menguji softwaredan hardware
8. Deployment Phase.
Semua aspek dari proyek (pengajuan proses baru, pengajuan deskripsi
peran baru, kinerja manajemen dan pengukurannya, dan pelatihan)
dilakukan.Perencanaan implementasi sangatlah krusial seperti juga roll-
backdan perencanaan lanjutan.Banyak organisasi mempercayai bahwa
proyek sudah selesai apabila proyek sudah sukses diimplemen tasikan,
padahal proyek masih harus dimonitor perkembangannya pada tahap
implementasi. Pemilihan cara implementasi akan ditentukan ditahap ini,
apakah dengan cara big-bang, paralel, relayatau kombinasi.
9. Monitor and Benefit RealizationPhase.
Tujuannya adalah memastikan bahwa proyek memperoleh keuntungan
dan dilaksanakan. Fase ini didasarkan oleh realisasi keuntungan dari
proses manajemen, dan laporan keuntungan realisasi. Peran dari tim
proyek, pemilik proyek, sponsor proyek dan bisnis itu sendiri menentukan
keuntungan yang didapatkan
10. Continuous Improvement Phase.
15
Sangat penting bagi tim proyek bekerja menghasilkan proses bisnis yang
terstruktur sehingga kita bisa memastikan bahwa perubahan proses terus
berjalan dan peningkatan terus terjadi. Sejumlah investasi yang dilakukan
untuk pengerjaan proyek perlu terus di-maintaindan ditingkatkan dari
waktu ke waktu. Organisasi harus mengerti bahwa semua proses memiliki
daur hidup, dan perlu ada peningkatan terus menerus setelah target
perbaikan proyek terealisasi. Jika tidak demikian, seiring berjalannya
waktu dan perubahan pada bisnismaka organisasi akan menjalankan
proses dengan gaya sub-optimal. Fase ini adalah tentang perubahan atau
konversi dari proyek ke kegiatan operasional bisnis.
2.2.4Competitive ForceMenurut Hagg et al(2005,p.242) pengertian daya porter adalah sebuah
model yang membantu orang-orang dalam dunia bisnis untuk saling mengerti
hubungan yang atraktif didalam dunia industri, terdiri dari beberapa kekuatan,
yaitu : kekuatan pendatang baru, kekuatan penawaran
pembeli, kekuatan penawaran pemasok, kekuatan produk/jasa pengganti,
persaingan antar kompetitor, dan kekuatan pemerintah.
16
Gambar 2.1Porter’s Competitive Force
2.2.5Value ChainMenurut Michael Porter(Ward dan Peppard (2002,p.244)) value chain
analysis adalah kegiatan menganalisa kumpulan aktivitas yang dilakukan untuk
merancang, memproduksi, memasarkan, mengantarkan dan mendukung produk
atau jasa.
Pendeketan rantai nilai(value chain)dibedakan menjadi dua tipe
aktivitas bisnis(Ward dan Peppard, 2002,p.263):
1.Aktivitas utama(Primary Activities)
Aktivitas-aktivitas utama pada perusahaan yang pada akhirnya
memberikan kepuasan pada pelanggan, Aktivitas-aktivitas tersebut tidak
17
hanya dilakukan dengan baik, tapi juga harus saling berhubungan dengan
efektif jika keseluruhan performa bisnis hendak dioptimalkan. Aktivitas
utama terdiri dari inbound logistic, outbound logistics, sales& marketing
dan services.
2. Aktivitas Pendukung(support Activities)
aktivitas-aktivitas yang melengkapi aktivitas utama dengan berbagai
fungsi, yaitu kelengkapan infrastruktur, manajemen SDM, pengadaan
barang dan pengembangan teknologi. Dengan konsep rantai nilai ini Porter
menjelaskan bahwa setiap mata rantai baik yang utama maupun
pendukung dapat menambah nilai dari produk yang dihasilkan. Nilai
tambah yang 21 dihasilkan oleh aktivitas-aktivitas tersebut merupakan
harga yang akan dibayar konsumen. Jika harga yang dibayar tersebut lebih
besar dari total biaya yang dikeluarkan oleh seluruh aktivitas, maka
perusahaan akan mendapatkan keuntungan atau margin.
18
Gambar 2.2Porter’s Value Chain
2.2.6Organizational Relationship MapMenurut Jeston dan Nelis (2008, p.14) the organizational relationship
map, as shown in figure 14.9, shows the high-level relationships and process
flows between the various divisions or departments within the organization. It will
enable the organization to gain a high-level view of any disconnections in the
flow of processes. this provides an especially useful view of how customer end-
to-end processes can be scattered throughout an organization structure, which can
be a reason for delays and error. Yang dapat terjemahkan sebagai berikut :
Menurut Jeston dan Nelis (2008, p.14.9) Hubungan organisasi peta, seperti yang
ditunjukkan dalam 14,9 tokoh, menunjukkan hubungan tingkat tinggi dan proses
mengalir antara berbagai divisi atau departemen dalam organisasi. Ini akan
mengaktifkan organisasi untuk mendapatkan sebuah pandangan tingkat tinggi
salah satu disconnections dalam aliran proses. Menyediakan sebuah ini terutama
berguna melihat bagaimana proses end-to-end pelanggan dapat tersebar di seluruh
sebuah organisasi struktur, yang dapat menjadi alasan untuk menunda dan
kesalahan.
19
Gambar 2.3Organizational Relationship Map
2.2.7 Activity DiagramMenurutSatzinger(2005, p144), sebuah activity diagram hanyalah sebuah
diagram alur kerja yang menggambarkan berbagai pengguna kegiatan, orang yang
melakukan aktivitas masing-masing, dan aliran sekuensial kegiatan ini.
20
Gambar 2.4Notasi Activity Diagram
2.2.8 Activity Based CostingGarrison dan Noreen (2003:316) mendefinisikan Activity Based
Costing sebagai berikut: “Activity Based Costing is a costing method that
is designed to provide managers cost information for strategic and other
decision that potentially affect capacity and therefore ‘fixed’ costs”, Yang
dapat diterjemahkan sebagai berikut : Menurut Garrison dan Noreen
(2003:316) Activity Based Costing adalah metode perhitungan biaya yang
didesain untuk menghitung biaya yang diperlukan dalam strategi
perusahaan yang berkaitan dengan operasional perusahaan (Biaya Tetap).
Menurut Mulyadi (2003:40)Activity Based Costing adalah sistem
informasi biaya yang berorientasi pada penyediaan informasi lengkap
tentang aktivitas untuk memungkinkan personel perusahaan melakukan
21
pengelolaan terhadap aktivitas. Sistem informasi ini menggunakan
aktivitas sebagai basis serta pengurangan biaya dan penentuan secara
akurat biaya produk atau jasa sebagai tujuan.Sistem informasi ini
diterapkan dalam perusahaan manufaktur, jasa, dan dagang”.
Jadi, bisa disimpulkan bahwa Activity Based Costing adalah suatu
pendekatan terhadap sistem akuntansi yang memfokuskan pada aktivitas
yang dilakukan untuk memproduksi produk, dimana aktivitas tersebut
merupakan titik akumulasi biaya yang mendasar.
2.2.9 Swot Analysis
Stephen Mary dan Robbins Coulter (1999, 229) mendefinisikan
analisis SWOT adalah suatu analisis organisasi dengan menggunakan
kekuatan, kelemahan, kesempatan serta ancaman dari lingkungan.
Menurut Rangkuti, Freddy (2000 : 18), analisis SWOT adalah identifikasi
berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan.
Penjelasan dari masing-masing SWOT , sebagai berikut:
1. Strengths (kekuatan) adalah situasi atau kondisi yang merupakan
kekuatan dari organisasi atau program pada saat ini. Strengths ini bersifat
internal dari organisasi atau sebuah program.
22
2. Weaknesses (Kelemahan) adalah kegiatan-kegiatan organisasi yang
tidak berjalan dengan baik atau sumber daya yang dibutuhkan oleh
organisasi tetapi tidak dimiliki oleh organisasi. Kelemahan itu terkadang
lebih mudah dilihat daripada sebuah kekuatan, namun ada beberapa hal
yang menjadikan kelemahan itu tidak diberikan solusi yang tepat
dikarenakan tidak dimaksimalkan kekuatan yang sudah ada.
3. Opportunity (kesempatan) adalah faktor positif yang muncul dari
lingkungan dan memberikan kesempatan bagi organisasi atau program kita
untuk memanfaatkannya. Opportunity tidak hanya berupa kebijakan atau
peluang dalam hal mendapatkan modal berupa uang, akan tetapi bisa juga
berupa respon masyarakat atau isu yang sedang diangkat.
4. Threat (ancaman) adalah factor negatif dari lingkungan yang
memberikan hambatan bagi berkembangnya atau berjalannya sebuah
organisasi dan program. Ancaman ini adalah hal yang terkadang selalu
terlewat dikarenakan banyak yang ingin mencoba untuk kontroversi
atau out of stream(melawan arus) namun pada kenyataannya organisasi
tersebut lebih banyak layu sebelum berkembang.
2.2.10 RASCI model
RASCI model adalah singkatan dari Responsible, Accountable,
Supportive, Consulted and Informed.
RASCI(RACI atau RASIC) Model adalah matriks untuk seluruh aktivitas 23
atau otorisasi keputusan yang harus diambil dalam suatu organisasi yang
dikaitkan dengan seluruh pihak atau posisi yang terlibat.
PenjelasanRASCI
Responsible: orang yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan
pekerjaan
Accountable: orang yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki
otoritas untuk memutuskan suatu perkara
Supportive : orang yang menyediakan sumber daya atau informasi yang
dibutuhkan dalam rangka membantu sebuah proses atau aktifitas.
Consulted: orang yang diperlukan sarannya dan berkontribusi akan
kegiatan tersebut
Informed: orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau tindakan
Kegunaan RASCI ini untuk organisasi yang kita kelola adalah:
• Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskan kepada karyawan
tertentu atau departemen
• Memastikan bahwa proses tertentu tidak terlalu dominan
• Memastikan bahwa anggota baru dijelaskan tentang peran dan tanggung
jawab
• Menemukan keseimbangan yang tepat antara garis dan tanggung jawab
proyek
• Mendistribusikan kerja antara kelompok untuk mendapatkan efisiensi
kerja yang lebih baik
24
• Terbuka untuk menyelesaikan konflik dan diskusi
• Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam
organisasi
25