ボ ・KEMENTERIAN PENDIDiKAN DAN KEBUDAYAAN

“ UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN I. Jin.Proi Dr.HR.Boenjamin 708 PumЮ kerto 53122 1

Telp.(0281)638795,638337 Facs.(0281)625355 ‐

PERATURANREKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDlRMAN

NomoF:10 TAHUN 2012

丁entang

JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTlFDILINGKUNGAN UNiVERSiTAS JENDERAL SOEDIRMAN PURWOKERTO

MENIMBANG i a bahWa dengan diterbitkannya surat persetttuan 」adWa! Retensi Arsip Universitas Jendera:

Soedirman oleh Kepala Arsip Nasional Republik indonesia dengan suratnya nomor

P」 RA/36/201l tanggai 14 Nopember 201l dan untuk kelancaran pengelolaan arsip substantif

agar berhasil guna dan berdaya guna, perlu ada pedoman 」adwal Penyusutan Arsip dalam

pe!aksanaan penyusutan arsip dilingkungan Universitas」 enderal Soedirman

b bahwa sehubungan dengan huruf a, periu menetapkan Peraturan RektOr tentang 」adwa!

Retensi Arsip Substantif dilingkungan Universitas」enderal Soedirman

MEMPERHATlKAN : Surat Kepaia Arsip NasiOnal indonesia nomor P」 RA/36/201l tangga1 14 Nopember 201l tentang

Persetuluan」 adwal Retensi Arsip

MttNGINGAT ; 1. Undang-undang

2. Peraturan Pemerintah Rl

3. Keputusan Presiden Rl

4. Peraturan Mendiknas

MENETAPKAN

Tembusan :

1. Para Pembantu Rektor2. Para Dekan Fakultas3. Para Ketua Lembaga4. Direktur Program Pascasarjana5. Para Kepala Biro6. Para Kepala UPT7. Para Kabag

Di Lingkungan Universitas Jenderal Soedirman

a No 20 Tahun 2003 tentang Sistem pendidikan Nasional

b No_43丁 ahun 2009 tentang Kearsipan

No 34丁ahun 1 979 tentang Penyusutan Arsip

No_17丁ahun 2010,o No_66 tahun 2010 tentang Pengeloraan

dan Penyelenggaraan Pendidikan

No. 195丁 h 1963 jo Kept. Menteri PTIP No 153 Th 1963

tentang Pendirian Universitas」 enderal Soedirman

b. No. 18tM Tahun 2O'lO tentang pengangkatan Rektor

Universitas Jenderal Soedirman masa Jabatan 2410-2014

No. 25 tahun 2009 tentang organisasi dan Tata Kerja Unsoed

ａ

　

ｂ

MEMUTUSKAN

: PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN TENTANG JADWAL

RETENSI ARSIP SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

Pasal 1

(1) Jadwal retensi arsip substantif digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip

substantif di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman

(2) Jadwal Retensi Arsip, sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum pada Lampiran Peraturan

Rektor iniPasal 2

Peraturan Rektor ini mutai berlaku pada tanggal ditetapkan'

黒 t

ー

Yuwono,Ph.D

LampiranNoTanggalTentang

Peraturan Rektor Unsoedl0 Tahun 20127 }I,ei20l2Jadwal Retensi ArsiP SubstantifIln iversitas Jenderal Soedirman

JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIFUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

PURWOKERT02012

JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIFUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRPIAN

NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN(RETENSD __

KETERANGAN

AKTIF INAKTIF2 3 4 5

A. PENDlDIKAN DAN PENCAJARAN1 Penerimaan Mahasiswa Baru

a. Daya TamPung Mahasiswa 2 tahllIIl 3 tahun NIIusnah,kccuali

rekapitulasi daya

tampung Dinilai

Kembali

b. Administrasi dan seleksi mahasiswa baru I tahun 3 tahun Musnah, kecualipenetapan

penerimaan dan

daftar mahasiswayang diterima

Permanen

- Daftar Calon Mahasiswa

- Tes MasukHasil penilaian test mahasiswa baru

Pengurnuman penemaan mahasiswa baruremqqrk rlaftar mahasiswa vanp di terima

c. Naskah Soal 1 tahun setelahpelaksanaaan

Musnah, kecualiMaster Dinilai

Kembali

d. Orientasi Mahasiswa Baru l tallull 4 tahull Musnah, kecualisertifikat masuk keberkas perorangan

mairasiswa

- SertifikaVpiagam./surat keterangan

- Administrasi penyelenggaraan―LapOran Oriclltasi

e. Berkas Pendaftaranl) Yang diterima I tahun Masuk ke berkas

oeroranqan

2)Yang tidak diteruna i tahun Musnall

f. Data Mahasiswa yang diterima l trahlln 2 tahun Permanen

2 Pendaftaran ulang mahasiswa, meliputi :

a. Registrasi Administrasi, termasukkelengkapanaministrasi,bukti Sumbangan Pembangunan

Pendidikan/SPP

2tahwt 3 tahun Musnah, kecualikasus Dinilai

Kembali

b. Regittasi Akademik

1). Daftar registrasi mahasiswa baru reguler dan

non - reguler (swadana transfer, diplom4paralel), meliputi : KRS / IRS, KHS

Selama ybs

masih terdaftarsebagai

mahasiswa

2 tahm E)inllai Kembali

2). Daftar registrasi mahasiswa lama reguler dan

non-reguler (swadana transfer, diploma,parelel) meliputi : KRS / lRS, KHS

Selama -vbsmasih terdaftar

sebagai

mahasiswa

2 tallull E)inilai Kembali

3). Kalender Akademik (administrasi sampai

dengan penetapan)

2 tahun setelahpenetapan

Musnah, kecuali SKPenetapan Dinilai

kernbali

3 Perkuliahana. Administrasi dan iadwal perkuliahan

i ). Administrasi penyusunan/j adwal/perkuliqlq4 l tallun Musnah

2). Jadwal Kuliah Semester (Gasal, Genap) 2 tahun 3 tahun NIlsnah

b.Da■ ar Kehadiran

1). Mahasiswa 2tahun Musnah

2). Dosen I tahun setelahpenetapan angka

kredit

Musnah

- 3). Laporan Kehadiran dosen dan mahaslqrva 2 talllln 3t激皿n Dinilai Kembali

4). Evaluasi kehadiran l tahun Musnah

_切 ぼ撤■伍hasiswa Peserta Mぬ kdiah Selama ybs

masih Aktif

Kuliah

4 tahun Musnah, kecualipejabat negara dan

tokoh NasionalPermanen

4 Kurikuluma Adminlstrasi Pelraksallaan Kurikulum

丁 覇 孫 而 面 面 面 iah(MPK,MKK,MKB,MPB,MBB)

Selama MasihBerlan

4 tahun Asli SK Penetapan

PerIInanen,hasil cetak

Ⅳlusnah

―Silabus‐GBPP―SAP

b. Bahan aiarlmedia penrbelajalq4'q4lputl---=-_=_-1).Pewusunan ballan ttattahan penunJang

pendidikan _____―――一

2 tahun 2 tahun E〉illilai Kembali

2). Teknik pembuatan alat peraga dan modelnemhelaiaran

2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

3). Pengembangan proses belajar mengajar 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

c. Evaluasi dall Pengembttgan Ku五 kulllln

- Penetapan Kurikulum Baru Selalna lnasib

berlakt

4 tahun Asli SK Pcnctapan

P∝mancn,hasil cetak

Musnah

5. Prosram Studia. Administrasi Penyelenggaraan Program Studi

1). Persetujuan Usuian Sampai Dengan Penetapan

Pembukaan Program Studi BaruSelama masih

berlaku2 tahull Asli SK Penetapan

Permanen,hasil cetak Musnah

)1. Penolakan Usulan Pembukaan Program Studi

Baru

l tahull 2 tallun NIusnah

b. Evaluasi Pelaksanaan Program Studi Baru 2 tahllll 2核流un Musnah. kecualilaporan tahunan

Permanen

6. Evaluasi Mahasiswaa. Uiian kompetensi dasar/terpadu

1)Administrasi Ч ian kOmpetentt dasar(tttapan

lぅ 2,3,4) ____2 tahlln 3 tahun Musnah

2). Nilai Hasil Ujian kompetensi dasar (tahapan I

2,3 ,4)

Selalnaル s

bersallgkutall

masih aktif

ktlliah

3 tahull Dinilaikembali.kecuali

pejabat negara dant<lkoh nasional

Permanen

3). Kuliah Kerja Nyata (KKN) Kegiatan Magang

Mahasiswa (KMM), me liputi administrasipenyelenggaraan kegiatan KKN/KK M sampai

dengan piagam/serti fi kat KKN/KKM

1 tahun setelahkegiatan

dilaksanakan

2 tahun Musnah,kecualipiagamisertifikat

masuk berkasperoranganrnahasiswa

b. Remidi ulian komPetensi dasar

[. Aaministrasi remidi u.jian kompetensi dasar (l2,3,4)

2 tahun 3 tahun Musnah

Zj. Nitai Hasil Ujian remidi kompetensi dasar (1, 2'

3,4)Selama ybs

bersangkutanmasih aktif

kuliah

3 tahun Musnah, kecualiKl{S dan transkripsinilai masuk ke berkas

peroraflganmahasiswa

c. Tugas Akhir(Skripsi, Thes is, Desertasi, Komprehensiq KKL,PPL, magang mahasiswa)

l). Administrasi penlusunan / pelaksanaan tugas

akhir mahasiswa

I tahun setelahujian

dilaksanakan

2 tahun Musnah, kecualilaporan akhir Dinilai

Kembali

2). Nilai Tugas Akhir I tahun setelahujian

dilaksanakan

2tahun Masuk ke berkasperoranganmahasiswa

7. Kelulusan (yudisium)a. Adlnhistasi Kelulusan 1 tahun 1 tahun Musnah

b. Penetapan Kelulusan lt・ahull 3 tahun Asli SK PenetapanPermanen

c. tiazah dantranskriP1 ). Berkas pengusulan pengadaan blanko I tahun setelah

usulan disetuiuiMusnah

2). Salinan pengganti ljazah dan Transkrip I tahun setelahlulus

Selamanyadisimpan di Unit

Kearsipan

Vital

d. Buku induk nomor regestrasi lulusan Selamanyadisimpan di Unit

Pengolah

Vttal

8. Dosena. Pengaiaran

1). Daftar hadir mengajar 1 tahun setelahpenetapan angka

kredit

Musnah

2). Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) 2rahwt 3 tahun Masuk berkasperorangan dosen

3). Laporan rcalisasl pengalaran 2 tahun 3 tahun Dinilai Kcmbali

b. Evaluasi mahasiswa terhadap dosen 2tahutr 3 tahun Dinilai Kembali

c. Pembimbingan dan pengujian mahasiswa 2 tahun 3 tahun Masuk berkasnerorangan dosen

- Dosen pembimbing akademik- Dosen pembimbing tugas akhir- Dosen penguii uiian kompetensi dasar (1,2,3,4)

- Dosen oensuii uiian tugas akhir- Dosen pembimbing asistensi

d. Evalusi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri(EPSBED)

2tahun 3 tahun Permanen

9` Penunians Pendidikana. Administrasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium,

perpustakaan, arsip perguruan tinggi, kebun

oercobaan. studio. benekel)

2 tahun l tahun Musnah

b. Ketentuan pemakaian (laboratorium, perpustakaan,

arsip perguruan tinggi, kebun percobaan, studio,

benekel)

Sampai dengantidak berlaku

2 tahun Dillilai Kembali

AlulnniDinilai Kelnbrali

10。

lrrmni l tahull 2 tanun

b. Organisasi alumni 2 tahun 3 tahun Permanen

2 tahun 3 tahun Dinilai Kcmbalic. Program kegiatan alumni

d. Penelusuran alumni l tahun 2 tahun Musnah

五

一

2 tahun 3 tahtln Dinilai Keinbali

B. PENELITIAN1 Penawaran penelitian 2 tahun I tahun Musnah

2 Perencanaan penelitian,meliputi :

a. Proposal penelitian

t;. f.oposal yang disetujui (tim / satgas penelitian,nrrroram nenelitian surat iiin oenelitian)

2 tahun 3 tahlln Dinilai Kembali

2). PropOSal ditolak l tahun Musnah

Laporan dan evaluasi hasil penelitian 2 tallun 3 tahun Dinilai Kembali,kecuali yang berskala

nasional Permanen

4. Penyebaran hasil penelitian 2 tallu 3 tahun Musnah

Penemuan teknologi terbarukan 2 tahun 3 tahm Pennanen

6. Fomm komtlnikasi pencl■ ian oan pengembangan_ l tahun 2 tahun Musnah

7. Data statistik penelitian 2 tahun 3 tallun Musnah,kecualimaster Permanen

8. S""r,t*r, t,"kakarya, temukarya, workshop hasil

penelitian

2 tahull 3 tallun E)inila:Kelnbali

9. Soasi'dlis"si dan diseminasi hasil penelitian, pengkaiian

dan nensembangan

2 tahull 3 tahun E)inilai Kembali

C. PENGABD1/目Ч KEPADA MASYARAKAT1 Penawaran pengabdian 2 tahun lt計皿n Musnah

うん Perencanaan pengabdian

a.PЮ posal pengめdittylm 2ねhm 3 tahm Dinilal Kcmbali

b. Proposal pengabdian yang ditolak l talllln Musnah

Laporan dan evaluasi hasil pengabdian 2 tahun 3 tahull Dinilai Kembali.kecuali yang berskalanasional Permanen

4. Penyebaran hasil pengabdian 2 tahun 3 tahun Musnah

Forum komunikasi pengabdian l tahuD 2tahtn Musnah

6. Dataゞ atistik pengabdiall 2 tahull 3 tahun Musnah, kecualiMaster Permanen

7. Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasilpengabdian

2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

8. Penvuluhan dan konsultasi 2 tallull 3 tahun Musnah

9. Bantuan sosial 2 tahun 3 tahun Msnah

D。 TATA PAⅣ 10NG PERGURUAN TINGGI1 Maelis Wali Amanah(berka童 an dengallidc atau Fga.san

menvangkut kebiiakan perguruan tinggi ___

5 tahull 3 tahun Permanen

2. Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau gagasan

nren van gkut Dersuflran tineei)5 tahun 3 tallun Permanen

3. Dewan Guru Besar (meliputi administrasi pengangkatan

komisi guru besar sampai dengan pemberhentian

keans.gotaan)

5 tahun 3 tahun Permanen

4. Pembinaan. penilaian, pengembangan Komisi Guru B-gqq1 5 tttun 3 tahun Diniltt Kcmbali

Badan Penjamin Mutu AkademikBerkaitan dengan pengujian dan pengembangan mutu,laporan dan evaluasi

5 tttЩ 3 tahun Permanen

6. Badan Audit lnternalBerkaitan dengan audit intemal, laporan dan evaluasi

5 tahun 3 tahun Dinihi Kembdi

2 tahull Musnah, kecualimaster dataPermanen

E。3 tahm

1 Data J(ademik mallasisWa

‐Data kepakaran―Data prestasi rnahasisヽva

―Data inventori lllahasisヽ va

‐Data nilai akhil・ 7transkrip

―Data mahasis、va asing

―Data lulusan nlahasiswaつ乙 Statistik perguruan tinggi 2tahwt 3 tahu Musnah, kecuali

master Permanen

Inforlnasi akademis

- Profil lembaga- Publikasi dan informasi- Buku pedoman akademik- Buku wisuda- Ruku dies natalis- Orasi ilmiah

2 tahun 3 tahun Musnah, kecualimaster dan naskah

asli orasi ilniahPermanen

4. Bursa keria dan bursa Pendidikan l tahun Musnah

F. KEPlAHASISWAAN1 stams mahasiswa,興 elゃuti:

a. Cuti/selangmahasiswa l tahlln 2 tallun Musnah

b.Putus kulittDrop―Out(DO) 2 tahun 3 tahun Dinilai kcmbali

c. Laporan status mahasiswa l tahm Musnah

2. Dispensasi tidak mengikuti kuliah l tahun Masuk berkasperoranganmahasiswa

Keputusan pemulihan mahasiswa 2 tahun 3 tahun Masuk berkasperoranganmahasiswa

4. Pembinaan/pelatihan mahasi swa

a. ilan Managemell Mahattswa

(LKMn _2 tahun 2 tallun Musnah

b. Birnbinean dan Konseling 2 tahun 2 tahun Musnah

c. Pengembangankewirausahaan 2 tahun 2 tahm Musnah

5. Keseiahteraan dan fasilitas mahasiswa, meliputi :

a. Beasiswa Selama masihmenerimabeasiswa

4 tahun Musnah, kecualipenetapan

penerimaan danperpanjangan

beasiswa masukberkas perorangan

- Ketentuan beasiswa- Tawaran beasiswa- Daftar calon penerima beasiswa- Seleksi calon penerima beasiswa- Penetapan penerima beasiswa- Pemaniangan beasiswa

b. Keringanan SPP

- Penawaran I ketentuan keringanan SPP

- Seleksi calott penerima beasiswa

- Usulan calon penerima keringanan beasiswai*o lrerinoan mshasiswa

2tzhun 2 tahun Musnah

l tahun Musnahc. Dana kasih- Usulan/Permohonan

'fo-.lq iarimo

l tahlln Musnahd. Asumnsi kesehatan- Usulan/permohonan- Tanda terima

". Aa*i"istrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama,

poliklinik, transportasi)

Sampai dengantidak berlaku

Musnah

6. Organisasi Mahasiswa, meliPlrti;

t Administrasi Organisasi Mahasiswa (BEM,

BEMFA, UKMJ, HMJ, DII4I)-2tahm 3 tahun Musnah

b. Proses Pembentukan Pengurus 2tahun 3 tahun Musnah

c. PengangkatanPengurus I tahun setelahpergantianoenqurus

2 tahtln Dinilai Kcmbali

d. Laporan Pelaksanaan Kegiatan 2tahun 3 tahun Dinilai Kembali

7. Himpunan Orangtua Mahasiswa/Ikatan Orang Tua

Mahasiswa (lKOMl)2 tabllrL 2tabtn E)inilai Kembali

8. Kegiatan MahasiswaProposal kreatifi tas mahasiswaKegiatan ilmiah, minat bakat, dan penalaran

Proposal kegiatan mahasiswa yang ditolakLaporan kegiatan

I tahun setelahpemeriksaan

3 tahun Musnah, kecuali yangberprestasi skala

nasional dan

internasional

9. f.omfa fegiatan Kemahasiswaan Lokal I Nasional /lntemasional

l tahun 2tahun E)inulai Keinbali

10. eengembangan Sains, Teknologi, Seni, budaya dan

olah raga

2 tahun 3 tahun Dillilai Kembali

Mahasiswa Berprestasi- Administrasi Pendaftaran dan Seleksi

- Penetapan

l tahun 2 tahua Musnah, kecualipenghargaan masukberkas perorangan

mahasiswa

う４ Mahasiswa Meninggal dunia 2 tahun Masuk berkas

peroranganmahasiswa

Berkas Perorangan Mahasiswa- Kartu mahasiswa- Kartu tanda anggota perpustakaan

- Kartu Rencana Srudi (KRS)- Karlu Hasil Studi (KHS)- Kartu Tanda Registrasi/Administrasi Mahasiswa

(KTRM)- Surat keterangan izinltugas

Selama menladimahasiswa

3 tahun Musnah, kecualitranskrip nilai pejabat

negara dan tokohnasional Permanen

lヽci 2012

鋭⑬ 198601 1001