Post on 25-Mar-2021
TUGAS STUDI KASUS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“Analisa, Perancangan, Implementasi Sistem Informasi Penjualan
Pelumas pada PT. Pro Roll International”
DISUSUN OLEH
Gusti Muh. Reza Sarbini (07522228)
Rangga Afina (07522169)
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
Abstrak
Perusahaan sebagai organisasi mempunyai kecenderungan untuk mendapatkan keuntungan,
untuk itu selalu dibutuhkan sistem yang telah terkomputerisasi untuk mengumpulkan,
menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang mendukung perusahaan
dalam strategi perencanaan dan membuat keputusan menjadi efektif. “’PT. Roll Intenational”
adalah perusahaan distributor oli yang berlokasi di Bandung. Perusahaan ini telah menggunakan
sistem manual dalam mendukung aktivitas perusahaan sejak berdiri pada tahun 2005. Sistem
manual telah menjadi masalah bagi perusahaan tersebut untuk menangani bisnis yang tiap tahun
aktivitasnya naik secara berkesinambungan. Oleh sebab itu, perusahaan memutuskan untuk
menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi yang terdiri dari 3 langkah : analisis, desain,
dan perancangan seperti : diagram aliran data, struktur data, diagram ER, skema database, proses
spesifikasi dan sketsa desain untuk pengguna. Alat yang akan digunakan untuk
mengimplementasikan sistem tersebut adalah PHP, MySQL, Asynchronous Java Script dan
XML (Ajax). Tulisan ini menjelaskan tentang proses dari analisis, desain, dan implementasinya
dalam menjual oli menggunakan sistem informasi pada “PT. Roll International”
Kata kunci : Diagram Aliran Data, Diagram ER, Sistem Informasi, Penjualan
PENDAHULUAN
Di dalam dunia bisnis sekarang ini perkembangan sangatlah pesat, setiap hari pasti muncul
teknologi-teknologi baru yang sangat memudahkan kita dalam melakukan kegiatan sehari-hari.
Dewasa ini, perusahaan-perusahaan di Indonesia secara perlahan mulai meninggalkan sistem
manual yang banyak sekali menimbulkan masalah. Sistem yang telah terkomputerisasi adalah
salah satu jawaban yang bisa diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut. Perusahaan yang
besar yang aktivitas kegiatannya sangatlah banyak perlu mendapat dukungan dari sistem yang
telah terkomputerisasi.
Perusahaan memang adalah suatu organisasi dengan kecenderunagan mendapatkan laba. Dengan
pengelolaan organisasi dan manajemen yang baik dalam perusahaan maka akan tercipta atmosfir
yang positif kepada perusahaan dan sangat memungkinkan untuk meningkatkan laba perusahaan
tersebut. Adanya individu yang dapat mengambil keputusan yang tepat dalam perusahaan
sangatlah diperlukan. Maka dari itu diperlukan suatu sistem informasi yang telah
terkomputerisasi agar suatu perusahaan dapat mengambil keputusan berdasar kepada aliran-
aliran informasi dan data-data yang telah tersedia secara terkomputerisasi. Berbeda dengan
sistem manual, sistem informasi yang telah terkomputerisasi dapat dikelola dengan baik,
sehingga dapat menhemat biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan.
Perusahaan PT. Roll International ini bergerak di bidang penjualan pelumas dan aktivitas
penjualannya ini meningkat tiap tahunnya. Tetapi, perusahaan yang didirikan sejak tahun 2005
ini masih menggunakan sistem manual yang belum efektif. Disebabkan karena meningkatnya
aktivitas perusahaan ini maka diperlukan suatu sistem yang telah terkomputerisasi untuk
memudahkan dalam merencanakan kegiatan perusahaan sehari-hari. Tidak efektifnya sistem
manual ini dapat dilihat dari keterlambatan laporan penjualan dan piutang dagang. Dengan
adanya sistem informasi yang telah terkomputerisasi ini diharapkan pengmpulan, penyimpanan
dan pengolahan data transaksi dapat dilakukan secara cepat dan akurat.
TUJUAN
Tujuan yang ingin kami di dalam paper ini adalah membuat analisis tentang perencanaan sistem
informasi di dalam perusahaan PT. Pro Roll International. Memberikan saran dan kritik bila ada
kekurangan yang terdapat pada sistem terkomputerisasi tersebut. Kami juga ingin menunjukkan
bahwa dengan suatu sistem organisasi dan manajemen perusahaan yang baik akan mempunyai
implikasi yang baik pula kepada sistem informasi yang dibangun oleh perusahaan tersebut.
Disamping itu dengan adanya sistem informasi yang telah terkomputerisasi lebih mudah, cepat
dan akurat dibanding dengan sistem manual yang otomatis harus mengeluarkan biaya yang besar
dan menguras waktu serta tenaga yang tidak sedikit.
BATASAN MASALAH
Batasan masalah yang kami bicarakan di paper ini berkisar tentang penerapan sistem informasi
manajemen pada suatu perusahaan yang akan memberikan suatu implikasi perusahaan yang
menganut sistem informasi yang berbasis data flow diagram (diagram aliran data). Dan
memberikan keuntungankah sistem informasi ini bagi perusahaan ini.
PEMBAHASAN
Sistem Informasi manajemen adalah sistem informasi yang menghasilkan keluaran (output)
dengan menggunakan masukan (input) dari berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi
tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Sedangkan sistem informasi adalah suatu
kumpulan dari komponen-komponen dalam organisasi atau perusahaan yang berhubungan
dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi.
Tujuan utama dari sistem informasi manajemen yaitu :
SIM juga merupakan suatu gabungan dari 3 sistem fungsi yaitu :
Bila ketiga unsur tersebut dapat dijalankan secara baik dan berimbang maka interaksi satu unsure
dengan unsur yang lainnya terjalin dengan baik. Implikasinya tentu kepada perusahaan yang
bersangkutan. Jika organisasi rapi, manajemen yang baik dan teknologi yang diterapkan tepat,
akan menjadi suatu pusat sistem informasi yang terpadu.
Perusahaan ini didirikan tahun 1995 di Bandung, bergerak di bidang penjualan oli atau pelumas.
Penjualan dilakukan agar pendistribusian oli dan pelumas ke agen-agen bengkel di sekitar kota
Bandung menjadi lancer. Awalnya sistem manual menjadi pusat informasi data untuk melakukan
kegiatan sehari-hari perusahaan ini. Tetapi disadari dengan berkembangnya bisnis ini dari tahun
ke tahun maka aktivitas perusahaan semakin meningkat yang notabene membuat sistem manual
yang dijalankan sudah tidak efektif lagi. Banyaknya terjadi keterlambatan dalam hal laporan
penjualan dan piutang perdagangan adalah suatu hal serius yang harus segera diselesaikan agar
tumbuh kembang perusahaan tersebut dapat tetap berjalan dengan semestinya.
Akhirnya dipilih sistem informasi yang telah terkomputerisasi agar memecahkan masalah
tersebut. Pengunaan teknologi ini telah didukung oleh dari segi manajemen yang baik dan
organisasi yang tertata dengan rapi sejak dahulu, menjadikan PT. Roll Pro International adalah
sebagai suatu tim yang solid dan kompak. Hal itu merupakan suatu modal utama untuk
membangun sistem informasi yagn telah terkomputerisasi ini.
Pada perusahaan PT. Pro Roll International diperlukan beberapa perangkat analisa sistem
informasi yaitu:
I. Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan diagram yang mengunakan notasi-notasi atau simbol-simbol untuk
mengambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain
dengan aliran dan penyimpanan data.[Har05].
Adapun yang digunakan dalam DFD adalah:
1. Kesatuan Luar (External Entity)
Kesatuan luar (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem
lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output
dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi persegi panjang atau
suatu persegi panjang dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.
2. Aliran data
Aliran data di DFD diberikan simbol suatu panah. Aliran data ini mengalir diantara process
(process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (External entity). Aliran data ini
menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses
sistem.
3. Proses
Suatu process adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari
hasil suatu aliran datayang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan aliran data yang akan keluar
dari proses. Suatu proses dapat disimbolkan dengan notasi lingkaran atau dengan simbol empat
persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul.
4. Penyimpan Data (Data Store)
Penyimpan data (data store) merupakan penyimpan data yang dapat berupa:
• Suatu file atau basis data di sistem komputer.
• Suatu arsip atau catatan manual.
• Suatu kotak tempat data di meja seseorang.
• Suatu tabel acuan manual.
• Suatu agenda atau buku.
Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup
di salah satu ujungnya atau tanpa ditutup.
Gambar ini menggambarkan tentang proses pada level 0
Sedangkan pada level 1
Pada level 2
Pada level 3
Pada level 4
II. Model Entity Relation Diagram
Model E-R adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu.
Model E-R terdiri dari beberapa komponen dasar yaitu sebagai berikut:
1. Entitas
Entitas adalah sesuatu atau objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dari sesuatu atau objek
yang lainnya. Sebagai contoh, setiap mahasiswa dalam suatu universitas adalah suatu entitas.
Setiap fakultas dalam suatu universitas adalah juga suatu entitas. Dapat dikatakan bahwa entitas
bisa bersifat konseptual atau abstrak atau nyata hadir di dunia nyata.
2. Atribut
Atribut adalah properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas.
Sebagai contoh entitas mahasiswa, atribut-atribut yang dimiliki adalah nim, nama mahasiswa,
alamat dan lain-lain.
3. Hubungan antar relasi (Relationship)
Hubungan antar relasi adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas
yang lainnya. Misalnya, entitas mahasiswa memiliki hubungan tertentu dengan entitas
matakuliah (mahasiswa mengambil matakuliah). Pada penggambaran model E-R, relasi adalah
perekat yang menghubungkan suatu entitas dengan entitas yang lainnya.
4. Kardinalitas/Derajat Relasi
Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas
pada himpunan entitas yang lain. Sebagai contoh: entitas-entitas pada himpunan entitas
mahasiswa dapat berelasi dengan satu entitas, banyak entitas atau tidak satupun entitas dari
himpunan entitas kuliah. Kardinalitas relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas dapat
berupa:
• Satu ke Satu(One to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas
pada himpunan entitas B, begitupun sebaliknya.
• Satu ke Banyak(One to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan
entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan
dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
• Banyak ke Satu(Many to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas
pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya dengan entitas B.
• Banyak ke Banyak(Many to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan
entitas B, dan demikian sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat
berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.
E-R Diagram PT. Pro Roll International
Sistem perangkat lunak yang membantu untuk memasukkan input data yang bersifat data
flow (aliran data) kepada perusahaan yang bersangkutan.
1.PHP
PHP merupakan bahasa pemrograman berbentuk script yang ditempatkan dalam server dan
diproses di server. Hasil dari pengolahan akan dikirimkan ke klien, tempat pemakai
menggunakan browser. Secara khusus, PHP dirancang untukmembentuk web dinamis.
Artinya, ia dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini. Misalnya, kita
bisa menampilkan isi database ke halaman web. Pada prinsipnya, PHP mempunyai fungsi
yang sama dengan script seperti ASP (Actives Server Page), Cold Fusion, ataupun Perl.
2. My SQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (Database
Management System) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta
instalasi di seluruh dunia. MySQL merupakan perangkat lunak basis data open source yang
paling digemari, karena perangkat lunak ini merupakan perangkat lunak basis data yang
powerful dan cukup stabil untuk digunakan sebagai media penyimpanan data.
3. Asynchronous Javascript and XML (Ajax)
Ajax atau Asynchronous Javascript And XML merupakan teknik pengembangan web untuk
menciptakan aplikasi web yang interaktif. Tujuan Ajax adalah untuk membuat web yang
lebih responsive dengan melakukan pertukaran data dengan server secara behind the scenes.
Sehingga setiap kali pengguna melakukan perubahan pada form atau halaman web, maka
halaman web tersebut tidak akan terjadi aksi reloaded.
Adapun skema basis datanya, seperti gambar berikut :
Salah satu hal yang penting adalah sketsa perancangan user interface. Perancangan user interface
diperlukan pada program aplikasi ini dengan tujuan untuk mempermudah pengguna dalam
menggunakan program apikasi ini. Dengan adanya user interface ini berbagai pengguna baik
yang awam, maupun yang sudahberpengalaman dapat mengoperasikan program ini tanpa adanya
kesulitan yang besar. Program aplikasi sistem informasi penjualan pelumas ini menggunakan
jenis menu pull down yaitu setiap menu memiliki sub-menu masing-masing. Tujuan penggunaan
jenis menu ini adalah untuk mempermudah pengguna dalam memilih fitur yang akan digunakan.
Untuk lebih jelasnya, akan dipaparkan dalam gambar berikut ini yang merupakan rancangan
struktur menunya :
Setelah semua hal yang di atas telah diselesaikan, maka akan menjadi suatu sistem informasi
yang terpadu dan ada di dalam sebuah aplikasi. Dan screenshotnya dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar halaman Log in Gambar halaman Index
Gambar pencarian data pelanggan Gambar halaman add/edit produk
Halaman Produk Pencarian data produk
Halaman add_pemesanan Halaman pemesanan
Halaman add_Suratjalan Halaman edit_suratjalan
Halaman surat jalan Halaman pencarian data surat jalan
Halaman add_faktur Halaman data faktur
Halaman pencarian data faktur
Halaman add_fkbayar/pembayaran piutang Halaman fkbayar/pembayaran piutang
Halaman laporan pembayaran piutang
Halaman laporan
Halaman laporan penjualan per tipe pelumas
Halaman laporan penjualan perbulan
Analisis
Pada bab ini menjelaskan tentang analisis sistem yang dipakai dalam penjualan pelumas di PT.
Pro Roll International ini. Berdasarkan hasil yang telah dicapai pada pembuatan program aplikasi
dan target awal perancangan program dapat ditarik beberapa kesimpulan, antara lain:
• Telah berhasil diimplementasikan Sistem Informasi Penjualan Pelumas dimana terjadi
peningkatan efisiensi dan efektivitas pada perusahaan setelah mengimplementasikan sistem
komputerisasi tidak dapat diukur dalam waktu singkat. Walaupun demikian, beberapa
permasalahan yang ada pada sistem lama seperti: keterlambatan pembuatan laporan yang terkait
dengan penjualan, kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan, serta pengulangan
pencatatan transaksi, dapat diatasi dengan baik oleh sistem baru.
• User Interface Design pada aplikasi dapat dimengerti dengan baik oleh pengguna.
• Aplikasi dapat memberikan laporan yang terkait dengan penjualan dan piutang dengan cepat.
• Fitur pemesanan, surat jalan, faktur, fkbayar/pembayaran piutang dan laporan dapat berjalan
dengan baik dan sesuai dengan harapan pengguna.
Saran penulis untuk program aplikasi ini akan dijelaskan pada poin-poin berikut ini:
• Fitur yang tersedia pada aplikasi telah dapat mengatasi permasalahan yang ada pada sistem
lama. Namun demikian, seiring dengan berjalannya waktu, perkembangan bisnis pada
perusahaan juga akan semakin meningkat. Oleh karena itu, diperlukan pengembangan yang lebih
lanjut terhadap fitur yang sudah ada. Sperti media penyimpanan yang lebih besar atau memakai
jasa-jasa oracle maupun jasa-jasa dari software yang lain, yang tentunya akan membantu dalam
memajukan bisnis perusahaan.
• Kemampuan aplikasi sistem informasi penjualan pelumas dalam hal penangganan multi-user
masih cukup minim karena sistem yang digunakan masih standar dengan pemasukan data yang
tidak terlalu banyak. Oleh karena itu, pengembangan yang lebih lanjut pada fitur tersebut masih
diperlukan.
• Penambahan fitur inventori pada aplikasi perlu segera direalisasikan, sehingga penambahan
stok barang dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem. Penambahan fitur inventori juga dapat
mempermudah pekerjaan orang-orang yang bekerja di bagian pergudangan perusahaan.
Penambahan fitur ini juga tentunya dapat membantu dalam mengambil setiap keputusan yang
penting bagi perusahaan.
• Perlunya fitur tambahan yang dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan
strategi bisnis, misalnya dengan tambahan fitur analisa penjualan dalam bentuk grafik dan
perkiraan penjualan.
Daftar Pustaka
Darie, Cristian, Bogdan Brinzarea, Filip Chereches-Tosa, Mihai Bucica. (2006).
AJAX and PHP Building Responsive Web Applications. Packt Publishing.
Davis, Gordon B. (1974). Management Information System. Auckland:
Mcgraw-Hill.
Fathansyah. (1999). Basis Data, Informatika Bandung.
Flanagan, David. (2006). JavaScript: The Definitive Guide, 5th Edition.
O'Reilly.
Hartono, Jogiyanto. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Yogyakarta.
Hojtsy, Gabor. (2006). PHP Manual. the PHP Documentation Group.
Holzner, Steve. (2006). Ajax For Dummies. Wiley Publishing, Inc.
Kadir, Abdul. (2001). Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP.
Andi Yogyakarta.
MySQL, http://en.wikipedia.org/wiki/MySQL, 20/10/2006.
Sheldon, Rober, Geoff Moes. (2005). Beginning MySQL, Wiley Publishing,
Inc.
Whitten, Jeffery L., Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman. (2004). Systems
Analysis and Design Methods. The McGraw-Hill Companies, Inc.
Zakas, Nicholas C. (2005). Professional JavaScript™ for Web Developers.
Wiley Publishing, Inc.
Nugroho, Adi. (2004). Konsep Pengembangan Sistem Basis Data, Informatika Bandung.