Post on 20-Jan-2021
UNIVERSITAS INDONESIA
PROSES STAFFING PADA PT SGS INDONESIA
LAPORAN MAGANG
KOMANG AGUS PUTRA PRADITYA 1006691206
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
KEKHUSUSAN SUMBER DAYA MANUSIA
DEPOK
JULI 2014
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
UNIVERSITAS INDONESIA
PROSES STAFFING PADA PT SGS INDONESIA
LAPORAN MAGANG Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana
Ekonomi
KOMANG AGUS PUTRA PRADITYA 1006691206
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
KEKHUSUSAN SUMBER DAYA MANUSIA
DEPOK
JULI 2014
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
ii Universitas Indonesia
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Laporan magang ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik
yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.
Nama : Komang Agus Putra Praditya
NPM : 1006691206
Tanda Tangan :
Tanggal : 3 Juli 2014
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
iii
HALAMAN PENGESAHAN
Laporan magang ini diajukan oleh :
Nama : Komang Agus Putra Praditya
NPM : 1006691206
Program Studi : S1 Reguler – Manajemen
Judul Laporan Magang : Proses Staffing pada PT SGS Indonesia
Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima
sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Sarjana
Ekonomi pada Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi, Universitas
Indonesia.
DEWAN PENGUJI
Pembimbing : Nayunda Andhika Sari, S.E., MBA. ( )
Ketua Penguji : Riani Rachmawati, S.E. M.A., PhD ( )
Penguji : Elok Savitri Pusparini, S.E., M.M. ( )
Ditetapkan di : Depok
Tanggal : 3 Juli 2014
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
iv
KATA PENGANTAR
Pertama-tama saya ucapkan puji dan syukur kepada Ida Shang Hyang Widhi Wasa
atas segala berkat yang melimpah sehingga saya dapat menyelesaikan laporan
magang ini dan bisa mendapatkan gelar Sarjana Ekonomi di Universitas Indonesia.
Saya menyadari banyak pihak-pihak yang telah berjasa dengan memberikan
dukungan dan bimbingan selama masa perkuliahan sampai pada penyelesaian
laporan magang ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:
1. Untuk Drh Made Sedana (Papa), Dra Made Niek Sumardani (Mama), Gede
Anditya Putra Pradana S.I.P. (Abang 1), Dr. Kadek Arditya Putra Mardana
(Abang 2), terima kasih atas segala doa dan dukungan yang udah dikasi buat
Komang sampai selesainya penyusunan laporan magang ini dan berhasil
menyusul dapet gelar sarjana. Bangga banget terlahir di keluarga yang sekece
dan sehangat ini.
2. Ibu Nayunda Andhika Sari, S.E., MBA. selaku dosen pembimbing saya. Terima
kasih atas semua waktu, tenaga, dan pikiran yang sudah direlakan untuk
membimbing saya menyelesaikan laporan magang ini.
3. Ibu Riani Rachmawati, S.E., M.A., PhD dan Ibu Elok Savitri Pusparini, S.E.,
M.M. selaku dosen penguji sidang akhir laporan magang. Terima kasih atas
kesediaannya untuk meluluskan saya dan atas masukan-masukan yang sangat
berarti untuk penyempurnaan laporan magang saya.
4. Untuk teman-teman OPK Schelling 05 yang menjadi teman pertama di
perkulihan FEUI. Terima kasih, Monik, Rena, Nadia, Ranny, Ulip, Billy, Egi,
Gede, Ikhsan, dll sudah mengisi hari-hari di kampus dengan canda tawa dari
awal maba hingga angkatan tua.
5. Untuk keluarga besar Bajing FC, Aldo, Hans, Boi, Haekal, Ite, Salman, Panca,
Rizky (ga tau sih itungannya Bajing FC apa Galau FC), Saggaf, Ali, Kiwok,
Subay, Doni, Todo, Gayuh, Uti, Ceryl, Mutek, dll. Terima kasih semuanya atas
kesempatan untuk main futsal dan sepakbola bareng dan juara bareng juga. YA!
YA! YA! YAAAAAAAAAAAA!!!!!!
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
v
6. Untuk keluarga besar Voli FEUI, Kak Ficky, Mpit, Savira, Dindha, Fiona,
Filbert, Gina, Samuel, Enal, Kuple, Hadi, Iqbal, Kukuh, Mimet, Samsul, Aril,
Sasa, Otto, dll. Terima kasih atas kesempatannya bisa maen voli bareng, juara
olimpiade UI bareng dan bangun keluarga voli yang harmonis banget.
7. Teman-teman kosan Minimax, Echa, Johannes, Nabil, Fabi, Pujo, Willy, Gandhi,
Daniel, dll terima kasih sudah membantu memberikan dukungan untuk
menyelesaikan laporan magang ini dan atas waktunya untuk jalan-jalan bareng,
ketawa dan makan rame-rame.
8. Teman-teman panitia divisi ticketing Jazz Goes To Campus 34, 35 dan 36 yang
sudah banyak membantu menambah uang jajan dari hasil penjualan tiket dan
memberikan dukungan dan doa untuk menyelesaikan laporan magang ini.
Terima kasih Bondan, Zahara, Irfan, Annisa, Reihana, Zuhdi, Aldi, Wede, Rere,
Dandi, Fajar, Fikri, Hanif, Jordan, Tata, Saras, Mimet, Neboy, Opang, Novy,
Santi, Bantet, dan Anggita atas kesediaannya bersama-sama ngebentuk tim yang
seru, hebat dan membanggakan banget.
9. Sahabat sejati dan tercinta, Myrna Hutagalung S.E. yang selalu bersama dari
jaman SMP, SMA, hingga kuliah sekarang untuk saling menguatkan ketika
demot dan menari bersama ketika bahagia. You are the best Myrna!
10. Grup Demi Panca yang awalnya ngga nganggep gue sebagai anggota karena
jurusannya manajemen sendiri. Terima kasih atas semua doa dan dukungannya
sampai sudah lulus sekarang ini. Semoga kita semua bisa sukses kelak dan
kembali bertemu dengan membawa kesuksesan masing-masing. Love you all
Todo, Salman, Myrna, Panca, Subay, Sasya, Rio.
11. Grup OPK ADG 19 yang sudah memberikan pengalaman yang teramat
mengesankan. Kalian semua mentee terbaik yang pernah gue punya, terima
kasih atas doa dan dukungannya selama proses pengerjaan laporan magangnya
sampai udah lulus sekarang ini ya! Thanks Tata, Harris, Selvi, Yada, Neboy,
Abi, Duval, Aldho, Rastra, Evan, Rejot, Adit, Lusy, Lona, Cinthya, Wening,
Erika.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
vi
12. MIST Accomodation Team. Terima kasih Fajar, Sam, Habibie, David, Sony,
Aland yang udah membuat tim akomo yang bagus banget. Terima kasih juga
atas doa dan dukungannya, semoga kalian sukses semuanya!
Terima kasih atas bantuan semua pihak yang telah memberikan pengalaman yang
berharga di perkuliahan hingga mencapai titik terakhir gelar Sarjana Ekonomi di
FEUI. Akhir kata, Ida Shang Hyang Widhi pasti akan membalas kebaikan da
bantuan kalian semua. Semoga laporan magang ini bermanfaat bagi pengembangan
ilmu.
Depok, 15 Juli 2014
KomangAgus Putra Praditya
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
vii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS
AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai civitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di
bawah ini:
Nama : Komang Agus Putra Praditya
NPM : 1006691206
Program Studi : S1 Reguler
Departemen : Manajemen
Fakultas : Ekonomi
Jenis karya : Laporan Magang
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty-
Free Right) atas karya ilmiah penulis yang berjudul:
Proses Staffing Pada PT SGS Indonesia
beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti
Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/
formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan
mepublikasikan tugas akhir penulis selama tetap mencantumkan nama penulis
sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini penulis buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Depok
Pada tanggal : 3 Juli 2014
Yang menyatakan
(Komang Agus Putra Praditya
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
viii Universitas Indonesia
ABSTRAK
Nama : Komang Agus Putra Praditya
Program Studi : Manajemen Judul : Proses Staffing Pada PT SGS Indonesia
Program magang ini bertujuan untuk mempelajari dan memahami proses Staffing pada
PT SGS Indonesia serta membandingkannya dengan teori staffing dalam berbagai
literatur. Program magang dilakukan selama tiga bulan di divisi Human Resource pada
bagian Recruitment PT SGS Indonesia dan banyak membantu keberlangsungan proses
Staffing dalam perusahaan yang terdiri dari tahapan man power planning, requisition
form, advertisement, curriculum vitae selection, interview, Predictive Index Test and
medical check up, job offer hingga new hire. Perbandingannya dengan teori dalam
literatur adalah langkah-langkah dalam proses staffing PT SGS Indonesia bisa
diklasifikasikan menjadi tiga aktifitas utama staffing yaitu aktivitas recruitment (man
power planning, requisition form dan advertisement), aktivitas selection (curriculum
vitae selection, interview, Predictive Index test dan medical check up), dan aktivitas
employment (job offer dan new hire). Perusahaan seharusnya bisa memaksimalkan
kesempatan dalam proses wawancara untuk meningkatkan job acceptance kandidat
pada job offer dengan membuat proses wawancara yang persuasif yang mempromosikan reputasi organisasi.
Kata kunci:
Proses Staffing, SGS Indonesia, wawancara persuasif, reputasi organisasi.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
ix
ABSTRACT
Name : Komang Agus Putra Praditya
Study Program : Management
Title : Staffing Process in PT SGS Indonesia
The internship program aims to study and understand the process of Staffing at PT
SGS Indonesia and compare it with the theory of staffing in the literature. The
internship program was conducted over three months in the Human Resource
division, Recruitment area, in PT SGS Indonesia and assisting the staffing process
consisting of man power planning, requisition form, advertisement, selection
curriculum vitae, interviews, Predictive Index Test and medical check up, the job
offer and the new hire. The comparison with the theory in the literature are the steps
in the process of staffing on PT SGS Indonesia can be classified into three main
activities, namely recruitment activity (man power planning, requisition form and
advertisement), selection activity (selection curriculum vitae, interviews, Predictive
Index test and medical check-up), and employment activity (job offer and new hire).
The company should be able to maximize the opportunities in the job interview
process to increase candidate’s job acceptance of job offer by making a persuasive
interview process that promotes the organization's reputation.
Key words:
Staffing process, SGS Indonesia, persuasive interview, organization reputation.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
x
DAFTAR ISI
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ............................ vii
ABSTRAK ........................................................................................................... viii
ABSTRACT ........................................................................................................... ix
DAFTAR ISI ........................................................................................................... x
DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiv
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xv
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xvi
BAB 1 ..................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN .................................................................................................. 1
1.1. Latar Belakang ................................................................................................. 1
1.2. Rumusan Masalah ............................................................................................ 3
1.3. Tujuan Program Magang.................................................................................. 3
1.4. Metode Penelitian............................................................................................. 4
1.4.1. Metode Pengumpulan Data ....................................................................... 4
1.4.2. Mekanisme Pengumpulan Data ................................................................. 4
1.4.3. Batas Penelitian ......................................................................................... 4
1.5. Manfaat Program Magang ............................................................................... 5
1.6. Sistematika Penulisan ...................................................................................... 6
BAB 2 ..................................................................................................................... 7
PROFIL PERUSAHAAN ....................................................................................... 7
2.1. Sejarah Perusahaan........................................................................................... 7
2.1.1. SGS Internasional ...................................................................................... 7
2.1.2. SGS di Indonesia ....................................................................................... 8
2.2. Visi dan Misi .................................................................................................. 11
2.2.1. Visi PT SGS Indonesia ............................................................................ 11
2.2.2. Misi PT SGS Indonesia ........................................................................... 11
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
xi
2.3. Jasa oleh PT SGS Indonesia ........................................................................... 12
2.4. Budaya Perusahaan ........................................................................................ 12
2.5. Struktur Organisasi ........................................................................................ 14
2.5.1. Struktur Organisasi Umum ...................................................................... 14
2.5.2. Struktur Organisasi Divisi Human Resource .......................................... 15
2.6. Proses Staffing ................................................................................................ 15
2.6.1. Man Power Planning ............................................................................... 16
2.6.2. Requisition Form ..................................................................................... 16
2.6.3. Advertisement .......................................................................................... 18
2.6.4. Curriculum Vitae Selection ..................................................................... 19
2.6.5. Interview .................................................................................................. 19
2.6.6. Predictive Index Test dan Medical Check Up ......................................... 20
2.6.7. Job Offer .................................................................................................. 20
2.6.8. New Hire .................................................................................................. 21
BAB 3 ................................................................................................................... 22
TINJAUAN LITERATUR .................................................................................... 22
3.1. Staffing ........................................................................................................... 22
3.2. Aktifitas Staffing ............................................................................................ 23
3.2.1. Recruitment ............................................................................................. 23
3.2.1.1. Recruitment Planning ....................................................................... 24
3.2.1.2. Strategy Development ....................................................................... 26
3.2.1.3. Searching .......................................................................................... 31
3.2.2. Selection .................................................................................................. 35
3.2.2.1. Measurement ..................................................................................... 35
3.2.2.2. Initial Assessment Methods ............................................................... 36
3.2.2.3. Substantive Assessment Methods ...................................................... 37
3.2.2.4. Contingent Assessment Methods ....................................................... 38
3.2.3. Employment ............................................................................................. 39
3.2.3.1. Decision Making ............................................................................... 39
3.2.3.2. Final Match....................................................................................... 40
3.3 Reputasi Organisasi ......................................................................................... 44
3.4. Employer Branding ........................................................................................ 45
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
xii
3.5. Keterkaitan Proses Wawancara Persuasif dan Promosi Reputasi Organisasi 47
BAB 4 ................................................................................................................... 50
ANALISIS DAN PEMBAHASAN ...................................................................... 50
4.1. Pelaksanaan Program Magang di PT SGS Indonesia .................................... 50
4.1.1. Waktu Magang ........................................................................................ 50
4.1.2. Peran Penulis dalam Divisi Human Resource ......................................... 50
4.1.3. Job Description Penulis ........................................................................... 51
4.1.4. Proses Pengumpulan Data ....................................................................... 53
4.2. Perbandingan Proses Staffing PT SGS Indonesia dengan Teori Staffing
Organization ......................................................................................................... 54
4.2.1. Recruitment ............................................................................................. 56
4.2.1.1 Man Power Planning ............................................................................. 57
4.2.1.2. Requisition Form .................................................................................. 57
4.2.1.3. Advertisement ....................................................................................... 58
4.2.1.4. Temuan Permasalahan dalam Proses Recruitment ............................... 59
4.2.2. Selection .................................................................................................. 60
4.2.2.1. Curriculum Vitae Selection .................................................................. 60
4.2.2.2. Interview ............................................................................................... 61
4.2.2.3. Predictive Index Test dan Medical Check Up ...................................... 61
4.2.2.4. Temuan Permasalahan dalam Proses Selection .................................... 62
4.2.3. Employment ............................................................................................. 63
4.2.3.1. Job Offer ............................................................................................... 63
4.2.3.2. New Hire ............................................................................................... 64
4.2.3.3 Temuan Permasalahan dalam Proses Selection ..................................... 64
4.3. Efektivitas Proses Wawancara pada PT SGS Indonesia ................................ 65
BAB 5 ................................................................................................................... 67
KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................. 67
5.1. Kesimpulan .................................................................................................... 67
5.2. Implikasi Manajerial ...................................................................................... 68
5.3. Saran ............................................................................................................... 69
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 71
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
xiii
LAMPIRAN .......................................................................................................... 74
Lampiran 1 Requisition Form ........................................................................... 74
Lampiran 2 Job Description .............................................................................. 75
Lampiran 3 Candidate Form ............................................................................. 77
Lampiran 4 Personal Data ................................................................................ 80
Lampiran 5 Laporan Dwi Mingguan ................................................................. 83
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Perbandingan Open Recruitment dan Targeted Recruitment ............... 27
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT SGS Indonesia..............................................14
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Divisi Human Resource.....................................15 Gambar 2.3 Proses Staffing di PT SGS Indonesia.................................................15 Gambar 3.1 Komponen Sistem Staffing................................................................23
Gambar 3.2 Pemakaian Pengukuran pada Staffing ...............................................35
Gambar 3.3 Pendekatan Stratejik untuk Job Offers...............................................42
Gambar 3.4 Reputation/information Framework...................................................47
Gambar 4.1 Daftar Lowongan Pekerjaan di PT SGS Indonesia............................51
Gambar 4.2 Contoh Employment Website dari Jobstreet.......................................52
Gambar 4.3 Contoh Employment Website dari JobsDB.........................................53
Gambar 4.4 Perbandingan proses staffing PT SGS Indonesia
dengan Core Staffing Activities..................................................................54
Gambar 4.5 Perbandingan proses staffing PT SGS Indonesia
dengan Core Staffing Activities (2)............................................................56
Gambar 4.6 Perbandingan proses staffing PT SGS Indonesia
dengan Core Staffing Activities (3)............................................................60
Gambar 4.7 Perbandingan proses staffing PT SGS Indonesia
dengan Core Staffing Activities (4)............................................................63
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Requisition Form ............................................................................................ 74
Lampiran 2 Job Description ............................................................................................... 75
Lampiran 3 Candidate Form .............................................................................................. 77
Lampiran 4 Personal Data ................................................................................................. 80
Lampiran 5 Laporan Dwi Mingguan .................................................................................. 83
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
1 Universitas Indonesia
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Talent war adalah realita yang terjadi pada abad ke 21 ini dimana
perusahaan-perusahaan besar maupun kecil saling bersaing satu sama lain untuk
merekrut dan mempertahankan sumber daya manusia yang langka (Aguinis, 2012).
Berdasarkan survei dari 33.000 pemberi kerja dari 23 negara, 40% dari mereka
mendapatkan kesulitan dalam mencari dan mempekerjakan talent yang dibutuhkan
(Manpower Inc., 2006) dan sekitar 90% dari 7.000 manajer menunjukkan talent
aquisition dan retention menjadi lebih sulit (Axelrod, 2001). Maka dari itu,
organisasi mengerahkan seluruh kekuatannya untuk mencari talent yang tepat
dengan keterampilan yang spesifik, mempekerjakannya dengan biaya berapapun
dan hanya mempertahankan talent yang diinginkan. Menjadi hal yang krusial bagi
organisasi untuk membangun praktik rekrutmen yang inovatif dan ketat sebagai
strategi sumber daya manusia yang bisa mengembangkan kumpulan talent dan
menawarkan talent yang tepat untuk memenuhi iklim bisnis yang berubah-ubah.
Proses pemberdayaan talent yang didefinisikan dengan baik dan dilaksanakan
dengan baik pula dari awal hingga akhir menghasilkan konsistensi, competitive
advantage dalam peperangan memperebutkan talent (Ronn, 2007)
Efektivitas organisasi bergantung pada kepemilikan orang yang tepat pada
tempat yang tepat (Collins, 2001 dalam Bhatnagar, 2008) dan untuk memenuhi
perubahan lingkungan kerja yang cepat (Bechet, 1993). Globalisasi menimbulkan
tekanan agar kecepatan berinovasi dan kompetisi dapat terus bertumbuh untuk
karyawan yang berbakat sehingga mengakibatkan organisasi menambahkan
insentif untuk meninjau kembali relationship strategy dengan karyawannya dengan
tujuan untuk menarik, memotivasi, dan mempertahankan tenaga kerja yang akan
membantu organisasi mencapai kesuksesannya (Zivnuska, 2001). Dekade saat ini
adalah masanya para karyawan (Jamrog, 2002). Tempat bekerja yang baik
dipercayai dapat memproduksi produk yang lebih berkualitas, mendukung lebih
banyak inovasi, memiliki kemampuan untuk menarik orang-orang berbakat, dan
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
2
Universitas Indonesia
mengalami sedikit ketahanan terhadap perubahan serta biaya turnover yang lebih
rendah (Levering, 1996).
Keberadaan tenaga kerja yang mumpuni dalam sebuah organisasi menjadi
hal yang sangat krusial untuk mencapai kesuksesan sebuah organisasi. Organisasi
adalah kombinasi dari physical, finance dan human capital. Human capital tersebut
mengacu kepada pengetahuan, keterampilan, kemampuan dari orang-orang dan
motivasi mereka untuk memanfaatkannya dengan baik dalam pekerjaan. Istilah
“workforce quality” mengacu pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh
organisasi. Dengan demikian, maka tenaga kerja milik organisasi adalah sumber
daya manusia yang didapatkan, disebar, dan dipertahankan untuk mencapai tujuan
organisasi berupa profitabilitas, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, dan kelestarian
lingkungan. Staffing adalah fungsi organisasi yang dipakai untuk membangun
workforce melalui staffing strategy, perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen,
seleksi, employment dan retention (Heneman, 2012). Ia juga berpendapat bahwa
aktivitas inti dari staffing adalah recruitment, selection, dan employment. Ketiga
tahapan ini yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mendapatkan orang-orang
yang mumpuni untuk bekerja di organisasi tersebut.
Selain itu, recruitment interview process merupakan salah satu strategi
organisasi untuk memaksimalkan akuisisi top talent dalam pasar persaingan yang
kompetitif melalui persuasi interviewer dan promosi atas reputasi organisasi.
Reputasi organisasi adalah salah satu dimensi dari konteks sosial yang secara
teoritis mempengaruhi hubungan antara Human Resource Management (HRM) dan
efektivitas organisasi (Ferris, 1998), dan karenanya hal tersebut menjadi masalah
penting untuk pertimbangan manajerial. Pemanfaatan reputasi organisasi dalam
proses staffing adalah salah satu praktik Human Resource Management yang akan
meningkatkan kapasitas organisasi untuk menarik dan mempertahankan top talent
(Ferris, 2002).
Berangkat dari fenomena diatas, persaingan yang terjadi dalam dunia bisnis
tidak hanya pada penjualan produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan tetapi
juga persaingan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas.
Organisasi harus dengan cermat membuat human resource planning dan mendesain
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
3
Universitas Indonesia
proses staffing yang sedemikian rupa sehingga sesuai dengan kebutuhan organisasi,
maka dengan begitu talent yang cocok untuk organisasi bisa didapatkan.
Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk melakukan
program magang di divisi Human Resource (HR) bagian Recruitment di PT Sociѐtѐ
Gѐnѐrale de Surveilance (SGS) Indonesia yang merupakan sebuah perusahaan
multinasional asal Swiss yang memberikan pelayanan jasa inspeksi, testing,
sertifikasi dan verifikasi produk dan merupakan pemimpin dalam pangsa pasar
yang digelutinya. PT SGS Indonesia memiliki jumlah karyawan sebanyak 350
orang yang tersebar di beberapa wilayah di Indonesia dan rata-rata tiap tahunnya
melakukan rekrutmen pro-hire sebanyak hampir 100 orang karyawan untuk
berbagai posisi dari top level, middle level hingga lower level. Laporan magang ini
akan membahas tentang proses staffing yang dijalankan oleh PT SGS Indonesia dan
dibandingkan dengan teori core staffing activities milik Heneman. Laporan ini juga
akan mengupas bagaimana proses wawancara yang perusasif dalam rangkaian
proses staffing tersebut mampu memanfaatkan reputasi organisasi untuk
meningkatkan job acceptance kandidat atas job offer yang ditawarkan oleh PT SGS
Indonesia. Program magang ini dilakukan sebagai salah satu syarat untuk
memperoleh gelar Sarjana Ekonomi dengan mengambil judul “Proses Staffing pada
PT SGS Indonesia”
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan pembahasan diatas, perumusan masalah
dalam program magang ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana proses staffing yang ada di PT. SGS Indonesia?
2. Bagaimana perbandingan antara proses staffing yang dilakukan di PT
SGS Indonesia dengan teori staffing dalam literatur?
1.3. Tujuan Program Magang
Berdasarkan perumusan masalah diatas, tujuan laporan magang ini adalah
sebagai berikut:
1. Mengetahui proses staffing yang dijalankan di PT SGS Indonesia
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
4
Universitas Indonesia
2. Mengetahui perbandingan antara proses staffing yang dijalankan di PT
SGS Indonesia dengan teori staffing dalam literatur.
1.4. Metode Penelitian
1.4.1. Metode Pengumpulan Data
Dalam laporan magang ini terdapat dua jenis data yang akan dikumpulkan,
yaitu data primer dan data sekunder.
Data Primer meliputi observasi penulis di perusahaan selama periode waktu
3 bulan dan wawancara tidak terstruktur kepada pihak-pihak yang terlibat
dalam proses staffing dalam perusahaan.
Data Sekunder meliputi pembelajaran atas data-data perusahaan, jurnal
ilmiah, buku-buku manajemen sumber daya manusia khusunya mengenai
staffing, situs website mengenai objek laporan magang dan studi
kepustakaan lainnya.
1.4.2. Mekanisme Pengumpulan Data
Penulis bertindak sebagai participant observer yang secara langsung terlibat
dalam proses staffing yang dilaksanakan oleh PT SGS Indonesia. Selain itu penulis
juga melakukan wawancara tidak terstruktur kepada recruiter dan user untuk
mendapatkan informasi tentang proses staffing yang dilakukan. Penulis juga
mendapatkan akses informasi data perusahaan seperti standard operating
procedure, recruitment requisition form, personal data form, job description,
company culture.
1.4.3. Batas Penelitian
Ruang lingkup penelitian hanya sebatas proses staffing yang ada di PT SGS
Indonesia dimulai dari tahapan awal man power planning hingga kandidat
menerima job offer dan akhirnya berhasil melewati seluruh rangkaian aktivitas
dalam proses staffing tersebut.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
5
Universitas Indonesia
1.5. Manfaat Program Magang
Program magang ini dilakukan dengan harapan dapat memberikan manfaat
untuk berbagai pihak, antara lain:
A. Peserta Program Magang
a. Memahami penerapan teori yang telah dipelajari dalam perkuliahan
di perusahaan tempat penulis melaksanakan program magang.
b. Memberikan pengalaman kerja di dunia nyata sebagai bekal kelak
bekerja setelah lulus kuliah, sehingga mudah melakukan adaptasi
pada lingkungan kerja.
c. Memberikan pengetahuan tentang proses staffing yang sesuai
dengan Standard Operating Procedure (SOP) dan masalah-masalah
yang timbul dari berbagai tahapan proses staffing.
B. Akademisi
a. Memberikan kontribusi berupa gambaran proses staffing di PT. SGS
Indonesia.
b. Memahami perbandingan antara teori yang dipelajari di perkuliahan
dengan praktiknya di sebuah perusahaan.
c. Memahami pemanfaatan wawancara persuasif dan reputasi
organisasi untuk meningkatkan job acceptance atas job offer.
C. Perusahaan
a. Membantu PT SGS Indonesia dalam menjalankan proses staffing
karyawannya.
b. Memberikan masukan kepada perusahaan yang berdasarkan teori
dan kebutuhannya agar proses staffing dapat berjalan dengan lebih
efektif dan efisien.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
6
Universitas Indonesia
1.6. Sistematika Penulisan
Kerangka penulisan laporan magang ini akan terdiri dari 5 bab, yaitu:
Bab 1: Pendahuluan
Bab ini berisi tentang latar belakang program magang, rumusan masalah dalam
program magang, tujuan dari program magang, metode penelitian, manfaat
program magang dan sistematika penulisan laporan magang.
Bab 2: Profil Perusahaan
Bab ini berisi tentang gambaran umum dari perusahaan tempat penulis melakukan
program magang, diantaranya seperti sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan,
budaya perusahaan, struktur organisasi, jasa pelayanan yang diberikan oleh
perusahaan dan proses staffing dalam perusahaan.
Bab 3: Tinjauan Literatur
Bab ini berisi tentang pemaparan teori-teori yang dibutuhkan penulis dalam
penulisan laporan magang.
Bab 4: Analisis dan Pembahasan
Bab ini berisi tentang pembahasan dan analisis proses staffing yang ada di
perusahaan dan perbandingannya dengan teori staffing organization serta
bagaimana perusahaan bisa memanfaatkan reputasinya untuk menarik talent secara
kualitatif dan komprehensif untuk menjawab perumusan masalah dalam program
magang.
Bab 5: Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi tentang pembahasan kesimpulan yang didasarkan dari analisis yang
dilakukan di bab empat untuk menjawab rumusan masalah dan saran bagi
perusahaan.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
7 Universitas Indonesia
BAB 2
PROFIL PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan
2.1.1. SGS Internasional
Berawal dari seorang pemuda Latvia yang duduk di sebuah dermaga
bernama Rouen dan memperhatikan keluar masuknya kapal-kapal di jalur utama
industrialisasi Eropa yang berkembang dengan sangat cepat saat itu. Melihat
adanya peluang bisnis yang melimpah di salah satu pelabuhan terbesar di benua
Eropa tersebut, pemuda ini memulainya dengan melakukan inspeksi pengiriman
gabah padi. Ia menyadari bahwa para eksportir gabah padi mengalami kerugian
karena para importir hanya akan membayar jumlah gabah padi yang mereka terima,
bukan berapa banyak yang dikirimkan. Selama transit, terutama ketika bongkar
muat, terjadi pengurangan volume gabah padi akibat adanya penyusutan dan
pencurian. Ide pemuda ini adalah memperjuangkan hak para eksportir dengan
melakukan jasa inspeksi dan verifikasi kuantitas dan kualitas gabah padi. Atas jasa
yang ia lakukan, ia mendapatkan komisi dari eksportir berdasarkan nilai dari
pengirimannya.
Ia memulai bisnis inspeksi gabah padi ini dengan meminjam modal dari
temannya yang berasal dari Austria. Kedua enterpreneur muda ini akhirnya
bergabung untuk membentuk sebuah organisasi pada tanggal 18 Desember 1878.
Organisasi tersebut di beri nama Sociѐtѐ Gѐnѐrale de Surveillance (SGS). Informasi
mengenai nilai jasa inspeksi ini tersebar dari mulut ke mulut sehingga
menyebabkan bisnis ini semakin berkembang dengan cepat. Inovasi baru pada saat
itu yang sangat membantu untuk membangun reputasi yaitu adanya Full Outturn
Guarantee (FOG) yaitu sebuah pelayanan dengan memberikan jaminan ganti rugi
pada eksportir atas kehilangan yang terjadi selama pengiriman gabah padi dengan
catatan SGS diizinkan untuk melakukan inspeksi pada kargo ketika bongkar muat
dilakukan. Jasa tersebut masih disediakan oleh SGS hingga saat ini.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
8
Universitas Indonesia
Dari tahun ke tahun organisasi terus berkembang. Hingga saat ini SGS telah
mempekerjakan kurang lebih 80.000 karyawan yang tersebar di 1.500 kantor dan
lebih dari 300 laboratorium yang tersebar diseleruh dunia (± 150 negara).
Perkembangan finansial terakhir pada tahun 2013 mencatat bahwa total pendapatan
yang diterima oleh SGS mencapai 5,8 milyar CHF (Swiss Franc), angka ini
menunjukkan peningkatan 6,5% dibandingkan dengan nilai pendapatan pada tahun
sebelumnya. Total keuntungan yang diperoleh SGS pada tahun tersebut mencapai
600 juta CHF. Pendapatan terbesar berdasarkan regionalnya didapatkan dari
wilayah Eropa/Afrika/Timur Tengah yang mencapai 46,2% kemudian terbesar
kedua dari Asia Pasific sebesar 29% dan sisanya dari regional Amerika sebesar
24,8%. Sedangkan pendapatan terbesar bila dilihat dari sektor bisnisnya maka
berurutan berasal dari Oil, Gas and Chemical Services (19,6%), Consumer Testing
Services (17,9%), Industrial Services (16,5%), System and Services Certification
(6,9%), Minerals Services (6,5%), Environmental Services (5,6%), Automotive
Services (5,2%), Government and Institution Service (4,7%), dan terakhir Life
Science Services (3,5) (SGS, 2014).
2.1.2. SGS di Indonesia
SGS pertama kali beroperasi di Indonesia pada tahun 1985 ketika adanya
penandatanganan perjanjian kerjasama antara SGS dengan pemerintah Indonesia
melalui program Pre-Shipment Inspection (PSI). Program PSI ini berakhir pada
tahun 1995, kemudian SGS membentuk PT SGS International Certification
Services di tahun yang sama dan berubah namanya pada tahun 2004 menjadi PT
SGS Indonesia.
Sebelumnya pada tahun 2001, SGS Mineral Business membeli lisensi
perusahaan Australia yang saat ini beroperasi dengan nama PT SGS Indo Assay.
PT SGS Indo Assay melakukan pengujian atas hasil mineral dan keseimbangan area
lingkungan penambangan. PT SGS Indo Assay memiliki laboratorium pengujian
mineral dengan lokasi tempat penambangan di Kalimantan Tengah dan sample
preparation di Sumatra Utara dan Sulawesi Utara.
PT SGS Indonesia terus berkembang di Indonesia dari tahun ke tahun, pada
pertengahan tahun 2005, PT SGS Indonesia menjalankan dua unit bisnis baru yaitu
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
9
Universitas Indonesia
System and Services Certification (SSC) dan Minerals (GeoChem). Hingga saat ini
PT SGS Indonesia sudah mempekerjakan 350 orang karyawan yang tersebar
dibeberapa wilayah di Indonesia seperti Jakarta, Medan, Manado, Surabaya dan
Samarinda. Kompetitor PT SGS Indonesia yang menjalankan lini bisnis yang
serupa dengan perusahaan diantaranya adalah Bureau Veritas, Llyod Register,
Intertek dan TUV Rheinland. PT SGS Indonesia juga sudah mengoperasikan 8 unit
bisnis dan akan terus memperluas jaringan SGS di Indonesia. Delapan unit bisnis
yang telah beroperasi tersebut yaitu:
Agricultural Services.
Agricultural Services melakukan jasa inspeksi pengiriman komoditas ke
berbagai negara yang mencapai lebih dari jutaan ton per tahun. Didirikan
pada tahun 2009, sekarang bisnis agrikultur PT SGS Indonesia memiliki tim
yang sangat efektif yang tersebar di berbagai pelabuhan besar di Indonesia.
Perusahaan memberikan nilai tambah pada proses yang berurutan dari
produksi hingga pendistribusian komoditas seperti palm oils, coklat, gula,
dan kacang kedelai. Cakupan solusi cost-effective termasuk didalamnya
pengumpulan data strategis, manajemen jaminan, audit dan sertifikasi,
pengujian dan layanan analitis, inspeksi, verifikasi solusi teknis, konsultasi
dan pelatihan. PT SGS Indonesia bisa membantu perusahaan klien untuk
terus meningkatkan budaya keselamatan, kualitas dan pembangunan
berkelanjutan.
Minerals & Environmental Services.
Keahlian PT SGS Indonesia dalam pertambangan merupakan salah satu
yang terbaik dalam industri tersebut. Perusahaan bisa memberikan saran
teknis pada proses manufaktur baja, kerjasama strategis dalam perdagangan
batu bara dan coke atau panduan pengurangan risiko, memaksimalkan
keuntungan atau meningkatkan efisiensi pertambangan logam mulia atau
logam biasa.
Oil Gas and Chemical Services (OGC)
PT SGS Indonesia sebagai penyedia perdagangan jasa inspeksi dan
pengujian, jaminan mutu, manajemen risiko dan pelayanan bantuan teknis
pada industri minyak dan kimia. Bidang keahlian perusahaan meliputi
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
10
Universitas Indonesia
kontrol kualitas dan kuantitas selama proses berlangsung, pengujian
laboratorium, sampling otomatis, kalibrasi statis dan dinamis, pelayanan
teknis gas untuk pendingin dan pembersihan gas carrier, pengujian
pemeliharaan pelumas prediktif, pengepakan dan pengiriman sampel,
pelayanan inspeksi tank dan container, pelayanan bantuan lepas pantai dan
logistik.
Consumer Testing Services (CTS)
Customer testing services memiliki beberapa keahlian dalam pengujian
laboratorium, ketahanan produk, penilaian proses dan verifikasi produk
statistikal untuk manufaktur, importir, eksportir, dan retailers. Customer
Testing Services saat ini di Indonesia menawarkan pelayanan pada produk
softlines (textil dan alas kaki), makanan (kimia dan mikrobiologi), barang-
barang keras (hardgoods), mainan dan produk remaja, listrik dan elektronik,
otomotif, dan kosmetik.
System and Services Certification (SSC)
Unit bisnis SSC di Indonesia menempati posisi sebagai pemimpin pasar,
+30% berhasil dikuasai oleh SSC. Saat ini SSC memiliki 62 auditor
permanen dimana jumlah ini mencapai dua kali lipat lebih daripada jumlah
auditor yang dimiliki oleh para pesaingnya di pasar. Pelayanan yang
diberikan oleh SSC diantara lain yaitu manajemen sistem, kompetensi
pengauditan, dan pelatihan yang terkait. Jasa sertifikasi yang diberikan
berupa ISO 14001 (manajemen lingkungan), QS 9000/TS 16494 (industri
otomotif), OHSAS 18000 (kesehatan dan keamanan kerja), CE Marking,
PM 9000 (manajemen sektor publik), SA 8000 (akuntabilitas sosial), SQF
2000/HACCP (keamanan makanan), dan evaluasi berkelanjutan.
Industrial Services.
Industrial Service membantu klien agar dapat menjalankan proses
manufaktur dengan lancar dengan bantuan pengujian material, sertifikasi
produk, metalurgi dan desain proses, dukungan bantuan operasional,
pengontrolan kualitas, dan sertifikasi sistem manajemen. Industrial Services
juga akan menyarankan pelaksanaan growth strategy dan praktik pasar
terbaik untuk manufaktur industri dan perdagangan, melakukan pengujian
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
11
Universitas Indonesia
dan keselarasan penilaian untuk memastikan proses dan proyek memenuhi
semua persyaratan kualitas dan kinerja dan meminimalkan dampak
lingkungan dari industri tersebut.
Environtment.
Pelayanan yang diberikan dalam bidang Environtment adalah membantu
untuk memastikan mengelola risiko dan meningkatkan efisiensi bisnis
dengan memberikan panduan agar dapat memenuhi regulasi tentang
lingkungan serta meminimalisir dampak bisnis terhadap lingkungan. Aspek
tanggung jawab lingkungan yang bisa dibantu seperti aspek udara, tanah,
air, limbah, dan perubahan iklim.
Government & Institution Services.
Perusahaan memberikan pelayanan berupa bantuan untuk pemenuhan
permintaan regulasi, meningkatkan pendapatan pemerintah, memfasilitasi
perdagangan, membantu pengefisiensian dan mempromosikan
pemerintahan yang baik yang sejalan dengan pembangunan berkelanjutan.
2.2. Visi dan Misi
2.2.1. Visi PT SGS Indonesia
PT SGS Indonesia akan berusaha untuk selalu memberikan nilai lebih
kepada pelanggan kami yang beragam.
2.2.2. Misi PT SGS Indonesia
Misi dari PT SGS Indonesia yaitu:
Kami menyediakan pelayanan komprehensif berupa inspeksi,
pengujian, dan sertifikasi yang independen, profesional dan diakui
secara internasional untuk membantu klien kami mencapai
tujuannya.
Kami bekerja sama dengan klien untuk mengembangkan alat yang
bisa membantu mereka mengidentifikasi dan mengurangi risiko,
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
12
Universitas Indonesia
membedakan dan meningkatkan efisiensi sehingga dapat terus
memenuhi kebutuhan pelanggan mereka.
Kami berkomitmen untuk meningkatkan value chain dengan
menyediakan value based pricing, bantuan teknis, manajemen key
account dan pelaporan akurat yang tepat waktu. Hal tersebut yang
seringkali membuat klien kami bisa meningkatkan kualitas
produknya, pelayanan dan reputasi mereknya.
2.3. Jasa oleh PT SGS Indonesia
Pelayanan jasa yang disediakan oleh PT SGS Indonesia dapat dibagi
menjadi empat kategori utama yaitu inspection, testing, certification, dan
verification. Jasa inspection yaitu melakukan pemeriksaan kondisi dan berat barang
yang diperdagangkan pada proses pengiriman, membantu pelanggan untuk
mengkontrol kuantitas dan kualitas barangnya, dan memenuhi semua persyaratan
peraturan yang relevan diseluruh daerah dan pasar yang berbeda. Jasa testing,
dengan adanya fasilitas pengujian memadai dan dikelola oleh orang-orang yang ahli
dan berpengalaman membuat pelanggan dapat mengurangi risiko,
mengefisiensikan waktu untuk menerjunkan produk ke pasar, menguji kualitas,
keamanan dan kinerja produk terhadap standar kesehatan, keamanan dan regulasi.
Jasa Certification dengan menunjukkan bahwa produk, proses, sistem atau jasa
pelanggan sesuai dengan standar nasional atau internasional dan regulasi atau
standar yang ditetapkan oleh pelanggan itu sendiri, melalui sertifikasi. Jasa
Verification dengan memastikan bahwa produk dan jasa yang diberikan oleh
perusahaan sesuai dengan standar global dan peraturan setempat untuk seluruh
rantai pasokan dari bahan baku hingga konsumsi akhir.
2.4. Budaya Perusahaan
Satu budaya yang sangat melekat dalam SGS adalah budaya integritas.
Kepercayaan yang menginspirasi para pelanggan dan para pemangku kepentingan
merupakan kunci kesuksesan, baik sebagai organisasi maupun individu. Sebagai
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
13
Universitas Indonesia
pemain utama dalam industri, SGS mempertahankan standar tinggi untuk
profesionalisme. Kode integritas merupakan ekspresi atas nilai-nilai yang SGS
terapkan di perusahaan dan afiliasinya.
SGS menjaga citra dan reputasi perusahaan secara berkesinambungan dan
senantiasa berupaya untuk mempertahankannya di pasar. SGS meraih tujuan ini
dengan melakukan bisnis secara jujur dan transparan. SGS mendorong budaya
keterbukaan melalui saling bertukar pikiran dan informasi, memberikan saran dan
mengajukan hal-hal yang perlu mendapat perhatian, tanpa adanya kekhawatiran
akan penolakan. Hal itu membuat SGS bisa melayani kepentingan-kepentingan
pelanggan dimanapun SGS beroperasi, menyediakan kesempatan-kesempatan
kepada karyawan dan menciptakan keuntungan finansial yang berkesinambungan
bagi para pemegang saham.
Empat nilai-nilai yang dijalankan dalam keseharian operasional SGS demi
mencapai visi perusahaan yaitu passion, integrity, entrepreneurialism, dan
innovative spirit. Nilai-nilai inilah yang membimbing perusahaan dalam
menjalankan seluruh kegiatannya dan nilai-nilai tersebut yang menjadi landasan
berdirinya perusahaan ini. Passion, SGS melakukan pekerjaannya dengan penuh
gairah karena itu akan membantu keberlangsungan bisnis menjadi lebih cepat, dan
lebih baik. Integrity, pelanggan mempercayai SGS untuk selalu memberikan solusi
yang adil dan objektif. Entrepreneurialism, SGS sangat percaya dengan
pemberdayaan individu dengan memberikan kebebasan untuk bisa kreatif dalam
hal pengambilan keputusan, inisiatif dan solusi. Innovative spirit, SGS selalu
menantang status quo agar bisa mengetahui hal yang lebih banyak, untuk
meningkatkan apa yang sudah dilakukan dan bagaimana cara mengerjakannya
dengan tujuan untuk dapat terus menciptakan nilai yang baru untuk pelanggan dan
perusahaan itu sendiri.
Prinsip-prinsip dalam integritas SGS:
Kepercayaan: Kepercayaan merupakan aset yang paling berharga, pondasi
dari citra dan reputasi SGS. Para pelanggan bergantung pada integritas SGS
dan kepercayaan ini harus tetap dipertahankan dan dijaga.
Kejujuran dan Keterbukaan: Didalam segala hal yang SGS lakukan, adalah
hal yang sangat penting untuk selalu jujur kepada diri sendiri, pelangga dan
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
14
Universitas Indonesia
rekan sejawat. Tidak ada suatu kondisi apa pun yang membenarkan
kebohongan atau ketidakjujuran.
Akuntabilitas: Setiap tindakan dan kelalaian memiliki konsekuensi, SGS
menerima konsekuensi atas pilihan tindakan tersebut dan tidak
menyalahkan pihak lain atas tindakan yang dilakukan.
Prinsip: SGS percaya untuk bertindak secara etis, adil dan menghormati
orang lain. Keputusan SGS senantiasa mendasar pada penghormatan atas
prinsip-prinsip dan standar perilaku yang baik dan bukan atas keputusan
atau pilihan pribadi.
2.5. Struktur Organisasi
2.5.1. Struktur Organisasi Umum
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT SGS Indonesia
Sumber: Data Perusahaan
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
15
Universitas Indonesia
2.5.2. Struktur Organisasi Divisi Human Resource
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Divisi Human Resource
Sumber: Data Perusahaan
2.6. Proses Staffing
Gambar 2.3 Proses Staffing di PT SGS Indonesia
Sumber: Data Perusahaan
Seiring dengan terus berkembangnya perusahaan dari tahun ke tahun, maka
perusahaan juga membutuhkan tambahan tenaga kerja untuk mengimbangi
aktivitas ekspansi yang dilakukan. Kebutuhan karyawan baru juga ditujukan untuk
President Director
Country HR Manager
Compensation and Benefit Lead
Payroll Admin
Personnel & Benefit Admin
HR Business Partner
RecruiterRecruitment and
Training Specialist
Man Power Planning
Requisition Form
Advertisement
Curriculum Vitae Selection
Interview
Predictive Index Test and Medical Check Up
Job Offer
New Hire
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
16
Universitas Indonesia
menggantikan karyawan lama yang memutuskan untuk berhenti bekerja dari
perusahaan. Saat ini PT SGS Indonesia mengoperasikan kantor cabang baru di
wilayah Surabaya untuk semakin memperlebar cakupan bisnisnya di Indonesia,
maka dari itu saat ini perusahaan sedang membutuhkan banyak tenaga kerja baru
untuk mengisi posisi yang baru dibuka. Rata-rata hampir 100 orang karyawan
direkrut oleh perusahaan setiap tahunnya untuk berbagai posisi di middle level dan
lower level seperti sales executive, auditor dan administration staff. Karyawan yang
direkrut kebanyakan melalui employment website seperti www.Jobstreet.com dan
www.JobsDB.com. PT SGS Indonesia memiliki standard operating procedure
(SOP) tersendiri dalam hal pengadaan karyawan barunya, berikut rangkaian proses
staffing yang dilakukannya.
2.6.1. Man Power Planning
Tahapan ini adalah tahapan awal sebelum aktivitas staffing dimulai dimana
PT SGS Indonesia merencanakan seberapa banyak orang-orang yang akan direkrut
oleh perusahaan untuk mengisi posisi-posisi yang ada dalam perusahaan. PT SGS
Indonesia saat ini sedang menjalankan ekspansi bisnis yaitu membuka kantor
cabang baru di beberapa wilayah di Indonesia yang berarti perusahaan akan
membutuhkan banyak tenaga kerja baru untuk menyesuaikan dengan ekspansi
bisnisnya tersebut. Perusahaan memiliki data untuk masing-masing divisi berapa
banyak orang tambahan yang diperlukan selama kurun waktu satu tahun. Dengan
adanya man power planning ini, divisi HR dapat memperkirakan jumlah kebutuhan
tenaga kerja baru untuk dapat menjalankan perusahaan dengan efektif dan efisien
dan menentukan strategi untuk mendapatkan talent terbaik untuk perusahaan.
2.6.2. Requisition Form
Tahap ini adalah tahap pertama dalam rangkaian proses staffing yang
dilakukan oleh tim recruitment dari divisi Human Resource dalam PT SGS
Indonesia. Dalam tahapan awal ini user mengisi sebuah formulir bernama
recruitment requisition form (Lampiran 1) yang berisikan informasi lengkap
tentang kebutuhan karyawan untuk posisi baru atau karyawan baru untuk
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
17
Universitas Indonesia
menggantikan posisi karyawan yang lama. Informasi-informasi yang terdapat
dalam recruitment requisition form ini diantara lain
1. Requirement Details
Berisikan tentang informasi tanggal permintaan dilakukannya proses
staffing, divisi, departemen, posisi yang dibuka, status karyawan
(tetap atau kontrak), level pekerjaan, dan lokasi bekerja.
2. Position Details
Berisikan tentang detail lengkap pekerjaan yang akan dilakukan oleh
calon karyawan dan tanggung jawab apa saja yang diberikan
kepadanya nanti. Turut serta lingkungan tempat calon karyawan
ditempatkan di kantor atau di lapangan.
3. Candidate Profile
Berisikan tentang profil lengkap kandidat seperti apa yang akan
dicari oleh perusahaan dilihat dari latar belakang pendidikannya,
pengalaman bekerja pada bidang yang relevan, kemampuan bahasa
yang dimiliki calon kandidat, pengetahuan serta keahlian yang
dimiliki, serta kriteria spesifik lainnya.
4. Reason For Requisition
Berisikan tentang alasan dilakukannya pengadaan karyawan baru.
Apakah untuk mengganti karyawan lama atau untuk tambahan
karyawan, apakah untuk posisi yang sudah ada sebelumnya atau
untuk posisi yang baru dibentuk.
5. Approvals
Berisikan tentang tanda tangan persetujuan akan dibukanya
lowongan pekerjaan dari user (Business Manager), Country Human
Resource Manager, dan President Director.
Recruitment Requisition Form ini juga disertai dengan adanya job
description (Lampiran 2 ) yang berisikan tentang primary responsibility, reporting,
specific responsibility, profile, dan required skill.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
18
Universitas Indonesia
2.6.3. Advertisement
Setelah RRF diterima oleh bagian recruitment, maka tim akan membuatkan
iklan tentang lowongan pekerjaan yang dibuka oleh perusahaan melalui berbagai
media dengan persetujuan dari Human Resource Business Partner. Media yang
umumnya dipakai oleh PT SGS Indonesia untuk menemukan calon karyawannya
yaitu:
1. Employment Websites. Perusahaan memiliki akun di website seperti
www.Jobstreet.com dan www.JobsDB.com untuk mengiklankan
lowongan pekerjaan. Media ini biasanya di gunakan untuk
mengiklankan lowongan pekerjaan pada posisi middle level dan
lower level seperti sales executive, auditor, administration staff,
accountant, marketing executive dan internship.
2. Koran. PT SGS Indonesia menerbitkan iklan lowongan kerja di koran
harian Kompas untuk berbagai posisi tertentu seperti posisi auditor
dengan bantuan agen yang akan terlebih dahulu mensortir CV
pelamar yang masuk dari penerbitan iklan di koran dan hanya akan
memberikan CV pelamar terbaik kepada perusahaan yang sesuai
dengan job specification yang dibutuhkan.
3. Employee Referrals. PT SGS Indonesia membuka kesempatan bagi
karyawannya untuk merekomendasikan rekannya untuk melamar
pada posisi yang lowong di perusahaan dengan mengirimkan CV
orang yang bersangkutan ke bagian Recruitment. PT SGS Indonesia
juga memberikan bonus berupa materi uang sebagai tanda terima
kasih bagi karyawannya jika kandidat yang direkomendasikan
olehnya diterima bekerja di PT SGS Indonesia.
4. Headhunter. PT SGS Indonesia akan memanfaatkan jasa dari
perusahaan headhunter untuk mendapatkan orang-orang yang tepat
yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan. Jasa
headhunter biasanya digunakan untuk mendapatkan orang-orang
untuk mengisi posisi penting (top level) dalam perusahaan seperti
posisi line manager. Orang-orang yang direkomendasikan oleh
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
19
Universitas Indonesia
headhunter biasanya adalah top talent yang mumpuni pada bidang
yang sedang dicari oleh perusahaan..
5. Talent Database. PT SGS Indonesia memiliki arsip para pelamar
dengan status on hold yaitu ditolak untuk posisi yang dilamar, namun
mungkin cocok untuk diposisi yang lainnya. Lowongan posisi yang
dibuka bisa ditawarkan langsung kepada mereka.
2.6.4. Curriculum Vitae Selection
Dari berbagai media yang dimanfaatkan oleh perusahaan untuk menarik
calon karyawan, PT SGS Indonesia menerima curriculum vitae (CV) dalam bentuk
softcopy maupun hardcopy untuk berbagai posisi yang dibuka. CV yang telah
diterima akan disortir disesuaikan dengan job specification yang dibutuhkan oleh
perusahaan untuk berbagai posisi. CV yang telah disortir akan diberikan kepada
user untuk diperiksa kembali apakah CV tersebut sesuai dengan apa yang
dibutuhkan olehnya. Jika ditolak oleh user, tim akan mencarikan lagi CV yang lebih
sesuai dengan job specification melalui resume search pada www.jobstreet.com
dan www.jobsDB.com. Jumlah CV yang diterima oleh PT SGS Indonesia rata-rata
untuk berbagai posisi mencapai 120 buah. Selain itu, perusahaan juga terkadang
melakukan proses resume search yaitu melakukan pencarian kandidat pada
database website disesuaikan dengan kriteria yang dicari, namun kandidat tersebut
bukanlah kandidat yang melamar di posisi yang dibuka oleh perusahaan.
2.6.5. Interview
Tahapan selanjutnya adalah proses wawancara. CV kandidat yang sudah
diperiksa kembali dan disetujui untuk lanjut ke proses berikutnya oleh user, akan
diundang untuk hadir di kantor PT SGS Indonesia mengikuti proses wawancara
yang biasanya dilakukan dalam 2 sesi terpisah. Sesi pertama oleh divisi Human
Resource dan sesi kedua oleh user, namun tidak menutup kemungkinan hanya
dilakukan dalam satu sesi langsung oleh divisi Human Resource dan user. Kandidat
akan diminta untuk mengisi sebuah formulir Personal Data yang berisikan
informasi tentang kandidat, keluarga kandidat, latar belakang akademis, dan alasan
mendafatar lowongan kerja di perusahaan (lampiran 3 dan 4). Proses wawancara
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
20
Universitas Indonesia
yang dilakukan oleh divisi Human Resource lebih menekankan untuk mengetahui
kepribadian dari kandidat tersebut dan apakah sesuai dengan budaya yang ada di
PT SGS Indonesia, sedangkan proses wawancara yang dilakukan oleh user lebih
menekankan pada kemampuan dan keahlian kandidat dalam bidang tertentu sesuai
dengan posisi yang dilamar oleh kandidat.
2.6.6. Predictive Index Test dan Medical Check Up
Rangkaian proses staffing selanjutnya yaitu Predictive Index (PI) Test.
Tujuan dari Predictive Index Test ini adalah untuk mendapatkan data yang akurat
mengenai dorongan perilaku dan kebutuhan apa yang memotivasi setiap calon
karyawan serta kepribadian lain yang mencerminkan kandidat. Untuk posisi
tertentu, perusahaan akan mengadakan Ability Test untuk menguji kemampuan
kandidat dalam mengerjakan sebuah tugas. Posisi yang melakukan ability test ini
adalah adalah posisi Accountant.
Tahap selanjutnya adalah medical check-up yang diikuti oleh kandidat di
pusat kesehatan rekanan perusahaan (Parahita Diagnostic Center dan Prodia).
Kandidat akan diaturkan jadwalnya untuk mengikuti medical check-up dengan
tujuan untuk mengetahui kondisi kesehatan kandidat apakah sesuai dengan standar
minimal kesehatan perusahaan dan siap untuk bekerja. Setelah hasil medical check-
up diterima oleh perusahaan dan dinyatakan bahwa kandidat dalam kondisi yang fit
dan atau sehat untuk bekerja di perusahaan dan sesuai dengan standar perusahaan,
maka kandidat berhasil lolos dan akan dilanjutkan dengan proses staffing tahap
selanjutnya.
2.6.7. Job Offer
Setelah proses wawancara selesai dilaksanakan, divisi Human Resource
akan berdiskusi dengan user dan apabila perlu meminta masukan dari Country
Human Resource Manager untuk memutuskan apakah kandidat sesuai dengan job
specification yang dibutuhkan perusahaan. Jika kandidat tersebut ditolak namun
memungkinkan untuk ditempatkan pada posisi lain yang lebih cocok, CV kandidat
tersebut beserta interview comment form akan diarsipkan untuk kebutuhan yang
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
21
Universitas Indonesia
akan datang, dan apabila diterima maka akan dilanjutkan untuk ke proses
selanjutnya.
Setelah kandidat diputuskan lolos tahap seleksi maka divisi Human
Resource akan berdiskusi dengan Business Manager mengenai salary package
disesuaikan dengan level posisi yang dilamar, yang akan ditawarkan oleh
perusahaan ke kandidat tersebut. Setelah didapatkan salary package yang tepat
maka akan langsung dikirimkan ke kandidat untuk diperiksa dan disetujui melalui
surat elektronik. Apabila ada poin yang ingin ditanyakan atau mungkin
dinegosiasikan, biasanya kandidat akan diarahkan untuk menuliskan keinginannya
pada balasan surat elektronik tersebut.
2.6.8. New Hire
Jika salary package dan ketentuan kerja lainnya telah disepakati, maka
kandidat akan diundang untuk hadir kembali di kantor PT SGS Indonesia untuk
menandatangani kontrak kerja sesuai dengan kesepakatan yang telah dicapai dan
untuk meresmikan bahwa kandidat tersebut berhasil lolos seluruh tahapan proses
staffing dan diterima bekerja di perusahaan. Pada hari pertama karyawan bekerja di
perusahaan biasanya akan diisi dengan Induction Training, yaitu serangkaian
pelatihan tentang pengenalan perusahaan. Induction Training ini biasanya
dilakukan sebanyak dua kali dalam tempo waktu sebulan. Karyawan baru akan
menerima welcome kit untuk menunjang keberlangsungan pelatihan tersebut.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
22 Universitas Indonesia
BAB 3
TINJAUAN LITERATUR
3.1. Staffing
Posisi staffing dalam organisasi mungkin merepresentasikan salah satu
fungsi yang paling penting dari human resource management. Staffing berbicara
seputar orang-orang yang direkrut dari luar organisasi untuk sebuah pekerjaan,
yang dipindahkan ke pekerjaan lain dalam organisasi yang sama, serta orang-orang
yang keluar dari perusahaan (Judge, 1993). Aktivitas mendapatkan tenaga kerja
(acquiring) melibatkan sistem external staffing yang mengendalikan awal
masuknya kandidat ke dalam organisasi. Aktivitas ini berhubungan dengan
perencanaan jumlah dan tipe orang seperti apa yang dibutuhkan, menetapkan job
requirement dalam bentuk kualifikasi atau KSAOs (knowledge, skill, ability, dan
karakteristik lain) yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara efektif,
menetapkan tipe rewards yang disediakan dari sebuah pekerjaan, membuatkan
kampanye external recruitment, menggunakan selection tools untuk mengevaluasi
KSAOs yang dimiliki kandidat, memutuskan kandidat mana yang paling
berkualitas dan akan menerima tawaran pekerjaan, dan menyusun bersama
penawaran kerja yang diharapkan bisa diterima oleh kandidat. Aktivitas
penempatan (deploying) mengarah pada menempatkan karyawan baru pada
pekerjaan yang sebenarnya akan dilakukan yang mungkin belum secara jelas
diberitahukan pada saat rekrutmen seperti informasi mengenai lokasi geografis
lingkungan kerja, dan unit kerja yang spesifik. Deploying juga meliputi
pembimbingan pemindahan karyawan di seluruh perusahaan tersebut yang melalui
sistem internal staffing yang menangani promosi, transfer, dan penugasan proyek
baru. Sistem retensi berusaha untuk mengelola adanya arus yang tidak bisa
dihindari dari adanya karyawan yang keluar dari organisasi. Arus keluarnya
karyawan ini biasanya bersifat tidak sukarela dari para pekerja seperti pemecatan
atau penjualan sebuah unit bisnis atau organisasi lain. Turnover bisa menjadi sangat
merugikan bagi organisasi, maka dari itu organisasi bisa meminimalisirnya dengan
berbagai macam strategi dan taktik retensi (Heneman, 2012)
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
23
Universitas Indonesia
(Heneman, 2012) mengungkapkan bahwa komponen yang terdapat dalam
sistem staffing merepresentasikan langkah-langkah serta aktivitas yang terjadi
selama proses masuknya karyawan baru dan karyawan yang sudah ada dalam
organisasi. Komponen tersebut diantaranya seperti yang dapat dilihat di gambar 1
tentang komponen sistem staffing yaitu pelamar (applicant) yang akan masuk ke
dalam organisasi harus melewati serangkaian aktivitas staffing seperti recruitment
(identification and attration), selection (assessment and evaluation), dan
employment (decision making and final match).
3.2. Aktifitas Staffing
3.2.1. Recruitment
Recruitment dibagi menjadi dua bagian yaitu external recruitment dan
internal recruitment. (Heneman, 2012) mengatakan bahwa proses rekrutmen yang
efektif merupakan landasan dari sistem staffing yang efektif karena ketika sistem
rekrutmen bekerja dengan baik maka pelamar yang berkualitas akan tertarik pada
organisasi, dengan begitu kandidat terbaik dengan mudah bisa didapatkan untuk
Applicant
(person)
Organization
(Job)
Recruitment
(identification and attraction)
Selection
(assessment and evaluation)
Employment
(decision making and final match)
Gambar 3.1 Komponen Sistem Staffing
Sumber: Staffing Organization (Heneman, 2012)
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
24
Universitas Indonesia
diseleksi dan pada akhirnya direkrut sehingga organisasi akan memiliki banyak
waktu untuk mencapai staffing goals stratejiknya. (Heneman, 2012) berpendapat
bahwa external recruitment merupakan sebuah proses mengidentifikasi dan
menarik para pencari kerja dari luar organisasi yang bersangkutan. Dalam external
recruiting, organisasi berusaha menjual organisasi tersebut kepada pelamar yang
potensial, maka dari itu banyak prinsip-prinsip pemasaran (marketing) yang
diaplikasikan untuk meningkatkan hasil dari rekrutmennya. Sedangkan internal
recruitment adalah proses mengidentifikasi dan menarik karyawan yang bekerja
pada organisasi saat ini untuk sebuah lowongan yang dibuka oleh organisasi
tersebut.
3.2.1.1. Recruitment Planning
Tahap awal dalam proses external recruitment adalah recruitment planning.
Recruitment planning ini dimulai dari organizational issues dimana proses
rekrutmen dapat dikelola dengan berbagai macam cara yaitu in-house atau oleh
external rcruitment agency. Sebuah organisasi bisa melakukan rekrutmen sendiri
atau bekerja sama dengan organisasi lain. Kewenangan untuk merekrut bisa saja
tersentralisasi atau terdesentralisasi dalam organisasi. Organisasi yang kecil
biasanya mengandalkan external recruitment agencies daripada melakukan
rekrutmen sendiri karena organisasi kecil mungkin tidak memiliki sumber daya
manusia dan anggaran yang cukup untuk menjalankan fungsi rekrutmennya sendiri.
Organisasi dengan tingkat turnover yang rendah biasanya juga lebih memilih untuk
memanfaatkan external recruitment agencies karena jarang dilakukannya
rekrutmen karyawan baru, maka fungsi rekrutmen sendiri dirasakan tidak
bermanfaat. Organisasi besar dan organisasi yang sering melakukan rekrutmen
karyawan baru harus memiliki fungsi rekrutmennya sendiri. Fungsi ini membantu
untuk memastikan biaya yang dikeluarkan organisasi untuk rekrutmen karyawan
baru diminimalkan, recruitment searches yang konsisten dari awal pembukaan
hingga penutupan, dan kebutuhan organisasi akan sumber daya manusia yang
spesifik dipenuhi.
Sebuah organisasi dapat memusatkan (centralize) atau mendesentralisasi
(decentralized) proses rekrutmen untuk external job applicants. Dalam fungsi
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
25
Universitas Indonesia
rekrutmen yang terpusat, satu grup pusat mengkoordinasi aktivitas rekrutmen,
biasanya human resource professionals di kantor perusahaan. Dalam sistem
rekrutmen desentralisasi, bisnis unit atau manager individu yang melakukan
aktivitas rekrutmen. Meskipun keputusan akhir dari rekrutmen ada di unit bisnis
yang menentukan terpilih atau tidaknya kandidat untuk bekerja dalam unitnya,
kebanyakan organisasi memusatkan aktivitas administrasi terkait rekrutmen dan
penyaringan pelamar. Satu keuntungan dari fungsi rekrutmen yang terpusat adalah
tidak adanya unit bisnis yang sia-sia mengerjakan hal yang sama, seperti contoh
ketika melakukan rekrutmen ke universitas, hanya akan ada satu iklan yang
ditempel mengenai informasi pekerjaan yang dibuka oleh organisasi, bukan banyak
iklan terpisah untuk masing-masing unit bisnis. Meskipun demikian, beberapa
organisasi lebih memilih fungsi rekrutmen yang terdesentralisasi, sebagai
contohnya departemen research and development (R&D) sering melakukan praktek
rekrutmen khusus untuk menarik talenta tertentu. Strategi ini difokuskan untuk
rekrutmen peneliti terdidik dan menekankan pada proyek yang menarik secara
intrinsik bagi para peneliti tersebut di universitas-universitas. Satu keuntungan dari
rekrutmen yang terdesentralisasi adalah pencarian dalam rekrutmen sumber daya
manusia baru mungkin menjadi lebih responsif sesuai dengan kebutuhan unit bisnis
karena mereka yang terlibat dalam rekrutmen akan menjadi rekan kerja sehari-hari
dalam kegiatan operasinya di organisasi.
Dalam recruitment planning juga perlu diperhatikan administrative issues,
diantaranya yaitu requisitions. Requisitions adalah sebuah dokumen formal yang
mengesahkan sebuah pembukaan lowongan kerja yang ditandai dengan adanya
tanda tangan dari top level management. Seorang supervisor terkadang juga
diberikan wewenang untuk mengesahkan pembukaan kerja. Top level managers
lebih familiar dengan informasi staffing planning untuk seluruh organisasi, maka
dari itu persetujuan mereka dibutuhkan untuk memastikan aktivitas rekrutmen
dikoordinasikan dengan aktivitas staffing planning. Selanjutnya, dalam recruitment
planning yaitu penentuan siapa yang menjadi recruiters yaitu orang-orang yang
melakukan proses rekrutmen. Recruiters yang ideal mempunyai beberapa
karakteristik seperti dibawah ini:
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
26
Universitas Indonesia
Interpersonal skills yang kuat
Pengetahuan tentang perusahaan, pekerjaan, dan isu terkait karir
Technology skills,
Antusiasme tentang organisasi dan calon karyawan
Recruiters yang dipakai oleh organisasi biasanya adalah human resource
professionals, line managers, dan karyawan. Setiap recruiters memiliki
keuntungan dan kerugian masing-masing tergantung dengan karakteristik yang
dibutuhkan untuk menjadi recruiters. HR Professionals mungkin sangat mengerti
tentang isu career development dan antusias terhadap organisasinya, tetapi mereka
mungkin kurang mengerti tentang specific job responsibilities. Line managers
mungkin memiliki pengetahuan lengkap tentang organisasi dan pekerjaan yang
disupervisi, tetapi mereka mungkin tidak mengetahui tentang career development
opportunity. Begitu pula dengan karyawan sebagai recruiters, mereka mungkin
memiliki pemahaman yang mendalam tentang pekerjaannya, tetapi tidak memiliki
banyak pengetahuan tentang organisasinya. Maka dari itu tidak ada satu sumber
yang ideal untuk menjadi recruiters, dan seluruh recruiters membutuhkan pelatihan
untuk mengimbangi kekurangan yang ada. Pelatihan tersebut diantaranya
interviewing skills, job analysis, aspek interpersonal tentang rekrutmen, hukum dan
regulasi, forms dan reports, karakteristik organisasi dan pekerjaan, dan target
recruitment. Diluar pelatihan tersebut dibutuhkan juga pelatihan tambahan untuk
menunjang kemampuan recruiters seperti technology skills, marketing skills,
kemampuan bekerja sama dengan orang- orang dari departemen lain, serta etika.
3.2.1.2. Strategy Development
Tahap selanjutnya setelah recruitment planning adalah strategy
development. Metode yang bisa dimanfaatkan oleh organisasi diantaranya adalah
metode open recruitment dan targeted recruitment. Open recruitment adalah
sebuah metode dimana organisasi membuka lebar kesempatan kerja bagi para
pelamar yang melamar lowongan pekerjaan yang spesifik. Keuntungan dari metode
ini adalah pelamar sering melihatnya sebagai sebuah hal yang adil karena semua
orang memiliki kesempatan yang sama untuk melamar, memastikan bahwa
keberagaman (termasuk orang yang cacat, minoritas, remaja, mantan pensiunan,
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
27
Universitas Indonesia
veteran) orang mendapat kesempatan yang sama untuk dipertimbangkan, serta
bermanfaat ketika organisasi butuh merekrut banyak orang. Kekurangannya adalah
terlalu banyak kandidat yang harus dipertimbangkan, adanya kemungkinan pelamar
yang berkualitas terabaikan dalam prosesnya, dan memakan banyak waktu untuk
memeriksa seluruh resume. Pendekatan targeted recruitment yaitu metode dimana
organisasi mengidentifikasi segmen dalam pasar tenaga kerja dimana kandidat yang
berkualitas berada.
Tabel 3.1 Perbandingan Open Recruitment dan Targeted Recruitment
Sumber: Staffing Organization (Heneman, 2012)
Teknik Keuntungan Baik Digunakan
Ketika
Open Mengiklankan
berbagai posisi
dengan pesan yang
menarik bagi
berbagai pencari
kerja dalam
sejumlah media
yang menjangkau
sebanyak mungkin
orang.
Memastikan
pelamar yang
beragam
dihubungi dan
dipertimbangkan
Pengalokasian
biaya resource
dan personel per
pelamar yang
lebih rendah
Jumlah pelamar
yang dibutuhkan
banyak, pre-entry
qualifications tidak
seberapa penting.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
28
Universitas Indonesia
Tabel 3.2 Perbandingan Open Recruitment dan Targeted Recruitment
(Lanjutan)
Sumber: Staffing Organization (Heneman, 2012)
Setelah dipilihnya metode terbaik yang disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi, maka yang harus dilakukan selanjutnya adalah menentukan recruitment
sources. Recruitment sources tersebut diantara lain:
Applicant Initiated. Praktik paling umum yang dilakukan oleh organisasi
yaitu dengan menerima lamaran kerja yang diajukan oleh pelamar dengan
datang langsung ke organisasi yang membuka lowongan pekerjaan.
Employee Referrals. Para karyawan yang bekerja dalam organisasi
merupakan sumber yang berharga untuk mencari pelamar kerja. Karyawan
tersebut dapat merekomendasikan orang yang mereka kenal kepada pemberi
kerja untuk dipertimbangkan. Dalam beberapa organisasi, karyawan akan
Targeted Memfokuskan
usaha pengiklanan
dan rekrutmen
dengan
menyesuaikan isi
pesan untuk
menarik segmen
pasar tenaga kerja
dengan KSAO yang
spesifik atau
karakteristik
demografis.
Mempersempit
applicant pool
yang potensial,
sehingga
organisasi
berusaha untuk
fokus pada
pelamar yang
paling
berkualitas.
Memfasilitasi
pendekatan yang
lebih personal
untuk setiap
pelamar.
Organisasi
membutuhkan
kecakapan yang
spesifik yang jarang
ada, merekrut untuk
posisi yang
berpengaruh besar
Teknik Keuntungan Baik Digunakan
Ketika
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
29
Universitas Indonesia
menerima bonus berupa uang jika kandidat yang direkomendasikan olehnya
sukses melaksanakan pekerjaannya dalam satu kurun waktu yang diberikan.
Advertisement. Cara yang mudah untuk menarik pelamar kerja adalah
dengan menempatkan iklan di koran, iklan spanduk di internet, radio,
televisi, dan media lainnya.
Employment Websites. Dengan bantuan internet, keberadaan website ini
dimanfaatkan oleh pemberi kerja dengan mendapatkan targeted
advertising, iklan video, pre-employment screening examinations dan
pelacakan pelamar. Untuk pencari kerja, yang bisa dimanfaatkan adalah
mendapatkan informasi tentang komunitas dimana pekerjaan ditawarkan,
budaya dan praktek dalam organisasi yang berbeda. Contohnya seperti
www.JobsDB.com, www.Jobstreet.com.
Colleges and Placement Offices. Kampus merupakan sebuah sumber dari
orang-orang dengan keterampilan yang terspesialisasi untuk posisi
profesional. Setiap kampus biasanya memiliki placement offices atau officer
yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kecocokan dibuat antara
ketertarikan pemberi kerja dan ketertarikan mahasiswa.
Employment Agencies. Agensi ini membantu organisasi untuk
menghubungi, memilih dan pada akhirnya resume kandidat terpilih
diberikan kepada organisasi yang menyewa jasanya dengan kesepakatan
biaya yang sudah ditetapkan diawal. Biaya untuk agensi tersebut biasanya
bergantung pada berhasil atau tidaknya penempatan kandidat tersebut
dengan organisasi dan berupa persentase dari jumlah gaji awal yang
diterima oleh kandidat.
Executive Search Firms. Pada dasarnya executive search firms fungsi sama
dengan employment agencies, namu perbedaannya terletak pada calon
kandidat untuk posisi apa yang akan diberikan ke perusahaan. Executive
search firms atau yang lebih terkenal dengan sebutan “headhunter”
diperuntukkan mencari kandidat untuk posisi top level management atau
untuk pekerjaan dengan gaji berkisar $100.000 atau lebih.
Job Fairs. Salah satu sources yag bisa dimanfaatkan organisasi untuk
menarik pelamar kerja adalah melalui pameran kerja dengan tujuan untuk
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
30
Universitas Indonesia
memberitahukan informasi tentang perusahaan maupun lowongan yang ada
dalam perusahaan, mengumpulkan resume para pelamar yang tertarik
melamar di organisasi, dan melakukan penyaringan atas pelamar kerja
tersebut. Walaupun organisasi harus membayar sejumlah biaya yang cukup
besar untuk dapat berpartisipasi dalam sebuah pameran kerja, organisasi
bisa mendapatkan keuntungan jangka pendek yaitu bisa
mengidentifikasikan pelamar yang berkualitas dan keuntungan jangka
panjang yaitu memperbesar visibilitas organisasi sehingga untuk
kedepannya bisa meningkatkan image dan kemudahan organisasi untuk
menarik pelamar kerja.
Co-ops and Internships. Organisasi memiliki dua cara yang bisa digunakan
untuk menarik mahasiswa untuk bekerja paruh waktu dalam organisasinya.
Yang pertama adalah co-ops arrangement dimana mahasiswa bekerja pada
organisasi dalam basis waktu quarter. Quarter pertama mahasiswa tersebut
bekerja secara full-time dan pada quater kedua mahasiswa belajar di
kampusnya full-time. Yang kedua adalah magang dimana mahasiswa
bekerja full-time untuk periode waktu pendek yang telah disepakati
bersama. Kedua cara ini memberikan kesempatan bagi organisasi bukan
hanya dengan mendapatkan jasa tenaga kerja paruh tetapi juga dapat menilai
mahasiswa tersebut untuk posisi full-time setelah lulus nanti.
Hipotesis informasi yang realistis mengusulkan bahwa orang-orang yang
direkrut melalui sumber tertentu cenderung memiliki informasi yang akurat tentang
apa yang dibutuhkan dari sebuah pekerjaan (Rynes, 1991). Dengan memiliki
informasi tersebut, pelamar kerja dianggap bisa membuat keputusan untuk
mendapatkan pekerjaan tersebut. Misalnya, berkaitan dengan employee refferals,
telah disarankan bahwa (Breaugh, 1992 dalam Breaugh, 2000) sebelum
merekomendasikan sesorang untuk sebuah pekerjaan pada perusahaan, karyawan
tersebut akan memberikan informasi realistis kepada rekannya tentang pekerjaan
dalam perusahaan. (Ullman, 1966) berspekulasi bahwa orang yang direkrut melalui
employee referrals mungkin lebih baik daripada individu yang direkrut dari sumber
lain seperti koran. Pernyataan ini berdasarkan asumsi bahwa karyawan perusahaan
akan menyaring individu sebelum merekomendasikannya karena mereka akan
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
31
Universitas Indonesia
memperhatikan reputasi mereka sendiri yang akan terimabas oleh kualitas dari
rekannya tersebut. (Ullman, 1966) menemukan bahwa karyawan baru yang direkrut
melalui informal sources (contoh: employee refferals, direct applications) memiliki
tingkat turnover yang lebih rendah daripada individu yang direkrut melalui formal
sources (contoh: iklan koran, employee agencies)
3.2.1.3. Searching
Setelah tahap perencanaan dan pengembangan strategi telah selesai
dilakukan, maka tahapan selanjutanya adalah melakukan aktivitas pencarian
(searching) kandidat. Sebelum melakukan proses pencarian, satu hal yang
dibutuhkan yaitu mengembangkan pesan yang ingin disampaikan dan medium
untuk mengkomunikasikan pesan tersebut keluar organisasi.
3.2.1.3.1. Pesan Komunikasi
Pesan yang akan disampaikan pada pelamar kerja bisa difokuskan pada tiga
tipe pesan yaitu penyampaian realistic, employment brand, dan targeted
information.
Realistic Recruitment Message. Pesan ini juga sering disebut dengan
realistic job preview (RJPs). Yang dimaksud dengan RJP adalah
organisasi menjelaskan kepada kandidat hal-hal realistis yang positif
maupun negatif tentang pekerjaan dan organisasi tersebut.
Tujuannya adalah agar kandidat dapat memutuskan apakah akan
tetap mau bekerja di organisasi tersebut setelah mengetahui hal
realistis tentang pekerjaan yang ditawarkan. Diharapkan dengan
adanya RJPs ini, jika kandidat tetap menerima kenyataan tersebut,
kandidat mungkin bisa lebih berkomitmen bekerja untuk organisasi
dan jika menolaknya maka organisasi tidak dihadapkan pada biaya
yang berhubungan dengan merekrut, memilih, melatih dan
memberikan kompensasi kepada karyawan yang hanya akan
meninggalkan pekerjaannya karena tidak memenuhi ekspektasinya.
Employment Brand Message. Organisasi berharap untuk
menggambarkan pesan yang menarik untuk pelamar yang potensial
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
32
Universitas Indonesia
dengan mengembangkan employment brand untuk menarik minat
pelamar. Employment brand adalah sebuah “good-company tag”
yang menempatkan image “being a great palce to work” atau
“employer of choice” dalam pikiran pelamar kerja. Semakin banyak
pelamar kerja berkualitas yang sadar akan employment brand
organisasi, maka semakin banyak yang akan tertarik untuk
mendapatkan pekerjaan di organisasi tersebut.
Targeted Message. Salah satu cara untuk meningkatkan kecocokan
orang dengan pekerjaannya adalah dengan membuat pesan
rekrutmen yang tepat sasaran hanya pada orang-orang tertentu. Beda
orang maka berbeda pula apa yang ingin didapatkannya dari
pemberi kerja. Sebagai contoh pekerja tua mungkin mencari
pemberi kerja yang dapat memenuhi kebutuhan finansial,
keamanan, dan sosial, sedangkan mahasiswa atau pekerja muda
lebih tertarik pada organisasi yang bisa menyediakan penghargaan
dan promosi yang berbasis pada performa individu daripada
performa kelompok.
Dalam kondisi yang sama, ketiga tipe pesan (realistic, branded dan
targeted) tidak mungkin sama efektifnya karena pesan yang disampaikan harus
disesuaikan dengan pasar tenaga kerja, karakteristik lowongan pekerjaan dan
karakteristik pelamar.
3.2.1.3.2. Media Komunikasi
Dalam proses rekrutmen, tidak hanya pesan komunikasinya saja yang
penting, namun juga media komunikasinya. Media komunikasi yang pada umumya
dimanfaatkan oleh organisasi adalah brosus rekrutmen, video, iklan, kontak
langsung serta jasa online dan menurut Heneman, media komunikasi yang paling
efektif haruslah kaya akan informasi dan dengan kredibilitas yang tinggi. Kaya akan
informasi berarti memakai berbagai metode untuk menyampaikan pesan (contoh:
gambar visual, tulisan, angka-angka dan tabel), disesuaikan dengan masing-masing
kebutuhan spesifik responden. Sedangkan kredibilitas yang tinggi berarti
memberikan informasi yang jujur, akurat, dan lengkap. Penelitian
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
33
Universitas Indonesia
telahmenunjukkan bahwa responden akan lebih memiliki pandangan positif tentang
image organisasi yang menyampaikan informasi yang kaya dan kredibel. Contoh
penggunaan media komunikasi yang bisa digunakan oleh organisasi yaitu:
Word of Mouth. Media komunikasi ini merupakan satu metode yang paling
manjur untuk mengkomunikasikan tentang kesempatan kerja yang
potensial. Word of Mouth yaitu sebuah media komunikasi yang
menyampaikan informasi informal mengenai reputasi organisasi,
employment practicies, dan kebijakan yang dapat digunakan untuk
memberikan dampak yang berarti pada impresi para pencari kerja terhadap
pemberi kerja. Word of Mouth biasanya dilakukan oleh individu yang
memang tidak tertarik untuk “menjual” pekerjaan tersebut, maka dari itu
pesan komunikasi kemungkinan akan terlihat lebih kredibel. Di zaman
seperti sekarang ini word of mouth tidak lagi disampaikan dari muka ke
muka, blog dan social networking pun juga bisa dipakai untuk
menyampaikan informasi tetang pemberi kerja.
Recruitment Brochures. Recruitment brochures biasanya dikirim atau
diberikan langsung pada para pelamar kerja. Informasi yang dimuat dalam
brosur pun biasanya sangat detail, maka dari itu brosur ini mungkin akan
banyak atau panjang. Sebuah brosur tidak hanya menyediakan informasi
tentang pekerjaannya tetapi juga mengkomunikasikan informasi mengenai
organisasi dan lokasinya berada. Brosur juga biasanya ditambahkan dengan
gambar hingga narasi tertulis dengan tujuan untuk mengilustrasikan
berbagai aspek pekerjaan seperti kota tempat organisasi berada dan rekan-
rekan kerja. Keuntungan dari brosur adalah organisasi dapat mengontrol
siapa saja yang menerima brosur tersebut dan bisa lebih panjang
dibandingkan dengan iklan, namun harga untuk membuatnya juga cukup
mahal dan menjadi terlihat kurang kredibel karena sudah jelas brosur adalah
salah satu alat penjualan yang dibuat oleh organisasi.
Videos dan Videoconferencing. Sebuah video bisa digunakan bersamaan
dengan brosur, namun brosur seharusnya dipakai untuk
mengkomunikasikan informasi-informasi umum, sedangkan video
seharusnya digunakan untuk mengkomunikasikan kultur budaya dan iklim
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
34
Universitas Indonesia
dari organisasi tersebut. Selain itu ada pula media videoconferencing seperti
Skype yang berguna untuk menyampaikan pesan komunikasi tanpa harus
bertatap muka, hanya dengan memanfaatkan koneksi internet. Dengan
adanya videoconferencing ini, organisasi dapat menghemat sejumlah uang
karena tidak diperlukannya lagi anggaran untuk berpergian ke lokasi tempat
pelamar berada.
Advertisement. Iklan lebih pendek bentuknya dan lebih “to the point” bila
dibandingkan dengan recruitment brochures. Pendeknya durasi dari
kebanyakan iklan menyebabkan informasi yang ada dalam iklan tersebut
tidak banyak. Iklan banyak ditemukan di berbagai tempat seperti surat kabar
nasional, televisi dan radio.
Organizational Websites. Sebuah website bisa menjadi unik jika berfungsi
sebagai recruitment source dan recruitment medium. Ketika halaman
website hanya melayani penyampaian informasi tentang pekerjaan atau
organisasi kepada palamar potensial, maka ia hanya melayani sebagai
recruitment medium, tetapi ketika halaman website menarik pelamar,
khususnya ketika pelamar diperkenankan untuk melamar online, maka ia
juga berfungsi sebagai recruitment source. Ada tiga atribut penting yang
bisa menjadi daya tarik bagi website organisasi, yang pertama adalah
engagement dimana sebuah website harus jelas dan menarik bagi pelamar
kerja. Yang kedua adalah functionality, dimana halaman website tersebut
dapat bekerja dengan cepat, mudah dipakai dan interaktif. Yang ketiga yaitu
website organisasi harus bisa menyampaikan informasi dengan sudut
pandang yang diinginkan oleh pelamar termasuk didalamnya informasi
tentang pekerjaan yang dibuka, job requirements, dan langkah-langkah
untuk melamar pekerjaan.
Direct Contact. Berbeda dengan yang lainnya, media komunikasi ini
menekankan pada kontak langsung dengan pelamar kerja melalui email atau
telepon. Media penyampaian informasi ini sifatnya lebih personal
dibandingkan dengan media komunikasi yang lainnya, dengan begitu para
pelamar kerja kemungkinan merasa cara seperti ini lebih kredibel
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
35
Universitas Indonesia
3.2.2. Selection
3.2.2.1. Measurement
Heneman dalam bukunya Staffing Organization mengungkapkan bahwa
dalam pengadaan sumber daya manusia, measurement adalah sebuah proses yang
dipakai untuk mengumpulkan dan menyampaikan informasi tentang seseorang dan
pekerjaan dalam bentuk numerik. Ia juga mendifinisikan measures sebagai metode
atau teknik untuk medeskripsikan dan menilai atribut sebuah objek yang dirasa
penting untuk organisasi, contohnya adalah serangkaian tes KSAOs (knowledge,
skill, ability, dan karakteristik lain) pelamar, evaluasi kinerja dari seorang
karyawan, dan peringkat preferensi pelamar terhadap berbagai tipe job rewards.
Hasil dari proses measurement ini berupa angka atau skor seperti contoh skor
pelamar pada tes kemampuan dan skor peringkat evaluasi kinerja karyawan. Skor
inilah yang menjadi indikator dalam sebuah atribut yang nanti bisa ditentukan oleh
organisasi untuk menilai pelamar kerja. Berikut adalah gambar proses pemakaian
pengukuran dalam staffing
General Process Example for Job of Maintenance Mechanic
Gambar 3.2 Pemakaian Pengukuran pada Staffing
Sumber: Staffing Organization (Heneman, 2012)
Choose and define attribute
Develop measure of attribute
Measure the attribute
Determine number or score
Make evaluation
Make decision
Knowledge of mechanical principles
Develop objective paper-and-pencil test
Administer test to job applicants
Determine test scores using scoring key
Evaluate score relative to job requirements
Make hiring decisions
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
36
Universitas Indonesia
3.2.2.2. Initial Assessment Methods
Initial Assessment Methods, yang biasa disebut preemployment inquiries,
digunakan untuk memaksimalkan biaya yang berkaitan dengan substantive
assessment methods dengan mengurangi jumlah orang yang diberikan penilaian.
Predictors yang biasanya digunakan untuk menyaring kandidat adalah applicaion
blanks, biographical information, reference reports, dan initial interviews.
Resumes and Cover Letters
Pengenalan pertama kali kepada organisasi yang dilakukan oleh pelamar
biasanya melalui sebuah cover letter dan resume. Sebuah cover letter dan
resume harus diverifikasikan terlebih dahulu oleh organisasi dengan
disesuaikan dengan predictors lainnya agar informasi yang didapatkan
akurat dan lengkap.
Application Blanks
Application blanks adalah berkas yang harus diisi oleh pelamar yang
berisikan tentang latar belakang pelamar kerja seperti pengalaman
pendidikan, pelatihan, dan pengalaman kerja. Biasanya application blanks
ini juga dimanfaatkan organisasi untuk melakukan verifikasi data sesuai
dengan apa yang telah ditulis pelamar pada resume. Tujuan utama dari
adanya application blanks ini adalah agar organisasi mengetahui informasi
lengkap tentang KSAOs pelamar apakah relevan dengan pekerjaan yang
ditawarkan.
Biographical Information
Biographical information, atau yang biasa disebut biodata, adalah informasi
sejarah personal pada latar belakang dan ketertarikan pelamar kerja. Hasil
dari survei biodata ini adalah menyediakan pendeskripsian umum tentang
sejarah kehidupan seseorang, dengan adanya informasi ini, organisasi bisa
memprediksikan kemampuan dan mitivasi berdasarkan perilaku di masa
lalu.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
37
Universitas Indonesia
Initial Interview
Initial interview terjadi dalam tahap awal initial assessment process dan
serikali merupakan pertemuan pertama pelamar kerja dengan organisasi dan
sistem pengadaan sumber daya manusianya. Proses wawancara yang
dilakukan haruslah hanya berfokus pada penilaian KSAOs yang merupakan
persyaratan utama yang harus dimiliki pelamar.
3.2.2.3. Substantive Assessment Methods
Organisasi memakai initial assessment methods untuk memotong jumlah
pelamar, dan mengeluarkan yang jelas tidak sesuai dengan kualifikasi organisasi,
sedangkan substantive assessment methods dipakai untuk membuat keputusan yang
lebih tepat untuk pelamar, dari sekian banyak, pelamar mana yang memenuhi
kualifikasi minumum pekerjaan dan siapa kemungkinan yang paling tinggi
kinerjanya jika direkrut. Predictors yang biasanya dipakai untuk memilih kandidat
akhir dari candidate pool yaitu tes kepribadian, tes kemampuan, tes emotional
intelligence, performance tests and work samples, situational judgement test,
integrity test, interest, valus, dan preference inventories, structured interviews, dan
team assessment.
Personality Test
Penelitian membuktikan bahwa terdapat banyak kesimpulan positif tentang
peran personality test dalam memprediksi kinerja pekerjaan. Teori yang
paling umum digunakan dikaitkan dengan personality test yaitu The Big
Five Theory. Teori ini dipakai untuk mendeskripsikan ciri-ciri perilaku yang
menggambarkan kepribadian sesorang dengan melihat lima faktor yaitu
extraversion (kecenderungan untuk bersosialisasi, tegas, aktif, dan banyak
berbicara), agreebleness (kecenderungan untuk tidak egois, penuh
kepercayaan, simpatik, dan kooperatif), conscientiousness (kecenderungan
untuk dapat diandalkan dan memperhatikan hal detail), emotional stability
(sifat yang tenang, optimis, dapat beradaptasi), dan openness to experience
(kecenderungan untuk imajinatif, memperhatikan perasaan, ingin tahu, dan
independen).
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
38
Universitas Indonesia
Ability Tests
Ability tests adalah serangkaian tes yang digunakan untuk menilai kapasitas
individu mengerjakan pekerjaan yang dibuka oleh organisasi. Terdapat
empat kelas utama dari ability test, yaitu:
o Cognitive Ability Tests. Tes yang dibuat untuk menilai kemampuan
yang terkait dengan berfikir (termasuk didalamnya tentang
persepsi), memori, pertimbangan, kemampuan verbal dan
matematis, dan pengekspresian ide.
o Psychomotor Ability Tests. Tes yang mengukur koordinasi antara
pikiran dan pergerakan tubuh. Yang terlibat disini adalah proses
seperti waktu reaksi, ketangkasan, ketahanan lengan.
o Physical Abilities Tests. Tes ini untuk mengukur kekuatan otot,
ketahanan kardiovaskular, dan kualitas pergerakan.
o Sensory/Perceptual Abilities Tests. Tes yang menilai kemampuan
untuk mendeteksi dan mengenali rangsangan lingkungan.
Structured Interview
Proses ini merupakan proses yang paling sering dilakukan oleh sebuah
organisasi untuk menilai kandidatnya, karakteristik yang menonjol dari
wawancara yang terstruktur ini adalah pertanyaannya yang berdasarkan job
analysis dan pertanyaan yang diajukan sama untuk setiap kandidatnya.
Terdapat dua jenis utama dari structured interview yaitu situational based
dan experience based. Situational based interview menilai kemampuan
kandidat untuk menghadapi sebuah dugaan situasi di masa yang akan datang
dengan asumsi yang dipakai yaitu tujuan dan intensi yang dipakai oleh
individu tersebut merupakan predictors yang baik untuk apa yang akan
mereka lakukan di masa depan. Sedangkan experience based interview
menilai perilaku yang pernah dilakukan sebelumya yang dihubungkan
dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
3.2.2.4. Contingent Assessment Methods
Metode penilaian tambahan yang digunakan oleh organisasi biasanya
disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang di buka. Tes medical exams merupakan
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
39
Universitas Indonesia
tes yang umum digunakan untuk mengidentifikasi risiko potensial kesehatan yang
dimiliki oleh kandidat.
3.2.3. Employment
3.2.3.1. Decision Making
Pertimbangan terakhir dalam pengambilan keputusan adalah siapa yang
berpartisipasi dalam keputusan tersebut. Orang-orang yang mungkin terlibat dalam
pengambilan keputusan tersebut adalah Human Resource Professionals, Managers,
dan Employee.
Human Resource Professionals. HR Professionals sudah pasti akan sangat
terlibat dalam proses yang dipakai untuk mendesain dan mengelola
selection system. HR Professionals yang paling memahami predictors mana
yang akan dipakai dan bagaimana cara terbaik untuk memanfaatkannya.
Meskipun HR Professionals hanya berperan dalam prosesnya, mereka
seharusnya juga dibutuhkan keterlibatannya dalam menentukan siapa yang
berhak mendapatkan penawaran kerja karena HR Professionals mungkin
bisa memberikan pandangannya terhadap pelamar yang mungkin tidak
diketahui oleh line manager seperti people skills (komunikasi, kerja tim).
Managers. Keterlibatan utama seorang manajer dalam pengadaan sumber
daya manusia adalah menentukan siapa yang dipilih untuk menerima
pekerjaan. Meskipun manajer tidak memiliki peran langsung dalam
prosesnya, manajer bisa dan harus secara berkali berkonsultasi dengan HR
Professionals tentang isu-isu selama proses berlangsung. Para manajer
seharusnya diperbolehkan menerima input tentang proses staffing untuk
memastikan kandidat yang nanti akan dipilih memenuhi kebutuhannya
untuk dapat mencapai person/job match.
Employees. Karyawan dalam organisasi juga bisa terlibat dalam
pengambilan keputusan direkrutnya kandidat atau tidak. Dengan adanya
bantuan saran atau keterlibatan karyawan tentang bagaimana membangun
prosedur seleksi dan membuat keputusan membuat karyawan memiliki rasa
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
40
Universitas Indonesia
kepemilikan atas proses kerja dan membantu mereka untuk
mengidentifikasi lebih baik tujuan organisasi.
(Ferris, 1989) mengatakan bahwa pengambil keputusan mungkin akan lebih
mudah dipengaruhi oleh usaha kandidat untuk memanipulasi karena sejumlah
faktor tentang persiapan mereka untuk tugas memutuskan. Sebagai contoh jika
pengambil keputusan tidak mengetahui requirements dengan baik atau apa yang
diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, akan timbul kesulitan untuk
mengetahui apa yang sebenarnya dicari. Ketika para pengambil keputusan ini tidak
mengetahui secara mendalam, kandidat dapat membuat image mereka sendiri. Ini
akan memberikan peluang bagi kandidat untuk membuat impression of fit yang juga
menimbulkan dilema karena kandidat mungkin menangkap sinyal tentang image
yang bisa mereka sesuaikan sendiri.
Peneliti menyebutkan bahwa beberapa recruiter memberikan informasi
yang spesifik kepada pelamar kerja. Informasi yang diberikan pun relevan antara
pekerjaan yang dilamar dengan apa yang diinginkannya, berinteraksi dengan
recruiters yang lebih informatif seharisnya memiliki sejumlah dampak yang
menguntungkan (Powell, 1991).
3.2.3.2. Final Match
Tahapan ini mulai berlangsung ketika penerima tawaran dan organisasi
telah sepakat bahwa adanya overlaping antara pengetahuan, keterampilan,
kemampuan dan karakteristik lain (KSAOs) dengan persyaratan dan yang
dibutuhkan untuk sebuah pekerjaan dan reward. Sekalinya keputusan untuk masuk
dalam keputusan kerja telah dibuat, organisasi dan kandidat terikat melalui
kesepakatan bersama dengan syarat dan ketentuan pekerjaan.
Terdapat tiga elemen yang dibutuhkan untuk sebuah kontrak agar dapat
mengikat secara legal dan bisa dilaksanakan. Ketiga elemen tersebut yaitu:
Offer. Penawaran biasanya dibuatkan oleh pemberi kerja dengan isi syarat
dan ketentuan pekerjaan yang dibutuhkan dan diajukan oleh pemberi kerja.
Syarat yang dibuat harus jelas dan cukup spesifik untuk dapat
ditindaklanjuti oleh penerima tawaran. Kedua belah pihak, pemberi kerja
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
41
Universitas Indonesia
dan penerima tawaran kerja, harus memiliki pemahaman yang sama tentang
ketentuan spesifik yang diajukan.
Acceptance. Untuk membentuk sebuah kontrak, penawaran harus diterima
sesuai dengan ketentuan yang ditawarkan. Jika masih ada negosiasi yang
dilakukan atas penawaran yang telah dilakukan oleh pemberi kerja, maka
kesepakatan belum tercapai dan sebuah kontrak tidak bisa dikatakan legal.
Consideration. Pertimbangan memerlukan pertukaran sesuatu dari nilai
antara para pihak dalam kontrak. Biasanya hal tersebut berupa pertukaran
janji dimana pemberi kerja menawarkan atau berjanji memberikan
kompensasi untuk penerima penawaran dengan pertukaran sebagai tenaga
kerja, dan begitu pula sebaliknya.
Perjanjian kerja bisa saja tertulis, oral atau kombinasi dari keduanya.
Semuanya secara legal mengikat dan dapat dilaksanakan. Perjanjian kerja tertulis
(written contracts) biasanya berupa surat penawaran dan persetujuan, sebuah
pernyataan pada lamaran kerja, dan pesan e-mail. Sedangkan oral contracts adalah
kesepakatan antara penawar kerja dan penerima tawaran melalui komunikasi
langsung tentang kontrak kerja.
Job offers adalah sebuah usaha dari organisasi untuk membujuk penerima
penawaran ke pembentukan hubungan kerja. Diasumsikan penawaran diterima dan
pertimbangan dipenuhi, maka organisasi dan penerima penawaran akan
membentuk hubungan dalam bentuk kontrak kerja yang mengikat secara hukum.
Kontrak inilah yang merupakan puncak dari staffing process. Berikut adalah
berbagai pertimbangan yang harus diperhatikan organisasi ketika membuat
penawaran kerja:
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
42
Universitas Indonesia
saf
Gambar 3.3 Pendekatan Stratejik untuk Job Offers
Sumber: Staffing Organization (Heneman, 2012)
1. Labor Market Conditions. Untuk pasar tenaga kerja, ketersediaan penerima
penawaran potensial butuh dipertimbangkan karena ini akan berpengaruh
terhadap penawaran kerja yang dikeluarkan organisasi. Ketika adanya
kekurangan offer receiver, hal ini akan membuat organisasi mempermanis
kesepakatan yang dibuat untuk mengisi posisi yang lowong. Pasar tenaga
kerja yang ketat akan membatasi supply, sehingga pelamar dalam supply
pool supply pool yang terbatas kemungkinan akan memiliki job offer
alternatif, begitupula sebaliknya ketika supply akan tenaga kerja banyak
maka organisasi akan berada pada posisi menyediakan penawaran yang
standar.
2. Organization Needs. Organisasi pasti memiliki kebutuhan untuk tenaga
kerja jangka pendek dan jangka panjang. Kebutuhan jangka pendek berarti
mengisi lowongan dengan karyawan baru secara cepat atau untuk biaya
berapapun, dan kebutuhan jangka panjang seperti kemungkinan level
Labor Market Conditions
Supply availability
Tightness
Organization Needs
Short- and long-term outcomes
Cost control
Applicant Needs
Reward sought
Willingness to leave job
Legal Issues
Contract Language
EEO/AA goals
Job Offer
(Employee Valur Preposition)
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
43
Universitas Indonesia
kinerja karyawan baru, sejauh mana karyawan cocok dengan organisasi dan
unit kerjanya, kesuksesan promosi bagi karyawan, dan kepuasan kerja
karyawan. Organisasi juga perlu mempertimbangkan cost control yang akan
dibayarkan untuk keperluan pengadaan karyawan baru.
3. Applicant Needs. Organisasi harus mencari dan mengidentifikasi reward
yang kemungkinan dicari oleh pelamar. Akan sangat berguna untuk
mempertimbangkan seberapa besar reward yang bisa diberikan dan untuk
mengumpulkan informasi tentang preferensi reward pelamar kerja. Secara
stratejik, ini akan membantu untuk mengidentifikasi beberapa reward
dengan kekhasannya yang yang mungkin menarik. Organisasi juga perlu
menilai keinginan kandidat akhir untuk meninggalkan pekerjaannya
sekarang.
4. Legal Issues. Bahasa dalam kontrak butuh untuk ditinjau kembali untuk
kejelasan dan kelengkapan penghargaan yang dijanjikan dan ketentuan lain
dalam penawara, dan juga untuk konsistensi dengan kebijakan
ketenagakerjaan organisasi, terlebih untuk yang terkait dengan dasar
hukum.
Heneman dalam bukunya berpendapat bahwa isi dari job offer adalah
starting date, duration of contract, compensation, restrictions on employees, other
terms and condition, dan acceptance terms. Heneman juga menyebutkan bahwa job
offer process juga sama pentingnya untuk perusahaan. Berikut job offer process
menurut Heneman:
Formulation of the Job Offer. Tahapan pertama dalam proses ini yaitu
membentuk job offer tersebut dengan pertimbangan secara eksplisit
komponen-komponen seperti pengetahuan tentang syarat dan ketentuan
berlaku yang ditawarkan oleh kompetitor, keadaan pelamar yang
sebenarnya tentang KSAOs dan penyediaan informasi tetang rewards,
kemungkinan reaksi kandidat terhadap penawaran organisasi, kebijakan
pada negosiasi dan penawaran awal.
Presentation of the ball. Terdapat dua pendekatan untuk mempresentasikan
job offer yaitu mechanical approach dan sales approach. Mechanical
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
44
Universitas Indonesia
approach berarti komunikasi satu arah dari organisasi ke offer receiver,
sedangkan sales approach berarti memperlakukan job offer sebagai sebuah
produk yang harus dikembangkan dan dijual kepada offer receiver.
Timing of the Offer. Pada umumnya organisasi berkeinginan untuk
mengirimkan offer secepat mungkin setelah keputusan akhir telah didapat.
Post-interview menghambat komunikasi dengan kandidat dan mengarah
pada persepsi negatif dari sebuah organisasi. Penelitian menunjukkan
bahwa semakin cepat organisasi mengirimkan job offer kepada offer
receiver maka semakin tinggi pula kemungkinan penawaran tersebut
diterima.
Job Offer Acceptance and Rejection. Kesimpulan dari penawaran job offer
adalah adanya kesepakatan atau penolakan. Kesepakatn berarti adanya
penerimaan oleh kedua belah pihak, dan penolakan berarti hanya ada satu
pihak yang menerima job offer tersebut dan biasanya adalah organisasi. Jika
penolakan terjadi, organisasi akan memutuskan untuk menerima penolakan
tersebut atau mengirimkan job offer job offer yang baru dengan syarat dan
ketentuan yang berbeda.
Reneging. Terkadang, sayangnya pengingkaran bisa saja terjadi. Antara
organisasi dan offer receiver bisa saja membatalkan job offer. Sebuah
organisasi bisa saja mengalamai penurunan kondisi bisnis yang mendadak
dan menyebabkan perencanaan pada pekerjaan hilang atau offer receiver
yang tiba-tiba terjadinya perubahan keadaan dalam status kesehatan.
3.3 Reputasi Organisasi
Reputasi dan identitas ditafsirkan memiliki penilaian yang berbeda atas
target yang sama. Secara spesifik, identitas berhubungan dengan atribut yang dibuat
atas sebuah organisasi oleh orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut,
sedangkan reputasi adalah atribut yang sama tentang organisasi yang dibuat oleh
orang-orang diluar organisasi (Dutton, 1994). Construed external image
didefinisikan oleh member dalam organisasi sebagai persepsi akan reputasi
organisasi mereka, dengan kata lain maka construed external image berhubungan
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
45
Universitas Indonesia
dengan kepercayaan anggota organisasi tentang bagaimana orang lain memandang
organisasi tempat mereka bekerja. Pemanfaatan organisasi pada recruitment
process adalah praktik HRM yang bisa meningkatkan kapasitas organisasi untuk
menarik dan mempertahankan top talent. (Ferris, 2002).
Terdapat tiga dimensi employer knowledge yang pertama yaitu employer
familiarity yang didefinisikan sebagai kesadaran atau kemampuan pencari kerja
mengidentifikasi perusahaan sebagai pemberi kerja yang potensial (Cable &
Turban, 2001). Employer familiarities berdampak pada perilaku pelamar kerja
karena mereka menginterpretasikan kepercayaan ini sebagai legitimasi perusahaan
sebagai pemberi kerja (Gatewood, 1993). Kedua yaitu employer reputation yang
didefinisikan sebagai kepercayaan pencari kerja tentang bagaimana individu lain
secara afektif memandang perusahaan sebagai pemberi kerja. Pencari kerja akan
lebih tertarik pada perusahaan yang memiliki reputasi positif yang kuat daripada
perusahaan yang tidak bereputasi atau perusahaan dengan reputasi negatif (Cable
& Turban 2003). Ketiga yaitu employer image yang didefinisikan sebagai
kepercayaan pencari kerja tentang atribut dan asosiasi yang dihubungkan dengan
perusahaan sebagai pemberi kerja (Cable & Turban, 2001). Penelitian menemukan
dalam literatur rekrutmen yang menyarankan bahwa aksi pencari kerja dipengaruhi
oleh kepercayaan akan sebuah perusahaan secara keseluruhan, atribut dari
pekerjaan itu sendiri, dan karakteristik orang-orang yang ada di dalam perusahaan
(Collins, 2006)
3.4. Employer Branding
Menurut American Marketing Association, brand adalah "nama, istilah,
tanda, simbol, atau desain, atau kombinasinya yang dimaksudkan untuk
mengidentifikasi barang dan jasa dari satu penjual atau kelompok penjual untuk
membedakan mereka dengan para pesaingnya" (Schneider, 2003 dalam Backhaus,
2004). Branding pada awalnya digunakan untuk membedakan tangible products,
tetapi selama bertahun-tahun kemudian, kata ini dipakai untuk membedakan orang-
orang, tempat dan perusahaan (Peters, 1999 dalam Backhaus 2004). Employer
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
46
Universitas Indonesia
branding menunjukkan diferensiasi dari karakteristik perusahaan sebagai employer
dari para pesaingnya. Employment brand menyoroti aspek unik dari penawaran
kerja dari perusahaan atau lingkungan tempat bekerjanya. (Conference Board,
2001) mengatakan bahwa employer branding menetapkan identitas perusahaan
sebagai pemberi kerja. Ini meliputi sistem nilai perusahaan, kebijakan dan perilaku
terhadap tujuan untuk menarik, memotivasi, dan mempertahankan karyawan
perusahaan saat ini dan karyawan potensial. Definisi ini menunjukkan bahwa
employer branding melibatkan promosi, baik di dalam maupun di luar perusahaan,
pandangan yang jelas dari apa yang membuat perusahaan berbeda dan dibutuhkan
sebagai pemberi kerja.
Employer branding adalah pendekatan yang relatif baru terhadap rekrutmen
dan mempertahankan talent terbaik dalam lingkungan kerja yang saat ini semakin
kompetitif. Manajer dapat menggunakan employer branding sebagai payung di
mana mereka dapat menyalurkan kegiatan rekrutmen dan retensi karyawan yang
berbeda ke dalam strategi sumber daya manusia yang terkoordinasi
Mengintegrasikan rekrutmen, kepegawaian, pelatihan dan kegiatan manajemen
pengembangan karir di bawah satu payung akan memiliki efek yang berbeda secara
substansial daripada setiap proses yang berjalan sendirian.
External marketing dari employer brand memperlihatkan bahwa
perusahaan adalah pemberi kerja pilihan terbaik, dengan demikian hal tersebut bisa
menarik tenaga kerja yang mungkin terbaik. Asumsinya adalah kekhasan brand
perusahaan bisa menarik tenaga kerja yang istimewa. Selanjutnya, ketika kandidat
sudah tertarik oleh brand perusahaan, mereka akan berasumsi tentang
ketenagakerjaan perusahaan yang akan mereka masuki, maka dari itu kandidat akan
mendukung nilai-nilai perusahaan dan meningkatkan komitmen mereka terhadap
perusahaan. Internal marketing membantu membentuk tenaga kerja yang sulit
ditiru oleh perusahaan lain. Dengan sistematis mengekspos kepada karyawan
kepemilikan nilai-nilai dari employer brand, budaya tenaga kerja dibentuk di
seputaran corporate goals, membuat perusahaan bisa mencapai budaya yang unik
yang berfokus pada pelaksanaan bisnis sesuai dengan keinginan perusahaan
(Backhaus, 2004). Selain membantu membuat tenaga kerja yang sulit ditiru,
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
47
Universitas Indonesia
internal marketing juga berkontribusi pada employee retention (Ambler, 1996)
dengan menggunakan brand tersebut untuk memperkuat konsep kualitas
ketenagakerjaan dan dengan begitu akan berkontribusi pada kemauan karyawan
untuk tetap bekerja pada organisasi.
3.5. Keterkaitan Proses Wawancara Persuasif dan Promosi Reputasi
Organisasi
Gambar 3.4 Reputation/information Framework
Sumber: (Ferris, 2002)
Wawancara pekerjaan adalah salah satu alat seleksi yang paling umum
dipakai di dunia (Shackleton, 1997). Namun, wawancara kerja memenuhi beberapa
tujuan lain, termasuk didalamnya, adanya kesempatan untuk interviewers untuk
terlibat dalam perilaku rekrutmen (Dipboye, 1994) yang menyimpulkan bahwa
terdapat body of knowledge yang baik seputar aspek-aspek tertentu dari ketertarikan
pelamar seperti reaksi kepada recruiters. Aspek yang akan dibahas tersebut adalah
image atau reputation.
Kurangnya jumlah talent dalam pasar tenaga kerja mengarahkannya pada
kompetisi yang kuat untuk orang-orang terbaik. Mereka juga mengamati bahwa
rekrutment hanyalah permulaan dan hubungan kerja dan maka dari itu kualitas
Perceived
Organizational
Reputation
Interviewer’s Use of
Persuasion
Job
Attributes Job Offer
Acceptance
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
48
Universitas Indonesia
orang-orang yang didapatkan dari hasil seleksi akan berdampak pada kesuksesan
praktik Human Resource Management (HRM). Dengan begitu, kemampuan praktik
HRM berdampak positif terhadap keefektifitasan organisasi yang didasarkan dari
keefektifitasan praktik rekrutmen. Maka, praktik HRM manapun yang bisa
meningkatkan kapasitas organisasi untuk mendapatkan dan mempertahankan top
talent akan memperkuat hubungan antara praktik HRM dan keefektifitasan
organisasi (Cable & Turban, 2001). Reputasi organisasi adalah satu dimensi dalam
konteks sosial yang secara teoritis berdampak pada hubungan antara HRM dan
keefektifitasan organisasi (Ferris, 1998) dan karenanya ini akan menjadi
permasalahan yang penting untuk pertimbangan manajerial. Ia juga mengatakan
bahwa memanfaatkan reputasi organisasi untuk proses rekrutmen adalah salah satu
praktik HRM yang akan meningkatkan kapasitas organisasi untuk menarik dan
mempertahankan top talent.
Efek utama dari model reputasi/informasi adalah reputasi organisasi
(sebagai bentuk informasi) dan komunikasi persuasif tentang reputasi (sebagai
mode transmisi komunikasi), sebagai tambahan dari atribut pekerjaan tersebut.
Reputasi perusahaan sudah pasti merupakan penghubung informasi terbaik dengan
pihak luar karena itu dibentuk oleh daya tarik massa yang dihasilkan oleh hal-hal
seperti perilaku dan hasil proses. Contohnya adalah legal actions dan advertisement
campaign dimana contoh dari proses hasilnya adalah produk dan jasanya. Menurut
reputation/information framework, kecenderungan untuk menerima penawaran
kerja berhubungan positif sejauh mereka tertarik dengan reputasi perusahaan. Hal
seperti hubungan antara reputasi dan job acceptance harus dipengaruhi oleh
beberapa jenis kecocokan antara tipe lingkungan dimana individu berharap untuk
bekerja dan jenis lingkungannya dengan reputasi organisasi tertentu.
Salah satu cara reputasi organisasi bisa dipromosikan untuk meningkatkan
kemungkinan dari offer acceptance adalah melalui penggunaan taktik persuasi.
Taktik persuasi adalah perilaku yang meningkatkan kemungkinan kepatuhan
dengan permintaan atau meningkatkan kredibilitas pembicara (Tedeschi, 1984).
Taktik tersebut bisa digunakan untuk meningkatkan kemungkinan bahwa
permintaan langsung untuk bergabung dengan perusahaan dapat diberikan atau
sebuah usaha untuk mengubah persepsi reputasi akan berhasil. Ketika dihadapkan
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
49
Universitas Indonesia
dengan pelamar yang dinilai positif, seorang recruiter dapat meningkatkan
kemungkinan bahwa pelamar akan menerima penawaran kerja dengan
mempromosikan ciri khas dari perusahaan sepeti kebijakan HRM, budaya, core
values, dan sebagainya yang sejalan dengan ketertarikan yang dirasakan dari
pelamar.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
50 Universitas Indonesia
BAB 4
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1. Pelaksanaan Program Magang di PT SGS Indonesia
4.1.1. Waktu Magang
Penulis melakukan aktivitas magangnya di PT SGS Indonesia yang terletak
di bilangan Cilandak tepatnya di Cilandak Commercial Estate untuk periode waktu
tiga bulan yang dimulai dari tanggal 10 Februari 2014 sampai 9 Mei 2014. Aktivitas
magang dimulai mengikuti jadwal masuk kantor seperti pada umumya yaitu pukul
08.00 – 17.00 kecuali untuk setiap hari Selasa, penulis tidak dapat hadir di kantor
karena harus tetap mengikuti kegiatan perkuliahan di kampus FEUI.
4.1.2. Peran Penulis dalam Divisi Human Resource
Seperti yang dapat dilihat dalam gambar struktur organisasi divisi Human
Resource PT SGS Indonesia, divisi HR diketuai oleh seorang Country HR Manager
yang mengatasi dua bagian yaitu Recruitment dan Payroll and Benefit. Bagian
Payroll and Benefit terdiri dari Compensation and Benefit Lead sebagai
koordinatornya, Payroll Admin dan Personnel and Benefit Admin. Bagian
Recruitment diisi oleh tiga orang yaitu HR Business Partner sebagai ketuanya,
Recruitment and Training Specialist serta Recruiter.
Penulis selama program magangnya berlangsung berkontribusi dengan
membantu pelaksanaan kerja bagian Recruitment terutama untuk hal external
recruitment seperti melakukan pemasangan iklan di employment website,
melakukan penyaringan curriculum vitae, mengundang kandidat untuk mengikuti
proses wawancara, dan mengatur jadwal medical check up untuk para kandidat.
Seluruh pekerjaan yang dilakukan oleh penulis tetap mendapatkan bimbingan
langsung dari HR Business Partner tentang bagaimana prosedur pelaksanaannya
dan juga berinteraksi langsung dengan Recruiter dan User selama proses staffing
berjalan. Selama periode magang berlangsung, penulis kesehariannya lebih banyak
melakukan aktivitas penyaringan CV, baik yang berbentuk softcopy maupun yang
berbentuk hardcopy. Penyaringan CV berupa softcopy yang diterima dari pelamar
yang melamar pekerjaan yang dibuka oleh perusahaan melalui employment website
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
51
Universitas Indonesia
seperti www.jobstreet.com dan www.jobsDB.com, sedangkan CV hardcopy
didapatkan dari pelamar yang mengirimkannya langsung ke kantor PT SGS
Indonesia.
4.1.3. Job Description Penulis
Membantu HR Business Partner, Recruitment and Training Specialist dan
Recruiter melakukan penyaringan CV disesuaikan dengan job specification
yang dibutuhkan oleh User, baik softcopy maupun hardcopy untuk berbagai
posisi yang dibuka oleh perusahaan melalui beberapa media. Berikut
tampilan screenshot (Gambar 4.1).
Gambar 4.1 Daftar Lowongan Pekerjaan di PT SGS Indonesia
Sumber: www.jobstreet.com
Membantu bagian recruitment untuk menjadwalkan agenda wawancara
kepada User dan mengundang kandidat yang telah melewati tahapan
penyaringan CV untuk mengikuti proses wawancara di kantor PT SGS
Indonesia di Cilandak.
Membantu bagian recruitment untuk menjadwalkan agenda medical check
up bagi kandidat yang telah melewati proses wawancara dengan
berkomunikasi dengan pihak vendor (Parahita Diagnostic Center).
Membantu divisi Human Resource dalam hal administrasi seperti
pengarsipan data karyawan, input data karyawan dalam database
perusahaan, dan pengarsipan tanda terima untuk divsi Human Resource.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
52
Universitas Indonesia
Membantu Recruitment and Training Specialist mempersiapkan training kit
berupa berkas-berkas dokumen yang akan digunakan dalam Induction
Training yang dilaksanakan sebanyak dua kali sebulan.
Membantu divisi Human Resource mencarikan vendor untuk memproduksi
souvenir perusahaan untuk karyawan yang berulang tahun, berupa handuk
mandi dan vendor untuk pre-employment medical check up.
Membantu bagian recruitment memasang iklan lowongan pekerjaan di
beberapa akun employment website seperti www.jobstreet.com dan
www.jobsDB.com. Berikut tampilan screenshot (Gambar 4.2 – Gambar
4.3).
Gambar 4.2 Contoh Employment Website dari Jobstreet
Sumber: www.jobstreet.com
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
53
Universitas Indonesia
Gambar 4.3 Contoh Employment Website dari JobsDB
Sumber: www.JobsDB.com
Membantu mendistribusikan souvenir perusahaan kepada karyawan yang
berulang tahun dan hasil medical check-up baik yang bekerja di kantor
Cilandak maupun di luar kantor (Martabe, Samarinda, Surabaya, dll).
Aktivitas ini merupakan salah satu bentuk program yang dijalankan divisi
HR untuk meningkatkan employment engagement dan salah satu program
retention. Diharapkan dengan adanya souvenir perusahaan ini, kepuasan
kerja dan kualitas kerja karyawan dapat terjaga serta menjaga lingkungan
kerja yang nyaman bagi karyawan PT SGS Indonesia.
4.1.4. Proses Pengumpulan Data
Proses pengumpulan data melalui observasi. Penulis berperan sebagai
participant observer yang terlibat langsung dalam proses staffing yang dilakukan
perusahaan. Proses observasi ini didokumentasikan dalam bentuk tulisan berupa
logbook yang berisikan tentang aktivitas yang dilakukan oleh penulis selama proses
magang berlangsung. Penulis melakukan analisanya terhadap proses staffing
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
54
Universitas Indonesia
berdasarkan observasi dalam aktivitas yang dilakukannya selama program magang
berlangsung untuk mengetahui perbandingannya dengan teori literatur dan
menemui permasalahan yang ditemui dalam masing-masing tahapannya. Penulis
juga melakukan wawancara tidak terstruktur kepada pihak-pihak yang terlibat
dalam proses staffing untuk mendapatkan informasi mengenai keberlangsungan
proses staffing serta untuk mengetahui informasi tambahan mengenai lingkungan
perusahaan.
4.2. Perbandingan Proses Staffing PT SGS Indonesia dengan Teori Staffing
Organization
PT SGS Indonesia Heneman’s Core Staffing Activities
Gambar 4.4 Perbandingan proses staffing PT SGS Indonesia dengan Core Staffing Activities
Sumber: Hasil Olahan Penulis
Man Power Planning
Requisition Form
Advertisement
Curriculum Vitae Selection
Interview
PI Test and Medical Check Up
Job Offer
New Hire
Recruitment
•Recruitment Planning
•Strategy Development
•Searching
Selection
•Initial Assessment Methods
•Substantive Assessment Methods
•Contingent Assessment Methods
Employment
• Decision Makers
• Employment Contract
• Job Offer
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
55
Universitas Indonesia
Proses staffing di PT SGS Indonesia dilaksanakan sesuai dengan standard
operating procedure (SOP) yang telah ditetapkan oleh perusahaan sesuai dengan
yang dapat dilihat dalam gambar 4.1. Gambar tersebut menjelaskan langkah-
langkah yang dilakukan oleh PT SGS Indonesia untuk mendapatkan sumber daya
manusia baru dimulai dari tahapan man power planning, requisition form,
advertisement, curriculum vitae selection, interview, Predictive Index test dan
Medical Check-Up hingga new hire.
Staffing merupakan sebuah proses dari mendapatkan, menempatkan dan
mempertahankan tenaga dengan kuantitas dan kualitas yang memadai untuk
menciptakan dampak positif pada keefektivitasan organisasi. Tiga aktivitas inti
dalam staffing yaitu aktivitas recruitment yang meliputi perencanaan proses staffing
yang akan dilakukan oleh organisasi, strategi pengadaan sumber daya manusia
seperti apa yang akan digunakan oleh organisasi, penentuan pesan komunikasi
mengenai pekerjaan dan organisasi serta media yang akan digunakan untu
menyampaikan informasi tersebut. Aktivitas selection yang meliputi penentuan
initial assessment methods, substantive assessment methods, dan contingent
assessment methods serta aktivitas employment yang meliputi penentuan keputusan
rekrutmen kandidat, kontrak kerja, dan penawaran kerja (Heneman, 2012).
Bila dikaitkan antara proses staffing yang ada di PT SGS Indonesia dengan
teori staffing Heneman, maka proses staffing PT SGS Indonesia dapat
diklasifikasikan menjadi tiga bagian recruitment, selection, dan employment.
Langkah-langkah yang termasuk dalam recruitment yaitu man power planning,
requisition form dan advertisement, yang masuk dalam bagian selection adalah
langkah-langkah curriculum vitae selection, interview, Predictive Index Test dan
Medical Check Up. Dalam sub-bab selanjutnya akan dibahas dengan lebih
terperinci untuk masing-masing tahapan dalam proses staffing di PT SGS Indonesia
dibandingkan dengan teori core staffing activities yang diungkapkan oleh
Heneman.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
56
Universitas Indonesia
4.2.1. Recruitment
PT SGS Indonesia Heneman’s Core Staffing Activities
Gambar 4.5 Perbandingan proses Staffing PT SGS Indonesia dengan Core Staffing Activities (2)
Sumber: Hasil Olahan Penulis
PT SGS Indonesia memiliki sebuah divisi Human Resource (HR) yang
menjalankan fungsinya dalam hal recruitment dan employee payroll and benefit.
Seluruh pelaksanaan proses staffing di PT SGS Indonesia dilakukan oleh divisi HR.
Proses staffing di PT SGS Indonesia menggunakan external recruitment, hal ini
dilakukan untuk mendukung usaha ekspansi bisnis perusahaan yang membuat
perusahaan membutuhkan lebih banyak tenaga kerja untuk menjalankan bisnisnya.
Perusahaan tidak melakukan internal recruitment untuk beberapa posisi yang
dibuka karena perusahaan merasa karyawan yang mereka miliki belum mampu
untuk mengisi posisi tersebut, maka perusahaan lebih memilih untuk menarik
kandidat dari luar organisasi yang memiliki KSAOs yang sesuai dengan job
specification yang dibutuhkan. Sebagai contoh PT SGS Indonesia baru saja
membuka kantor cabangnya di Surabaya, perusahaan membutuhkan banyak orang-
orang baru untuk mengisi posisi-posisi seperti Senior Sales Executive –
Certification dan Senior Sales Executive – Training Services, maka dari itu divisi
HR mencarikan orang-orang untuk posisi ini melalui strategi external recruitment.
Perusahaan memiliki tiga orang yang bekerja pada bagian recruitment
ditambah dengan penulis sebagai peserta magang yang membantu tugas bagian
recruitment. Ketiga orang tersbut yaitu Recruiter, Recruitment and Training
Specialist dan Human Resource Business Partner. Ketiga orang inilah yang
Man Power Planning
Requisition Form
Advertisement
Recruitment
• Recruitment Planning
• Strategy Development
• Searching
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
57
Universitas Indonesia
memiliki wewenang menjadi recruiter utama perusahaan. Namun selama
berlangsungnya proses staffing, tugas recruiter juga turut dibantu oleh para manajer
(User) dan Country HR Manager untuk membantu memberikan penilaian terhadap
kandidat karena orang-orang tersebut terlibat dalam proses staffing yang dilakukan
oleh divisi HR. Country HR Manager dan Human Resource Business Partner
biasanya memiliki peran sebagai recruiter untuk mencari kandidat potensial untuk
posisi top level seperti Business Manager, dan Recruiter serta Recruitment and
Training Specialist untuk posisi lain di middle dan lower level. Untuk menunjang
kinerja dalam proses staffing, recruiter PT SGS Indonesia telah dibekali beberapa
pelatihan seperti Behavioral Based Interview Training yaitu pelatihan wawancara
yang berbasis pada perilaku pada masa lalu untuk memprediksi perilaku di masa
yang akan datang, dan Competency Based Interview yaitu pelatihan wawancara
yang berbasis pada kemampuan dan keahlian yang dimiliki oleh kandidat.
4.2.1.1 Man Power Planning
PT SGS Indonesia memiliki rencana dan strategi recruitment dengan
mempersiapakan man power planning untuk jangka waktu satu tahun dengan tujuan
agar perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien dengan diisi oleh orang-
orang yang tepat, di waktu yang tepat, dan pada posisi yang tepat. Perusahaan pada
tahun ini sedang melakukan ekspansi bisnis dengan membuka jaringan baru di
beberapa wilayah di Indonesia. Dengan dibuatnya man power planning ini, maka
purusahaan dapat memproyeksikan jumlah tenaga kerja yang harus direkrut agar
perusahaan dapat menjalankan ekspansi bisnisnya dengan efisien.
4.2.1.2. Requisition Form
Dalam hal administratif, perencanaan yang telah dilakukan oleh PT SGS
Indonesia adalah dengan membuat formulir requisition yang biasa disebut dengan
Recruitment Requisition Form (RRF) yang berisikan informasi lengkap tentang
kebutuhan karyawan untuk posisi baru atau karyawan baru untuk menggantikan
posisi karyawan lama yang keluar dari perusahaan beserta alasan dibutuhkannya
karyawan baru (Lampiran 1). RRF ini diisi oleh manajer, selaku User, dari divisi
atau unit bisnis yang membutuhkan karyawan baru yang disertai dengan job
description dari lowongan pekerjaan tersebut. RRF yang telah diisi User akan
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
58
Universitas Indonesia
diminta persetujuan kepada Country HR Manager dan President Director dengan
ditandatangani, lalu RRF dikembalikan ke divisi HR agar bisa segera
ditindaklanjuti.
Bila dibandingkan dengan teori literatur, salah satu yang perlu diperhatikan
dalam recruitment planning yaitu administrative issue diantaranya yaitu
requisitions. Requisitions ini menjadi sebuah hal yang penting karena
keberadaannya dapat memastikan bahwa aktivitas rekrutmen sudah
dikoordinasikan dengan aktivitas recruitment planning (Heneman, 2012).
4.2.1.3. Advertisement
Setelah RRF disetujui dan dikembalikan ke divisi HR, maka proses
selanjutnya adalah membuat iklan lowongan kerja. Tipe pesan komunikasi yang
disampaikan PT SGS Indonesia adalah Employment Brand Message dimana
perusahaan berusaha berusaha menjelaskan tentang keunikan yang dimiliki oleh
perusahaan untuk menarik pelamar kerja melamar di lowongan pekerjaan yang
ditawarkan oleh perusahaan. Metode yang digunakan oleh PT SGS Indonesia untuk
menarik para pelamar kerja adalah dengan metode open recruitment yang berarti
perusahaan membuka lebar kesempatan kerja bagi para pelamar kerja manapun
yang melamar lowongan pekerjaan yang dibuka perusahaan. Recruitment search
yang biasanya dipakai oleh perusahaan adalah applicant initiated yang diterima
melalui hardcopy yang dikirimkan langsung ke kantor PT SGS Indonesia, employee
referrals, advertisement, employment websites, headhunters dan internship.
Recruitment sources yang paling sering digunakan oleh perusahaan adalah
employment website, perusahaan memiliki akun di di website www.jobstreet.com
dan www.jobsDB.com untuk mengiklankan lowongan kerja, kemudian PT SGS
Indonesia juga pernah menerbitkan iklan pada koran Kompas hari Minggu, 16
Maret 2014 untuk posisi auditor. Perusahaan juga beberapa kali memanfaatkan jasa
headhunters untuk mendapatkan kandidat pada beberapa lowongan kerja.
Pengiklanan dan pemakaian jasa headhunters ini dilakukan karena sulitnya
mendapatkan kandidat dengan kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan dari
employment website yang menjadi recruitment source utama perusahaan.
Perusahaan juga kerap kali merekrut anak magang untuk membantu melakukan
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
59
Universitas Indonesia
pekerjaan karyawan, tujuannya untuk meminimalkan biaya rekrutmen yang
dikeluarkan oleh perusahaan.
Penyusunan strategi-strategi untuk menarik pelamar kerja dengan adanya
pesan komunikasi yang baik dan recruitment source yang tepat juga diperlukan
agar perusahaan bisa mendapatkan top talent dari sejumlah kandidat yang terpilih.
PT SGS Indonesia sudah melakukan perencanaan rekrutmen sesuai dengan teori
yang dikemukakan oleh Heneman dimulai dari pembuatan Man Power Planning
untuk periode waktu per tahun yang sudah dikonsolidasikan bersama dengan para
manajer dari divisi dan bisnis unit, adanya recruitment requisition form yang dibuat
untuk permintaan penambahan atau penggantian karyawan, hingga adanya
pengiklanan lowongan pekerjaan di berbagai sourcing yang dipilih oleh perusahaan
dengan pesan komunikasi berupa employment brand message.
4.2.1.4. Temuan Permasalahan dalam Proses Recruitment
Berdasarkan observasi yang dilakukan penulis, permasalahan yang muncul
dalam proses recruitment ini yaitu ketidaklengkapan administrasi RRF ketika user
meminta penggantian karyawan. Hal ini mengakibatkan ketidaklengkapan arsip
milik divisi HR yang sewaktu-waktu dibutuhkan untuk dikoordinasikan dengan
proses staffing secara keseluruhan sehingga divisi HR harus membuatkan RRF
tersebut untuk merapikan arsipnya. Ketidaklengkapan arsip ini bisa menghambat
kinerja divisi HR karena dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk melengkapinya
karena membutuhkan tanda tangan persetujuan dari Country HR Manager dan
President Director. Aktivitas ini tentunya menambah job description tim
recruitment padahal pengisian RRF ini merupakan job description dari para User
yang membutuhkan karyawan pengganti untuk karyawan lama yang mengundurkan
diri.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
60
Universitas Indonesia
4.2.2. Selection
PT SGS Indonesia Heneman’s Core Staffing Activities
Gambar 4.6 Perbandingan proses staffing PT SGS Indonesia dengan Core Staffing Activities (3)
4.2.2.1. Curriculum Vitae Selection
Dalam PT SGS Indonesia proses lanjutan setelah lowongan pekerjaan
diiklankan pada berbagai pilihan media yang telah disebutkan sebelumnya, maka
jumlah kandidat yang melamar untuk pekerjaan tertentu akan mulai dikurangi
dengan menggunakan curriculum vitae (CV) selection. CV yang telah disortir akan
diajukan pada User, yang menuliskan RRF, untuk diperiksa kembali apakah
kemampuan dan keahlian kandidat yang tercantum dalam CV sesuai dengan job
specification yang mereka inginkan. Proses ini merupakan contoh dari initial
assessment methods yang dijalankan oleh perusahaan. Ketentuan yang ada dalam
PT SGS Indonesia untuk satu posisi jabatan adalah minimal harus didapatkan dua
orang kandidat dengan skill dan ability serta pengalaman yang serupa. Tujuannya
adalah sebagai perbandingan antar kandidat mana yang lebih baik dan lebih cocok
untuk bekerja dalam perusahaan.
Bila dibandingkan dengan literatur, metode seleksi kandidat yang bisa
digunakan oleh perusahaan salah satunya adalah initial assessment methods yaitu
dengan mengurangi jumlah kandidat yang diberikan penilaian pada predictors
Curriculum Vitae Selection
Interview
Predictive Index Test and Medical Check Up
Selection
• Initial Assessment Methods
• Substantive Assessment Methods
• Contingent Assessment Methods
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
61
Universitas Indonesia
seperti resume dan cover letter, application blanks. Kandidat yang tidak sesuai
dengan predictors yang dibutuhkan maka bisa disisihkan (Heneman, 2012).
4.2.2.2. Interview
Selanjutnya jika User setuju dengan CV kandidat tersebut maka proses
berikutnya adalah mengundang kandidat tersebut untuk hadir di kantor perusahaan
mengikuti proses wawancara. Proses wawancara yang dijalani oleh kandidat
melibatkan minimal satu orang dari divisi HR dan satu lagi adalah User. Setelah
proses wawancara dilakukan, tahapan selanjutnya adalah kandidat akan mengikuti
Predictive Index (PI) Test, tujuannya adalah untuk mengetahui lebih mendalam
bagaimana kepribadian kandidat tersebut apakah tipe orang dengan kepribadian
tertentu cocok untuk berkerja dalam perusahaan di sebuah posisi jabatan. Untuk
beberapa posisi seperti accounting, perusahaan akan melakukan sebuah ability test
yang digunakan untuk menilai kapasitas individu dalam hal-hal yang akan
dikerjakannya jika diterima dalam perusahaan. Perusahaan menggunakan
predictors tersebut dalam penseleksian substantive assessment methods.
Perbandingannya dengan teori literatur dari (Heneman, 2012) Substantive
assessment methods yaitu dengan membuat keputusan pelamar mana yang
memenuhi kualifikasi minimum pekerjaan dan siapa diantaranya yang memiliki
kemungkinan paling tinggi kinerjanya jika direkrut dengan predictors tes
kepribadian, tes kemampuan, tes emotional intelligence dan structured interviews.
4.2.2.3. Predictive Index Test dan Medical Check Up
Berdasarkan hasil dari wawancara, Predictive Index Test, dan ability test
tersebut, divisi HR dan User terkait melakukan diskusi apakah kandidat tersebut
memenuhi seluruh kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan, jika memenuhi maka
kandidat akan diaturkan jadwalnya untuk mengikuti medical check-up yang
diselenggarakan di Parahita Diagnostic Center, tujuannya adalah untuk mengetahui
kondisi kesehatan kandidat dan apakah sesuai dengan standar minimal untuk
bekerja di perusahaan. Medical check up ini merupakan bagian dari contingency
assessment methods.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
62
Universitas Indonesia
4.2.2.4. Temuan Permasalahan dalam Proses Selection
Permasalahan yang muncul dari proses selection ini adalah divisi HR
kesulitan untuk menemukan pelamar kerja dengan job specification yang sesuai
dengan yang dibutuhkan oleh User, hal ini dikarenakan job specification yang
dibuat terlalu spesifik sehingga muncul kesulitan bagi divisi HR untuk menemukan
pelamar dengan kemampuan dan keahlian yang serupa, seperti pada lowongan kerja
Quality Management System Auditor for Medical Doctor yang harus memiliki latar
belakang pendidikan dokter, memiliki pengalaman bekerja minimal 5 tahun di
public health service, dan memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai quality
assurance/quality control system (ISO 9000). Akibat dari terlalu spesifiknya job
specification yang diminta, maka divisi HR kesulitan untuk mendapatkan
kandidatnya dan ini menghambat target yang akan dicapai dalam tempo satu tahun
sesuai dengan man power planning yang telah dirancang. Selain itu, hal ini juga
disebabkan oleh kurang dimanfaatkannya employer brand dalam bentuk internal
marketing maupun external marketing untuk menarik calon kandidat diluar
perusahaan sehingga para pencari kerja mungkin tidak melihat adanya keunikan
dari perusahaan yang bisa bermanfaat bagi mereka.
Permasalahan lainnya yang muncul dalam tahapan ini adalah
ketidakhadiran kandidat dalam proses wawancara yang telah dijadwalkan. Hal ini
terjadi beberapa kali ketika kandidat dipanggil untuk mengikuti proses wawancara,
alasan yang diutarakan kandidat adalah mereka membatalkan lamaran yang
diajukan karena perusahaan tempat ia bekerja sekarang melakukan promosi untuk
dirinya atau kandidat sudah diterima di perusahaan lain. Namun, terkadang
kandidat juga tidak dapat dihubungi dan tidak ada kejelasan lanjutan mengenai
penjadwalan ulang proses wawancara. Pembatalan proses wawancara seperti ini
tentunya menimbulkan inefisiensi karena divisi HR menjadi tidak mampu
memaksimalkan waktu yang tersedia untuk proses wawancara kandidat lainnya.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
63
Universitas Indonesia
4.2.3. Employment
PT SGS Indonesia Heneman’s Core Staffing Activities
Gambar 4.7 Perbandingan proses staffing PT SGS Indonesia dengan Core Staffing Activities (4)
Sumber: Hasil Olahan Penulis
Heneman dalam bukunya, Staffing Organization menjelaskan bahwa. Jika
penawaran yang diberikan oleh perusahaan disetujui maka kandidat berhasil
melewati rangkaian proses staffing dan dilanjutkan dengan proses pengenalan awal
calon karyawan pada perusahaan melalui orientation dan socialization.
4.2.3.1. Job Offer
Perusahaan perlu mempertimbangan pihak yang berhak untuk mengambil
keputusan akhir pemilihan kandidat. Pihak tersebut diantaranya adalah HR
Professionals, manager, dan karyawan perusahaan yang berhubungan langsung
dengan pekerjaan yang bersangkutan. Kemudian setelah ditentukan, maka
perusahaan akan mempersiapkan Job Offer yang berisikan penawaran dari
perusahaan yang bisa diterima oleh kandidat jika bekerja dalam perusahaan
(Heneman, 2012).
Di dalam proses staffing yang dijalankan oleh PT SGS Indonesia, setelah
perusahaan melakukan medical check-up, divisi HR bagian recruitment dan User
akan berdiskusi untuk membuat keputusan apakah kandidat tersebut memenuhi
seluruh kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan dan apakah kandidat tersebut
mampu bekerja dengan baik dalam perusahaan. Setelah keputusan dibuat, maka
proses selanjutnya adalah penyusunan sebuah job offer analysis yang dilakukan
oleh divisi HR dan manajer. Ketika job offer sudah selesai dibuat, maka job offer
tersebut akan segera dikirimkan ke kandidat melalui surat elektronik untuk dapat
Job Offer
New Hire
Employment
• Decision Makers
• Employment Contract
• Job Offer
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
64
Universitas Indonesia
diperiksa kembali apakah job offer tersebut sesuai dengan apa yang diinginkan oleh
kandidat. Seluruh pertanyaan dan negosiasi yang diajukan oleh kandidat
disampaikan secara tertulis dengan membalas surat elektronik yang dikirimkan oleh
perusahaan.
4.2.3.2. New Hire
Selanjutnya jika kandidat telah menyetujui job offer yang telah ditawarkan
oleh perusahaan, maka kandidat akan diundang kembali untuk hadir di kantor PT
SGS Indonesia untuk menandatangani kontrak kerja yang telah disepakati bersama
antara kandidat dan perusahaan. Perusahaan juga sudah menjadwalkan hari pertama
karyawan baru akan bekerja diperusahaan. PT SGS Indonesia akan menyambut
karyawan barunya dengan Induction Training, yaitu pelatihan awal mengenai
semua hal yang ada dalam perusahaan dan pengenalan karyawan baru kepada
seluruh karyawan yang bekerja di PT SGS Indonesia. Induction Training ini
biasanya dilakukan sebanyak dua kali dalam tempo waktu 1 bulan.
4.2.3.3 Temuan Permasalahan dalam Proses Selection
Permasalahan yang muncul dalam proses ini adalah adanya overlaping
proses staffing dalam suatu kondisi tertentu. Divisi Finance pada kondisi tersebut
sangat membutuhkan jasa seorang accountant untuk menggantikan karyawan lama
yang mengundurkan diri dari perusahaan. Permasalahan muncul ketika kandidat
sudah bekerja pada perusahaan sebelum hasil medical check-up diterima oleh
perusahaan. Kebutuhan akan tenaga kerja pengganti yang sangat mendadak
menyebabkan proses medical check up yang belum rampung terlewati. Ketika hasil
medical check up diterima perusahaan, ditemukan bahwa karyawan tersebut
diindikasikan mengidap penyakit hepatitis B, sehingga hasil keseluruhan medical
check up adalah karyawan tidak fit untuk bekerja bagi perusahaan. Perusahaan
harus mengatur kembali jadwal medical check up lanjutan untuk memastikan
indikasi penyakit yang diderita kandidat. Ketika hasil medical check up terbaru
diterima, ternyata disimpulkan bahwa kandidat positif menderita hepatitis B.
Dengan sangat menyesal divisi HR harus memberhentikan karyawan tersebut untuk
mencegah penularan penyakit kepada karyawan lain.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
65
Universitas Indonesia
4.3. Efektivitas Proses Wawancara pada PT SGS Indonesia
(Ferris, 2002) menjelaskan model proses recruitment interview yang
menekankan pada strategi organisasi untuk memaksimalkan rekrutmen top talent
dalam pasar yang kompetitif melalui wawancara persuasif dan promosi reputasi
organisasi. Dengan dilakukannya wawancara yang persuasif menarik kandidat agar
mau bekerja dalam perusahaan dan mempromosikan reputasi organisasi diharapkan
kandidat yang jumlahnya terbatas tersebut meningkat jumlah kemungkinannya
untuk menerima penawaran pekerjaan yang ditawarkan oleh perusahaan. Strategi
ini dilakukan di dalam pasar tenaga kerja yang kompetitif dimana jumlah pelamar
yang melamar di organisasi jumlahnya terbatas, sehingga perusahaan
membutuhkan peningkatan kemungkinan penerimaan penawaran kerjanya. Peran
dari wawancara yang persuasif adalah untuk menyelaraskan antara construed
external image dan identity. Seorang interviewer berusaha untuk mengubah
kepercayaannya tentang persepsi kandidat akan perusahaan menjadi lebih mirip
pada persepsi mereka akan perusahaan
Penulis sempat mengikuti proses wawancara yang dilakukan oleh divisi HR
dan User. Yang diwawancara adalah kandidat untuk posisi Helper Consumer
Testing Services (CTS) dengan job description membantu divisi CTS
mempersiapkan sampel sebelum dilakukannya pengujian produk. Berdasarkan
hasil observasi dari proses wawancara yang dilakukan, proses wawancara
dilakukan dengan berbagai langkah berikut:
Greetings. Interviewers menyambut kandidat yang telah hadir di kantor
untuk mengikuti proses wawancara dan berterima kasih atas kesempatannya
menghadiri proses wawancara di perusahaan.
Curriculum Vitae. Interviewers akan menanyakan hal-hal yang berkaitan
dengan apa yang tercantum dalam CV kandidat seperti skill yang dimiliki
dan pengalaman kerja di perusahaan sebelumnya.
Technical Skill. User akan menanyakan seputar kemampuan teknis yang
dimiliki oleh kandidat terkait dengan pekerjaan yang dilamar oleh kandidat.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
66
Universitas Indonesia
Explanation. Interviewers akan memberikan penjelasan secara umum
tentang perusahaan dan tentang job description pekerjaan yang dilamar oleh
kandidat.
Closing. Interviewers menutup proses wawancara dengan beberapa
informasi seperti kelanjutan proses staffing yang akan diberitahukan melalui
telepon setelah didiskusikan oleh pihak perusahaan.
Dalam proses wawancara yang dilakukan oleh PT SGS Indonesia,
perusahaan berusaha untuk menjelaskan reputasi organisasi pada sesi explanation
yaitu ketika interviewers berusaha menjelaskan kepada kandidat tentang gambaran
umum perusahaan dan pekerjaan yang dilamar oleh kandidat, tujuannya agar
kandidat memahami bagaimana perusahaan akan menjalankan bisnis kedepannya
dan diharapkan pekerjaan yang ditawarkan oleh perusahaan merupakan pekerjaan
yang sesuai dengan yang diinginkan kandidat dengan penjelasan mengenai job
description. Namun penjelasan yang diberikan oleh perusahaan kurang bersifat
persuasif dan tidak mendetail sehingga mungkin kandidat kurang memahami
banyak hal tentang perusahaan seperti budaya yang berlaku di perusahaan,
lingkungan kerja yang ada dalam perusahaan, dan informasi lainnya yang mungkin
bisa menarik kandidat agar semakin tertarik dengan pekerjaan yang ditawarkan dan
juga terhadap PT SGS Indonesia.
Ketika interviwers telah mengetahui bahwa kandidat yang diwawancaranya
memiliki organization/job fit yang cukup positif, interviwers bisa mencoba
menyelaraskan persepsinya dan kandidat dengan membentuk sebuah wawancara
yang persuasif. Interviwers PT SGS Indonesia menjalankan proses wawancara yang
lebih bertujuan untuk menggali bagaimana kepribadian, kemampuan dan keahlian
dengan lebih mendalam dari seorang kandidat agar dapat mengetahui apakah
kandidat tersebut sesuai dengan job specification yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Interviewers tersebut kurang mempromosikan reputasi organisasi, yang menjadi
keunikan dari perusahaan tersebut dibandingan dengan perusahaan lain, yang lebih
mendetail dengan tujuan agar kandidat memiliki persepsi dengan interviwers akan
perusahaan yang bisa meningkatkan kemungkinan job acceptance atas job offer
yang ditawarkan perusahaan kelak.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
67 Universitas Indonesia
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Proses staffing yang dijalankan dalam PT SGS Indonesia mengikuti
standard operating procedure (SOP) yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Ekspansi bisnis yang dilakukan oleh perusahaan membuat PT SGS Indonesia saat
ini membutuhkan banyak tenaga kerja tambahan untuk mengisi lowongan pekerjaa
yang dibuka oleh perusahaan. Dalam menjalankan proses staffing-nya, PT SGS
Indonesia memiliki sebuah alur prosesnya tersendiri dimulai dari perencanaan man
power planning, pengisian recruitment requisition form (RRF) oleh User,
mengiklankan lowongan pekerjaan melalui berbagai media komunikasi,
curriculum vitae selection, proses wawancara yang dilakukan oleh divisi HR dan
User, Predictive Index Test, Ability Test dan Medical Check Up, job offer analysis
dan mengirimkan job offer kepada kandidat terpilih hingga kandidat
menandatangani kontrak kerja di PT SGS Indonesia.
Proses staffing dalam PT SGS Indonesia ini jika dikaitkan dengan teori core
staffing activities dalam teori literatur adalah proses yang dijalankan dalam
perusahaan sudah mengikuti teori core staffing activities yang dijelaskan oleh
Heneman. Maka dapat diklasifikasikan yang termasuk dalam proses recruitment
dalam proses staffing PT SGS Indonesia yaitu proses perencanaan man power
planning, pembuatan recruitment requisition form (RRF) dan proses advertisement
dengan mengiklankan lowongan pekerjaan yang dibuka oleh perusahaan.
Sedangkan yang termasuk dalam klasifikasi selection adalah proses curriculum
vitae selection dengan melakukan seleksi atas CV yang masuk ke perusahaan sesuai
dengan job specification yang diminta, proses interview kandidat, serta proses
Predictive Index Test, Ability Test dan Medical Check Up. Kemudian terakhir yang
termasuk dalam klasifikasi employment adalah proses penawaran job offer yang
didalamnya terdapat job offer analysis hingga resminya kandidat menjadi karyawan
PT SGS Indonesia yang akan mengikuti proses Induction Training.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
68
Universitas Indonesia
Untuk meningkatkan kemungkinan job acceptance dari kandidat atas job
offer yang ditawarkan oleh perusahaan melalui proses wawancara yang persuasif
dan promosi reputasi organisasi, PT SGS Indonesia melakukan proses
wawancaranya dengan beberapa langkah dimulai dengan greetings, tanya jawab
tentang informasi dalam CV, technical skills, penjelasan secara umum mengenai
organisasi dan pekerjaan, dan yang terakhir closing. PT SGS Indonesia dalam
usahanya untuk mempengaruhi persepsi tentang perusahaan dan menarik kandidat
untuk menerima job offer kurang bisa membuat proses wawancara yang persuasif
dengan mengajak kandidat untuk mau bekerja dalam perusahaan secara langsung
dan tidak menjelaskan aspek-aspek mendetail tentang perusahaan dan pekerjaan
yang akan dilakukan oleh kandidat tersebut dalam hal promosi reputasi organisasi.
5.2. Implikasi Manajerial
Implikasi kebijakan manajerial dalam laporan magang ini adalah sebagai
berikut:
Divisi Human Resource PT SGS Indonesia diharapkan dapat membuat
sebuah buku panduan mengenai proses staffing yang dilaksanakan dalam
perusahaan beserta penjelasan dalam tiap prosesnya. Tujuannya adalah agar
buku panduan ini dapat dibaca oleh setiap orang yang terlibat dalam proses
staffing, dengan begitu mereka pun akan memahami bagaimana alur dari
proses staffing ini dan bisa mengikuti alur yang telah ditetapkan oleh
perusahaan.
Divisi HR harus bersikap lebih tegas untuk menjalankan proses staffing
yang sesuai dengan peraturan dan alur yang telah ditetapkan. Tujuannya
agar tidak ada proses yang didahului yang pada akhirnya akan menimbulkan
kerugian bagi perusahaan. Begitupula dengan kelengkapan berkas-berkas
yang harus disiapkan untuk melanjutkan proses staffing agar pengarsipan
bisa dilakukan dengan rapi dan mempermudah divisi HR jika sewaktu-
waktu membutuhkan informasi tentang proses staffing seorang kandidat.
Divisi HR dan User disarankan untuk memaksimalkan proses wawancara
kandidat untuk meningkatkan job acceptance kandidat yang bersangkutan
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
69
Universitas Indonesia
dengan membuat proses wawancara yang persuasif dengan lebih banyak
menjelaskan tentang keunikan dari PT SGS Indonesia serta penjelasan yang
mendetail tentang pekerjaan yang akan dilakukan oleh kandidat.
Kelengkapan informasi yang didapat oleh kandidat diharapkan dapat
mengubah persepsi tentang PT SGS Indonesia menjadi kearah yang lebih
positif sehingga kemungkinan job acceptance atas job offer yang
ditawarkan oleh perusahaan bisa meningkat.
Divisi HR perlu menyesuaikan recruitment source yang tepat untuk
lowongan pekerjaan yang akan dibuka agar peluang untuk mendapatkan
kandidat berkualitas lebih besar. Untuk posisi entry level dan fresh
graduated seperti posisi administration staff bisa memanfaatkan
employment websites, job fairs dan employment agencies karena perusahaan
akan lebih mudah memilih kandidat dengan jumlah yang banyak, sedangkan
untuk posisi middle level seperti supervisor dan coordinator bisa
memanfaatkan employee refferals, koran dan employement websites untuk
mendapatkan kandidat dengan keahlian yang lebih spesifik. Kemudian
untuk top level bisa memanfaatkan jasa headhunter yang sudah
berpengalaman.
5.3. Saran
Berikut beberapa saran yang dapat Penulis berikan berdasarkan pengalaman
ketika mengikuti program magang di PT SGS Indonesia:
Sesuai dengan teori literatur mengenai employer brand yang bisa
dimanfaatkan untuk menarik calon kandidat melamar ke perusahaan, maka
perusahaan harus meningkatkan internal marketing dan external marketing.
Internal marketing yaitu membentuk tenaga kerja yang unik yang sulit ditiru
oleh perusahaan lain dengan menerapkan keunikan budaya dan nilai-nilai
perusahan dalam pencapaian goals perusahaan, dengan begitu akan
terbentuk tenaga kerja yang sesuai dengan keunikan budaya perusahaan,
kemudian External Marketing atas employer brand yang menunjukkan
bahwa perusahaan adalah pemberi kerja terpilih dengan cara
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
70
Universitas Indonesia
memperlihatkan kekhasan yang dimiliki oleh perusahaan yang
membedakannya dengan perusahaan lain seperti tingkat gaji, budaya
keterbukaan perusahaan.
Untuk program magang berikutnya disarankan agar peserta magang bisa
lebih terlibat dalam proses wawancara yang dilakukan oleh perusahaan
sebagai non-participant observer agar peserta dapat lebih memperkaya diri
dengan dihadapkan dengan proses wawancara dan bisa lebih dalam
mengamati aktivitas-aktivitas apa saja yang dilakukan dalam proses
wawancara tersebut serta memahami tahapan yang ada dalam proses
wawancara.
Untuk program magang berikutnya, analisa penulisan laporan magang juga
bisa dibandingkan dengan proses staffing yang dilakukan pada perusahaan
kompetitor sehingga bisa diketahui bagaimana perbandingannya untuk
masing-masing proses yang dilaksanakan pada masing-masing perusahaan.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
71
Universitas Indonesia
DAFTAR PUSTAKA
Aguinis, H. G. (2012). Using performance management to win the talent war.
Business Horizons, 55, 609—616.
Ambler, T. B. (1996). The employer brand. Journal of Brand Management Vol. 4,
185-206.
Axelrod, E. L.-J. (2001). War for Talent, Part 2. The McKinsey Quarterly, 2: 9-12.
Backhaus, K. T. (2004). Conceptualizing and researching employer branding.
Career Development International Vol. 9 No. 5, 501-517.
Bechet, T. W. (1993). Aligning Staffing With Business Strategy. Human Resource
Planning, 16(2):1-16.
Bhatnagar, J. S. (2008). Strategy for Staffing: Employer Branding &Person
Organization Fit. Indian Journal of Industrial Relations Vol. 44, 35-48.
Breaugh, J. A. (1992). Recruitment: Science and practice. Boston: PWS-Kent.
Breaugh, J. A. (2000). Research on Employee Recruitment: So Many Studies, So
Many Remaining Questions. Journal of Management Vol 26, 405–434.
Cable, D. M. (2001). Establishing the dimensions, sources, and value of job
seekers’ employer knowledge during recruitment. Research in Personnel
and Human Resources Management,, 20, 115-163.
Cable, D. M. (2003). The value of organizational reputation in the recruitment
context: A brand-equity perspective. Journal of Applied Social Psychology,
33, 2244-2266.
Cable, D. T. (2001). Establishing the dimensions, sources, and value of job seekers'
employer knowledge during recruitment. Research in personnel and human
resource management, 20, 115-163.
Collins, C. J. (2006). The interactive effects of recruitment practices and product
awareness on job seekers’ employer knowledge and application behaviors.
Journal of Applied Psychology, 92(1), 180-190.
Collins, J. (2001). Good to Great. USA: Harper Business .
Dipboye, R. (1994). Structured and unstructured selection interviews: beyond the
job-fit model. research in personnel and human resource management, 79-
123.
Dutton, J. D. (1994). Organizational Images and Member Identification.
Administrative Science Quarterly, 39, 239-263.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
72
Universitas Indonesia
Ferris, G. A.-C. (1998). Toward a social context theory of the human resource
management-organization effectiveness relationship. Human Resource
Management Review, 8, 235-264.
Ferris, G. R. (1989). Politics in Organizations. In R. A. Giacalone and P.RosenIn
R. A. Giacalone and P.Rosenfeld (Eds.), Impression Management in the
Organization, 143-170.
Ferris, G. R. (2002). The Recruitment Interview Process Persuasion and
Organization Reputation Promotion in Competitive Labor Markets. Human
Resource Management Review, 12, 359-375.
Gatewood, R. D. (1993). Corporate image, recruitment image, and initial job choice
decisions. Academy of Management Journal, 36: 414-427.
Heneman, H. G.-M. (2012). Staffing Organization. New York: McGraw-Hill.
Inc., M. (2006). Confirming the Coming Talent Crunch: What's Next? Diambil
kembali dari http://www.manpower.com/ mpcom
files?name:=Results_Talent Shortage_2006.pdf
Jamrog, J. S. (2002). The Coming Decade of the Employee. Human Resource
Planning, 25(3): 5-11.
Judge, T. &. (1993). The elusive criterion of fit in human resources staffing
decisions. ILR Press, School of Industrial and Labor Relations, Cornell
University.
Levering, R. (1996, August 3). Employability and Trust. Diambil kembali dari
Conference Board Meeting, Chicago: http://
resources.greatplacetowork.com/article/pdf/building-trust.pdf
Management, S. G. (2014, June 10). Group Profile 2014. Diambil kembali dari SGS
Web site:
http://www.sgs.co.id/~/media/Global/Documents/Brochures/Group%20Pr
ofiles/SGS-Group-Profile-2013-EN.ashx
Powell, G. N. (1991). Applicant reactions to the initial employment interview:
Exploring theoretical and methodological issues. Personnel Psychology, 44:
67–83.
Ronn, K. (2007). Rethinking Talent Acquisition. Business Week Online.
Rynes, S. L. (1991). Recruitment, job choice, and post-hire consequences. In M. D.
Dunnette (Ed.). Handbook of industrial and organizational psychology
(2nd. ed.), 399–444.
Shackleton, V. &. (1997). International assessment and selection. New York:
Wiley.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
73
Universitas Indonesia
Tedeschi, J. &. (1984). Impression management and influence in the organization .
Research in the sociology of organization, 3, 31-58.
Ullman, J. C. (1966). Employee referrals: A prime tool for recruiting workers.
Personnel, 43: 30–35.
Zivnuska, S. K. (2001). Implications of the Coveraging Economy for Human
Resource Management. Research in Personnel and Humn Resources
Management, 20:371-405
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
74
Universitas Indonesia
LAMPIRAN
Lampiran 1 Requisition Form
RECRUITMENT REQUISITION FORM
Date of request :
Division :
Department :
Position Title :
Status of Employment :
No of Headcount :
Reports to :
Level :
Work Location (city) :
Duties & Responsibil ities (please attach Job Description) :
Physical Environment :
Minimum Education Background :
Years of Relevant Experiences :
Language Requirements :
Knowledge/Skills :
Specific Requirements :
Recruitment Status :
(state name of employee) :
Headcount Status
if new specify comparable position
Specific reason :
Evaluated Job :
Within Budget :
Hire Date
1.
2.
3.
Recorded by :
Date : Date :
Document Flow :
For temp staff : Requesting unit → Business/Function Manager → HR
For permanent staff : Requesting unit → Business/Function Manager → HR → President Director
Endorsed by :
Country HR Manager
New hires using this RFS
Name
Approved by :
President Director
Checked by :
As In JD
REASON FOR REQUISITION
APPROVALS
Requested by :
Business Manager
For HR Use Only
CANDIDATE PROFILE
POSITION DETAILS
As In JD
REQUIREMENT DETAILS
for _____ monthsPermanent Temporary,
Budgeted Non Budgeted
Line Manager Manager Supervisor Staff Admin
Office Field
Replacement of
Additional
Existing position
Newly created position,
Yes
Yes
No
No
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
75
Universitas Indonesia
Lampiran 2 Job Description
SSC AUDITOR
PRIMARY RESPONSIBILITIES
To carry out all functions related to conducting 3rd party audits or other
type of audit, ensuring that all SGS specified requirements are adhered
so to conduct assessment work with the goal of assisting clients improve
the effectiveness and efficiency of there management systems through
the assessment process. This includes exceeding customer expectations
in our auditing and assessment functions and providing a continual
network system of follow-up and support to the client.
REPORTING
Technical Manager
SPECIFIC RESPONSIBILITIES
Carry out all necessary audit planning and preparation and report
the results of such to the audit Team Leader.
Develop the skills required to prepare audit and training
proposals, prepare required proposals and have such approved by
another Lead Auditor.
Develop the skills necessary to conduct surveillance visits and
plan, prepare and carry out assigned surveillance visits.
Ensure that documentation in client files is complete and up to
date and ensure that the integrity and completeness of such Job
Files is maintained as per specified requirements.
Conduct internal audits of the SGS-SSC where required.
Respond to client enquiries on SGS-SSC certification/training
products.
Develop the skills required to present SSC standard training
courses and upon approval as a tutor deliver such courses as per
SSC specified requirements.
Conduct all the necessary follow-up with clients to ensure clients
clearly understand all of the requirements of the auditing process
and the status of their contract.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
76
Universitas Indonesia
Always act in a profession manner always abide by the non-
disclosure agreement and SGS Codes of conduct.
Strictly conduct all assessment work in accordance with SGS-SSC
Global and Local procedures.
Develop the skills to do formal Sales/Marketing presentations of
SSC products and carry out presentations where required.
Report any customer complaints, problems and or system
deficiencies to the Certification/Business Manager
Performing any other task that assigned by Technical Manager
PROFILE
(Please refer to Global Procedure on auditor competency requirements
fro specific certification schemes)
Bachelor/University degree in related field
Minimum of 4 years work experience
Minimum of 2 years work experience as Quality Assurance /
Quality Control Systems (ISO 9000) or Minimum of 2 years work
experience in Environmental Management associated experience
(ISO 14000) or Occupational Health Management associated.
Passed appropriate Registered Lead auditor training is a plus
.
REQUIRED SKILLS
Excellent communication / interpersonal skills
Proven ability with Microsoft Word, PowerPoint, and Excel
Spreadsheet, and other required application
Ability to read, write and speak English fluently.
Ability to work with minimum supervision
Logical approach to problem solving
Ability to write clear and concise reports in English
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
77
Universitas Indonesia
I hereby had read and understood the jobdescription given to me
SUPERVISOR
Date:
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
77
Universitas Indonesia
Lampiran 3 Candidate Form
CANDIDATE FORM
Position offered: Salary offered:
Sector / Dept. concerned: Position available on:
For HR purpose only
Personal Details
Name: Sex: M F
Date of Birth:
Address:
Contact No.:
Education background
Education: University Master degree
Graduate school:
Degree/Major:
Foreign language skill:
Level: TOEFL Score:
Computer skill: Best skills :
Other education / Training
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
78
Universitas Indonesia
Work history
(Please stated : The Company Name, Period, Responsibilities and Remuneration Package From the most resent employment)
Work Experience & Company knowledge
1. Please describe the responsibilities of your present job or last job.
2. Why do you want to leave your current employment?
3. What is the most difficult assessment related situation have you been in and how did you solve it?
4. Why SGS should employ you ?
5. Describe your strengths?
6. Describe your weaknesses?
7. What government agencies are you frequently in contact with? (If Any)
8. What is your best achievement based on your experience?
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
79
Universitas Indonesia
9. Why are you interested in this position?
10. What do you know about SGS?
Remuneration Package
1. Please inform your Present Remuneration Package
2. Please note your expectation salary
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
80
Universitas Indonesia
Lampiran 4 Personal Data
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
81
Universitas Indonesia
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
82
Universitas Indonesia
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
83
Universitas Indonesia
Lampiran 5 Laporan Dwi Mingguan
LAPORAN MAGANG DWI MINGGUAN
(13 Maret 2014 – 27 Maret 2014)
Komang Agus Putra Praditya
1006691206
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS INDONESIA
DEPOK
MARET 2014
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
84
Universitas Indonesia
1. Program Magang
Program magang dilakukan penulis selama 3 bulan mulai dari tanggal 10
Februari 2014 sampai 9 Mei 2014. Program magang dilakukan di PT SGS
Indonesia yang berlokasi di Cilandak Commercial Estate #108C, jalan Raya
Cilandak KKO, Jakarta Selatan. Waktu magang disesuaikan dengan hari kerja
perusahaan dan jadwal kuliah penulis yaitu Senin - Jumat dari pukul 08.00 - 17.00
kecuali hari Selasa karena penulis masih mengikuti kegiatan perkuliahan
Kepemimpinan (Leadership) setiap Selasa pagi pukul 08.00-10.30 dan asistensinya
pukul 14.00-15.30.
Penulis melaksanakan program magang di divisi Human Resource. Berikut
organization chart untuk divisi Human Resource di PT SGS Indonesia:
Selama program magang berlangsung, berikut adalah job description yang penulis
jalani:
1. Learn and Assist in the Recruitment Area:
a. Post job openings on SGS recruitment advertisement link e.g
JobsDB, Job Street, etc.
b. Track Recruitment Planning versus completion
c. Screening and selection candidate CV based on job description and
or requirements.
Widiana WINANDA Country HR Manager
Guy ESCARFAIL
Managing Director
Nellyana MARGARETTA HR Business Partner
Jenita CHANG Compensation and
Benefit Lead
Yoan Marry Dumanov Recruitment & Training
Specialist
Mita Widyaningsih Personnel & Benefit
Admin
Rika Permatasari Payroll Admin
M. Bondan Bagus S. Recruiter
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
85
Universitas Indonesia
d. Arrange schedule for interview, confirm schedule with user, call
candidate for interview invitation and send interview invitation with
application form attached in the email.
e. Reserve room for interview and greet the candidates when they
arrive to the office.
f. Arrange pre-employment MCU with Prodia-lab or others.
g. Prepare employee kit for new hire, for induction and orientation
event.
h. Remind recruitment & Admin (Joy & Mita) for performance review
form, passed probation & end of contract.
i. Create and maintain Recruitment Talent Pool.
2. Learn and Assist in the HR Administration area:
a. Maintain personal data of new hire to be placed in personal file
b. File medical certification
c. Create passed probation letter to be delivered to user
d. Create reference letter for all employee without salary details
e. Create Visa Letter based on request
f. Assist ad-hock administrative work from HR team, when necessary
3. HR Miscellaneous Activities
a. Birthday Gift : Prepare all the gift and birthday card to be delivered
to the employee of PT SGS Indonesia
b. T-shirt : assist to distribute SGS T-shirt, when necessary
c. Involve in assisting HR team in Employee related activities and ad
hock instruction from HR team, when necessary
2. Profil Perusahaan
2.1.Sejarah
Berawal dari seorang pemuda Latvia yang duduk di sebuah dermaga bernama
Rouen memperhatikan keluar masuknya kapal-kapal di jalur utama industrialisasi
Eropa yang berkembang dengan sangat cepat saat itu. Melihat adanya peluang
bisnis berlimpah di salah satu pelabuhan terbesar di benua Eropa tersebut, pemuda
tersebut memulainya dengan inspeksi pengiriman gabah padi. Pemuda ini
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
86
Universitas Indonesia
menyadari bahwa eksportir-eksportir gabah padi mengalami kerugian karena para
importir hanya akan membayar jumlah gabah padi yang mereka terima, bukan
berapa banyak yang dikirimkan. Selama transit, terutama ketika bongkar muat,
terjadi pengurangan volume gabah padi akibat adanya penyusutan dan pencurian.
Ide pemuda ini adalah memperjuangkan hak para eksportir dengan inspeksi dan
verifikasi kuantitas dan kualitas gabah padi dengan para importir. Atas jasa yang ia
lakukan, ia mendapatkan komisi dari eksportir berdasarkan nilai dari
pengirimannya. Pemuda ini yakin kesempatan ini akan menjadi tolak ukur dunia
atas kualitas dan integritas.
Ia memulai bisnis inspeksi gabah padi ini dengan meminjam modal dari
temannya yang berasal dari Austria. Informasi mengenai nilai jasa inspeksi ini
tersebar dari mulut ke mulut menyebabkan bisnis semakin berkembang dengan
cepat. Kedua enterpreneur muda ini akhirnya bergabung dan membentuk
perusahaan pada tanggal 18 Desember 1878. Dalam waktu setahun, perusahaan
sudah membuka kantor di tiga pelabuhan terbesar Prancis: Le Havre, Dunkirk dan
Marseilles.
Inovasi baru saat itu yang membantu membangun reputasi perusahaan yaitu
Full Outturn Guarantee (FOG). Masih disediakan oleh SGS hingga saat ini, yaitu
servis yang memberikan ganti rugi pada eksportir atas kehilangan yang terjadi
selama pengiriman gabah padi dengan catatan SGS diizinkan untuk melakukan
inspeksi pada kargo ketika bongkar muat dilakukan. Pertama kali ditetapkan untuk
perdagangan gabah Amerika Utara ke Eropa. Jasa ini melebar ke seluruh dunia dan
menghasilkan pendapatan yang besar untuk perusahaan.
Dari tahun ke tahun, SGS semakin berkembang dan hingga saat ini menjadi
perusahaan terbesar di dunia untuk hal verifikasi, sertifikasi, inspeksi dan pengujian
produk. Saat ini SGS telah mempekerjakan lebih dari 75.000 karyawan, 1.500
kantor dan laboratorium yang tersebar di seluruh dunia dan terus berkembang lagi.
SGS membantu pelanggan diseluruh dunia menjalankan operasi bisnisnya agar
lebih stabil dengan meningkatkan kualitas dan produktivitas serta mengurangi
risiko. Jasa yang diberikan oleh SGS Global adalah jasa inspeksi dan verifikasi,
sertifikasi, outsourcing, risk management, technical consulting, testing & analysis,
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
87
Universitas Indonesia
training, sedangkan jasa yang diberikan oleh PT SGS Indonesia adalah agricultural
services, mineral services, oil gas and chemical, system & services certification,
industry, construction and emerging business.
Struktur organisasi PT SGS Indonesia secara garis besarnya adalah sebagai
berikut:
2.2 Visi Perusahaan
Visi dari SGS adalah menjadi organisasi jasa yang paling kompetitif dan paling
produktif di dunia dengan kompetensi dalam bidang inspeksi, verifikasi, testing dan
sertifikasi yang terus ditingkatkan untuk menjadi yang terbaik di kelasnya.
3. Budaya Perusahaan
Integritas merupakan inti dari SGS. Kepercayaan yang menginspirasi para
pelanggan dan para pemangku kepentingan merupakan kunci kesuksesan, baik
sebagai organisasi maupun individu. SGS menjaga citra dan ruputasi SGS secara
berkesinambungan dan senantiasa berupaya untuk mempertahankannya di pasar.
SGS melakukan bisnisnya secara jujur dan transparan, SGS mendorong budaya
keterbukaan melalui saling bertukar pikiran dan informasi, memberikan saran dan
Guy ESCARFAIL
ENVI & GIS
Balfas MUSTARI OI - QHSE Assistant Manager
Guy ESCARFAIL
Managing Director
BUSINESS SUPPORT FUNCTION
Edgar DURIAN
Country Financial Controller / Widiana WINANDA
Country HR Manager
Shashibhushan JOGANI SSC & CTS
Andrianto RIO
OGC & IND
Vivekanand N MIN
Noro HUTOMO
AGRI
Gagah PRAMADHA
IT Supervisor
Intan SINAGA
Assistant to MD &
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
88
Universitas Indonesia
mengajukan hal-hal yang perlu mendapat perhatian, tanpa adanya kekhawatiran
akan penolakan.
Prinsip-prinsip integritas yang dianut oleh SGS yaitu:
a. Kepercayaan: ini merupakan aset yang paling berharga, pondasi dari citra
dan reputasi SGS. Para pelanggan bergantung pada integritas SGS dan
kepercayaan ini harus tetap dipertahankan dan dijaga.
b. Kejujuran dan Keterbukaan: Di dalam segala hal yang SGS lakukan
adalah hal yang sangat penting untuk selalu jujur kepada diri sendiri,
pelanggan, dan rekan sejawat. Tidak ada suatu kondisi apa pun yang
membenarkan kebohongan atau ketidakjujuran.
c. Akuntabilitas: Setiap tindakan dan kelalaian memiliki konsekuensi. SGS,
menerima konsekuensi atas pilihan tindakan kami tersebut dan tidak
menyalahkan pihak lain atas tindakan yang kami lakukan.
d. Prinsip: SGS percaya untuk bertindak secara etis, adil, dan menghormati
orang lain. Keputusan SGS senantiasa mendasar pada penghormatan atas
prinsip-prinsip dan standard perilaku yang baik dan bukan atas keputusan
atau pilihan pribadi.
SGS juga memiliki nilai-nilai yang dijalankan oleh seluruh stakeholders yaitu:
a. Passion: kami memiliki hasrat yang tinggi atas pekerjaan kami karena itu
membantu bisnis berjalan dengan lebih cepat dan lebih baik yang juga bisa
meningkatkan jumlah pekerjaan, prospek kedepan dan yang paling penting
kehidupan orang banyak.
b. Integrity: pelanggan percaya pada kami untuk terus memberikan solusi
yang objektif dan berimbang.
c. Entrepreneurialism: Kami sangat percaya pada pemberdayaan individu
dengan memberikan kebebasan untuk menjadi kreatif pada keputusan,
inisiatif dan solusinya.
d. Innovative Spirit: Kami terus ingin mengetahui lebih banyak,
meningkatkan apa yang kami lakukan, dan bagaimana kami
mengerjakannya dengan tujuan untuk terus menciptakan nilai tambah bagi
pelanggan dan untuk kami sendiri.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
89
Universitas Indonesia
4. Rincian Kegiatan
No. Kegiatan Keterangan
1. Screening CV dari
Jobstreet.com dan
JobsDB.com
Melakukan screening CV, sesuai dengan
requirement perusahaan, yang masuk dalam
portal SGS untuk berbagai posisi diantaranya
Agriculture Admin, Auditor Quality System
Management, Accountant, Auditor
Environtment Management System, Sales
Executive – Plantation, Sales Executive –
ISO Training, Sales Executive – Toys,
Cosmetics, Electronics, Marketing
Executive.
2. Resume search Melakukan resume search di jobstreet.com
dan jobsDB.com jika applicant yang
mendaftar di posisi yang ditawarkan tidak
ada yang sesuai dengan requirement
perusahaan.
3. Birthday Gift Menyiapkan hadiah berupa gelas mug
eksklusif dan kartu ucapan selamat ulang
tahun untuk diserahkan pada karyawan yang
berulang tahun saat itu.
Mengirimkan birthday gift ke ke luar kota
diperuntukkan karyawan yang bekerja di luar
kantor di Jakarta seperti di Medan,
Samarinda dan Pantai Indah Kapuk.
4. Interview
Invitation
Mengundang kandidat untuk datang
wawancara ke kantor perusahaan serta
memastikan kedatangannya beberapa jam
sebelum jadwal yang sudah ditentukan.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
90
Universitas Indonesia
5. Medical Check Up
Invitation
Mengatur jadwal dan mengundang kandidat
untuk mengikuti Medical Check Up di Prodia
Kuningan.
6. Posting and
Closing Job
Vacancy
Membuka lowongan pekerjaan untuk
beberapa posisi di jobstreet.com dan
jobsDB.com dan menutupya ketika kandidat
sudah didapatkan dan bekerja di perusahaan.
7. Reporting Email Mengelola email
ID.HR.Recruitment@sgs.co.id dan
melaporkan setiap email yang masuk pada
senior jika berhubungan dengan CV
kandidat.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
91
Universitas Indonesia
LAPORAN MAGANG DWI MINGGUAN
( 28 MARET 2014 – 9 APRIL 2014 )
Komang Agus Putra Praditya
1006691206
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS INDONESIA
DEPOK, JAWA BARAT
APRIL 2014
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
92
Universitas Indonesia
Rincian Kegiatan Magang
28 Maret
2014
Menelepon kandidat
untuk memastikan
email dari perusahaan
sudah diterima dan
dibaca.
Menelepon kandidat
untuk membuatkan
jadwal medical check
up di Parahita Health
Center.
Mengarahkan kandidat
untuk melaksanakan PI
test setelah proses
wawancara selesai.
Mengubah format job
description yang lama
ke format yang baru.
Perusahaan mengirimkan
salary and benefit offer
melalui email ke
kandidat. Penulis
ditugaskan untuk
memastikan kembali ke
kandidat apakan email
tersebut sudah diterima
atau belum dan
memastikan kepada
kandidat untuk membalas
email tersebut dengan isi
komentar, pertanyaan,
ataupun negosiasi.
Setiap karyawan yang
sudah lolos tahap
interview akan diaturkan
jadwal medical check up
untuk memastikan bahwa
kandidat tersebut siap
bekerja di perusahaan.
Salah satu proses
recruitment yang
dilakukan oleh PT SGS
Indonesia adalah PI Test.
Tujuan dari test ini
adalah untuk mengetahui
bagaimana kepribadian
kandidat dilihat dari
berbagai aspek tertentu.
Format job description
yang baru berisikan
panduan untuk semua
bagiannya sehingga
kedepannya job
description yang dibuat
sesuai dengan jabatan
dari karyawan tersebut
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
93
Universitas Indonesia
1 April
2014
Peserta magang izin
sehari penuh untuk
mengikuti Ujian Tengah
Semester (UTS) mata
kuliah Kepemimpinan.
Peserta magang harus
mengikuti UTS
Kepemimpinan yang
diselenggarakan pukul
13.00 sehingga hari itu
harus izin sehari penuh.
2 April
2014
Mengubah format job
description yang lama
ke format yang baru.
Sepanjang hari penulis
kebanyakan
menghabiskan waktu
untuk mengubah format
yang lama ke format
yang baru. Kegiatan ini
memakan waktu yang
cukup lama karena yang
dikerjakan adalah fomat
job description dari
semua divisi.
3 April
2014
Mengubah format job
description yang lama
ke format yang baru.
Sepanjang hari penulis
kebanyakan
menghabiskan waktu
untuk mengubah format
yang lama ke format
yang baru. Kegiatan ini
memakan waktu yang
cukup lama karena yang
dikerjakan adalah fomat
job description dari
semua divisi.
4 April
2014
Mengubah format job
description yang lama
ke format yang baru.
Sepanjang hari penulis
kebanyakan
menghabiskan waktu
untuk mengubah format
yang lama ke format
yang baru. Kegiatan ini
memakan waktu yang
cukup lama karena yang
dikerjakan adalah fomat
job description dari
semua divisi.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
94
Universitas Indonesia
7 April
2014
Mengubah format job
description yang lama
ke format yang baru.
Menelepon vendor
untuk memastikan
harga dan ketersediaan
produk untuk birthday
gift.
Menelepon kandidat
untuk membuatkan
jadwal medical check
up di Parahita Health
Center.
Menelepon kandidat
untuk memastikan
jadwal interview.
Sepanjang hari penulis
kebanyakan
menghabiskan waktu
untuk mengubah format
yang lama ke format
yang baru. Kegiatan ini
memakan waktu yang
cukup lama karena yang
dikerjakan adalah fomat
job description dari
semua divisi.
Menelepon vendor
handuk berbagai macam
ukuran untuk mengetahui
harga dan ketersediaan
barang. Souvenir handuk
ini dibuatkan perusahaan
sebagai cinderamata yang
diberikan perusahaan
pada karyawan yang
berulang tahun.
Setiap karyawan yang
sudah lolos tahap
interview akan diaturkan
jadwal medical check up
untuk memastikan bahwa
kandidat tersebut siap
bekerja di perusahaan.
Memastikan kandidat
datang ke kantor hari itu
untuk melaksanakan
proses interview oleh
recruiter dan user.
8 April
2014
Mengubah format job
description yang lama
ke format yang baru.
Berkoordinasi dengan
vendor untuk
pembuatan birthday
gift.
Sepanjang hari penulis
kebanyakan
menghabiskan waktu
untuk mengubah format
yang lama ke format
yang baru. Kegiatan ini
memakan waktu yang
cukup lama karena yang
dikerjakan adalah fomat
job description dari
semua divisi.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
95
Universitas Indonesia
Mengelompokkan surat
dari BPJS untuk semua
karyawan perusahaan.
Mengelompokkan surat
dari BPJS yang berisikan
informasi tentang saldo
jaminan hari tua masing
masing karyawan.
Pengelompokkan
didasarkan pada masing-
masing divisi yang dilihat
dari human rusource
database.
9 April
2014
Pemilu Legislatif Perusahaan meliburkan
seluruh karyawannya
untuk memberikan
kesempatan mengikuti
pemilu legislatif.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
96
Universitas Indonesia
LAPORAN MAGANG DWI MINGGUAN
( 11 APRIL 2014 – 25 APRIL 2014 )
Komang Agus Putra Praditya
1006691206
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS INDONESIA
DEPOK, JAWA BARAT
APRIL 2014
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
97
Universitas Indonesia
11 April
2014
Menelepon kandidat
untuk mengatur jadwal
medical check up di
Prodia
Menelepon kandidat
untuk memastikan
email dari perusahaan
sudah diterima.
Melakukan
pengarsipan berkas-
berkas yang diterima
perusahaan.
Mengantarkan
birthday gift pada
karyawan yang
berulang tahun.
Follow up kelanjutan
proses pembuatan
birthday gift yang baru
kepada vendor dan
Human Resource
Bussines Partner (Ibu
Nellyana)
Untuk medical check up, PT
SGS Indonesia bekerja sama
dengan Parahita Health Care
(area Jabodetabek) dan
Prodia (luar Jabodetabek).
PT SGS Indonesia
mengirimkan salary offer
kepada kandidat melalui
email, saya bertugas untuk
memastikan email tersebut
sudah diterima dan
menyarankan untuk segera
dibalas oleh kandidat
tersebut.
Berkas-berkas yang diterima
oleh perusahaan, seperti
training request form dan
invoices, dimasukkan dalam
binder masing-masing.
Perusahaan memberikan
souvenir kepada karyawan
berupa stainless mug beserta
kartu ucapannya sebagai
hadiah ulang tahun.
14 April
2014
Menelepon kandidat
untuk memastikan
PT SGS Indonesia
mengirimkan salary offer
kepada kandidat melalui
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
98
Universitas Indonesia
email dari perusahaan
sudah diterima.
Mengantarkan
birthday gift pada
karyawan yang
berulang tahun.
Mengirimkan paket
berisikan birthday gift
untuk karyawan yang
berada di Medan
(martabe).
Mengirimkan email
balasan atas
application letter dan
CV yang masuk ke
email HR.
Menerima dan
mengantarkan
kandidat yang
mengikuti induction
ke ruangan pertemuan.
Bertemu dengan
vendor souvenir
perusahaan.
email, saya bertugas untuk
memastikan email tersebut
sudah diterima dan
menyarankan untuk segera
dibalas oleh kandidat
tersebut.
Perusahaan memberikan
souvenir kepada karyawan
berupa stainless mug beserta
kartu ucapannya sebagai
hadiah ulang tahun.
Saya diberikan kewenangan
untuk mengelola email
ID.HR.Recruitment@sgs.com
dan mem-forward CV yang
sesuai dengan requirement ke
recruiter.
Melihat contoh produk yang
dibawakan oleh vendor dan
melakukan negosiasi harga.
16 April
2014
Mengantarkan
birthday gift pada
Perusahaan memberikan
souvenir kepada karyawan
berupa stainless mug beserta
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
99
Universitas Indonesia
karyawan yang
berulang tahun.
Menelepon vendor
baru untuk
mengerjakan birthday
gift untuk PT SGS
Indonesia.
Menelepon kandidat
untuk memastikan ia
sudah menerima email
dari perusahaan
kartu ucapannya sebagai
hadiah ulang tahun.
Menelepon vendor baru
untuk dijadikan perbandingan
dengan vendor yang sudah
didapatkan sebelumnya dan
mengundangnya untuk datang
ke kantor untuk
membawakan contoh
produknya.
17 April
2014
Mencari vendor untuk
pembuatan souvenir
perusahaan.
Mencari vendor baru sebagai
pertimbangan dan
perbandingan ats vendor yang
sudah didapatkan
sebelumnya.
21 April
2014
Konfirmasi pemesanan
pada vendor handuk.
Melakukan screening
CV.
Mengundang kandidat
untuk datang interview
di kantor.
Melakukan konfirmasi
terakhir untuk produk handuk
yang akan segera diproduksi.
Melakukan screening CV dari
www.jobsDB.com dan
www.jobstreet.com untuk
posisi Accountant, Marketing
Executive dan Sales
Executive – Softline. CV
kandidat yang sudah
didapatkan diberikan pada
recruiter specialist untuk
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
100
Universitas Indonesia
Mengundang kandidat
untuk mengikuti
Medical Check Up.
Mengundang kandidat
untuk sesi tanda
tangan kontrak di
kantor perusahaan.
kemudian di review ulang
lalu dilanjutkan ke user.
Mengundang kandidat agar
menghadiri proses interview
dikantor perusahaan.
Mengundang kandidat dan
mengatur jadwal untuk
mengikuti sesi medical check
up di Parahita.
Mengatur jadwal bagi
kandidat untuk menghadiri
sesi signing agreement
sebagai tahap lanjutan proses
recruitment perusahaan.
23 April
2014
Melakukan screening
CV.
Mengundang kandidat
untuk hadir dalam
proses recruitment
Membuka lowongan
kerja di
www.jobsDB.com
Melakukan screening CV atas
kandidat yang mendaftar
pada iklan lowongan yang
dibuka perusahaan di
www.jobsDB.com dan
www.jobstreet.com
24 April
2014
Melakukan screening
CV.
Mengundang kandidat
untuk datang interview
di kantor.
Melakukan screening CV atas
kandidat yang mendaftar
pada iklan lowongan yang
dibuka perusahaan di
www.jobsDB.com dan
www.jobstreet.com
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014
101
Universitas Indonesia
Mengundang kandidat
untuk mengikuti
Medical Check Up.
Mengatur jadwal
meeting dengan
vendor souvenir
perusahaan.
Mengundang kandidat agar
menghadiri proses interview
dikantor perusahaan.
Mengundang kandidat dan
mengatur jadwal untuk
mengikuti sesi medical check
up di Parahita.
25 April
2014
Mengikuti proses
wawancara
Mempersiapkan
training kit
Melakukan resume
search.
Mengikuti proses wawancara
untuk posisi helper sembari
mengamati proses wawancara
yang dilakukan oleh user dan
HR
Training kit sebanyak 5 buah
disediakan untuk induction
yang akan dilaksanakan pada
tanggal 28 April 2014. Materi
induction difotokopi dan
disatukan dalam satu map
SGS.
Untuk posisi seperti sales
executive – softline, dicari
melalui resume search dan
bukan dari kandidat yang
sudah mendaftar dikarenakan
kandidat yang sudah
mendaftar tidak ada yang
sesuai dengan criteria yang
diinginkan oleh perusahaan.
Proses staffing …, Komang Agus Putra Praditya, FE UI, 2014