Post on 01-Feb-2016
description
S.O.P (Standar Operating Procedure) Surat Menyurat
Biology Orchid Study Club (BiOSC)
Fakultas Biologi Universitas Gadjah Mada
Periode Kepengurusan 2015
S.O.P (Standar Operating Procedure) surat menyurat ini dibuat sebagai
standar operasional dalam pembuatan nomor surat untuk setiap pembuatan surat
kegiatan. Ditujukan kepada seluruh anggota yang akan membuat surat untuk setiap
acara kegiatan di BiOSC. Sehingga, setiap surat yang dibuat memiliki penomoran
surat yang teratur dan sesuai dengan kode yang telah ditetapkan. Hal ini juga
memudahkan bagi staf ataupun anggota yang mungkin memimpin kepanitiaan dalam
suatu kegiatan dan bertugas untuk membuat surat. Dengan dibuatnya S.O.P ini
diharapkan tidak hanya sekretaris umum yang mengetahui sistem penomoran surat
tetapi juga seluruh anggota dapat mengetahui bagaimana sistematika penomoran
surat. Berikut pengkodean nomor suratnya :
Kode Surat :
A =Kode Untuk Undangan
B =Kode Untuk Surat Pinjam/Perijinan
C =Kode Untuk Surat Permohonan
D =Kode Untuk Lain-Lain
No/Kode/Inisial Kegiatan/BiOSC/Bulan/Tahun
Contoh :
01/ C/DJ/ BiOSC/ IX/ 2015
Dengan penjelasan sebagai berikut :
KODE PENJELASAN
01 Merupakan nomor urut surat
C Merupakan kode surat untuk permohonan
DJ Inisial kegiatan. Karena ini merupakan surat untuk kegiatan DIKJUT
(Diklat Lanjut). Maka dalam penomorannya ditulis DJ. Jika Diklat dasar
maka DD.
BiOSC Menunjukkan bahwa surat di keluarkan oleh BiOSC
IX Bulan pada saat pembuatan surat. Jika pada saat tanggal pembuatan surat
merupakan bulan Desember maka penomorannya menjadi XII.
2015 Tahun saat pembuatan surat. Jika pada saat pembuatan surat sudah
masuk tahun 2016. Maka penomorannya adalah 2016.
Demikian S.O.P ini dibuat dengan sebaik-baiknya. Semoga informasi ini
dapat memberikan manfaat bagi seluruh anggota BiOSC. Atas perhatian dan
kerjasamanya diucapkan terimakasih.
Yogyakarta, 20 Februari 2015
Mengetahui,Ketua BiOSC
Diana Cahya NingrumNIM 12/333988/BI/8952
Sekretaris Umum BiOSC
Indri Arina Khasanati13/346963/BI/9020
Daftar Kode Acara BiOSC
No. Kode Acara Jenis Acara
1. DD Diklat Dasar
2. DJ Diklat Lanjut
3. DIKTAP Diklat Pemantapan
4. MUSYANG Musyawarah Anggota
5. HKB Hari Keluarga BiOSC
6. UD Up Grading
7. RAKER Rapat Kerja
8. PRS Presentasi Penelitian
9. MUSI Musyawarah Istimewa
10. HUT Hari Ulang Tahun
11. PMT Pematerian BiOSC
12. STD Studi banding
13. EXP Ekspedisi
14. DU Diskusi Umum
15. SEMNAS Seminar Nasional
16. EVLEvaluasi Angkatan Muda
dan staff Divisi