S.O.P (Standar Operating Procedure) Surat Menyurat

Biology Orchid Study Club (BiOSC)

Fakultas Biologi Universitas Gadjah Mada

Periode Kepengurusan 2015

S.O.P (Standar Operating Procedure) surat menyurat ini dibuat sebagai

standar operasional dalam pembuatan nomor surat untuk setiap pembuatan surat

kegiatan. Ditujukan kepada seluruh anggota yang akan membuat surat untuk setiap

acara kegiatan di BiOSC. Sehingga, setiap surat yang dibuat memiliki penomoran

surat yang teratur dan sesuai dengan kode yang telah ditetapkan. Hal ini juga

memudahkan bagi staf ataupun anggota yang mungkin memimpin kepanitiaan dalam

suatu kegiatan dan bertugas untuk membuat surat. Dengan dibuatnya S.O.P ini

diharapkan tidak hanya sekretaris umum yang mengetahui sistem penomoran surat

tetapi juga seluruh anggota dapat mengetahui bagaimana sistematika penomoran

surat. Berikut pengkodean nomor suratnya :

Kode Surat :

A =Kode Untuk Undangan

B =Kode Untuk Surat Pinjam/Perijinan

C =Kode Untuk Surat Permohonan

D =Kode Untuk Lain-Lain

No/Kode/Inisial Kegiatan/BiOSC/Bulan/Tahun

Contoh :

01/ C/DJ/ BiOSC/ IX/ 2015

Dengan penjelasan sebagai berikut :

KODE PENJELASAN

01 Merupakan nomor urut surat

C Merupakan kode surat untuk permohonan

DJ Inisial kegiatan. Karena ini merupakan surat untuk kegiatan DIKJUT

(Diklat Lanjut). Maka dalam penomorannya ditulis DJ. Jika Diklat dasar

maka DD.

BiOSC Menunjukkan bahwa surat di keluarkan oleh BiOSC

IX Bulan pada saat pembuatan surat. Jika pada saat tanggal pembuatan surat

merupakan bulan Desember maka penomorannya menjadi XII.

2015 Tahun saat pembuatan surat. Jika pada saat pembuatan surat sudah

masuk tahun 2016. Maka penomorannya adalah 2016.

Demikian S.O.P ini dibuat dengan sebaik-baiknya. Semoga informasi ini

dapat memberikan manfaat bagi seluruh anggota BiOSC. Atas perhatian dan

kerjasamanya diucapkan terimakasih.

Yogyakarta, 20 Februari 2015

Mengetahui,Ketua BiOSC

Diana Cahya NingrumNIM 12/333988/BI/8952

Sekretaris Umum BiOSC

Indri Arina Khasanati13/346963/BI/9020

Daftar Kode Acara BiOSC

No. Kode Acara Jenis Acara

1. DD Diklat Dasar

2. DJ Diklat Lanjut

3. DIKTAP Diklat Pemantapan

4. MUSYANG Musyawarah Anggota

5. HKB Hari Keluarga BiOSC

6. UD Up Grading

7. RAKER Rapat Kerja

8. PRS Presentasi Penelitian

9. MUSI Musyawarah Istimewa

10. HUT Hari Ulang Tahun

11. PMT Pematerian BiOSC

12. STD Studi banding

13. EXP Ekspedisi

14. DU Diskusi Umum

15. SEMNAS Seminar Nasional

16. EVLEvaluasi Angkatan Muda

dan staff Divisi