NAMA KELOMPOK :SUDIRMAN (110810024)

RINI (110810095)FELICIA.JULINIO (110810096)ALVINA (110810035)

Empat bentuk komunikasi bisnis, yakni pengelompokkan komunikasi bisnis berdasarkan bentuk dan kegunaannya.

1. Komunikasi organisasional2. Korespondensi bisnis3. Specific / technical data exchange4. Promotional communication (komunikasi

promosional)

Bentuk Komunikasi Bisnis

Komunikasi yang berkaitan dengan masalah-masalah internal perusahaan ataupun dilancarkan terhadap lembaga atau persona dalam perusahaan.

Example : dokumen resmi perusahaan, anggaran rumah tangga perusahaan, perjanjian-perjanjian, dll

Komunikasi Organisasional

Segala kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan surat-menyurat.

Tiga bagian pentingnya : Surat keluar, surat masuk dan file (Pengarsipan)

Korespondensi Bisnis

Lima macam Specific/Technical Data Exchange yang biasa digunakan pada komunikasi bisnis

1. Akuntansi2. Stock / Persediaan3. Proses produksi4. Financial statement / Financial data5. Grafik dan statistik

Specific/Technical Data Exchange

Komunikasi bisnis yang diarahkan kepada peningkatan citra perusahaan dan sales.

Dapat berupa oral sign / signal dan gentural communication

Example : Public Speaking, Advertisment, brosur, pameran / promosi, billboard, dll

Promotional Communication

Secara khusus, terdapat jenis-jenis media komunikasi bisnis yang bersifat internal, semi-eksternal maupun eksternal.

Example : inhouse magazine, newsletter, company newspaper, annual report, leaflet, brochures, company profile, pitch letter, proposal, memo, dll.

Organisasi kekaryaan seperti departemen pemerintahan, perusahaan, lembaga pendidikan dan badan-badan lainnya, biasanya menerbitkan suatu berkala sebagai sarana publikasi organisasi kepada publik.

Pengelolaan berkala organisasi ini dibebankan kepada Manajer Public Relations.

In House Magaz ine / Majalah Berkala Organisasi

Manajer Public Relations yang ditugasi menerbitkan publikasi seperti itu dapat mengklasifikasikannya berdasarkan public yang dijadikan sasaran, yakni berkala intern, berkala ekstern dan berkala internal-eksternal.

Penerbitan tersebut ditujukan bagi publik intern yang umumnya adalah karyawan.

Bentuk dari suatu penerbitan sebaiknya tetap memenuhi kebutuhan setiap orang secara umum, yakti rubrik-rubrik yang mengandung informasi, edukasi dan rekreasi yang disesuaikan dengan diri para karyawan secara umum dan rata-rata.

Berkala Intern

Penerbitan ini penting untuk menunjukkan citra perusahaan dan menanamkan kepercayaan publik kepada perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya penerbitan tersebut berbentuk majalah, berwarna dan terbuat dari kertas mewah yang benar-benar bernilai untuk disimpan pada rak buku siapapun yang dikirimi.

Berkala Ekstern

Informasi yang dibutuhkan oleh publik ekstern adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan perkembangan organisasi.

Yang perlu diperhatikan oleh manajer public relations adalah bahwa isi Berkala Ekstern harus didasari fakta.

Berkala ini diperuntukkan bagi publik internal maupun eksternal. Isinya harus memenuhi kedua jenis publik tersebut.

Berkala Internal-Eksternal

The Tabloid Newspaper berisikan atau mirip surat kabar populer dan berisikan pokok-pokok berita yang sangat penting, artikel pendek, dan ilustrasi.

Diterbitkan mingguan, dwimingguan, bulanan, atau setiap dua bulan sekali.

Company Newspaper

Report ini sangat penting, sangat luas cakupan bacaannya dan sebagai publikasi yang sangat mahal yang dibuat oleh bagian Humas.

Laporan tahunan ini diperkenalkan, terutama dibagikan kepada pemegang saham, creditor bank, rekanan, pemakai jasa, pemerintah, media maupun publik lain yang terkait.

Annual Report

Laporan tahunan berisi unsur-unsur yang mencakup :1. Laporan keuangan periode dua tahun sebelumnya2. Suatu penjelasan apakah ada selisih antara laporan

keuangan dengan catatan laporan keuangan3. Suatu ringkasan analisis dan operasional

manajemen periode lima tahun yang lalu4. Memperkenalkan jabatan-jabatan penting pimpinan

perusahaan5. Informasi pasar bursa dan dividend periode dua

tahun ke belakang6. Surat penjualan singkat tentang kegiatan bisnis dan

penyimpangannya7. Apakah selisih material secara prinsip-prinsip

akunting yang tercermin dalam pernyataan keuangan

8. Adanya suplemen dalam Financial Accounting

Leaflet berasal dari kata leaf artinya daun, yaitu selebaran satu lembar tidak dilipat.

Brosur berarti selebaran berbentuk buku kecil, dijepit atau dijahit.

Leaflet dan Brosur

Gambaran tertulis tentang sebagian fakta perusahaan yang disajikan secara resmi.

Company profile akan menyingkat pertemuan dengan menyediakan informasi tentang perusahaan yang dapat dikirimkan sebelum pertemuan atau dapat dibaca dan dipelajari setelah pertemuan. Selain itu dapat juga digunakan untuk menanamkan citra lewat bahasa tulisan dan gambar.

Company Profile

Company profile yang baik akan selalu mempertimbangkan hal-hal antara lain :

1. Identitas Perusahaan2. Budaya Perusahaan3. Objective Company Profile4. Audience

Company Profile suatu perusahaan maka besar kemungkinan akan menemukan butir-butir sebagai berikut :

1. Penjelasan kata pengantar dari direktur utama dan komisari utama

2. Deskripsi latar belakang perusahaan3. Deskripsi mengenai produk-produk dan

jasa yang ditawarkan oleh pasar4. Filosofi, motto dan nilai yang dianut

perusahaan.5. Tanggungjawab sosial perusahaan

terhadap lingkungan tempat ia berada6. Gambar tentang kesehatan perusahaan

Berupa formulir yang digunakan untuk menyampaikan pesan internal baik pesan resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuah perusahaan.

Pesan yang disampaikan dengan menggunakan memo bersifat informal sehingga dapat dapat digunakan tulisan tangan.

Memo

Memo digunakan sebagai alat komunikasi tertulis diantara karyawan yang telah saling kenal dengan baik dan pimpinan dan bawahan.

Surat dapat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Surat mempunyai 5 (lima) fungsi:1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau

permohonan, buah pikiran atau gagasan.2. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat

perjanjian jual-beli, surat nikah, surat akta kelahiran, kartu penduduk, surat izin mengemudi, surat izin usaha.

3. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat yang diarsipkan.4. Bukti historis.5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat

perintah (instruksi).

LETTER

Dari segi bentuknya surat dapat dibedakan menjadi 3, yaitu:1) Surat pribadi2) Surat dinas3) Surat bisnis

Report/ Laporan bisnis merupakan dokumen obyektif dan faktual yang disediakan untuk tujuan bisnis tertentu.Tujuan penyusunan laporan bisnis adalah menyampaikan pesan dengan sejelas mungkin sehingga mudah dipahami.

Report

Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk melakukan suatu kegiatan tertentu (Haryani, 2001:198).

Proposal adalah saran, usul, permintaan, atau penawaran untuk melaksanakan suatu kegiatan kepada seseorang, lembaga, instansi atau perusahaan baik pemerintah atau swasta.

Proposal

Proposal dapat dibagi menjadi 2, yaitu:1. Solicited proposal 2. Unsolicited proposal.

Secara umum bagian proposal tersebut adalah: Masalah Tujuan Ruang lingkup Metode/ prosedur Material Perlengkapan Personalia/ rekomendasi Tindak-lanjut/ evaluasi Biaya/ anggaran Rangkuman, dan Lampiran-lampiran

Format proposal: Pendahuluan/ latar belakang Maksud dan tujuan Tema kegiatan Nama kegiatan Konsep acara Tempat dan waktu penyelenggaraan Publikasi Sasaran kegiatan Sumber dana Anggaran/ pembiayaan Penutup

Fungsi proposal: Sebagai ganti kehadiran Anda di

perusahaan tersebut. Lembar demi lembar, poin demi poin dari isi

proposal Anda adalah sebagai ganti presentasi Anda

Upayakan proposal Anda dapat dipahami tidak lebih dari 30 detik, dapat dipahami secara sekilas.

Proposal yang baik juga sebagai company profile yang menjalankan fungsi Public Relations, karena mampu membentuk citra positif.

Media kits atau press kits adalah sekumpulan selebaran yang dimasukkan ke dalam sebuah map atau tas yang dibuat oleh Public Relations untuk berbagai kegiatan misalnya konferensi pers, seminar soft atau grand opening.

Media Kits

Adapun item yang terdapat dalam media kits adalah: Sebuah surat pengantar menjelaskan kits

tentang apa itu A table of contents Sebuah press release A backgrounder Satu atau dua lembaran informasi.

Informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations Officer atau pejabat humas suatu perusahaan atau organisasi yang disampaikan kepada pengelola media massa/ pers (televisi, radio, suratkabar, majalah) untuk dimuat dalam media tersebut.

Press release/ News Release/ Broadcast Release/ Siaran Pers

Sebuah press release layak dimuat apabila cara menulis berita dengan gaya piramida terbalik, termasuk memiliki unsur daya tarik dan mempunyai nilai berita bagi media massa yang memuatnya.

Paragraf sangat penting ini biasanya disebut dengan lead atau teras berita yang memuat unsur 5W + 1H.

JUDUL

LEAD

TUBUHRincian Lead,

Latar BelakangDan Informasi

Lanjutan

Penggunaan gaya piramida terbalik: Untuk mempermudah penyuntingan bagi redaksi. Redaksi menyeleksi press release dengan melihat

lead atau teras berita. Pembaca dikategorikan sebagai orang sibuk. Bagaimana menyajikan press release : Memberikan penjelesan tentang organisasi/

perusahaan pengirim press release Berikan identitas pengirim dengan jelas Cantumkan tanggal pembuatan press release Cantumkan sifat surat itu, sehingga ada kejelasan

waktu pemuatan/ penyiaran Press release harus diberi judul Press release dikirim dalam sampul/ amplop atau bisa

dikirim lewat facsimile atau e-mail Sertakan surat pengantar/ permohonan

Press release "layak muat" bila memenuhi syarat: Mengandung nilai berita (news value) Berharga sebagai berita (news worthy),

karena Signifkan (Penting) Promixity (Kedekatan) Possibility (Hal yang dapat terjadi) Lengkap dengan unsur 5W + 1H Disusun dengan gaya piramida terbalik

Unsur 5W + 1H : What : Apa yang terjadi? Where : Dimana terjadinya? When : Kapan peristiwa itu terjadi? Who : Siapa yang terlibat dalam peristiwa

tersebut? Why : Mengapa peristiwa itu terjadi? How : Bagaiman berlangsungnya peristiwa

tersebut?

Contoh Usur 5W + 1H :Presiden bambang susilo yudhoyono (Who) kemarin (when) meninjau korban bencana Tsunami (what) di sebuah rumah sakit di Aceh (Where) yang menelan korban meninggal dunia, luka berat dan terpaksa mengungsi ke daerah lain (why) presiden berdialog dengan korban yang dirawat agar lebih tabah menghadapi musibah ini (how).

Kebanyakan tujuan kegiatan atau pekerjaan public relations adalah untuk menarik perhatian media massa pada kisah atau cerita anda.

Pitch letter adalah surat yang memperkenalkan ide cerita Anda.

The Pitch Letter

Pitch letter harus selalu diketik rapi dalam format surat bisnis standar di atas surat kop surat resmi.Berikut ini adalah contoh sebuah pitch letter tentang perkembangan teknologi televisi.

Format dan Tone

Berikut ini adalah contoh sebuah pitch letter tentang perkembangan teknologi televisi:

Tanggal, ...... Mr.Bob SmithEditorVideo Talk111 Elm EvenueAmytown, MO 63110

Yth. Tn. SmithPada japan electronic show terakhir di tokyo, lima dari delapan perusahaan elektronik

terbesar jepang membuat fitur " New Media" sebagai pameran utama mereka. New media telah merambah media Jepang dan hanya masalah waktu teknologi ini akan merambah Amerika Serikat.

Apakah New media itu dan mengapa perusahaan-perusahaan jepang begitu tertarik dengan media itu? Kobe Electronic, produsen utama produk-produk elektronik konsumen, sudah menyertakan laporan latar belakang singkat tentang New Media dan dampaka perkiraannya pada pasar elektronik konsumen.

Terlampir fotokopi makalah itu: saya harap anda akan tertarik dengannya. jika anda punya pertannyaan. silakan hubungi saya di (202) 555-1234

Terima kasih atas perhatian anda pada kobe electronic.

John DoeAccount Executive

Proses penyampaian pitch yang benar dapat dipilah kedalam lima tahap:- Menganalisa subjek dan mengidentifikasi target- Menghubungi editor- Menulis catchy lead- Mengatur susunan teks singkat dan informatif- Meringkasnya (Wrap it up)

Speech WritingSistematika naskah pidato, pada dasarnya terdiri dari:- Pendahuluan- Inti materi pidato- Kesimpulan

Raymond S. Ross menganjurkan system penyusunan pesan pidato sebagai berikut:- Perhatian- Kebutuhan- Rencana- Keberatan- Penegasan kembali- Tindakan

Public SpeakingDalam Public Speaking ada beberapa unsur penting yang harus dikaji, yakni:- Struktur pesan- Metode penyampaian- Gerakan (aktivitas) pendukung (Panuju, 1995:128).

KecemasanCara menanggulangi kecemasan antara lain:- Mempersiapkan materi sebaik mungkin- Memupuk rasa percaya diri- Jangan menganggap bahwa audiens adalah lawan yang selalu menantang- Mengatur pernafasan sambil memfokuskan konsentrasi - Jangan menentang mata audiens secara langsung jika merasa tidak tenang

Salah satu keputusan yang harus diambil ketika seseorang merencanakan presentasinya adalah memilih format pidato (public speaking). Format yang diperlukan meliputi:- Membaca naskah yang dipersiapkan (manuskrip)- Menyampaikan pidato yang dihapal terlebih dahulu (memoriter)- Menyampaikan pidato mendadak (impromptu)- Membuat pidato yang disampaikan tanpa teks (ekstempore)

Hal-hal umum yang harus dilakukan pada pidato yang mendadak:-Mengantisipasi situasi.-Menaggapi dengan yakin-Sajikan tesis lebih awal-Menyajikan data-data pendukung-Jangan “menjemukan” undangan anda untuk berbicara

Sasaran pidato berdasarkan tiga pertimbangan pokok pidato yang efektif, terdiri dari:-Bersikap wajar, langsung dan tulus-Sampaikanlah gagasan-gagasan tanpa gangguan- Pertahankan minat keragaman

Tidak Efektif Suara yang monoton Kekakuan Kurangnya kontak

mata dengan khalayak

Kegelisahan Kurang antusias Suara yang lemah

Efektif Kontak mata

langsung Kesiapan Antusiasme Suara yang

menyenangkan Aktivitas fisik

Monroe (1973) menemukan bahwa lima faktor yang efektif dan enam factor pertama yang menurut khalayak pelajar disebut sebagai pembicara yang tidak efektif yang berhubungan dengan pidato adalah:

Presentasi bisnis merupakan bentuk komunikasi yang disajikan dalam suatu

lingkungan bisnis yang khalayak yang relatif homogen (lebih banyak persamaan daripada

perbedaan) dari berbagai tingkatan. Presentasi bisnis, selain memberikan

informasi juga mencakup masalah menjual sesuatu.

PRESENTASI BISNIS

Jangan membiasakan diri tergantung pada teks, Pelajari dulu siapa audience anda, Selalu sajikan hal-hal yang orisinal, Jangan biarkan audience jenuh, Humor tidak boleh berlebihan. Periksa ruangan dan fasilitas presentasi termasuk

mikrofon sebelum presentasi dimulai. Biasakan interaktif. Selalu berikan contoh dan ilustrasi, sesekali berikan

cerita. Jangan merendahkan mutu. Latihan yang cukup. Perhatikan bahasa tubuh Berpakaianlah agak cerah Jangan berbicara seperti sedang ngobrol dengan

seseorang 

PRESENTASI YANG BAIK

Breafing dan pengumuman informasi Rapat orientasi Program pelatihan Laporan kemajuan Presentasi kemasyarakatan Presentasi dalam konferensi dan konvensi Wawancara media

JENIS UMUM PRESENTASI

Perkenalan Presentasi penjualan Proposal proyek dan kebijakan Upacara

Con’t

Memotivasi atau menghibur

Menginformasikan atau menganalisis

Mempersuasi atau kolaborasi

TUJUAN PRESENTASI

Special Events merupakan event (peristiwa/ kejadian) yang dapat membuahi pendayagunaan (keefektifan) publicity, lazimnya dalam bentuk “peristiwa yang dicipta-kan”, lebih tepatnya dalam bentuk “peristiwa yang diciptakan secara khusus”.

SPECIAL EVENT

Special event yang hanya dilakukan satu kali

Special event yang dilakukan secara kontinu dalam satu tahun sekali

Special event yang dilakukan secara kontinu dalam dua atau empat tahun sekali.

MACAM-MACAM SPECIAL EVENT

Sesuai dengan pengarahannya, ada tiga macam special event yaitu : Internal Special Event External Special Event, dan Gimmick.

Con’t

• Slanting1• Kampanye2• Stunt dalam publicity 3• Ballyho4• Slogan5

UNSUR – UNSUR SPECIAL EVENT

Press Conference biasanya dilakukan oleh orang-orang penting, para pejabat Tinggi Negara maupun Swasta, Tokoh- Tokoh politik, dan Tokoh terkenal lainnya. Adakalanya jumpa Pers dengan tujuan press release dapat dilakukan dengan mengundang para wartawan untuk hadir suatu lembaga/ badan penting dan potensial untuk diberi penjelasan oleh pimpinan organisasi tersebut.

KONFERENSI PERS

Menurut Cudip & Center, antara lain dikemukakan empat prinsip dalam membuat release, yaitu : Sebarkan seluas-luasnya Berikan pelayanan sebaik-baiknya Jangan minta untuk dimuat dan jangan

marah jika tidak dimuat Jangan minta menyembunyikan peristiwa.

PRINSIP DALAM MEMBUAT RELEASE

Wawancara yaitu suatu percakapan yang direncanakan dengan tujuan tertentu, dan melibatkan dua orang atau lebih. Suatu wawancara dikatakan berhasil, apabila yang mewawancarai dan yang diwawancarai dapat mencapai tujuan mereka (Haryani, 1987:238).

WAWANCARA PERS

Ada tiga karakteristik yang membedakan wawancara dengan percakapan biasa yaitu : Wawancara mempunyai tujuan yang lebih jelas bila

dibandingkan dengan percakapan biasa. Dengan adanya tujuan yang jelas maka wawancara

akan menjadi lebih formal bila dibandingkan dengan percakapan biasa..

Wawancara ditekankan untuk mendapatkan informasi yang akan berguna

Wawancara ada beberapa jenis dan setiap jenis wawancara akan membutuhkan keterampilan yang berbeda dalam pelaksanaanya.

Con’t

Persiapan yang harus dilakukan oleh pewawancara : Harus mengetahui gambaran yang jelas Mengetahui informasi dengan rinci Membatasi area Mengatur wawancara termasuk

menentukan jadwal wawancara.

Con’t

Bentuk pertanyaan yang dapat digunakan oleh pewawancara tergantung dari tujuan yang ingin dicapai antara lain (Pratminingsih, 2006 : 107-110) : Pertanyaan terbuka, Pertanyaan tertutup, Pertanyaan netral dan mengarahkan, Pertanyaan mengandung beban, dan Mirror question.

BENTUK PERTANYAAN

THANK YOU