Post on 28-Aug-2018
PROSEDUR SISTEMINSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
PURWOKERTO
I,[IN PUNIIIOKENTO
Prosedur Pengendalian DokumenlA I N -Pwt/LPM/PS I 02.02
Disiapkan Oleh:Disahkan Oleh: Diperiksa Oleh:
No. Dokumen : IAIN-hvt/LPMIPS/02.02 No. Revisi : 00
Tanggal Terbit : l0 Maret 2017 Halaman : ldari 9
PERIN*GAT.llVDokunten ini adalah milik LAI|\ Purwokerto
dan TID,IK DIPERBOLEHK.-II dengan carc dan alasan apapurr dibuat salinann-va
tanpa seilin Ketua Lenbaga Penjnminan .llutu
Alamat : Jalan A. Yani No. 40 A, Telp. (0281) 635624 Faks. (0281) 636553 Punrokerto
AAurnB;tnil0
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : |A|N-RVULPM/02.02
TanggalTerbit : 10 Marel2A17
Prosedur PengendalianDokumen
No. Revisi : 00
Halaman :2dari9
1. TUJUAN:
Prosedur ini ditetapkan agar proses pembuatan dan pengendalian dokumen di
lingkungan lAlN Purwokerto berjalan efektif dan efisien. Prosedur ini juga
menerangkan pengendalian atas dokumen dan data yang sudah tidak terpakai
(kadaluwarsa) untuk menghindari dokumen atau data tersebut digunakan
kembali/ disalahgunakan.
2. RUANG LINGKUP:
2.1. Prosedur ini berlaku di Lingkungan lAlN Purwokerto.
2.2. Prosedur Pengendalian Dokumen ini mengatur pengendalian semua
dokumen terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, meliputi
manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja, formulir, dokumen internal
dan dokumen eksternal yang berlaku di lAlN Punryokerto.
l
3. DEFINISI:
3.1. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya yang berupa
hardcopydan softcopy (elektronik) yang dijadikan sebagai acuan.
3.2. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan penyiapan, review,
pengesahan, identifikasi, penerbitan, penggandaan, pendistribusian,
penyimpanan, perubahan atau revisi, penarikan dan pemusnahan
dokumen.
3.3. Dokumen Internal (Dl) adalah dokumen yang diterbitkan oleh dan
berlaku di Unilak.
Dokumen Eksternal (DE) merupakan dokumen yang berasal dari luar
Unilak sebagai acuan proses dan kegiatan, dapat berupa undang-
undang, peraturan-peraturan, surat keputusan, standar, pedoman, dan
dokumen lain.
3.4.
AAurntmE0
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-h/vvLPM/02.02
TanggalTerbit : 10 Maret2017
Prosedur PengendalianDokumen
No. Revisi : 00
Halaman : 3dari9
3.5. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang memuat persyaratan utama
sistem manajemen, sebagai kerangka kerja untuk memastikan bahwa
standar kinerja Unilak memenuhi harapan dan kebutuhan mahasiswa.
3.6. Prosedur Sistem adalah prosedur mandatory ISO 9001:2008, yaitu
dokumen yang memuat urutan kegiatan atau mekanisme tatalaksana
serta tanggung jawab koordinasi pelaksanaan dan pengendalian proses
teknis dan administratif lAlN Purwokerto yang meliputi: Prosedur
Pengendalian Dokumen, Prosedur Pengendalian Rekaman, Prosedur
Audit Internal, Prosedur Penanganan Layanan Akademik yang Tidak
Sesuai, Prosedur Tindakan Perbaikan, dan Prosedur Tindakan
Pencegahan.
3.7. SOP adalah standart operasional prosedur, yaitu dokumen yang
memuat urutan kegiatan atau mekanisme tatalaksana serta tanggung
jawab koordinasi pelaksanaan dan pengendalian proses teknis dan
administratif di lAlN Purwokerto.
3.8. lnstruksi Kerja (lK) adalah dokumen yang menjelaskan tahapan kegiatan
rinci dalam pelaksanaan kegiatan.
3.9. Formulir adalah bentuk lembar isian dengan judul tertentu untuk
merekam/mencatat bukti atas aktivitas atau kejadian.
3.10. Rekaman adalah catatan mutu atau bukti pelaksanaan aktivitas/
kegiatan.
3.1 1. PD adalah singkatan dari Pengembangan Dokumen.
3.12. AMI adalah singkatan dari Audit Mutu Internal.
3.13. Unit adalah unsur pelaksana akademik, unsur pelaksana administrasi
dan Unsur Penunjang.
4. DOKUMEN TERKAIT:
Formulir Daftar lnduk Dokumen lnternal
Formulir Daftar lnduk Dokumen Eksternal
Formulir Penerbitan Dokumen
Formulir Penarikan Dokumen.
AAulmffnt0
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : |A|N-RVULPM/02.02
Tanggal Terbit : 10 Maret 2017
Prosedur PengendalianDokumen
No. Revisi : 00
Halaman : 4 dari9
4.5. Formulir Daftar Perubahan Dokumen
4.6. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
5. PROSEDUR:
Deskripsi Prosedur Pengendalian doku men hardcopy
5.1.1 Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit terkait, atau
Tim yang ditunjuk untuk menyiapkan Rencana Kerja dan SOP
yang baru atau revisinya, menandatangani kolom "Disiapkan
Oleh", kemudian menyerahkannya kepada Ketua Badan
Penjaminan Mutu, sedangkan Dokumen Manual Mutu dan
Prosedur Sistem disiapkan sendiri oleh Ketua Lembaga
Pengembangan Pendidikan dan Kontrol Mutu. Instruksi Kerja
dan Formulir disiapkan oleh staf unit terkait.
5.1.2 Staf PD mengumpulkan Dokumen Internal dan Dokumen
Eksternal, memberikan kode dokumen, dan menyerahkan
kepada Wakil Manajemen/ Ketua LPM.
5.1.3 Pembantu Rektor I memeriksa SOP dan Rencana Kerja yang
baru atau revisinya, kemudian menandatangani kolom
"Diperiksa Oleh", dan menyerahkan kepada Rektor. Instruksi
Kerja dan Formulir diperiksa oleh Ketua/Kepala/Pengelola Unit
terkait.
5.1.4 Rektor mengesahkan SOP dan Rencana Kerja yang baru atau
revisinya kemudian menandatangani kolom "Disahkan Oleh".
lnstruksi Kerja dan Formulir disahkan oleh Dekan/ Pembantu
Dekan/ Ketua/ Kepala/ Pengelola Unit terkait.
5.1.5 Dekan/Pembantu Dekan/ Ketua/ Kepala/ Pengelola Unit terkait
menyerahkan SOP/ Rencana Kerjal Instruksi Kerja/Formulir
yang telah disahkan kepada Ketua LPM.
5.1.6 Ketua LPM menyerahkan dokumen internal yang telah disahkan
tersebut kepada staf PD.
AAuunnunil0
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-h/vULPM/02.02
TanggalTerbit : 10 Maret2017
Prosedur PengendalianDokumen
No. Revisi . 00
Halaman : 5 dari9
5.1.7 Staf PD mencatat dokumen internal yang telah disahkan
tersebut dalam formulir Daftar Induk Dokumen lnternal, dan
memperbarui isian dalam formulir Daftar Perubahan Dokumen
lnternal jika terjadi revisi.
5.1.8 Staf PD membuat sejumlah salinan dokumen yang diperlukan.
5.1.9 Staf PD memberikan stempel "TERKENDALI" warna MERAH
pada setiap salinan dokumen internal yang baru/revisi terakhir.
5.1.10 Staf PD membagikan salinan SOP yang baru atau yang telah
direvisi ke Unit terkait.
5.1.11 Staf PD memastikan Unit terkait menandatangani penerimaan
pada "Formulir Penerbitan Dokumen".
5.1.12 Staf PD memastikan penarikan kembali dari Unit terkait salinan
yang kadaluwarsa dan menandatangani pengembalian pada
"Formulir Penarikan Dokumen".
5.1.13 Staf PD memberikan stempel "TIDAK BERLAKU" warna BIRU.
5.1.14 Dokumen Internal dan Dokumen Eksternal yang diberikan ke
pelanggan atau pihak external lain selain badan sertifikasi,
semua salinannya harus distempel "TIDAK TERKENDALI"
warna HIJAU oleh Staf PD.
5.1.'15 Bentuk stempel sebagai berikut:
TERKENDALI
ffi
TIDAK TERKENDALI
Salinan ke...........dari
TIDAK BERLAKU
Sejak tgl.:
5.2 Deskripsi Prosedur Pengendalian dokumen elektroniVsoftcopy
AAuf mmf,nil0
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : |AIN-R^/ULPM/02.02
TanggalTerbit : 10 Maret2017
Prosedur PengendalianDokumen
No. Revisi : 00
Halaman : 6 dari9
Pengendalian dokumen elektronikl softcopydiatur sebagai berikut :
5.2.1 Penomoran, Penerbitan, Pendistribusian, Penyimpanan dan
Penarikan seluruh dokumen elektronik/ softcopy adalah sama
dengan yang tertera pada dokumen hardcopy
5.2.2 Seluruh dokumen elektroniUsoftcopy dikendalikan oleh staf PD
secara terpusat di satu komputer yang terletak di kantor LPM
lAlN Purwokerto.
5.2.3 Dokumen elektronik/softcopy disimpan di dalam folder-folder
yang tersusun secara teratur sehingga memudahkan
penelusurannya.
5.2.4 Dokumen elektroniUsoftcopy tidak boleh keluar dari staf PD
tanpa seijin tertulis dari Ketua Lembaga Pengembangan
Pendidikan dan Kontrol Mutu (LPM).
5.2.5 Dokumen elektronik/softcopy adalah milik lAlN Punrvokerto
sehingga seluruhnya harus ditarik dan tidak dibenarkan pihak
lain menyimpannya tanpa seijin tertulis dari Ketua LPM.
5.2.6 Sebagai bentuk integritas bahwa para pihak sudah tidak
menyimpan dokumen elektroniWsoftcopy tersebut, maka yang
bersangkutan akan menandatangani surat pernyataan.
5.3. Pengesahan Dokumen
Tanggung jawab penyiapan, review dan pengesahan dokumen sesuai
Tabel 1. berikut:
Tabel 1. Tanggungjawab penyiapan, review dan pengesahan dokumen
No.Jenis
Dokumen
PENGENDALIAN DOKUMEN
Disiapkan olehDiperiksa
OlehDisahkan oleh
Dinomorkan,Diterbitkan,
Didistribusikan,Disimpan danDitarik oleh
1. Manual Mutu Ketua LPMPembantu Rektor
1Rektor Staf PD
AAuxniltrc8il,
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-RffULPM/02.02
TanggalTerbit : 10 Maret 2017
Prosedur PengendalianDokumen
No. Revisi : 00
Halaman : 7 dari9
2.ProsedurSistem
Ketua LPM Pembantu Rektor I Rektor Staf PD
.t SOP
Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unitterkait, atau Timyang ditunjuk
Wakil Rektorterkait
Rektor Staf PD
J. Instruksi Kerja
Staf Bagian/Unitterkait
Ketua/Kepala/PenanggungjawabIPengelola Unitterkait
WakilRektor/Dekan/Ketua lKepalalPenanggungjawab/Pengelola Unit terkait
Staf PD
E Rencana Kerja
Ketua/Kepala/PenanggungjawabiPengelola Unitterkait, atau Timyang ditunjuk
Ketua/Kepala/Penanggungjawab/ Pengelola Unit
terkait
Wakil/ PembantuRektor/ Dekan/Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit terkait
Staf PD
6. Formulir
Staf Bagian/Unitterkait
Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unitterkait
WakilRektor/Dekan/Ketue/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit terkait
Staf PD
5.4. Penomoran
5.4.1. Staf PD memberikan nomor sebagai identifikasi sebagai berikut :
a) Manual Mutu : IAIN-PvvI/UNIT/MM//NO.DOK
b) Prosedur Sistem : lAlN-Pwt /UNIT/PS//NO.DOK
c) SOP :IAIN-P\/UUNIT/SOP//NO.DOK
d) lnstruksiKerja :|A|N-P\,r/UUNIT/|KINO.DOK
e) Formulir : |AIN-Pvv|/UNIT/F//NO.DOK
5.4.2. Keterangan:
a) lAlN-Pwt : lAlN Purwokerto
b) UNIT . diisi nama uniUbagian yang bersangkutan.
I' T:"" *'t*if;-::-oke*o an'lara'a n :
o LPM : Lembaga Penjaminan Mutu
o D : Dekan.
: ffi ,ffH""'o PRODI : Program Studi.
. Biro AUAK : Biro Administrasi Umum Akademik dan
AAu|ltutiltnm
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-hrvULPM/02.02
TanggalTerbit : 10 Maret 2017
Prosedur PengendalianDokumen
No. Revisi : 00
Halaman : 8 dari9
. LPPM
Kemahasiswaan.
: Lembaga Penelitian dan Pengabdian
Kepada Masyarakat.
o Perpus : Perpustakaan
c) MM : Manual Mutu
d) PS : Prosedur Sistem
e) SOP : Standar Operasional Prosedur
f) lK : Instruksi Kerja
g) F :Formulir
h) NO.DOK. : diisi no urut dokumen terdiri dari duapertama dan dua digit ke dua, dipisahkan dengan titik.digit pertama menunjukkan nomor level dokumen, duakedua menunjukkan nomor urut.
Nomor Urut
lAlN Purwokerto Nama Dokumen Kode Level Dokumen
digitDuadigit
5.4.3
5.5.
5.5.1.
Keterangan kode level dokumen :
a) Kebijakan SPMI
b) Manual Mutu
c) Prosedur Sistem
d) Standar Operasional Prosedur
e) lnstruksi Kerja
0 Formulir
Penggandaan Dokumen
Staf PD bertanggung jawab dalam hal
=KM
= MM, dokumen level 01
= PS, dokumen level 02
= SOP, dokumen level 03
= lK, dokumen level 04
= F, dokumen level 05
5.6. Perubahan Atau Revisi
penggandaan dokumen.
AAulxm|lflnr0
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-hflVLPMlo2.o2
Tanggal Terbit : 10 Maret 2017
Prosedur PengendalianDokumen
No. Revisi : 00
Halaman : 9 dari I
5.6.1 . Masing-masing unit dapat
terhadap isi dokumen yang
melalui Staf PD.
5.6.2. Staf PD memroses perubahan atau revisi tersebut sesuai butir 5.1.2.
5.7. Pemusnahan Dokumen.
5.7.1. Staf PD bertanggung jawab dalam hal pemusnahan dokumen atas
persetujuan Ketua LPM
Staf PD menyimpan 1 (satu) salinan dokumen serta dokumen master
yang sudah tidak berlaku sebagai arsip.
Staf PD menyiapkan dan memintakan tanda tangan bukti penarikan
dokumen dan berita acara pemusnahan dokumen yang sudah tidak
berlaku.
Staf PD melakukan Pemusnahan dokumen yang sudah tidak berlaku.
Staf PD menyimpan bukti penarikan dan berita acara pemusnahan
dokumen yang sudah tidak berlaku.
mengusulkan perubahan atau revisi
telah diterbitkan kepada Ketua LPM
5.7.2.
5.7.4.
5.7.5.
5.8. Distribusi Dokumen Eksternal
5.8.1 . Staf PD bertanggung jawab dalam pendistribusian dokumen eksternal.
5.8.2. Dokumen eksternal dapat digandakan berupa dokumen salinan tidak
terkendali dan didistribusikan ke pihak-pihak yang membutuhkan.
5.8.3. Dokumen eksternal harus direkam di dalam Formulir Daftar Induk
Dokumen Eksternal
6. DISTRIBUSI
6.1. Rektor
62 Wakil Rektor
6.3. Dekan.
6.4. Wakil Dekan
6.5. LPM
6.6. Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit.