PROPOSAL SUMBANG PEMIKIRAN UNTUK KEMAJUAN

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

“Yogyakarta State University Go Green Go Paperless”

Disusun oleh:AHMAD FAIQ ABROR

08520244018

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TEKNIK INFORMATIKAFAKULTAS TEKNIK

UNIVESRITAS NEGERI YOGYAKARTA2013

PROPOSAL SUMBANG PEMIKIRAN UNTUK KEMAJUAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

Oleh:Ahmad Faiq AbrorNIM. 08520244018

A. Judul

“Yogyakarta State University Go Green Go Paperless”

B. Pendahuluan

Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) merupakan salah satu universitas

negeri di Indonesia yang berlokasi di Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY). Seiring

dengan perubahan masyarakat dan kompetisi di tingkat global, membawa UNY

berada di tengah-tengah pusaran perubahan tidak hanya di tingkat lokal saja tetapi

juga internasional. Oleh karenanya, UNY sebagai lembaga pendidikan yang

terkemuka di Yogyakarta memiliki visi 2025 menjadi universitas kependidikan

kelas dunia berlandaskan ketaqwaan, kemandirian dan kecendekiaan.

Berlandaskan visi tersebut, UNY tentunya harus mampu menyelenggaraan

kegiatan yang bertujuan untuk mewujudkan manusia yang betaqwa, mandiri, dan

cendekia yang mampu menciptakan penemuan, pengembangan, dan

penyebarluasan ilmu pengetahuan dan teknologi, tidak hanya mendukung

pembangunan daerah dan nasional, tetapi juga berkontribusi pada pemecahan

masalah global.

Mengenai visi UNY yang ingin saya soroti kali ini yakni mengenai visi

UNY 2025 menjadi universitas kependidikan kelas dunia. Salah satu kriteria

universitas kelas dunia (world class university) menurut Levin, Jeong dan Ou

dalam artikelnya adalah kampus dengan fakultas yang secara tetap

mempublikasikan penelitian mereka pada jurnal-jurnal yang diakui oleh disiplin

keilmuwan masing-masing (Levin et al., 2006). UNY pun terus berupaya

meningkatkan kegiatan penelitian-penelitian sejak 2009 seperti yang disampaikan

Wakil Rektor II dalam makalahnya bahwa “dalam kegiatan penelitian sebagai ciri

utama WCU, mulai tahun 2009 ini telah dialokasikan dana yang cukup besar

untuk berbagai kegiatan penelitian” (Wibawa), 2009:5).

1

Sampai sejauh ini laporan-laporan penelitian di UNY masih didominasi

dalam bentuk hardcopy, hal ini dapat dilihat dari hasil laporan penelitian seperti

Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) yang diminta hasilnya berupa hardcopy

sejumlah beberapa buah saat akan dikumpulkan melalui pihak fakultas. Selain itu,

jumlah laporan penelitian (skripsi, thesis, disertasi) juga sudah memenuhi rak di

hampir setiap perpusatakaan fakultas maupun perpustakaan pusat UNY dan

bahkan sampai saat proposal ini ditulis, pihak perpustakaan pun masih terus

meminta hasil laporan penelitian berupa hardcopy untuk dokumentasi pihak

perpustakaan.

Dari kondisi ini dapat kita lihat, sebesar apa jumlah kertas yang digunakan

untuk mendokumentasikan setiap laporan penelitian untuk seluruh civitas

akademika UNY setiap tahunnya. Jika kebijakan ini terus diterapkan maka setiap

tahun jumlah kertas yang digunakan untuk dokumentasi laporan penelitian akan

terus meningkat. Kertas sebanyak itu berapa pohon yang harus ditebang, berapa

energi yang harus dikeluarkan? Belum polusi yang dihasilkannya, belum biaya

yang harus dikeluarkan dan seterusnya.

Oleh karena itu, peningkatan jumlah penelitian-penelitian di UNY selain

memiliki efek positif menuju WCU tetapi juga mampu berdampak negatif jika

tidak mampu dikelola dan didokumentasikan dengan baik oleh pihak universitas.

Berdasarkan permasalahan tersebut saya sebagai salah satu pihak yang juga

pernah menjadi bagian dari civitas akademika UNY menyarankan agar UNY

mampu membuat kebijakan baru mengenai pendokumentasian hasil-hasil

penelitian yang berorientasi pada konsep paperless.

C. Dasar Pemikiran

1. Paperless Policy

Paperless policy merupakan suatu program atau kebijakan meminimalisasi

penggunaan kertas dengan memanfaatkan teknologi informasi yang dimiliki,

antara lain dengan melakukan pengembangan sistem aplikasi berbasis web,

pengembangan penerbitan online, peningkatan sarana pendukung dan

pengembangan organisasi.

2

2. Paperless Office

Paperless office merupakan suatu perwujudan lingkungan kerja dimana

sebisa mungkin menghilangkan atau mungkin bisa juga dengan mengurangi

penggunaan kertas dalam pekerjaan sehari hari. Hal tersebut bisa dilakukan

dengan melakukan konversi dokumen dan kertas lainnya dalam bentuk digital.

Beberapa penggerak program ini mengklaim bahwa "going paperless" dapat

menghemat uang, meningkatkan produktivitas, menghemat ruangan, membuat

informasi lebih mudah dibagikan, membuat dokumen pribadi bisa tersimpan lebih

aman, serta membantu lingkungan agar lebih hijau. Konsep tersebut dapat juga

diperluas sebagai kantor virtual agar semua pegawai kantor dapat bertukar file

dari lokasi yang jauh sekalipun.

3. Manfaat Penerapan Paperless

Ada beberapa manfaat dari penerapan paperless. Manfaat dari paperless

office system jika diterapkan, antara lain :

a. Manajemen dokumentasi lebih baik

b. Efisien waktu

c. Kenyamanan kerja lebih baik

d. Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik

e. Manajemen lebih terkendali

f. Membaiknya citra organisasi

g. Aspek biaya

D. Pembahasan

Kebijakan meminimalisasi penggunaan kertas atau paperless policy

sebenarnya bukan merupakan suatu program yang baru bagi UNY. Kondisi ini

dapat dilihat mulai dari kepemimpinan Prof Suyanto, Ph.D. yang memberikan

semboyan “paperless in UNY”. Beliau memulainya dengan membangun

perangkat keras di lingkungan UNY berupa jaringan komputer (LAN dan WAN)

dengan menggunakan fiber optic dan perangkat lunak berupa sistem informasi

akademik (Siakad) yang berbasis web sejak tahun 2004.

3

Namun, sangat disayangkan bila sejak tahun 2004 program tersebut tidak

dimaksimalkan oleh pihak UNY terkait pendokumentasian karya atau hasil

penelitian civitas akademika UNY. Jika melihat e-resource yang telah dimiliki

oleh UNY seharusnya UNY mampu menerapkan kebijakan paperless secara

maksimal.

Hal ini dapat dilihat dari fungsi-fungsi e-resource yang sudah dimiliki UNY

meliputi :

1. Blog, merupakan layanan fasilitas berupa blog bagi seluruh civitas akademika

UNY.

2. E-learning atau be-smart merupakan sarana pembelajaran secara online via

internet yang diberikan oleh dosen.

3. Webmail, merupakan layanan fasilitas account email bagi seluruh civitas

akademika UNY.

4. Jurnal, merupakan layanan fasilitas jurnal UNY secara online.

5. Dinamika , ruang akademika UNY secara online.

6. Staff.uny.ac.id adalah homepage resmi staff UNY.

7. E-Print , merupakan penyimpanan naskah, dokumen, karya ilmiah, skripsi,

penelitian, tesis, gambar, video, audio, dll, segenap civitas akademika UNY

agar dapat digunakan bersama bagi seluruh pengguna yang

berkepentingan/peduli dengan peningkatan pendidikan di negeri tercinta

Indonesia.

Dari daftar e-resource yang dimiliki UNY di atas, salah satu e-resource

yang mampu mendukung program go paperless di UNY terkait

pendokumentasian hasil penelitian adalah e-Print. Namun, sampai saat ini meski

e-Print sudah digunakan namun tetap saja pihak perpustakaan baik di fakultas

maupun perpustakaan pusat di UNY masih menetapkan kebijakan pengumpulan

hardcopy untuk dokumentasi laporan penelitian seperti skripsi, thesis, dan

disertasi.

Lebih lanjut, kebijakan pengumpulan hardcopy ini terkadang tidak

konsisten diterapkan bagi setiap civitas akademika dan bahkan dijadikan syarat

untuk mencari surat keterangan bebas pustaka perpustakaan pusat, yang

4

selanjutnya surat keterangan ini nantinya digunakan untuk syarat yudisium dan

wisuda.

Melihat kondisi ini sangat disayangkan karena berarti fungsi e-Print UNY

belum dimaksimalkan dengan baik oleh pihak UNY sendiri secara keseluruhan.

Padahal jika e-Print dapat dioptimalkan dengan koordinasi yang baik oleh

keseluruhan pihak universitas (jurusan, fakultas, perpustakaan fakultas,

perpustakaan pusat) maka tentunya dapat mendukung semboyan “paperless in

UNY”. Selain menghemat biaya yang dikeluarkan oleh peneliti, konsep paperless

juga akan mempermudah pihak universitas dalam administrasi/dokumentasi serta

publikasi hasil penelitian, karena karya-karya tersebut telah disimpan dalam

bentuk file sehingga mudah dalam pengelolaannya.

Konsep paperless ini tentunya tidak terlepas dari pemanfaatan teknologi

komunikasi dan informasi (TIK). Oleh karenanya selain dimulai dengan usaha

kecil yakni mengoptimalkan fungsi e-resource (e-Print) yang sudah ada, UNY

hendaknya juga harus mampu terus meningkatkan sarana dan prasarana TIK serta

sumber daya manusia (human resource) pengelola sistem, baik dengan pelatihan

bagi karyawan yang sudah ada ataupun perekrutan karyawan baru sesuai dengan

kemampuan yang dibutuhkan.

E. Penutup

Dari pembahasan di atas, diperoleh kesimpulan bahwa jika konsep

paperless ini dapat diterapkan maka akan mampu memberikan efek positif bagi

segenap civitas akademika UNY terkait pendokumentasian laporan penelitian.

Penerapan konsep paperless ini dapat dimulai dengan usaha optimalisasi

pemanfaatan e-resource yang sudah ada yang selanjutnya dapat terus

dikembangkan. Dukungan dari berbagai pihak universitas sangat diperlukan untuk

kesuksesan penerapan konsep paperless di UNY ini, agar dapat berjalan secara

konsisten dan terkoordinasi dengan baik.

5