PENGELOLAAN PERSEDIAANPENGELOLAAN PERSEDIAANTOKO BUKUTOKO BUKU

Presented By :LILIS SURYANINGSIH

SEPTEMBER 2015

2

Store Choice Criteria

Services

Complete Product /Brand Range

Ambience

Location

Support facilities

Price(perception)

StoreChoice

TUGAS DAN TANGGUNG JAWABSS/CT

• SALES &PROFITABILITY– Syarat Insentif SS, harus profit– Kesehatan Toko, dilihat dari profit– Sales yang tinggi tanpa profit, menjadi masalah

Perlu operasional toko secara efisien

• HANDLING INVENTORY– Kesehatan Inventory, target untuk buku kredit

dan komisi– Penataan Barang/Visual Merchandising, By

category, terlihat jelas, terjangkau dan atraktif

• Human Resource Handling• Customer Service

PENJUALAN

• Akibat serangkaian proses yang memiliki keteraturan

• Dipengaruhi oleh Availability Inventory• Agar menjadi efisien

KESEIMBANGAN

• IN– RECEIVING– TRANSFER IN

• OUT– SALES– RETUR– TRANSFER OUT

MENAIKKAN LABA OPERASI

• Meningkatkan Sales

• Menurunkan HPP (Harga Pokok Penjualan)

• Menurunkan Biaya Kehilangan, Dead Stock dan Barang rusak.

• Mengontrol Biaya Controlable.

8

How to Merchandise ?

How to Merchandise ?

How to Merchandise ?

Basic Understanding

Store is the point of customers for :– Products contact and selection– Communications (display; pop; packaging etc)– Decision making to buy

Why are merchandising very important?– Suppliers introduce/ realize the products– Customers find their product easily– Customers have different objectives (shopping;

entertaining etc)– Customers have limited time

S & R strategies in merchandising

• Supplier’s strategy:– Brand extension = brand blocking

• Battle of customer’s mind• Visibility of merchandise

– Product line/ variety extension = battle of space • More choices for the customers• Kill other product competitors

• Retailer’s strategy:– Limited space ( selected items )– Productivity space (sales & income)– Productivity items (less work)

Decision to Buying

80% transaksi pembelian diluar rencana konsumen dan diputuskan ditempat pada saat berbelanja / mengunjungi toko (Impulse Buying)

Note :• Display yg tepat untuk buku laku atau potesial

untuk laku• Buku yang baik bisa tidak laku karena berada

ditempat yang keliru• Lokasi strategis sering ditempati judul yang tidak

laku

Visual Merchandising

• Meningkatkan store image • Meningkatkan impulse buying• Memberi kesan beda dari pesaing• Menarik konsumen untuk mengunjungi toko kita,

karena VM dimulai dari luar toko kedalam.• Memberikan kemudahan untuk mendapatkan judul

yang dicari• Meningkatkan space productivity.• Memperkecil resiko death stock.

Mengapa Persediaan Perlu Dikelola

• Merupakan jantungnya toko ritel• Investasi yang perlu modal besar• Menentukan sukses atau gagalnya bisnis ritel.• Mempengaruhi kepada fungsi operasi,

pemasaran dan kinerja keuangan.• Prioritas Untuk Produk Stationary dan IT

Kelola Sendiri.

Mengapa Persediaan Perlu Dikelola

• STRUKTUR BIAYA PERSEDIAAN

a.Carrying cost (biaya gudang, asuransi, pajak, dllb.Ordering cost (purchasing order dan receiving

order).c. Shortage cost (biaya penghapusan, tidak laku,

dll). Tahun 2014 : 15 M

Mengapa Persediaan Perlu Dikelola

• STRATEGI PENGELOLAAN PERSEDIAAN1. Penyamaan persepsi ke seluruh karyawan,

persediaan toko menjadi tanggung jawab toko dan MDHO

2. Mantra Penjualan: NO SALES=NO MONEY=NO BUSINESS= NO YOU AND ME

3. Tunjuk PIC yang bertugas koordinasi dengan MDHO. Dengan adanya by category, semua SS wajib komunikasi dengan MDHO terkait

4. Evaluasi Rutin Bulanan/Mingguan.

Mengapa Persediaan Perlu Dikelola

5. Pemahaman mengenai Program RDW, terutama:

a. Stock movement by product hierarchy untuk menghitung ITO dan STR (Sell Through Rate).Sell Through Rate (STR) adalah daya serap dari ketersediaan produk terhadap sales yang terjadi.

STR = Sales(Cogs)/(EOH+Sales Cogs)EOH= BOH-(Sales+Transf Out+RTV)+RCV+Transf InITO = EOH/Sales(ytd) *n bulan

Mengapa Persediaan Perlu Dikelola

b. Dead Stock Analysis

• Dead Stock kurang dari 1 bulan standar 80 %, perhatikan dead stock yang lebih 6 bulan ataupun before go live untuk toko yang go livenya sudah lama. Lakukan diskon khusus untuk produk kredit, surat ke internal audit.

• Lakukan retur segera, komunikasian dengan MD.

SRATEGI PENGELOLAAN TOKO

6. Tunjuk PIC masing-masing per departemen

• Harus faham Omzet, ITO, STR di departemennya masing-masing untuk ditindaklanjuti.

• Visual Merchandising yang meliputi Displai, Lingkungan Toko, dll.

• Analisa detail item• Berhubungan langsung dengan MDHO

POTENSIAL SALESPOTENSIAL SALES

Definisi POTENSIAL SALES

POTENSIAL SALES

Yang merupakan produk Potensial Sales :

1. Best Seller2. Slow Moving3. STO4. Repeat Order

POTENSIAL SALES

HAL – HAL YANG MEMPENGARUHI POTENSIAL SALES :

1.Sales dan Not Sales2.Penerimaan STO, Repeat dan Transfer3.Retur Item Potensial Sales

POTENSIAL SALES

Report Potensial Sales Scorecard:

1.Untuk melihat nilai persediaan Potensial Sales dibanding tahun lalu

2.Melihat nilai Kontribusi Sales atas Persediaan Potensial awal bulan terhadap Total Sales di bulan berjalan

ISTILAH - ISTILAH

Istilah - istilah

BOH Potensial Sales Curr Month:

•Persediaan Potensial Awal di bulan berjalan

•Nilai BOH Potensial = EOH Potensial bulan lalu

Istilah - istilah

BOH Potensial Sales Last Year:

•Persediaan Potensial Awal Bulan pada tahun lalu•Untuk pembanding bulan berjalan

Istilah - istilah

EOH Potensial Sales Curr Month:

•Persediaan Potensial Akhir di bulan berjalan

•Akan menjadi Nilai BOH pada bulan berikutnya

Istilah - istilah

EOH Potensial Sales Last Year:

•Persediaan Potensial akhir bulan pada tahun lalu•Untuk pembanding bulan berjalan

Pengertian istilah

•Count Item : jumlah judul•Amount : jumlah unit / eksemplar•% Total Amount : Presentase Persediaan Potensial terhadap seluruh persediaan•% Contrib Sales Total : Kontribusi penjualan atas Persediaan Potensial Awal tehadap total penjualan.•BOH Variance with last year : selisih total BOH Potensial saat ini dibanding tahun ini.•EOH Variance with last year : selisih total EOH Potensial saat ini dibanding tahun ini.•Sales Growth : Tingkat pertumbuhan penjualan dibanding tahun lalu (PTD)

tips

• Pertahankan Nilai Potensial Sales selalu besarTarget rata2 di atas 70%

• Hindari terjadinya kesalahan retur atas produk – produk potensial

• Retur produk dead stock > 6 bulan dan dead stock 4 – 6 bulan

• Maintenance terhadap produk – produk potensial

ITO & Sales Through Rate

(STR)

ACTIVE SELLING TB. Metropolitan Bekasi (Mei – Agu 2013)Supp Bulan Active selling Omset Contr. %

Niaga Swadaya

Jan 164,508,250 Feb 146,173,420

Mar Kerajaan Alquran 23,838,000 221,312,385

Apr Kerajaan Alquran 34,600,000 198,865,500

Mei

Kerajaan Alquran 36,450,000

239,241,535 32.4%Mesin Waktu 22,250,000

Fakta Buah Sayur 14,820,000 Jus Buah Sayur 4,012,000

Total 77,532,000

Jun

Kerajaan Alquran 14,400,000

210,589,440 17.2%Mesin Waktu 15,250,000 Fakta Buah Sayur 6,500,000

Total 36,150,000

Jul

Kerajaan Alquran 7,425,000

167,765,485 10.8%Mesin Waktu 8,000,000 Fakta Buah Sayur 2,730,000

Total 18,155,000

ACTIVE SELLING TB. Metropolitan Bekasi (Mei – Agu 2013)

Supp Bulan Active selling Sales value Contr. %

SERAMBI ILMU SEMESTA

Jan 54,683,850

Feb 42,506,030

Mar 58,330,108

Apr 82,285,275

Mei Jus Sakti 26,634,000 80,871,010 32.9%

Jun

Jus Sakti 15,111,000

122,815,570 48.5%13 Misteri di Kota Mekkah 29,795,000

Biografi Khalifah 14,700,000

Total 59,606,000

Jul

Jus Sakti 11,454,000

107,252,630 50.6%13 Misteri di Kota Mekkah 29,323,000

Biografi Khalifah 13,500,000

Total 54,277,000

Agu

Jus Sakti 8,487,000

123,839,340 37.7%

13 Misteri di Kota Mekkah 20,296,000

Biografi Khalifah 9,600,000

Sejarah Ka'bah 8,250,000

Total 46,633,000

Mengapa Persediaan Perlu Dikelola

c. Analisa STO untuk mengetahui daya serap produk STO. Follow up lebih lanjut untuk repeat order.

d. Historical Transaction (Pedoman untuk melakukan retur).

Mengapa Persediaan Perlu Dikelola

7. Mengusulkan item request atau retur secara konsiten. • Sumber item request terutama untuk ketersediaan best

seller 500 by bruto (kontribusi 36 % dari sales). Sumber Usulan Retur : • MDHO• Usulan Toko : Penyisiran secara fisik oleh SA secara

konsisten per rak. Data dari Dead Stock Analysis, Data dari Historical transaction.

Peran retur dalam pengendalian persediaan sangat besar sekali.

Mengapa Persediaan Perlu Dikelola

8. Untuk barang kredit :

• Posisi display lebih diprioritaskan.• Lakukan diskon khusus untuk produk dead stock, usulan ke Internal Audit.

Mengapa Persediaan Perlu Dikelola

9. Komunikasi dan Koordinasi dengan MDHO (lewat ym, email, telp, dll).

Perkiraan order/item request untuk per departemen untuk buku2 STO.Perkembangan/trend terbaru

Mengapa Persediaan Perlu Dikelola

10.Memastikan dan menindaklanjuti proses transfer antar toko secara konsisten

MEMPERTAHANKAN MARGIN

Apakah Tugas SS /ASMEN?

Bagaimana caranya ?

CARANYA

• Margin tercipta karena ada Penjualan

• Yang Menyedot Margin:• Rusak (segera retur sebelum rusak)• Hilang barang (Pencurian atau Kesalahan

Administrasi• Dead stock• Kehilangan 1 baru balik modal bila terjual

min 4.

PRINSIP BISNIS RETAIL

• RETAIL IS DETAIL• Apa saja dalam pengendalian Inventory

• KONSISTEN DAN PERSISTEN ( Terus menerus dan berkelanjutan).• Harus konsisten• Pembelajaran terus menerus