Post on 18-May-2018
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA
BENGKEL POSMO JAYA MOBIL
Naskah Publikasi
disusun oleh
Indra Setiawan 06.12.1485
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2011
ii
Designing and Making of Information System In Accounting Bengkel Posmo Jaya Mobil
Perancangan dan Pembuatan Aplikasi
Sistem Informasi Akuntansi Pada Bengkel Posmo Jaya Mobil
Indra Setiawan
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Currently, the development of technology is very advanced, so the
technology is no longer a luxury but has become a staple item that must exist.
Growing a business requires accuracy in providing an accurate, precise, and fast
which can help a business to be able to make decisions and solve a problem.
Bengkel Posmo Jaya Mobil is a service enterprise engaged in automotive
services, namely repair and car maintenance. All records of transactions conducted
by posmo Jaya Bengkel Mobil had been still using the manual method, which
requires high accuracy in recording that allows for errors in recording and time
consuming. So the accuracy of the data on the final result to be achieved is not
perfect.
Therefore, for the time of recording to be faster and accuracy of transaction
data can be achieved there needs an accounting system or application that can
help job.
Accounting Information System covers all forms of transactions ranging from
purchasing, sales, cost of goods sold, and other transactions. This system also can
generate consolidated financial and managerial reports quickly and accurately.
Keywords : Accounting Information Systems, Sales, Purchase
1
1. Pendahuluan
Komputer merupakan alat pengolah data yang baik dengan akses
ketelitian yang tinggi dibandingkan dengan akses kerja manusia. Oleh karena
itu penggunaan komputer dalam sebuah instansi sangat membantu dalam
memberikan pelayanan yang efektif dan efisien. Terlebih dalam menunjang
kelancaran kegiatan jangka pendek maupun jangka panjang, yang kemudian
menghasilkan keputusan dengan kualitas terbaik.
Sistem komputerisasi akuntansi merupakan suatu dampak
perkembangan ilmu dan teknologi, dimana pencatatan akuntansi secara manual
kini digantikan oleh komputer. Sistem akuntansi mencatat semua kegiatan
keuangan sehari-hari atau yang disebut transaksi ke dalam bukti-bukti
transaksi. Bukti-bukti bisa berupa kwitansi, faktur penjualan, faktur pembelian,
bukti pengeluaran, bukti penerimaan, dan bukti-bukti transaksi lainnya. Bukti
transaksi ini menjadi pegangan untuk proses akuntansi selanjutnya.
BENGKEL POSMO JAYA MOBIL adalah sebuah bidang usaha yang
bergerak dibidang otomotif khususnya memberikan layanan jasa pelayanan
service mobil. Pencatatan keuangan yang dijalankan pada BENGKEL POSMO
JAYA MOBIL masih bersifat manual. Sehingga dalam pengolahan data
keuangan dan pembuatan laporan pada BENGKEL POSMO JAYA MOBIL
masih kurang efektif.
Berdasarkan uraian di atas, penulis bermaksud mengadakan penelitian
pada BENGKEL POSMO JAYA MOBIL, dengan mengambil judul
“Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Pada
Bengkel Posmo Jaya Mobil”. Aplikasi dirancang dan dibangun dengan
menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan
menggunakan database Microsoft Office Excel 2003.
2
2. Dasar Teori
A. Sejarah Perkembangan Akuntansi
Tujuan utama didirikannya perusahaan adalah untuk mencari
keuntungan semaksimal mungkin. Dengan keuntungan yang diperoleh,
perusahaan bisa dikembangkan dan dipertahankan kelangsungan hidupnya.
Berapa besarnya keuntungan yang diperoleh perusahaan akan sulit ditentukan
jika tidak menyelenggarakan kegiatan akuntansi.
Dengan akuntansi perkembangan perusahaan bisa diikuti dari waktu ke
waktu, keuntungan ataupun kerugian bisa dideteksi, sehingga jika perusahaan
merugi bisa segera dicari penyebabnya dan ditanggulangi, sedangkan jika
mendapat keuntungan perusahaan bisa mengembangkannya untuk perluasan
usaha. Oleh karena itu kegiatan akuntansi sangat dibutuhkan oleh setiap
perusahaan, baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar, baik
perusahaan yang berorientasi keuntungan maupun perusahaan non laba.
B. Pengertian Akuntansi
Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas,
mengolah dan menyajikan data transaksi serta kejadian yang berhubungan
dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang
menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu
keputusan serta tujuan lainnya.
C. Transaksi Dalam Akuntansi
Transaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur
lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus
dibuatkan keterangan tertulis seperti faktur atau nota penjualan atau kwitansi
dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur
dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai
uang saja yang dicatat dalam akuntansi.
3
D. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang
menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Akuntansi
sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka
pengkoordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers,
personal, and fund) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi
keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan
kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak
yang berkepentingan.
E. PERANGKAT LUNAK
E.1. Microsoft Visual Basic 6.0
Pada dasarnya Visual Basic merupakan bahasa pemrograman. Microsoft
Visual Basic adalah aplikasi pemrograman yang bekerja pada lingkungan
Microsoft Windows secara optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk
merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi
lainnya berbasis Microsoft Windows. Visual Basic selain disebut sebagai
bahasa pemrograman juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk
menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan Windows.
Dalam Visual Basic, pembuatan program aplikasi harus dikerjakan
dalam sebuah project. Sebuah Project dapat terdiri dari File Project (.vbp), File
Form (.frm), File data binary (.frx), Modul Class (.cls), Modul Standar (.bas), dan
File resource tunggal (.res). Bahasa yang digunakan adalah bahasa BASIC,
yang sangat populer pada era sistem operasi DOS.
4
E.2. Microsoft Access 2003
Microsoft Access adalah sistem pengolahan database access yang
dapat bekerja dalam berbagai macam sistem operasi. Access memungkinkan
kita untuk dapat mengumpulkan, menyimpan dan, mengatur informasi seperti
halnya membuat laporan yang mengarah pada kesimpulan akhir (output).
Beberapa contoh yang dapat dilakukan access antara lain, yaitu:
• Menginputkan data langsung ke database atau mengirimnya dari
program lain
• Menurun, mengindex atau mengatur data dengan cara yang
diinginkan
• Secara cepat membuat laporan, menggunakan semua atau
sebagian dari data yang dimiliki
• Menjalankan query yang mengestrak sebagian database dengan
sistem tertentu
3. Analisis dan Perancangan Sistem A. Analisis Sistem
A. 1. Identifikasi Masalah
Permasalahan yang terjadi pada Bengkel Posmo Jaya Mobil adalah
sebagai berikut:
a. Pencarian data masih belum efisien karena masih menggunakan
catatan manual sehingga penyimpanannya tidak rapi dan
menyebabkan data hilang
b. Data hasil penjualan belum dapat dapat terprogram penuh
dikarenakan masih menggunakan sistem manual
c. Laporan keuangan perbulan masih kurang tersedia sehingga
menyebabkan perusahaan terlambat mengambil keputusan
5
A.2. Analisis PIECES
1. Analisis Kinerja (Performance Analysis)
Sistem Lama Sistem Baru
• Response time dalam mencatat
suatu data keuangan dinilai
masih memakan waktu yang
lama, yaitu sekitar 3 jam karena
adanya keterbatasan tenaga dan
masih dilakukan secara manual
• Dengan adanya sistem baru
diharapkan dapat mempercepat
proses pembuatan laporan
keuangan, yaitu kurang dari 10
menit
2. Analisis Informasi (Information Analysis)
Sistem Lama Sistem Baru
• Informasi yang didapat oleh
pimpinan masih belum akurat
karena pengerjaannya masih
manual dan menggunakan
sehingga kemungkinan besar
dapat terjadi kesalahan
penghitungan dan pencatatan
• Dalam menghasilkan sebuah
informasi masih membutuhkan
waktu yang lama sehingga
informasi yang dibutuhkan sering
terlambat
• Diharapkan semua proses
pencatatan informasi bisa
dilakukan dengan cepat, tepat,
dan akurat karena proses
perhitungan dan pencatatan
sudah dilakukan komputer
3. Analisis Ekonomi (Economy Analysis)
Sistem Lama Sistem Baru
• Dalam mencatat sebuah laporan
keuangan dibutuhkan biaya yang
cukup besar untuk pembelian
alat-alat tulis
• Diharapkan dengan adanya
sistem baru biaya dapat
dipangkas atau dikurangi karena
tidak membutuhkan alat-alat tulis
dalam penulisan laporan
6
4. Analisis Pengendalian (Control Analysis)
Sistem Lama Sistem Baru
• Tidak ada pengaturan dan
perlindungan terhadap data
sehingga kehilangan data sering
terjadi
• Tidak adanya kemampuan
dalam mengontrol kesalahan
dan mengoreksi informasi
karena terlalu banyuak data dan
data-data itu tidak teratur
• Diharapkan dengan adanya
password hak akses tergantung
pada status user sehingga
sistem tidak akan dapat diakses
oleh sembarang orang
• Dalam mengontrol serta
mengoreksi kesalahan informasi
akan lebih mudah ditangani
5. Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis)
Sistem Lama Sistem Baru
• Kalkulator alat hitung utama
sehingga menjadikan waktu
peghitungan menjadi lama
• Dengan adanya sistem informasi
yang baru diharapkan efisiensi
kerja dapat ditingkatkan
6. Analisis Pelayanan (Service Analysis)
Sistem Lama Sistem Baru
• Pelayanan masih dilakukan
secara manual sehingga
membutuhkan waktu yang lama
• Kesalahan penghitungan masih
sering terjadi karena
penghitungan karena masih
dilakukan secara manual
• Dengan sistem yang baru
diharapkan pelayanan dapat
dilakukan dengan lebih cepat
dan tidak terjadi kesalahan
penghitungan
7
A.3. Analisis Biaya dan Manfaat 1. Komponen-komponen Biaya
Dalam melakukan analisis biaya dan manfaat diperlukan dua
komponen yaitu komponen biaya dan komponen efektivitas. Biaya yang
berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat dibagi
menjadi 3 bagian, yaitu:
a. Biaya Pengadaan dan Persiapan Operasi
Biaya pengadaan adalah semua biaya yang berhubungan
dengan pengadaan perangakat keras (hardware). Sedangakan
biaya persiapan operasi adalah semua biaya untuk membuat
sistem siap dioperasikan, termasuk biaya pembelian perangkat
lunak (software).
b. Biaya Proyek
Biaya proyek (project-related cost) berhubungan dengan
penerapan biaya untuk mengembangkan sistem, termasuk
penerapannya, yang termasuk biaya proyek adalah biaya
analisis sistem dan pemrogram.
c. Biaya Operasi dan Biaya Perawatan
Biaya operasi adalah biaya yang dikeluarkan untuk
mengoperasikan sistem, sedangkan biaya perawatan adalah
biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa
operasinya.
2. Komponen-komponen Manfaat
Manfaat-manfaat yang dari sebuah sistem dapat dibagi menjadi
2, yaitu keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tak
berwujud (intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan
penghematan biaya suatu perusahaan maupun keuntungan yang dapat
dihitung secara kuantitatif dan bernilai satuan uang.
8
B. PERANCANGAN SISTEM B.1. Rancangan Model Bentuk Physical System yang diusulkan
Sistem bagan alir (Flowchart System) merupakan alat yang tepat untuk
digunakan dalam menggambarkan Physical System. Berikut ini adalah flowchart
sistem dari desain yang diusulkan:
Data Kode Akun Data Supplier Data Pembelian
Input Data Kode Akun
Pengolahan Data Kode Akun
Input Data Pembelian
Input Data Supplier
Pengolahan Data Supplier
Pengolahan Laporan Supplier
Kode Akun Supplier
Laporan Supplier
Pembelian
Pengolahan Laporan
Pembelian
Laporan Pembelian
Pengolahan Data Pembelian
Data Retur beli
Input Data Retur beli
Pengolahan Data Retur beli
Retur beli
Pengolahan Laporan Retur beli
Laporan Retur beli
A B
C
9
Data PenjualanData CustomerData Barang
Jurnal
Pengolahan Jurnal Transaksi
Laporan Keuangan
Input Data Barang
Pengolahan Data Barang
Barang
Pengolahan Laporan Barang
Laporan Barang
Input Data Customer
Pengolahan Data Customer
Customer
Pengolahan Laporan
Customer
Laporan Customer
Input Data Penjualan
Pengolahan Data Penjualan
Penjualan
Pengolahan Laporan
Penjualan
Laporan Penjualan
Data Jurnal
Input Data Jurnal
Pengolahan Data Jurnal
Data Retur jual
Input Data Retur jual
Pengolahan Data Retur jual
Retur jual
Pengolahan Laporan Retur jual
Laporan Retur jual
A
B
C
10
B.2. Rancangan Model Bentuk Logical Model yang diusulkan Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user
bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan
bekerja. Logical model digambarkan dengan diagram arus data (data flow
diagram/DFD).
Berikut ini merupakan data flow diagram yang diusulkan:
Kasir
0
Sistem Informasi Akuntansi Bengkel Posmo Jaya Mobil Admin
Pemilik Bengkel
Data Kode AkunData PemasokData BarangData Pelanggan
Data PembelianData Penjualan
Data Kode AkunData PembelianData PenjualanData Retur JualData Retur BeliData HutangData PiutangData SupplierData BarangData Customer
Laporan JurnalLaporan Buku BesarLaporan SupplierLaporan CustomerLaporan BarangLaporan PembelianLaporan Hutang DagangLaporan Retur PembelianLaporan PenjualanLaporan Piutang DagangLaporan Retur PenjualanLaporan NeracaLaporan Neraca SaldoLaporan Rugi/LabaLaporan Perubahan ModalLaporan Pelunasan HutangLaporan Pelunasan Piutang
Data Kode AkunData PembelianData PenjualanData Retur JualData Retur BeliData HutangData PiutangData SupplierData BarangData Customer
11
B.3. Relasi Antar Tabel
4. Implementasi dan Pembahasan
A. Pengertian Implementasi
Implementasi sistem (System Implementation) merupakan tahap
meletakkan sistem yang baru dikembangkan agar sistem tersebut siap untuk
dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Program harus bebas dari
kesalahan-kesalahan sebelum program diterapkan dan diimplementasikan,
kesalahan program yang mungkin terjadi misalnya kesalahan penulisan bahasa,
kesalahan waktu proses, dan kesalahan logika. Setelah program bebas dari
kesalahan, program diuji dengan memasukkan data yang akan diolah.
Tahap implementasi bertujuan untuk menyiapkan semua kegiatan
penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Tahapan
dalam implementasi ada 3 langkah, yaitu:
1. Menetapkan rencana implementasi
2. Melaksanakan kegiatan implementasi
3. Implementasi program
12
B. MANUAL PROGRAM
Untuk masuk ke dalam sistem informasi akuntansi dapat dilakukan
dengan manual program sebagai berikut:
1. Form Login
2. Form Menu Utama
3. Form Data Pemasok
17
5. Penutup
A. Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis, perencanaan,
dan implementasi sistem maka dapat diambil kesimpulan seperti berikut:
1. Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru di dalam Bengkel
Posmo Jaya Mobil, maka dapat menghemat waktu dalam
memasukkan data transaksi dan pembuatan laporan keuangan
dengan menghasilkan data yang lebih maksimal.
2. Dengan adanya sistem yang baru, perusahaan dapat memperoleh
laporan manajerial dari data transaksi dan laporan keuangan pada
Bengkel Posmo Jaya Mobil dengan lebih cepat dan akurat serta dapat
membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.
3. Sistem baru yang penulis usulkan memiliki beberapa kelebihan
anatara lain:
• Memudahkan dalam penghitungan manual tanpa harus
kesulitan dalam penghitungan manual.
• Data lebih aman tersimpan di dalam komputer dibandingkan
dengan dibuat di kertas dan disimpan di dalam dokumen,
karena tidak semua orang dapat menggunakan aplikasi tanpa
mengetahui nama user dan password, sehingga data
perusahaan dapat dijaga kerahasiaannya.
• Sistem yang baru dibuat sesederhana mungkin untuk
memudahkan dalam penggunaannya, tujuannya agar kerja
karyawan lebih cepat dan mengerti cara penggunaannya.
4. Sedangkan kekurangan dari sistem baru yang diusulkan antara lain:
• Sistem ini belum mendukung client-server
• Tidak adanya laporan tutup buku tahunan maka masih
digunakan dengan sistem manual untuk proses tutup buku.
DAFTAR PUSTAKA
Alam, Agus J.,: “Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi 6.0”, Jakarta, PT elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, 2000
Jerry Fitzgerlard, Arda F. Fitzgerlard, Warren D. Stallings, Jr.,: “Fundamental of System Analysis”, (edisi kedua; New York: Jhon Willey & Sons, 1981).
Jogianto, H.M.,: “Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer”, Yogyakarta,
Andi Offset, 1995
Sunyoto, S.Kom., Andi.: “Pemrograman Visual dengan Microsoft Visual Basic 6.0 dan
Microsoft Access”, STMIK AMIKOM Yogyakarta, 2003
Sutrisno, H : “Akuntansi Proses Penyusunan Laporan Keuangan”, Yogyakarta,
Ekonisia 2006