Penggunaan Surat Elektronik Resmi

di Lingkungan Kementerian Keuangan

dan Fitur Pendukung

Overview

• Akses Email Kemenkeu Melalui Webmail

• Konfigurasi Email Menggunakan Ms. Office Outlook Pada Perangkat Join Domain

• Perubahan Kata Sandi

• Perubahan Profile Akun

• Menampilkan Foto pada Profile Akun

• Pembuatan Signature

• Membuat dan Mengatur Rule

• Membuat dan Mengatur Archive (pengarsipan)

• Membuat dan Mengatur Meeting (rapat)

• Membuat dan Mengatur Task (penugasan)

• Membuat dan Mengatur Sharing Kalender

• Pembuatan Kontak

• Pembuatan Auto Reply

Lesson 1 : Akses Email Kemenkeu Melalui Webmail

• Outlook Web Access (OWA) dengan alamathttps://webmail.kemenkeu.go.id

• OWA dapat diakses dengan semua jenis browser (InternetExplorer, Mozilla Firefox, Google Chrome)

• OWA dapat diakses setelah menambahkan SecurityCertificate terlebih dahulu

Akses OWA menggunakan Internet Explorer• Buka browser pada komputer anda, lalu akses alamat OWA email

Kemenkeu di alamat https://webmail.kemenkeu.go.id/owa

• Apabila muncul pesan “There is a problem with this website’s securitycertificate”, klik “Continue to this website”

• Setelah muncul window Login, masukkan username dan password emailKemenkeu

• Apabila berhasil Login, maka akan tampil daftar email pada mailbox anda

Akses OWA menggunakan Mozilla Firefox• Buka browser pada komputer anda, lalu akses alamat OWA email

Kemenkeu di alamat https://webmail.kemenkeu.go.id/owa

• Apabila muncul pesan “This connection is untrusted”, expand “Iunderstand the risk” kemudian klik “Add exception”

• Pada window “Add security exception”, klik “Get certificate” kemudian“Confirm security exception”

• Setelah muncul window Login, masukkan username dan password emailKemenkeu

• Apabila berhasil Login, maka akan tampil daftar email pada mailbox anda

Lesson 2 : Konfigurasi Email Menggunakan Ms. Office Outlook Pada Perangkat Join Domain (1)

• Pastikan komputer anda sudah melakukan join domain kekemenkeu.go.id, langkah-langkah join domain dapat dilihat padadokumen Petunjuk Teknis Join Domain.

• Buka Control Panel dengan view by small icon -> Pilih item Mail

• Klik Add untuk menambahkan profile email baru

Konfigurasi Email Menggunakan Ms. Office Outlook Pada Perangkat Join Domain (2)

• Ketikkan nama profile -> OK

• Pada window Add New Account -> Next

• Setelah proses konfigurasi berhasil -> Finish

• Pilih Prompt for a profile to be used -> OK

Lesson 3 : Perubahan Kata Sandi• Melalui Profile Akun Komputer Join Domain

Ctrl + Alt + Del -> Change A PasswordLengkapi Username, Old Password, New Password, Confirm New Password ->Enter

• Melalui OWAPerhatikan Menu Options di kanan atas sebelah nama anda. Klik Options –>Change PasswordLengkapi Current Password, New Password, Confirm New Password -> Save

Lesson 4 : Perubahan Profile Akun• Perubahan Profile Akun melalui Servicedesk

Permintaan dikirimkan melalui email ke servicedesk@kemenkeu.go.id• Perubahan Profile Akun mandiri melalui OWA

Pilih Options –> Account -> Edit InformationPilih data profile yang akan diubah (Photo, General, Contact Location,Contact Numbers) -> Save

Lesson 5 : Menampilkan Foto pada Profile Akun• Menampilkan dan mengubah Foto Profile Akun melalui OWA

Pilih Options –> Account -> Edit Information

Pilih data profile Photo yang akan diubah

Klik Choose File -> Pilih file foto -> Save

Lesson 6 : Pembuatan Signature• Pembuatan Signature melalui OWA

Pilih Options –> Settings -> Mail

Pada text editor Email Signature, atur signature yang akandigunakan

Select “Automatically include my signature on messages I send” ->Save

Lesson 7 : Membuat dan Mengatur Rule (1)

• Membuat dan Mengatur Rule melalui OWAPilih Options –> Organize Email -> Inbox RulesKlik tanda plus (+) untuk menambahkan rule baruLengkapi atribut rule berikut :1. Name : nama rule2. When the message arrives : kategori pesan email yang akan

diatur3. Do the following : tindakan/rule yang akan dikerjakan apabila

menemukan kategori pesan email tertentuSave

Lesson 7 : Membuat dan Mengatur Rule (2)

Lesson 8 : Membuat dan Mengatur Archive• Pastikan komputer anda sudah melakukan join domain ke

kemenkeu.go.id dan sudah berhasil melakukan konfigurasi Ms. OfficeOutlook pada perangkat tersebut

• Untuk menggunakan fitur archive, anda harus membuat PersonalOutlook Data File terlebih dahulu di perangkat join domain (PC ataulaptop)

• Proses pengarsipan

Manual

Otomatis

Membuat Personal Outlook Data File (1)

• Buka aplikasi Ms. Office Outlook dari Start Menu -> pilih profile yanganda gunakan -> OK

• Setelah tampilan mailbox anda sempurna, klik New Items -> MoreItems -> Outlook Data File

• Pilih lokasi penyimpanan file pada perangkat -> isi nama file -> OK

• Setelah outlook data file tampil di folder pane -> klik kanan pada outlookdata file -> New Folder

• Lengkapi Name dan Folder contains -> OK

• Folder pada Personal Outlook Data File siap digunakan untukpemindahan item pesan email

Membuat Personal Outlook Data File (2)

Membuat Personal Outlook Data File (3)

Membuat Personal Outlook Data File (4)

Proses Pengarsipan Manual• Buka aplikasi Ms. Office Outlook dari Start Menu -> pilih profile yang

anda gunakan -> OK

• Setelah tampilan mailbox anda sempurna, urutkan pesan email denganSort by date

• Minimize/collapse sesuai range waktu yang diinginkan

• Klik header Date pilihan anda -> Drag and Drop pada folder OutlookData File yang telah dibuat pada folder pane

Proses Pengarsipan Otomatis (1)

• Buka aplikasi Ms. Office Outlook dari Start Menu -> pilih profile yanganda gunakan -> OK

• Setelah tampilan mailbox anda sempurna -> klik Tab File -> Options• Pilih menu bar Advanced -> AutoArchive -> AutoArchive Settings• Atur setting AutoArchive :

Run autoArchive every : mengatur jadwal autoarchive oleh systemPrompt before autoarchive runs : menampilkan notifikasi saatautoarchive akan dijalankanClean out items older than : kategori usia pesan email yang akandiarsipMove old items to : menunjukkan lokasi personal outlook data fileyang digunakan untuk pengarsipanApply these settings to all folders now : menjalankan autoarchiveke seluruh folder pada mailbox saat di-klik

• OK

Proses Pengarsipan Otomatis (2)

Lesson 9 : Membuat dan Mengatur Meeting (1)

• Membuat dan Mengatur Meeting melalui OWAPerhatikan pilihan menu Calendar sebelah kiri nama anda. Klik untukmasuk ke dalam tampilan kalenderKlik New EventLengkapi informasi kegiatan :1. Event : nama kegiatan2. Location : lokasi kegiatan3. Attendees : peserta kegiatan yang diundang untuk hadir. Ditambahkan

dengan klik tanda (+)4. Start : waktu mulai pelaksanaan kegiatan5. Duration : durasi kegiatan6. Reminder : notifikasi untuk menghadirikegiatan kepada undangan

sebelum pelaksanaan kegiatan7. Repeat : diisi apabila kegiatan dilaksanakan secara periodik

(mingguan/bulanan/tahunan)8. Text editor : dapat diisi dengan agenda kegiatan9. Request response : notifikasi kepada undangan untuk memberikan

respon atas undangan kegiatanKlik Send

Lesson 9 : Membuat dan Mengatur Meeting (1)

Lesson 9 : Membuat dan Mengatur Meeting (3)

Lesson 9 : Membuat dan Mengatur Meeting (4)

Lesson 10 : Membuat dan Mengatur Task• Membuat dan Mengatur Task melalui OWA

Task pada OWA tidak dapat dipindahtugaskan (assign)

Perhatikan pilihan menu Task sebelah kiri nama anda. Klik untuk masuk ke dalam tampilanpenugasan

Klik New Task

Lengkapi informasi penugasan :

1. Subject : nama penugasan

2. Due : tanggal deadline penugasan

3. Text editor : dapat diisi detail penugasan yang diberikan

Klik Save

• Membuat dan Mengatur Task melalui Ms. Office Outlook

Task pada OWA dapat dipindahtugaskan (assign)

Buka aplikasi Ms. Office Outlook dari Start Menu -> pilih profile yang anda gunakan -> OK

Setelah tampilan mailbox anda sempurna, klik New Items -> Task

Lengkapi informasi penugasan :

1. Subject : nama penugasan

2. Start/Due Date : tanggal deadline penugasan

3. Text editor : dapat diisi detail penugasan yang diberikan

Klik Assign Task

Pilih Task Recipient -> Send

Membuat dan Mengatur Task melalui OWA

Membuat dan Mengatur Task melalui Ms. Office Outlook (1)

Membuat dan Mengatur Task melalui Ms. Office Outlook (2)

Membuat dan Mengatur Task melalui Ms. Office Outlook (3)

Lesson 11 : Membuat dan Mengatur Sharing Kalender• Membuat dan Mengatur Sharing Calender melalui OWA

Perhatikan pilihan menu Calendar sebelah kiri nama anda. Klik untukmasuk ke dalam tampilan kalender

Pada list MyCalendars, klik kanan Calendar -> Share Calendar

Lengkapi informasi Share with dengan alamat email kontak

Klik Send

Lesson 12 : Pembuatan Kontak• Pembuatan Kontak melalui OWA

Perhatikan pilihan menu People sebelah kiri nama anda. Klik untukmasuk ke dalam tampilan kontak

Pada list MyContact terdapat informasi kontak dan group dengan opsiEdit dan Delete untuk masing-masing akun

• Penambahan kontak

Dari pesan email

1. Pada pesan email, klik kanan alamat email yang akan ditambahkan-> Details

2. Pada halaman details, klik tanda (+) -> Add to contacts

3. Lengkapi informasi kontak -> Save

Dari form kontak

1. Pada list MyContact, klik New -> Create contact

2. Lengkapi informasi kontak -> Save

Penambahan Kontak dari Pesan Email

Penambahan Kontak dari Form Kontak (1)

Lesson 13 : Pembuatan Auto Reply• Pembuatan Auto Reply melalui OWA

Pilih Option -> Organize Email -> Automatic RepliesSelect Send automatic repliesSelect Send replies only during this time period jika auto reply hanyadiperlukan dalam range waktu tertentuPada text editor Auto Reply, atur isi pesan email balasan yang akandigunakanSave

TERIMA KASIH