Post on 13-Jan-2016
description
1
RSU Dr. SAIFUL ANWAR
MALANG
SOP
PELAYANAN INFORMASI PUBLIK DAN DOKUMENTASI
DI RSUD Dr. SAIFUL ANWAR MALANG
No. Dokumen No. Revisi Halaman
1/2
SOP
Tanggal Terbit Ditetapkan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Provinsi
Jawa Timur
dr. BUDI RAHAJU, MPH NIP.19551011 198210 2 001
Pengertian
Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim,
dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara
dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan
badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang serta informasi lain
yang berkaitan dengan kepentingan publik.
Tujuan
1. Satuan kerja meyediakan, mengumpulkan, mendokumentasikan dan
menyampaikan informasi tentang kegiatan dan produk unit kerja secara akurat
dan tidak menyesatkan.
2. Satuan kerja mampu menyediakan, mengumpulkan, mendokumentasikan dan
menyampaikan bahan dan informasi secara cepat, dan tepat waktu.
3. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi mampu memberikan pelayanan
informasi secara cepat dan tepat waktu.
Kebijakan
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi ( PPID ) Pembantu,
memberikan penjelasan mengenai penyediaan, pengumpulan,
pengklarifikasian, pendokumentasian, pelaporan dan pelayanan informasi
publik di lingkungan RSUD Dr. Saiful Anwar Malang.
Prosedur
1. Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi dan mengisi formulir
permintaan informasi dengan melampirkan fotocopy KTP pemohon informasi
dan pengguna informasi bagi pemohon perorangan, sedang untuk pemohon
informasi organisasi masyarakat/ lembaga swadaya masyarakat harus
melampirkan fotocopy akte notaris organisasi/ lembaga, fotocopy KTP
penanggungjawab dan fotocopy pemohon informasi/ pengguna informasi
publik, surat keterangan terdaftar di Bakesbangpol Provinsi Jawa Timur/
setempat.
2
2. Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik
kepada pemohon imformasi publik.
3. Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan
formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon
informasi publik.
4. Petugas memenuhi permintaan informasi sesuai dengan yang diminta oleh
pemohon/ pengguna informasi. Apabila informasi yang diminta masuk dalam
kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundangan yang berlaku.
5. Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik (berita acara
penerimaan informasi publik) kepada pengguna informasi publik:
a) Layanan informasi melalui media baik online maupun cetak, yaitu informasi
publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui
website RSSA Malang.
b) Jangka waktu penyelesaian
1. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi
publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi
persyaratan yang telah ditentukan.
2. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja
sejak permohonan diterima oleh PPID. PPID wajib menanggapi
permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan
tertulis ini meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi
ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima
atau ditolak.
3. Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-
lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan.
4. Jika permohonan diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga
dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah
dalam bentuk softcopy melalui website atau hardcopy atau data tertulis,
apabila dibutuhkan biaya penggandaan menjadi tanggungjawab atau
beban pemohon informasi. Bila permintaan informasi ditolak, maka
dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan
UU KIP.
3
PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI RUMAH SAKIT
No. Dokumen No. Revisi Halaman
1/3
SPO
Tanggal Terbit Ditetapkan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Provinsi Jawa
Timur
Dr.dr. BASUKI B PURNOMO, Sp.U NIP. 19540731 198201 1 002
Pengertian
Tata cara serta pedoman penyelesaian sengketa informasi di lingkungan RSUD
Dr. Saiful Anwar Malang yang dimaksudkan sebagai acuan bagi setiap Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dalam melakukan penyelesaian
sengketa informasi melalui proses mediasi bagi pemohon informasi
Tanggung Jawab
- Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang
- Tim Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) RSUD Dr. Saiful
Anwar Malang
Dasar Hukum
- Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
dan Peraturan Pelaksanaannya (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 61,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846)
- Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran
Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038)
- Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang
Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
- Keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor 188/ 415/ KPTS/ 013/ 2011 tentang
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Provinsi Jawa Timur
- Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 55 Tahun 2011 tentang Pedoman
Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi
Jawa Timur
4
- Keputusan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Provinsi Jawa Timur Nomor
800/8/9/302/2011 tentang Pembentukan Tim Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi (PPID) RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Tahun 2011
Tujuan
- RSUD Dr. Saiful Anwar Malang sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah
dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang berkedudukan sebagai
PPID Pembantu mampu menyediakan, mengumpulkan, mendokumentasikan
dan menyampaikan informasi tentang kegiatan dan produk unit kerjanya secara
akurat dan tidak menyesatkan
- RSUD Dr. Saiful Anwar Malang sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah
dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang berkedudukan sebagai
PPID Pembantu mampu memberikan tanggapan atas sengketa informasi
secara cepat dan tepat waktu
- Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi mampu memberikan pelayanan
informasi secara cepat dan tepat waktu
- Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi mampu menjadi mediator yang
baik dalam hal sengketa informasi sehingga masalah sengketa informasi tidak
berlarut-larut dan menimbulkan sengketa yang berkepanjangan
- Mendorong terwujudnya implementasi UU KIP secara efektif dan hak-hak
publik terhadap informasi yang berkualitas dapat terpenuhi
- Memberikan standar bagi Pejabat PPID dalam melaksanakan mediasi sengketa
informasi publik
- Meningkatkan kepuasan pemohon informasi dan meminimalkan informasi
publik di lingkungan organisasi/ lembaga publik untuk menghasilkan layanan
informasi publik yang berkualitas
Kebijakan
- PPID menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa informasi
- PPID menyusun kajian /kronologi dan pertimbangan hukum untuk disampaikan
kepada atasan PPID - Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi, PTUN, dan MA,
maka PPID melakukan pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa
informasi
Prosedur
- Pemohon mengajukan pernyataan keberatan secara tertulis kepada Ketua
PPID paling lambat 30 hari kerja setelah ditemukannya alasan-alasan sebagai
berikut:
1. Penolakan atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualian
2. Tidak disediakannya informasi berkala
3. Tidak ditanggapinya permintaan informasi
5
4. Permintaan informasi tidak ditanggapi sebagaimana yang diminta
5. Tidak dipenuhinya permintaan informasi
6. Pengenaan biaya yang tidak wajar
7. Masalah yang timbul dikemudian hari yang tidak dapat disebutkan diatas
- Pemohon keberatan mengajukan surat keberatan kepada Ketua PPID RSSA
setelah menerima jawaban melalui Sub Bag Tata Usaha.
- Pemohon informasi wajib mengisi Register Keberatan
- Sub Bag Tata Usaha mencatat surat keberatan sebagai surat masuk dan
membuatkan disposisi kepada Pimpinan RSSA
- Pimpinan RSSA mendisposisikan surat kepada Ketua PPID
- Disposisi diterima Sekretariat PPID yang berkedudukan di Sub Bag Hukmas
kemudian oleh petugas surat keberatan di catat di dalam buku register.
- Tim PPID mengadakan rapat koordinasi dengan anggota dengan melibatkan
unit/instalasi dan bagian pelayanan terkait dengan pengajuan keberatan
pemohon informasi
- Ketua PPID untuk segera diambil kebijakan, apakah informasi dapat diberikan
atau tetap dikecualikan dengan mempertimbangkan saran dari Kepala
Unit/Instalasi dan Kepala Bagian sebagai anggota
- Ketua PPID meminta persetujuan Pimpinan RSSA atas kebijakan yang diambil
- Atasan PPID memerintahkan Ketua PPID untuk memberikan tanggapan tertulis
atas keberatan yang diajukan pemohon
- PPID RSSA koordinasi dengan Komisi Informasi dengan membawa Konsep
Kajian dan kronologi dari pemohon
- Menyiapkan materi jawaban kemudian menyusun tanggapan atas keberatan
pemohon
- Sengketa informasi diselesaikan
- Hasil tanggapan atas keberatan pemohon didokumentasikan dengan baik
- Apabila sengketa informasi belum terselesaikan maka diselesaikan di Komisi
Informasi
Unit Terkait
- Seluruh Instalasi dan Unit Pelayanan
- Seluruh Bagian dan Bidang Instansi RSUD Dr. Saiful Anwar Malang
6
KLASIFIKASI DAN PENGECUALIAN INFORMASI RUMAH SAKIT
No. Dokumen No. Revisi Halaman
1/3
SPO
Tanggal Terbit Ditetapkan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Provinsi Jawa
Timur
Dr.dr. BASUKI B PURNOMO, Sp.U NIP. 19540731 198201 1 002
Pengertian
Tata cara serta pedoman pengelolaan informasi dan dokumentasi di lingkungan
RSUD Dr. Saiful Anwar Malang yang dimaksudkan sebagai acuan bagi setiap
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dalam melakukan klasifikasi
dan pengecualian informasi rumah sakit
Tanggung Jawab
- Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang
- Tim Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) RSUD Dr. Saiful
Anwar Malang
Dasar Hukum
- Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
dan Peraturan Pelaksanaannya (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 61,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846)
- Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran
Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038)
- Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang
Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
- Keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor 188/ 415/ KPTS/ 013/ 2011 tentang
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Provinsi Jawa Timur
- Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 55 Tahun 2011 tentang Pedoman
Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi
Jawa Timur
- Keputusan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Provinsi Jawa Timur Nomor
800/8/9/302/2011 tentang Pembentukan Tim Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi (PPID) RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Tahun 2011
7
Tujuan
- RSUD Dr. Saiful Anwar Malang sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah
dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang berkedudukan sebagai
PPID Pembantu mampu menyediakan, mengumpulkan, mendokumentasikan
dan menyampaikan serta mengklasifikasikan informasi tentang kegiatan dan
produk unit kerjanya secara akurat dan tidak menyesatkan
- RSUD Dr. Saiful Anwar Malang sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah
dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang berkedudukan sebagai
PPID Pembantu mampu menyediakan, mengumpulkan, mendokumentasikan
dan menyampaikan serta mengklasifikasikan bahan dan produk informasi
secara cepat dan tepat waktu
- Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melakukan klasifikasi akses
informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi dari
sisi politik, ekonomi, sosial budaya, dan etika medis kedokteran
- Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential
harm test) yang mendasari penentuan suatu informasi harus dirahasiakan
apabila informasi tersebut dibuka
- Mendorong terwujudnya implementasi UU KIP secara efektif dan hak-hak
publik terhadap informasi yang berkualitas dapat terpenuhi
- Memberikan standar bagi Pejabat PPID dalam melaksanakan pelayanan
informasi publik
- Meningkatkan Pelayanan informasi publik di lingkungan organisasi/ lembaga
publik untuk menghasilkan layanan informasi publik yang berkualitas
Kebijakan
- Melaksanakan perencanaan program di Bidang Pengolahan Data dan
Klasifikasi Informasi
- Melakukan inventarisasi pengklasifikasian informasi dan dokumentasi
- Melaksanakan identifikasi data dan informasi
- Informasi yang bersifat publik dikelompokkan berdasarkan subyek informasi
sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja, yang
meliputi:
1. Profil yang meliputi seperti sejarah singkat, struktur organisasi, tujuan,
kedudukan, tugas dan fungsi, program kerja, dan sebagainya
2. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja pemerintah RSUD Dr. Saiful Anwar
Malang, Laporan Triwulanan, Laporan Semesteran, Laporan Tahunan,
Laporan Akuntabilitas Kinerja dan sebagainya
3. Informasi mengenai Laporan Keuangan, seperti Laporan Realisasi
8
Anggaran, Laporan Pendapatan Daerah, Laporan Pertanggungjawaban
Keuangan, dan sebagainya
4. Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangan
5. Informasi yang lebih detil atas permintaan pemohon
Prosedur
- Petugas PPID melakukan penyusunan rencana dan program pengelolaan data
dan informasi
- Petugas PPID menyampaikan permintaan pengumpulan data secara berkala
dari unit instalasi dan bagian pelayanan yang berkaitan dengan data publish
dari RSUD Dr. Saiful Anwar Malang
- Petugas unit instalasi dan bagian pelayanan menyiapkan data yang diminta
oleh petugas PPID
- Petugas unit instalasi dan bagian pelayanan meminta otorisasi dari kepala
unit/ kepala bagian pelayanan atas permintaan data dan informasi dari
petugas PPID
- Petugas unit instalasi dan bagian pelayanan menyerahkan data yang diminta
kepada petugas PPID untuk diarsip, dan meminta tanda bukti penerimaan
dokumen
- Petugas PPID memproses dan melakukan klasifikasi data dan informasi serta
membukukan, mencatat dan mengarsipkan dokumen informasi publik Unit
Terkait
Unit Terkait
- Seluruh Instalasi dan Unit Pelayanan
- Seluruh Bagian dan Bidang Instansi RSUD Dr. Saiful Anwar Malang
9
STANDART OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PEJABAT PENGELOLA
INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) RSUD Dr. SAIFUL ANWAR MALANG TAHUN
2011
I. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan
lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh
informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu
ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan
penyelenggaraan negara yang baik. Pemberlakuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008
tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) pada 30 April 2010 merupakan momentum penting
dalam mendorong Keterbukaan di Indonesia, khususnya di Jawa Timur. UU ini telah memberikan
landasan hukum terhadap hak setiap orang untuk memperoleh Informasi Publik. Dimana, setiap
badan Publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan Informasi
Publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan dan cara sederhana.
Salah satu tugas Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) menyediakan
akses informasi publik bagi pemohon informasi. Terkait dengan tugas tersebut, PPID menetapkan
standar layanan informasi di lingkungan PPID RSUD Dr. Saiful Anwar Malang. Dengan adanya
Standar Operasional Pelayanan Informasi Publik ini, diharapakan implementasi UU KIP dapat
berjalan efektif dan hak-hak publik terhadap informasi yang berkualitas dapat secara nyata
terpenuhi.
B. LANDASAN HUKUM
1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Nomor
4846)
2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara RI
Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038)
10
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 209 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071)
4. Perda Provinsi Jawa Timur No. 11 Tahun 2005 tentang Pelayanan Publik di Provinsi Jawa
Timur (Lembaran Daerah Tahun 2005 No.5 Seri E)
5. Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 55 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan
Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.
6. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi
Publik
7. Keputusan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang Nomor 800/8/9/302/2011 tentang
Pembentukan Tim Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) RSUD Dr. Saiful
Anwar Malang Tahun 2011
C. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Maksud :
Pedoman ini sebagai acuan mengenai ruang lingkup, tanggung jawab dan wewenang Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Provinsi Jawa Timur dalam menyediakan informasi
tertentu melalui mekanisme pelaksanaan kegiatan Pelayanan Informasi Publik
2. Tujuan :
- Mendorong terwujudnya implementasi UU KIP secara efektif dan hak-hak publik terhadap
informasi yang berkualitas dapat terpenuhi;
- Memberikan standar bagi Pejabat PPID dalam melaksanakan pelayanan Informasi Publik;
- Meningkatkan pelayanan Informasi Publik di Lingkungan Organisasi/ Lembaga Publik untuk
menghasilkan layanan Informasi Publik yang berkualitas.
II. HAKEKAT PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Hakekat Pelayanan Informasi Publik adalah pemberian pelayanan kepada pemohon
informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/ proporsional, dan cara sederhana;
pengecualian informasi publik bersifat ketat dan terbatas; kewajiban Badan Publik untuk
membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan informasi.
11
III. ASAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
1. Transparansi
Bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan
disediakan secara memadai serta mudah dimengerti.
2. Akuntabilitas
Dapat dipertangggung-jawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Kondisional
Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan informasi dengan
tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektivitas
4. Partisipatif
Mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan informasi publik dengan
memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat
5. Kesamaan Hak
Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender dan status
ekonomi
6. Keseimbangan Hak dan Kewajiban
Pemberi dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing
pihak
IV. KELOMPOK PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Pelayanan Informasi Publik yang dilaksanakan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi RSUD Dr. Saiful Anwar Malang, masuk dalam kelompok pelayanan jasa, yakni
menyediakan berbagai hal yang berkaitan dengan informasi dan komunikasi yang dibutuhkan oleh
masyarakat
V. STANDART OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Setiap penyelenggaraan pelayanan publik sesuai dengan masing-masing tugas dan
fungsinya harus memiliki standart pelayanan yang berkaitan dengan prosedur dan waktu sebagai
ukuran buku untuk penyelenggaraan pelayanan publik dan wajib ditaati oleh pemberi dan penerima
pelayanan informasi.
Adapun Standart Pelayanan Informasi Publik, sbb:
1. OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Untuk melaksanakan pelayanan informasi perlu didukung oleh Front Office dan Back Office
yang baik :
12
a. Front Office meliputi : > Desk Layanan Langsung
> Desk Layanan Via-Media
b. Back Office, meliputi :> Bidang Pelayanan
> Bidang Rekam Medik dan Evaluasi Pelaporan
> Bidang Keuangan dan Akuntansi
> Bidang Perencanaan dan Anggaran
> Bidang Penunjang Pelayanan
> Bidang Pendidikan dan Penelitian
> Bidang Pengembangan Profesi
> Seksi Evaluasi Pelaporan
> Sub Bag Hukmas
> Instalasi Teknologi Informasi dan Komunikasi
2. DESK INFORMASI PUBLIK
Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/ pengguna informasi
publik, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melalui desk layanan informasi publik
melakukan layanan langsung dan layanan melalui media antara lain menggunakan telepon/ fax, e-
mail dan website.
3. WAKTU PELAYANAN INFORMASI
Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi PPID menetapkan waktu
pemberian Pelayanan Informasi Publik, di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang, penyelenggaraan
Pelayanan Informasi Publik dilaksanakan pada hari kerja Senin sampai dengan Jumat.
Senin – Kamis : 09.00 - 15.00 WIB
Istirahat : 12.00 - 13.00 WIB
Jumat : 09.00 - 15.00 WIB
Istirahat : 11.00 - 13.00 WIB
4. MEKANISME PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK
a. Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi mengisi formulir permintaan informasi
dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan pengguna informasi
b. Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon
informasi publik
c. Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permintaan
informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik
d. Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/ pengguna informasi
jika informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku
13
e. Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada Pengguna Informasi
Publik
f. Petugas PPID membukukan, mencatat dan mengarsipkan dokumen informasi publik yang
diserahkan kepada pemohon informasi
5. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN
a. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah
pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan
b. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterima
permintaan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) akan menyampaikan
pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah penguasaannya atau
tidak. Dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja
c. Penyampaian/ pendistribusian/ penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi publik
dilakukan secara langsung, melalui e-mail, fax, ataupun jasa pos
d. Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi
informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk soft copy atau data tertulis serta
biaya apabila dibutuhkan untuk kepentingan keperluan penggandaan atau perekaman. Bila
permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan
berdasarkan UU KIP.
6. BIAYA/ TARIF
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan informasi publik secara gratis
(tidak dipungut biaya), sedangkan untuk penggandaan atau perekaman, pemohon/ pengguna
informasi publik dapat melakukan penggandaan/ fotocopy sendiri disekitar gedung Badan Publik
(PPID) setempat atau menyediakan CD/ DVD kosong atau falshdisk untuk perekaman data dan
informasinya.
7. KOMPETENSI PELAKSANA LAYANAN INFORMASI PUBLIK
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dalam melaksanakan pelayanan
informasi publik kepada pemohon/ pengguna informasi publik dibantu oleh Pejabat Fungsional
Arsiparis, Pustakawan, Pranata Humas, Pranata Komputer. Untuk petugas pada desk layanan
informasi publik diutamakan yang memiliki kompetensi dibidang pengetahuan mengenai peraturan
perundang-undangan keterbukaan informasi publik dan pelayanan publik, keterampilan dan sikap
dalam berkomunikasi, sehingga dapat menunjang dalam melaksanakan tugas pelayanan
informasi.
8. LAPORAN OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK
14
Pengelolan hasil transaksi penyelenggaraan pelayanan publik dilakukan melalui
pembuatan laporan harian pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik. Petugas pelayanan
informasi publik setiap hari membuat laporan hasil pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik
disampaikan kepada Bidang Pelayanan Informasi. Bidang Pelayanan Informasi membuat laporan
bulanan hasil pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik untuk disampaikan kepada Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Provinsi Jatim.
Selanjutnya PPID Provinsi Jatim setiap bulan melaporkan kepada Sekretaris Daerah
Provinsi Jatim, selaku atasan PPID Provinsi Jatim. Laporan tersebut memuat informasi mengenai
permintaan informasi publik yang sudah dipenuhi, tindak lanjut dari permintaan yang belum
dipenuhi, penolakan permintaan informasi publik disertai dengan alasan penolakannya dan waktu
diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan pemohon informasi sesuai dengan ketentuan yang
telah diatur dalam peraturan perundang-undangan.
9. KEBERATAN ATAS PEMBERIAN INFORMASI PUBLIK
Setiap Pemohon Informasi Publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada
atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi berdasarkan alasan berikut:
a. Penolakan atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualian sebagaimana dimaksud
dalam pasal (17); (Informasi yang apabila dibuka akan mengakibatkan terhambatnya proses
penegakan hukum, mengganggu perlindungan HAKI, dapat membahayakan pertahanan dan
keamanan negara, dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional, merugikan kepentingan
hubungnan luar negeri, mengungkapkan akta otentik yang bersifat pribadi, kemauan terakhir dan
wasiat seseorang, mengungkap rahasia pribadi (riwayat, kondisi dan perawatan, pengobatan
fisik, psikis seseorang), memorandum atau surat antar Badan Publik yang bersifat rahasia, serta
informasi yang tidak dapat diungkapkan berdasarkan undang-undang
b. Tidak disediakannya informasi berkala sebagaimana dimaksud pasal (9); (Informasi berkala yaitu
informasi yang berkaitan dengan badan publik, informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan
publik terkait, informasi mengenai laporan keuangan, dan/ atau informasi yang diatur
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku)
c. Tidak ditanggapinya permintaan informasi;
d. Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta;
e. Tidak dipenuhinya permintaan informasi;
f. Pengenaan biaya yang tidak wajar; dan/ atau
g. Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang diatur dalam undang- undang ini.
VI. KEDUDUKAN PPID
1. Kedudukan dan Penunjukan PPID Provinsi
15
a. PPID berkedudukan di Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur
b. PPID ditetapkan melalui Keputusan Gubernur Jawa Timur
c. Ketua PPID adalah Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur
2. Kedudukan dan Penunjukan PPID Pembantu/ SKPD RSUD Dr. Saiful Anwar Malang
a. PPID Pembantu/ SKPD berkedudukan di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang
b. PPID Pembantu/ SKPD ditetapkan dengan Keputusan Direktur RSUD Dr. Saiful Anwar Malang
VII. TUGAS DAN FUNGSI
1. Tugas dan Fungsi pembantu PPID Provinsi
Tugas :
Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi
pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Pemerintah Provinsi
Jawa Timur
Fungsi :
a. Penghimpunan informasi publik dari seluruh SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa
Timur
b. Penataan dan penyimpanan informasi publik yang diperoleh dari seluruh SKPD di Pemerintah
Provinsi Jawa Timur
c. Pelaksanaan konsultasi informasi publik yang termasuk dalam ketegori dikecualikan dan
informasi yang terbuka untuk publik
d. Pendampingan Penyelesaian sengketa informasi
2. Tugas dan Fungsi PPID Pembantu/ SKPD RSUD Dr. Saiful Anwar Malang
Tugas :
Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi
pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan RS Jiwa Menur
Fungsi :
1. Tugas PPID RSUD Dr. Saiful Anwar Malang yaitu mengelola dan melayani informasi publik serta
dokumentasi di RSUD Dr. Saiful Anwar Malang
2. Pengolahan, penataan dan penyimpanan data dan/ atau informasi publik yang diperoleh di RSUD
Dr. Saiful Anwar Malang
16
3. Penyeleksaian dan pengujian data dan informasi publik yang termasuk dalam kategori
dikecualikan dari informasi yang dibuka untuk publik yang ditetapkan oleh Ketua PPID RSUD Dr.
Saiful Anwar Malang Pengujian aksesibilitas atas suatu informasi publik
4. Penyelesaian sengketa pelayanan informasi
5. Pelaksanaan koordinasi dengan PPID Provinsi dalam pengelolan dan pelayanan informasi publik
serta dokumentasi
3. Tugas dan Fungsi Sekretaris
Tugas :
Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan, mongkonsolidasikan dan
mengendalikan pengumpulan informasi, pendokumentasian informasi, dan pelayanan informasi
dari PPID Pembantu/ SKPD
Fungsi :
a. Pelaksanaan koordinasi penyusunan program pengelolaan informasi dan dokumentasi
b. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas bidang-bidang
c. Pelaksanaan koordinasi dan konsolidasi dalam rangka pengumpulan informasi dan dokumentasi
d. Pelaksanaan administrasi pelayanan informasi dan dokumentasi
e. Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penyediaan dan pelayanan informasi publik melalui media
cetak online
Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya sekretaris dibantu oleh sekretariat dengan
tugas, yaitu:
1. Melaksanakan perencanaan penyusunan program pengelolaan informasi dan dokumentasi
2. Melaksanakan koordinasi dan konsolidasi dalam rangka pengumpulan informasi dan
dokumentasi
3. Melaksanakan administrasi dalam rangka penyediaan pelayanan informasi dan dokumentasi
4. Melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan pelayanan informasi
4. Tugas dan Fungsi Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi
Tugas:
Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan/ atau memberikan pelayanan
informasi kepada publik
17
Fungsi:
1. Pelaksanaan perencanaan program di Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi
2. Pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi
3. Pengelolaan dan pengembangan di bidang informasi dan dokumentasi publik
4. Pengelolaan sistem informasi dan dokumentasi
5. Penyediaan informasi dan dokumentasi dalam rangka pelayanan informasi publik
6. Penyimpanan dan pemeliharaan dokumentasi dan informasi publik
Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya pelayanan dan dokumentasi informasi dibantu
oleh pengelola publikasi, dengan tugas yaitu:
1. Melaksanakan koordinasi dalam rangka menyusun kajian dan diseminasi isu-isu strategis di
bidang pelayanan informasi
2. Melaksanakan sosialisasi
3. Melaksanakan koordinasi dalam rangka pengumpulan data dan informasi sebagai bahan
publikasi
4. Menyiapkan bahan penyajian informasi
5. Menyusun topik-topik pelayanan informasi
5. Tugas dan Fungsi Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi
Tugas:
Mengolah dan memberi pelayanan konsultasi klasifikasi informasi dan dokumentasi
Fungsi:
a. Pelaksanaan perencanaan program di Bidang Pengolah Data danKlasifikasi Informasi
b. Pelaksanaan konsultasi klasifikasi informasi publik
c. Inventarisasi pengklasifikasian informasi dan dokumentasi
d. Penyusunan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan dalam rangka memenuhi permohonan
informasi
Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya Bidang Pengolahan Data dan klasifikasi dibantu
oleh Pengelola Data, dengan tugas yaitu:
1. Melaksanakan pengelolaan data dan informasi
2. Melaksanakan pengembangan sistem informasi
3. Menyusun rencana dan program pengelolaan data dan informasi
4. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data dan informasi
5. Melaksanakan identifikasi data dan informasi
6. Melaksanakan klasifikasi data dan informasi
18
6. Tugas dan Fungsi Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi
Tugas:
Melaksanakan advokasi penyelesaian sengketa informasi publik
Fungsi:
a. Pelaksanaan perencanaan program Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi
b. Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penanganan penyelesaian sengketa informasi
c. Pelaksanaan verifikasi, laporan, dan rekomendasi atas pengaduan atau sengketa informasi
d. Pelaksanaan advokasi penyelesaian sengketa informasi
Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi
dibantu oleh Pengelola Penyelesaian Sengketa, dengan tugas yaitu:
1. Menyusun pertimbangan hukum terkait rencana penolakan memberikan informasi publik yang
tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan-undangan
2. Menyusun pertimbangan hukum atas keberatan yang disampaiakn pemohon dan/ atau pengguna
informasi
3. Menyusun verifikasi pengaduan dan/ atau sengketa informasi
4. Menyusun pertimbangan dan pendampingan hukum dalam rangka penyelesaian sengketa
informasi bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di satuan kerjanya,
sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas
pokok dan fungsi satuan kerja bersangkutan
1.Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut:
a. Mengenali tugas pokok dan fungsi Satuan Kerjanya
b. Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh Satuan Kerjanya
c. Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan
d. Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen 2.
Komponen utama yang perlu disiapkan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi dan
dokumentasi, meliputi:
a. Organisasi/ Kelembagaan
b. Kebijakan dan Peraturan Daerah terkait
c. Sumber daya manusia (struktural dan fungsional)
d. Program dan Kegiatan
e. Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang meliputi unsur program dan kegiatan
f. Sarana dan prasarana serta Sistem Informasi (IT)
g. Daftar Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala
h. Daftar Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta
i. Daftar Informasi yang wajib tersedia setiap saat
j. Daftar Informasi yang dikecualikan
19
D. PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI
Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi dua kelompok, yaitu informasi
yang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan.
1. Informasi yang bersifat publik
Dikelompokkan berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan
setiap satuan kerja, meliputi:
a. Informasi yang bersifat terbuka, yaitu informasi yang wajib disediakan dan diumumkan
secara berkala, meliputi:
1) Profil yang meliputi seperti sejarah singkat, struktur organisasi, tujuan, kedudukan, tugas
dan fungsi, program kerja dan sebagainya
2) Informasi mengenai kegiatan dan kinerja RS Jiwa Menur Provinsi Jawa Timur, Laporan
Akuntabilitas Kinerja, dan sebagainya
3) Informasi mengenai laporan keuangan, seperti laporan relaisasi anggaran, laporan
pendapatan daerah, laporan pertanggungjawaban keuangan, dan sebagainya
4) Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangan
5) Informasi yang lebih detil atas permintaan pemohon
b. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat
mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, meliputi:
1) Informasi mengenai bencana alam, seperti: daerah potensi tsunami, gunung meletus,
tanah longsor, banjir, dan sebagainya
2) Informasi mengenai limbah berbahaya, seperti: laporan hasil pemeriksaan limbah bahan
kimia yang berada di sungai, laut atau daerah pemukiman
3) Informasi mengenai kebocoran reaktor nuklir, seperti penggunaan reaktor nuklir untuk
pembangkit tenaga listrik
4) Informasi mengenai penggusuran lahan, seperti penggusaran lahan untuk kepentingan
umum
5) Hal lain yang mengancam hajat hidup orang banyak
c. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat, meliputi:
1) Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaan Pemerintah Provinsi
Jawa Timur; tidak termasuk informasi yang dikecualikan
2) Hasil keputusan Pemerintah Provinsi Jawa Timur dan latar belakang pertimbangannya
3) Seluruh kebijakan yang ada serta dokumen pendukungnya dapat dilihat dan/ atau dibaca
di SKPD
20
4) Rencana kerja program/ kegiatan, termasuk perkiraan pengeluaran tahunan Pemerintah
Provinsi Jawa Timur dapat dilihat dan/ atau dibaca SKPD
5) Perjanjian Pemerintah Provinsi Jawa Timur dengan pihak ketiga
6) Informasi dan kebijakan yang disampaikan Pejabat Pemerintah Provinsi Jawa Timur
dalam pertemuan yang terbuka untuk umum
7) Prosedur kerja pegawai Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang berkaitan dengan
pelayanan masyarakat; dan/ atau
8) Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam undang-
undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Informasi yang dikecualikan
Dalam pengelompokkan informasi yang dikecualikan, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Informasi yang tidak boleh dibuka atau dikecualikan:
1) Informasi yang bisa menghambat proses penegakan hukum
2) Informasi yang dapat mengganggu kepentingan perlindungan HAKI dan perlindungan
persaingan usaha tidak sehat
3) Informasi yang dapat membahayakan pertahanan dan keamanan negara
4) Informasi yang dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional
b. Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam Undang Undang
Nomor 14 Tahun 2008 Pasal (17) dan (18) :
1) Dapat menghambat Proses Penegakan Hukum
2) Dapat Mengganggu Kepentingan Perlindungan Hak Atas Kekayaan Intelektual dan
Perlindungan dari Persaingan Usaha Tidak Sehat
3) Dapat membahayakan Pertahanan dan Keamanan Negara
4) Dapat mengungkapkan Kekayaan Alam Indonesia
5) Dapat merugikan Ketahanan Ekonomi Nasional
6) Dapat merugikan kepentingan Hubungan Luar Negeri
7) Memorandum atau surat-surat antar badan publik atau intra Badan Publik, yang menurut
sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan Komisi Informasi atau Pengadilan
8) Informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang Undang
9) Dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir
ataupun wasiat seseorang
10) Dapat mengungkap rahasia pribadi
c. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokkan informasi yang
dikecualikan:
21
1) Ketat, artinya untuk mengkatagorikan informasi yang dikecualikan harus benar-benar
mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan obyektivitas
2) Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada informasi tertentu
untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenangan
3) Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika
kepentingan publik yang lebih besar menghendakinya
d. Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential harm test) yang
mendasari penentuan suatu informasi harus dirahasiakan apabila informasi tersebut dibuka
e. Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat dibuka atau ditutup secara obyektif, maka
metode sebagaimana tersebut pada point c dilengkapi dengan uji kepentingan publik
(balancing public interest test) yang mendasari penentuan informasi harus ditutup sesuai
dengan kepentingan publik
f. Pengklasifikasian akses informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi
informasi dari sisi politik, ekonomi, sosial budaya, dan pertahanan keamanan
g. Usulan klasifikasi akses informasi yang bersifat ketat dan terbatas sebagaimana dimaksud
pada huruf b angka (1) dan (2) tersebut diatas, diajukan oleh SKPD yang memiliki
kemandirian dalam mengelola kegiatan, anggaran dan administrasi
h. Penetapan sebagaimana tersebut pada huruf b angka (3) dilakukan melalui rapat pimpinan i.
Contoh : Informasi yang dikecualikan
No. Jenis Klasifikasi/ Bidang Yang
Dikecualikan Alasan Jangka Waktu
1. Kerahasiaan identitas dan data
kesehatan pribadi pasien
1. Pasal 22 ayat (1) b Peraturan
Pemerintah Nomor 32 Tahun
1996 tentang Tenaga
Kesehatan diatur bahwa bagi
tenaga kesehatan jenis
tertentu dalam melaksanakan
tugas profesinya
berkewajiban untuk menjaga
kerahasiaan identitas dan
data kesehatan pribadi
pasien. 4. Kode Etik
Kedokteran dalam pasal 12
menetapkan: “setiap dokter
wajib merahasiakan sesuatu
yang diketahuinya tentang
seorang penderita bahkan
22
juga setelah penderita itu
meninggal dunia”.
2. Peraturan Menteri Kesehatan
Nomor 269/Menkes/Per/III
/2008 Tentang Rekam Medis
sebagai berikut: Informasi
tentang identitas, diagnosis,
riwayat penyakit, riwayat
pemeriksaan dan riwayat
pengobatan
2. Pengadaan Barang dan Jasa UU No.14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik,
pasal 17 huruf J; informasi yang
tidak boleh diungkapkan
berdasarkan Undang-Undang,
yaitu:
Perpres No. 54 Tahun 2010,
Pasal 66 ayat (3) nilai total HPS
bersifat terbuka dan tidak
rahasia.
a. Pasal 17 huruf b : Informasi
Publik yang apabila dibuka dan
diberikan kepada pemohon
informasi publik dapat
mengganggu kepentingan
perlindungan hak atas kekayaan
intelektual dan perlindungan dari
persaingan usaha tidak sehat
b. Pasal 17 huruf h, angka 3:
kondisi keuangan, aset,
pendapatan, dan rekening bank
seseorang
c. Pasal 17 huruf h, angka 4:
hasil-hasil evaluasi sehubungan
dengan kapabilitas,
intelektualitas, dan rekomendasi
kemampuan seseorang
23
E. PENDOKUMENTASIAN INFORMASI
Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan
dan/ atau keterangan yang dibuat dan/ atau diterima oleh SKPD di lingkungan Pemerintah
Provinsi Jawa Timur guna membantu PPID dalam melayani permintaan informasi.
Pendokumenatsian informasi dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan
bidang kearsipan dan peraturan di bidang tata persuratan yang berlaku di lingkungan Pemerintah
Provinsi Jawa Timur
Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi:
1. Deskripsi Informasi
Setiap SKPD membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi
2. Verifikasi Informasi
Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya
3. Otentikasi Informasi
Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan
kerja
4. Kodefikasi Informasi
a. Untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan, maka dilakukan kodefikasi
b. Metode pengkodean ditentukan oleh masing-masing SKPD
5. Penataan dan Penyimpanan Informasi
F. PELAYANAN INFORMASI
1. Mekanisme Pelayanan Informasi
Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/ pengguna informasi
publik, PPID melalui desk layanan informasi publik, memberikan layanan langsung dan
layanan melalui media cetak dan elektronik:
a. Layanan informasi secara langsung, yaitu layanan informasi publik yang dikategorikan
wajib tersedia setiap saat, dengan mekanisme pelayanan sebagai berikut:
b. Layanan informasi melalui media baik online maupun cetak, yaitu informasi publik yang
tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui website Dinas Komunikasi dan
Informatika Provinsi Jawa Timur dan media cetak yang tersedia
2. Jangka Waktu Penyelesaian
a. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan
setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan
b. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak
permohonan diterima oleh PPID. PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui
pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan ini meliputi permintaan informasi diterima,
24
permintaaan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan
diterima atau ditolak
c. Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat- lambatnya 7 (tujuh) hari
kerja sejak tanggapan pertama diberikan
d. Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan
materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk soft copy atau
data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau
perekaman. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan
dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP
G. PROGRAM KERJA PPID
Dalam melaksanakan agenda kerja Tim PPID perlu melakukan kegiatan komunikasi
sebagai berikut:
No Kegiatan Bulan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Koordinasi internal
2 Koordinasi lintas sektoral
3 Koordinasi dengan Provinsi
4 Siaran Pers/ Release/
Pengumuman tanggapan Pers
(Klarifikasi Informasi)
5 Monitoring Isu Publik dari :
Media Online
Media cetak
Media Penyiaran
6 Penerbitan media tercetak internal
seperti majalah/tabloid/buletin
7 Pembuatan Media tercetak seperti
leaflet/booklet
8 Media visit
9 Media gathering
10 Press tour
11 Konferensi pers
12 Dialog Interaktif
Radio
Televisi
25
13 Forum Sosialisasi/ Advokasi
14 Penyediaan iklan layanan
masyarakat di
Radio
Televisi
15 Advertorial
16 Media luar ruangan
17 SMS center
18 Turun kebawah (TURBA) untuk
menjaring aspirasi masyarakat
19 Media tradisional
H. PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI
Mekanisme Penyelesaian Sengketa Informasi:
1. PPID yang akan menolak memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan, dengan prosedur sebagai berikut:
- PPID mempersiapkan daftar pemohon dan/ atau pengguna informasi yang akan ditolak;
- PPID mengadakan rapat koordinasikan dengan melibatkan SKPD yang terkait paling
lambat 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima PPID;
- Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh
seluruh peserta rapat;
- Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik
2. PPID yang akan memberikan tanggapan atas keberatan yang disampaikan pemohonan
informasi publik secara tertulis:
- PPID mempersiapkan daftar keberatan yang disampaikan pemohon dan/ atau pengguna
informasi
- PPID mengadakan rapat koordinasi dengan melibatkan SKPD yang terkait paling lambat
3 hari kerja setelah surat permohonan diterima PPID
- Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh
seluruh peserta rapat
- Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik
3. Penyelesaian sengketa informasi:
- PPID menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa informasi
- PPID menyusun kajian dan pertimbangan hukum untuk disampaikan kepada atasan PPID
- Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi, PTUN, dan MA, maka PPID
melakukan pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa informasi
4. Mekanisme Penanganan Gugatan
26
Sesuai pasal 35 UU No. 14/2008, setiap Pemohon Informasi Publik berhak mengajukan
gugatan atas layanan informasi yang diterimanya. Prosedur Penanganan Gugatan atas Sengketa
Informasi di Setjen Wantannas dapat digambarkan sebagai berikut:
Keberatan:
Secara singkat mekanisme pengajuan keberatan dapat digambarkan sebagai berikut:
Mekanisme pengajuan Keberatan adalah sebagai berikut:
a. Pemohon mengajukan pernyataan keberatan secara tertulis paling lambat 30 hari kerja
setelah ditemukannya alasan-alasan sebagai berikut:
1) Penolakan atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualian
2) Tidak disediakannya informasi berkala
3) Tidak ditanggapinya permintaan informasi
4) Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta
5) Tidak dipenuhinya permintaan informasi
6) Pengenaan biaya yang tidak wajar
7) Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang ditentukan oleh Undang-Undang
No. 14/2008.
b. Permohonan keberatan dapat dilakukan di meja layanan informasi secara lisan maupun
tertulis.
c. Pemohon Informasi wajib mengisi Register Keberatan (Lampiran 9) yang sekurang-
kurangnya memuat:
1) Nomor
2) Tanggal diterimanya keberatan
3) Identitas lengkap pengaju keberatan
4) Alasan pengajuan keberatan
5) Waktu pemberian tanggapan keberatan
6) Nama dan tanda tangan pengaju keberatan serta petugas yang menerim pengajuan
keberatan.
Dalam hal keberatan diajukan secara lisan, Petugas Informasi mengisikan formulir di atas
berdasarkan keterangan pemohon dan ditandatangani oleh pemohon.
d. Unit kerja yang menerima pengaduan menyampaikan surat keberatan kepada PPID
selaku koordinator. Petugas Informasi mencatat informasi tersebut dalam Buku Daftar
Keberatan dengan mencantumkan referensinya.
e. Petugas Informasi Pusat menyampaikan surat keberatan kepada PPID untuk disampaikan
kepada atasan PPID untuk mengambil kebijakan untuk menguatkan keputusan PPID
atau menggugurkannya.
27
f. Jika Atasan PPID menggugurkan keputusan PPID, informasi yang diminta segera
diserahkan kepada Pemohon.
g. Apabila Atasan PPID menguatkan putusan PPID, maka dapat memberikan tanggapan
atas keberatan tersebut secara tertulis disertai alasannya.
h. Tanggapan disampaikan oleh PPID kepada Petugas Informasi Unit Kerja Setjen
Wantannas untuk dicatat dan dikirimkan dengan surat tercatat. Surat Tanggapan
Keberatan sekurang-kurangnya memuat:
1) Tanggapan pembuatan surat tanggapan atas keberatan;
2) Nomor surat tanggapan atas keberatan;
3) Tanggapan/jawaban tertulis Pimpinan Badan Publik atas keberatan yang diajukan
4) Perintah kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang bersangkutan
apabila keberatan dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya
5) Jangka waktu pelaksanaan perintah sebagaimana dimaksud pada angka 4
i. Tanggapan dikirimkan paling lambat 30 hari kerja sejak diterimanya keberatan.