Post on 15-Nov-2020
Modul 2Penggunaan Teknologi Informasi
Untuk Keunggulan KompetitifTUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) :
Setelah mempelajari Modul ke-2, mahasiswa diharapkan mampu :
Mengidentifikasi elemen-elemen lingkungan dari perusahaan;
Menjelaskan hubungan antara elemen lingkungan dengan perusahaan.
Menjelaskan paradigma popular mengenai keunggulan kompetitif.
Menganalisis tercapainya keunggulan kompetitif bagi perusahaan.
Menyebutkan dan menjelaskan sumberdaya informasi dan pengelolanya.
Menjelaskan makna konsep chief information officer (CIO) !
Menjelaskan peranan teknologi informasi bagi perusahaan !
Menjelaskan mengenai pentingnya perencanaan strategis dalam rangka
tercapainya keunggulan kompetitif !
Menjelaskan pendekatan yang dapat dilakukan dalam proses perencanaan
strategis sumberdaya informasi.
Menjelaskan apa yang dimaksud dengan end-user computing (EUC).
Menyebutkan dan menjelaskan pengelompokan EUC.
Menjelaskan unsur-unsur yang membentuk konsep manajemen sumberdaya
informasi (IRM).
1. PENDAHULUANDalam upaya mencapai keberhasilan, para manajer sangat menyadari
pengaruh lingkungan perusahaan (organisasi). Perusahaan (organisasi) dihubungkan
dengan elemen-elemen lingkungan melalui arus sumberdaya fisik maupun
konseptual. Perusahaan (organisasi) berusaha memperoleh keunggulan kompetitif
dengan mengelola arus sumberdaya (termasuk informasi). Strategi keunggulan
kompetitif berfokus pada arus masuk dari pemasok dan arus keluar melalui saluran
distribusi ke pelangan.
Sumberdaya informasi tidak hanya sekedar data dan informasi, melainkan
mencakup pula perangkat keras, peripheral, perangkat lunak, para spesialis
informasi, dan para pemakai informasi.
Ketika manajer menyadari bahwa informasi sebagai suatu sumberdaya
strategis, mereka menetapkan berbagai kebijakan untuk menerapkan sumberdaya
tersebut secara strategis dan menindaklanjutinya. Sehingga akan memberikan
keyakinan bahwa kebijakan tersebut dijalankan. Aktivitas tersebut dinamakan
dengan manajemen sumberdaya informasi (information resources management –
Modul ke-2 / Hal.1
IRM). IRM merupakan konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan
kompetitif lain, yaitu CIO, SST, SPIR, dan end-user computing. Dengan demikian
IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.
2. PERUSAHAAN DAN LINGKUNGAN SEKITARNYAPerusahaan adalah suatu system fisik yang dikelola dengan menggunakan
system konseptual. System fisik perusahaan adalah system lingkaran tertutup, dalam
arti dikendalikan oleh manajemen, dengan menggunakan infnormasi umpan balik
untuk menyakinkan bahwa tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan system
terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya. Sebuah perusahaan akan
mengambil sumberdaya dari lingkungan, mengubah sumberdaya menjadi produk
dan atau jasa lalu mengembalikannya ke lingkungan kembali.
Secara umum setiap lingkungan akan memiliki 8 elemen linkungan sebagai
berikut :
Pemasok, yang menyediakan berbagai macam sumberdaya yang digunakan
perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa.
Pelanggan, yang menggunakan produk dan jasa dan calon pemakai.
Serikat Pekerja, organisasi bagi tenaga kerja terampil dan tidak terampil yang
mengoperasionalkan jalannya perusahaan.
Masyarakat/Lembaga Keuangan, yang menjadi sumber dana perusahaan.
Pesaing, perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama
Pemegang saham atau Pemilik, orang-orang yang menanamkan modal di
perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.
Pemerintah, baik di tingkat pusat, daerah dan local yang memberikan kendala-
kendala dalam bentuk UU dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan
berupa pembelian, informasi dan dana.
Masyarakat global, daerah operasi perusahaan.
Aliran sumberdaya dapat dibagi menjadi beberapa jenis. Pertama aliran
sumberdaya yang utama, dan kedua ialah aliran sumberdaya yang tidak boleh
terjadi.
Modul ke-2 / Hal.2
Perusahaan
PemerintahMasyarakatKeuangan
Pemasok
SerikatPekerja
Pemegang Saham/Pemilik
Pesaing
Pelanggan
MasyarakatGlobal
InformasiUangTenagaMaterial
Gambar 2.1. Hubungan Perusahaan dengan Linkungannya
Berdasarkan diagram hubungan perusahaan dan seluruh elemen
lingkungannya (lihat Gambar 2.1) nampak bahwa beberapa sumberdaya mengalir
lebih cepat daripada lainnya. Sumberdaya yang alirannya paling sering adalah :
Arus iformasi dari pelanggan
Arus material kepada pelanggan
Selain itu terdapat sumberdaya yang alirannya paling jarang, yaitu :
Arus material ke pemasok (pengembalian)
Arus pekerja ke pesaing
Namun, bila kita perhatikan secara seksama terdapat satu-satunya
sumberdaya yang menghubungkan perusahan dengan semua elemen lingkungannya,
yaitu informasi.
Istilah yang berkaitan dengan elemen lingkungan dikenal dengan keunggulan
kompetitif (competitive advantage). Pada bidang komputer, keungulan kompeititf
mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasar. Hal
tersebut didasari bahwa perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan
sumberdaya fisik saat terlibat dalam persaingan. Justru dengan penggunaan
sumberdaya konseptual – data dan informasi – akan lebih unggul dalam
persaingannya. Dengan demikian, manajer perusahaan akan menggunakan
sumberdaya konsepual maupun fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.
3. PERANAN TI DALAM ORGANISASI
Modul ke-2 / Hal.3
Teknologi informasi bagi organisasi atau perusahaan paling tidak memiliki
tiga (3) peranan utama, yaitu :
a. Looking Inward;
Teknologi informasi akan memandang perlu adanya perbaikan proses atau
struktur di dalam organisasi. Pendekatan yang dilakukan adalah dengan
menggunakan metode Rancang Ulang Proses Bisnis (Business Process
Reengineering – BPR) atau melalui metode Restrukturisasi Organisasi.
Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada Modul ke 3.
b. Looking Outward
Teknologi informasi akan mendorong peningkatan penjualan produk atau
jasa serta pelayanan sehingga memiliki keunggulan yang kompetitif.
Banyak cara untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, antara lain melalui :
Penyediaan barang dan jasa yang murah.
Penyediaan barang dan jasa yang lebih baik daripada pesaing.
Memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu.
Dulu, perusahaan mengandalkan sumberdaya fisik untuk mendapatkan
keunggulan kompetitif. Sekarang, perusahaan lebih mengandalkan
sumberdaya konseptual untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Hal
tersebut ditandai dengan banyak bidang usaha mempergunakan informasi
untuk mendapatkan pengaruh di pasaran (misalnya promosi melalui iklan-
iklan media cetak maupun elektronik, yang memanfaatkan teknologi
informasi dalam bentuk multimedia).
Faktor pemicu dioptimalkannya sumberdaya konseptual dalam mencapai
keunggulan kompetitif dari hasil produk/jasa dan pelayanan, yaitu :
• Ketidak-puasan dengan sumberdaya fisik yang dimiliki.
• Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan
kompetitif terus menerus.
• Pelanggan merupakan sumber informasi yang penting.
Salah satu bentuk usaha yang dilakukan adalahnya dengan digunakannya
konsep marketspace. Konsep tersebut memiliki perbedaan yang mendasar
dengan konsep marketplace. Pada marketplace, diutamakan tempat dimana
barang/jasa tsb berada. Sedangkan marketspace mengutamakan informasi
mengenai barang/jasa tersebut.
Dalam menerapkan konsep marketspace tersebut digunakan suatu strategi,
yakni Creating value, dengan value dihasilkan oleh 3 komponen : content,
context, dan infrastructure. Selnajutnya dilakukan Virtual value chain, yakni
memanfaatkan informasi dalam setiap tahapan perubahan, yang
membutuhkan pengumpulan, pengorganisasian, pemilihan, pengolahan dan
pendistribusian data dan informasi.Modul ke-2 / Hal.4
c. Looking Across
Membuat hubungan antar/dengan organisasi lain yang dikenal dengan istilah
Interorganizational system – IOS. Langkah tersebut dilakukan dengan
memanfaatkan metodologi pertukaran data elektronik (electronic data
interchange – EDI). Pembahasan lebih lanjut mengenai konsep IOS dan EDI
akan dijabarkan pada Modul ke 3.
4. Sumberdaya InformasiPandangan yang mengatakan bahwa data dan informasi merupakan
sumberdaya utama yang harus dikelola dengan baik sebagimana sumberdaya utama
lainnya adalah merupakan pendekatan yang positif untuk penggunaan komputer.
Dengan perkataan lain, bahwa mengelola data (input) dengan bantuan komputer hal
tersebut berarti mengelola informasi (output) yang dimiliki. Selain itu, muncul lagi
pandangan tambahan lainnya yakni pandangan bahwa kita dapat mengelola
informasi dengan mengelola sumberdaya yang menghasilkan informasi (information
processor).
Adapun jenis-jenis sumberdaya informasi, yaitu :
Perangkat keras komputer (Hardware)
Perangkat lunak komputer (Software)
Spesialis informasi
Pemakai
Fasilitas
Database, dan
Informasi
Ketika para manajer organisasi (perusahaan) memutuskan untuk
menggunakan informasi dalam mencapai keunggulan kompetitif, dan mereka harus
menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumberdaya informasi.
Beberapa perusahaan/organisasi yang menggunakan komputer, akan
menempatkan tanggung jawab pengelolaan informasi pada suatu unit khususyang
terdiri dari para spesialis informasi. Unit tersebut dikelola oleh seorang manajer
yang berstatus wakil direktur.
Istilah CEO (chief executive officer) adalah orang yang memiliki pengaruh
paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur
utama atau ketua dewan direksi. Selain itu juga dikenal istilah CFO (chief financial
officer), COO (chief operating system), dan CIO (chief information officer).
Istilah CIO mempunyai pengertian lebih dari sekedar sutu gelar. CIO adalah
manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya
untuk memecahkan masalahyang berkaitan dengan sumberdaya informasi tetapi juga
berbagai bidang lain dari operasi perusahaan/organisasi.
Modul ke-2 / Hal.5
Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai CIO paling tidak
dengan mengikuti saran-saran berikut :
Alokasikan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya,
bukan hanya teknologinya.
Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini. Jangan
menunggu hingga diundang.
Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
Jelaskan biaya-biaya information systems (IS) dalam istilah-istilah bisnis.
Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
Jangan bersifat defensive.
Ketika perusahaan semakin banyak memperoleh sumberdaya informasi dan
tersebar diseluruh perusahaan, tugas manajemen sumberdya informasi menjadi lebih
rumit. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada pundak CIO, tetapi
juga pada semua manajer dalam perusahaan tersebut.
5. PERENCANAAN STRATEGIS INFORMASIPerencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis,
karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang
paling menguntungkan dalam lingkungannya. Selain itu juga menentukan strategi-
strategi untuk mencapai tujuan tersebut.
Perencanaan strategis juga disusun pada bidang-bidang fungsional
perusahaan yang akan merinci bagaimana bidang-bidang tersebut akan mendukung
perusahaan dalam mencapai tujuan strategisnya. Bentuk hubungannya tampak pada
Gambar 2.2. Pendekatan yang dilakukan bisa dalam bentuk masing-masing yang
saling terlepas antar bidang yang dikenal dengan Transformasi kumpulan strategi
(strategy set transformation). Pendekatan lainnya yaitu dengan konsep perencanaan
strategis sumberdaya informasi (strategic planning for information resources –
SPIR).
Modul ke-2 / Hal.6
Keterangan :
: aliran informasi dan pengaruh
Gambar 2.2. Hubungan Perencanaan Strategis Bidang Fungsional
Ketika jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis,
pendekatan yang dianjurkan adalah dengan langkah 1 atau langkah 2.
Langkah 1 :
Mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan,
yang disebut dengan kumpulan strategi organisasi (organizational strategy
set), atau
Langkah 2 :
Rencana jasa informasi yang dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan
disebut kumpulan strategi system infromasi manajemen (MIS strategic
set) dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi.
Kedua pendekatan tersebut dikenal dengan istilah transformasi kumpulan
strategi (strategic set transformation). Adapun kelemahannya yaitu bahwa
kenyataannya bidang-bidang fungsional tidak selalu memiliki sumberdaya untuk
menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan. Secara diagram proses tersebut
dapat dilihat pada Gambar 2.3.
Modul ke-2 / Hal.7
Rencana Strategis
SD Informasi
Rencana Strategis
SD Keuangan
Rencana Strategis
SD Pemasaran
Rencana Strategis
SD Manufaktur
Rencana Strategis
SD Manusia
Gambar 2.3. Pendekatan Transformasi Kumpulan Strategis
Solusi untuk masalah tidak memadainya sumberdaya informasi adalah
dengan teknik perencanaan strategis sumberdaya informasi (strategic planning for
information resources – SPIR). Ketika perusahaan menerapkan SPIR, rencana
strategis untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan secara bersamaan.
Rencana perusahaan mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa
informasi, dan rencana jasa informasi mencerminkan kebutuhan dukungan system di
masa depan. Proses perencanaan tampak pada Gambar 2.4.
Proses dalam SPIR dilalui dengan langkah mengidentifikasi, menentukan,
mendapatkan dan mengelola sumberdaya informasi apa yang akan dibutuhkan di
masa yang akan datang pada perusahaan.
Gambar 2.4. Proses Perencanaan Strategis Sumberdaya Informasi (SPIR)
6. END-USER COMPUTINGTidak semua orang yang ikut serta dalam End-user computing (EUC)
memiliki tingkat pengetahuan yang sama tentang komputer. Konsep EUC dapat
dilihat kembali pada Modul ke-1. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi
4 (empat) golongan berdasarkan tingkat kemampuan komputer mereka, yaitu :
Modul ke-2 / Hal.8
Tujuan SistemKendala SistemStrategi rancangansistem
MisiTujuanStrategiElemen lainStrategi organisasi
Kelompok StrategiOrganisasi
Proses PerencanaanStrategis SIM
Kelompok StrategiSIM
SumberdayaInformasi dan
Strategi IS
Strategi
Bisnis
Pengaruh pada SD Informasi
Pengaruh padaStrategi Bisnis
a. Pemakai akhir tingkat menu (menu level end-users);
Sebagian end-users tidak mampu membuat perangkat lunak mereka
sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan
menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh perangkat lunak
berbasis windows dan Mac.
b. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users);
Sebagian end-users memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak
jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Mereka dapat menggunakan
bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi
aritmatika dan logika pada data.
c. Pemakai akhir tingkat programmer (end-user programmers);
Sebagian end-users dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman
seperti BASIC, PASCAL, atau C++ dan dapat mengembangkan
program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.
d. Personil pendukung fungsional (functional support personnel).
Di sejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari
unit-unit fungsional, bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung
fungsional tersebut adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya,
tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada
manajer fungsional mereka.
Dua unsur penting menjadi ciri pada 4 (empat) tingkatan kemampuan dari
para pemakai akhir, yaitu :
i. semua tingkat memiliki kemampuan mengembangkan berbagai aplikasi.
ii. Tidak seorangpun yang merupakan anggota dari organisasi jasa
informasi.
Sebagian besar aplikasi EUC telah dibatasi pada system pendukung
keputusan (decission support systems – DSS) yang relative mudah dan aplikasi
kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan. Selebihnya adalah tanggung
jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam
mengembangkan :
Aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM);
Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi (SIA);
DSS yang rumit;
Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan organisasi;
System berbasis pengetahuan.
Modul ke-2 / Hal.9
Penerapan EUC memberikan manfaat sebagai berikut :
• Mengurangi beban kerja para information specialist.
• Mengurangi kesenjangan komunikasi antara user dan information
specialist.
Akibat dari manfaat tersebut akan menghasilkan pengembangan system yang
lebih baik dibandingkan jika spesialis informasi berusaha mengerjakan sebagian
besar pekerjaan tersebut sendiri.
Selain manfaat yang dihasilkan, penerapan EUC yang dilakukan sendiri oleh
pemakai ternyata dapat menimbulkan beberapa risiko, yaitu :
• Sistem yang dihasilkan tidak sesuai dengan tujuan;
End-user mungkin akan menggunakan komputer untuk aplikasi yang
seharusnya dilakukan dengan cara lain, misalnya secara manual.
• Sistem yang dihasilkan, rancangan dan dokumentasinya buruk;
Kemampuan end-users tidak dapat menandingi profesionalisme spesialis
informasi dalam hal merancang system. Selain itu end-users sering
mengabaikan perlunya dokumentasi rancangan system agar dapat
dipelihara.
• Penggunaan sumberdaya informasi tidak efisien;
Bila tidak ada pengendalian terpusat akan mengakibatkan adanya
perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak kompatibel dan
berlebihan.
• Data tidak terintegrasi;
Bila kurang hati-hati dalam memasukkan data ke adalam database
perusahaan maka memungkinkan akan terjadinya kehilangan data yang
berkualitas. Sehingga outputnya akan terkontaminasi yang dapat
menyebabkan manajer membuat keputusan yang keliru.
• Tidak adanya data security.
End-users mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya,
sehingga para criminal komputer dapat mengakses system dengan
berbagai cara yang mengakibatkan membahayakan perusahaan.
• Tidak adanya pengendalian;
Pengembangan system dilakukan untuk memenuhi kebutuhan mereka
sendiri tanpa menyesuaikan pada rencana yang memastikan pada
dukungan komputer bagi perusahaan.
Risiko-risiko tersebut dapat berkurang jika proses pengembangan systemnya
dilakukan oleh unit jasa informasi, karena adanya pengendalian terpusat.
End-users computing merupakan suatu fenomena yang tidak akan hilang.
Sebaliknya, pengaruhnya akan semakin meningkat. Karena manfaat potensialnya, Modul ke-2 / Hal.10
perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumberdaya informasi
yangmemungkin EUC untuk tumbuh dan berkembang. Mengenai risiko, jenis
pengendalian yang sama dengan yang telah bekerja baik pada jasa informasi harus
diterapkan pada area pemakai.
7. KONSEP MANAJEMEN SUMBERDAYA INFORMASISumberdaya informasi jauh melampaui informasi itu sendiri. Hal tersebut
karena adanya bentuk dasar untuk mengelola semua sumberdaya informasi.
Manajemen sumberdaya informasi (information resources management – IRM)
adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam
perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola
sumberdaya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
Meskipun seorang pemakai individu dapat mempraktekan IRM, pendekatan
paling efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan rencana formal yang harus
diikuti setiap orang. Agar perusahaan sepenuhnya dapat mencapai IRM, perlu
adanya serangkaian kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi :
• Menyadari bahwa keunggulan kompetitif akan tercapai melalui SD
informasi yang unggul;
Melalui pengelolaan sumberdaya informasi akan mencapai keunggulan
kompetitif atas pesaingnya.
• Menyadari bahwa jasa informasi bidang fungsional utama;
Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama
pentingnya dengan bidang fungsional utama lainnya, seperti keuangan,
dan pemasaran.
• Menyadari bahwa CIO adalah eksekutif puncak;
CIO memberi kontribusi, jika memungkinkan pada pemecahan masalah
yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan (bukan hanya operasi
jasa informasi). Hal tersebut ditunjukkan dengan menyertakan CIO
dalam komite eksekutif.
• Memperhatikan SD informasi dalam membuat perencanaan strategis;
Para eksekutif yang terlibat dalam perencanaan strategis perusahaan,
mereka memperhatikan sumberdaya informasi yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan strategis.
• Rencana strategis formal untuk sumberdaya informasi;
Terdapat rencana formal untuk memperoleh dan mengelola
sumberdaya informasi. Sumberdaya tersebut harus mencakup yang
berada pada area pemakai maupun jasa informasi.
• Adanya strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing;
Modul ke-2 / Hal.11
Rencana strategis sumberdaya informasi membahas cara membuat
sumberdaya informasi tersedia bagi pemakai akhir, dan tetap
mempertahankan pegendalian atas sumberdaya tersebut.
Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak terpisah, tetapi bekerja
sama secara terkoordinasi. Adapun komponen dasar dalam penerapan IRM, yakni :
a. Lingkungan perusahaan;
Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang atau pengaruh
untuk mencapai keunggulan kompetitif. Para eksekutif menuadari
perlunya mengelola arus sumberdaya sebagai cara untuk memenuhi
sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang
kompetitif.
b. Eksekutif perusahaan;
CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan
perusahaan mencapai tujuannya dalam bentuk perencaan strategis.
c. Bidang/area fungsional;
Jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan
setiap bidang bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis
yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satunya adalah
rencana strategis sumberdaya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa
informasi bekerja sama dengan bidang fungsional lainnya.
d. Sumberdaya informasi;
Rencana strategis sumberdaya informasi menggambarkan bagaimana
semua sumberdaya informasi diperoleh dan dikelola. Sebagian
dipusatkan dalam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan
diseluruh perusahaan dalam area pemakai.
e. Pemakai;
Data dan informasi mengalir antara sumberdaya informasi dan para
pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dalam EUC.
Hubungan komponen tersebut secara terintegrasi dapat digambarkan sebagaimana
Gambar 2.5.
Modul ke-2 / Hal.12
Gambar 2.5. Model Manajemen Sumberdaya Informasi - IRM
Gambar 2.5 memperlihatkan bagaimana tingkatan system mempengaruhi
manajemen sumberdaya informasi. Lingkungan membentuk supersistem
perusahaan. Manajer perusahaan pada tingkat puncak merencanakan strategis yang
mendorong perusahaan sebagai suatu system dalam mencapai tujuannya. Bidang-
bidang fungsional menggambarkan subsistem perusahaan, dan rencana-rencana
strategis mereka mendukung rencana strategis perusahaan. Semua rencana strategis
fungsional menjelaskan bagaimana sumberdaya informasi disediakan bagi para
pemakai pada semua tingkatan.
8. IkhtisarLingkungan perusahaan terdiri dati 8 (delapan) elemen. Elemen-elemen
tersebut menggambarkan organisasi atau perseorangan, yang mencakup para
pemasok, pelanggan, serikat pekerja, masyarakat keuangan, pemegang saham atau
pemilik, pasaing, pemerintah dan masyarakat global. Elemen-elemen tersebut
membentuk supersistem yang lebih besar yang disebut masyarakat. Sumberdaya
akan mengalir anatar perusahaan dan elemen-elemn lingkungan.
Perusahaan dapat mencapai keungulan kompetitif dengan memproduksi
margin yang lebih besar dari pesaingnya. Margis tersebut adalah nilai produk atau
jasa dibandingkan biayanya.
Teknologi informasi bagi organisasi atau perusahaan paling tidak memiliki
tiga (3) peranan utama, yaitu Looking Inward, Looking Outward dan Looking
Outcross. Sekarang, perusahaan lebih mengandalkan sumberdaya konseptual untuk
mendapatkan keunggulan kompetitif. Salah satu bentuk usaha yang dilakukan
Modul ke-2 / Hal.13
Lingkungan Perusahaan
Eksekutif PerusahaanC I O Eksekutif lain
Sumberdaya InformasiSumberdaya Komputer
PusatSumberdaya Komputer
Tersebar
Pengaruh lingkungan
Pengaruh Intern RenStra perusahaan
Area FungsionalLayananInformasi
Keuang-an SDM Manufak
turMarketing
Renstra SD Informasi
Para pemakai end-user computing Pemakai lain
Data & Informasi
adalahnya dengan digunakannya konsep marketspace. Konsep tersebut memiliki
perbedaan yang mendasar dengan konsep marketplace. Pada marketplace,
diutamakan tempat dimana barang/jasa tsb berada. Sedangkan marketspace
mengutamakan informasi mengenai barang/jasa tersebut. Dalam menerapkan konsep
marketspace tersebut digunakan suatu strategi, yakni Creating value, dengan value
dihasilkan oleh 3 komponen : content, context, dan infrastructure. Selanjutnya
dilakukan Virtual value chain, yakni memanfaatkan informasi dalam setiap tahapan
perubahan, yang membutuhkan pengumpulan, pengorganisasian, pemilihan,
pengolahan dan pendistribusian data dan informasi.
Sumberdaya informasi mencakup perngkat keras, perangkat lunak, fasilitas,
database, apesialis informasi, informasi dan pemakai. Sumberdaya yang
ditempatkan dalam jasa informasi dikelola oleh CIO. Konsep CIO mengakui
manajer jasa informasi sebagai seorang eksekutif. Sumberdaya informasi yang
terletak di luar jasa informasi dikelola oleh para manajer area pemakai.
Semua manajer membuat rencana, dan eksekutif terlibat dalam perencanaan
strategis jangka panjang.usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk
jasa informasi disebut transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation).
Walau metode tersebut masih dipraktekan, tidak ada jaminan bahwa sumberdaya
informasi yang dibutuhkan tersedia.masalah tersebut dapat dipecahkan dengan
mengembangkan rencana-rencana strategis untk perusahaan dan jasa informasi
secara bersamaan. Pendekatan tersebut dinamakan perencanaan strategis
sumberdaya informasi (strategic planning for information resources – SPIR). Hasil
dari SPIR adalah rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya informasi
bagi tiap subsistem CBIS pada periode yang tercakup dalam jangka waktu
perencanaan startegis.
Tugas SPIR menjadi semaki rumit karena meningkatnya end-user computing
– EUC. Tidak semua pemakai akhir memiliki kemampua yang sama. Sebagian
hanya dapat menggunakan menu, sebagian dapat menggunakan bahasa perintah, dan
ada yang memiliki keahlian pemrograman, serta sebagian lagi adalah spesialis
informasi yang ditempatkan pada area pemakai. Meskipun semakin banyak system
yang dikembangkan oleh pemakai akhir, system-sistem tersebut cenderung relative
sederhana, DSS, dan system OA yang dimaksudkan untuk individu. System-sistem
selebihnya tetap dikembangkan secara bersama-sama oleh pemakai dan spesialis
informasi.
EUC akan terus ada. EUC menguntungkan perusahaan dengan memindahkan
sebagian beban kerja pengembangan system kepada pemakai serta menjembatani
kesenjangan informasi. Risiko yang terdapat EUC berkaitan dengan system yang
buruk sasarannya, system yang rancangan dan dokumentasinya, penggunaan
sumberdaya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak efisien, hilngnya
Modul ke-2 / Hal.14
integritas data, dan hilangnya keamanan. Risiko-risiko tersebut dapat dikurangi
dengan pengendalian manajemen.
Gagasan bahwa semua manajer perusahaan harus terlibat dalam manajemen
informasi adalah suatu paradigma baru, yang disebut dengan manajemen
sumberdaya informasi (information resource management – IRM). IRM
berkembang jika :
a. Perusahaan memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan
kompetitif;
b. Para eksekutif menyadari bahwa jasa informasi sebagai suatu bidang
fungsional utama;
c. Para eksekutif menerima CIO dalam lingkungan elit mereka;
d. Para eksekutif memperhatikan sumberdaya informasi ketika membuat
perencanaan strategis;
e. Terdapat suatu rencana strategis sumberdaya informasi yang formal;
f. Rencana tersebut membahas end-user computing.
IRM adalah suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan
perusahaan, tingkatan manajemen, bidang-bidang fungsional, sumberdaya informasi,
dan para pemakai.
9. Pertanyaan / DiskusiJawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jelas !
1. Sebutkan elemen-elemen lingkungan perusahaan/organisasi !
2. Sebutkan elemen-elemen lingkungan yang berada pada unit kerja saudara
sebelum masuk PTIK !
3. Sebutkan sumberdaya yang alirannya paling sering terjadi pada hubungan
perusahaan dengan elemen lingkungannya !
4. Sebutkan sumberdaya yang alirannya paling jarang terjadi pada hubungan
perusahaan dengan elemen lingkungannya !
5. Sebutkan tiga peranan utama dari teknologi informasi bagi perusahaan atau
organisasi !
6. Jelaskan apa yang dimaksud dengan looking outward !
7. Jelaskan apa yang dimaksud dengan looking inward !
8. Jelaskan apa yang dimaksud dengan looking across !
9. Jelaskan perbedaan antara marketspace dengan marketplace !
10. Sebutkan beberapa cara untukmendapatkan keunggulan kompetitif !
11. Sebutkan tujuh jenis sumberdaya informasi !
12. Apa saja tugas atau peran CIO perusahaan ?
13. Apa yang dimaksud dengan transformasi kumpulan strategi ?Modul ke-2 / Hal.15
14. Sebutkan kelemahan utama dari transformasi kumpulan strategi !
15. Sebutkan elemen-elemen yang harus disertakan dalam rencana strategi
sumberdaya informasi !
16. Apa yang dimaksudkan dengan perencanaan strategis sumberdaya informasi
(SPIR) ?
17. Sebutkan dan jelaskan kelompok yang ada dalam end-user computing (EUC) !
18. Apa manfaat dari penerapan EUC ?
19. Sebutkan dan jelaskan risiko dari EUC ? dan bagaimana caranya mengurangi
risiko tersebut ?
20. Sebutkan dan jelaskan kondisi yang harus diciptakan agar manajemen
sumberdaya informasi (IRM) dapat tercapai !
21. Sebutkan dan jelaskan komponen dari dari model IRM !
22. Gambarkan hubungan antara komponen pada model IRM !
10. Latihan Penugasan PeroranganBerdasarkan pengalaman tugas Saudara di lapangan sebelum masuk ke PTIK
pada unit Saudara masing-masing.
Lakukanlah identifikasi elemen-elemen lingkungan unit saudara !
Tentukanlah bentuk aliran sumberdaya yang mengalir dari unit ke elemen serta
sebaliknya !
Apakah terdapat sumberdaya yang paling sering mengalir dan paling jarang !
Bagaimanakah bentuk identifikasi, perolehan, dan pengeloalaan serta
pendistribusian sumberdaya infromasi pada unit sauadara tersebut ? lakukanlah
analissnya !
11. Daftar Referensi[i]. McLeod, Raymond, Management Information System, 7th ed., Prentice Hall,
New Jersey, 1998.
[ii]. McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems
Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.
-----o0o-----
Modul ke-2 / Hal.16