Bagaimana Cara Menyimpan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Tanggal?

Oleh:Sihabudin, S.Pd.

A. Peralatan Yang perlu dipersiapkan

Peralatan yang perlu dipersiapkan dalam sistem tanggal, meliputi:

1.Lemari arsip/filling cabinet yang berlaci 12 (menurut aturan)

2.Guide 12 lembar (menurut aturan)

3.Folder 365 buah (menurut aturan)

4.Kartu indeks

5.Rak

B. Prosedur Menyimpan dan Menemukan Kembali Arsip

Dalam penyimpanan arsip dengan sistem tanggal, maka surat disimpan berdasarkan kode/tanggal surat, sebagai contoh berikut ini:

No. SuratUnit I

(Kd Laci)Unit II

(Kd Guide)Unit III

(Kd Folder)

1.Tanggal :14 Februari 2012

2012 Februari 14

2.Tanggal:4 September 2012

2012 September 4

1. Kode surat tanggal 14 Februari 2012 disimpan dalam:

Laci dengan kode 2012 Di belakang guide Februari Di dalam folder nomor 14

2. Kode surat tanggal 4 September 2012 disimpan dalam :

Laci dengan kode 2012 Di belakang guide September Di dalam folder nomor 4

Cara mengurutkan guide dan folder dalam laci sebagai berikut:Dalam laci yang berkode 2012 akan terdapat guide sebanyak 12 (Januari s.d. Desember). Dibelakang guide Januari terdapat folder sebanyak hari kerja dalam bulan Januari tersebut.Misalnya, dalam bulan Januari terdapat 24 hari kerja, maka jumnlah foldernya sebanyak 24 buah. Demikian pula pada bulan-bulan lainnya.

Sebagai ilustrasi perhatikan petunjuk gambar berikut ini!

susunan laci filling cabinet yang dipergunakan untuk beberapa tahun/periode

susunan laci filling cabinet yang dipergunakan dalam satu tahun saja

Susunan guide dan folder pada laci filling cabinet yang digunakan untuk beberapa tahun!

Susunan folder pada laci filling cabinet yang digunakan untuk untuk satu tahun

SEMOGA BERMANFAAT&

TERIMA KASIH