Post on 27-Jul-2020
MANUAL BOOK
DOKUMEN ASET
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
PROVINSI DKI JAKARTA
Sub Menu Dokumen Aset
ii
Jakarta, November 2019 Kepala Badan Pengelola Aset Daerah
Provinsi DKI Jakarta
Pujiono NIP. 196412301991121001
KATA PENGANTAR
Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan
kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder
demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya.
Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003,
dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi
informasi dalam mewujudkan Good Governance.
Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI
Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi
yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/
Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id/, salah
satunya adalah DOKUMEN ASET. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu)
DOKUMEN ASET ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi
terlaksananya fungsi e-government yang lebih baik dan fungsioanal.
Sub Menu Dokumen Aset
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ........................................................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................................... ii
PETUNJUK PENGGUNAAN SUB MENU DOKUMEN ASET .................................................. 1
A. FILE DIGITAL DOKUMEN ASET TANAH ....................................................................... 2
1. Membuka Dokumen Tanah .................................................................................. 2
2. Pengisian Detail Dokumen Tanah ........................................................................ 3
B. MAP TANAH ................................................................................................................ 4
c. REKAP JENIS DOKUMEN TANAH ................................................................................. 6
Sub Menu Dokumen Aset
1
PETUNJUK PENGGUNAAN
SUB MENU DOKUMEN ASET
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
Untuk menjaga aset yang dimiliki Pemprov, salah satunya dengan memanfaatkan sistem
digitalisasi, yang dapat di akses melalui situs http://aset.jakarta.go.id/. Dokumen aset berharga
milik Pemprov yang ada di Subbid Dokumentasi akan di scan atau duplikat dengan cara digital
terlebih dahulu. Sehingga bukti dokumen aset dimiliki secara otentik maupun dalam bentuk digital.
*Sebelum masuk ke langkah-langkah yang harus dilakukan, SKPD/UKPD memiliki hak akses data
berdasarkan tingkat kewenangan.
Akses domain pada http://aset.jakarta.go.id/ terlebih dahulu, kemudian akan muncul tampilan
seperti pada gambar seperti:
Gambar 1. Tampilan menu login pada web BPAD
Sub Menu Dokumen Aset
2
Kemudian pilih modul PENATAUSAHAAN → eDOKUMEN, seperti :
Setelah milih eDOKUMEN, maka akan seperti :
Username login menggunakan No. ID untuk pegawai BPAD
Sub Menu Dokumen Aset
3
Jika sudah login semua fasilitas akan tampil sesuai dengan hak aksesnya, tampilan awal yang
muncul setelah login menuju halaman dashboard, lalu dapat memilih menu Aset, dan memilih
submenu Dokumen Aset seperti di gambar dengan keterangan nomor 1 dan nomor 2.
Gambar 2. Tampilan menu pertama “File Digital Dokumen Aset Tanah”
A. File Digital Dokumen Aset Tanah
1. Membuka Dokumen Tanah
Pada menu ini Dokumen Digital dapat dipilih dan dilihat berdasarkan kolok dan nama
kelurahan. Selain pencarian melalui pilihan kolok dan nama kelurahan, dokumen dapat
dicari melalui kolom kata kunci pencarian. Fungsinya untuk memudahkan pencarian
dokumen, apabila daftar dokumen yang muncul seperti di bawah ini dalam jumlah banyak.
Gambar 3. Menu untuk memilih dokumen tanah berdasarkan kelurahan masing-masing SKPD/UKPD
Menu-menu yang terdapat di submenu Dokumen Aset antara lain: a) File Digital Dokumen Aset Tanah b) Map Tanah c) Rekap Jenis Dokumen Tanah
Kolom kata
kunci pencarian
Sub Menu Dokumen Aset
4
Setelah memilih Kolok dan nama kelurahan maka akan muncul:
Gambar 4. Daftar dokumen aset tanah berdasarkan kelurahan
Pada menu ini ditampilkan detail map untuk memudahkan memilih lokasi mana yang akan di
review. Pada kolom Peta Lokasi akan muncul icon berdasarkan Koordinat Map yang sudah
di input, yang akan menunjukan keberadaan lokasi aset tanah pada peta.
Untuk melihat dokumen yang dimiliki oleh masing-masing SKPD/UKPD, dapat menekan tombol
yg berada tepat di samping nomor MAP.
Maka akan muncul isian kolom-kolom detail dokumen digunakan untuk menambah atau
merubah dokumen tanah.
2. Pengisian Detail Dokumen Tanah
Gambar 5. Kolom-kolom detail dokumen tanah.
Sub Menu Dokumen Aset
5
Untuk merubah detail dokumen tanah, isian kolom-kolom seperti pada gambar di atas, dapat
diisi menggunakan karakter/huruf, dan numerik/angka.
Nomor Map, Nomor Sub Map, dan data lainnya di isi berdasarkan kondisi fisik yang dimiliki.
Jenis dokumen yang dapat diunggah antara lain:
1. Sertifikat an Pemerintah Provinsi DKI Jakarta
6. Eigendom
11. Kwintansi
2. Sertifikat an Instansi Pemerintah selain Pemerintah Provinsi DKI Jakarta
7. Sertifikat Hak Pengelolaan lahan
12. Dokumen Pendukung Lainnya
3. Surat Pelepasan Hak 8. BAST
13. Akta Jual Beli
4. Girik 9. PBB
14. Sertifikat Hak Milik
5. Verponding Indonesia
10. SHGB
15. SIPPT
Dan untuk mengecek dokumen yang telah berhasil diunggah, dapat memilih tombol ikon .Pdf
seperti pada gambar di atas, maka dokumen pdf akan terunduh.
Gambar 6. Contoh tampilan hasil unduh dokumen tanah
Salah satu tampilan
dokumen tanah yang
berhasil diunduh
dalam format .pdf
Sub Menu Dokumen Aset
6
B. Map Tanah
Pada menu ini menampilkan jumlah dokumen yang
terdaftar untuk melihat detail masing-masing
penempatan lokasi atau map tanah, SKPD/UKPD
dapat memilih dengan mengklik angka-angka pada
kolom Jumlah Dokumen, dan Jumlah Kolok.
Gambar 7. Daftar jumlah dokumen tanah dan jumlah kolok
berdasarkan kota/kabupaten
Di bawah ini merupakan salah satu contoh data
yang akan muncul jika memilih Map Tanah berdasarkan Kolok yang telah berhasil diunggah
dan sudah memiliki peta lokasi.
Gambar 8. Daftar dokumen aset tanah yang ditampilkan jika membuka menu jumlah kolok
Untuk memudahkan melihat pemetaan tanah, pada web BPAD ditampilkan peta lokasi yang
dapat menunjukan keberadaan masing-masing aset tanah. Peta ini dapat diperbesar dan
diperkecil untuk memperjelas lokasi.
Sub Menu Dokumen Aset
7
Gambar 9. Peta lokasi SKPD/UKPD yang terdaftar
Untuk memahami peletakan dokumen tanah pada Map, perlu dipahami arti dari simbol-
simbol/gambar bangunan yang muncul pada wilayah tersebut.
Keterangan simbol peta:
C. Rekap Jenis Dokumen Tanah
Perkantoran Balai Rakyat
Sekolah GOR
Taman Situ
Jalan Bangunan Sejarah
Puskesmas Lain-lain
Peta ini menampilkan
penempatan atau lokasi
SKPD/UKPD yang terdaftar
pada menu MAP Tanah,
dan ditandai dengan
simbol gambar bangunan.
Peta ini menampilkan
penempatan atau lokasi
SKPD/UKPD yang terdaftar
pada menu MAP Tanah,
dan ditandai dengan
simbol gambar bangunan.
Sub Menu Dokumen Aset
8
Pada sub menu ini berisikan rekapan jumlah dokumen tanah yang sudah terdaftar pada menu
Dokumen Tanah di web BPAD. Rekapitulasi bisa didapatkan dengan mengklik salah satu atau
ketiga ikon yang seperti pada gambar di bawah.
Keterangan:
1. Icon print: untuk mencetak
hasil rekapitulasi dokumen.
2. Icon Excel: untuk mengunduh data
rekapitulasi dalam format Excel.
3. Icon XML: untuk microsoft office
2007.
Gambar 10. Hasil unduh rekapitulasi jenis dokumen tanah dalam format excel
...::: Selesai :::...