MANUAL BOOK

DOKUMEN ASET

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

PROVINSI DKI JAKARTA

Sub Menu Dokumen Aset

ii

Jakarta, November 2019 Kepala Badan Pengelola Aset Daerah

Provinsi DKI Jakarta

Pujiono NIP. 196412301991121001

KATA PENGANTAR

Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan

kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder

demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya.

Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003,

dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi

informasi dalam mewujudkan Good Governance.

Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI

Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi

yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/

Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id/, salah

satunya adalah DOKUMEN ASET. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu)

DOKUMEN ASET ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi

terlaksananya fungsi e-government yang lebih baik dan fungsioanal.

Sub Menu Dokumen Aset

iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................................... ii

PETUNJUK PENGGUNAAN SUB MENU DOKUMEN ASET .................................................. 1

A. FILE DIGITAL DOKUMEN ASET TANAH ....................................................................... 2

1. Membuka Dokumen Tanah .................................................................................. 2

2. Pengisian Detail Dokumen Tanah ........................................................................ 3

B. MAP TANAH ................................................................................................................ 4

c. REKAP JENIS DOKUMEN TANAH ................................................................................. 6

Sub Menu Dokumen Aset

1

PETUNJUK PENGGUNAAN

SUB MENU DOKUMEN ASET

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

Untuk menjaga aset yang dimiliki Pemprov, salah satunya dengan memanfaatkan sistem

digitalisasi, yang dapat di akses melalui situs http://aset.jakarta.go.id/. Dokumen aset berharga

milik Pemprov yang ada di Subbid Dokumentasi akan di scan atau duplikat dengan cara digital

terlebih dahulu. Sehingga bukti dokumen aset dimiliki secara otentik maupun dalam bentuk digital.

*Sebelum masuk ke langkah-langkah yang harus dilakukan, SKPD/UKPD memiliki hak akses data

berdasarkan tingkat kewenangan.

Akses domain pada http://aset.jakarta.go.id/ terlebih dahulu, kemudian akan muncul tampilan

seperti pada gambar seperti:

Gambar 1. Tampilan menu login pada web BPAD

Sub Menu Dokumen Aset

2

Kemudian pilih modul PENATAUSAHAAN → eDOKUMEN, seperti :

Setelah milih eDOKUMEN, maka akan seperti :

Username login menggunakan No. ID untuk pegawai BPAD

Sub Menu Dokumen Aset

3

Jika sudah login semua fasilitas akan tampil sesuai dengan hak aksesnya, tampilan awal yang

muncul setelah login menuju halaman dashboard, lalu dapat memilih menu Aset, dan memilih

submenu Dokumen Aset seperti di gambar dengan keterangan nomor 1 dan nomor 2.

Gambar 2. Tampilan menu pertama “File Digital Dokumen Aset Tanah”

A. File Digital Dokumen Aset Tanah

1. Membuka Dokumen Tanah

Pada menu ini Dokumen Digital dapat dipilih dan dilihat berdasarkan kolok dan nama

kelurahan. Selain pencarian melalui pilihan kolok dan nama kelurahan, dokumen dapat

dicari melalui kolom kata kunci pencarian. Fungsinya untuk memudahkan pencarian

dokumen, apabila daftar dokumen yang muncul seperti di bawah ini dalam jumlah banyak.

Gambar 3. Menu untuk memilih dokumen tanah berdasarkan kelurahan masing-masing SKPD/UKPD

Menu-menu yang terdapat di submenu Dokumen Aset antara lain: a) File Digital Dokumen Aset Tanah b) Map Tanah c) Rekap Jenis Dokumen Tanah

Kolom kata

kunci pencarian

Sub Menu Dokumen Aset

4

Setelah memilih Kolok dan nama kelurahan maka akan muncul:

Gambar 4. Daftar dokumen aset tanah berdasarkan kelurahan

Pada menu ini ditampilkan detail map untuk memudahkan memilih lokasi mana yang akan di

review. Pada kolom Peta Lokasi akan muncul icon berdasarkan Koordinat Map yang sudah

di input, yang akan menunjukan keberadaan lokasi aset tanah pada peta.

Untuk melihat dokumen yang dimiliki oleh masing-masing SKPD/UKPD, dapat menekan tombol

yg berada tepat di samping nomor MAP.

Maka akan muncul isian kolom-kolom detail dokumen digunakan untuk menambah atau

merubah dokumen tanah.

2. Pengisian Detail Dokumen Tanah

Gambar 5. Kolom-kolom detail dokumen tanah.

Sub Menu Dokumen Aset

5

Untuk merubah detail dokumen tanah, isian kolom-kolom seperti pada gambar di atas, dapat

diisi menggunakan karakter/huruf, dan numerik/angka.

Nomor Map, Nomor Sub Map, dan data lainnya di isi berdasarkan kondisi fisik yang dimiliki.

Jenis dokumen yang dapat diunggah antara lain:

1. Sertifikat an Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

6. Eigendom

11. Kwintansi

2. Sertifikat an Instansi Pemerintah selain Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

7. Sertifikat Hak Pengelolaan lahan

12. Dokumen Pendukung Lainnya

3. Surat Pelepasan Hak 8. BAST

13. Akta Jual Beli

4. Girik 9. PBB

14. Sertifikat Hak Milik

5. Verponding Indonesia

10. SHGB

15. SIPPT

Dan untuk mengecek dokumen yang telah berhasil diunggah, dapat memilih tombol ikon .Pdf

seperti pada gambar di atas, maka dokumen pdf akan terunduh.

Gambar 6. Contoh tampilan hasil unduh dokumen tanah

Salah satu tampilan

dokumen tanah yang

berhasil diunduh

dalam format .pdf

Sub Menu Dokumen Aset

6

B. Map Tanah

Pada menu ini menampilkan jumlah dokumen yang

terdaftar untuk melihat detail masing-masing

penempatan lokasi atau map tanah, SKPD/UKPD

dapat memilih dengan mengklik angka-angka pada

kolom Jumlah Dokumen, dan Jumlah Kolok.

Gambar 7. Daftar jumlah dokumen tanah dan jumlah kolok

berdasarkan kota/kabupaten

Di bawah ini merupakan salah satu contoh data

yang akan muncul jika memilih Map Tanah berdasarkan Kolok yang telah berhasil diunggah

dan sudah memiliki peta lokasi.

Gambar 8. Daftar dokumen aset tanah yang ditampilkan jika membuka menu jumlah kolok

Untuk memudahkan melihat pemetaan tanah, pada web BPAD ditampilkan peta lokasi yang

dapat menunjukan keberadaan masing-masing aset tanah. Peta ini dapat diperbesar dan

diperkecil untuk memperjelas lokasi.

Sub Menu Dokumen Aset

7

Gambar 9. Peta lokasi SKPD/UKPD yang terdaftar

Untuk memahami peletakan dokumen tanah pada Map, perlu dipahami arti dari simbol-

simbol/gambar bangunan yang muncul pada wilayah tersebut.

Keterangan simbol peta:

C. Rekap Jenis Dokumen Tanah

Perkantoran Balai Rakyat

Sekolah GOR

Taman Situ

Jalan Bangunan Sejarah

Puskesmas Lain-lain

Peta ini menampilkan

penempatan atau lokasi

SKPD/UKPD yang terdaftar

pada menu MAP Tanah,

dan ditandai dengan

simbol gambar bangunan.

Peta ini menampilkan

penempatan atau lokasi

SKPD/UKPD yang terdaftar

pada menu MAP Tanah,

dan ditandai dengan

simbol gambar bangunan.

Sub Menu Dokumen Aset

8

Pada sub menu ini berisikan rekapan jumlah dokumen tanah yang sudah terdaftar pada menu

Dokumen Tanah di web BPAD. Rekapitulasi bisa didapatkan dengan mengklik salah satu atau

ketiga ikon yang seperti pada gambar di bawah.

Keterangan:

1. Icon print: untuk mencetak

hasil rekapitulasi dokumen.

2. Icon Excel: untuk mengunduh data

rekapitulasi dalam format Excel.

3. Icon XML: untuk microsoft office

2007.

Gambar 10. Hasil unduh rekapitulasi jenis dokumen tanah dalam format excel

...::: Selesai :::...