Manajemen Risiko LaboratoriumRumah Sakit

Vitasari Indriani

RSUD Prof Dr Margono Soekardjo

Departemen Patologi Klinik FK UNSOED

CURICULUM VITAE

Nama : dr. Vitasari Indriani, MM, MSi.Med, SpPKTTL : Jember, 3 April 1980Alamat : Jl Sultan Agung No 1 RT2 RW2 Karang Rau Sokaraja

BanyumasStatus : Menikah, dengan 3 anakPendidikan 1. Dokter FK UNDIP 2004

2. S2-Magister Manajeman, Unsoed, 20103. S2-Magister Biomedik, UNDIP, 20164. PPDS-1 Patologi Klinik, UNDIP, 2016

Riwayat Pekerjaan2005 - 2008 : PTT Puskesmas 1 Sokaraja2008- Sekarang: Staff Dosen FK UNSOED2016- Sekarang: Kepala Departemen Patologi Klinik FK UNSOED2018-2019 : Ka Instalasi Transfusi Darah RSUD Margono Soekarjo2019- Sekarang: Ka Instalasi Lab Terpadu RSUD Margono Soekarjo

Organisasi Profesi: 1. Anggota IDI Cabang Banyumas 2004 - sekarang2. Sekretaris PDSPatKlin cabang Banyumas 2017-2019

PENDAHULUAN

RUMAH SAKIT

Kompre

hensifKuratif

Preventif

Pelatihan

WHO

Penelitian

Sarana kesehatan yang melaksanakan pelayanan pemeriksaan di bidang

yang berkaitan dengan kepentingan kesehatan perorangan

menunjangupaya diagnosis penyakit, penyembuhan penyakit dan pemulihan

kesehatan.

LABORATORIUM KLINIK

Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 411/MENKES/PER/III/2010

Hematologi

Kimia Klinik

Mikrobiologi klinik

Parasitologi klinik

Imunologi Klinik

Patologi Anatomi

No Area Klinis Indikator mutu Instalasi pengumpul

data

1 Pelayanan

Laboratorium

Ketepatan waktu pemberian hasil

pemeriksaan laboratorium (turn

around time / TAT)

Instalasi

Laboratorium

2 Pelayanan

Laboratorium

Kepuasan pelanggan Instalasi

Laboratorium

3 Pelayanan

Laboratorium

Angka kesalahan penyerahan hasil

pemeriksaan laboratorium

Instalasi

Laboratorium

4 Pelayanan

Laboratorium

Pelaksana ekspertisi Instalasi

Laboratorium

5 Pelayanan

Laboratorium

Kejadian reaksi transfusi Instalasi

Laboratorium

6 Pelayanan

Laboratorium

Kebutuhan darah bagi setiap

pelayanan transfusi

Bank Darah

Mutu Laboratorium RS

SPM RS

◉ Sistem dimana RS membuatasuhan pasien lebih aman

◉ Sistem ini mencegah terjadinya cedera yang disebabkan

oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan

atau tidak mengambil tindakan yang seharusnyadiambil

◉ Sistem ini mempengaruhi mutu pelayanan rumahsakit

◉ Pelayanan yang bermutu tidak akan menciderai pasien

dan sudah pastiaman

Permenkes RI No. 1691/MENKES/PER/VIII/2011

Patient Safety

“Sesuatu yang belum terjadi akan tetapi ada

kemungkinan untuk dapat terjadi, akibat yang

ditimbulkan peristiwa itu akan mengganggu tujuan,

strategi dan target yang akan kita capai”

RISIKO

SNI ISO 31000 : 2018

Risiko Klinis ( Clinical Risk )

• isu ►berdampak pencapaian Pelayanan pasien yang

bermutu , aman dan efektif

Risiko non klinis ( Non Clinical Risk / Corporate Risk )

• isu ►berdampak pencapaian tugas pokok dan kewaji

ban Hukum dari institusi

Suatu pendekatan proaktif untuk

mengidentifikasi, menilai dan menyusun

prioritas risiko, dengan tujuan untuk

menghilangkan atau meminimalkan

dampaknya.

MANAJEMEN RISIKO

◉ Terciptanya budaya keselamatan pasien dan staf di LaboratoriumRS

◉ Meningkatkan akuntabilitas

◉ Menurunkan angka kejadian tidak diharapkan (KTD)

◉ Terlaksananya program pencegahan sehingga tidak terjadipengulangan KTD

◉ Meminimalisir risiko yang mungkin terjadi dimasa mendatang

TUJUAN MANAJEMEN RISIKO

Laboratory Safety

The Patient

The Health Care Worker

The FacilitiesThe

Environment

The Bussiness

Scope of Laboratory Risk Management

IMPLEMENTASI MANAJEMEN RESIKO DI LABORATORIUM

Mengidentifikasi siapa saja yang harus dilibatkandalam penilaian risiko

Sebagai dasar dalam membuat keputusan dan alas an dilakukannya suatu tindakan agar kegiatan tepatsasaran

Memastikan pada area manajemen risiko ini akandilaksanakan

Menentukan tujuan dan sasaranMengkaji faktor pendukung dan penghambat

IDENTIFIKASI RISIKO

Tujuan :

Menilai seberapa sering peluang

risiko itu muncul

Berat ringannya dampak yang

ditimbulkan

IDENTIFIKASI RISIKO

PROAKTIF

◉ Audit

◉ FMEA

◉ Survei

◉ Pendapat ahli

REAKTIF

Dilakukan setelah risiko

muncul berupa

Insiden/gangguan melalui

pelaporan insiden

RESIKO DI LABORATORIUM

Seberapa berat akibat

yang dialami pasien mulai

dari tidak ada cedera

sampai meninggal

DAMPAK

PROBABILITAS

Seberapa seringnya

insiden tersebut terjadi

TINGKAT

RISIKO

DESKRIPSI

1 Sangat Jarang / Rare (> 5 thn/kali)

2 Jarang / Unlikely (> 2 – 5 thn/kali)

3 Mungkin / Possible (1 – 2 thn/kali)

4 Sering / Likely (Beberapa kali/thn)

5 Sangat Sering / Almost certain (Tiap minggu / bulan)

Evaluasi

score dan grading

Matriks Grading Risiko

No Jenis risiko Peringkat risiko Total score Tindakan PJ

Dampak Frekuensi Extreme

(15-25)

Tinggi

(8-12)

Sedang

(4-6)

Rendah

(1-3)

1 Surat permintaan tidak diisi

lengkap

3 3 9

2 Pemeriksaan dan hasil kritis

tidak/ terlambat dilaporkan

5 5 25

3 Sampel tanpa/salah identitas 3 5 15

MATRIKS GRADING

RISIKO

Proses untuk memodifikasi risikomenekan / menghilangkan risiko hingga level terendah, meminimalisir dampak yang timbul dari insiden yang sudah terjadi

Memastikan bahwa

implementasi manajemen risiko

telah berjalan sesuai dengan

perencanaan

Risk Register

Risk Register

NO KATEGORIRISIKO

DAMPAK FREKUENSI SKOR

RISIKO

PENGONTROLAN ( x Risiko) RANKING

RISIKO (utk

Tindakan)

Tindakan

Pencegahan

(Kontrol)

SR R S B SB SJ J K Se SSe Su ASu AM M

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 - 25 1 2 3 4

1

Alat

pemeriksaan di

laboratorium

error

√ √ 9 4 36

Rutin

lakukan

pemeliharaa

n alat

2 Sampel pasien

tertukar√ √ 5 2 10

Lakukan

sampling

sesuai SPO

3Terkena cairan

tubuh atau

spesimen√ √ 5 4 20

Gunakan

APD,

lakukan kerja

aman

RCA VS FMEA

Failure Mode and Cause Effect Analysis (FMEA)

Mencari Proses yang Berisiko Tinggi & membentuk tim

Membuat Diagram Proses /Alur Proses dgn Flowchart

PASIEN

PASIEN RAWAT JALAN /

RUJUKAN

PASIEN RAWAT INAP

PENDAFTARANKASIRPENERIMAAN

SAMPEL

PRINT OUT

VALIDASI

TIDAK

OK

DISTRIBUSIKE

PENGIRIM

TIDAK

OK

SAMPLING PROSES

ANALISIS

KOREKSI

HASIL

Alur Pelayanan

Laboratorium

3

Fase / Tahap Failure Mode Potential Effect Potential Cause

SamplingSurat permintaan tidak

diisi lengkap

- Kesalahan sampling dan

pemeriksaan

- Pelayanan penyiapan RM lama

- Barcode label habis

- Sosialisasi pentingnya pengisian yang

lengkap belum dilakukan kepada dokter

Sampling Kesalahan identifikasi

pasien

- Kesalahan pemeriksaan

dan pelaporan hasil

- Nama mirip atau sama

- Proses identifikasi ulang di unit pengirim /

laboratorium tidak dilakukan

Analitik Reagen tidak memenuhi

syarat : habis / Expired

Date /rusak

- Laporan hasil tidak sesuai

kondisi klinis pasien

- Kesalahan penegakkan

diagnosis

- Kontrol logistik tidak teratur

- Identifikasi reagen rusak belum teratur

- Identifikasi ED reagen tidak dilakukan

Identifikasi efek yang mungkin terjadi (the effect) dari

Kemungkinan Kegagalan (Failure Mode)

Skoring RPN(Risk Priority Number4

NO FAILURE MODE OCC SEV DET RPN PRIORITAS

1 Surat permintaan tidak diisi lengkap 9 5 2 90 6

2 Kesalahan penempelan label identitas pasien pada surat permintaan 2 8 8 128 2

3 Kesalahan identifikasi pasien sebelum sampling 2 7 3 42 9

4 Sampling ulang karena sampel tidak memenuhi syarat 3 3 4 36 12

5 Sampel tanpa/salah identitas 4 8 1 32 14

6 Alat rusak 2 6 2 24 15

7 Reagen tidak memenuhi syarat : habis/ED/rusak 3 7 5 105 5

8 Setting alat lama : menunggu alat kalibrasi ulang sebelum proses 5 7 1 35 13

9 Sumber daya listrik tidak memadai : mati, UPS rusak, dll 6 4 5 120 3

10 Pemantauan Mutu Internal (PMI) tidak dilakukan 3 7 1 21 17

11 Kesalahan identifikasi saat entry data 2 7 8 112 4

12 Koneksi antara alat dengan Sistem LIS error 7 2 4 56 7

13 Pemeriksaan dan hasil kritis tidak/ terlambat dilaporkan 6 9 3 162 1

Kejadian Keparahan Peluang

5

Tidak ada penanggung

jawabhasil

pemeriksaan kritis

Laboratorium

rujukan kurang

responsif

Tidak paham jika

harus

aktif melaporkan

Sampel tidakmemenuhi

syarat sehingga perlu

sampling ulang,

Supply listrik tidak

memadai

Blm ada dokumentasi

pelaporan hasil/nilai

kritis dalam buku

tersendiri

Belum ada monev

Perawat/dokter jaga

terlambat laporke dpjp

Hasil kritis tidak

atau terlambat

dilaporkan

PROSES PASIEN

Kesulitan

sampling

karena

kondisi

fisik,

psikologis

PETUGAS

FASILITAS

Alat rusak

mendadak

Supply listrik tidak

memadai

FAKTOR

LINGKUNGAN

KERJA

FAKTORORGANISASI

DANMANAJEMEN

Identifikasi Akar Penyebab Masalah (Fish Bone Methode)

Hasil Kritis Tidak atau Terlambat Dilaporkan

6

Desain Lama Desain Baru

Pemeriksaan dan hasil kritis tidak / terlambat

dilaporkan

1. Meningkatkan kedisiplinan pengisian

buku khusus laporan hasil kritis

2. Edukasi petugas laboratorium (ATLM)

pentingnya pelaporan hasil kritis

(pertemuan / membuat poster)

3. MONEV kepatuhan

SPO pelaporan hasil kritis

4. Surat pemberitahuan resmi dari Direktur

kepada laboratorium rujukan luar

berkaitan dengan standar waktu

pemeriksaan kritis

5. Membuat SPO rujukan pemeriksaan

kritis ke laboratorium luar

Desain Ulang Proses

◉ Sosialisasi desain baru kepada petugasterkait

◉ Melakukan implementasi desainbaru

Uji Coba Desain Baru7

8

Tahapan proses Kegagalan Nilai RPN sebelum desain

baru

Nilai RPN setelah desain baru

OCC SEV DET RPN OCC SEV DET RPN

Hasil kritis tidak

dilaporkan

Petugas belum paham pentingnya

nilai kritis

6 9 3 162 5 9 3 135

Kesalahan

penempelan label

identitas pasien

pada surat

permintaan

Proses identifikasi tidak dilakukan

Barcode habis

2 8 8 128 2 7 7 98

Sumber daya listrik

tidak memadaiBelum ada pembagian UPS 6 4 5 120 5 4 5 100

Evaluasi dan Monitoring Desain Baru

Manajemen risiko bertujuan untuk menilai dan mengetahuikemungkinan risiko yang akan terjadi & membuat suatu perencanaanantisipatiManajemen risiko terintegrasi merupakan suatu proses identifikasi daftar

risiko, penyusunan prioritas risiko, melakukan analisis risiko, pengelolaanrisiko dan evaluasi.Risiko tersebut dinilai menurut dampak dan probabilitas, dimasukkan ke

dalam tabel matriks grading risiko untuk mencari warna bands risiko sehingga dapat dilakukan pengelolaan risiko yang sesuai.Suatu masalah atau risiko yang timbul bila di manajemen dengan baik

maka akan menghasilkan layanan yang baik.Dengan manajemen risiko yang baik maka akan dapat meningkatkan

kualitas mutu pelayanan dan juga keselamatan pasien.

Kesimpulan