Post on 06-Jul-2019
MODUL PERKULIAHAN
Manajemen PersediaanManajemen Pembelian
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ekonomi & Bisnis Manajemen 02 31033 Dinar Nur Affini, SE., MM.
Abstract KompetensiModul ini menjelaskan tentang: Manajemen pembelian Kebutuhan perdana & pengisian
kembali persediaan
Diharapkan mahasiswa mampu mengelola pembelian berdasarkan kebutuhan perdana & pengisian kembali persediaan
Manajemen Pembelian
Pengertian
Manajemen pembelian (purchasing) adalah manajemen menyeluruh meliputi:
1. Manajemen material (pengadaan, penyimpanan, dan penyerahan)
Masalah yang paling sering muncul dalam penyimpanan dan penyerahan adalah
masalah administrasinya atau masalah pengendaliannya.
2. Manajemen biaya (penghematan dan penurunan biaya material)
Prinsipnya adalah bagaimana dalam usaha untuk melakukan pembelian itu sendiri
dapat dilakukan sehemat mungkin, artinya ada biaya-biaya yang harus dikendalikan,
ada biaya-biaya yang harus dikurangi, dana ada biaya-biaya yang harus dihilangkan
jika itu tidak perlu.
Fungsi Purchasing
Jika dilihat dari segi fungsi, maka ada yang dikenal dengan:
1. Fungsi Primer:
Melakukan pengadaan material yang diperlukan untuk kebutuhan proses produksi
dalam jumlah yang mencukupi, dengan kualitas yang sudah ditetapkan, harga beli
yang layak, dan penyerahan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan
2. Fungsi Biaya:
Usaha penghematan biaya, mencakup beberapa banyak yang harus dibeli sekarang,
jangan terlalu banyak, atau jangan terlalu sedikit. Yang perlu ditekankan dalam upaya
penghematan ini adalah usaha penyederhanaan administrasi pembelian
3. Fungsi Perolehan:
Mengadakan jumlah pasokan material yang dibutuhkan (bagaimana memperolehnya,
kapan, dan bagaimana memasoknya ke lini produksi). Dalam hal ini, pertanyaan
mendasar:
a. Bagaimana mengadakan barang?
b. Apakah cukup dengan satu pemasok, atau dua pemasok atau banyak pemasok?
c. Kapan?
d. Bagaimana memasoknya ke lini produksi?
2017 2 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
Prinsip Pembelian
Inti dari prinsip pembelian adalah anggaplah pemasok merupakan bagian dari kita.
Pembelian bukan hanya sekedar membeli material, tetapi juga mengandung pengertian
meminta kerja sama perusahaan pemasok untuk membuat barang yang kita perlukan.
Disinilah letak perlunya Just in Time Partnership. Artinya, hubungan perusahaan dengan
pemasok tidak hanya dibatasi pada hubungan dagang, tetapi hubungan yang lebih jauh lagi
dengan menganggap bahwa pemasok adalah bagian dari perusahaan, atau merupakan
perpanjangan lini produksi perusahaan.
Dampak prinsip ini adalah terciptanya kelancaran pengiriman, karena pemasok akan
menempatkan perusahaan kita sebagai prioritas utama. Hal ini didasarkan pada hubungan
baik baik yangtelah terbina selama ini. Dampak lainnya adalah pengurangan persediaan
material dan pekerjaan administrasi rasional, tidak biaya tinggi.
Kategori Barang Pemeliharaan, Perbaikan, dan OperasiBarang persediaan terdiri dari enam jenis, yaitu bahan mentah, barang setengah jadi,
barang jadi, barang umum dan suku cadang, barang proyek, dan barang komoditas. Yang
secara khusus akan dibahas dalam modul ini adlah barang persediaan jenis barang umum
dan suku cadang, yang digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan operasinya,
termasuk untuk pemeliharaan dan perbaikan peralatan yang digunakannya. Barang
persediaan jenis barang umum dan suku cadang, yang digunakan oleh perusahaan untuk
menjalankan operasinya, termasuk untuk pemeliharaan dan perbaikan peralatan yang
digunakannya. Barang jenis ini biasanya disebut MRO (Maintenance, Repair and Operation)
materials, tetapi kadang-kadang disebut juga supplies.
Tidak semua perusahaan mempunyai keenam jenis barang tersebut, ada yang hanya
mempunyai beberapa jenis saja. kecuali barang MRO biasanya selalu ada dalam semua
jenis perusahaan, meskipun jenis dan jumlahnya sangat berbeda. Perbedaan ini sangat
nyata apabila diperbandingkan antara perusahaan jenis pengecer, distributor atau pedagang
besar, pabrik pembuat barang, atau perusahaan jasa, sebagaimana tabel 1 berikut ini:
2017 3 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
Tabel 1Jenis Barang Persediaan dalam Berbagai Jenis Perusahaan
Jenis Barang PersediaanJenis Perusahaan
Pengecer Distributor Pabrik JasaBahan Baku - - Ada -
Bahan Setengah Jadi - - Ada -
Bahan Jadi Ada Ada Ada -
Baran MRO Ada Ada Ada Ada
Barang Proyek - - Ada/Tidak -
Barang Komoditas Ada Ada - -
Barang MRO biasanya selalu ada dalam semua jenis perusahaan, meskipun jenis dan
jumlahnya sangat berbeda.
Dalam suatu perusahaan pabrik, barang MRO dapat berbentuk seluruh keperluan
kantor dan pabrik, termasuk banyak jenis suku cadang dan barang umum.
Dalam perusahaan jasa, pengecer, atau distributor, barang MRO mungkin hanya
dalam bentuk keperluan kantor seperti alat tulis-menulis, dan sebagainya.
Pertama kali suatu perusahaan membutuhkan barang MRO adalah pada waktu perusahaan
tersebut mulai didirikan dan inilah yang disebut sebagai kebutuhan perdana. Keperluan
perdana ini perlu ditentukan, dipesan, dan setelah datang, disimpan di dalam gudang
sampai diambil dan digunakan, yaitu pada saat barang itu diperlukan. Oleh karena itu, dari
waktu ke waktu, barang persediaan yang telah dipakai ini perlu diganti dan persediaan perlu
diisi kembali, sedemikian rupa sehingga prinsip manajemen persediaan tetap dapat
dijalankan. Kegiatan inilah yang disebut sebagai pengisian kembali persediaan. Pemakaian
barang persediaan jenis bahan mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi dipicu dan
ditentukan oleh rencana produksi dan pemasaran, pemakaian barang jenis MRO dipicu dan
ditentukan oleh kebutuhan operasi dan pemeliharaan bagian-bagian lain di perusahaan. Hal
ini dapat digambarkan seperti terlihat pada Gambar 1 dan Gambar 2 di bawah.
Gambar 1
2017 4 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
Aliran Bahan Mentah, Barang Setengah Jadi, dan Barang Jadi
Permintan
Pembelian
Produksi
Produksi
Penjualan
Aliran Barang MROPasokan
Penggunaan
Pembelian
Persediaan
Permintaan Bagian untuk operasi, pemeliharaan, dan reparasi
Gambar 2
2017 5 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
Oleh karena itu, dalam pembicaraan mengenai manajemen persediaan, pertama-tama perlu
dibicarakan mengenai kebutuhan perdana ini. Di samping itu, karena sebagian dan untuk
sementara perusahaan sebagian besar barang MRO diperlukan untuk pemeliharaan dan
perbaikan peralatan, maka perlu dibicarakan mengenai kebijakan dan jenis-jenis
pemeliharaan, karena kebijakan dan jenis pemeliharaan ini akan sangat menentukan
kebijaksanaan manajemen persediaan barang.
Perawatan dan PemeliharaanSebelum membicarakan keperluan perdana, yang dilanjutkan dengan pemesanan perdana,
sebaiknya dibicarakan terlebih dahulu keperluan perawatan dan pemeliharaan pabrik atau
fasilitas apa pun pada suatu perusahaan. Pabrik atau fasilitas yang baru selesai dibangun
dan diresmikan, peralatannya masih baru, dan biasanya operasi pabrik atau fasilitas dapat
berjalan dengan lancar untuk tahun pertama. Agar peralatan (equipment) tersebut tetap
dapat berjalan dengan lancar, maka selama digunakan harus dilakukan perawatan dan
pemeliharaan secara terus-menerus bahkan juga pembetulan atau reparasi. Kata
“pemeliharaan” digunakan disini dengan arti yang sama dengan perawatan dan juga
pembetulan atau reparasi
Pemeliharaan tersebut dapat bermacam-macam, yang biasanya dibedakan sebagai berikut:
1. Pemeliharaan rutin (routine maintenance)Pemeliharaan ini dilakukan secara rutin dan terus-menerus, yang bertujuan agar
peralatan tetap berjalan dengan lancar dan mulus, pemeliharaan ini biasanya tidak
diperlukan penggantian suku cadang. Sering juga disebut perawatan atau service,
yang meliputi pekerjaan seperti membersihkan dan memberikan minyak pelumas dan
gemuk pelumas secara berkala sesuai dengan petunjuk pabrik pembuat.
2. Pemeliharaan pencegahan (preventive maintenance)Pemeliharaan jenis ini dilakukan secara terencana dan terjadwal sejak semula untuk
mencegah agar peralatan tersebut jangan sampai rusak dan tidak dapat digunakan
ketika sedang diperlukan. Pada pemeliharaan jenis ini dilakukan sewaktu peralatan
masih dalam keadaan baik, penggantian suku cadang dilakukan sebelum betul-betul
rusak dan tidak dapat digunakan lagi.
2017 6 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
3. Pemeliharaan besar (major maintenance)Pemeliharaan besar dilakukan setiap periode tertentu, dan dapat ditentukan
berdasarkan waktu tetap atau berdasarkan masa penggunaan, misalnya untuk turbin
dilakukan setiap 2 tahun atau setiap 40.000 jam dioperasikan. Tujuannya adalah untuk
mengembalikan peralatan ke kapasitas semula atau setidak-tidaknya mendekati
kapasitas dan keadaan semula, misalnya setelah berjalan beberapa waktu lamanya,
kapasitas peralatan tinggal 70%, dan dengan pemeliharaan besar ini kapasitas
dipulihkan lagi menjadi, misalnya, 95%. Persiapan untuk jenis pemeliharaan ini
biasanya dapat dilakukan jauh sebelumnya (1 tahun, 2 tahun, atau bahkan lebih).
Sering disebut juga overhaul, atau turn around, atau plant stop, atau "turun mesin".
4. Pemeliharaan karena rusak (break down maintenance) Pemeliharaan jenis ini dilakukan secara terpaksa karena peralatan rusak secara
mendadak, akibat tidak diantisipasi terlebih dahulu, dan terjadi karena berbagai sebab
seperti pemeliharaan besar yang dilakukan sangat terlambat, kurang atau tidak
dilakukan pemeliharaan rutin atau pencegahan, salah operasi, peralatan dibebani
secara berlebihan melebihi kapasitas, dan sebagainya.
5. Pemeliharaan darurat (emergency maintenance)Ini hampir sama dengan pemeliharaan karena rusak, hanya saja jenis pemeliharaan
ini terpaksa dilakukan karena alasan yang tidak dapat diduga sebelumnya, misalnya
terjadi keadaan kahar (force majeur) seperti kebakaran, banjir, dan sejenisnya.
Persamaan antara pemeliharaan karena rusak dan pemeliharaan darurat ialah bahwa
keduanya tidak dapat diramalkan dan tidak diperkirakan sebelumnya, sedangkan per-
bedaannya ialah bahwa pemeliharaan karena rusak terjadi karena kesalahan sendiri,
dan pemeliharaan darurat terjadi karena faktor di luar kekuasaan perusahaan.
Douglas K. Orsburn membagi cara pemeliharaan dengan cara yang agak lain, yaitu dari
sudut yang dapat direncanakan atau dijadwalkan terlebih dahulu (scheduled
maintenance) dan yang tidak dapat direncanakan terlebih dahulu (unscheduled
maintenance), namun pada hakikatnya sangat mirip dengan yang sudah disebutkan di
atas, yaitu:
1. Pemeliharaan pencegahan (preventive maintenance)Pemeliharaan ini dilakukan atas dasar rencana atau jadwal (schedule) yang sudah
ditentukan sebelumnya. Tujuan utama dari pemeliharaan jenis ini adalah melakukan
deteksi dini atas kerusakan yang akan atau mungkin timbul dan melakukan
pencegahan sebelum itu terjadi. Hal ini harus dibedakan dari jenis pemeliharaan lain
seperti pekerjaan lubrikasi dan pembersihan yang tujuannya adalah menjaga agar
operasi peralatan dapat berjalan dengan lancar.
2017 7 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
Pemeliharaan pencegahan atau perencanaan terjadwal, atau disebut juga
pemeliharaan yang dapat diperkirakan (predictive maintenance), dapat dibagi menjadi
dua, yaitu:
a. Inspeksi terjadwal
Tujuan inspeksi adalah mengidentifikasi kegagalan yang telah terjadi atau
kemungkinan akan terjadi di waktu yang akan datang.
b. Penggantian terjadwal,
Hal ini dilakukan atas dasar perkiraan yang sudah dihitung sebelumnya, yaitu
berdasarkan statistik atau petunjuk pabrik.
2. Pemeliharaan pembetulan (corrective maintenance)Pemeliharaan ini disebut juga pemeliharaan tidak terjadwal. Ini adalah pemeliharaan
atau perbaikan sebagai akibat dari suatu kegagalan atau kerusakan atau
ketidakbenaran dalam operasi atau kinerja peralatan. Pemeliharaan jenis ini dapat
meliputi beberapa langkah sebagai berikut:
a. Lokalisasi
b. Isolasi
c. Pembongkaran
d. Penggantian
e. Pemasangan kembali
f. Pelurusan atau penjajaran
g. Pengetesan
h. Verifikasi
Berdasarkan definisi di atas, pembagian jenis pemeliharaan yang telah disebut di depan
dapat disesuaikan sebagai berikut:
1. Pemeliharaan pencegahan:
a. Pemeliharaan rutin.
b. Pemeliharaan pencegahan.
c. Pemeliharaan besar.
2. Pemeliharaan pembetulan:
a. Pemeliharaan karena rusak.
b. Pemeliharaan darurat.
2017 8 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
Ada kerusakan? Diagnosis
Koreksi
Verifikasi
Pemeliharaann
Pemeliharaan pencegahan
Pemeliharaan pembetulan
Layanan Inspeksi Deteksi
Ya
Tidak
Sistem yang akseptabel
Aktivitas Pemeliharaan
Hubungan antara pemeliharaan pencegahan dan pemeliharaan pembetulan tersebut
ditunjukkan dalam gambar 3 dibawah ini:
Gambar 3
Untuk melaksanakan berbagai jenis pemeliharaan tersebut diperlukan beberapa persiapan
antara lain:
1. Menentukan kebijakan pemeliharaanApakah akan dirawat sendiri atau pakai-buang, atau perawatan dikontrakkan, dan
sebagainya. Kalau dikontrakkan, apakah seluruhnya, sebagian, dan sebagainya.
2. Membuat perencanaan yang matangKalau dikontrakkan, bagaimana pelaksanaannya. Kalau akan dilakukan sendiri,
bagaimana pelaksanaannya, dan sebagainya.
2017 9 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
3. Menentukan kebijakan pengadaan barangSiapa yang akan mengadakan material. Akan dilakukan sendiri atau oleh orang lain,
atau menjadi satu dengan perawatan yang dikontrakkan. Kalau diusahakan sendiri,
bagaimana prosedur pengawasan persediaannya. Kalau dikerjakan sendiri,
bagaimana cara pembeliannya, dan sebagainya.
Apabila barang dan suku cadang harus diadakan sendiri, yang berarti harus disimpan dalam
persediaan untuk berjaga-jaga sewaktu-waktu diperlukan, apa dan berapa untuk pertama
kalinya sebaiknya dibeli, dan bagaimana mengisi kembali persediaan untuk mengganti yang
sudah dipakai. hal-hal yang perlu dilakukan atara lain:
1. Pembelian perdana (initial order);
2. Sistem pemesanan kembali (reorder system);
a. Sistem tinjauan terus-menerus
b. Sistem tinjauan periodik
c. Sistem jumlah tetap
d. Sistem tepat waktu
Kebutuhan dan Pemesanan PerdanaKebutuhan perdana adalah perhitungan kebutuhan barang umum atau suku cadang yang
pertama kali dilakukan, sejak suatu peralatan dibeli atau suatu fasilitas atau pabrik
dibangun. Sedangkan pemesanan perdana adalah pemesanan untuk pembelian yang
pertama kali dilakukan sebagai akibat dari kebutuhan perdana tersebut, pemesanan
perdana ini meliputi tiga kelompok barang dan tiga jenis kebutuhan perdana, yakni:
1. Barang persiapan (commissioning materials)Barang yang diperlukan untuk melengkapi dan menyiapkan suatu peralatan atau
pabrik agar siap mulai bekerja (start-up). Keperluan barang ini dapat diambilkan dari
persediaan barang perdana, asalkan kalau dipakai, harus segera diganti (dipesan
kembali) yang menjadi tanggung jawab kontraktor pembuat pabrik.
2017 10 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
2. Barang perdana (initial materials)Semua kebutuhan barang yang digunakan untuk menjaga agar operasi perdana suatu
perlengkapan atau pabrik selama masa percobaan dapat berjalan dengan lancar dan
untuk keperluan selama tahun pertama operasinya, pemesanan barang jenis ini
dilakukan bersama dengan pembelian peralatannya atau pembangunan pabriknya,
karena biasanya harganya akan lebih kompetitif.
3. Barang untuk operasi normal (normal operation materials)Barang yang diperlukan untuk menjamin kelancaran operasi peralatan yang
bersangkutan sejak mulai bekerja sampai beroperasi 2 tahun, di luar (atau mungkin
termasuk) keperluan barang perdana seperti tersebut di atas. Biasanya untuk
keperluan ini, tanggung jawab pemesanannya berada pada pemilik peralatan/pabrik,
kecuali ditentukan lain dalam kontrak pembelian peralatan/pembangunan pabrik
tersebut.
Kalau barang untuk keperluan operasi normal itu ditentukan oleh pemilik peralatan/pabrik,
bagaimana menentukan berapa yang perlu disediakan. Secara kualitatif, hal tersebut
tergantung dari beberapa faktor berikut:
1. Di peralatan jenis apa suku cadang digunakan?
Suku cadang untuk peralatan berputar atau bergerak biasanya akan lebih mudah dan
lebih cepat aus. Demikian pula sebaliknya, suku cadang untuk peralatan stasioner
lebih lambat ausnya.
2. Bagaimana kondisi operasinya?
Peralatan yang digunakan dalam lingkungan yang merusak akan cepat rusak juga,
misalnya di lingkungan yang asam. Demikian pula sebaliknya, dalam lingkungan yang
biasa akan lebih awet.
3. Apa ada usulan dari pembuat perlengkapan?
Biasanya pabrik dapat memberikan nasehat tentang jenis dan jumlah barang yang
perlu disediakan untuk keperlukan perdana ini. Kelemahan dari dari pabrik adalah ia
akan memberikan sesuai dengan kondisi standar, yang mungkin tidak cocok dengan
kondisi operasi atau lingkungan yang riil. Oleh karena itu, biasanya harus dilakukan
penelitian dan kalau perlu koreksi seperlunya oleh pemilik perlengkapan. Dengan kata
lain, perlu ada semacam faktor koreksi.
4. Pengalaman pemilik peralatan/pabrik sendiri?
Salah satu sumber yang paling baik adalah pengalaman sendiri dalam mengelola
perlengkapan yang serupa di waktu lalu. Namun, kemungkinannya ialah bahwa
perusahaan tidak mempunyai pengalaman mengenai peralatan yang sama atau
serupa karena memang tidak memilikinya.
2017 11 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
5. Berapa lama memesan barang tersebut?
Apabila barang banyak tersedia di pasaran lokal, maka tidak perlu dipesan untuk
disimpan. Sebaliknya juga kalau untuk membeli barang tersebut diperlukan waktu
yang lama, maka perlu disediakan di gudang.
Formula sederhana yang dapat digunakan untuk memperkirakan kebutuhan suku cadang
yang akan datang, sebagai berikut:
N = jumlah suku cadang yang perlu disimpan dalam persediaan faktor
X = yang ditentukan berdasarkan pengalaman, yang biasanya, dalam keadaan normal,
adalah 1
P = akar 2 dari jumlah suku cadang yang sama, yang digunakan untuk seluruh
peralatan yang ada, dengan catatan tidak lebih kecil dari jumlah suku cadang yang
sama yang digunakan dalam satu peralatan
atau
a = jumlah suku cadang tersebut dalam satu peralatan
b = jumlah peralatan yang sama
P = tidak boleh lebih kecil dari a
Contoh :1. Lima unit pompa masing-masing menggunakan 1 jenis impeller wearing ring yang
sama, maka:
N = VxP
= 1x1x5
= 2,2
= 2 (dibulatkan)
2. 2. Lima unit pompa masing-masing menggunakan 6 jenis rubber sealing rings yang
sama, maka:
N = VxP
= 5x6
= 5,48
= 6 (dibulatkan)
2017 12 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
N = xP N=x √abatau
3. Tiga unit pompa masing-masing menggunakan 6 jenis seal rings yang sama, maka:
N = VxP
= 3x6
= 4,25
= 6 (minimum harus 6)
Dalam contoh nomor 3, apabila misalnya tidak diketahui bahwa ketiga pompa tersebut
menggunakan sealing ring yang sama, maka untuk masing-masing jenis akan dihitung
sejumlah 6, sehingga akan dipesan: 3 x 6 = 18 buah, sehingga biayanya akan lebih mahal.
Oleh karena itu, catatan mengenai suku cadang yang dapat saling dipertukarkan
(interchangeable parts) tersebut sangat diperlukan.
Sistem Pemesanan KembaliPengisian kembali atau pemesanan kembali ini, dan tentu saja pemesanan perdana
tersebut, tetap harus memperhatikan prinsip pengendalian persediaan, dalam pengendalian
persediaan yang sudah dijelaskan sebelumnya, yaitu penentuan jumlah dan jenis barang
yang disimpan dalam persediaan haruslah sedemikian rupa sehingga operasi perusahaan
tidak terganggu, tetapi di lain pihak sekaligus harus selalu menjaga agar biaya investasi
yang timbul dari penyediaan barang tersebut seminimal mungkin.
Dalam pengendalian persediaan, ada pertanyaan utama yang harus dijawab secara akurat,
yaitu:
1. Kapan harus dipesan (kembali)?
2. Barang apa yang harus dipesan?
3. Berapa harus dipesan?
Pertanyaan-pertanyaan inilah yang harus dijawab oleh manajemen persediaan atau
pengendalian persediaan secara tepat dan ekonomis dengan metode-metode yang
dikembangkannya. Mengenai kapan, apa, dan berapa harus dipesan, dapat dilakukan
dengan cara yang sederhana dan sistem yang canggih. Kalau menyangkut barang-barang
yang sederhana, yang jumlahnya kecil, maka tidak diperlukan sistem yang canggih, tetapi
cukup dengan perhitungan sederhana biasa.
2017 13 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
Contoh:
1. Perhitungan sederhana:
a. warteg;
b. rumah tangga.
2. Perhitungan cukup ruwet:
a. supermarket sedang;
b. perusahaan sedang.
3. Perhitungan yang ruwet sekali:
a. perusahaan dengan 300.000 jenis barang atau lebih;
b. perusahaan minyak atau perusahaan mobil raksasa.
Dalam menentukan pemesanan kembali tersebut, ada empat sistem yang umumnya
digunakan sebagai berikut:
1. Sistem tinjauan terus-menerus (perpetual review system)Dalam sistem ini peninjauan dilakukan terus-menerus, yang berarti setiap kali perlu
dipesan, maka harus dipesan. Perhitungan kapan perlu dipesan adalah apabila jumlah
persediaan sudah mencapai jumlah/ tingkat tertentu. Jumlah tertentu ini disebut titik
pemesanan kembali atau reorder point. Namun, pendekatan dengan menggunakan
titik pemesanan kembali ini tidak hanya digunakan dalam sistem ini, tetapi juga
digunakan dalam sistem jumlah tetap. Kapan dan berapa perlu dipesan akan dibahas
di bab lain. Di sini yang bersifat tetap adalah "titik pemesanan kembali" tersebut.
Contoh formula pemesanan kembali yang menggunakan sistem ini adalah Min-Max
Formula.
2. Sistem tinjauan periodik (periodic review system) Dalam sistem ini tinjauan atau perhitungan pemesanan kembali dilakukan setiap
waktu tertentu, misalnya setiap 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan, atau setiap periode waktu
tertentu yang ditetapkan. Penentuan ini didasarkan atas beberapa pertimbangan
seperti jenis barang, frekuensi penggunaan barang, kepentingan barang tersebut
dalam perusahaan, dan sebagainya. Tidak peduli persediaan masih banyak atau tidak,
setiap waktu tertentu harus dihitung kembali. Proses perhitungan pemesanan kembali
ini tidak berarti harus berakibat memesan kembali, tetapi menghitung kembali. Jadi,
ada tiga kemungkinan, yaitu memesan kembali, tidak memesan lagi karena
persediaan masih banyak, atau membatalkan pesanan yang sedang berjalan karena
persediaan kebanyakan. Kapan dan berapa perlu dipesan akan dibahas di bagian
belakang.
2017 14 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
Di sini yang bersifat tetap adalah periode melakukan tinjauan tersebut, misalnya:
a. untuk barang program: setiap bulan;
b. untuk barang yang cepat bergerak: setiap 3 bulan;
c. untuk barang yang lambat bergerak: setiap tanun.
3. Sistem jumlah tetap (fixed quantity system)Dalam sistem ini yang menonjol adalah bahwa setiap kali memesan, jumlah yang
dipesan selalu sama, dan apabila harga satuannya sama, maka harga yang dipesan
juga sama. Mengenai kapan dipesan, tergantung dari frekuensi yang paling ekonomis,
yang akan dibahas di bab belakang. Seperti telah dijelaskan sebelumnya, dalam
sistem ini digunakan juga pendekatan titik pemesanan kembali.
Contoh formula yang menggunakan sistem ini adalah:
a. EOQ (economic order quantity) formula,
b. EOF {economic order frequency), dan
c. EOV (economic order value),
yang ketiganya pada hakikatnya sama, dan ada yang menamakannya rumus EOQ1,
EOQ2, dan EOQ3, atau malah menyebut ketiganya rumus EOQ saja.
4. Sistem tepat waktu (just-in-time system)Dalam sistem ini andalan diletakkan pada konsep tepat waktu, yang merupakan
bagian dari manajemen tepat waktu, yang diberlakukan pada semua kegiatan yang
berhubungan dengan produksi, yaitu tepat waktu pemesanan, tepat waktu pembelian,
tepat waktu kedatangan barang, tepat waktu produksi, tepat waktu pengiriman
penjualan, dan sebagainya.
Dalam praktek, belum tentu sistem-sistem yang telah dijelaskan tersebut di atas
dilakukan secara ketat per definisinya. Sering kali dilakukan kombinasi-kombinasi dari
masing-masing sistem, seperti kombinasi berupa campuran dari pengertian asli
sistem-sistem tadi menjadi suatu sistem baru (sistem kombinasi). Misalnya, dalam
satu perusahaan digunakan beberapa sistem untuk berbagai jenis material sesuai
dengan pengalaman perusahaan tersebut, dipilih mana yang paling cocok.
2017 15 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
Barang MRO dan Barang ProgramPengembangan pengertian atau konsep barang jenis keperluan pemeliharaan, pembetulan,
dan operasi adalah untuk membedakan atau mempertentangkan suatu jenis material
persediaan tertentu dengan jenis persediaan material seperti bahan baku, bahan setengah
jadi, barang jadi, barang proyek, atau barang komoditi, dan juga dengan material jenis
kebutuhan program. Seperti telah disinggung di depan, menurut tujuan penggunaannya,
barang itu dibagi menjadi dua golongan, yaitu:
1. Barang MROSifatnya habis pakai, untuk keperluan pemeliharaan, reparasi, dan operasi. Kalau
persediaan habis, operasi masih dapat berjalan untuk sementara waktu, frekuensi
pemakaiannya tidak teratur, jumlah pemakaiannya juga tidak teratur, sehingga relatif
lebih sulit dalam merencanakan pemakaiannya.
2. Barang programSifatnya juga habis pakai, jumlah kebutuhannya sesuai dengan tingkat
produksi/kegiatan perusahaan yang bersangkutan. Kalau persediaan habis, kegiatan
perusahaan akan langsung berhenti, frekuensi pemakaiannya relatif teratur, jumlah
pemakaiannya juga teratur, sehingga perencanaan pemakaiannya relatif lebih mudah.
Lebih lanjut, tentang barang MRO ini dapat dijelaskan lagi sebagai berikut:
1. Sifatnya habis pakai (consumables), artinya sekali pakai biasanya akan dipakai terus
sampai rusak dan perlu diganti lagi dengan yang baru. Barang bekasnya tidak dapat
dipakai lagi, kecuali dapat diperbaiki lalu dipakai untuk fungsi yang lebih
rendah/ringan, jadi bukan berfungsi seperti barang baru seperti semula.
2. Untuk keperluan pemeliharaan, artinya untuk perawatan peralatan dan fasilitas lain
secara rutin dalam pabrik, misalnya suku cadang, minyak pelumas, dan gemuk
pelumas.
3. Untuk reparasi, artinya untuk perawatan atau pemeliharaan besar, yang biasanya
dijadwalkan dari waktu ke waktu sesuai dengan petunjuk pembuat peralatan tersebut,
misalnya setiap beroperasi 60.000 jam. Umumnya menyangkut suku cadang.
4. Untuk operasi, artinya semua jenis barang lain yang digunakan di pabrik seperti pipes,
valves, flanges, dan paints.
5. Melihat contoh-contoh tersebut, jelas bahwa biasanya kalau mulai terjadi kerusakan,
maka peralatan atau fasilitas pabrik masih dapat berjalan untuk sementara,
2017 16 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
meskipun kurang sempurna dan tidak langsung berhenti, kecuali memang sekaligus
terjadi kerusakan yang besar dan mendadak
6. Frekuensi penggunaan dan jumlah untuk setiap kali penggunaan barang PPO ini
relatif tidak teratur, karena sangat tergantung dari beberapa faktor seperti cuaca,
udara sekeliling, beban penggunaan, mutu material, cara operasi peralatan, dan
keteraturan perawatan.
Sedangkan sifat-sifat barang program lebih lanjut sebagai berikut:
1. Barang program juga habis dipakai, malahan beberapa jenis secara fisik menjadi
bagian dari produk akhir pabrik atau perusahaan yang bersangkutan.
2. Barang program biasanya merupakan bahan penunjang dari hasil atau produk akhir,
oleh karena itu sifat-sifatnya sangat mirip dengan bahan baku yang diperlukan untuk
produksi produk akhir.
3. Jumlah kebutuhan barang program berbanding lurus dengan rencana program atau
produksi perusahaan yang bersangkutan. Sebagai contoh dapat dikemukakan
kebutuhan barang program pembuatan drum untuk pabrik kemasan untuk keperluan
pabrik pembuat minyak dan gemuk pelumas sebagai berikut:
a. Rencana produksi adalah 4.000.000 liter minyak dan gemuk pelumas, dengan
berbagai jenis dan grade, sehingga diperlukan bahan baku untuk pembuatan
minyak dan gemuk pelumas serta barang program untuk pembuatan drum
kemasan sebagai berikut:
b. Bahan baku:
base oil grade ‘x’ = 5.600.000 liter
additives jenis 'a' = 4.000 liter
additives jenis 'b' = 5.700 liter
additives jenis 'c' = 600 liter
c. Barang program:
drum sheet, body = 21.000 sheets drum sheet, top = 21.000 sheets drum sheet, bottom = 21.000 sheets drum flanges, jenis 'm' = 21.000 pes drum flanges, jenis 'n' = 21.000 pes paints, merah = 26.500 liter paints, kuning = 12.700 liter paints, hitam = 5.000 liter
2017 17 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
d. Apabila yang akan diproduksi setengahnya, maka jumlah bahan baku dan barang
program yang dibutuhkan juga kurang lebih setengahnya. Program di sini
menunjukkan program suatu produksi atau suatu kegiatan.
Dalam suatu pabrik pembuat minyak pelumas seperti contoh di atas, barang program
adalah barang-barang yang diperlukan untuk memproduksi pembungkus produk utama,
yaitu bahan pembuat drum. Dengan demikian jelaslah bahwa bagi pabrik minyak dan
gemuk pelumas, material program seperti halnya bahan baku sangat mutlak diperlukan.
Apabila barang program sampai habis, maka pabrik akan terpaksa dihentikan karena
produksinya tidak dapat dikemas dalam kemasan drum.
Pemakaian barang program disesuaikan dengan jadwal produksi produk akhir, yang
biasanya sangat teratur baik frekuensi maupun jumlahnya, dan relatif dapat diprediksi
dengan mudah. Oleh karena itu, dikatakan bahwa perencanaan pemakaian barang program
untuk masa yang akan datang secara relatif lebih mudah dilakukan daripada barang MRO.
Inilah perbedaan-perbedaan sifat, perencanaan, dan perlakuan bagi barang MRO dan
barang program yang perlu diperhatikan.
2017 18 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id
Daftar PustakaRichardus Eko Indrajit, (2005), Manajemen Persediaan, Grasindo, Jakarta
Heizer Jay, B. Rander, (2006), Manajemen Operasi, Salemba Empat, Jakarta
Hani Handoko (2002). Manajemen Produksi dan Operasi. BPFE. Yogyakarta
Siswanto, (2005), Riset Operasi, Erlangga, Jakarta
M. Syamsul Ma’arif (2003). Manajemen Operasi. Grasindo. Jakarta
Sofyan Assauri (2001). Manajemen Operasi. BPFE. Yogyakarta
Martinich (2003). Operation Management. Prentice Hall. New York
2017 19 Manajemen Persediaan
PusatBahan Ajar dan eLearningDinar Nur Affini, SE., MM. http://www.mercubuana.ac.id