Post on 15-Aug-2015
ANALISA SISTEM PENJUALAN SEPEDA MOTOR SECARA
TUNAI PADA PT.BERKAH ASIA PASIFIC
JAKARTA
LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah APSI Pada Program Diploma III
Disusun Oleh :
Sahlani (11130122 / 02)
Ahmad Fairuz (11130405 / 07)
Mohamad Dimas Triyono (11130881 / 20)
Jurusan Komputerisasi Akuntansi
Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika
Wolter Monginsidi
2014
ii
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN LAPORAN KULIAH
KERJA PRAKTEK
Kuliah kerja praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai
pada periode : Tahun Akademik 2014/2015 di Semester Tiga
DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK
Kelas 11.3B.23
Desmulyati S.Kom
iii
PENILAI LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Kuliah Kerja Praktek ini telah dinilai pada tanggal..............................................
PENILAI
( ................................................ )
Saran-saran dari penilai :
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah melimpahkan
rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya kami dapat menyelesaikan tugas
laporan kerja praktek ini dengan baik dimana tugas laporan Kuliah Kerja Praktek ini
penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul penulisan laporan
kuliah kerja praktek yang kami ambil adalah sebagai berikut :
“ANALISA SISTEM PENJUALAN SEPEDA MOTOR SECARA
TUNAI PADA PT.BERKAH ASIA PASIFIC”
Tujuan penulisan kuliah kerja praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu
mata kuliah KKP ( Kuliah Kerja Praktek ) pada program Diploma III ( D3 ) AMIK
BSI. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, observasi dan
beberapa sumber literatur yang mengandung penulisan ini. Kami menyadari bahwa
tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan laporan kuliah
kerja praktek ini tidak lancar, oleh karena itu pada kesempatan ini kami
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Bapak Ir.Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK BSI
2. Ibu Desmulyati S.Kom sebagai dosen pembimbing kuliah kerja praktek yang
telah memberikan bimbingan, arahan , saran serta dukungan kepada kami
dalam menyelesaikan tugas ini.
3. Staff / Karyawan / dosen dilingkungan AMIK BSI
4. P.C. Budi Santosa selaku Manager Operasional PT. BERKAH ASIA
PASIFIC
5. Para Karyawan/Karyawati PT. BERKAH ASIA PASIFIC
6. Orang tua tercinta yang telah memberi dorongan moril maupun spiritual
kepada kami.
v
7. Serta rekan-rekan sejawat dan seperjuangan yang ikut memberikan
bantuannya dalam pembuatan kuliah kerja praktek, khususnya KA.3B.23
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga
terwujudnya penulisan ini. Kami menyadari bahwa penulisan laporan kuliah
kerja praktek ini masih jauh sekali dan belum sempurna, untuk itu kami
mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan kami
sebagai penulis dimasa akan datang.
Akhir kata semoga laporan KKP ini dapat berguna bagi kami khususnya, bagi
para pembaca yang berniat pada umumnya, Amin Ya Robbal’Alamin.
Jakarta, 06 November 2014
Penulis
vi
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Laporan KKP ............................................................................ i
Lembar Persetujuan Laporan KKP .................................................................. ii
Lembar Penilai Laporan KKP .......................................................................... iii
Kata Pengantar ................................................................................................. iv
Daftar Isi .......................................................................................................... vi
Daftar Simbol ................................................................................................... viii
Daftar Gambar .................................................................................................. ix
Daftar Tabel ..................................................................................................... x
Daftar Lampiran ............................................................................................... xi
BAB I PENDAHULUAN .................................................................. 1
1.1 Umum ................................................................................ 1
1.2 Maksud dan Tujuan ............................................................ 1
1.3 Metode Penelitian .............................................................. 2
1.4 Ruang Lingkup ................................................................... 3
1.5 Sistematika Penulisan ........................................................ 3
BAB II LANDASAN TEORI ............................................................. 5
2.1 Konsep Dasar Sistem ......................................................... 5
2.1.1 Pengertian Sistem ......................................................... 5
2.1.2 Karakteristik Sistem ..................................................... 6
2.1.3 Klasifikasi Sistem ........................................................ 7
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System) ................................. 8
2.2.1 Diagram Alir Data (DAD) ........................................... 8
2.2.2 Kamus Data (Data Dictionary) .................................... 11
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ......................................... 16
3.1 Umum ................................................................................ 16
3.2 Tinjauan Perusahaan .......................................................... 16
vii
3.2.1 Sejarah Perusahaan ...................................................... 16
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi .................................... 18
3.3 Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan ................................. 22
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan ..... 24
3.5 Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan ............................ 27
3.6 Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan .............................. 30
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ....................... 30
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ....................... 30
3.6.3 Spesifikasi File (*) ....................................................... 31
3.6.4 Spesifikasi Program (*) ................................................ 34
3.6.5 Struktur Kode (*) ......................................................... 35
3.7 Spesifikasi Sistem Komputer ............................................. 39
3.7.1 Umum .......................................................................... 39
3.7.2 Perangkat Keras ........................................................... 39
3.7.3 Perangkat Lunak .......................................................... 40
3.8 Permasalahan Pokok .......................................................... 41
3.9 Pemecahan Masalah ........................................................... 41
BAB IV PENUTUP .............................................................................. 42
4.1 Kesimpulan ........................................................................ 42
4.2 Saran .................................................................................. 42
Daftar Pustaka .................................................................................................. 43
Daftar Riwayat Hidup ...................................................................................... 44
Surat Keterangan PKL ..................................................................................... 47
Nilai Kuliah Kerja Praktik ............................................................................... 48
Lampiran-lampiran ........................................................................................... 54
viii
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram
Kesatuan Luar (External Entity)
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau
tujuan pada arus data.
Arus Data (Data Flow)
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.
Proses (Process)
Digunakan untuk menggambarkan suatu pemrosesan
data. Simpanan Data (Data Store)
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk
menyimpan atau mengambil data.
Simpanan Data (Data Store)
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk
menyimpan atau mengambil data.
ix
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Berkah Asia Pasific ............................. 18
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ............................................. 24
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan .................................................... 25
Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan ................................................. 26
x
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel II.1 Notasi Tipe Data .............................................................................. 14
Tabel II.2 Notasi Struktur Data ........................................................................ 14
Tabel III.3 Tabel HIPO .................................................................................... 34
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran A.1 Surat Persetujuan Riset PT. Berkah Asia Pasific...................... 47
Lampiran A.2 Surat Pemesanan Kendaraan..................................................... 54
Lampiran A.3 Faktur Penjualan ....................................................................... 55
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Umum
Sepeda motor merupakan salah satu kendaraan roda dua yang menjadi alat
transportasi masyarakat Indonesia. Sepeda motor beragam jenis yaitu sepeda motor
bebek, sepeda motor sport, sepeda motor sekuter, dan sepeda motor sekutermatik.
Keempat jenis sepeda motor tersebut memiliki perbedaan pada spesifikasi teknis,
model dan harga. Sepeda motor sport identik dengan sepeda motor pria. Kebutuhan
masyarakat Indonesia akan sepeda motor sport dipengaruhi oleh berbagai alasan yaitu
merek, harga, fungsi, gaya hidup, spesifikasi teknis, sampai dengan penggunaan
bahan bakar yang irit.
Semakin banyak orang yang menggunakan sepeda motor dalam berbagai
aktifitasnya maka dibutuhkanlah suatu sistem informasi penjualan barang yang
dipakai oleh sebuah perusahaan untuk mengetahui berapa penjualan yang diperoleh
oleh perusahaan dalam setiap bulannya. Semakin banyak pengetahuan yang didapat
tentang bagaimana prosedur yang digunakan pada setiap instansi yang berbeda untuk
mencatat keterangan tentang penjualan barang secara tunai yang dibuat secara benar
dan akurat.
Untuk itu kami mencoba membahas ruang lingkup yang kecil dalam sistem
penjualan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka kami mengambil judul:
“Analisa Sistem Penjualan Sepeda Motor Secara Tunai pada PT.Berkah Asia
Pasific”.
1.2. Maksud dan Tujuan
Adapun maksud penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :
1. Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang telah di dapat
dalam perkuliahan
2
2. Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di bawah bimbingan yang
cermat dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan pengetahuan baru dari
penelaahan yang original.
3. Lebih meningkatkan efesiensi dan efektifitas pada perusahaan.
Sedangkan tujuan dalam penulisan laporan KKP ini adalah untuk memenuhi
mata kuliah kerja praktek pada Semester III (Tiga) Jurusan Akademik Manajemen
Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
1.3. Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan
KKP khususnya bagi perancangan system. Didalam kegiatan penelitian penulis
melakukan pengumpulan data melalui cara :
1. Wawancara (Interview)
Dalam penulisan laporan KKP ini,untuk mendapatkan informasi secara
lengkap maka penulis melakukan suatu metode suatu tanya jawab mengenai
semua kegiatan yang berhubungan dengan Penjualan Motor Secara Tunai
dengan karyawan/karyawati PT. Berkah Asia Pasific.
2. Pengamatan (Observation)
Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan yang
berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut
langsung dicatat dan dibuatkan videonya oleh penulis dan dari kegiatan
observasi dapat diketahui kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut.
3. Studi pustaka
Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan
melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan
Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika maupun
diperpustakaan lainnya.
3
1.4. Ruang Lingkup
Didalam penulisan laporan KKP ini, penulis membahas tentang analisa sistem
penjualan motor secara tunai pada PT.Berkah Asia Pasific. Mengingat pembahasan
didalam penjualan motor cukup luas dan agar Laporan KKP ini mencapai sasaran
maka ruang lingkup pembahasan meliputi proses pemesanan barang, proses
pembayaran tunai, proses pengiriman barang dan proses pembuatan laporan.
1.5. Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan
Kuliah Kerja Praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan
untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan Kuliah Kerja
Praktek ini.
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang secara umum,
maksud dan tujuan, ruang lingkup yang membatasi permasalahan,
metode penelitian , serta sistematika penulisan secara keseluruhan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem, dan
peralatan pendukung (tools sistem)
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat
umum,tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan ,
visi dan misi perusahaan dan struktur organisasi dan prosedur system
berjalan ,diagram alir data (DAD) system berjalan, kamus data system
berjalan yang memiliki sub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam
4
keluaran, bab ini juga menguraikan tentang permasalahan dan
alternatif pemecahan masalah.
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran
yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Laporan Kuliah Kerja
Praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi PT. Berkah Asia Pasific
dalam memutuskan kebijakan-kebijakan yang akan datang.
5
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas himpunan
bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan sedemikian rupa sehingga
menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sistem merupakan bagian terpenting dalam perkembangan ilmu pengetahuan
sehingga banyak para ahli mengalihkan perhatian kepada pembelajaran mengenai
sistem.
2.1.1 Pengertian Sistem
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling
berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Sistem juga
merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem
yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Ada beberapa pakar yang berlainan
pendapat dalam mendefinisikan suatu sistem namun tetap pada satu tujuan. Dalam
Buku Analisis dan Desain karangan Jogiyanto, ada dua buah kelompok pendekatan
dalam mendefinisikan sistem sebagai berikut.
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” menurut Jogiyanto (2005 :1)
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya, mendefinisikan sistem sebagai berikut. “Sistem adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu” menurut
Jogiyanto (2005 : 2)
6
Sedangkan menurut Romley (2006 : 2) “sistem adalah rangkaian dari dua atau
lebih komponen-komponen yang saling berhubungan,yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan”.
Sedangkan menurut Whitten (2006 : 23) dalam bukunya metode desain dan
analisis sistem mengungkapkan bahwa “informasi adalah data yang telah diproses
atau di organisasi ulang menjadi bentuk yang berarti.Informasi yang dibentuk dari
kombinasi data yang diharapkan memiliki arti kepenerima”.
Sistem juga dijelaskan oleh Winarno (2006 : 1.5 ) yaitu “sekumpulan
komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan.masing-masing
komponen memiliki fungsi berbeda dengan yang lain,tetapi tetap dapat bekerja
sama”.
Dari beberapa pengertian diatas dapat dijelaskan mengenai karakteristik
sistem sebagai berikut :
2.1.2 Karakteristik Sistem
Menurut Ladjamudin (2008:10) ”memahami dan mengembangkan suatu
sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang
membedakannya”. Unsur-unsur itu adalah karakteristik sistem. Suatu sistem
mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,sebagai berikut :
1. Komponen Sistem (Component)
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu
sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem menpunyai sifatsifat dari
sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem
secara keseluruhan.
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
7
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem apapun diluar batas dari
sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sub sistem
dengan sub sistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber
daya mengalir dari satu sub sistem ke sub sistem yang lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukan
supaya sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal input) energi
yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk sub sistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolahan Sistem
Pengolah sistem adalah bagian yang bertugas mengolah atau mengubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran
dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran
yang akan dihasilkan sistem dan dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan
tujuannya.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah
sebagai berikut ini :
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
8
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
nampak secara fisik, sedangkan Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
oleh manusia, sedangkan Sistem Buatan Manusia merupakan sistem yang dirancang
oleh manusia.
c. Sistem Deterministic dan Sistem Probabilistic
Sistem Determnistic adalah sistem yang tingkah lakunya dapat diprediksi.
Sedangkan Sistem Probabilistic merupakan sistem yang tingkah lakunya belum
diprediksi karena mengandung Probabilistic.
d. Sistem Terbuka dan Tertutup
Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh
lingkungan luarnya. Sedangkan Sistem Tertutup merupakan sistem yang tidak
berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)
Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem
yang baru pada penulisan tugas akhir ini adalah :
2.2.1 Diagram Alir Data (DAD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-
notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat
membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses
kerja suatu sistem proses dan keluaran sistemyang berhubungan dengan
masukan,proses dam keluaranserta mempresentasikan dan prosedur mendetail dalam
sistem yang masukan, proses dam keluaran serta merepresentasikan dan menganalisis
prosedur-prosedur mendetail dalam sistem yang alir data juga mampu
mengkoseptualisasikan bagaimana data-data berpindah lebih besar. Diagram lebih
besar. Diagram mengkoseptualisasikan bagaimana data didalam organisasi. Pada
9
aliran data menekankan logika yang didalam organisasi. Pada aliran data menekankan
logika yang mendasari sistem.
Suatu yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuah sistem kontekstual
data flow diagram yang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan
entitas luar. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi
menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil dan untuk menggaris bawahi arus
data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu "dikembangkan" untuk
melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya.
1. Simbol-Simbol Dalam DAD
Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut:
a. Kotak Rangkap Dua (External Entity)
Kotak rangkap dua digunakan untuk menggambarkan suatu entitas
eksternal yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem.
b. Bujur Sangkar (Process)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin,
atau komputer dan hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dilakukan
arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol
bujur sangkar.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :
Proses harus memiliki input dan output.
Proses dapat dihubungkan dengan komponen Entitas, Data Store atau proses
melalui alur data.
Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem
digambarkan dengan komponen proses.
c. Alir Data (Data Flow)
Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses
sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi
dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir diantara proses ( process
), simpanan data ( data store ) dan kesatuan luar ( external entity). Selain
10
menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data
atau informasi yang dimaksud.
Arus data data dapat dapat berbentuk berbentuk sebagai sebagai berikut berikut : :
Formulir atau atau dokumen dokumen yang yang digunakan digunakan
perusahaan
Laporan tercetak tercetak yang yang dihasilkan dihasilkan sistem sistem
Output dilayar komputer
Masukan untuk komputer komputer
Komunikasi ucapan
Surat atau memo
Data yang dibaca atau atau direkam di file
Suatu isian yang yang dicatat pada buku agenda
Transmisi data dari suatu komputer ke komputer lain
d. Simpanan Data (Data Store)
Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang
digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. Data Store ini biasanya
berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic, file
disket, dan file harddisk. Data Store ini juga berkaitan dengan penyimpanan folder.
2. Aturan Main DAD
Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam
penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :
a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara
external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store
yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
c. Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan
menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow
yang keluar.
11
3. Tahapan Pembuatan DAD
Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat
konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan
diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara
umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang
didalam diagram konteks yang penggambarannya secara lebih
terperinci.
c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih
mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
2.2.2 Kamus Data / Data Dictionary (DD)
Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang
digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil
referensi data mengenai data (maksudnya, metadata), suatu data yang disusun oleh
penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan analisis desain.
Sebagai suatu dokumen, kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasi istilah-
istilah data tertentu dan menjelaskan apa arti setiap istilah yang ada. (Kenneth. E.
Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 333).
Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir
pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data
flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.
Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih
detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga
12
untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun
secara abjad.
Adapun kegunaan dari kamus data adalah :
1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-
laporan.
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.
4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD ( Diagram Alir Data )
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow
diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga
mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih
lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung
mencarinya dengan mudah di kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama
mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu
dengan yang lainnya.
3. Tipe Data atau Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk
dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan
terarah, tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field adalah
bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.
4. Arus Data
13
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya
memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di
kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan
tentang arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu
dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan
input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus
dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-
rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan
banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan
volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri
dari item-item atau elemen-elemen data.
Notasi Kamus Data
Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan
Notasi Struktur Data.
1. Notasi Tipe Data
Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna
dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:
14
Table II.1 Notasi Tipe Data
NOTASI KETERANGAN
X Setiap karakter
9 Angka numerik
A Karakter alphabet
Z
Angka nol tampilkan sebagai spasi
kosong
. Titik sebagai penulis ribuan
, Koma sebagai pemecah pecahan
- Hypen sebagai tanda penghubung
/ Slash sebagai tanda pembagi
2. Notasi Struktur Data
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item
data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan
menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya
misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat
dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini
di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
notasi Keterangan
=
Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri
(CONSIST OF) atau sama dengan (IS
EQUIVALENT)
+ AND
[ ]
Salah satu dari (memilih salah satu dari
elemen-elemen data didalam kurung bracket
ini)
I
Sama dengan simbol [ ] atau pemisah pada
simbol [ ]
N [ ] M
Iterasi (elemen data didalam kurung bracket
beriterasi mulai minimum N kali dan
maksimum M kali)
( )
Optional (elemen data didalam kurung
parenthesis sifatnya optional, dapat ada dan
15
dapat tidak ada)
* atau ** Keterangan setelah tanda ini adalahkomentar
@ Indentefier data store
Alias Nama lain untuk data
16
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Proses penjualan dalam suatu perdagangan secara garis besar ditentukan oleh
adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang siap dijual. Seiring dengan
perkembangan zaman, proses penjualan ini semakin rumit dengan adanya peraturan-
peraturan baru dalam perdagangan itu sendiri. Pada PT.Berkah Asia Pasific setiap
penjualan yang terjadi diawasi oleh Direktur yaitu pemimpin sekaligus pemilik dari
PT.Berkah Asia Pasific secara tidak langsung dengan melakukan pemeriksaan
terhadap arsip-arsip yang berhubungan dengan penjualan. Arsip yang mendukung
proses penjualan tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip-arsip tersebut sudah
terkomputerisasi semua jadi Direktur dapat lebih mudah memeriksanya. Untuk itulah
pertama-tama kami akan membahas mengenai tinjauan Perusahaan, sejarah berdiri ,
visi dan misinya serta struktur organisasi perusahaan ini.
3.2 Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT.Berkah Asia Pasific terdapat aturan
yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang mengambarkan garis perintah
dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua
menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat
penulis mengadakan riset untuk pembuatan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini sebagai
berikut:
3.2.1 Sejarah Perusahaan
Berkah Asia Pasific merupakan perusahaan yang bergerak di bidang barang
dan jasa. Dimana Pada bidang jasa yaitu melayani sevice motor dan menyediakan
suku cadang motor Kawasaki. Pada bidang barang, perusahaan ini menyediakan
sparepart motor dan penjualan motor khusus Kawasaki juga. PT.Berkah Asia Pasific
17
adalah sebuah Dealer Resmi Kawasaki yang terletak di Jln. Mampang Prapatan No.
32 , Jakarta.
Pada awal berdirinya perusahaan ini hanya khusus melayani Service unit,
pergantian suku cadang , Klaim Kupon Service Gratis dan Warranty Request. Seiring
berjalanya waktu dan mengikuti permintaan pasar, Berkah Asia Pasific juga menjual
unit Kawasaki dari Motor Bebek, Ninja , dan Trail. Selain itu juga menjual
Accessories Motor yang sebagain besar digunakan pada unit Ninja. PT.Berkah Asia
Pasific memiliki tujuan pasar yang menjangkau semua kalangan terutama dari
kalangan menengah keatas. Karena untuk segi harga Motor dan Suku Cadang
Kawasaki terutama unit Sport terbilang cukup mahal. Tapi semua itu berbanding
lurus dengan kualitas motor itu sendiri serta suku cadang nya. Unit atau Sparepart
semua di Produksi di PT. KAWASAKI MOTOR INDONESIA Jakarta (KMI) yang
awal nya di import dari Thailand yang merupakan supplier terbesar di Asia Tenggara
Visi dan Misi Perusahaan
Vision :
• The leading and respected full service automotive solution provider who
commits to serve with a healthy heart, mind and soul.
Mission :
• Constant value creation & enhancement through: human resource upgrading,
infrastructure building, and process systemization
• Expand into other supporting chains: consumer financing, used market, auto
rental.
• ISO 9000 Certification on quality management
Core Values :
• Integrity
• Humility
• Trust-worthiness
18
• Reliability
• Collaborative
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi adalah susunan sub-sub system dengan hubungan
wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan
bagaimana tugas akan dibagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada
PT.Berkah Asia Pasific :
Pemegang Saham
Dewan Komisaris
Presiden Komisaris
Dewan Direksi
Komisaris
Kasir PresDir
Operasional Manager
Sales Promotion After Sales
Counter
Counter Broker Channel Spare Part Service
Direktur
Accounting &
Finance Manager
Tax Admin IT
Sekretaris
Cleaning
Service
LEGAL SDM Security
Admin Office
19
Fungsi dari tiap-tiap bagan adalah sebagai berikut :
1. Pemegang saham
Sebagai pemegang saham terbesar dalam perusahaan
2. Dewan komisaris
Bertugas memberikan nasihat kepada direktur dalam melaksanakan
pengurusan perusahaan dan bertindak sebagai wakil pemegang saham dalam
perusahaan.
3. Presiden komisaris
Melakukan pengawasan terhadap kebijakan direksi dalam melakukan kegiatan
pencegahan,perbaikan hingga pemberhentian sementara anggota direksi.
4. Komisaris
Mengadakan dan memelihara administrasi perusahaan dan pengawasan
pembuatan laporan tahunan untuk diajukan pada Rapat Umum Pemegang
Saham (RUPS)
5. Dewan direksi
Bertanggung jawab untuk melaksanakan pengurusan PT.Berkah Asia Pasific
untuk kepentingan dan tujuan Perusahaan.
6. Kasir
Bertugas mengarsipkan daftar penerimaan kas dan bukti kas masuk menurut
tanggal
7. Presiden Direktur
Bertugas memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif
8. Operational manager
Bertugas untuk melakukan pemeliharaan terhadap peralatan produksi
9. Direktur
Bertugas memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala
bagian (manajer)
10. Sales
20
Bertugas melakukan proses penjualan sesuai daftar target yang sudah
ditentukan dan disepakati bersama dengan koordinator
11. Counter broker
Bertugas untuk mempertemukan antara penjual dan pembeli untuk transaksi.
12. Sales channel
Bertugas untuk mengkustomisasi keuntungan, pemasangan, pemeliharaan,
menawarkan kredit
13. Promotion
Bertanggungjawab atas kegiatan pemasaran.
14. After sales counter
Bertugas untuk Menjual kendaraan kepada pelanggan diluar lingkungan
kantor PT.BAP sesuai dengan target yang telah ditetapkan
15. Spare part
a. Membuat catatan pengeluaran dan pemakaian suku cadang
b. Membuat laporan suku cadang yang dibutuhkan agar dapat segera
dilakukan pemesanan
c. Membuat PO pemesanan barang
d. Memperhatikan stok sparepart agar selalu tersedia
e. Melakukan SO rutin terhadap persedian suku cadang
16. Service
a. Mencatat keluhan-keluhan pada kendaraan yang akan di service
b. Melakukan pengecekan awal motor
17. Accounting and finance manager
Bertugas membuat laporan kepada direktur terutama masalah laporan
keuangan dan memproses data gaji karyawan.
18. Tax
Bertugas melakukan verifikasi dan analisa jumlah pajak yang dilaporkan serta
jumlah pajak yang diinput di sistem untuk memastikan kebenaran dan
keakuratan data.
21
19. Admin
Bertugas untuk memelihara dokumen baik berupa arsip-arsip maupun dalam
bentuk file.
20. IT
Bertugas untuk merancang, mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi
operasional dari sistem informasi (software dan aplikasi) dan pendukungnya
21. Sekretaris
Bertugas menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
22. Cleaning service
Bertugas untuk membersihkan meja, computer dan telepon.
23. LEGAL
Bertugas untuk mengurusi dokumen-dokumen, perizinan perusahaan dan
permasalahan hukum yang ada di perusahaan di mana dia bekerja.
24. SDM
Bertugas memantau dan mengevaluasi pelaksanaan administrasi kepegawaian
danpengembangan sumberdaya manusia
25. Security
Bertugas mengawasi seluruh lingkungan perusahaan didalam yang menjadi
tanggung jawabnya
26. Admin office
Bertugas sebagai media antara karyawan dan perusahaan untuk membangun
koordinasi dan komunikasi di antara keduanya.
22
3.3 Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Kuliah Kerja Praktek ini,
kami akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi :
A. Tahapan Proses Pemesanan Kendaraan
Tahapan penjualan baru akan terjadi bila ada surat permintaan barang
dari customer yang datang ke showroom kepada sales, dimana tentunya
customer tersebut datang untuk membeli . Setelah itu sales melakukan
pengecekan inventory sesuai permintaan customer jika customer tersebut
bertujuan untuk membeli kendaraan secara tunai maka bagian marketing /
sales akan meminta Fotocopy KTP customer lalu membuka SPK (Surat
Pemesanan Kendaraan) yang diisi data customer dan unit yang akan dipesan.
Selanjutnya sales akan mengecek pada inventory kendaran, adakah kendaraan
yang sesuai dengan permintaan customer tersebut dari jenis , tipe, tahun
pembuatan dan jika ternyata tidak ada, sales akan memberikan alternatif-
alternatif pilihan yang dirasakan mungkin akan disukai customer tersebut.
B. Tahapan Proses Pembayaran
Setelah adanya kesepakatan harga antara pihak customer dan pihak
dealer. Maka customer akan melakukan pembayaran secara tunai didealer atau
bukti pembayaran secara tranfer rekening bank yang direkomendasikan
sebelum unit tersebut dikirim ke rumah customer. Pihak dealer akan membuat
kwitansi pelunasan yang telah dibayarkan oleh customer sesuai nominal yang
disepakati dan copy kwitansi pelunasan disimpan sebagai arsip penjualan.
C. Tahapan Proses Pengiriman
Pada proses ini sebelum unit diterima customer, pihak dealer akan
melakukan PDC terhadap unit yang akan dikirim yaitu:
1. Gesek nomor rangka/mesin untuk proses faktur.
2. Memeriksa kebenaran nomor rangka/mesin sesuai surat jalan.
3. Membersihkan unit sehingga terlihat lebih bersih.
23
4. Memeriksa keadaan fisik unit dalam keadaan tanpa cacat.
5. Memeriksa part unit berfungsi dengan baik.
6. Mengecharge aki unit, menghidupkan unit agar siap pakai.
7. Mengecheck perlengkapan unit meliputi toolkit, kunci kontak,
helm, jaket dll, setelah proses tersebut dilakukan, maka driver
meminta surat jalan, tanda terima unit serta faktur kendaraan
bermotor yang dibuat oleh bagian admin dengan melihat data
barang yang dipesan,copy kwitansi penjualan untuk ditandatangani
saat unit diterima di rumah customer. Selanjutnya unit dinaikan
oleh driver di mobil pengiriman dan unit siap diantar. Saat sampai
dikediaman customer, customer akan menerima bukti penerimaan
barang berupa copy surat jalan dan copy tanda terima unit dan asli
dari surat jalan dan tanda terima unit dibawa lagi oleh driver untuk
dijadikan arsip selain itu driver juga akan menjelaskan prosedur
pemakaian unit kepada customer.
D. Tahapan Laporan Bulanan
Laporan penjualan unit sangat penting bagi direktur karena
merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam
perencanaan, pengendalian, pengawas dan pengambilan keputusan. Laporan
ini berisi berisi jumlah penjualan motor dan margin setiap bulannya. Selain itu
juga untuk menentukan strategi penjualan unit agar selalu meningkat setiap
bulannya yang diambil berdasarkan buku barang ,kwitansi penjualan,bukti
transfer,surat jalan.
24
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan
Analisa Sistem Penjualan
Motor
Customer
Driver
Bagian Admin
Sales
Owner
Perusahaan
SPB, Fotocopy KTP, Bukti Pembayaran
SPK, Kwitansi, FAKTUR
SJ, TTU, Faktur
SJ, TTU, Faktur
Laporan Bulanan
SJ, TTU, Faktur
SJ, TTU, Faktur
SPB, Fotocopy KTP, Bukti Pembayaran
SPK, Kwitansi
KETERANGAN :
SPB : SURAT PERMINTAAN BARANG
SPK : SURAT PEMESANAN KENDARAAN
SJ : SURAT JALAN
TTU : TANDA TERIMA UNIT
Gambar III.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan
25
1.0
Proses Pemesanan
Barang
Customer SalesSPK
SPK
SPB, Fotocopy KTP
SPB, Fotocopy KTP
Buku Customer
2.0
Proses Pembayaran
Barang
Data Customer
Data Customer
Bukti Kwitansi
Bukti Pembayaran
Bukti Kwitansi
Bukti Pembayaran
Arsip PenjualanCopy Kwitansi
Buku BarangData Barang
Data Barang
3.0
Proses Pengiriman
Barang DriverSJ, TTU, Faktur
SJ, TTU, Faktur
Arsip Surat JalanSJ
Arsip Tanda Terima UnitTTU
Copy SJ, Copy TTU, Faktur
Bagian Admin
SJ, TTU, Faktur
Arsip Faktur Faktur
4.0
Proses Pembuatan
LaporanOwner
PerusahaanLaporan Bulanan
Faktur
TTU
SJData Barang
Copy Kwitansi
Gambar III.2 Diagram Detail Sistem Berjalan
26
3.1
Proses
Pembuatan SJBagian Admin
3.2
Proses
Pengiriman SJ
Customer
Buku Barang
Arsip Penjualan
SJ SJ
Copy Kwitansi
Copy Kwitansi
Data Barang
Data Barang
SJ
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
27
3.5 Kamus Data Sistem Akuntansi Berjalan
Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem penjualan PT. Berkah Asia Pasific
adalah sebagai berikut :
1. Dokumen Masukan
Nama Arus Data : Surat Pemesanan Kendaraan
Alias : SPK
Bentuk Data : Manual / Cetakan Komputer
Arus Data : 1.0 Proses Pemesanan Barang
Penjelasan : Sebagai bukti telah terjadinya pemesanan kendaraan
Periode : Setiap kali terjadi penjualan (harian)
Volume : Rata – rata puncak 15 kali dalam sebulan
Struktur Data : Surat Pemesanan Kendaraan terdiri dari item data :
Nama Pemesan
Alamat
Telp
Faktur STNK Atas Nama
Alamat
No. Surat Pesanan
Tgl. Surat Pesanan
No. Surat Pesanan/Ref.
Tgl. Penyerahan
Kode Sales
Merk
Type
Warna
Perlengkapan Tambahan
Jumlah
28
Harga Satuan
Harga
Total harga termasuk PPN & PPh BM
Biaya pengurusan surat – surat kendaraan
Asuransi
Biaya administrasi / Provisi Kredit
Total Bayar
Syarat – Syarat Pembayaran
Diperiksa Oleh(pemesan)
Dibuat Oleh(sales)
Disetujui Oleh(Ka.Cab)
2. Dokumen Keluaran
Nama Arus Data : Faktur kendaraan bermotor
Alias : Faktur
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : 3.0 Proses Pengiriman Barang
Penjelasan : Struk pengeluaran atas pembelian motor
Periode : Setelah proses pengiriman barang
Volume : Rata – rata puncak 15 kali dalam sebulan
Struktur Data : Faktur Kendaraan terdiri dari item data :
Nomor Faktur Kendaraan
Tanggal
Atas Nama
Alamat
No. KTP/TDP
Merk
Type
Jenis
29
Model
Tahun Pembuatan
Isi Silinder
Warna
No. Rangka/NIK/VIN
No. Mesin
Bahan Bakar
Harga
Formulir A/B
PIB
TPT
SUT
SRUT
30
3.6 Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pengiriman barang
pada PT.Berkah Asia Pasific. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah
sebagai berikut :
1. Surat Pemesanan Kendaraan
Nama dokumen : Surat Pemesanan Kendaraan
Fungsi : Sebagai bukti pemesanan kendaraan
Sumber : Sales
Jumlah : 1
Media : Kertas
Tujuan : Bagian pembuat pemesanan
Frekuensi : Setiap customer yang hendak memesan
kendaraan
Bentuk : Lihat Lampiran A.2
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran merupakan bukti akhir dari kegiatan pengiriman barang
pada PT.Berkah Asia Pasific. Adapun bentuk dokumen keluaran tersebut adalah
sebagai berikut :
1. Faktur Kendaraan Bermotor
Nama dokumen : Faktur Kendaraan Bermotor
Fungsi : Untuk bukti pembelian kendaraan
Sumber : Bagian Admin
Tujuan : Customer
31
Jumlah : Rangkap 2
Media : Kertas
Frekuensi : Setelah proses mengirimkan barang
Bentuk : Lihat Lampiran A.3
3.6.3 Spesifikasi File
File adalah komponen uatama dari sebuah sistem komputerisasi. File
memiliki fungsi sebagai data masukan dan keluaran untuk menunjang jalannya sistem
dan program yang sedang dibangun. Adapun spesifikasi file tersebut adalah :
1. Spesifikasi File Buku Customer
Nama Tabel : File Customer
Akronim : Customer
Fungsi : Untuk memasukkan Data Customer
Tipe : File Master
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
Primary Key : kd_cust
Media : Komputer
Record Size : -
Software : -
2. Spesifikasi File Penjualan
Nama Tabel : File Penjualan
Akronim : Penjualan
Fungsi : Untuk menginput penjualan
Tipe : File Transaksi
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
32
Primary Key : no_kwtansi
Media : Komputer
Record Size : -
Software : -
3. Spesifikasi File Stok
Nama Tabel : File Stok
Akronim : Stok
Fungsi : Untuk mengetahui stok barang yang tersedia
Tipe : File Transaksi
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
Primary Key : kd_brg
Media : Komputer
Record Size : -
Software : -
4. Spesifikasi File Surat Jalan
Nama Tabel : File SJ
Akronim : SJ
Fungsi : Untuk menginput Surat Jalan
Tipe : File Transaksi
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
Primary Key : no_sj
Media : Komputer
Record Size : -
Software : -
33
5. Spesifikasi File Tanda Terima Unit
Nama Tabel : File TTU
Akronim : TTU
Fungsi : Untuk menginput penjualan
Tipe : File Transaksi
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
Primary Key : no_ttu
Media : Komputer
Record Size : -
Software : -
6. Spesifikasi File Faktur
Nama Tabel : File Faktur
Akronim : Faktur
Fungsi : Data Approve Customer
Tipe : File Transaksi
Organisasi : Indexed Sequential
Akses File : Random
Primary Key : no_faktur
Media : Komputer
Record Size : -
Software : -
34
3.6.4 Spesifikasi Program
Spesifikasi merupakan pembahasan mengenai paket aplikasi yang penulis
sediakan guna pemrosesan data, untuk memperjelas akan dibuatkan HIPO (Hirarcy
plus Input Proces Ouput) bentuk HIPO dari Perancangan Sistem Informasi Penjualan
Sepeda Motor Kawasaki Secara Tunai pada PT.Berkah Asia Pasific adalah sbb :
1.0
File Master
0.0
Login
Menu
0.0
0.0
1.1
File Customer
1.0
2.0
File Transaksi
0.0
2.1
File Penjualan
2.0
2.2
File Stok
2.0
2.3
File SJ
2.0
2.4
File TTU
2.0
3.0
File Laporan
0.0
3.1
Laporan Penjualan
3.0
4.0
Exit
0.0
2.5
File Faktur
2.0
35
3.6.5 Struktur Kode
Pengkodean adalah pembuatan kode untuk tujuan mengklasifikasikan data,
memasukkan data ke komputer dan mengambil berbagai informasi yang
dibutuhkan. Pengkodean digunakan untuk menjabarkan item-item data yang
bersifat unik. Dalam perancangan, penulis melakukan pengkodean sebagai berikut:
1. Kode Customer
Panjang : 4 digit
Tipe : Text
Format :
X 9 9 9
Nomor Customer
Inisial Customer
Contoh : C001
C 0 0 1
Keterangan :
C = Kode Customer
001 = Nomor urut Customer adalah 1
36
2. Nomor Kwitansi
Panjang : 9 digit
Tipe : Number
Format :
9 9 9 9 9 9 9 9 9
Nomor Cust
Tgl Pembayaran
Bln Pembayaran
Thn Pembayaran
Contoh : 140802-001
1 4 0 8 0 2 0 0 1
3. Kode Barang
Panjang : 4 digit
Tipe : Text
Format :
X 9 9 9
Nomor Urut Motor
Type Motor
Contoh : N001
N 0 0 1
37
4. Nomor Surat Jalan
Panjang : 10 digit
Tipe : Text
Format :
X X 9 9 9 9 9 9 9 9
No. SJ
Tgl SJ
Bln SJ
Kode SJ
Contoh : SJ/0811/0001
S J 0 8 1 1 0 0 0 1
38
5. Nomor Faktur
Panjang : 12 digit
Tipe : Number
Format :
9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
No Perhari
Tgl Faktur
Bln Faktur
Thn Faktur
No Urut Cust
Contoh : 10028-1401278
1 0 0 2 8 1 4 0 1 2 7 8
39
3.7 Spesifikasi Sistem Komputer
Komputer adalah sebuah perangkat yang memungkinkan seseorang lebih
terbantu dan ringan terutama di dalam menghadapi persoalan pekerjaannya terlebih
lagi apabila manusia dihadapkan pada persoalan menghitung angka-angka besar dan
mempunyai tingkat kompleksitas yang tinggi. Merupakan penjabaran dari pemakai
perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (software) yang akan digunakan
dalam sistem usulan dan penggambarannya dalam bentuk konfigurasi komputer.
3.7.1 Umum
Pengembangan dari sistem informai berbasis komputer, selain membutuhkan
banyak sumber daya dan juga dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikan
dan melewati beberapa tahapan dari mulai sistem tersebut diterapkan, dikembangkan
dan dipelihara. Apabila sistem operasi yang telah dikembangkan masih menimbulkan
masalah-masalah yang rumit dan tidak bisa diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem,
maka perlu dikembangkan suatu sistem untuk mengatasinya dan kembali kepada
proses perencanaan sistem. Untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan data sistem
usulan ini diperlukan komputer serta alat tambahan lainnya yaitu perangkat keras dan
perangkat lunak.
3.7.2 Perangkat Keras
Komponen perangkat keras adalah terdiri dari unsur – unsur yang terdiri dari
perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia
(brainware) dan bersifat fisik, terdiri dari (CPU), monitor, keyboard, harddisk, disk
drive, mouse, dan printer.
Processor : Pentium IV
RAM : 512 MegaByte
Monitor : LCD
CD RW : 700 MB
Hard Disk : 80 Giga Byte
40
Keyboard : 108 keys
Mouse : PS2
Printer : Laserjet
3.7.3 Perangkat Lunak
Komponen perangkat lunak adalah serangkaian unsur – unsur yang terdiri dari
beberapa perangkat lunak program komputer yang digunakan untuk membantu proses
kerja manusia (brainware) dan sifat non fisik, terdiri dari sistem software dan
application soft ware.
Sistem Operasi : Microsoft Windows 7
Package Program : Microsoft Access 2007
Database : MySQL
41
3.8 Permasalahan
Sistem penjualan yang telah berjalan di PT.Berkah Asia Pasific umumnya
telah berjalan dengan baik. Dalam proses penawaran, proses transaksi pembayaran
sampai proses pengiriman, tetapi penulis melihat adanya kelemahan sistem tersebut.
Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut :
1. Persediaan barang yang terbatas sehingga harus dipesan oleh perusahaan
terkadang tidak ada ditempat sehingga harus dipesan dahulu kekantor pusat
PT. Kawasaki Motor Indonesia (KMI) yang mengakibatkan customer menjadi
kecewa.
2. Karena didalam PT.Berkah Asia Pasific ini juga terdapat bengkel , jadi
banyak customer yang ingin menservis motornya disana jadi customer harus
menunggu lama untuk diserviskan kendaraannya.
3.9 Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk Mengatasi masalah tersebut disarankan :
1. Karyawan atau karyawati yang bertugas mengecek stok barang harus
langsung mengecek stok setiap barang yang sedang laku dipasaran agar
langsung bisa dipesan kepusatnya.
2. Bagi customer yang sedang menunggu kendaraannya untuk diservis diberikan
pelayanan yang maksimal seperti fasilitas wifi yang ada diperusahaan trus
dijualnya minuman dan makanan ringan diperusahaan itu agar customer tidak
merasa bosan untuk menunggu.
42
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Sebagai akhir dari bab penulisan kuliah kerja praktek ini, maka kami selaku
penulis memberi kesimpulan bahwa sistem penjualan pada PT.Berkah Asia Pasific
sudah baik karena sudah 80% menggunakan sistem komputerisasi namun harus
diimbangi lagi dengan pelayanan yang maksimal.
4.2 Saran
Sebagai dari akhir penulisan kuliah kerja praktek ini, kami akan memberikan
saran-saran sebagai berikut :
1. Cara efektif yang dapat diambil untuk mengatasi semua permasalahan tersebut
hanya dengan mengganti cara penginputan yang 20% masih manual dengan
menggantinya menggunakan sistem komputerisasi pencarian data penjualannya bisa
mencapai 100% dengan menggunakan sistem komputerisasi.
2. Untuk mendapatkan customer yang lebih banyak lagi, pihak sales promotion harus
lebih giat lagi dalam menarik customer dan bagi customer yang sudah menjadi
langganan tetap diperlukan adanya pelayanan yang khusus agar ia tetap betah untuk
menjadi customer diperusahaan tersebut.
43
DAFTAR PUSTAKA
Ladjamudin, Al Bahra bin.2008 Konsep Sistem Informasi.Jakarta:STMIK
Muhammadiyah Jakarta
Jogiyanto, HM,2005.Analisa dan Disain Sistem Informasi Terstruktur.Yogyakarta:
Penerbit Andi.
Romney, Marshall B.2006. Sistem Informasi Management. Edisi Ke–9. Buku 1.
Jakarta : Salemba Empat
Whitten,Jeffery L.2006. Metode Desain Dan Analisis Sistem. Edisi Ke-6
Yogyakarta: Andi
44
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
N.I.M : 11130122
Nama Lengkap : Sahlani
Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta, 05 Juni 1986
Alamat lengkap : Jl. Bangka XI B
Jakarta Selatan 12720,
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal
1. SD 06 PT, lulus tahun 1998
2. SMPN 141 Jakarta, lulus tahun 2001
3. SMK BINA PUTRA Jakarta, lulus tahun 2004
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan
1. PT. MATAHARI PUTRA PRIMA.tbk , Jakarta Selatan.
tahun 2005 s.d tahun 2006
1. PT . GRAHA PARKING, Jakarta
tahun 2009 s.d tahun 2014.
Jakarta, 6 November 2014
Sahlani
3x4
45
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
N.I.M : 11130405
Nama Lengkap : Ahmad Fairuz
Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta, 06 mei 1991
Alamat lengkap : Jl. Tegal Parang Utara v Rt.004/013
Jakarta Selatan 12720,
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal
1. SDN 01 Pagi, lulus tahun 2003
2. SMPN Al-Iman Jawa Timur, lulus tahun 2006
3. SMAN Jakarta, lulus tahun 2009
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan
1. EVENT FESTIVAL EO, Jakarta Selatan.
tahun 2010 s.d tahun 2011.
2. LLP-KUKM SMESCO, Jakarta
tahun 2011, s.d tahun 2014.
Jakarta, 6 November 2014
Ahmad Fairuz
Foto
3x4
46
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
N.I.M : 11130881
Nama Lengkap : Mohamad Dimas Triyono
Tempat & Tanggal Lahir : Jakarta, 25 Desember 1992
Alamat lengkap : Jl. Bangka VIII G Rt.004/012
Jakarta Selatan 12720,
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal
1. SDN 010 PT, lulus tahun 2004
2. SMPN 141 Jakarta, lulus tahun 2008
3. SMK ISLAM ANDALUS Jakarta, lulus tahun 2011
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan
1. PT LUCKY STRATEGIS SCBD, Jakarta Selatan.
tahun 2011 s.d tahun 2012.
2. PT CIRCLEKA INDONESIA UTAMA, Jakarta
tahun 2012 s.d tahun 2014.
Jakarta, 6 November 2014
Mohamad Dimas Triyono
Foto
3x4
47
48
FORM NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK (KKP)
1 NAMA/NIM
2 PROGRAM STUDI/JURUSAN
3 PERGURUAN TINGGI
4 LAMA PKL
5 INSTANSI/PERUSAHAAN
6 UNIT KERJA PKL
7 ALAMAT INSTANSI/
PERUSAHAAN
NO PARAMETER NILAI
ANGKA HURUF
A KEDISIPLINAN
1 Ketepatan Waktu/Disiplin
2 Sikap Kerja/Prosedur Kerja
3 Tanggung jawa Terhadap Tugas
4 Kehadiran/Absensi
B PRESTASI KERJA
1 Kemampuan Kerja
49
2 Keterampilan Kerja
3 Kualitas Hasil Kerja
C KEMAMPUAN BERADAPTASI
1 Kemampuan Berkomunikasi
2 Kerjasama
3 Kerajinan/inisiatif
D LAIN-LAIN
1 Memiliki rasa percaya diri
2 Mematuhi aturan dan tata tertib PKL
3 Penampilan/Kerapihan
Ketentuan Penilaian: 1. Nilai 80 – 100 = A, 2. Nilai 68 – 79 = B, 3. Nilai 50 – 67 = C
TOTAL NILAI RATA-RATA HURUF
Tanggal Penilaian :
Nama Penilai :
Jabatan Penilai :
Tanda tangan & Stempel
Instansi / Perusahaan
:
50
FORM NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK (KKP)
1 NAMA/NIM
2 PROGRAM STUDI/JURUSAN
3 PERGURUAN TINGGI
4 LAMA PKL
5 INSTANSI/PERUSAHAAN
6 UNIT KERJA PKL
7 ALAMAT INSTANSI/
PERUSAHAAN
NO PARAMETER NILAI
ANGKA HURUF
A KEDISIPLINAN
1 Ketepatan Waktu/Disiplin
2 Sikap Kerja/Prosedur Kerja
3 Tanggung jawa Terhadap Tugas
4 Kehadiran/Absensi
B PRESTASI KERJA
1 Kemampuan Kerja
51
2 Keterampilan Kerja
3 Kualitas Hasil Kerja
C KEMAMPUAN BERADAPTASI
1 Kemampuan Berkomunikasi
2 Kerjasama
3 Kerajinan/inisiatif
D LAIN-LAIN
1 Memiliki rasa percaya diri
2 Mematuhi aturan dan tata tertib PKL
3 Penampilan/Kerapihan
Ketentuan Penilaian: 1. Nilai 80 – 100 = A, 2. Nilai 68 – 79 = B, 3. Nilai 50 – 67 = C
TOTAL NILAI RATA-RATA HURUF
Tanggal Penilaian :
Nama Penilai :
Jabatan Penilai :
Tanda tangan & Stempel
Instansi / Perusahaan
:
52
FORM NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK (KKP)
1 NAMA/NIM
2 PROGRAM STUDI/JURUSAN
3 PERGURUAN TINGGI
4 LAMA PKL
5 INSTANSI/PERUSAHAAN
6 UNIT KERJA PKL
7 ALAMAT INSTANSI/
PERUSAHAAN
NO PARAMETER NILAI
ANGKA HURUF
A KEDISIPLINAN
1 Ketepatan Waktu/Disiplin
2 Sikap Kerja/Prosedur Kerja
3 Tanggung jawa Terhadap Tugas
4 Kehadiran/Absensi
B PRESTASI KERJA
1 Kemampuan Kerja
53
2 Keterampilan Kerja
3 Kualitas Hasil Kerja
C KEMAMPUAN BERADAPTASI
1 Kemampuan Berkomunikasi
2 Kerjasama
3 Kerajinan/inisiatif
D LAIN-LAIN
1 Memiliki rasa percaya diri
2 Mematuhi aturan dan tata tertib PKL
3 Penampilan/Kerapihan
Ketentuan Penilaian: 1. Nilai 80 – 100 = A, 2. Nilai 68 – 79 = B, 3. Nilai 50 – 67 = C
TOTAL NILAI RATA-RATA HURUF
Tanggal Penilaian :
Nama Penilai :
Jabatan Penilai :
Tanda tangan & Stempel
Instansi / Perusahaan
:
54
55