PENGERTIAN

Filing Sistem Kronologi (sistem waktu) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat.

Menurut The Liang Gie, penggolongan menurut waktu adalah

Menurut Anhar, sistem Kronologis adalah

menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat. suatu

sistem kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan, atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat tanggal pembuatan surat atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat

Filing sistem kronologi didasarkan pada urutan waktu surat atau dokumen diterima atau waktu dikirim ke luar organisasi.

Surat masuk, penyimpanannya berdasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.

Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. Keberadaan buku agenda atau kartu index sangat penting dalam sistem ini terutama dalam proses penemuan kembali arsip yang disimpan.

Kelebihan & Kekurangan

1. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo

2. Sangat mudah diterapkan.3. Sederhana 

1. Tidak cocok untuk organisasi besar2. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan

kembali arsip apabila peninjam menyebutkan masalah / perihal arsip tersebut

3. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan

4. Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya

Kelebihan & Kekurangan

Gabungan

Perusahaan yang menggunakan filing dengan sistem kronologi adalah perusahaan atau organisasi kecil dan organisasi sedang atau menengah. Sistem ini sangat cocok digunakan apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya percatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, bulan dan tahun, sehingga bukti-bukti tersusun secara berurutan berdasarkan tanggal.

Perusahaan Pengguna

Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal diatur sebagai berikut: 1. Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:

Kode laci diambil dari tahun Kode guide diambil dari bulan Kode folder diambil dari tanggal

2. Untuk kantor/organisasi yang menengah:Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan)Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan Maret.Kode guide diambil dari bulanKode folder diambil dari tanggal

Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari dari belakang berurutan ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.

Perusahaan Pengguna

Prosedur Penyimpanan

Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal.

ContohSurat tanggal 14 Februari 2012Tanggal Utama : 2012Sub Tanggal : FebruariSub-sub Tanggal : 14

Prosedur Penyimpanan

Memisahkan surat berdasarkan kode yang telah ditetapkan

Prosedur Penyimpanan

No Surat Unit I(Kd Laci)

Unit II(Kd Guide)

Unit III(Kd Folder

1. 14 Februari 2012 2012 Februari 14

Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 14 Februari 2012

Prosedur Penemuan

Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012

5 Februari 2012

Lembar 1 dan bon: Folder arsip

Lembar 2 :Peminjam Arsip

Lembar 3: Disimpan petugas di tickler file

Filing Sistem Kronologi (sistem waktu) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat.

Contoh penyimpanan kronologis yang masih banyak dilakukan di Indonesia adalah penyimpanan kuitansi dan cek