Post on 03-Jul-2015
A. IDENTITAS PEKERJAAN
FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
BAGIAN I
1. Kode Jabatan & Unit Kerja:
(Tidak Perlu diisi)
2 . Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:
3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada:
4 . Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/
Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja
tersebut :5 . Nama Jabatan Atasan Langsung
Anda:6 . Lokasi Kerja(lokasi geografis
tempat kerja anda): Kota :
Provinsi:
Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja:
(Tidak Perlu diisi)
2 . Nama Jabatan/Pekerjaan Anda: Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a)
3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan
ini berada: Badan Kepegawaian Daerah
4 . Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/
Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut
:
Pemerintah Daerah Propinsi
5 . Nama Jabatan Atasan Langsung
Anda: Kepala Bagian Mutasi dan
Formasi6 . Lokasi Kerja(lokasi geografis
tempat kerja anda): Kota : Semarang
Provinsi: Jawa Tengah
1
C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
- Tunjukan “tempat berada” nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur
- Organisasi atau Direktorat nya. - Bagi jabatan jabatan yang tidak
langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak
- - yang menggambarkan jabatan jabatan yang berada diatas nya dan (bila
- ada), paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.
Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan
apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat
sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan
2
D. RINCIAN TUGAS
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan
langsungnya. Batasi jawaban anda sampai 2MAKSIMUM (DUA)
!!! ) . Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada
pola kalimat sebagai berikut :
a. - Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata kata; memimpin,
mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup
tugas jabatan), agar /sehingga/untuk .........(tuliskan tujuan atau
keluaran akhir jabatan).
b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu)
dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ...............
c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari
- kata kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam
(melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi,
menyusun, melaksanakan ) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup
tugas jabatan) agar/sehingga/untuk .........(tuliskan tujuan atau
keluaran akhir jabatan).
!! !!!!!! !:
................................................................................................
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS
ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam
3
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja
dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan
- pemegang pemegang jabatan lainnya.
- Tuliskan masing masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling
utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh
pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan
pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok
ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada
Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.
Kemudian dilanjutkan dengan - Tugas Tugas yang lain , yaitu Tugas
- - Tambahan, Tugas Lain Lain dan Tugas Tugas Berkala. Bila diperlukan Isian
Tugas, Peranan, Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat
ditulis/diketik pada kertas terpisah.
Karakteristik Tugas :
a. Menyerap waktu yang wajar
b. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu
. Menggunakan bahan kerja tertentu
d. Menggunakan perangkat kerja tertentu
e. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses
f. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu
g. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya
- Jenis Jenis Tugas :
a. Tugas Pokok , adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari
fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis.
b. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang
- kadang kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.
. -Tugas Lain Lain adalah tugas tugas yang -kadang kadang dilakukan,
yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi
sering dilakukan.
4
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
d. Tugas Berkala - adalah tugas yang dilakukan pada waktu waktu tertentu
secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari.
Tahapan Pelaksanaan Tugas. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas
dengan menuliskan urutan -- -- masukan (input) > proses > keluaran
(output) , dengan merinci bahan atau alat yang dipakai, cara
-kerja/metode/teknik yang digunakan, sistim/prosedur yang diikuti, jabatan
jabatan yang berhubungan, di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil
akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut
dicapai.
Peranan. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam
mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.
Indikator Prestasi. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui
hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). Untuk memudahkan,
indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur; BIAYA (anggaran,
biaya operasional, dll); MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat
pengguna, keluhan, gugatan, dll); WAKTU (standar waktu
penyelesaian, dll) dan VOLUME (jumlah, out put atau rupiah)
MULAILAH MENGISI !
TUGAS POKOK
1.
11. .
12. .
13. .
14. .
5
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Peranan :
Indikator Prestasi :
2.
21. .
22. .
23. .
24. .
Peranan :
Indikator Prestasi :
3.
31. .
32. .
6
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Kewenangan :
Indikator Prestasi :
TUGAS TAMBAHAN
1.
11. .
12. .
13. .
14. .
Peranan :
Indikator Prestasi :
2.
21. .
22. .
23. .
24. .
Peranan :
7
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Indikator Prestasi :
-TUGAS LAIN LAIN
1.
11. .
12. .
13. .
14. .
Peranan :
Indikator Prestasi :
2.
21. .
22. .
23. .
24. .
Peranan :
Indikator Prestasi :
8
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
- TUGAS TUGAS BERKALA
1.
11. .
12. .
13. .
14. .
Peranan :
Indikator Prestasi :
2.
21. .
22. .
23. .
24. .
Peranan :
9
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Indikator Prestasi :
1 . Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi
Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis.
Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis.
Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis.
2. Tuliskan pada kolom : unit kerja
Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam
instansi (internal) dapat juga dari luar instansi
(eksternal/instansi/organisasi luar)
3. ! !!!!! !!!!!!!! !!!!!!!!!!!! !!!!!!!!!( ) .
Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya
hubungan tersebut (misalnya melaporkan, meminta data, barang,
berkoordinasi atau memberi perintah dsb.)
JABATAN YANG
DIHUBUNGI
NAMA UNIT KERJA
!!!
MAKSUD/TUJUAN
HUBUNGAN
JABATAN YANG LEBIH TINGGI
10
E. HUBUNGAN KERJA ( - Hubungan hubungan terkait
- dengan pelaksanaan tugas tugas dalam pekerjaan ini.
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
JABATAN YANG
DIHUBUNGI
NAMA UNIT KERJA
!!!
MAKSUD/TUJUAN
HUBUNGAN
INTERN INSTANSI
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
EKSTERN INSTANSI
1.
2.
1.
2.
1.
2.
JABATAN YANG SETARA
INTERN INSTANSI
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
EKSTERN INSTANSI
1.
2.
1.
2.
1.
2.
JABATAN YANG LEBIH RENDAH
1.
2.
1.
2.
1.
2.
11
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
JABATAN YANG
DIHUBUNGI
NAMA UNIT KERJA
!!!
MAKSUD/TUJUAN
HUBUNGAN
3. 3. 3.
F. TANGGUNG JAWAB JABATAN
INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. Ini adalah
pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain,
atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai
pimpinan tim ! !!!!!!!!! !!!!!! !!!!!!! !!!!!!!!. :
Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan
langsung atau pejabat lain.
Kolom Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan pengawasan
Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan
(misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.)
Pekerjaan yang diawasi Pengawasan
Oleh
Frekuensi
Pengawasan
1.
2.
1.
2.
1.
2.
12
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
PEMBERIAN PENGAWASAN
Penjelasan. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan
kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. Bila tidak
melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA.
Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu tingkat
di bawah).
Kolom Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi
Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh
jabatan yang diawasi.
Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya
tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.) terhadap jabatan yang diawasinya.
Jabatan yang
diawasi
Jumlah
Pejabat
Pekerjaan yang
diawasi
Frekuensi
Pengawa
san
1.
2.
1.
2.
1.
2.
1.
2.
ADMINISTRASI
Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi
Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau
nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi.
Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang
diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada
Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa
menit, beberapa jam dll)
Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang
diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut
sudah ditemukan.
13
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Nama Formulir/
Surat/Keputusan/ dll
-Waktu untuk Menemu
kan Kesalahan
Waktu untuk
Memperbaiki
1.
2.
1.
2.
1.
2.
KEUANGAN
Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan ( Diisi kalau ada, kalau
tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA)
Kolom Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab
-(karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata rata
perbulan) dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas
jabatan
Kolom Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk
apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis.
Jumlah Uang Untuk Keperluan
PERALATAN/MESIN/BAHAN
Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan
Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat,
mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam
melaksanakan tugasnya.
Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul
dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan
yang digunakan salah dalam penggunaannya.
14
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan
1.
2.
3.
4.
5 .
6 .
1.
2.
3.
4.
5 .
6 .
!!!!!!!
Tanggung Jawab Kerahasiaan :
Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi
tanggung jawab anda.
Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia
bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal).
Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran
(bagi instansi)
1.
2.
1.
2.
G. LINGKUNGAN KERJA
PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA
1. Akibat kecelakaan : kalau ada, diisi dengan hal yang akan timbul
berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam
kerja, kalau tidak ada diisi TIDAK ADA.
2. Gangguan kesehatan : kalau ada, diisi dengan jenis penyakit yang
terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan
3. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini:
15
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
a. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat
disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan
b. Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat
disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan
c. Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat
disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan
Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus !100
4 . - Tempat melaksanakan tugas tugas kerja.
a. Di dalam gedung : diisi dengan % waktu yang dihabiskan dalam
melaksanakan tugas
b. Di luar gedung : diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan
pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan)
Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100%
5 . Kondisi lingkungan
Lingkungan tempat bekerja anda, dapat berupa kondisi yang:
Buruk bila dirasakan secara umum tidak nyaman, dapat
membahayakan kesehatan.
Cukup bila dirasakan cukup nyaman, tidak membahayakan
kesehatan.
Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan
6 . Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri
saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA) .
SEKARANG MULAILAH MENGISI. 1. Akibat jika terjadi kecelakaan :
2. Gangguan kesehatan yang
mungkin terjadi
:
3. Kegiatan pemegang jabatan ini.
a. Duduk : %
b. Berdiri : %
16
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
c. Berjalan : %
4. Tempat kerja
a. Di dalam gedung : %
b. Di luar gedung : %
5. Kondisi Lingkungan
Kondisi Kurang Cukup Baik
a. Suhu
b. Penerangan
c. Ventilasi
d. Ket enangan
e. Kebersihan
f. Keleluasaan
- l uas r uang
- luas meja
6. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja):
17
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
BAGIAN II
Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak
ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):
BAGIAN A.
BAGIAN B.
BAGIAN C.
BAGIAN D.
BAGIAN E.
BAGIAN F.
BAGIAN G.
B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI
Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus
dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya
dengan sukses. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus
dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini, bukan yang
sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang)
PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI
18
A. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
1. Pendidikan Formal Minimal. - Kira kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus &
Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan
Keahlian yang disebutkan dalam a dan b......................................................................................................
2. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus. Apakah selain Pendidikan
Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya; Spesialisasi untuk
Dokter, brevet Notaris, Akuntan Publik, Pengacara atau Sertifikat
- Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Pra jabatan? Bila Ya, apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja).
Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus Brevet/Sertifikat
a.
b.
c.
3. Pengalaman Kerja . Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan
ini/menduduki jabatan ini, selain harus memiliki pendidikan yang
disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman
kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?
Tidak Diperlukan Pengalaman Sama Sekali:
Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai;
Apa/Dalam Jabatan apa? Berapa lama minimum?
i. ..........Tahun
ii. ...........Tahun
iii. ...........Tahun
4. Persyaratan fisik - : Tuliskan data data fisik yang diperlukan agar
seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.
5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal : Tuliskan umur minimal
yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik
.....................................................................................................
19
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.
Tanda Tangan:______________________
Nama Jelas:________________________
Tanggal:
20
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL
ANALISIS JABATAN
Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Persuratan
Sub Bidang/Sub Bag : Subbag Persuratan
Bidang / Bagian : Bagian Administrasi
Asdep Bidang / Biro : Biro Umum
Deputi Bidang/Sesmen : Sekretariat Kementrian Negara Pan
Instansi : KEMENTERIAN NEGARA PAN
IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI
Nama Pejabat : Wardoyo
Masa Kerja di Jabatan ini : 4 06Tahun Bulan
Masa Kerja di Perusahaan : 26 07Tahun Bulan
Nama Atasan langsung : Tri Mudji Santoso ,S. Sos , MM
Jabatan Atasan : Kepala Bagian Administrasi
IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA
Nama Analis : Dian Permasari
Tanggal Pengumpulan Data: 11 2007JULI
21
Kabag Administrasi
Operator komputer
Kasubag Persuratan
IDENTITAS JABATAN
KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Pengadministrasi umumCaraka Agendaris
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat , pengagendaan dan ekspedisi , untuk mendukung kelancaran tugas administratif di
Kementrian Negara PAN.
TUGAS POKOK
1. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang
sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung
kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani.
11. . Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN
dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan
nomor agenda oleh Staf ).12. . Memeriksa dengan membaca isi surat , dan kemudian
memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan
tujuannya, dan kemudian memarafnya.13. . Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun
caraka ) untuk pengiriman surat.
Kewenangan: Melakukan pengawasan dan koordinasi
dengan bawahan.
Indikator Prestasi: Surat – surat dapat diterima oleh
penerima surat dengan cepat.
2. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah
- mendapat disposisi pimpinan ke unit unit pengolah atau yang
menangani.
21. . Menerima dari Tata Usaha pimpinan , surat – surat
yang sudah diberi disposisi atau petunjuk , dan kemudian
memberi paraf.22. . Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya
melalui kurir intern ataupun caraka.
Kewenangan:
22
FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN
RINCIAN TUGAS
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Menjaga kerahasiaan dari disposisi tersebut
Indikator Prestasi: Disposisi surat masuk dapat
terdistribusi tepat waktu.
3 . Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas
produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan
Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga, Swasta , ataupun
perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir
maupun PT. Pos Indonesia.
31 Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN.
32. . Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah
– langkah yang diperlukan , misalnya penggandaan surat / dokumen , mempersiapkan amplop, dengan bantuan Staf –
33. . Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan
pengirimannya , baik dengan caraka ataupun melalui pos.34. . Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut
sudah diterima / sudah sampai kealamatnya.
Kewenangan: M
engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen.
Indikator Prestasi: Su
rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu
4. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada
Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga swasta dan
perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN.
41. . Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian
Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo
Dinas.4.2. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan.
23
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
4.3. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga
persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro.4.4. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan
kemudian mengirimkannya melalui caraka.
Kewenangan: M
embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk
pimpinan.
Indikator Prestasi: Su
rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat
waktu.
5 . Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian
Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN.
51. . Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen –
dokumen yang ada.52. . Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen
yang ada, baik yang berupa data base di komputer maupun
secara manual.
Kewenangan: M
embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base
surat.
Indikator Prestasi: Ad
anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. Ad
anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen.
6 . Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu –
tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke
Kementrian Negara PAN.
24
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
61. . Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang
berkunjung ke Kementrian PAN.62. . Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat /
lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.63. . Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan
Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung.
Kewenangan: M
enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas
para tamu.
Indikator Prestasi: Ta
mu dapat diterima dengan baik. Ad
anya tanda tangan pada SPPD tamu.
TUGAS LAIN-LAIN
1. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang
dikirimkan ke Kementrian Negara PAN , kebijakan – kebijakan baru
yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang
datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon.
1.1. Menerima tamu yang datang , ataupun menerima pertanyaan
lewat telepon.1.2. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh
tamu.
Kewenangan: M
emberikan penjelasan / informasi.
Indikator Prestasi: Or
ang yang bertanya dapat diterima dengan baik , dan
mendapatkan informasi yang tepat.
25
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
2. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang, rapat kerja maupun rapat
koordinasi dengan Instansi lain.
21. . Menerima instruksi untuk penggandaan bahan.2.2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan
materi.23. . Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat.
Kewenangan: Ti
dak ada
Indikator Prestasi: Ba
han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya
rapat.
26
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
JABATAN YANG DIHUBUNGI
UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN
JABATAN YANG LEBIH TINGGI
INTERN ORGANISASI1. Asisten Deputi
1. Seluruh unit kerja
di Kementrian
Neg. PAN
1. Menerima instruksi , berkoordinasi untuk
perubahan – perubahan surat,
memperoleh data / informasi yang
terkait dengan suratmenyurat.
EXTERN ORGANISASI1. Departemen,
LPND, BUMN, Instansi swasta
dan Perguruan
2. Pemerintah
Daerah Provinsi, Kabupaten dan
Kota.3. Organisasi
Kemasyarakatan
1. Unit kerja yang
terkait dengan
bidang tugas.
2. Idem
3. Idem
1. Dalam rangka koordinasi dan konfirmasi mengenai
surat menyurat2. Idem
3. Idem
JABATAN YANG SETARA
INTERN ORGANISASI1. Para Kepala Sub
Bagian
dilingkungan
Kementrian
Negara PAN
1. Seluruh unit kerja 1. Dalam rangka koordinasi,
pengumpulan bahan / data dan
konfirmasi mengenai surat menyurat
27
HUBUNGAN KERJA
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
EXTERN ORGANISASI1. Departemen,
LPND, BUMN, Instansi swasta
dan PerguruanTinggi.
2. Pemerintah Daerah Provinsi,
Kabupaten danKota
3. OrganisasiKemasyarakatan
1. Unit kerja yang terkait
dengan bidangtugas.
2. Idem
3. Idem
1. Dalam rangka koordinasi,
pengumpulan bahan / data dan
konfirmasi mengenai -surat me nyurat.
2. Idem3. Idem
JABATAN YANG LEBIH RENDAH
1. Staf 1. Sub BagianPersuratan
1. Mengawasi danberkoordinasi
28
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
PENERIMAAN PENGAWASAN
Pekerjaan Yang Diawasi
Pengawasan Oleh
Frekuensi Pengawasan
1. Tugas rutin harian 1. Atasan langsung 1. setiap hari
PEMBERIAN PENGAWASAN
Jabatan yang diawasi
Jumlah Pejabat
Pekerjaan yang diawasi
Frekuensi Pengawasan
1. Staf Persuratan 1. 9 orang
1. Tugas rutin harian
( kecepatan, ketepatan kerja
dan kerahasiaan )
1. setiap hari
ADMINISTRASI
Nama Formulir/File/Catatan
Waktu untuk menemukan kesalahan
Waktu untuk memperbaiki
1. File – file surat masuk dan keluar serta
dokumen – dokumen
1. 5menit 1. 2menit
ALAT/MESIN/BAHAN
Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan
1. komputer dan printer.2. Stempel Menteri dan
Kementerian
1. Pekerjaan terhambat.2. Adanya penyalah gunaan dan
pemalsuan
RAHASIA
Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran(bagi Instansi)
1. Surat – surat yang bersifat rahasia 1. Adanya penyalah gunaan / pemalsuan – pemalsuan
29
TANGGUNG JAWAB JABATAN
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
1. Akibat jika terjadi kecelakaan
: Tidak ada
2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi
: Tidak ada
3. Kegiatan Pejabata. Dudukb. Berdiric. Berjalan
:::
80 % 10 % 10 %
4. Tempat kerjaa. Di dalam gedungb. Di luar gedung
::
100 % 0 %
5. Kondisi Lingkungan
Kondisi Kurang Cukup Baik
a. Suhu √
b. Penerangan √
c. Ventilasi √
d. Ketenangan √
e. Kebersihan √
f. Keleluasaan luas
ruang luas meja
√√
6. Alat keselamatan kerjaTidak ada
30
LINGKUNGAN KERJA
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
1. Pendidikan MinimalJurusan
::
S 1 Administrasi ataupun jurusan –
jurusan lainnya
2. Pelatihan Minimal : Pelatihan kearsipan
3. Pengalaman Minimal : Sebagai Staf dibidang
Administrasi selama 5 tahun
4. Persyaratan Fisik : Sehat Jasmani dan Rohani
5. Persyaratan Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan
6. Persyaratan UsiaMinimalMaksimal
::
30 tahun56 tahun
7. Persyaratan KompetensiBehavior
Technical
:
:
Tekun, telaten, teliti , ramah dan
kooperatif , memiliki inisiatif kerja
Memahami Sistim kearsipan, Menguasai aplikasi komputer
program Ms. Word.
31
PERSYARATAN JABATAN
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF
ANALISIS JABATAN
Nama Jabatan : Caraka
Sub Bidang/Sub Bag : Subbag Persuratan
Bidang / Bagian : Bagian Administrasi
Asdep Bidang / Biro : Biro Umum
Deputi Bidang/Sesmen : Sekretariat Kementrian Negara Pan
Instansi : KEMENTERIAN NEGARA PAN
IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI
Nama Pejabat : Surachman
Masa Kerja di Jabatan ini : 24 06Tahun Bulan
Masa Kerja di Perusahaan : 24 06Tahun Bulan
Nama Atasan langsung : Wardoyo
Jabatan Atasan : Kepala Sub Bagian Persuratan
IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA
Nama Analis : Dian Permasari
Tanggal Pengumpulan Data: 102 007
32
Kabag Administrasi
Operator komputer
Kasubag Persuratan
IDENTITAS JABATAN
KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Pengadministrasi umumCaraka Agendaris
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain
, baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos, untuk kelancaran pengiriman surat.
TUGAS POKOK
1.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota.
1.1. Menerima surat – surat yang akan dikirim.12. . Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat.13. . Menghitung jumlah surat , untuk surat didalam dan luar
kota.14. . Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya.15. . Mengantarkan surat ke alamat yang dituju.16. . Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari
penerima surat.1.7. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos, dan
mengumpulkan resi – resinya.1.8. Mengantarkan surat ke Bagian lain.1.9. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai
dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya.
Kewenangan: Tidak ada.
Indikator Prestasi: Surat – surat dapat diterima oleh
penerima surat dengan tepat waktu.
TUGAS LAIN-LAIN
1. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait
dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan
ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ).
1.1. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk.12. . Memberikan informasi yang dibutuhkan.
33
FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN
RINCIAN TUGAS
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Kewenangan: Ti
dak ada
Indikator Prestasi: Inf
ormasi dapat diberikan dengan benar , baik pada tamu yang
datang ataupun yang melalui telepon.
34
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
2. - Membantu menyiapkan bahan bahan Sidang Kabinet, Rapat Kerja
- dengan DPR RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain , dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya, dan kemudian
mengantarkannya sesuai tujuan.
21. . Menerima instruksi dari atasan.22. . Menyusun fotocopy bahan sidang.2.3. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.
Kewenangan: Ti
dak ada
Indikator Prestasi: Fo
tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima
oleh peserta sidang sesuai waktunya.
35
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
JABATAN YANG DIHUBUNGI
UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN
JABATAN YANG LEBIH TINGGI
INTERN ORGANISASI
1. Kasub Persuratan 1. Sub Bagian
Persuratan 1.Melaporkan tugas.
EXTERN ORGANISASI
1.Tata Usaha 1. Instansi lain , sesuai dengan alamat surat
1. Untuk mengantar suratddddd d ddddd dddddddd
JABATAN YANG SETARA
INTERN ORGANISASI
1 1. Sub Bagian
Persuratan 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat
EXTERN ORGANISASI
Tidak ada Tidak ada Tidak ada
JABATAN YANG LEBIH RENDAH
Tidak ada Tidak ada Tidak ada
36
HUBUNGAN KERJA
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
PENERIMAAN PENGAWASAN
Pekerjaan Yang Diawasi
Pengawasan Oleh
Frekuensi Pengawasan
1.Pengiriman surat 1.Atasanlangsung
1. Hampir setiaphari
PEMBERIAN PENGAWASAN
Jabatan yang diawasi
Jumlah Pejabat
Pekerjaan yang diawasi
Frekuensi Pengawasan
Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada
ADMINISTRASI
Nama Formulir/File/Catatan
Waktu untuk menemukan kesalahan
Waktu untuk memperbaiki
1.File tanda terima surat keluar
12. menit 12. menit
ALAT/MESIN/BAHAN
Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan
1.Sepeda motor. 1.Kerusakan pada motor, pelanggaran lalu lintas.
RAHASIA
Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran(bagi Instansi)
Tidak ada Tidak ada
37
TANGGUNG JAWAB JABATAN
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
1. Akibat jika terjadi kecelakaan
: Luka – luka sampai dengan
cacat tubuh
2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi
: Tidak ada
3. Kegiatan Pejabata. Dudukb. Berdiric. Berjalan
:::
33 % 33 % 33 %
4. Tempat kerjaa. Di dalam gedungb. Di luar gedung
::
30 % 70 %
5. Kondisi Lingkungan
Kondisi Kurang Cukup Baik
a. Suhu √
b. Penerangan √
c. Ventilasi √
d. Ketenangan √
e. Kebersihan √
f. Keleluasaan luas
ruang luas meja
√
6. Alat keselamatan kerjaHelm dan Jaket
38
LINGKUNGAN KERJA
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
1. Pendidikan MinimalJurusan
::
SLTA Semua jurusan
2. Pelatihan Minimal : Tidak ada
3. Pengalaman Minimal : 6 bulan sebagai kurir
4. Persyaratan Fisik : Sehat Jasmani dan Rohani
5. Persyaratan Jenis Kelamin : Laki-laki
6. Persyaratan UsiaMinimalMaksimal
::
20 tahun40 tahun
7. Persyaratan KompetensiBehavior
Technical
:
:
ddddd dddd ddddddd, .
Mengetahui jalan – jalan dalam kota , dapat mengendarai
kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM.
39
PERSYARATAN JABATAN
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
40