Post on 13-Mar-2019
Disusun Oleh :
Hanung N. Prasetyo, S.Si, M.T. dkk
hanungnp@telkomuniversity.ac.id
Hanya dipergunakan untuk kepentingan pengejaran di Lingkungan Telkom University
DMH1D3-Proses Bisnis
Semester Ganjil 2016 - 2017
Fakultas Ilmu TerapanUniversitas Telkomwww.telkomuniversity.ac.id
PENGANTAR
Sebagaimana telah dijelaskan dalam pertemuan sebelumnya
bahwa Proses bisnis dalam perusahaan sejatinya memang sudah
ada, baik disampaikan secara lisan maupun telah
didokumentasikan. Secara prinsip, proses bisnis dibuat untuk
membuat proses menjadi lebih efisien, efektif dan adaptif. Maka
proses bisnis yang baik adalah proses bisnis yang selalu adaptif
dengan perkembangan zaman dan kebutuhan untuk
peningkatan efektivitas dan efisiensi. Sehingga dalam
‘perjalanan’-nya proses bisnis selalu senantiasa mengalami
perbaikan.
MENGAPA DOKUMENTASI PENTING?
jika Anda tidak tahu bagaimana proses yang
dijalankan hari ini, maka akan sangat sulit
untuk mengetahui bagaimana inisiatif
perbaikan dapat dimulai.
TUJUAN DOKUMENTASI PROSES
Memberikan wawasan ke dalam proses
bisnis
Membantu dalam transfer pengetahuan
antara manusia, proses, dan waktu
Memberikan dasar untuk analisis dan
evaluasi proses bisnis
DOKUMENTASI PROSES
Aturan awal dalam membangun atau memperbaiki proses
bisnis adalah: mengetahui kondisi saat ini
Tanpa mengetahui bagaimana kondisi proses saat ini, maka
sulit untuk mengetahui inisiatif peningkatan apa yang dapat
dilakukan pada proses dan apakah akan berhasil
Dokumentasi proses adalah proses pertama dalam aktivitas
peningkatan bisnis dalam sebuah organisasi
Process
Documentation
Performance
Measurement
Self assessment
& Performance
Evaluation
Improvement
PlanningImprovement
KAPAN DOKUMENTASI?
PROSES DILAKUKAN
Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada
dua kondisi yang berbeda:
1. Keseluruhan di awal yang bersifat umum ketika organisasi/
perusahaan baru memulai aktivitasnya
2. Perbaikan proses bisnis yang ada
1) DOKUMENTASI PROSES DI AWAL KETIKA
PERUSAHAAN /ORGANISASI BARU BERDIRI
Dilakukan dengan melihat keseluruhan perusahaan dandokumentasi seluruh atau sebagian besar proses bisnis
Keuntungan pendekatan ini adalah:
Dengan melibatkan seluruh karyawan dalam pekerjaan ini, terbentuk perilaku positif dan motivasi dalam peningkatanaktivitasnya
Top management akan mempunyai gambaran umum tentangorganisasi dan kebutuhan peningkatan tertentu
Masukan dari proses dokumentasi seringkali dapat menunjukkanelemen proses tertentu yang dapat ditingkatkan performansinya
2) DOKUMENTASI PROSES UNTUK MEMPERBAIKI
Proses baru didokumentasikan sebagai bagian darikebutuhan organisasi atau perusahaan:
Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang berfungsi sebagai:
Pemahaman bersama dalam organisasi atau yang terlibatdalam proses tentang isi dari proses: aktivitas, hasil dansiapa yang melakukan setiap langkah
Cakupan proses didefinisikan termasuk juga menentukanbatasan terhadap proses
Pendefinisian problem/masalah yang terjadi secara lebihspesifik di dalam proses tersebut
Pendekatan cara ini sesuai untuk kondisi:
Perusahaan yang kekurangan sumber daya
Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepatmisalnya : kebutuhan akan teknologi informasi
KONDISI PROSES SEPERTI APA YANG
HARUS DIDOKUMENTASIKAN?
Jika sumber daya memungkinkan maka pendekatancara kedua lebih berguna, banyak perusahaan saattelah memiliki kerangka yang baik untuk dokumentasiproses dalam bentuk prosedur yang dikembangkanuntuk sertifikasi ISO 9000
Namun perlu diingat bahwa prosedur dan proses dari
suatu aktivitas seringkali menunjukkan kondisi idealbukan yang sesungguhnya. Sehingga sejatinyaproses bisnis yang didokumentasikan sehasusnya benar-benar menggambarkan kondisi yang sesungguhnya.
IDENTIFIKASI PROSES BISNIS
Terdapat dua cara untuk mengidentifikasi proses bisnis:
1. Membuat daftar seluruh proses yang ada di perusahaan Misalkan berdasarkan standarsertifikasi ISO-9000
2. Memetakan urutan elemen berikut:
Strategi organisasi, yang ditentukan dan dibentuk oleh
Stakeholder (organisasi, institusi, atau orang yang dipengaruhi oleh atau dengan kepentingan tertentuterhadap organisasi dan proses bisnisnya) yang memiliki
Ekspektasi terhadap produk/servis yang diberikanorganisasi melalui
Proses bisnis yang membuat, mendukung danmemungkinkan produksi produk/servis ini
TAHAPAN DOKUMENTASI PROSES
Tahapan dalam mendokumentasikan proses:
1. Definisikan dan deskripsikan proses melalui
observasi. Sehingga menjawab pertanyaan
berikut; contohnya seperti
Siapakah konsumen dan output dari proses?
Siapakan supplier dan input dari proses?
Bagaimana aktivitas aliran prosesnya?
2. Konstruksikan secara sederhana tahapannya
TIPE DOKUMENTASI YANG BIASA
DIGUNAKAN
Block Diagram
Standard Flowchart
Cross-Functional Flowchart
Functional Time Line Flowchart
Geographical Flowchart
Relationship Mapping
Several-leveled Flowchart
BLOCK DIAGRAM
FLOWCHART
Flowchart digunakan karena pada umumnya
lebih mudah memahami sesuatu yang
ditampilkan secara grafik daripada dengan kata-
kata
Ada berbagai cara untuk menggambarkan
flowchart. Cara paling sederhana adalah dengan
menggunakan simbol yang berbeda untuk
mewakili aktivitas, dan panah untuk
menggambarkan hubungan antar aktivitas
FLOWCHART SYMBOLS
decision
process
terminator input / output
connector
document
STANDARD FLOWCHART
CONTOH FLOWCHART
digambarkan flowchart untuk
proses supply dalam memenuhi
permintaan konsumen.
Customer
demands
Ordering
Customer
order
Production
planning
Production
plan
Procurement
needs
Procurement
Purchased
partsManufacturing
Products
Delivery
Customer
Satisfaction
CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART
Flowchart biasa pada dasarnya hanya
menggambarkan aktivitas apa yang dilakukan
dalam sebuah proses
Cross-functional flowchart memberikan informasi
tambahan siapa yang melakukan aktivitas dan di
departemen apa.
FLOWCHART BIASA
SETELAH DILENGKAPI
DENGAN INFO
DEPARTEMEN DAN
SIAPA YANG
MELAKUKAN AKAN
MENJADI….
Customer
demands
Ordering
Customer
order
Production
planning
Production
plan
Procurement
needs
Procurement
Purchased
partsManufacturing
Products
Delivery
Customer
Satisfaction
CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART UNTUK PROSES
SUPPLY
CustomerPlanning
Department
Procurement
Department
Manufacturing
Department
Distribution
Department
Customer
demand
OrderingProduction
Planning
Procurement
Manufacturing
DeliverySatisfied
customer
Menambahkan informasi ini tidak menghabiskan banyakwaktu dibandingkan dengan flowchart biasa namun
memberikan gambaran yang lebih jelas
Umumnya disarankan untuk memakai cross-functional
flowchart
CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART
CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART
CROSS FUNCTIONAL -FLOWCHART DENGAN
TOOLS BPMN
INFORMASI LAIN DALAM CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART
Cross functional flowchart dapat digunakan untukmenampilkan informasi lebih lanjut.
Sepanjang garis vertikal (horizontal jika flowchart digambarkan dalam format landscape), dapatditambahkan informasi berikut:
Waktu yang dihabiskan dalam proses
Biaya yang dikeluarkan
Value added
Tingkat penyelesaian
Process Ownership (kepemilikan proses)
PROCESS OWNERSHIP
Siapa yang bertanggung jawab terhadap sebuah proses
bisnis?
Process ownership adalah menunjuk beberapa orang sebagai
pemilik dari proses bisnis di dalam perusahaan
Penunjukan dilakukan oleh manajemen
Orang yang terlibat dalam proses dengan otoritas tertinggi
dalam organisasi atau mempengaruhi sebagian besar proses
adalah pemilik proses!
FUNCTIONAL TIME-LINE FLOWCHART
GEOGRAPHIC FLOWCHART
Dokumen tata letak fisik dari daerah atau daerah di manaproses diselesaikan
Tempatkan label pada tata letak untuk menggambarkanberbagai daerah
Mengidentifikasi setiap input atau output, mengidentifikasisemua gerakan sumber daya (yaitu di mana ia berasal,apapun penyimpanan sementara, di mana ia ditempatkanatau diarahkan pada akhir proses)
Tambahkan setiap gerakan sumber daya untuk flowchart.Gunakan garis putus-putus untuk mewakili pergerakan sumberdaya di seluruh proses
Beri label setiap baris untuk mengidentifikasi sumber daya
GEOGRAPHIC FLOWCHART
RELATION MAP (Pemetaan relasi)
Sales Planning
PurchasingManufacturing
Suppliers
C
u
s
t
o
m
e
r
s
Discussion/
Negitiation
Flow of goods
Order
Information
PEMETAAN RELASI
Memberikan gambaran umum mengenai siapa yang terlibat dalam proses dan hubungan antar satu pihakdengan yg lain
Pemetaan relasi tidak memperhitungkan aktivitasdan urutannya
Pemetaan relasi dibuat dengan:
Menggambarkan berbagai unit, departemen atauindividual yang terlibat dalam atau mempengaruhi proses
Setiap hubungan antar bagian dianalisis untuk menentukantipe hubungan (diwakili dengan panah yang berbeda
Elemen yang tidak mempunyai hubungan dengan elemenlainnya dihapus dari map
Map digambar ulang
SEVERAL-LEVELED FLOWCHART
CONTOH SEVERAL-LEVELED FLOWCHART
Satisfied
customer
Customer
demand
Ordering 1.0
Production Planning 2.0
Procurement 3.0
Manufacturing 4.0
Delivery 5.0
Manufacturing
Procurement
list
Selecting supplier 3.1
Negotiating price 3.2
Placing an order 3.3
Receiving
order information 3.4
Registering
a delivery order 3.5
Level 0-chartLevel 1-chart procurement
ALAT-ALAT DOKUMENTASI
Visio
Powerdesigner
ARIS Tool Set (Business Process
Modeling)
BPMN Modeler (Visio Integration)
Ex: Visual Paradigma, yEd, dsb
DAFTAR PUSTAKA
Slide perkuliahan, Analisis Proses Bisnis, Jurusan Sistem InformasiInstitut Teknologi Sepuluh November, Surabaya
Slide Perkuliahan, rekayasa Proses Bisnis, Program Studi TeknikIndustri, Universitas Telkom