““Effective Effective Communication & Communication & Relational Relational Communication”Communication”By : Kanaidi, SE., M.Si kana_ati@yahoo.com ..08122353284

Effective Communication Skill Effective Communication Skill TRAININGTRAINING

Apa pendapat Anda ?

• Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).

• Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).

• Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).

• Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)

• Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi)

What is Communication ?

Komunikasi secara mudah dapat diartikan sebagaiproses transfer pesan dalam menyalurkan informasiatau message melalui sarana atau saluran komunikasi kepada komunikan yang tertuju.

Communication

Komunikator Komunikan

the Elements of Elements of the Communication ProcessCommunication Process

The sender

Encoding

The message

The channel

Decoding

The receiver

Noise

Feedback

Source/ Sender

Source/ Sender

ReceiverReceiverEncodingEncoding DecodingDecodingChannel Message

Channel Message

Response

Noise

Feedback

Noise

Transmission Transmission MediaMedia

• Oral communications– Face-to-face– Telephone– Meetings– Presentations

Nonverbal communications Facial expressions Vocal qualities Gestures Posture

Written communications Memos Letters Reports Bulletin boards Posters Computers/e-mail Fax

How Does Communication How Does Communication Work?Work?

Interactive Model of Communication

Sending Sending MessagesMessages

Planning the messageWHAT is the goal of the message?WHO should receive the message?HOW will you encode the message?WHEN will you transmit the message?WHERE will you transmit the message?

The Message-Sending The Message-Sending Process ModelProcess Model

Step 1.Develop rapport.Step 2.State the communication objective.Step 3.Transmit the message.Step 4.Check understanding.Step 5.Get a commitment and follow up.

Other helpful techniques to foster Other helpful techniques to foster communication (both verbal and non-communication (both verbal and non-

verbal)…verbal)…

Maintain eyecontact

Make encouragingstatements

Nod Your Head

Keep an openbody position

Repeat a sentenceor part of one

Repeat the lastword or two of the

prior speaker

Feedback Feedback Feedback: the process of verifying messages.

Type of feedback:360 degree feedback

Guidelines for obtaining feedbackBe open to feedbackBe aware of nonverbal communicationAsk questionsParaphrasing

Relational Communication

When people interact, they repeatedly send and receive messages. These messages and reactions continually move around and between the communicators.

Endless Feedback Loop

Jenis-jenis komunikasi

Komunkasi verbal

“Komunikasi yang disampaikan dengan menggunakan kata-kata baik diucapkan

maupun ditulis”

Komunkasi Non-verbal

“Komunikasi menggunakan isyarat, gerakan tubuh, seperti ekspresi wajah, sikap tubuh,

kontak mata, senyuman, jarak”

Komunikasi

• Vocabulary (perbendaharaan kata-kata)

• Racing (kecepatan) • Intonasi suara• Humor • Singkat dan jelas • Timing (waktu yang tepat)

Komunikasi Verbal

CommunicatingCommunicating NonverballyNonverbally

What’s the Big Deal about Communicating Nonverbally?

happens continuously

conveys 93 percent of our emotional meaning

can occur unintentionally

many cues are contextual

often more reliable and believable than verbal

NON-VERBALNON-VERBAL COMMUNICATIONCOMMUNICATION

Eye contact: Eye contact: signals interest in otherssignals interest in othersFacial expressions: Facial expressions: smiling is a powerful cue that smiling is a powerful cue that

transmits happiness, friendliness, warmth, liking, and transmits happiness, friendliness, warmth, liking, and affiliation.affiliation.

Gestures: Gestures: if you fail to gesture while speaking, you may be if you fail to gesture while speaking, you may be perceived as boring, stiff and unanimated.perceived as boring, stiff and unanimated.

Posture and body orientation: Posture and body orientation: communicate numerous communicate numerous messages by the way you walk, talk, stand, and sitmessages by the way you walk, talk, stand, and sit..

Proximity: Proximity: cultural norms dictate comportable distance for cultural norms dictate comportable distance for interaction with othersinteraction with others

Paralinguistics: Paralinguistics: this includes tone, pitch, rhythm, timbre, this includes tone, pitch, rhythm, timbre, loudness, and inflectionloudness, and inflection

Humor: Humor: laughter releases stress and tension for you and laughter releases stress and tension for you and others.others.

• Ekspresi wajah • Kontak mata • Sentuhan • Postur tubuh dan gaya berjalan • Sound (Suara) • Gerak isyarat

Komunikasi Non-Verbal

Check FEELINGS (CODE’S)

HAPPY

SAD

ANGRY

AFRAID

Hand Gestures Hand Gestures Mean Mean Different Things in Different Things in Different CountriesDifferent Countries

Hand Gestures Hand Gestures Mean Mean Different Things in Different Different Things in Different

Countries (cont’d)Countries (cont’d)

Komunikasi :Komunikasi : Verbal

Nada

Bahasa tubuh

7%7%

38 %38 %

55 %55 %

Direction of Communication

Upward

Downward

Lateral

Ω Problem Statement Ω Strategic Direction Conclusion Solution

Dealing with Emotional Dealing with Emotional PersonPerson

Understanding feelings Feelings are subjective. Feelings are usually disguised as factual statements. Feelings are neither right nor wrong.

Calming the emotional person Never tell the person that they shouldn’t feel the way they do. Never chastise them for their feelings. Never tell them that you know how they feel.

Empathic listening Don’t argue with the person. Identify their feelings without agreeing or disagreeing. After dealing with emotions, go on to work on content.

Seseorang yang PROFESIONAL

• Pahami pesan verbal dan non verbal

• Gunakan bahasa tubuh yang positif dan tekanan suara yang tepat

• Gunakan bahasa yang dipahami teman bicara

• Mendengar aktif

KOMUNIKASI KOMUNIKASI adalah KUNCI UNTUK adalah KUNCI UNTUK MEMBUKA JENDELA DUNIAMEMBUKA JENDELA DUNIA

Ω Problem Statement Ω Strategic Direction Conclusion Solution

Pahami

Moment of Truth Kesan pertama yang timbul akan berdampak pada masa

yang akan datang

Coffee Stain Kesan yang buruk adalah

noda yang tidak dapat

ditarik/diubah kembali

.............. Hello EffectHello Effect

Bagaimana caranya supaya orang dapat bercakap-cakap dengan baik? Atau menjadi teman bicara yang menyenangkan?

Ada orang yang dengan mudahnya dapat mengobrol dengan siapa saja, tetapi ada juga yang sering harus memaksakan diri supaya jangan tampak terlalu angker.

KESAN PERTAMAKESAN PERTAMA BEGITU MENGGODA …... BEGITU MENGGODA …... SELANJUTNYA………..SELANJUTNYA………..

Penampilan LUAR

Penampilan DALAM

PENAMPILANPENAMPILAN

Penampilan yang menarik

Usaha untuk mendapatkan penampilan yang menarik :1.Menjaga kebersihan

Bau Badan, mulut, kuku, wajah dan rambut, 2. Memelihara kesehatan3. Membentuk Sikap tubuh4.Kerapihan dan keserasian busana/pakaian, sepatu, tas/aksesories Tergantung : Waktu, tempat, sifat pertemuan, siapa yang mengundang, kepribadian, warna kulit,proporsi tubuh

Key Communication SkillsΩ Problem Statement Ω Strategic Direction Conclusion Solution

• BICARA dengan TERSENYUM• JAWAB dengan SEGERA• SUARA YANG WAJAR• SIKAP SOPAN dan BERSAHABAT• PERGUNAKAN BAHASA LUGAS

dan MUDAH DIMENGERTI• BICARA dengan SEMANGAT dan

SESUAI KEPRIBADIAN• PROFESIONAL WALAUPUN

BICARA dengan TEMAN SENDIRI

SIKAP TUBUH POSITIFDALAM BERKOMUNIKASI

• Senyum• Jabat tangan yang erat• Duduk tegak• Tenang, relaks dan tangan terbuka• Menjaga kontak mata• Mendekatkan badan untuk menyimak• Mengangguk tanda setuju atau mendukung

CanadCanadaa

5

SIKAP TUBUH NEGATIFDALAM BERKOMUNIKASI

• Cemberut• Lemas; jabat tangan lemah• Membungkuk atau menyender• Melipat tangan atau memasukkan tangan ke saku• Melihat ke bawah atau menunduk, menjauhi teman bicara• Mengetuk-ngetuk jari• Sering melihat jam

MENDENGAR EMPATI

• Game Mendengar

• Game Berbicara4 TAHAPAN

MENDENGAR Tidak Mendengar Mendengar Selektif Mendengar dengan Penuh Perhatian Mendengar Empati

MENDENGARKAN DENGAN EMPATI

Perhatikan si Pembicara Lakukan kontak mata yang positif dan nyaman

untuk membuat si pembicara merasa dihargai dan dimengerti

Miringkan badan anda ke arah si pembicara

Pusatkan perhatian untuk memahami pembicara :

Perhatikan perasaan dan persepsinya bukan hanya kata-katanya.

Jangan menginterupsi; dengarkan terus dengan membantu mengklarifikasi sampai apa yang dimaksudkannya menjadi jelas.

Jangan menghakimi atau mengkritik – ini akan membuatnya “menutup diri”.

Ajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi maksudnya.

Buat rangkuman dari apa yang anda pahami.

Contact Us :

Kanaidi, SE., M.Si (Trainer & Dosen, Penulis, Peneliti, dan PeBisnis)e-mail : kanaidi@yahoo.com atau kana_ati@yahoo.com

Telp : 022-2005972 Fax : 022-4267749 HP. 0812 2353 284Pin BBm : 27CBC148 087822984716Facebook : Kanaidi Ken & Kanaidi Ken Part II

www.ken-kanaidi.blogspot.comwww.ken-sukses.blogspot.comwww.pemimpin.unggul.comwww.google.com “Pemateri Training”

www.formulabisnis.com/?id=ken_kanaidi

Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction Conclusion