Post on 27-Mar-2019
54
BAB IV
PEMBAHASAN
IV.1. Evaluasi Penerapan Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian pada PT Pondok Pujian Sejahtera
Pada bab III dijelaskan tentang praktek sistem informasi akuntansi
pembelian pada PT Pondok Pujian Sejahtera. Pada bab ini akan dibahas
mengenai evaluasai pengendalian internal sistem informasi akuntansi pembelian
yang diterapkan pada PT Pondok Pujian Sejahtera dengan membandingkan
terhadap landasan teori yang telah dibahas pada bab II. Dengan demikian
pembahasan sistem informasi akuntansi pembelian PT Pondok Pujian Sejahtera
ini dimaksudkan untuk menilai seberapa kesesuaian praktek sistem informasi
akuntansi perusahaan dengan teori-teori yang ada. Di samping itu, pembahasan
juga diarahkan kepada aplikasi pengendalian atas prosedur-prosedur yang ada.
Dalam pembahasan ini diusahakan dapat memberi kesimpulan dan saran
yang aplikatif agar PT Pondok Pujian Sejahtera dapat menyusun sistem
informasi akuntansi yang lebih baik lagi. Adapun evaluasi terhadap sistem
informasi akuntansi pembelian ini meliputi:
1. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan
2. Evaluasi terhadap prosedur pembelian
3. Evaluasi terhadap pengendalian yang diterapkan
4. Evaluasi terhadap prosedur pelaporan
55
Uraian tentang hasil evaluasi yang ada pada sistem informasi akuntansi
yang sedang berjalan dijabarkan dalam subbab-subbab di bawah ini:
IV.2. Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan
Dari hasil evaluasi ditemukan beberapa jenis dokumen yang digunakan
dalam prosedur pembelian perusahaan, yaitu terdiri dari:
• Surat Permintaan Pembelian
• Purchase Order,
• Kartu Persediaan Barang,
• Purchase Return,
• Payable Aging Report,
• Voucher Pembayaran,
• Cek / Bilyet Giro.
Temuan terhadap prosedur dokumen-dokumen yang digunakan adalah
sebagai berikut:
• Kelebihan dari dokumen yang digunakan, antara lain:
1. Secara umum, dokumen-dokumen tersebut diatas mempunyai format
yang sederhana dan mudah dimengerti dalam pengisiannya. Hal ini dapat
mengurangi resiko kesalahan pengisian oleh tiap bagian.
2. Terdapat otorisasi yang jelas di setiap dokumen yang dihasilkan,
sehingga akan menjamin dihasilkan dokumen pembukuan yang dapat
dipercaya.
3. Terdapat waktu berlakunya dokumen yang digunakan.
56
4. Setiap dokumen yang dikeluarkan harus disertai dengan cap perusahaan.
• Kelemahan dari dokumen yang digunakan, sebagai berikut:
1. Tidak ada laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian gudang.
Pada saat barang sudah dikirim oleh supplier, bagian penerimaan
menerima barang yang dikirim oleh supplier, disesuaikan dengan
purchase order dan delivery order dari supplier. Bukti bahwa barang
sudah diterima dengan baik berdasarkan pengecekkan secara langsung
oleh bagian penerimaan. Tidak ada laporan penerimaan barang yang
dibuat sebagai bukti tertulis bahwa barang sudah diterima dengan baik.
Untuk mendukung fungsi penerimaan, maka perlu dibuat laporan
penerimaan barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan
baik dan sesuai dengan permintaan pembelian dari bagian pembelian.
Karena bagian gudang tidak berhubungan dengan bagian
penerimaan barang, gudang hanya bertugas menyimpan barang yang
dikirim oleh supplier. Selain itu gudang juga bertugas dalam mencatat
kartu persediaan barang yang ada di gudang. Sebagai bukti bahwa barang
telah diterima dengan baik, maka bagian penerimaan hanya memakai
purchase order dan delivery order yang dikirim oleh supplier.
Hal ini dapat menyebabkan bagian gudang tidak mengetahui
kondisi dari setiap barang yang masuk ke dalam gudang dan tidak
diketahui saat terjadi kerusakkan barang tersebut.
Sebaiknya gudang menyediakan laporan penerimaan barang yang
akan dijadikan bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan
57
kemudian laporan ini akan disimpan dan diserahkan kepada bagian
gudang.
Usulan terhadap laporan penerimaan barang adalah sebagai berikut:
Gambar 7 : Usulan Laporan Penerimaan Barang
58
2. Purchase order hanya dibuat sebanyak 2 rangkap, yaitu untuk supplier
dan untuk bagian pembelian sebagai dokumen yang akan diarsip.
Pada saat mengajukan permintaan pembelian, bagian pembelian
hanya membuat purchase order sebanyak 2 rangkap, yaitu untuk supplier
dan diarsip. Tidak ada PO yang dikirim ke bagian lain seperti untuk
bagian gudang dan bagian utang.
Dalam proses pembelian, setiap bagian yang berhubungan dengan
proses pembelian harus mengetahui adanya transaksi pembelian yang
sudah dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu, bagian pembelian
perlu membuat purchase order beberapa rangkap untuk memberikan
informasi kepada pihak yang berkepentingan, seperti bagian gudang dan
account payable.
Hal ini menyebabkan bagian lain, seperti bagian utang sering
terlambat mengetahui adanya transaksi pembelian yang dilakukan oleh
perusahaan. Dan juga didistribusikan kepada bagian gudang sebagai
tanda bahwa akan ada penambahan persediaan di dalam gudang
perusahaan, dengan syarat bahwa kolom harga harus dihitamkan semua.
Oleh karena itu sebaiknya purchase order dibuat dalam 4 rangkap, yaitu
diberikan kepada supplier, diarsip oleh bagian pembelian, dikirim juga
kepada bagian gudang, dan bagian account payable perusahaan.
59
3. Tidak ada dokumen permintaan penawaran harga kepada pemasok.
Permintaan penawaran harga hanya dilakukan secara lisan. Bagian
pembelian menelepon supplier dan menanyakan harga barang yang ingin
dibeli secara lisan.
Dokumen permintaan penawaran harga digunakan untuk meminta
penawaran harga dari supplier untuk mengetahui daftar harga barang
yang akan ditawarkan kepada pembeli.
Hal ini dilakukan oleh perusahaan supaya mendapatkan informasi
yang lebih cepat dari supplier. Seharusnya dokumen permintaan
penawaran harga tetap harus dibuat untuk mengikat kedua belah pihak
baik perusahaan maupun supplier.
Usulan terhadap dokumen permintaan penawaran harga adalah
sebagai berikut:
60
Gambar 8 : Usulan Surat Permintaan Penawaran Harga
IV.3. Evaluasi Terhadap Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Dari Evaluasi terhadap prosedur sistem informasi akuntansi pembelian di
PT Pondok Pujian Sejahtera, ditemukan jaringan yang membentuk sistem
informasi akuntansi pembelian dalam perusahaan yaitu sebagai berikut:
a. Prosedur permintaan pembelian
b. Prosedur order pembelian
c. Prosedur penerimaan barang
61
d. Prosedur pencatatan utang
e. Prosedur pembayaran
Temuan untuk jaringan yang membentuk sistem informasi akuntansi
pembelian adalah sebagai berikut:
1. Dalam prosedur permintaan barang, permintaan pembelian barang tidak
dilakukan oleh bagian gudang secara langsung, tetapi berdasarkan
permintaan dari outlet pondok pujian.
Bagian outlet mengajukan surat permintaan barang kepada bagian
pembelian pada saat outlet mengetahui bahwa ada persediaan barang yang
mulai menipis di dalam outlet. Hal ini dapat dilihat pada prosedur
permintaan barang pada bab III dimana Surat Permintaan Barang diajukan
kepada bagian pembelian, kemudian bagian pembelian akan membuat
purchase order untuk diteruskan kepada bagian operasional.
Prosedur permintaan barang yang baik harus dilakukan oleh bagian
gudang sebagai pihak yang bertugas menyediakan barang di dalam gudang.
Kemudian bagian gudang akan mengajukan permintaan pembelian dalam
formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian perusahaan.
PT Pondok Pujian Sejahtera merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang distributor lagu-lagu rohani. Dimana barang-barang yang ditawarkan
merupakan kumpulan lagu lama dan lagu baru. Pertimbangan permintaan
pembelian hanya berdasarkan pertimbangan dari bagian outlet sendiri dan
tidak merupakan pertimbangan dari gudang, gudang hanya mengurus
masalah penyimpanan, pengeluaran barang yang ada di dalam gudang dan
62
memberikan informasi ketersediaan barang perusahaan. Untuk menghindari
pembelian yang terlalu banyak dan mengakibatkan kerugian perusahaan,
maka perusahaan memutuskan untuk melakukan pembelian hanya jika ada
permintaan pembelian dari outlet Pondok Pujian. Selain itu, hal ini juga
dilakukan supaya tidak terjadi penumpukkan barang di gudang kantor pusat
perusahaan.
Akibat dari prosedur yang dilakukan oleh Pondok Pujian, maka seringkali
pelanggan tidak dapat menemukan lagu-lagu yang dicari ketika datang ke
outlet Pondok Pujian terutama lagu lama karena permintaan pembelian
hanya akan dilakukan ketika ada permintaan dari pelanggan, sering
mengalami keterlambatan dalam menyediakan barang dari kantor pusat ke
outlet Pondok Pujian.
Oleh karena itu, direkomendasikan perbaikan terhadap permasalahan
yang dihadapi oleh perusahaan adalah sebaiknya surat permintaan barang
dikeluarkan oleh bagian gudang, berdasarkan hasil penilaian stock opname
yang dilakukan setiap bulan. Bagian gudang segera mempertimbangkan
nilai persediaan berdasarkan jenis barang yang harus segera dibeli untuk
disimpan ke dalam gudang dan nilai persediaan barang yang harus dikirim
ke outlet Pondok Pujian. Selain itu, perusahaan perlu juga menambahkan
peringatan re-order point di komputer outlet sebagai tanda untuk segera
melakukan permintaan barang.
63
2. Pemesanan barang hanya didasarkan pada jumlah persediaan yang telah
mencapai nilai minimum pertimbangan dari outlet dan jika ada permintaan
barang dari pelanggan.
Tidak adanya sistem yang menentukan untuk dilakukan pemesanan
barang. Pemesanan hanya dilakukan berdasarkan pertimbangan setiap outlet
yang membutuhkan barang.
Pada praktek yang dilakukan, sering terjadi kekosongan barang yang
tidak diketahui oleh petugas di outlet karena di dalam komputer hanya
mencatat persediaan yang ada di outlet, dan tidak ada peringatan yang
disediakan untuk segera melakukan pembelian.
Oleh karena itu, sebaiknya setiap outlet memasang peringatan tanda
merah di dalam komputer terhadap persediaan yang mulai menipis.
Peringatan tanda merah ini dapat disesuaikan dengan menentukan stock
minimum barang yang ada, dimana ketika stock minimun (safety stock)
telah bunyi atau muncul peringatan di layar komputer maka outlet harus
segera melakukan pemesanan barang. Pemesanan barang dapat ditentukan
dengan menerapakan sistem EOQ (Economic Order Quantity), supaya dapat
melakukan pembelian pada tingkat yang ekonomis.
3. Tidak ada pemilihan supplier terlebih dahulu sebelum membuat Purchase
Order
Perusahaan tidak melakukan pemilihan supplier dan permintaan
penawaran harga. Ketika menerima Surat Permintaan Pembelian dari bagian
64
outlet Pondok Pujian, bagian penerimaan segera membuat purchase order
untuk meminta persetujuan melakukan pembelian dari bagian operasional
perusahaan.
Dalam proses pembelian persediaan, seharusnya pada saat bagian
pembelian menerima SPP dari gudang, maka bagian pembelian harus
mengajukan surat penawaran harga dan pemilihan supplier terlebih dahulu,
kemudian setelah mempertimbangkan dan memilih supplier maka bagian
pembelian akan membuat purchase order untuk diserahkan kepada
supplier.
Perusahaan tidak melakukan pemilihan pemasok karena dipengaruhi oleh
jenis barang yang dijual di outlet Pondok Pujian, setiap jenis barang yang
ada di outlet sudah memiliki supplier tersendiri, sehingga tidak
memungkinkan bagi perusahaan untuk menyeleksi pemasok tersebut.
Misalnya dalam menentukan pembelian terhadap lagu rohani penyembahan,
maka harus disesuaikan dengan penyanyi dan supplier yang memproduksi
lagu tersebut.
Hal ini menyebabkan perusahaan tidak dapat membandingkan antara
supplier yang satu dengan supplier yang lainnya, termasuk di dalamnya
dalam penentuan harga maka perusahaan hanya mengikuti harga yang
ditawarkan oleh supplier tersebut.
Karena sudah tidak dapat menemukan supplier yang lain untuk
dibandingkan kualitas harganya dan barangnya, maka sebaiknya perusahaan
mengadakan penilaian terhadap kualitas dari supplier tersebut, seperti
65
menilai tanggapan supplier terhadap permintaan barang dari perusahaan,
menilai kecepatan dan kelambatan supplier dalam mengirimkan barang
kepada perusahaan, dan mengadakan penilaian terhadap kualitas barang dari
supplier tersebut. penilaian-penilaian tersebut dapat dijadikan sebuah
masukkan kepada supplier tersebut supaya bisa lebih maksimal lagi dan
dapat memenuhi kebutuhan PT Pondok Pujian Sejahtera di masa yang akan
datang.
4. Dalam meminta persetujuan purchase order, bagian pembelian tidak
mengajukan dokumen terlampir kepada bagian operasional, permintaan
persetujuan pembelian hanya dilakukan lewat komunikasi telepon.
Dalam melakukan pembelian barang, bagian pembelian harus
mendapatkan ijin dari bagian operasional. Hal ini dapat dilihat pada
prosedur pembelian pada bab III, dimana bagian pembelian hanya
melakukan komunikasi telepon dalam mengajukan purchase order dan
tidak dilampirkan dokumen terlampir untuk diperiksa oleh bagian
operasional.
Hal yang harus dilakukan adalah ketika bagian pembelian ingin meminta
persetujuan pembelian barang, maka bagian pembelian juga harus
melampirkan purchase order tertulis kepada bagian operasional, supaya
tidak terjadi kesalahan dalam mengecek data barang oleh bagian
operasional.
66
Prosedur ini dilakukan oleh bagian pembelian karena ingin mendapatkan
informasi mengenai persediaan barang lebih cepat dan langsung mendapat
persetujuan dari bagian operasional untuk melakukan pembelian.
Hal ini menyebabkan bagian pembelian dapat membeli barang yang
seharusnya tidak perlu dibeli oleh perusahaan karena jumlah persediaan
yang masih ada di gudang dan akibatnya juga adalah terjadinya kesalahan
dalam mengirim barang kepada bagian outlet Pondok Pujian.
Sebaiknya untuk mendapatkan persetujuan pembelian dari bagian
operasional, maka bagian pembelian mengirimkan purchase order tertulis
kepada bagian operasional untuk diperiksa terlebih dahulu. Hal ini dapat
mengurangi kesalahan informasi yang diterima dari bagian pembelian.
Setalah diperiksa, maka bagian operasional segera memberikan memo
persetujuan membeli barang kepada bagian pembelian.
5. Penerimaan barang dari supplier dilakukan oleh bagian pembelian dan
bukan oleh bagian gudang
Pada saat dilakukan pembelian barang kepada supplier, penerimaan
barang dilakukan oleh bagian pembelian langsung dan tidak dilakukan oleh
bagian gudang sebagai pihak yang menyimpan persediaan barang. Hal ini
dapat dilihat dalam prosedur penerimaan barang pada bab III, dimana ketika
barang datang, maka staf pembelian yang akan menerima barang dan
mencocokkan delivery order dari supplier dengan purchase order dari
bagian pembelian.
67
sebaiknya bahwa prosedur penerimaan barang harus dilakukan oleh
bagian gudang sebagai fungsi penerimaan. Dimana fungsi penerimaan akan
melakukan pemeriksaan terhadap jenis, kuantitas dan kualitas barang yang
diterima dari pemasok yang disesuaikan dengan purchase order yang dibuat
oleh bagian pembelian. Kemudian bagian gudang akan membuat laporan
penerimaan barang sebagai bukti telah menerima barang tersebut dari
pemasok.
PT Pondok Pujian Sejahtera tidak memiliki fungsi gudang yang berdiri
sendiri. Dari pemeriksaan yang dilakukan diketahui bahwa fungsi gudang
ada dibawah bagian Akuntansi dan keuangan perusahaan. Oleh karena itu,
semua aktifitas yang berhubungan dengan penerimaan barang dilakukan
oleh bagian pembelian, dan kemudian bagian pembelian akan menyimpan
ke dalam gudang, lalu bagian inventory control yang ada dibawah bagian
akuntansi dan keuangan akan mencatat persediaan yang ada. Bagian
inventory control akan lebih berperan ketika ada pengeluaran barang dari
gudang.
Secara teori yang berlaku, hal ini membuka peluang terjadinya
penyimpangan yang dilakukan oleh bagian pembelian dalam hal
penerimaan barang, seperti pencurian barang. Oleh karena itu, sebaiknya
bagian pembelian dan bagian penerimaan barang dipisahkan fungsinya, hal
ini untuk mengantisipasi terjadinya tindakan pencurian barang. Bagian
penerimaan barang bertugas untuk melakukan pengecekan barang secara
68
independent terhadap fisik barang dan bertanggungjawab atas penerimaan
dan penolakkan barang yang diterima dari pemasok.
6. Pengeluaran barang / pengiriman barang ke outlet Pondok Pujian dilakukan
oleh bagian pembelian dan bukan oleh bagian pengiriman barang.
Saat barang dikirim oleh supplier, maka bagian pembelian segera
membungkus barang tersebut dan dilampirkan invoice ke outlet Pondok
Pujian.
Menurut Mulyadi (2001:559), transaksi penerimaan dan pengeluaran
barang merupakan bagian dari fungsi gudang berserta dengan dokumen-
dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran barang.
Jadi, bukan bagian pembelian yang seharusnya mengurus pengiriman
barang kepada outlet pondok pujian.
Untuk mempercepat proses pengiriman barang, maka perusahaan secara
langsung menugaskan bagian pembelian untuk mengirim barang kepada
outlet Pondok Pujian. Hal ini juga dilakukan karena tidak adanya fungsi
gudang (fungsi penerimaan, fungsi penyimpanan, dan fungsi
pengeluaran/pengiriman barang) yang berdiri sendiri di dalam perusahaan.
Oleh karena itu, untuk menutupi hal itu maka bagian pembelian merangkap
juga sebagai bagian penerimaan dan pengeluaran barang.
Hal ini tidak boleh dilakukan oleh perusahaan, seperti yang sudah
dibahas dalam temuan no 4 bahwa akan membuka peluang terjadinya
69
penyelewengan barang oleh bagian pembelian. Selain itu juga menyebabkan
adanya pekerjaan ganda yang harus dilakukan bagian pembelian.
Sebaiknya bagian yang mengirim barang ke outlet dilakukan oleh bagian
pengiriman barang secara langsung, dan tidak dilakukan oleh bagian
pembelian. Bagian pembelian sebaiknya hanya difokuskan kepada tugas
pembelian barang dan mengurus dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan transaksi pembelian.
7. Purchase order dibuat tanpa melakukan pengecekkan terlebih dahulu
terhadap persediaan barang di gudang.
Pada saat menerima surat permintaan pembelian dari outlet Pondok
pujian, bagian pembelian langsung membuat purchase order dan kemudian
bagian operasional akan mengecek barang tersebut.
Hal ini menyebabkan sering terjadi pemborosan dokumen yang dibuat
karena jika barang yang diminta ternyata masih ada di gudang maka
purchase order tersebut akan dibatalkan dan sudah tidak berlaku lagi.
Sebaiknya sebelum membuat purchase order, bagian pembelian memeriksa
persediaan barang lewat bagian operasional terlebih dahulu dan kemudian
dilakukan pembuatan purchase order jika barang yang diminta sudah habis
di gudang.
IV.4. Evaluasi Terhadap Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian yang Diterapkan PT Pondok Pujian Sejahtera
70
a. Otorisasi Transaksi
Terdapat otorisasi yang jelas dalam setiap dokumen yang dibuat,
dicantumkan pihak-pihak yang terkait untuk melakukan tanda tangan dokumen.
Pengendalian terhadap otorisasi transaksi bisa terlihat dari adanya otorisasi atas
permintaan pembelian dan purchase order yang dibuat oleh bagian pembelian,
serta ditemukan bahwa pengendalian terhadap persediaan yang akan dibeli
hanya berdasarkan jumlah minimum persediaan yang tertera pada layar
komputer dan sesuai dengan pertimbangan dari outlet Pondok Pujian. Dokumen
yang diotorisasi adalah sebagai berikut:
• Surat permintaan pembelian, diinput oleh kasir outlet, diotorisasi oleh
supervisor outlet pondok pujian.
• Purchase order, diinput oleh staf pembelian, diotorisasi oleh manager
finance, bagian operasional lewat persetujuan telepon.
• Purchase return, diinput oleh staf outlet, supervisor outlet, manager
pembelian, pihak akuntansi.
• Payable Aging Report, diinput oleh staff A/P, manager Keuangan dan
Akuntansi, disetujui oleh direktur keuangan dan Akuntansi
b. Pemisahan Fungsi dan Wewenang
PT Pondok Pujian Sejahtera memiliki fungsi dan wewenang yang komplit
dalam menjalankan bisnisnya, tetapi ada beberapa hal yang perlu diperbaiki,
diantaranya sebagai berikut:
71
1. Bagian pembelian merangkap juga sebagai fungsi penerimaan dan
pengeluaran barang. Seharusnya ini merupakan fungsi yang harus
dijalankan oleh bagian inventory control. Sebaiknya dipisahkan antara
bagian pembelian dan bagian inventory control dalam hal penerimaan
barang dan pengeluaran barang.
2. Bagian account payable merangkap fungsi pengeluaran uang, seharusnya
bagian account payable hanya sebagai bagian yang mencatat utang
perusahaan, sedangkan urusan pembayaran harus dilakukan oleh bagian
keuangan. Sebaiknya dilakukan pemisahan tanggungjawab antara bagian
account payable dan pembayaran utang perusahaan karena membuka
peluang dilakukannya penggelapan dana perusahaan.
c. Pengawasan atau Supervisi
1. Pengawasan telah dilakukan pada saat menerima barang dari supplier,
bagian penerimaan barang mencocokkan barang yang dikirim oleh supplier
dengan purchase order sehingga mencegah terjadinya penerimaan barang
yang tidak sesuai dengan pemesanan.
2. Pengawasan dalam Outlet Pondok Pujian juga dilakukan pemeriksaan
terhadap barang yang dikirim oleh kantor pusat dengan mencocokkan surat
permintaan pembelian yang dibuat oleh kasir.
3. Pengawasan saat dilakukannya pembelian, harus mendapat persetujuan
bagian operasional. Pengawasan ini harus lebih diperketat lagi, yaitu harus
72
dilampirkan purchase order untuk mendapatkan persetujuan dan tidak
hanya melalui telepon.
d. Kontrol terhadap Pencatatan Akuntansi
Kontrol pencatatan akuntansi dilakukan oleh perusahaan dengan cara proses
peng-input-an hanya dilakukan oleh pihak yang berwenang dan ia yang
bertanggung jawab atas data yang di-input-nya, serta dengan melakukan peng-
input-an berdasarkan dokumen sumber dan dokumen pendukung yang ada.
Seperti melakukan input terhadap file transaksi berdasarkan dokumen purchase
order, delivery order dan invoice dari supplier.
e. Kontrol Terhadap Akses yang Digunakan
Kontrol terhadap akses diterapkan oleh perusahaan dengan penggunaan
password atas tiap-tiap komputer yang ada sehingga hanya orang-orang yang
mempunyai wewenang saja yang berhak untuk menggunakan data tersebut.
f. Independent Verification
Verifikasi independen dilakukan oleh bagian akuntansi perusahaan dengan cara
sebelum melakukan penjurnalan, staf akuntansi mencocokkan terlebih dahulu
dokumen sumber (PO dan Surat Permintaan Pembelian) dengan dokumen
pendukung seperti surat jalan dari pemasok (delivery order) dan invoice.
IV.5. Evaluasi Terhadap Prosedur Pelaporan
73
Seperti yang telah diuraikan dalam bab sebelumnya bahwa proses
pembuatan laporan bersifat individual dimana pelaporan dibuat oleh masing-
masing bagian sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Dari evaluasi
terhadap pelaporan tersebut, ditemukan:
1. Laporan persedian barang yang dibuat oleh inventory control, tidak sampai
menyajikan kode dan nama barang yang ada, laporan hanya berupa
jenis/type barang yang ada di gudang dan di outlet Pondok Pujian. Hal ini
dilakukan karena untuk menghemat waktu pemeriksaan dan pelaporan
barang. Setiap jenis barang yang ada itu unik, bentuknya sama, dan apabila
dilakukan pemeriksaan kode barang satu per satu akan membutuhkan waktu
yang sangat lama. Oleh karena itu inventory control hanya menyajikan
dalam bentuk umum, yaitu dibedakan dalam jenis kaset, CD, DVD, dan
VCD. Hal ini menyebabkan bagian operasional perusahaan membutuhkan
waktu yang lama dalam menjawab permintaan pembelian dari bagian
pembelian karena harus memeriksa terlebih dahulu ketersediaan barang
tersebut.
2. Laporan utang perusahaan dicatat dan dibayar oleh bagian yang sama, yaitu
account payable. Sehingga setiap laporan utang yang dikeluarkan oleh
bagian account payable juga disertakan permintaan persetujuan pembayaran
kepada bagian Akuntansi dan Keuangan perusahaan.
3. Sebaiknya dibuat laporan penerimaan barang oleh fungsi penerimaan
sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan sesuai dengan
purchase order yang dibuat oleh bagian pembelian, kemudian laporan
74
penerimaan barang ini dikirimkan kepada bagian akuntansi untuk dicatat
transaksi pembelian yang telah dilakukan.
Selain itu juga ditemukan bahwa semua laporan yang dihasilkan hanya
berupa laporan operasional dan belum adanya laporan-laporan pengendalian
yang dihasilkan. Oleh karena itu direkomendasikan beberapa laporan yang
diperlukan untuk mengendalikan aktivitas pembelian, yaitu:
1. Laporan Monitoring Pembelian
Dalam laporan ini dapat dicantumkan penilaian terhadap pembelian yang
telah dilakukan, seperti informasi barang yang sudah diterima, barang yang
diretur, informasi barang / item-item yang belum dikirim oleh supplier.
Laporan ini akan membantu manajemen dalam mendapat informasi
pembelian secara lebih rinci.
2. Laporan Monitoring Pembayaran
Laporan ini dapat dicantumkan berapa nilai utang perusahaan kepada
supplier, dengan apakah pembayaran dilakukan, tanggal dilakukan
pembayaran dan oleh siapa disertakan otorisasi dari pihak tersebut.
Informasi ini berguna untuk memantau saldo bank, mengendalikan
pengeluaran uang.
IV.6. Usulan Struktur Organisasi PT Pondok Pujian Sejahtera
Dari hasil evaluasi terhadap struktur organisasi PT Pondok Pujian
Sejahtera, maka dapat dibuat suatu lampiran usulan struktur organisasi bagi
perusahaan ini agar dapat lebih berfungsi dengan baik.
75
Gambar 9: Usulan Struktur Organisasi PT Pondok Pujian Sejahtera
76
Untuk dapat memahami fungsi yang terdapat pada usulan struktur organisasi,
berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab bagian yang diusulkan:
• Inventory Control
o Membuat daftar inventory yang diperlukan.
o Mengatur barang yang keluar masuk dari gudang.
• Staf penerimaan dan pengeluaran barang
o Menerima barang yang dikirim oleh supplier
o Memeriksa barang yang dikirim dengan menyesuaikan dengan purchase
order.
o Mengeluarkan barang dari gudang.
o Membuat laporan pengeluaran barang.
• Staf Penyimpanan barang
o Menyimpan barang
o Membuat kartu stok barang
IV.7. Usulan Flowchart
Dari evaluasi yang dilakukan, direkomendasikan usulan perbaikan dari
flowchart yang dapat dilihat dibawah ini:
77
78
79
80