Post on 28-Oct-2020
15
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tujuan Umum Perusahaan
3.1.1. Profil dan sejarah Store Cath Kidston Pondok Indah Mall1
Store Cath kidston merupakan group dari PT Mitra Adiperkasa, Tbk (MAP)
Cath Kidston Berasal dari London. berdiri di London pada tahun 1993 dan pertama
kali Cath Kidston di pasarkan di Indonesia pada tahun 2013 dibawah naungan PT
Mitra Adiperksa,Tbk Daparteman Fashion. Cath Kidston Pertama kali Buka di Store
Kota Kasablanka (CA02) Dan melihat dari segi peminat pembeli brand Cath Kidston
yang banyak, maka PT Mitra Adiperkasa,tbk membuka kembali cabang store kedua
di Cath Kidston Surabaya (CA03), Cath Kidston Pondok Indah Mall 1 (CA04), Cath
Kidston Alam Sutra (CA06) dan 6 Daparteman store di seluruh area Indonesia.
Cath Kidston Pondok Indah Mall (CA04) berada di dalam Mall lt.1 Unit 129
yang beralamat Jl. Metro Pondok Indah Kav. III B, Kebayoran Baru Jakarta Selatan.
Cath Kidston Pondok Indah Mall adalah store yang berfokus menjual produk Fashion
seperti Bags, Accessories, Home, dan Kids yang mempunyai ciri khas tersendiri yaitu
bertemakan vintage motif bunga-bunga dan Button Sport ( Polkadot). Dengan bahan-
bahan yang berkualitas tinggi, Model yang fashionnable. Sehingga tidak kalah saing
dengan brand-brand ternama di dunia.
16
Cath Kidston pondok Indah Mall memiliki Visi dan Misi untuk
mengembangkan Perusahaan group PT Mitra Adi Perkasa, Tbk (MAP) yaitu:
Visi : '“Menjadi Store terbaik di Indonesia dari segi penjualan maupun pelayanan
terhadap customer”.
Misi : “Menjaga hubungan erat terhadap pelanggan menciptakan suasana
berbelanja yang menyenangkan”.
Motto :
Cath Kidston PIM memiliki Motto dalam singkatan SUKSES yaitu:
1. Sambutlah pelanggan dengan baik
2. Umpan balik untuk memahami kebutuhan pelanggan
3. Kenali kebutuhan pelanggan
4. Sarankan produk yang tepat dan alternatifnya
5. Ekpos produk lainnya untuk menambah penjualan
6. Servis melebihi pengharapan pelanggan
3.1.2. Struktur Perusahaan dan Tata kerja Perusahaan
Struktur perusahaan adalah sebuah garis hierarki (bertingkat) yang
mendiskripsikan komponen-komponen yang menyusun perusahaan dimana setiap
individu atau sumber daya manusia yang berada pada lingkup perusahaan tersebut
memeliki posisi pembagian tugas, spesialisasi pekerjaan, dan wewenang masing-
masing jabatan. Adapun struktur organisasi pada Store Cath Kidston Pondok Indah
Mall 1 Jakarta Selatan adalah:
17
Gambar III.1.
Struktur Organisasi Store Cath Kidston Pondok Indah Mall 1
Tata kerja organisasi pada Store Cath Kidston adalah:
1. Bagian Divisi Manager
Adapun Tugas tanggung jawab dari Divisi Manager sebagai berikut:
a. Memantau Sales terhadap store atau Divisi Fashion
b. Memantau Store Income dan expenses
c. Memberikan arahan dan masukan ke pada Brand Manager, OM dan OIC untuk
meningkatkan kualitas kebutuhan store
d. Membuat kebijakan, prosedur standar SOP perusahaan
2. Bagian Brand Manager
Adapun tugas tanggung jawab dari Brand Manager sebagai berikut:
a. Memantau perkembangan kualitas produk-produk yang di kirmkan oleh
principle dan pengiriman barang antar store
Divisi Manager
Operation Manager
Operation In Charge
Person In Charge1
Sales Assistant 1
Person In Charge 2
Sales Assistant 2
Brand Manager
Asistant Brand Manager
Merchandise
Administrasi
Driver
18
b. Berkoordinasi dengan assistant manager dan bagian Mercehandise untuk
barang-barang yang akan di pesan
c. Meng approved produk-poroduk sesuai dengan kualitas dan model yang di
pasarkan di Indonesia
3. Bagian Asistan Brand Manager
a. Membantu kinerja Brand Manager untuk permaslahan pemesanan barang yang
di pesan ke principle dan memantau pertukaran barang antar store
b. Memberikan arahan kepada MD jika terjadi kualitas prodak yang tidak sesuai
dengan model atau bahan-bahan
c. Membantu memberikan nilai harga (price) ke bagian MD yang akan di price
list dan di tawakan ke customer
4. Bagian Merchandise (MD)
Adapun tugas dan tanggung jawab bagian MD sebagai berikut:
a. Membuat price list harga yang akan di tawarkan ke customer
b. Mengorder apa saja barang yang akan di order ke principle
c. Memantau kualitas dan fungsi produk-produk
d. Membirkan list barang yang akan dikirimakan atau di sebarkan ke store-store
Cath Kidston yang ada di Indonesia
e. Melalukan koordinasi dengan atasan Asistan Brand Manager apa saja barang
yang akan di pesan ke principle
f. Menerima laporan penjualan dan apa saja produk yang best seller dan slow
moving
g. Mengirimkan alokasi barang untuk persediaan barang dagang di store
19
5. Bagian Operation Manager
Adapun tugas dan tanggung jawab dari OM sebagai berikut:
a. Memberikan training terhadap bawahan terutama PIC dan Staff Sales Asisstant
b. Memantau Kinerja OIC dan PIC serta Mengkoordinasikan antar toko dan
Devisi yang berada di Office
c. Memberikan target penjualan terhadap store dan memotivasi kinerja terhadap
PIC dan Sales Asisstant
d. Menyetujui Dokumen pengajuan yang dibuat oleh PIC misalnya Order Barang,
6. Bagian Operation In Charge (OIC)
Adapun tugas dan tanggung jawab dari OIC sebagai berikut:
a. Mengkoordinasikan seluruh team baik PIC maupun Staff
b. Memantau Kinerja PIC dan staff
c. Menyampaikan instruksi dari OM ke seluruh store
d. Memfollow up sudah sampai mana persediaan barang dagang yang berada di
store
7. Bagian Person In Charg PIC 1 dan PIC 2
Adapun tugas dan tanggung jawab dari PIC 1 dan PIC 2 sebagai berikut:
a. Membuat laporan seperti Daily report, Weekly Sales, monthly report, petty
cash, berita acara, schedule staff dan ceklis store
b. Memantau stok persediaan barang yang ada di sistem ETP dan digudang
20
c. Memesan barang jika barang stok sudah habis dan membuat laporan penjualan
d. Memasukan penjualan kesistem, bertanggung jawab sepenuhnya terhadap store
e. Mengarahkan staff dan memberikan pelatihan, motivasi terhadap produk
f. Melayani atau menjali baik terhadap customer baik penjualan maupun complain
8. Bagian Staff 1 dan Staff 2
Adapun tugas dan tanggung jawab dari staff 1 dan staff 2 sebagai berikut:
a. Menawarkan produk-produk ke customer menjaga kebersihan store dan gudang
b. Melakukan stock up name dan menjaga terjalinnya hubungan dengan customer
c. Membantu pekerjaan PIC
d. Memeriksa persediaan barang jika pemesanan sudah sampai ke store.
10. Bagian Driver
Adapun tugas dan tanggung jawab dari driver sebagai berikut:
a. Mengantarkan Barang yang suadah diterima ke store yang dituju
b. Membawa dokumen tanda terima
c. dan membawa Dispatch Order (DO)
21
3.1.3. Kegiatan Usaha
Cath Kidston PIM 1 adalah toko retail adapun kegiatan usaha yang dilakukan
oleh Store Cath Kidston PIM adalah sebagai berikut:
1. Sales
Adalah melayani atau menawarkan produk yang ada di store sesuai dengan harga
dan promo dan terjadinya transaksi dapat dilakukan pembayaran dengan cara tunai
maupun kartu kredit,debit,voucher sehingga target store yang di inginkan tercapai.
2. Produk
Produk barang dagang yang ditawarkan dengan Katagori Bags, Accessories Home
dan Kids
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Ketentuan Administrasi Persediaan Barang Dagang pada Store Cath
Kidston PIM 1
Ketentuan administrasi persediaan barang dagang pada Store Cath Kidston
PIM1 adalah aturan kerja pada saat pengecekan stock barang dagang dengan sistem
ETP, pemesanan, penerimaan, dan penyimpanan persediaan barang dagang di gudang
store. Adapun ketentuan dari masing-masing aktifitas tersebut adalah:
1. Ketentuan Pengecekan Stock Persediaan Barang Dagang
Sebelum melakukan pengecekan stock persediaan barang dagang maka store Cath
Kidston PIM 1 mempunyai ketentuan sebagai berikut:
22
a. Memeriksa persediaan barang dagang yang berada di dalam stock report
melalui sistem ETP Store Operation (Sistem Enterprise Technology Partners
Store Operation). Adapun caranya sebagai berikut:
1) Pilih ETP Store Operation lalu Login dan klik Report kemudian pilih stock
report.
2) Kemudian muncul menu stock report selection criteria pilih brand menjadi
Cath Kidston dan klik detail kemudian klik Ok
Berikut ini adalah gambar pengecekan stock persediaan barang dagang yang
berada di sistem ETP:
Gambar III.2.
Pengecekan Stock Persediaan Barang Dagang
3) Setelah tarik data stock persediaan di ETP Store Operation maka akan
muncul keterangan stock barang yang masih ada dan stock barang yang
sudah tidak ada di sistem ETP.
Berikut ini adalah gambar dari hasil tarik data stock persediaan barang dagang
pada sistem ETP:
23
Gambar III.3.
Stock Persediaan Barang Dagang di ETP
b. Setelah mengetahui apa saja barang yang sudah habis atau stock minimum
maka kententuan selanjutnya pemesanan persediaan barang dagang.
2. Ketentuan Pemesanan Persediaan Barang Dagang
Untuk melakukan pemesanan persediaan barang dagang maka store cath kidston
menjalankan ketentuan sebagai berikut:
a. Setelah mengetahui stock persedian barang dagang melalui sistem ETP barang
yang sudah habis atau dibawah stock aman, maka segera memindahkan stock
persediaan barang dagang tersebut ke Excel, dan akan selanjutnya membuat list
barang apa saja yang akan di pesan sesuai dengan barang best seller dan barang
baru yang berjalan di store untuk di request.
24
Tabel III.1.
List Pemesanan Barang Dagang
b. Mengirimkan email request barang sesuai dengan ketentuan stock periode
selama 1 minggu ke bagian merchandise sehingga list barang yang sudah di
buat dengan tertera article, description dan berapa quantity barang yang akan di
request untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Berikuti ini adalah gambar email saat melakukan request persediaan barang:
Gambar III.4.
Email Request Persediaan Barang Dagang
CAK762977 Kids Round Handbag OFF WHITE OFF WHITE 0 3
CAK761833 Zip Purse Birthday Party Birthday Party CREAM 0 3
CAK754361 Make Up Bag Small Painte, CREAM, NO SIZE Small Painted CREAM 0 3
CAK754392 Smart Make up Bag Hen, GRAPHITE, NO SIZEHenley GRAPHITE 0 3
CAK754415 Cosmetic Bag Rhododen, GRAPHITE, NO SIZERhododen GRAPHITE 0 3
CAK754422 Curved Washbag Rhodod, GRAPHITE, NO SIZERhododen GRAPHITE 0 3
CAK754903 Strpy Cryll Saltwick Bun, STONE, NO SIZE Saltwick Bunch STONE 0 3
CAK755054 Pentle Tote Island, DARK PUTTY, NO SIZE Island Bunch DARK PUTTY 0 3
CAK755337 L Pandora Bag Busby Bunc, NAVY., NO SIZE Busby Bunch NAVY 0 3
CAK755467 Frm Hldl Island Bunch, MID BLUE, NO SIZE Island Bunch MID BLUE 0 3
CAK755580 M Lthr Duo X Body, CORNFLOWER, NO SIZEMulti CORNFLOWER 0 3
CAK755832 Mdi Bx Bwlr Island, DARK PUTTY, NO SIZE Island Bunch DARK PUTTY 0 3
CAK756075 Frm Whld Bkpk Paper R, GRAPHITE, NO SIZEPaper Rose GRAPHITE 0 3
CAK756358 Fway Bkpk Breton Stripe, NAVY., NO SIZE Breton Stripe NAVY 0 3
CAK756518 I.D Tag Island Flowers, NAVY., NO SIZE Island Flowers NAVY 0 3
CAK756594 Sml Bkbg Wellesley Ditsy, BLUSH, NO SIZE Wellesley DitsyBLUSH 0 3
CAK756983 Bkl Bkpk Paper Rose, GRAPHITE, NO SIZE Paper Rose GRAPHITE 0 3
CAK760188 Tissue Holder Pa, DARK GRAPHITE, NO SIZEPaper Ditsy DARK GRAPHITE0 3
CAK761154 Make Up Case Wellesley D, BLUSH, NO SIZEWellesley DitsyBLUSH 0 3
CAK751605 Card Holder Wellesle, SOFT BLUE, NO SIZE Wellesley DitsySOFT BLUE 0 3
CAK751612 Card Holder Island Flo, VANILLA, NO SIZE Island Flowers VANILLA 0 3
CAK751759 Initial Charm A Mews Dit, CHALK, NO SIZE Mews Ditsy MULTI 0 3
Request Cath Kidston – CA04
Periode 23 -29 Mai 2018
Article
NumberDESCRIPTION PRINT COLOUR
Current
Stock
Reqest
Qty
25
c. Menunggu balasan email yang dikirimkan oleh Merchandise yang berisi
konsolidasi atau list alokasi barang yang dikirmkan ke seluruh store cath
kidston Indonesia, yang mana barang tersebut akan dikirimkan ke store cath
kidston PIM 1 untuk menjadi persediaan barang dagang store.
Berikut ini adalah gambar balasan email request mengenai konsolidasi persediaan
barang:
Gambar III.5.
Balasan Email Request Persediaan Barang Dagang
3. Ketentuan Penerimaan Persediaan Barang Dagang
Dalam melaksanakan penerimaan persediaan barang dagang maka store cath
kidston menjalankan ketentuan selanjutnya dengan sebagai berikut:
a. Ketika persediaan barang dagang yang di pesan sudah tiba, maka tanda tangan
di buku transfer in lalu menerima surat tanda terima dan DO(Dispatch Order)
b. Kemudian cek sesuai dengan nomor DO (Dispatch Order) dan Kode toko yang
di tuju lalu cek jumlah barang yang berada di dalam kardus dengan sesuai
26
article, quantity dalam lembaran DO (Dispatch Order) yang terlampir di dalam
kardus. Agar mengetahui terjadinya selisih atau barang defect.
Berikut ini adalah gambar saat pengecekan persediaan barang dagang yang telah
datang di store Cath Kidston PIM 1:
Gambar III.6.
Pengecekan Persediaan Barang Dagang
c. Selanjutnya apabila barang yang di cek sesuai maka ketentuan selanjutnya
melakukan approved ke sistem ETP untuk menjadi stock persediaan di store
atau stock yang berada di dalam sistem, berikut cara approved di sistem ETP:
1) Pilih Stock Management lalu klik Receive Order maka akan muncul kolom
kecil yang berisi Nomor DO (Dispatch Order) sesuaikan dengan lembaran
Nomor DO (Dispatch Order) dan kode toko yang mengirimkan barang
tersebut lalu klik ok.
27
Berikut ini adalah gambar saat pengecekan Nomor DO dan Approved pada sistem
ETP:
Gambar III.7.
Pengecekan Nomor DO saat di Approved
2) Setelah klik ok maka akan muncul lembaran DO yang sudah di approved
lalu di print.
Berikut ini adalah gambar setelah Approved nomor DO (dispact order) pada
sistem ETP:
Gambar III.8.
Setelah Approved nomor DO di ETP
28
4. Ketentuan penyimpanan
Setelah melaksanakan seluruh ketentuan dari pengecekan, pemesanan, penerimaan
hingga penyimpanan maka store cath kidston melaksanakan ketentuan
penyimpanan dengan cara sebagai berikut:
a. Barang dagang yang sudah diterima dan di check tidak ada masalah maka akan
selanjutnya di pisahkan menjadi 2 bagian yaitu:
1) Stock barang di dalam gudang
Barang diikat sesuai dengan perkatagori dan di masukan ke dalam gudang
store.
2) Display Barang
Barang di display sesuai dengan ketentuan merchandise kemudian
ditawarkan untuk customer.
b. Setelah pengecekan barang sesuai dengan nomor DO (Dispatch Order) pada
sistem ETP maka ketentuan selanjutnya pengarsipan dokumen-dokumen
dengan 2 bagian yaitu :
1) Melakukan pencatat nomor DO (Dispatch Order) ke dalam buku transfer
in
2) Melakukan Penyimpanan dokume-dokumen yang diterima berupa DO
(Dispatch Order) dan tanda terima kedalam map form datang barang.
29
Berikut ini adalah gambar buku pencatatan nomor DO (Dispatch Order) pada
buku transfer in:
Gambar III.9.
Buku transfer in pencatatan nomor DO (Dispatch Order)
Berikut ini adalah gambar penyimpanan dokumen nomor DO dan tanda terima di
map from datang barang:
Gambar III.10.
Penyimpanan DO dan tanda terima di map form datang barang
30
Ketentuan yang dilakukan dalam administrasi persediaan barang dagang pada
Store Cath Kidston ada 4. yaitu Ketentuan pengecekan, pemesanan, penerimaan,
penyimpanan persediaan barang dagang. Aktifitas tersebut telah ada ketentuanya
masing-masing dan harus dijalankan oleh PIC (Person In Charge) dan Staff Sales
Assistant serta bagian Merchandise selaku yang mengirimkan alokasi barang. bagian
tersebut bertanggung jawab terhadap pelaksanaan administrasi persediaan barang
dagang.
Sebelum terjadinya pemesanan persediaan barang dagang, pemesanan barang
dilakukan berdasarkan pengecekan dari sistem ETP dan untuk selanjutnya
penerimaan melibatkan kembali sistem ETP tersebut. serta penyimpanan di lakukan
dengan 2 bagian yaitu bagian untuk stock di dalam gudang dan bagian barang untuk
di display yang akan di tawarkan ke customer, Adapun dokumen-dokumen tersebut di
catat dan di arsipkan kedalam map form datang barang . Ketentuan tersebut
dimaksudkan agar terciptanya administrasi persediaan yang tertib sehingga tujuan
administrasi persediaan barang dagang pada store Cath Kidston dapat tercapai.
3.2.2. Prosedur Adminstrasi Persediaan Barang Dagang
Berkaitan dengan prosedur administrasi persediaan barang dagang pada Store
Cath Kidston PIM 1 maka akan melibatkan bagian-bagian untuk melaksanakan
prosedur administrasi persediaan barang dagang yaitu sebagai berikut:
1. Bagian PIC (Person In Charge)
PIC adalah kepala toko yang bertugas untuk melakukan pengecekan stock
persediaan barang dagang yang berada di sistem ETP dan selanjutnya
31
mengirimkan list barang yang akan di request melalui email untuk di kirimkan ke
bagian Merchandise dan mentanda tangani buku transfer in dan menerima surat
tanda terima yang di bawa bagian Driver lalu melakukan input approverd ke
sistem ETP mengarsipkan dokumen nomor DO (Dispatch Order) beserta tanda
terima.
2. Bagian Merchandise
Merchandise adalah bagian yang bertugas memantau stock dan oprational bagian
pelaksanaan mengirimkan list alokasi barang yang di tujukan ke seluruh store cath
kidston Indonesia yang mana barang tersebut di kirimkan untuk store cath kidston
PIM 1
3. Bagian Person in Charge (PIC) seluruh Store Cath Kidston Indonesia
PIC seluruh Cath Kidston Indonesia adalah kepala toko yang di tempatkan di
cabang-cabang store yang bertugas untuk mengirimkan barang sesuai dengan list
konsolidasi yang dikirimkan oleh Merchandise, dan membuat Nomor DO,
mempaking barang, membuat tanda terima untuk di bawa ke bagian driver.
4. Bagian Driver
Driver adalah bagian pengirim barang yang bertugas untuk membawa barang
konsolidasi, Surat tanda terima dan nomor DO (Dispatch Order) yang di kirimkan
untuk store yang akan menerima barang konsolidasi tersebut.
5. Bagian Sales Assistan (Staff SA)
Sales Assitant adalah staff yang bertugas untuk melakukan pengecekan barang
yang telah datang ke store, pengecekan sesuai dengan Nomer DO (Dispatch
32
Order) dan kode toko lalu menginformasikan ke PIC bahwa barang sudah OK dan
melakukan tugas untuk stock barang selain itu staff melakukan proses penjualan.
Dokumen-Dokumen yang digunakan dalam melakukan prosedur administrasi
persediaan barang dagang yaitu sebagai berikut:
1. Surat tanda terima
Surat tanda terima adalah surat yang di bawa oleh driver yang di buat oleh PIC
store yang mengirimkan barang , surat tanda terima ini berisi keterangan kode
toko yang pengiriman barang, tanggal, dan jumlah quantity atau kardus barang
tersebut
2. Nomor DO (Dispatch Order)
DO adalah kertas lembaran yang berada di dalam kardus yang berisi keterangan
nomor DO, tanggal, kode toko, article barang dan quantity barang yang
dikirimkan ke store cath kidston PIM 1.
Berikut ini adalah gambar prosedur administrasi persediaan barang dagang pada
Store Cath Kidston PIM 1:
33
PIC Cath
Kidston PIM1
Merchandising
(MD)
PIC Cath Kidston
Indonesia
Driver Sales
Assistant
(SA)
1
2
10
13
Tidak
3
4
9
12
Ya
5
6
7
8
14
15
11
Gambar III.11.
Prosedur Administrasi Persediaan Barang Dagang
Barang
Mulai
Pemesanan
Persediaan
Barang
Cek stock
Persediaan
Barang di ETP Menerima
Pemesanan
Barang
Membuat
Alokasi
Barang
Menerima
Alokasi
barang
Mengirim
DO,
Barang &
Tanda
Terima
Input barang di
ETP
Arsip
Dispact Order
& Tanda
Terima
Menerima
DO & Tanda
Terima
Cek
Barang
Menerima
Barang
Apakah
Defect?
Menerima
Barang yang
Defact
Selesai
34
Berdasarkan alur prosedur administrasi persediaan barang dagang di atas dapat
dijelaskan sebagai berikut:
1. Pengecekan stock persediaan barang dagang, pada hal ini bagian PIC melakukan
pengecekan stock persediaan barang dagang di sistem ETP Store Operation yang
mana data tersebut berisi stock barang yang minim maupun barang yang sudah
habis. Setelah tarik data di sistem ETP. PIC Memindahkan data tersebut ke
Microsoft Excel untuk membuat list barang yang berisi article dan jumlah
quantity barang apa saja yang akan di request dan selanjutnya data tersebut
dikirimkan ke bagian Merchandise melalui email.
2. Pemesanan persediaan barang dagang, setelah PIC membuat list pemesanan
persediaan barang dagang yang di kirimkan melalui email ke bagian
Merchandise makan selanjutnya PIC menunggu konfrimasi balasan email
mengenai requestnya tersebut.
3. Merchandise menerima email request pemesanan persediaan barang yang telah
dikirim oleh store cath kidston PIM 1
4. Setelah Merchandise menerima email, selanjutnya MD membuat alokasi barang
yang berisi list dan quantity barang yang akan di kirim keseluruh store cath
kidston Indonesia, list tersebut dikirimkan melalui email.
5. Seluruh PIC store Cath Kidston Indonesia menerima email dari MD yang berisi
list dan alokasi mana saja barang tersebut untuk di kirimkan dan PIC store
mencari barang yang sesuai dengan list barang yang akan di kirimkan tersebut.
6. Jika barang tersebut sudah di cari dan siap di kirimkan maka PIC Store membuat
DO di sistem ETP Store Operation lalu membuat surat tanda terima yang akan di
35
lampirkan di dalam kardus dan di bawa bersamaan saat pengangkutan barang
sebagai tanda bukti.
7. Lalu PIC store Mempacking barang dan mengorder mobil TS (Driver) untuk
mendapatkan jadwal pengiriman barang sehingga barang tersebut siap di
kirimkan ke Store yang di tuju yaitu store Cath Kidston PIM 1.
8. Driver membawa barang yang sudah di packing lalu membawa juga lampiran
DO dan lampiran surat tanda terima yang di buat oleh PIC store dan siap untuk
dikirimkan.
9. Penerimaan persediaan barang dagang, setelah barang dagang sudah datang maka
PIC Cath Kidston PIM 1 bertanggung jawab untuk mentanda tangani buku
transfer in dan menerima tanda terima yang dibawa oleh driver.
10. Kemudian PIC menerima barang tersebut dan menginstruksi staff untuk
melakukan pengecekan
11 Dan maka selanjutnya staff melakukan pengecekan barang yang sesuai dengan
nomer DO dan kode toko agar tidak terjadinya selisih atau barang defact.
12 Setelah pengecekan PIC store PIM 1 Melakukan Input Approved DO ke dalam
sistem ETP kemudian di print.
13 Apabila tidak terjadi barang defect maka barang tersebut di proses untuk di stock
sehingga barang dapat di display dan siap dijual.
14 Dan apabila terjadi barang defect maka PIC store PIM 1 mengirimkan kembali
barang defect tersebut ke toko yang telah mengirim barang ke cath kidston PIM1.
36
15 Lalu PIC store mencatat DO tersebut kedalam buku transfer in dan kemudian
mengarsipkan lembaran Dispact Order (DO) bersamaan dengan surat tanda
terima ke dalam arsip map from datang barang.
Berdasarkan flowchart tersebut diatas dapat dijelaskan bahwa prosedur
administrasi persediaan barang dagang pada Store Cath Kidston PIM1 yang
dilaksanakan melalui proses awal yaitu PIC Cath Kidston PIM1 melakukan
pengecekan stock barang, melakukan pemesanan barang, lalu Merchandise menerima
pemesanan barang dan membuat alokasi barang yang di tuju untuk selurh Cath
Kidston Indonesia, kemudian PIC Cath Kidston Indonesia menerima list alokasi
barang dan mencari barang untuk di kirimkan ke Cath Kidston PIM1 lalu membuat
DO serta tanda terima, sehingga barang siap dikirim, kemudian driver menerima
barang yang diterima untuk mengirim barang ke store cath kidston PIM1, kemudian
PIC Cath kidston PIM1 menerima barang dan mentanda tangani buku transfer in, PIC
menginstruksikan ke staff untuk melakukan pengecekkan, staff mengecek barang dan
menginformasikan barang yang di check ada masalah atau tidak adanya masalah.
Lalu PIC melakukan input approved DO kedalam sistem ETP dan diprint setalah itu
mencatat di dalam buku transfer-in. Apabila tidak terjadi barang rusak maka barang
tersebut di stock di dalam gudang dan display, dan apabila terdapat rusak maka
barang tersebut dikirimkan kembali ke store yang mengirimkan barang tersebut..
Kemudian PIC melakukan arsip dokumen DO dan tanda terima kedalam map transfer
in sebagai bukti jika diperlukan.
37
3.2.3. Kendala dan Solusi Prosedur Administrasi Persediaan Barang dagang
Pada Store Cath Kidston PIM 1
Dalam melakukan prosedur administrasi persediaan barang dagang pasti
setiap perusahaan memiliki beberapa faktor yang menjadi kendala dan solusi dalam
administrasi persediaan barang dagang, begitu juga dengan Store Cath Kidston PIM 1
yang memiliki beberapa kendala dan solusinya yaitu:
1. Kendala stock persediaan barang yang berada di seluruh store Cath Kidston
Indonesia ada yang tidak ada. Hal ini disebabkan barang yang berada di store cath
kidston Indonesia tersebut sudah habis atau barang Best seller di tokonya tersebut
sehingga tidak dapat mengirimkan barang yang sesuai dengan list konsolidasi yang
dikirimakna oleh Merchendaise. Maka karena itu akan menjadi kerugian Store
Cath kidston PIM 1 di mana hal tersebut berdampak pada kestabilan ketersediaan
barang digudang dan juga proses penjualan ke customer yang akhirnya akan
mengakibatkan menurun nya hasil penjualan. Solusi yang dilakukan yaitu Apa bila
barang yang di pesan tidak tersedia di seluruh store Cath Kidston Indonesia, maka
PIC Store Cath Kidston PIM 1 melakukan request arikel barang lain yang laku
untuk di tawarkan ke customer, atau PIC dengan segera menghubungi pihak
Merchandising (MD) untuk menanyakan ketersediaan barang yang ada di gudang
Gunung sindur ada atau tidak, jika ada segera dikirimkan ke store Cath Kidston
PIM 1. Jiak barang request tersebut tidak ada di gudang Gunung Sindur makan
Store Cath Kidston tidak mendapatkan barang yang di request nya tersebut.
38
2. Kendala pengiriman, Pengiriman ini dimaksud adalah terkadang barang yang
datang di store Cath Kidston PIM 1 tidak ada terlampir nomor DO (Dispatch
Order). Hal ini disebabkan terkadang PIC store lupa mengeprint DO (Dispatch
Order) tersebut dan di masukan ke dalam lampiran kardus. Solusi yang di lakukan
yaitu pengiriman barang yang dikirimkan untuk Store Cath Kidston PIM 1, jika
tidak ada lampiran nomor DO (Dispatch Order) maka PIC store Cath kidston
PIM mengirim email yang dikirimkan untuk ke store yang mengirimkan barang,
agar meminta lampiran nomor DO (Dispatch Order) dapat segera mengkirimkan
melalui email dalam attachmanst DO tersebut.