Post on 08-Mar-2019
158
BAB 4
PENGEMBANGAN ATRIBUT PENDUKUNG IMPLEMENTASI
Pada bab ini akan dibahas hal-hal yang mencakup analisis mengenai kelemahan
penggambaran flowchart dan kelemahan user manual, serta penggambaran perbaikan
flowchart dan user manual. Selain itu, akan dibahas mengenai Reports yang dibuat
berdasarkan kebutuhan user.
4.1 Analisis Kelemahan Atribut Pendukung
4.1.1 Analisis Kelemahan Penggambaran Flowchart
4.1.1.1 Kelemahan Penggambaran Flowchart pada proses Sales Order
• Pada flowchart yang terdapat pada PT. XYZ, Sales Order yang
telah dicetak diberikan ke customer. Sehingga flowchart
tersebut tidak dapat menggambarkan proses bisnis yang
berjalan saat ini, yaitu Sales Order diberikan kepada Kepala
Departemen Sales.
• Flowchart PT. XYZ tidak terdapat penggambaran
penyimpanan data. Selain itu, tidak konsisten dalam penamaan
dokumen, seperti dokumen Sales Order yang sering disebut
sebagai Performa Invoice. Sehingga membingungkan User.
159
4.1.1.2 Kelemahan Penggambaran Flowchart pada proses Split Line
• Tidak terdapat flowchart Split Line. Sedangkan proses yang
berjalan saat ini melakukan proses Split Line sehingga harus
dibuat flowchart baru yang menggambarkan proses Split Line.
4.1.1.3 Kelemahan Penggambaran Flowchart pada proses Surat Jalan
• Pada flowchart PT XYZ, urutan proses yang berjalan tidak
sesuai dengan proses yang berjalan saat ini, seperti melakukan
Release Sales Order terlebih dahulu kemudian melakukan
Move Material. Pada faktanya, proses Move Material dilakukan
terlebih dahulu dan kemudian melakukan Release Sales Order.
Hal tersebut dapat menyebabkan proses yang berjalan menjadi
tidak teratur dan dapat mengakibatkan kerugian bagi PT. XYZ.
Sehingga flowchart tersebut harus dikembangkan untuk dapat
mendukung proses binis yang berjalan.
• Selain itu, pada flowchart PT. XYZ tidak dapat
menggambarkan proses menentukan Trip (Auto create Trip
atau Assign to Trip), Hitung Biaya Ekspedisi, dan Run Request
untuk mencetak Reports yang diperlukan. Sehingga diperlukan
flowchart yang dapat menggambarkan proses-proses tersebut.
• Flowchart yang ada menggambarkan dalam menentukan Trip
yang akan digunakan harus melakukan Auto create Trip, yaitu
membuat Trip yang baru yang belum pernah dibuat dan setelah
160
itu melakukan Assign to Trip yaitu menitipkan Surat Jalan pada
Trip yang sudah ada. Pada kenyataannya saat menentukan Trip,
User boleh hanya melakukan Auto create Trip atau hanya
melakukan Assign to Trip saja. Karena Flowchart yang lama
menggambarkan alur yang tidak tepat sehingga User salah
dalam menentukan Trip. Hal ini dapat mengakibatkan masalah
pada proses pengiriman barang karena tidak sesuai dengan
yang seharusnya.
• Flowchart yang ada menggambarkan sebagian besar proses
dilakukan oleh bagian Marketing. Pada kenyataannya bagian
Marketing tidak melakukan semua yang digambarkan. Proses
membuat Surat Jalan dilakukan oleh bagian Logistik yang
sebelunya disebut bagian Warehouse. Oleh karena itu,
diperlukan Flowchart yang menggambarkan kegiatan yang
dilakukan oleh bagian Logistik dalam pembuatan Surat Jalan,
yaitu mulai dari Release Sales Order sampai pada Ship.
• Pada flowchart yang ada tidak menggambarkan penyimpanan
data dan jumlah rangkap dokumen yang diperlukan untuk
mendukung proses bisnis yang berjalan. Seharusnya pada
proses membuat Surat Jalan menghasilkan 3 jenis dokumen,
yaitu Tally sheet, Pas Pengeluaran Barang 3 rangkap dan Surat
Jalan 5 (lima) rangkap. Karena itu diperlukan Flowchart yang
dapat menggambarkan hal tersebut.
161
4.1.1.4 Kelemahan Penggambaran Flowchart pada proses Fulfillment
Acceptance
• Flowchart yang ada tidak menggambarkan proses Fulfillment
Acceptance dengan jelas karena flowchart tersebut lebih
menggambarkan proses Claim / Complaint. Oleh karena itu,
flowchart tersebut perlu diperbaiki dengan penggambaran yang
lebih jelas, yaitu mulai dari aktivitas customer menerima
barang sampai dengan PT. XYZ melakukan Fulfillment
Acceptance sehingga dapat mendukung proses Fulfillment
Acceptance.
4.1.2 Analisis Kelemahan User Manual
Terdapat beberapa kelemahan User Manual pada PT. XYZ. Perolehan
informasi untuk memperoleh kelemahan user manual dilakukan dengan 2 (dua)
instrumen, yaitu wawancara dan kuisioner.
Berikut ini tabel hasil kuesioner yang telah diberikan kepada 10 orang
responden yang merupakan karyawan internal PT. XYZ :
162
Tabel 4.1 Hasil Kuesioner User Manual
Komponen
Kuisioner F N P Kategori Keterangan
Mudah dalam
menggunakan
User Manual
1 10 10 %
Baik = 76% – 100%
Cukup = 56% - 75%
Kurang = 40% - 55%
Kurang Sekali < 39%
User Manual
sulit untuk
digunakan.
Gambar yang
disajikan sudah
lengkap
2 10 20 %
Baik = 76% – 100%
Cukup = 56% - 75%
Kurang = 40% - 55%
Kurang Sekali < 39%
Gambar yang
disajikan masih
sangat kurang
lengkap.
Warna yang
digunakan sudah
konsisten
6 10 60 %
Baik = 76% – 100%
Cukup = 56% - 75%
Kurang = 40% - 55%
Kurang Sekali < 39%
Warna yang
digunakan
sudah cukup
kosnsiten.
Simbol yang
digunakan sudah
konsisten
4 10 40 %
Baik = 76% – 100%
Cukup = 56% - 75%
Kurang = 40% - 55%
Kurang Sekali < 39%
Simbol yang
digunakan
kurang
konsisten.
Penjelasan
gambar sudah
lengkap
2 10 20 %
Baik = 76% – 100%
Cukup = 56% - 75%
Kurang = 40% - 55%
Kurang Sekali < 39%
Penjelasan
gambar yang
disajikan sangat
kurang lengkap.
163
Keterangan Tabel :
• F = Frekuensi merupakan jumlah responden yang setuju dengan pernyataan
komponen kuisioner.
• N = Total Responden
• P = (F / N) x 100 %
Berdasarkan hasil kuesioner tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa
menurut responden, User Manual tersebut memiliki kelemahan dalam detil
penjelasan gambar, konsistensi (simbol, warna, penulisan, dan penamaan dokumen),
dan detil gambar yang disajikan. Kelemahan utama pada User Manual tersebut
adalah kurang lengkapnya penjelasan yang diberikan dan kurang lengkapnya
gambar yang disediakan sehingga menyulitkan user untuk memahami cara
penggunaan sistem aplikasi.
Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan terhadap karyawan internal
PT. XYZ, maka diperoleh beberapa kelemahan user manual antara lain, bahasa
yang digunakan bersifat teknis dan tidak terdapat overview sehingga menyulitkan
user yang tidak dapat mengerti bahasa teknis dan menyulitkan user dalam mencari
informasi. Selain itu, user manual yang terdapat pada PT. XYZ hanya terdapat
dalam bentuk teks sehingga akan menyulitkan user dengan tipe audio-visual dalam
memahami user manual tersebut.
Berikut tabel yang merupakan rangkuman kelemahan user manual
berdasarkan hasil kuisioner dan wawancara yang telah dilakukan pada PT. XYZ.
164
Tabel 4.2 Kelemahan User Manual
Komponen Lama
Bahasa Bahasa yang digunakan masih bersifat teknis sehingga
sulit digunakan oleh user yang bersifat non-teknis.
Format Format penulisan User Manual berbeda-beda. Sehingga
dapat membingungkan user ketika menggunakannya.
Content Gambar yang disajikan dan penjelasan isi pada User
Manual sangat simple sehingga terdapat beberapa langkah
yang tidak dijelaskan dan membingungkan user.
Pencarian Informasi Sulit untuk melakukan pencarian informasi karena tidak
disediakan overview yang dapat mempermudah user untuk
memperoleh informasi.
Pemenuhan
Kebutuhan User
Tidak terdapat User Manual yang dapat membantu user
dengan tipe audio-visual.
Dengan demikian, perlu dilakukan pengembangan terhadap User Manual
yang ada untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut. Berikut adalah bentuk
pengembangan-pengembangan yang dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut.
165
4.2 Flowchart Order Management
4.2.1 Flowchart Sales Order
Pembuatan Sales Order dimulai saat customer memberikan Purchase Order
ke PT. XYZ. Kemudian Bagian Sales akan mencatat Purchase Order tersebut
sebagai Sales Order pada EBS.
Selanjutnya, Bagian Sales akan mencetak Sales Order tersebut dan
memberikannya ke Kepala Departemen Sales untuk melakukan konfirmasi atas
Sales Order tersebut. Apabila tidak disetujui, maka Bagian Sales akan merevis i
Sales Order tersebut. Apabila Sales Order tersebut disetujui, maka Bagian Sales
akan melakukan reservasi dan melakukan Book Order atas Sales Order tersebut.
Gambar 4.4 Flowchart Fulfillment Acceptance
Berikut merupakan gambar flowchart pada proses Sales Order.
Gambar 4.1 Flowchart Sales Order
167
01. Send PO (Purchase Order)
Customer akan membuat dan mengirimkan Purchase Order ke PT. XYZ untuk
membeli sejumlah item.
02. Entry Sales Order (SO)
Bagian Sales akan mencatat PO dari customer menjadi Sales Order pada sistem
E-Business Suite. Penomoran Sales Order akan di generate secara otomatis
oleh sistem E-Business Suite dengan format numeric running number.
03. Check Availability & Schedule?
Bagian Sales akan memeriksa ketersediaan barang dan penjadwalan pengiriman
item terhadap Sales Order yang bersangkutan. Keputusan akan diambil
berkaitan dengan cukup tersedia atau tidaknya barang untuk memenuhi suatu
Sales Order.
04. Pending
Apabila barang tidak cukup tersedia untuk memenuhi suatu Sales Order, maka
Bagian Sales akan menunda Sales Order tersebut sampai barang cukup untuk
memenuhi permintaan pesanan.
05. Informasi Pending
Informasi penundaan akan diberitahukan ke customer.
168
06. Print SO (Sales Order)
Apabila barang cukup tersedia untuk memenuhi suatu Sales Order, maka
Bagian Sales akan melakukan pencetakan terhadap Sales Order tersebut dan
kemudian mengkomunikasikan dengan Kepala Departemen Sales untuk
memperoleh konfirmasi.
07. Review & Confirm SO (Sales Order)
Kepala Departemen Sales akan melakukan review terhadap Sales Order yang
dicetak oleh Bagian Sales. Dan kemudian Kepala Departemen Sales akan
memberikan konfirmasi atas Sales Order tersebut.
08. SO Agreed?
Keputusan akan diambil berkaitan dengan disetujui atau tidaknya sebuah Sales
Order oleh Kepala Departemen Sales.
09. Revise Sales Order
Bila Sales Order tidak disetujui oleh Kepala Departemen Sales, maka Bagian
Sales akan melakukan revisi / perbaikan terhadap Sales Order tersebut untuk
kemudian mencetak kembali dan memberikan kepada Kepala Departemen
Sales.
10. Reserve
Bila Sales Order telah disetujui oleh Kepala Departemen Sales, maka Bagian
Sales akan melakukan reservasi barang terhadap Sales Order tersebut.
169
11. Book
Bila semua telah sesuai, maka Bagian Sales akan melakukan Book terhadap
Sales Order tersebut untuk menandakan konfirmasi pembelian.
4.2.2 Flowchart Split Line
Split Line dilakukan setelah melakukan Book Order pada Sales Order untuk
memecah pengiriman berdasarkan Jadwal Pengiriman yang telah disesuaikan
dengan kapasitas PT. XYZ. Pertama-tama, Bagian Distribusi akan melakukan input
jumlah barang yang akan di split. Kemudian Bagian Distribusi melakukan
pemecahan (split) pengiriman dan menentukan tanggal pengiriman. Selanjutnya,
Bagian Distribusi melakukan Reservasi atas barang yang akan dikirim.
Gambar 4.2 Flowchart Split Line
170
01. Need Schedule ?
Keputusan akan diambil berkaitan dengan diperlukan atau tidaknya membuat
Jadwal Pengiriman dari suatu Sales Order yang akan digunakan untuk
melakukan Split Line.
Jika Sales Order tersebut bukan Purchase Order dari PT. XXX, maka Bagian
Distribusi akan membuat Jadwal Pengiriman.
Jika Sales Order tersebut merupakan Purchase Order dari PT. XXX, maka
Bagian Distribusi tidak perlu membuat Jadwal Pengiriman karena Jadwal
Pengiriman akan diberikan oleh PT. XXX.
Akan tetapi, setiap Sales Order, baik dari PT. XXX maupun bukan akan tetap
memiliki Jadwal Pengiriman.
02. Create Schedule
Bila diperlukan, Bagian Distribusi akan membuat Jadwal Pengiriman dari Sales
Order yang bersangkutan. Jadwal Pengiriman dibuat berdasarkan perencanaan
produksi dan stok barang yang tersedia.
03. Input Quantity
Pada tahap ini, Bagian Distribusi akan melakukan input jumlah barang yang
akan di Split untuk dikirim kepada customer.
171
04. Split Line
Setelah melakukan input jumlah barang yang akan di Split, maka Bagian
Distribusi akan melakukan Split Line, yaitu pemecahan (Split) pengiriman
menjadi beberapa pengiriman dari suatu Sales Order berdasarkan Jadwal
Pengiriman.
05. Scheduling
Setelah dilakukan Split Line, maka Bagian Distribusi perlu menentukan tanggal
pengirimannya. Pada tahap ini dilakukan penetapan tanggal pengiriman
(Scheduling).
06. Reservation
Bagian Distribusi akan melakukan reservasi atas barang yang akan dikirim pada
tanggal yang telah ditentukan pada tahap Scheduling sehingga barang tersebut
akan tersedia pada saat akan dikirim. Hal ini akan mempengaruhi Jumlah
Available.
Keterangan :
• Jumlah Available = jumlah barang / produk yang dapat dipesan.
• Jumlah On Hand = jumlah keseluruhan dari barang yang terdapat di
warehouse, termasuk barang yang sudah dipesan. (Jumlah yang sudah
dipesan + Jumlah Available = Jumlah On Hand )
172
4.2.3 Flowchart Surat Jalan
Pembuatan Surat Jalan dimulai saat melakukan Release Sales Order oleh
Bagian Logistik. Selanjutnya Bagian Logistik melakukan Transact Move Order,
yaitu mengeluarkan barang dari Finish Good ke Staging Area.
Kemudian Bagian Logistik akan menentukan Trip yang bertujuan untuk
menentukan barang yang akan dikirim dengan Trip yang sudah ada (Assign To Trip)
atau membuat Trip baru (Auto-create Trip) dengan menentukan Nomor Truk, Nama
Pengemudi, Mode Ekspedisi, dan Biaya Ekspedisi yang digunakan untuk mengirim
barang.
Kemudian Bagian Logistik akan melakukan Ship Confirm yang menandakan
bahwa barang siap dikirim dengan mencetak Surat Jalan, Tally Sheet, dan Pas
Pengeluaran Barang (Pas Pengeluaran Stock Finishing Good) sebagai bukti keluar
dari PT. XYZ bagi Supir dan Truk.
Berikut merupakan gambar flowchart pada proses membuat Surat Jalan.
173
Gambar 4.3 Flowchart Surat Jalan
174
01. Send Barcode Tag
PT. XXX sebagai salah satu customer dari PT. XYZ akan mengirimkan
Barcode Tag sebagai dasar untuk melakukan Release Sales Order. Release
Sales Order dengan dasar Barcode Tag (sampai saat ini) hanya diperuntukkan
untuk PT. XXX.
Barcode Tag dari PT. XXX akan menyebutkan tanggal pengiriman, nomor
Purchase Order dan jumlah barang yang harus dikirim. Barcode Tag ini akan
diterima oleh warehouse.
02. Move Material
Move Material merupakan kegiatan perpindahan barang yang dikeluarkan dari
Finish Good ke Staging Area.
Delivery Schedule akan di input secara manual oleh Checker berdasarkan
barang yang sudah dipersiapkan dari Finish Good ke Stagging Area. Delivery
Schedule ini merupakan Tally Sheet yang dibuat secara manual.
03. Release Sales Order
Bagian Logistik akan melakukan Release Sales Order (Launch Pick Release)
berdasarkan Tally Sheet Manual.
04. Transact Move Order
Transact Move Order menunjukan realisasi perpindahan barang dari Finish
Good ke Stagging Area.
175
Aktivitas ini akan men-trigger terjadinya jurnal inventory, yakni perpindahan
barang. Karena perpindahan ini adalah antar account material, maka jurnal
yang terjadi adalah account material pada dirinya sendiri.
05. 1 Trip with another SJ?
Setelah dilakukan Transact Move Order, maka Bagian Logistik akan
menentukan Trip yang digunakan untuk mengirim barang. Keputusan akan
diambil berkaitan perlu atau tidaknya disatukan pada 1 (satu) Trip dengan Surat
Jalan lain.
06. Auto-create Trip
Apabila Surat Jalan tersebut tidak berdasarkan Trip yang sudah ada, maka
Bagian Logistik akan melakukan Auto-create Trip, yaitu membuat Trip baru
yang akan digunakan untuk mengirim barang ke customer.
07. Input Nomor Polisi Truk dan Nama Supir
Dalam membuat Trip baru, Bagian Logistik akan melakukan input Nomor
Polisi Truk dan Nama Supir yang akan mengirimkan barang.
08. Assign to Trip
Apabila Surat Jalan tersebut akan dititipkan pada Trip yang sudah ada, maka
Bagian Logistik akan melakukan Assign to Trip, yaitu menyatukan suatu Surat
Jalan dengan Trip lain yang tersedia.
176
09. Hitung Biaya Ekspedisi
Setelah membuat Trip baru, maka Bagian Logistik akan melakukan Hitung
Biaya Ekspedisi untuk mengetahui biaya yang diperlukan dalam membayar
pihak Ekspedisi.
10. Ship Confirm
Ship Confirm menandakan bahwa pengiriman sudah dapat dilakukan.
Konfirmasi ini diperlukan untuk memotong stock on hand, men-trigger
keabsahan suatu delivery untuk penerimaan customer dan invoice.
11. Run Request
Run Request digunakan untuk mencetak Report yang dibutuhkan, yaitu Tally
Sheet, Pas Pengeluaran Barang, dan Surat Jalan.
12. Penomoran Tally Sheet
Tally Sheet yang akan dicetak perlu diberi nomor terlebih dahulu untuk
mengetahui urutan Tally Sheet yang telah dibuat.
Tally Sheet
Tally Sheet yang sudah diberi nomor sudah dapat dicetak. Tally Sheet ini
dicetak berdasarkan Release Sales Order.
177
13. Penomoran Pas Pengeluaran Barang
Pas Pengeluaran Barang yang akan dicetak perlu diberi nomor terlebih dahulu
untuk mengetahui urutan Pas Pengeluaran Barang yang telah dibuat.
Pas Pengeluaran Barang
Pas Pengeluaran Barang akan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap. Rangkap 1
(satu) yang berwarna putih akan digunakan sebagai arsip Bagian Logistik.
Rangkap 2 (dua) yang berwarna merah akan diberikan kepada pihak ekspedisi
sebagai bukti tagih ke PT. XYZ. Dan rangkap 3 (tiga) yang berwarna kuning
akan digunakan sebagai bukti keluar barang, truk, beserta supir saat melewati
security PT. XYZ.
14. Cetak Surat Jalan
Surat Jalan akan dicetak sebanyak 5 (lima) rangkap.
Rangkap 1 (satu) yang berwarna putih akan diberikan kepada Bagian
Accounting sebagai dasar membuat invoice ke customer dan sebagai arsip.
Rangkap 2 (dua) yang berwarna biru akan diberikan kepada Bagian Finance
untuk menyesuaikan penerimaan pembayaran dari customer.
Rangkap 3 (tiga) yang berwarna merah akan digunakan sebagai arsip pada
Bagian Logistik
Rangkap 4 (empat) yang berwarna hijau akan diberikan kepada pihak ekspedisi
sebagai alat tagih bagi pihak ekspedisi ke PT. XYZ.
Rangkap 5 (lima) yang berwarna kuning akan diberikan kepada customer pada
saat customer menerima barang yang dikirim oleh PT. XYZ.
178
Surat Jalan
Surat Jalan akan menjadi dokumen pengantar bagi perjalanan truk, sementara
Surat Jalan tersebut akan dibawa kembali untuk konfirmasi penerimaan oleh
customer.
15. Ship
Ekspedisi (atau truk PT. XYZ) akan mengantar barang-barang yang dibeli oleh
customer ke tujuan / gudang.
16. Confirm Shipment
Pihak customer akan mengkonfirmasi pengiriman yang dilakukan PT. XYZ dan
memeriksa barang yang dikirim dengan menandatangani dan memberikan cap
perusahaan customer pada Surat Jalan yang dibawa oleh supir truk dari PT.
XYZ.
179
4.2.4 Flowchart Fulfillment Acceptance
Tahap Fulfillment Acceptance merupakan tahap lanjutan dari tahap Ship
Confirm, yaitu menentukan status Accept atau Reject berdasarkan Surat Jalan yang
diterima dari customer. Apabila Surat Jalan valid, yaitu ditandatangani dan diberi
cap perusahaan oleh customer, maka status Fulfillment Acceptance menjadi
Accepted. Sedangkan bila Surat Jalan tidak valid, maka status Fulfillment
Acceptance menjadi Rejected.
Berikut merupakan gambar flowchart pada proses melakukan Fulfillment
Acceptance.
180
181
01. Mengirim Surat Jalan
Setelah Surat Jalan dicetak sebanyak 5 (lima) rangkap oleh Bagian Logistik,
maka Surat Jalan tersebut akan dikirim bersama dengan barang yang dipesan ke
customer.
02. Terima Surat Jalan Rangkap 1 – 5
Customer akan menerima Surat Jalan sebanyak 5 (lima) rangkap dari Driver /
Ekspedisi bersamaan dengan barang yang dipesan untuk dilakukan pemeriksaan
terhadap kesesuaian barang dengan Surat Jalan yang diberikan.
03. Evaluasi Barang
Customer akan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang telah dikirim
oleh PT. XYZ.
04. Barang sesuai dengan pesanan?
Apabila barang tidak sesuai dengan pesanan, maka akan dilanjutkan ke proses
Complain / Claim (proses nomor 05).
Sedangkan jika barang sesuai dengan pesanan, maka akan dilanjutkan ke proses
Menadatangani Surat Jalan (proses nomor 06).
05. Complaint / Claim
Jika barang tidak sesuai keinginan customer, maka customer akan mengajukan
komplain ke PT. XYZ. Pada kondisi ini, customer tetap menerima Surat Jalan
182
rangkap 5 (lima) yang berwarna kuning, tetapi Customer tidak menandatangani
dan memberikan cap perusahaan pada Surat Jalan.
Surat Jalan rangkap 5 (lima) ini akan digunakan untuk melakukan komplain /
klaim (membuat RMA) kepada PT. XYZ.
06. Menandatangani Surat Jalan
Jika barang sesuai dengan pesanan customer, maka Surat Jalan akan
ditandatangani dan diberikan cap perusahaan dari customer yang menyatakan
bahwa mereka telah menerima barang sesuai dengan pesanan dan Surat Jalan.
Surat Jalan rangkap 5 (lima) yang berwarna kuning akan disimpan oleh
customer. Sedangkan Surat Jalan rangkap 1 – 4 akan diberikan kembali kepada
Driver / Ekpedisi.
Catatan : Surat Jalan dianggap valid dan dapat dilanjutkan ke tahap
penagihan apabila tanda tangan dan cap perusahaan dari customer
tertera di Surat Jalan tersebut.
07. Terima Surat Jalan Rangkap 1 - 4
Driver / Ekspedisi akan menerima Surat Jalan rangkap 1 – 4. Surat Jalan
rangkap 4 (empat) yang berwarna hijau akan disimpan oleh Driver / Ekspedisi.
Sedangkan Surat Jalan rangkap 1 – 3 akan diserahkan ke Bagian Logistik.
08. Mengirim Surat Jalan Rangkap 1 – 3
Driver / Ekspedisi akan mengirim Surat Jalan rangkap 1 – 3 kepada Bagian
Logistik.
183
09. Terima Surat Jalan Rangkap 1 – 3
Bagian Logistik akan menerima Surat Jalan rangkap 1 – 3 dari Driver /
Ekspedisi
10. Surat Jalan Ditandatangani ?
Bagian Logistik akan memeriksa Surat Jalan tersebut, apakah ditandatangani
dan diberi cap perusahaan oleh customer atau tidak.
Jika Surat Jalan tidak ditandatangani dan tidak diberi cap perusahaan oleh
customer, maka akan berlanjut ke proses Complain / Claim (proses nomor 05).
Sedangkan jika Surat Jalan ditandatangani dan diberi cap perusahaan oleh
customer, maka akan dilanjutkan ke proses Status SO “Pending Pre-Billing”?
(proses nomor 11).
11. Status SO “Pending Pre-Billing” ?
Bagian Logisitk harus melakukan pemeriksaan terhadap Sales Order (SO),
apakah statusnya sudah menjadi Pending Pre-Billing atau tidak.
Jika statusnya Pending Pre-Billing, maka akan dilanjutkan ke proses Membuat
Fullfilment Acceptance (proses nomor 12).
Sedangkan jika statusnya bukan Pending Pre-Billing, maka akan dilanjutkan ke
proses Cari Error (proses nomor 13).
12. Membuat Fulfillment Acceptance (FA)
Fulfillment Acceptance akan di create pada sistem E-Business Suite
berdasarkan suatu Surat Jalan.
184
Status Fulfillment Acceptance, baik Accepted ataupun Rejected tergantung pada
Surat Jalan yang dibawa oleh supir, apakah Surat Jalan tersebut valid atau tidak.
13. Cari Error
Jika status SO bukan Pending Pre-Billing, maka Fulfillment Acceptance tidak
dapat dibuat sehingga perlu dilakukan pencarian kesalahan yang mungkin
terjadi pada tahap – tahap sebelumnya.
14. Memperbaiki Error
Setelah ditemukan kesalahan yang menyebabkan status SO tersebut bukan
Pending Pre-Billing, maka akan dilakukan perbaikan / koreksi terhadap
kesalahan tersebut. Kemudian akan kembali pada pemeriksaan status SO
(proses nomor 11).
Jika statusnya sudah Pending Pre-Billing, maka akan dibuatkan Fulfillment
Acceptance. Sedangkan jika statusnya masih belum Pending Pre-Billing, maka
akan dilakukan kembali pencarian kesalahan dan demikian seterusnya sampai
status SO menjadi Pending Pre-Billing.
185
4.3 User Manual Text Order Management
4.3.1 Melakukan Login
ORDER MANAGEMENT
Tabel 4.3 Melakukan Login
Modul Order Management
Aktivitas Melakukan Login pada EBS
Deskripsi Melakukan Login untuk masuk ke
aplikasi EBS.
Trigger User akan melakukan suatu aktivitas
pada aplikasi EBS.
Data Input - Alamat Server
- Username
- Password
Dokumen Referensi -
Tujuan dokumen -
User Karyawan PT. XYZ
186
Overview Melakukan Login
Urutan langkah pada overview sama dengan urutan langkah pada penjelasan proses
melakukan Login.
Gambar 4.5 Overview Melakukan Login
187
Keterangan :
Warna merah = klik
Warna biru = input data (data yang dimasukkan)
Warna hijau = status
Warna ungu = tick radio button / checkbox (check atau uncheck)
1. Input alamat server yang dituju sehingga akan tampil halaman login berikut.
Gambar 4.6 User Interface Login – Input Alamat Server
Contoh Input
Alamat server http://server-trial.sri.com:8025
188
2. Kemudian input username dan password.
Gambar 4.7 User Interface Login – Input Username dan Password
Contoh Input
Username OM
Password Order Mgmt
189
3. Kemudian klik Login.
Gambar 4.8 User Interface Login – Klik Login
190
4.3.2 Membuat Sales Order (SO)
ORDER MANAGEMENT
Tabel 4.4 Membuat Sales Order
Modul Order Management
Aktivitas Membuat Sales Order
Deskripsi Mencatat Sales Order berdasarkan
Purchase Order Customer.
Trigger Customer memesan produk dengan
memberikan Purchase Order kepada
bagian Sales.
Data Input - Customer Name / Customer Number
- Tipe Order
- Price List
- Payment Term
- Order Item Number
- Quantity Order
Dokumen Referensi Purchase Order dari Customer
Tujuan dokumen Divisi Distribution
User Sales Administration
191
Overview Membuat Sales Order
Urutan langkah pada overview sama dengan urutan langkah pada penjelasan proses
Membuat Sales Order.
Gambar 4.9 Overview Membuat Sales Order
192
Keterangan :
Warna merah = klik
Warna biru = input data (data yang dimasukkan)
Warna hijau = status
Warna ungu = tick radio button / checkbox (check atau uncheck)
1. Pada tampilan awal klik Order Management Super User (nama responsibility
ini tergantung pada hak akses yang dimiliki oleh user).
Gambar 4.10 User Interface Menu Navigator –
Klik Order Management Super User pada proses membuat SO
193
2. Kemudian akan tampil halaman berikut. Klik Sales Order.
Gambar 4.11 User Interface Menu Navigator –
Klik Sales Order pada proses membuat SO
194
3. Secara otomatis akan tampil Form Sales Order.
3.1 Kemudian pilih Customer yang memesan (memberi Purchase Order).
Letakkan kursor pada kotak isian Customer lalu klik tanda LOV .
Gambar 4.12 User Interface Form Sales Order –
Klik tanda LOV pada kotak isian Customer
195
3.2 Sehingga tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data Customers. Lalu klik Find.
Kemudian pilih salah satu Customers yang melakukan pemesanan dan
klik OK.
Contoh Input
Customer Astra Honda Motor, PT
Gambar 4.13 User Interface Form Sales Order (Customers) –
Pilih Customers
196
3.3 Sehingga akan tampil halaman berikut dengan Customer Number,
Keterangan Ship To Location, dan Keterangan Bill To Location akan
terisi secara otomatis.
Gambar 4.14 User Interface Form Sales Order – Keterangan Customer
197
4. Pada kotak isian Customer PO input nomor Purchase Order (PO) yang ada
pada PO Customer.
Contoh Input
Customer PO PO 123-AHM-08.
Gambar 4.15 User Interface Form Sales Order – Input Customer PO
198
5. Pilih Order Type yang digunakan.
5.1 Letakan kursor pada kotak isian Order Type lalu klik tanda LOV .
Gambar 4.16 User Interface Form Sales Order –
Klik tanda LOV pada kotak isian Order Type
199
5.2 Sehingga akan tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data Order Types. Lalu klik Find.
Pilih salah satu Order Types dan klik OK.
Keterangan OEM dan REM :
• OEM (Original Equipment Market) = produk yang akan dijadikan
produk original dari suatu brand motor dan akan diassembly dengan
motor yang diproduksi oleh customer. Produknya tipe OEM tidak
dibungkus (non wrapped).
• REM (Replacement Equipment Market) Sales Order = produk yang
dijual untuk customer yang tidak melakukan pemasangan terhadap
motor produksinya, biasanya Main Dealer. Produk tipe REM
dibungkus (wrapped).
Keterangan Order Types :
• End Customer = Tipe order dimana sales order yang dibuat
diperuntukkan bagi customer yang
menggunakan produk secara langsung.
• OEM Export 3rdP = Tipe order dimana sales order yang dibuat
diperuntukkan bagi customer yang berada di luar
negeri dan tidak memiliki hubungan afilias i
dengan perusahaan dan produk yang dibeli
adalah produk OEM (Original Equipment
Market).
200
• OEM Export Aff = Tipe order dimana sales order yang dibuat
diperuntukkan bagi customer yang berada di luar
negeri dan memiliki hubungan afiliasi dengan
perusahaan dan produk yang dibeli adalah
produk OEM (Original Equipment Market).
• OEM Local 3rdP = Tipe order dimana sales order yang dibuat
diperuntukkan bagi customer yang berada di
dalam negeri, tetapi tidak memiliki hubungan
afiliasi dengan perusahaan dan produk yang
dibeli adalah produk OEM (Original Equipment
Market).
• OEM Local Aff = Tipe order dimana sales order yang dibuat
diperuntukkan bagi customer yang berada di
dalam negeri dan memiliki hubungan afilias i
dengan perusahaan dan produk yang dibeli
adalah produk OEM (Original Equipment
Market).
• Other 3rdP = Tipe order dimana sales order yang dibuat
diperuntukkan bagi customer lain yang tidak
memiliki hubungan afiliasi dengan perusahaan.
• Other Aff = Tipe order dimana sales order yang dibuat
diperuntukkan bagi customer lain yang memiliki
hubungan afiliasi dengan perusahaan.
201
• Pameran = Tipe order dimana sales order tersebut dibuat
ketika pameran sedang berlangsung.
• REM Export 3rdP = Tipe order dimana sales order yang dibuat
diperuntukkan bagi customer yang berada di luar
negeri, tetapi tidak memiliki hubungan afilias i
dengan perusahaan dan produk yang dibeli
adalah REM (Replacement Equipment Market).
• REM Export Aff = Tipe order dimana sales order yang dibuat
diperuntukkan bagi customer yang berada di luar
negeri dan memiliki hubungan afiliasi dengan
perusahaan dan produk yang dibeli adalah REM
(Replacement Equipment Market).
• REM Local 3rdP = Tipe order dimana sales order yang dibuat
diperuntukkan bagi customer yang berada di
dalam negeri, tetapi tidak memiliki hubungan
afiliasi dengan perusahaan dan produk yang
dibeli adalah REM (Replacement Equipment
Market).
• REM Local Aff = Tipe order dimana sales order yang dibuat
diperuntukkan bagi customer yang berada di
dalam negeri dan memiliki hubungan afilias i
dengan perusahaan dan produk yang dibeli
adalah REM (Replacement Equipment Market).
202
Contoh Input
Order Type OEM Local Aff
Gambar 4.17 User Interface Form Sales Order (Order Types) –
Pilih Order Types
203
6. Kemudian pilih Price List (daftar harga) yang digunakan. Price List memiliki
periode berlaku dan dibuat berdasarkan produk dan customer yang membeli.
Contohnya : Price List AHM OE artinya Price List tersebut digunakan untuk
penjualan terhadap AHM dengan produk OEM (Original
Equipment Market).
Apabila terdapat tanggal di belakang Price List berarti tanggal tersebut
merupakan periode berlaku Price List tersebut.
6.1 Letakkan kursor pada kotak isian Price List lalu klik tanda LOV .
Gambar 4.18 User Interface Form Sales Order –
Klik tanda LOV pada kotak isian Price List
204
6.2 Sehingga akan tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data Price Lists. Lalu klik Find.
Pilih salah satu Price Lists yang sesuai dan klik OK.
Contoh Input
Price List PRICE LIST AHM OE
Gambar 4.19 User Interface Form Sales Order (Price Lists) –
Pilih Price Lists
Price List yang tampil dapat berubah-ubah sesuai dengan perubahan
harga yang dilakukan perusahaan dan keperluan perusahaan
205
7. Kemudian cek Payment Term yang digunakan pada tab Others. Jika tidak
sesuai, ubahlah Payment Term sesuai dengan yang digunakan.
7.1 Klik tab Others pada tab Order Information.
Gambar 4.20 User Interface Form Sales Order –
Klik tab Others pada Order Information pada proses membuat SO
206
7.2 Periksa Payment Terms. Jika tidak sesuai, ubah Payment Term dengan
klik tanda LOV pada kotak isian Payment Terms.
Gambar 4.21 User Interface Form Sales Order –
Klik tanda LOV pada kotak isian Payment Terms
207
7.3 Kemudian akan tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data Payment Terms. Lalu klik Find.
Kemudian pilih salah satu Payment Terms yang sesuai dan klik OK.
Keterangan Payment Term (ketentuan pembayaran customer) :
• IMMEDIATE = Ketentuan pembayaran yang harus dilakukan
secepatnya, sesuai dengan perjanjian antara
customer dengan perusahaan.
• NET 30 = Ketentuan pembayaran yang harus dilakukan
oleh customer paling lambat 30 hari setelah
produk diterima oleh customer.
• NET 45 = Ketentuan pembayaran yang harus dilakukan
oleh customer paling lambat 45 hari setelah
produk diterima oleh customer.
• NET 55 = Ketentuan pembayaran yang harus dilakukan
oleh customer paling lambat 55 hari setelah
produk diterima oleh customer.
• NET 59 = Ketentuan pembayaran yang harus dilakukan
oleh customer paling lambat 59 hari setelah
produk diterima oleh customer.
Contoh Input
Payment Terms NET 30
208
Gambar 4.22 User Interface Form Sales Order (Payment Terms) –
Pilih Payment Terms
209
8. Kemudian input Item yang dipesan oleh customer pada tab Line Items.
8.1 Klik tab Line Items.
Gambar 4.23 User Interface Form Sales Order –
Klik tab Line Items pada proses membuat SO
210
8.2 Kemudian akan muncul beberapa tab dibawahnya seperti pada gambar
berikut lalu klik tab Main.
Gambar 4.24 User Interface Form Sales Order –
Klik tab Main pada Line Items pada proses membuat SO
8.3 Letakkan kursor pada kotak isian Ordered Items lalu klik tanda LOV .
Gambar 4.25 User Interface Form Sales Order –
Klik tanda LOV pada kotak isian Ordered Item
211
8.4 Sehingga tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data Items. Lalu klik Find.
Kemudian pilih salah satu Items yang dipesan dan klik OK.
Contoh Input
Ordered Item 1010904015054, FEDERAL SETTING
70/90-17 FT 306A
Gambar 4.26 User Interface Form Sales Order (Items) – Pilih Item
212
9. Kemudian input Quantity (Qty) Item yang dipesan.
9.1 Letakkan kursor pada kotak isian Qty. Kemudian input Quantity Item
yang dipesan sesuai dengan yang terdapat pada Purchase Order (PO)
Customer. Lalu tekan Enter pada keyboard komputer.
Contoh Input
Qty 20 PC
Gambar 4.27 User Interface Form Sales Order –
Input Qty pada proses membuat SO
213
9.2 Cek Unit Selling Price (Harga item per unit). Jika Unit Selling Price
muncul berarti produk yang dipilih terdapat pada Price List yang dipilih
sebelumnya. Sebaliknya, jika Unit Selling Price tidak muncul berarti
Price List yang dipilih sebelumnya harus diperiksa kembali karena
produk yang dipilih tidak terdapat pada Price List tersebut.
Gambar 4.28 User Interface Form Sales Order –
Periksa Unit Selling Price
214
10. Kemudian input Schedule Ship Date.
10.1 Letakkan kursor pada kotak isian Schedule Ship Date lalu klik tanda
LOV .
Gambar 4.29 User Interface Form Sales Order – Klik tanda LOV pada
kotak isian Schedule Ship Date pada proses membuat SO
215
10.2 Kemudian akan tampil halaman berikut dan pilih tanggal untuk Schedule
Ship Date. Lalu klik OK.
Contoh Input Schedule Ship Date 24 October 2008
Gambar 4.30 User Interface Form Sales Order (Calendar) –
Pilih tanggal Schedule Ship Date pada proses membuat SO
216
11. Bila ingin menambah item klik pada line berikutnya dan lakukan langkah
mulai dari langkah pada nomor 8.1.
Gambar 4.31 User Interface Form Sales Order –
Menambah Item pada SO
217
12. Memeriksa ketersediaan barang.
12.1 Letakkan kursor pada salah satu item kemudian klik Availability.
Gambar 4.32 User Interface Form Sales Order – Klik Availability
218
12.2 Sehingga akan tampil halaman berikut dengan keterangan mengenai
ketersediaan barang, seperti :
• On Hand Qty, yaitu jumlah barang aktual yang tersedia dan terdapat di
warehouse.
• Qty Reservable, yaitu jumlah barang yang tersedia dan dapat dipesan
oleh Customer, dimana barang aktual dikurangi dengan barang yang
telah dipesan oleh Customer lain.
Kemudian klik Close.
Gambar 4.33 User Interface Form Sales Order (Availability) –
Keterangan Availablity
219
13. Kemudian Klik Save.
Gambar 4.34 User Interface Form Sales Order –
Klik Save pada proses membuat SO
220
KETERANGAN TAMBAHAN :
• Untuk melihat nomor Sales Order yang telah dibuat klik tab Order
Information.
Gambar 4.35 User Interface Form Sales Order –
Klik tab Order Information pada proses membuat SO
• Kemudian nomor Sales Order dapat dilihat pada kotak isian Order Number di tab
Main. Catatlah nomor Sales Order ini untuk keperluan proses selanjutnya.
221
4.3.3 Mencetak Sales Order (SO)
ORDER MANAGEMENT
Tabel 4.5 Mencetak Sales Order
Modul Order Management
Aktivitas Mencetak Sales Order
Deskripsi Mencetak Sales Order yang telah dibuat
sebelumnya.
Trigger Sales Order telah dibuat dan perlu
diserahkan kembali ke Customer untuk
diperiksa kembali oleh Customer.
Data Input - Name (Nama Report)
- Order Number (From)
- Order Number (To)
Dokumen Referensi Sales Order
Tujuan dokumen Customer
User Sales Administration
222
Overview Mencetak Sales Order
Urutan langkah pada overview sama dengan urutan langkah pada penjelasan proses
mencetak Sales Order.
Gambar 4.36 Overview Mencetak Sales Order
223
Keterangan :
Warna merah = klik
Warna biru = input data (data yang dimasukkan)
Warna hijau = status
Warna ungu = tick radio button / checkbox (check atau uncheck)
1. Pada tampilan awal klik Order Management Super User (nama responsibility
ini tergantung pada hak akses yang dimiliki oleh user).
Gambar 4.37 User Interface Menu Navigator –
Klik Order Management Super User pada proses mencetak SO
224
2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Sales Order.
Gambar 4.38 User Interface Menu Navigator –
Klik Sales Order pada proses mencetak SO
225
3. Secara otomatis akan tampil Form Sales Order.
3.1 Tutup Form Sales Order.
Gambar 4.39 User Interface Form Sales Order – Klik Close
3.2 Sehingga akan tampil halaman berikut.
Untuk menampilkan report atau dokumen, klik Reports, Requests.
Gambar 4.40 User Interface Menu Navigator – Klik Reports, Requests
226
3.3 Kemudian klik Run Reports dan klik Open.
Gambar 4.41 User Interface Menu Navigator –
Klik Run Reports dan Klik Open
227
4. Kemudian akan tampil halaman berikut.
Pilih Single Request dan klik OK.
Gambar 4.42 User Interface Menu Navigator (Submit a New Request) –
Pilih Single Request pada proses mencetak SO
228
5. Sehingga akan tampil halaman berikut.
Kemudian input nama Report atau dokumen yang akan ditampilkan.
5.1 Letakkan kursor pada kotak isian Name lalu klik tanda LOV .
Gambar 4.43 User Interface Form Order Management Reports –
Klik tanda LOV pada kotak isian Name
229
5.2 Sehingga tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data Reports. Lalu klik Find.
Kemudian pilih salah satu Reports yang akan dicetak dan klik OK.
Contoh Input
Reports Sales Order Acknowledgement
Gambar 4.44 User Interface Form Order Management Reports (Reports)
– Pilih Reports
230
6. Kemudian akan tampil halaman berikut.
Input parameter, yaitu nomor SO yang akan dicetak pada Order Number
(From) dan Order Number (To).
Kemudian klik OK.
Contoh Input
Order Number (From) 197
Order Number (To)
Gambar 4.45 User Interface Form Order Management Reports (Paramenters) –
Input pada kotak isian Order Number (From) & Kotak isian Order Number (To)
231
7. Submit request yang telah dibuat dengan klik Submit.
Gambar 4.46 User Interface Form Order Management Reports – Klik Submit
8. Sehingga tampil halaman berikut.
Klik No bila tidak akan submit Request lain.
Klik Yes bila akan submit Request lain
Gambar 4.47 User Interface Form Order Management Reports
(Decision) – Klik No
232
9. Cari request yang telah di submit.
9.1 Klik View lalu pilih Request.
Gambar 4.48 User Interface Menu Navigator –
Klik View dan Pilih Requests
233
9.2 Sehingga tampil halaman berikut. Klik Find.
Gambar 4.49 User Interface Form Requests (Find Requests) –
Klik Find pada proses mencetak SO
234
10. Sehingga tampil halaman berikut dengan hasil request berdasarkan parameter
yang diinput, yaitu nomor SO.
Klik Refresh Data sampai Request menjadi Completed dengan status
Normal.
Kemudian letakkan kursor pada request yang akan dicetak dan klik View
Output.
Gambar 4.50 User Interface Form Requests –
Klik Refresh Data dan Klik View Output pada proses mencetak SO
235
11. Kemudian tampil print preview Sales Order yang di request, lalu Print.
Gambar 4.51 User Interface Print Preview Sales Order – Print
236
4.3.4 Melakukan Book Sales Order (SO)
ORDER MANAGEMENT
Tabel 4.6 Melakukan Book Sales Order
Modul Order Management
Aktivitas Booking Sales Order
Deskripsi
Mengesahkan Sales Order agar dapat
dilanjutkan ke proses berikutnya yaitu
penjadwalan pengiriman.
Trigger Sales order telah dibuat
Data Input - Order Number (Sales order
Number)
Dokumen Referensi Sales Order
Tujuan dokumen Divisi Distribution
User Sales Administration
237
Overview Melakukan Book Sales Order
Urutan langkah pada overview sama dengan urutan langkah pada penjelasan proses
melakukan Book Sales Order.
Gambar 4.52 Overview Melakukan Book Sales Order
238
Keterangan :
Warna merah = klik
Warna biru = input data (data yang dimasukkan)
Warna hijau = status
Warna ungu = tick radio button / checkbox (check atau uncheck)
1. Pada tampilan awal klik Order Management Super User (nama responsibility
ini tergantung pada hak akses yang dimiliki oleh user).
Gambar 4.53 User Interface Menu Navigator –
Klik Order Management Super User pada proses melakukan Book SO
239
2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Order Organizer.
Gambar 4.54 User Interface Menu Navigator –
Klik Order Organizer pada proses melakukan Book SO
240
3. Input Order Number dengan nomor SO yang akan di book.
Kemudian klik Find.
Contoh Input
Order Number 1234
Gambar 4.55 User Interface Form Order Organizer (Find Orders/Quotes) –
Klik Find pada proses melakukan Book SO
241
4. Sehingga akan tampil halaman berikut. Kemudian klik Open.
Gambar 4.56 User Interface Form Order Organizer –
Klik Open pada proses melakukan Book SO
242
5. Sehingga akan tampil halaman berikut.
Periksa status Sales Order yang akan di book, yaitu Entered.
Gambar 4.57 User Interface Form Sales Order –
Status Sales Order yang akan di Book
243
6. Kemudian lakukan Book Sales Order.
6.1 Klik Book Order.
Gambar 4.58 User Interface Form Sales Order – Klik Book Order
6.2 Sehingga akan tampil halaman pesan berikut. Klik OK.
Gambar 4.59 User Interface Form Sales Order (Note) – Klik OK
244
7. Sehingga akan kembali ke halaman Sales Order dan status Sales Order
menjadi Booked.
Gambar 4.60 User Interface Form Sales Order –
Status Sales Order setelah di Book
245
4.3.5 Melakukan Split Line
ORDER MANAGEMENT
Tabel 4.7 Melakukan Split Line
Modul Order Management
Aktivitas Melakukan Split Line
Deskripsi Membagi pengiriman Sales Order menjadi
beberapa kali pengiriman sesuai dengan
kesepakatan dengan customer dan
keadaan stok barang, serta melakukan
penjadwalan pengiriman tersebut dan
mereservasi stok yang akan dikirim.
Trigger Sales Order telah di book
Data Input - Order Number (Sales order Number)
- Quantity yang akan di bagi (split)
Dokumen Referensi Sales Order dan Jadwal Pengiriman
Tujuan dokumen Divisi Logistic
User Distribution Administration
246
Overview Melakukan Split Line
Urutan langkah pada overview sama dengan urutan langkah pada penjelasan proses
melakukan Split Line.
Gambar 4.61 Overview Melakukan Split Line
247
Keterangan :
Warna merah = klik
Warna biru = input data (data yang dimasukkan)
Warna hijau = status
Warna ungu = tick radio button / checkbox (check atau uncheck)
1. Pada tampilan awal klik Order Management Super User (nama responsibility
ini tergantung pada hak akses yang dimiliki oleh user).
Gambar 4.62 User Interface Menu Navigator –
Klik Order Management Super User pada proses melakukan Split Line
248
2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Order Organizer.
Gambar 4.63 User Interface Menu Navigator –
Klik Order Organizer pada proses melakukan Split Line
249
3. Secara otomatis akan tampil halaman berikut.
Input order number. Lalu klik Find.
Contoh Input
Order Number 1221
Gambar 4.64 User Interface Form Order Organizer (Find Orders/Quotes) –
Input Order Number dan Klik Find pada proses melakukan Split Line
250
4. Sehingga akan tampil halaman berikut dan klik Open.
Gambar 4.65 User Interface Form Order Oganizer –
Klik Open pada proses melakukan Split Line
251
5. Periksa status SO yang akan di Split, yaitu Booked kemudian klik tab Line
Items.
Gambar 4.66 User Interface Form Sales Order –
Klik tab Line Items pada proses melakukan Split Line
252
6. Sehingga akan tampil halaman berikut.
6.1 Letakkan kursor pada line yang akan dibagi (split) pengirimannya
kemudian klik Actions.
Gambar 4.67 User Interface Form Sales Order –
Klik Actions pada proses melakukan Split Line
253
6.2 Sehingga akan tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua seluruh Actions. Lalu klik Find.
Kemudian pilih salah satu Actions yang akan dilakukan dan klik OK.
Contoh Input
Actions Split Line
Gambar 4.68 User Interface Form Sales Order (Actions) – Pilih Split Line
254
7. Kemudian lakukan Split Line.
7.1 Input jumlah produk yang ingin dibagi (split).
Contoh Input
Qty 10
Gambar 4.69 User Interface Form Sales Order (Split Line) –
Input Qty Line 1
255
7.2 Kemudian input jumlah dari sisa produk yang dipesan pada line
berikutnya.
Contoh Input
Qty 10
Gambar 4.70 User Interface Form Sales Order (Split Line) –
Input Qty Line 2
256
7.3 Kemudian klik Split.
Gambar 4.71 User Interface Form Sales Order (Split Line) – Klik Split
257
7.4 Sehingga akan tampil line 1.1 dan 1.2 yang menggambarkan terjadinya
pembagian pengiriman order.
Gambar 4.72 User Interface Form Sales Order – Hasil Split Line
258
8. Setelah dibagi (split), perlu dilakukan penjadwalan pengiriman untuk
menentukan tanggal pengiriman produk tersebut. Oleh karena itu, langkah
selanjutnya adalah Scheduling yang dilakukan untuk menentukan Schedule
Ship Date
8.1 Letakkan kursor pada line yang akan dijadwalkan (Scheduling) kemudian
klik Tools.
Gambar 4.73 User Interface Form Sales Order –
Klik Tools untuk melakukan Scheduling
259
8.2 Sehingga akan tampil halaman berikut. Kemudian klik Scheduling.
Gambar 4.74 User Interface Form Sales Order –
Klik Scheduling untuk melakukan Scheduling
260
8.3 Ketik % untuk melihat seluruh Scheduling Actions. Lalu klik Find.
Kemudian pilih salah satu Scheduling Actions dan klik OK.
Contoh Input
Scheduling Actions Schedule
Gambar 4.75 User Interface Form Sales Order (Scheduling Actions) –
Pilih Schedule
261
8.4 Sehingga akan tampil halaman berikut dengan Schedule Ship Date
(tanggal pengiriman) terisi secara otomatis.
Gambar 4.76 User Interface Form Sales Order –
Tampilan Schedule Ship Date pada proses melakukan Split Line
262
9. Setelah dilakukan penjadwalan (Scheduling), maka akan dilakukan reservasi
(Reservation) terhadap produk yang dipesan agar pada saat akan dikirim produk
tersebut tersedia.
9.1 Letakkan kursor pada line yang akan di reservasi kemudian klik Tools.
Gambar 4.77 User Interface Form Sales Order –
Klik Tools untuk melakukan Reservation
263
9.2 Sehingga akan tampil halaman berikut. Kemudian klik Scheduling.
Gambar 4.78 User Interface Form Sales Order –
Klik Scheduling untuk melakukan Reservation
264
9.3 Ketik % untuk melihat seluruh Scheduling Actions. Lalu klik Find.
Kemudian pilih salah satu Scheduling Actions dan klik OK.
Contoh Input
Scheduling Actions Reservation Details
Gambar 4.79 User Interface Form Sales Order (Scheduling Actions) –
Pilih Reservation Details
265
10. Sehingga akan tampil halaman berikut. Lalu klik Save.
Gambar 4.80 User Interface Form Sales Order –
Klik Save pada proses melakukan Split Line
266
KETERANGAN TAMBAHAN :
• Untuk melakukan Split Line, Scheduling, dan Reservation pada Line
berikutnya, dapat mengulangi langkah-langkah sebelumnya dimulai dari
langkah pada nomor 6 – 10.
Gambar 4.81 User Interface Form Sales Order –
Melakukan Split Line pada line berikutnya
267
4.3.6 Melakukan Release Sales Order (RSO)
ORDER MANAGEMENT
Tabel 4.8 Melakukan Release Sales Order
Modul Order Management
Aktivitas Merelease Sales Order
Deskripsi Mencatat barang yang akan
dikeluarkan dari Gudang Finish
Good.
Trigger Scheduling yang telah dijadwalkan
bagian Distribusi.
Data Input - Schedule Date
- Sales Order Number
Dokumen Referensi Sales Order yang akan dibuatkan
Surat Jalan.
Tujuan dokumen Tidak menghasilkan dokumen
User Bagian Logistik
268
Overview Melakukan Release Sales Order
Urutan langkah pada overview sama dengan urutan langkah pada penjelasan proses
melakukan Release Sales Order.
Gambar 4.82 Overview Melakukan Release Sales Order
269
Keterangan :
Warna merah = klik
Warna biru = input data (data yang dimasukkan)
Warna hijau = status
Warna ungu = tick radio button / checkbox (check atau uncheck)
1. Pada tampilan awal klik Order Management Super User (nama responsibility
ini tergantung pada hak akses yang dimiliki oleh user).
Gambar 4.83 User Interface Menu Navigator –
Klik Order Management Super User pada proses melakukan RSO
270
2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Transactions.
Gambar 4.84 User Interface Menu Navigator –
Klik Transactions pada proses melakukan RSO
271
3. Sehingga tampil halaman berikut. Tentukan tanggal pengiriman.
3.1 Letakkan kursor pada kotak isian From Schedule Date lalu klik tanda
LOV .
Gambar 4.85 User Interface Form Query Manager – Klik tanda LOV
pada kotak isian From Schedule Date pada proses melakukan RSO
272
3.2 Kemudian akan tampil halaman berikut.
Pilih tanggal untuk melakukan pengiriman, yaitu tanggal hari ini
kemudian klik OK.
Gambar 4.86 User Interface Form Query Manager (Calendar) – Pilih
tanggal untuk From Schedule Ship Date pada proses melakukan RSO
273
3.3 Sehingga tampil halaman berikut dimana kotak isian To Schedule Date
terisi secara otomatis.
Gambar 4.87 User Interface Form Query Manager –
Keterangan To Schedule Date pada proses melakukan RSO
274
4. Kemudian input From Order Number.
5.1 Letakkan kursor pada kotak isian From Order Number lalu klik tanda
LOV .
Gambar 4.88 User Interface Form Query Manager – Klik tanda LOV
pada kotak isian From Order Number pada proses melakukan RSO
275
5.2 Sehingga tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat seluruh nomor SO yang telah dibuat. Lalu klik
Find.
Kemudian pilih salah satu nomor SO yang akan di release dan klik OK.
Contoh Input
From Order Number 196
Gambar 4.89 User Interface Form Query Manager (Orders) –
Pilih Orders pada proses melakukan RSO
276
5.3 Kemudian klik Find.
Gambar 4.90 User Interface Form Query Manager –
Klik Find pada proses melakukan RSO
277
5. Pilih item-item pada suatu Sales Order yang akan di release.
5.1 Letakkan kursor pada item yang akan di release dengan Next Step
berstatus Pick Release. Lalu klik Actions.
Gambar 4.91 User Interface Form Shipping Transactions –
Status Next Step dan Klik Actions
278
5.2 Kemudian pilih Launch Pick Release dan klik Go.
Gambar 4.92 User Interface Form Shipping Transactions –
Pilih Launch Pick Release dan Klik Go
279
6. Sehingga akan tampil halaman pesan berikut.
• Number of concurrent requests launched succesfully : 1 berarti berhasil di
release.
• Number of requests that failed : 0 berarti tidak ada yang gagal untuk di
release.
Lalu klik OK.
Gambar 4.93 User Interface Form Shipping Transactions (Messages) – Klik OK
280
7. Sebagai langkah terakhir dari RSO klik Save.
Gambar 4.94 User Interface Form Shipping Transactions – Klik Save
281
KETERANGAN TAMBAHAN :
• Menampilkan deskripsi dari item yang akan di release.
Klik pada salah satu item kemudian klik Folder lalu pilih Show Field.
Gambar 4.95 User Interface Form Shipping Transactions –
Klik Folder dan Pilih Show Field
282
Sehingga tampil halaman berikut. Pilih Item Description lalu klik OK.
Gambar 4.96 User Interface Form Shipping Transactions (Show Field) –
Pilih Item Description
283
Sehingga tampil halaman berikut yang disertai dengan deskripsi dari item-
item.
Gambar 4.97 User Interface Form Shipping Transactions –
Tampilan Deskripsi Item
284
4.3.7 Melakukan Transact Move Order (TMO)
ORDER MANAGEMENT
Tabel 4.9 Melakukan Transact Move Order
Modul Order Management
Aktivitas Transact Move Order
Deskripsi Mencatat transaksi perpindahan
barang dari Gudang Finish Good ke
Stagging Area dan Mengurangi
Quantity On Hand.
Trigger Barang keluar dari Gudang Finish
Good
Input Data - Sales Order Number
Dokumen Referensi Sales Order yang telah direlease.
Tujuan dokumen Tidak menghasilkan dokumen.
User Bagian Logistik
285
Overview Melakukan Transact Move Order
Urutan langkah pada overview sama dengan urutan langkah pada penjelasan proses
melakukan Transact Move Order.
Gambar 4.98 Overview Melakukan Transact Move Order
286
Keterangan :
Warna merah = klik
Warna biru = input data (data yang dimasukkan)
Warna hijau = status
Warna ungu = tick radio button / checkbox (check atau uncheck)
1. Pada tampilan awal klik Inventory (nama responsibility ini tergantung pada
hak akses yang dimiliki oleh user).
Gambar 4.99 User Interface Menu Navigator – Klik Inventory
2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Transact Move Orders.
Gambar 4.100 User Interface Menu Navigator – Klik Transact Move Order
287
3. Sehingga akan tampil halaman berikut. Pilih Organizations yang sesuai.
3.1 Ketik % untuk melihat semua data Organizations. Lalu klik Find.
Gambar 4.101 User Interface Menu Navigator (Organizations) –
Find Organizations
288
3.2 Kemudian pilih salah satu Organizations yang tepat dan klik OK.
Gambar 4.102 User Interface Menu Navigator (Organizations) –
Pilih Organizations pada proses melakukan TMO
Contoh Input
Organizations MAT (Code) SRI Material (Name)
289
4. Sehingga tampil halaman berikut. Input nomor Sales Order yang akan di
transact.
4.1 Pilih tab Pick Wave.
Gambar 4.103 User Interface Form Transact Move Orders
(Find Move Order Lines) – Klik tab Pick Wave
290
4.2 Sehingga tampil halaman berikut.
Tick checkbox disamping Sales Order Number.
Kemudian input Sales Order Number dengan nomor Sales Order yang
akan di transact dan dibelakang nomor Sales Order diberi tanda %.
Lalu klik Find.
Gambar 4.104 User Interface Form Transact Move Orders
(Find Move Order Lines) – Input Sales Order Number dan Klik Find
Contoh Input
Sales Order Number 194%
291
5. Sehingga akan tampil halaman berikut dengan data yang akan di transact.
5.1 Tick checkbox di kiri pada data yang ingin di transact.
Lalu klik View/Update Allocations untuk menentukan alokasi.
Gambar 4.105 User Interface Form Transact Move Orders –
Klik View/Update Allocations
292
5.2 Sehingga akan tampil halaman berikut.
Periksa Subinventory. Apabila Subinventory adalah Finish Good (FG),
maka tidak perlu diubah. Tetapi apabila Subinventory bukan Finish Good
(FG), maka ubah Subinventory.
Gambar 4.106 User Interface Form Transact Move Order Line
Allocations – Periksa Subinventory
293
5.2.1 Untuk mengubah Subinventory, letakkan kursor pada
Subinventory yang akan diubah kemudian klik tanda LOV .
Gambar 4.107 User Interface Form Transact Move Order Line
Allocations – Klik tanda LOV pada kotak isian Subinventory
294
5.2.2 Sehingga tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data Subinventories. Lalu klik
Find.
Kemudian pilih salah satu Subinventories yang tepat dan klik OK.
Gambar 4.108 User Interface Form Transact Move Order Line
Allocations (Subinventories) – Pilih Subinventories
Contoh Input
Subinventory Finish Good Subinventory
295
5.3 Apabila Subinventory diganti maka kotak isian Locator akan menjadi
kosong.
Ketik % pada kotak isian Locator lalu tekan Enter pada keyboard
komputer.
Gambar 4.109 User Interface Form Transact Move Order Line
Allocations – Ketik % pada kotak isian Locator
296
5.4 Sehingga akan tampil halaman berikut.
Pilih salah satu Stock Locators yang tepat lalu klik OK.
Gambar 4.110 User Interface Form Transact Move Order Line
Allocations (Stock Locators) – Pilih Locator
Contoh Input
Locator B (Segment 1) OEM (Segment 2) SET (Baris)
297
6. Kemudian periksa Lot Serial.
6.1 Klik Lot / Serial.
Gambar 4.111 User Interface Form Transact Move Order Line
Allocations – Klik Lot / Serial
298
6.2 Sehingga akan tampil halaman berikut.
Letakan kursor pada kotak isian Lot Number lalu klik tanda LOV .
Gambar 4.112 User Interface Form Lot Entry –
Klik tanda LOV pada kotak isian Lot Number
299
6.3 Sehingga tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data Lot Numbers. Lalu klik Find.
Kemudian pilih salah satu Lot Numbers yang tepat dan klik OK.
Gambar 4.113 User Interface Form Lot Entry (Lot Numbers) –
Pilih Lot Numbers
Contoh Input
Lot Number 0318-tw
300
6.4 Kemudian input jumlah item yang akan di transact. Lalu klik Done.
Gambar 4.114 User Interface Form Lot Entry – Input Quantity
Contoh Input
Quantity 20
301
7. Setelah menetukan alokasi akan kembali ke halaman berikut.
Kemudian klik Transact.
Gambar 4.115 User Interface Form Transact Move Order Line Allocations –
Klik Transact
8. Sehingga tampil keterangan dari proses transact. Lalu klik OK.
Gambar 4.116 User Interface Form Transact Move Order Line Allocations
(Forms) – Klik OK
302
KETERANGAN TAMBAHAN :
• Melihat status dari proses transact yang dilakukan.
Klik View lalu pilih Requests.
Gambar 4.117 User Interface Form Transact Move Orders –
Klik View dan Pilih Request
303
Sehingga akan tampil halaman berikut. Lalu klik Find.
Gambar 4.118 User Interface Form Requests (Find Requests) – Klik Find
pada proses melakukan TMO
304
Lalu klik Refresh Data sampai proses transact menjadi Completed dengan
status Normal.
Gambar 4.119 User Interface Form Requests –
Klik Refresh Data dan Klik View Output pada proses mencetak TMO
305
4.3.8 Menentukan Trip
ORDER MANAGEMENT
Tabel 4.10 Menentukan Trip
Modul Order Management
Aktivitas Menentukan Trip
Deskripsi Mencatat Supir dan Truk yang akan
melakukan pengiriman.
Trigger Barang di Staging Area dan siap
untuk dimasukkan dalam Truk.
Input Data - Schedule Date
- Sales Order Number
- Nomor Polisi Truk
- Nama Supir
- Mode Ekspedisi
- Biaya Ekspedisi
Dokumen Referensi Sales Order yang telah di release
dan di transact.
Tujuan dokumen Tidak menghasilkan dokumen
User Bagian Logistik
306
Overview Menentukan Trip
Urutan langkah pada overview sama dengan urutan langkah pada penjelasan proses
menentukan Trip.
Gambar 4.120 Overview Menentukan Trip
307
Keterangan :
Warna merah = klik
Warna biru = input data (data yang dimasukkan)
Warna hijau = status
Warna ungu = tick checkbox (check atau uncheck)
1. Pada tampilan awal klik Order Management Super User (nama responsibility
ini tergantung pada hak akses yang dimiliki oleh user).
Gambar 4.121 User Interface Menu Navigator –
Klik Order Management Super User pada proses menentukan Trip
308
2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Transactions.
Gambar 4.122 User Interface Menu Navigator –
Klik Transactions pada proses menentukan Trip
309
3. Sehingga tampil halaman berikut.
Input From Schedule Date untuk menentukan tanggal pengiriman.
3.1 Letakkan kursor pada kotak isian From Schedule Date lalu klik tanda
LOV .
Gambar 4.123 User Interface Form Query Manager – Klik tanda LOV
pada kotak isian From Schedule Date pada proses menentukan Trip
310
3.2 Kemudian akan tampil halaman berikut.
Pilih tanggal untuk melakukan pengiriman, yaitu tanggal hari ini
kemudian klik OK.
Gambar 4.124 User Interface Form Query Manager (Calendar) – Pilih
tanggal untuk From Schedule Ship Date pada proses menentukan Trip
311
3.3 Sehingga tampil halaman berikut dimana kotak isian To Schedule Date
terisi secara otomatis.
Gambar 4.125 User Interface Form Query Manager –
Keterangan To Schedule Date pada proses menentukan Trip
312
4. Kemudian input From Order Number.
4.1 Letakkan kursor pada kotak isian From Order Number lalu klik tanda
LOV .
Gambar 4.126 User Interface Form Query Manager – Klik tanda LOV
pada kotak isian From Order Number pada proses menentukan Trip
313
4.2 Sehingga tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data Orders yang telah dibuat. Lalu klik
Find.
Kemudian pilih salah satu Orders yang akan ditentukan tripnya dan klik
OK.
Contoh Input
From Order Number 194
Gambar 4.127 User Interface Form Query Manager (Orders) –
Pilih Orders pada proses menentukan Trip
314
4.3 Kemudian klik Find.
Gambar 4.128 User Interface Form Query Manager –
Klik Find pada proses menentukan Trip
315
5. Pilih Surat Jalan yang akan ditentukan tripnya.
5.1 Klik nomor Surat Jalan yang akan ditentukan tripnya dengan Line Status
Staged / Pick Confirm yang berarti nomor Surat Jalan tersebut siap
untuk di pick dan Next Step Ship Confirm.
Line Status Backordered berarti barang yang dipesan belum tersedia.
Kemudian klik tab Path by Trip untuk melihat truk / ekspedisi yang
akan melakukan pengiriman ke customer.
Gambar 4.129 User Interface Form Shipping Transactions –
Periksa Line Status dan Next Step, dan Klik tab Path by Trip
316
5.2 Jika belum terdapat informasi Trip berarti belum tersedia truk / ekspedisi
yang akan melakukan pengiriman ke customer.
- Apabila suatu Surat Jalan tidak digabungkan dengan Trip lain, maka
perlu membuat Trip baru (langkah nomor 6 – 10).
- Apabila suatu Surat Jalan akan digabungkan dengan Trip lain, maka
akan dilakukan Assign to Trip (langkah nomor 11 – 13).
Gambar 4.130 User Interface Form Shipping Transactions –
Informasi Trip
317
6. Menciptakan suatu Trip untuk melakukan pengiriman.
6.1 Klik tab Delivery.
Gambar 4.131 User Interface Form Shipping Transactions –
Klik tab Delivery pada proses Auto-create Trip
318
6.2 Sehingga akan tampil halaman berikut.
Catat nomor Surat Jalan lalu klik Action.
Gambar 4.132 User Interface Form Shipping Transactions –
Klik Actions pada proses Auto-create Trip
319
6.3 Kemudian pilih Auto-create Trip.
Gambar 4.133 User Interface Form Shipping Transactions –
Pilih Auto-create Trip
320
6.4 Lalu klik Go.
Gambar 4.134 User Interface Form Shipping Transactions –
Klik Go untuk melakukan Auto-create Trip
321
7. Melihat Trip untuk melakukan pengiriman terhadap suatu Surat Jalan.
7.1 Klik tab Path by Trip.
Gambar 4.135 User Interface Form Shipping Transactions –
Klik tab Path by Trip pada proses menentukan Trip
322
7.2 Sehingga akan tampil halaman berikut dengan nomor Trip yang tercipta
secara otomatis. Kemudian catatatlah nomor Trip tersebut.
Gambar 4.136 User Interface Form Shipping Transactions –
Keterangan nomor Trip
323
8. Kemudian buka informasi mengenai Trip dengan klik Detail.
Gambar 4.137 User Interface Form Shipping Transactions – Klik Detail
324
9. Sehingga akan tampil halaman berikut. Kemudian input informasi mengenai
Trip.
9.1 Klik tanda Flexfield .
Gambar 4.138 User Interface Form Trip – Klik tanda Flexfield
325
9.1.1 Pertama-tama pilih Nomer Truk dengan letakkan kursor pada
kotak isian Nomer Truk lalu klik tanda LOV .
Gambar 4.139 User Interface Trip (Additional Trip Information) –
Klik tanda LOV pada kotak isian Nomer Truk
326
9.1.2 Sehingga tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data Nomer Truk dan klik Find.
Kemudian pilih salah satu Nomer Truk yang akan digunakan dan
klik OK.
Contoh Input
Nomer Truk AE 8032 UB
Gambar 4.140 User Interface Form Additional Trip Information
(Nomer Truk) – Pilih Nomer Truk
327
9.1.3 Kemudian pilih Nama Pengemudi dengan letakkan kursor pada
kotak isian Nama Pengemudi lalu klik tanda LOV .
Gambar 4.141 User Interface Form Trip (Additional Trip
Information) – Klik tanda LOV pada kotak isian Nama
Pengemudi
328
9.1.4 Sehingga tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data Nama Pengemudi. Lalu klik
Find.
Kemudian pilih salah satu Nama Pengemudi yang akan
mengemudikan truk dan klik OK.
Contoh Input
Nama Pengemudi Ading
Gambar 4.142 User Interface Form Additional Trip Information
(Nama Pengemudi) – Pilih Nama Pengemudi
329
9.1.5 Kemudian pilih Mode Ekspedisi yang digunakan untuk
melakukan pengiriman dengan letakkan kursor pada kotak isian
Nama Pengemudi lalu klik tanda LOV .
Gambar 4.143 User Interface Form Trip (Additional Trip
Information) – Klik tanda LOV pada kotak isian Mode Ekspedisi
330
9.1.6 Sehingga tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data Mode Ekspedisi. Lalu klik
Find.
Kemudian pilih salah satu Mode Ekspedisi yang sesuai dan klik
OK.
Contoh Input
Mode Ekspedisi ANGH – RT – SUNTER
Gambar 4.144 User Interface Form Additional Trip Information
(Mode Ekspedisi) – Pilih Mode Ekspedisi
331
9.1.7 Kemudian input biaya ekspedisi, yaitu angka “0” karena sistem
akan menjalankan fungsi Hitung Biaya Ekspedisi. Lalu klik OK.
Contoh Input
Biaya Ekspedisi 0
Gambar 4.145 User Interface Form Trip (Additional Trip
Information) – Input Biaya Ekspedisi
332
9.2 Kemudian lakukan Hitung Biaya Ekspedisi dengan klik Tools lalu klik
Hitung Biaya Ekspedisi.
Gambar 4.146 User Interface Form Trip –
Klik Tools dan Pilih Hitung Biaya Ekspedisi
333
9.3 Sehingga akan tampil halaman berikut dengan kotak isian Routing
Instructions (biaya ekspedisi) terisi secara otomatis. Lalu klik Done.
Gambar 4.147 User Interface Form Trip –
Tampilan Biaya Espedisi dan Klik Done
10. Sehingga akan tampil halaman pesan berikut. Klik Yes.
Gambar 4.148 User Interface Form Trip (Decision) – Klik Yes
334
11. Menitipkan suatu Trip ke Trip lain untuk melakukan pengiriman.
11.1 Klik tab Delivery.
Gambar 4.149 User Interface Form Shipping Transactions –
Klik tab Delivery pada proses Assign to Trip
335
11.2 Sehingga akan tampil halaman berikut.
Catat nomor Surat Jalan lalu klik Action.
Gambar 4.150 User Interface Form Shipping Transactions –
Klik Actions pada proses Assign to Trip
336
11.3 Kemudian pilih Assign to Trip.
Gambar 4.151 User Interface Form Shipping Transactions –
Pilih Assign to Trip
337
11.4 Lalu klik Go.
Gambar 4.152 User Interface Form Shipping Transactions – Klik Go
untuk melakukan Assign to Trip
338
12. Sehingga akan tampil halaman berikut.
Input nomor Trip yang telah diciptakan sebelumnya, yang akan dititipkan
oleh Surat Jalan lain. Kemudian klik OK.
Contoh Input
Trip 5687
Gambar 4.153 User Interface Form Shipping Transactions
(Assign Deliveries to Trip) – Input Nomor Trip dan Klik OK
339
13. Periksa Assign to Trip yang telah dilakukan.
13.1 Klik tab Path by Trip.
Gambar 4.154 User Interface Form Shipping Transactions –
Klik tab Path by Trip untuk memeriksa Assign to Trip
340
13.2 Sehingga akan tampil halaman berikut dengan nomor Trip yang sudah di
assign.
Gambar 4.155 User Interface Form Shipping Transactions –
Keterangan Nomor Assign to Trip
341
4.3.9 Melakukan Ship Confirm
ORDER MANAGEMENT
Tabel 4.11 Melakukan Ship Confirm
Modul Order Management
Aktivitas Melakukan Ship Confirm
Deskripsi Melakukan konfirmasi dalam
melakukan pengiriman.
Trigger Informasi tentang Trip telah diinput
sehingga akan segera dilakukan
pengiriman.
Input Data - Biaya Ekspedisi
Dokumen Referensi Sales Order dan Surat Jalan dimana
informasi Trip telah diinput.
Tujuan dokumen Tidak menghasilkan dokumen
User Bagian Logistik
342
Overview Melakukan Ship Confirm
Urutan langkah pada overview sama dengan urutan langkah pada penjelasan proses
melakukan Ship Confirm.
Gambar 4.156 Overview Melakukan Ship Confirm
343
Keterangan :
Warna merah = klik
Warna biru = input data (data yang dimasukkan)
Warna hijau = status
Warna ungu = tick checkbox (check atau uncheck)
1. Pada tampilan awal klik Order Management Super User (nama responsibility
ini tergantung pada hak akses yang dimiliki oleh user).
Gambar 4.157 User Interface Menu Navigator –
Klik Order Management Super User pada proses Ship Confirm
344
2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Transactions.
Gambar 4.158 User Interface Menu Navigator –
Klik Transactions pada proses Ship Confirm
345
3. Sehingga tampil halaman berikut.
Input From Schedule Date untuk menentukan tanggal pengiriman.
3.1 Letakkan kursor pada kotak isian From Schedule Date lalu klik tanda
LOV .
Gambar 4.159 User Interface Form Query Manager – Klik tanda LOV
pada kotak isian From Schedule Date pada proses Ship Confirm
346
3.2 Kemudian akan tampil halaman berikut.
Pilih tanggal untuk melakukan pengiriman, yaitu tanggal hari ini
kemudian klik OK.
Gambar 4.160 User Interface Form Query Manager (Calendar) –
Pilih tanggal untuk From Schedule Ship Date pada proses Ship Confirm
347
3.3 Sehingga tampil halaman berikut dimana kotak isian To Schedule Date
terisi secara otomatis.
Gambar 4.161 User Interface Form Query Manager –
Keterangan To Schedule Date pada proses Ship Confirm
348
4. Kemudian input From Order Number.
4.1 Letakkan kursor pada kotak isian From Order Number lalu klik tanda
LOV .
Gambar 4.162 User Interface Form Query Manager –
Klik tanda LOV pada kotak isian From Order Number
pada proses Ship Confirm
349
4.2 Sehingga tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data SO yang telah dibuat. Lalu klik Find.
Kemudian pilih salah satu nomor SO yang akan di Ship Confirm dan klik
OK.
Contoh Input
From Order Number 194
Gambar 4.163 User Interface Form Query Manager (Orders) –
Pilih Orders pada proses Ship Confirm
350
4.3 Kemudian klik Find.
Gambar 4.164 User Interface Form Query Manager –
Klik Find pada proses Ship Confirm
351
5. Sehingga akan tampil halaman berikut. Kemudian klik tab Path by Trip.
Gambar 4.165 User Interface Form Shipping Transactions –
Klik tab Path by Trip pada proses Ship Confirm
6. Kemudian akan tampil halaman berikut dan Klik Ship Confirm.
Gambar 4.166 User Interface Form Shipping Transactions – Klik Ship Confirm
352
7. Sehingga akan tampil halaman berikut.
Konfirmasi Trip dengan melakukan Tick “Create Master Bill of Lading” dan
“Create Bill of Lading” sehingga menjadi uncheck. Kemudian klik OK.
Gambar 4.167 User Interface Form Shipping Transactions (Confirm Trip) –
Tick Create Master Bill of Lading dan Create Bill of Lading
353
8. Kemudian akan halaman pesan berikut. Klik OK.
Gambar 4.168 User Interface Form Confirm Trip (Messages) – Klik OK
KETERANGAN TAMBAHAN :
• Melihat status dari proses Ship Confirm yang dilakukan
Klik View lalu pilih Requests.
Gambar 4.169 User Interface Form Shipping Transactions –
Klik View dan Pilih Requests pada proses Ship Confirm
354
Sehingga tampil halaman berikut. Klik Find.
Gambar 4.170 User Interface Form Request (Find Requests) –
Klik Find pada proses Ship Confirm
355
Sehingga tampil halaman berikut dengan hasil request berdasarkan parameter
yang diinput, yaitu nomor SO.
Klik Refresh Data sampai Request menjadi Completed dengan status
Normal. Kemudian klik Close.
Gambar 4.171 User Interface Form Requests –
Klik Refresh Data untuk melihat status Ship Confirm
356
4.3.10 Mencetak Surat Jalan
ORDER MANAGEMENT
Tabel 4.12 Mencetak Surat Jalan
Modul Order Management
Aktivitas Mencetak Surat Jalan
Deskripsi Mencetak Surat Jalan
Trigger Barang sudah masuk ke dalam Truk
dan siap dikirim
Data Input - Sales Order Number
Dokumen Referensi Surat Jalan yang telah ditentukan
Tripnya dan sudah dilakukan Ship
Confirm.
Tujuan dokumen Supir atau Pihak Ekspedisi,
Customer, Bagian Logistik, dan
Bagian Accounting.
User Bagian Logistik
357
Overview Mencetak Surat Jalan
Urutan langkah pada overview sama dengan urutan langkah pada penjelasan proses
mencetak Surat Jalan.
Gambar 4.172 Overview Mencetak Surat Jalan
358
Keterangan :
Warna merah = klik
Warna biru = input data (data yang dimasukkan)
Warna hijau = status
Warna ungu = tick radio button / checkbox (check atau uncheck)
1. Pada tampilan awal klik Order Management Super User (nama responsibility
ini tergantung pada hak akses yang dimiliki oleh user).
Gambar 4.173 User Interface Menu Navigator –
Klik Order Management Super User pada proses mencetak SJ
359
2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Reports and Documents.
Gambar 4.174 User Interface Menu Navigator –
Klik Reports and Documents
360
3. Sehingga akan tampil halaman berikut.
Pilih salah satu Organizations dan klik OK.
Contoh Input
Organizations MAT (Code) SRI Material (Name)
Gambar 4.175 User Interface Menu Navigator (Organizations) –
Pilih Organization pada proses mencetak SJ
361
4. Sehingga akan tampil halaman berikut.
Pilih Single Request dan klik OK.
Gambar 4.176 User Interface Menu Navigator (Submit a New Request) –
Pilih Single Request pada proses mencetak SJ
362
5. Sehingga akan tampil halaman berikut.
Kemudian input nama Report yang akan ditampilkan.
5.1 Letakkan kursor pada kotak isian Name lalu klik tanda LOV .
Gambar 4.177 User Interface Form Shipping Reports and Documents –
Klik tanda LOV pada kotak isian Name
363
5.2 Sehingga tampil halaman berikut.
Ketik % untuk melihat semua data Reports. Lalu klik Find.
Kemudian pilih salah satu nama Reports yang akan dicetak dan klik OK.
Contoh Input
Nama Report SRI – SURAT JALAN
Gambar 4.178 User Interface Form Shipping Reports and Documents
(Reports) – Pilih Reports
364
6. Sehingga akan tampil halaman Parameters, input nomor Surat Jalan yang
akan dicetak. Lalu klik OK.
Contoh Input
Nomor Surat Jalan 721483
Gambar 4.179 User Interface Form Shipping Reports and Documents
(Parameters) – Input Nomor Surat Jalan
365
7. Kemudian submit Request yang dibuat dengan klik Submit.
Gambar 4.180 User Interface Form Shipping Reports and Documents –
Submit Requests
366
8. Sehingga akan tampil halaman berikut.
Klik No bila tidak melakukan submit Request lain.
Klik Yes bila akan melakukan submit Request lain.
Gambar 4.181 User Interface Form Shipping Reports and Documents
(Decision) – Klik No
367
9. Cari request yang telah di submit.
9.1 Pilih View lalu klik Request.
Gambar 4.182 User Interface Menu Navigator –
Klik View dan Pilih Requests untuk mencetak SJ
368
9.2 Sehingga tampil halaman berikut. Klik Find.
Gambar 4.183 User Interface Form Requests (Find Requests) –
Klik Find pada proses mencetak SJ
369
10. Sehingga tampil halaman berikut dengan hasil request berdasarkan parameter
yang diinput, yaitu nomor Surat Jalan.
Klik Refresh Data sampai Request menjadi Completed dengan status
Normal.
Kemudian letakkan kursor pada request yang akan dicetak. Lalu klik View
Output.
Gambar 4.184 User Interface Form Requests –
Klik Refresh Data dan Klik View Output pada proses mencetak SJ
370
11. Kemudian tampil print preview Surat Jalan yang di request, lalu Print.
Gambar 4.185 User Interface Print Preview Surat Jalan – Print
371
4.3.11 Melakukan Fulfillment Acceptance (FA)
ORDER MANAGEMENT
Tabel 4.13 Melakukan Fulfillment Acceptance
Modul Order Management
Aktivitas Melakukan Fulfillment Acceptance
Deskripsi Mencatat penerimaan atau penolakan
Customer terhadap produk yang dikirim
berikut dengan alasan penerimaan atau
penolakan.
Trigger Costumer menerima produk yang dipesan
Data Input - Order Number
- Schedule Ship Date
- Acceptance Comment
Dokumen Referensi Sales Order dan Surat Jalan
Tujuan dokumen Divisi Accounting
User Distribution Administration
372
Overview Melakukan Fulfillment Acceptance
Urutan langkah pada overview sama dengan urutan langkah pada penjelasan proses
melakukan Fulfillment Acceptance.
Gambar 4.186 Overview Melakukan Fulfillment Acceptance
373
Keterangan :
Warna merah = klik
Warna biru = input data (data yang dimasukkan)
Warna hijau = status
Warna ungu = tick radio button / checkbox (check atau uncheck)
1. Pada tampilan awal klik Order Management Super User (nama responsibility
ini tergantung pada hak akses yang dimiliki oleh user).
Gambar 4.187 User Interface Menu Navigator –
Klik Order Management Super User pada proses melakukan FA
374
2. Kemudian akan tampil halaman berikut dan klik Order Organizer.
Gambar 4.188 User Interface Menu Navigator –
Klik Order Organizer pada proses melakukan FA
375
3. Sehingga tampil halaman berikut.
3.1 Input Order Number dengan nomor SO yang akan di Fullfillment
Acceptance.
Contoh Input
Order Number 194
Gambar 4.189 User Interface Form Find Order/Quotes –
Input Order Number pada proses melakukan FA
376
3.2 Kemudian klik Find.
Gambar 4.190 User Interface Form Find Order/Quotes –
Klik Find pada proses melakukan FA
377
4. Sehingga akan tampil halaman berikut.
4.1 Klik tab Lines untuk mengecek status SO “Pending pre-billing” atau
tidak.
Gambar 4.191 User Interface Form Order Organizer –
Klik tab Lines pada proses melakukan FA
378
4.2 Sehingga akan tampil halaman berikut
Jika statusnya “Pending pre-billing” berarti Fulfillment Acceptance dapat
dilakukan terhadap line tersebut. Jika statusnya bukan “Pending pre-
billing” berarti Fulfillment Acceptance belum dapat dilakukan.
Gambar 4.192 User Interface Form Order Organizer – Periksa status SO
“Pending pre-billing” untuk melakukan FA
379
5. Letakkan kursor pada data yang akan dibuat Fulfillment Acceptance dan klik
Actions.
Gambar 4.193 User Interface Form Order Organizer –
Klik Actions pada proses melakukan FA
380
6. Sehingga akan tampil halaman berikut.
Pilih Fulfillment Acceptance dan klik OK.
Gambar 4.194 User Interface Form Order Organizer (Actions) –
Pilih Fulfillment Acceptance
381
7. Sehingga akan tampil halaman berikut. Tick check box yang aktif dengan
Acceptance Status, yaitu Pending.
Gambar 4.195 User Interface Fulfillment Acceptance –
Tick checkbox dengan Acceptance Status Pending
382
8. Kemudian pilih actions.
Jika Surat Jalan valid (Surat Jalan ditandatangani dan diberi cap perusahaan
oleh Customer), maka klik Accept. Tetapi jika Surat Jalan tidak valid, maka
klik Reject.
Gambar 4.196 User Interface Fulfillment Acceptance – Pilih Actions
383
9. Setelah menentukan action (Accept atau Reject), klik GO.
Gambar 4.197 User Interface Fulfillment Acceptance – Klik Go
384
10. Kemudian input Acceptance Comments jika action yang dipilih adalah
“Accept” atau input Rejection Comments jika action yang dipilih adalah
“Reject”. Lalu klik Submit.
Contoh Input Acceptance Comments Barang diterima dengan baik.
Rejection Comments Jumlah barang masih kurang 200pcs
Gambar 4.198 User Interface Process Acceptance –
Input Acceptance / Rejection Comments dan Klik Submit
385
11. Sehingga akan tampil halaman konfirmasi mengenai proses Fulfillment
Acceptance dan klik OK.
Gambar 4.199 User Interface Confirmation –
Konfirmasi proses FA
12. Kemudian akan tampil halaman sebelumnya dengan Acceptance Status, yaitu
Accepted jika action yang dipilih adalah Accept. Sedangkan jika action yang
dipilih adalah Reject, maka Acceptance Status akan menjadi Rejected.
Gambar 4.200 User Interface Fulfillment Acceptance –
Acceptance Status hasil FA
386
KETERANGAN TAMBAHAN :
• Melihat status dari proses Fulfillment Acceptance yang dilakukan.
Double klik Orders, Returns.
Gambar 4.201 User Interface Menu Navigator –
Double klik Orders, Returns
387
Kemudian double klik Order Organizer.
Gambar 4.202 User Interface Menu Navigator –
Double klik Order Organizer
388
Sehingga akan tampil halaman berikut. Input nomor SO yang telah di
Fulfillment Acceptance.
Contoh Input Order Number 194
Gambar 4.203 User Interface Find Orders/Quotes –
Input nomor Sales Order yang telah di FA
389
Kemudian klik Find.
Gambar 4.204 User Interface Find Orders/Quotes –
Klik Find untuk melihat status SO setelah di FA
390
Sehingga akan tampil halaman berikut.
Klik tab Lines untuk melihat status SO setelah di Fulfillment Acceptance.
Gambar 4.205 User Interface Orders Organizer –
Klik tab Lines untuk melihat status SO setelah di FA
391
Sehingga akan tampil halaman berikut dengan status Closed yang berarti SO
tersebut telah ditutup karena telah dilakukan Fulfillment Acceptance.
Gambar 4.206 User Interface Orders Organizer –
Status SO setelah di Fulfillment Acceptance
392
4.4 User Manual Multimedia Order Management
4.4.1 Story Board Membuat Sales Order – Cetak SO – Book SO
1. Durasi : 20 detik
Aksi : Input Username
Input Password
Klik Login
2. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Order Management Super User
Klik Sales Order
3. Durasi : 5 menit
Aksi : Pilih Customer
Input Customer PO
Pilih Order Type
Pilih Price List
4. Durasi : 1 menit
Aksi : Periksa Payment Term (ubah jika
tidak sesuai)
5. Durasi : 3 menit
Aksi : Pilih Ordered Item
Input Qty
Periksa Unit Selling Price
Periksa Availability
Layar
Login
Layar
Menu Navigator
Layar Sales Order
Tab Order
Information
(Tab Main)
Layar Sales Order
Tab Order
Information
(Tab Others)
Layar Sales Order
Tab Line Items
(Tab Main)
393
Input Schedule Ship Date
6. Durasi : 30 detik
Aksi : Catat Order Number
Periksa status SO
Klik Save
7. Durasi : 15 detik
Aksi : Klik Reports, Requests
Klik Run Requests
Klik Open
8. Durasi : 10 detik
Aksi : Pilih Single Request
Klik OK
9. Durasi : 1 menit
Aksi : Pilih Name
Input Nomor Order
Klik OK
Klik Submit
10. Durasi : 30 detik
Aksi : Klik Refresh Data
Periksa Phase dan Status SO
Klik View Output
Layar Sales Order
Tab Order
Information
(Tab Main)
Layar
Menu Navigator
Layar Submit
a New Request
Layar
Submit Request
Layar
Requests
394
11. Durasi : 5 detik
Aksi : Klik Print
12. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Order Management Super User
Klik Order Organizer
13. Durasi : 10 detik
Aksi : Input Order Number
Klik Find
14. Durasi : 5 detik
Aksi : Klik Open
15. Durasi : 15 detik
Aksi : Klik Book Order
Klik OK
Periksa Status SO
Layar
Print Preview SO
Layar
Menu Navigator
Layar
Find Orders/Quotes
Layar
Order Organizer
Layar Sales Order
Tab Order
Information
(Tab Main)
395
4.4.2 Story Board Melakukan Split Line
1. Durasi : 20 detik
Aksi : Input Username
Input Password
Klik Login
2. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Order Management Super User
Klik Order Organizer
3. Durasi : 10 detik
Aksi : Input Order Number
Klik Find
4. Durasi : 5 detik
Aksi : Klik Open
5. Durasi : 15 detik
Aksi : Periksa Status SO
Klik Tab Line Items
6. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Actions
Pilih Split Line
Layar
Login
Layar
Menu Navigator
Layar
Order Organizer
Layar Sales Order
Tab Order
Information
(Tab Main)
Layar
Find Orders/Quotes
Layar Sales Order
Tab Line Items
(Tab Main)
396
7. Durasi : 30 detik
Aksi : Input Qty Line 1
Input Qty Line 2
Klik Split
8. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Tools
Pilih Scheduling
9. Durasi : 10 detik
Aksi : Pilih Schedule
Klik OK
10. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Tools
Pilih Scheduling
11. Durasi : 10 detik
Aksi : Pilih Reservation Details
Klik OK
12. Durasi : 5 detik
Aksi : Klik Save
Layar
Split Line
Layar Sales Order
Tab Line Items
(Tab Main)
Layar
Scheduling Actions
Layar Sales Order
Tab Line Items
(Tab Main)
Layar
Scheduling Actions
Layar Sales Order
Tab Line Items
(Tab Main)
397
4.4.3 Story Board Membuat Surat Jalan
1. Durasi : 20 detik
Aksi : Input Username
Input Password
Klik Login
2. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Order Management Super User
Klik Transaction
3. Durasi : 10 detik
Aksi : Input From Order Number
Klik Find
4. Durasi : 25 detik
Aksi : Klik Actions
Pilih Launch Pick Release
Klik Go
Klik OK
5. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Shipping
Klik Transaction
6. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Order Management Super User
Klik Transaction
Layar
Login
Layar
Menu Navigator
Layar
Query Manager
Layar
Query Manager
(Tab Lines / LPNs)
Layar
Menu Navigator
Layar
Menu Navigator
398
7. Durasi : 10 detik
Aksi : Input From Order Number
Klik Find
8. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Tab Delivery
Catat Nomor Delivery
Klik Close
9. Durasi : 25 detik
Aksi : Klik Switch Responsibility
Pilih Inventory dan Klik OK
Klik Move Order
Pilih Transact Move Order
10. Durasi : 10 detik
Aksi : Pilih Organization
Klik OK
11. Durasi : 20 detik
Aksi : Pilih tab Pick Wave
Tick checkbox Sales Order Number
Input Sales Order Number
Klik Find
12. Durasi : 10 detik
Aksi : Tick checkbox line yang di Transact
Klik view/Update Allocations
Layar
Organizations
Layar Find Move
Order Lines
(Tab Headers)
Layar Transact
Move Order
Layar
Query Manager
Layar
Query Manager
(Tab Lines / LPNs)
Layar
Menu Navigator
399
13. Durasi : 3 menit
Aksi : Periksa Subinventory (ubah jika
tidak sesuai.
Periksa Locator (ubah jika tidak
sesuai.
Klik Lot Number jika Subinventory
berubah.
14. Durasi : 20 detik
Aksi : Pilih Lot Number
Input Quantity
Klik Done
15. Durasi : 5 detik
Aksi : Klik Transact
Klik OK
16. Durasi : 25 detik
Aksi : Klik Switch Responsibility
Pilih Order Management Super User
dan Klik OK
Klik Shipping
Pilih Transaction
17. Durasi : 10 detik
Aksi : Input From Order Number
Klik Find
Layar Transact
Move Order Line
Allocations
Layar Lot Entry
Layar Transact
Move Order Line
Allocations
Layar
Menu Navigator
Layar
Query Manager
400
18. Durasi : 1 menit
Aksi : Klik tab Path by Trip untuk melihat
informasi Trip
Klik Tab Delivery
Klik Action
Pilih Auto-create Trip
Klik Go
19. Durasi : 10 detik
Aksi : Periksa Trip pada tab Path by Trip
Klik Detail
20. Durasi : 5 detik
Aksi : Klik Flexfield
21. Durasi : 1 menit
Aksi : Pilih Nomer Truk
Pilih Nama Pengemudi
Pilih Mode Ekspedisi
Input Biaya Ekspedisi
Klik Tools
Pilih Hitung Biaya Ekspedisi
Klik Done
Klik Yes
Layar
Query Manager
(Tab Delivery)
Layar
Trip
Layar
Additional Trip
Information
Layar
Query Manager
(Tab Path by Trip)
401
22. Durasi : 20 detik
Aksi : Klik Tab Delivery
Klik Actions
Pilih Assign to Trip
Klik Go
23. Durasi : 10 detik
Aksi : Input nomor Trip
Klik OK
24. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Tab Path by Trip
Periksa Trip yang telah di assign
25. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Shipping
Pilih Transaction
26. Durasi : 10 detik
Aksi : Input From Order Number
Klik Find
27. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik tab Path by Trip untuk melihat
informasi Trip
Klik Ship Confirm
Layar
Query Manager
(Tab Delivery)
Layar
Assign Deliveries
to Trip
Layar
Query Manager
(Tab Delivery)
Layar
Menu Navigator
Layar
Query Manager
Layar
Query Manager
(Tab Lines / LPNs)
402
28. Durasi : 10 detik
Aksi : Tick beberapa kriteria
Klik OK
Klik OK
29. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Shipping
Pilih Reports and Documents
30. Durasi : 10 detik
Aksi : Pilih Orgnization
Klik OK
31. Durasi : 10 detik
Aksi : Pilih Single Request
Klik OK
32. Durasi : 1 menit
Aksi : Pilih Name
Input Nomor Surat Jalan
Klik OK
Klik Submit
Klik No
33. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik View
Pilih Requests
Layar
Confirm Trip
Layar
Menu Navigator
Layar
Organizations
Layar Submit
a New Request
Layar
Shipping Reports
and Documents
Layar
Menu Navigator
403
34. Durasi : 5 detik
Aksi : Klik Find
35. Durasi : 30 detik
Aksi : Klik Refresh Data
Periksa Phase dan Status Report
Klik View Output
36. Durasi : 5 detik
Aksi : Klik Print
Layar
Requests
Layar
Print Preview SO
Layar
Find Requests
404
4.4.4 Story Board Melakukan Fulfillment Acceptance
1. Durasi : 20 detik
Aksi : Input Username
Input Password
Klik Login
2. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Order Management Super User
Klik Order Organizer
3. Durasi : 10 detik
Aksi : Input Order Number
Klik Find
4. Durasi : 20 detik
Aksi : Klik Tab Lines
Periksa Status SO
Klik Actions
5. Durasi : 10 detik
Aksi : Pilih Fulfillment Acceptance
Klik OK
6. Durasi : 20 detik
Aksi : Input Username
Input Password
Klik Login
Layar
Login
Layar
Menu Navigator
Layar
Order Organizer
Layar
Find Orders/Quotes
Layar
Actions
Layar
Login
405
7. Durasi : 25 detik
Aksi : Periksa Acceptance Status
Tick checkbox yang akan di FA
Pilih Actions
Klik Go
8. Durasi : 15 detik
Aksi : Input Acceptance Comments
Klik Submit
9. Durasi : 10 detik
Aksi : Periksa hasil proses
Klik OK
10. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Orders, Returns
Klik Order Organizer
11. Durasi : 10 detik
Aksi : Input Order Number
Klik Find
12. Durasi : 10 detik
Aksi : Klik Tab Lines
Periksa Status SO
Layar Fulfillment
Acceptance
Tab Order Status
Layar Fulfillment
Acceptance Tab
Order Status (Process
Acceptance)
Layar Fulfillment
Acceptance Tab
Order Status
(Confirmation)
Layar
Menu Navigator
Layar
Order Organizer
Layar
Find Orders/Quotes
406
4.5 Reports Order Management
Dalam melalukan suatu aktivitas pada suatu proses, user memerlukan informasi-
informasi yang memadai. Sehingga perlu dibuat Reports dalam memenuhi kebutuhan
informasi tersebut.
4.5.1 SRI_OM_040 = Rekapitulasi Surat Jalan
Report ini bertujuan untuk menampilkan data rekap Surat Jalan kepada
Bagian Logistik pada periode tertentu berdasarkan market dan customer tertentu,
yang memiliki informasi mengenai data Surat Jalan, data customer, data item, dan
jumlah item yang dikirim.
a. Input parameter P Bulan sebagai periode Report, pilih Market dan pilih Customer
pada halaman parameter berikut untuk menampilkan Report pada periode
tersebut berdasarkan market dan customer yang dipilih.
Gambar 4.207 User Interface Parameters
Rekapitulasi Surat Jalan
407
b. Sehingga akan tampil halaman berikut yang merupakan halaman pertama pada
bagian atas dari Report.
Gambar 4.208 User Interface Halaman Pertama Atas
Rekapitulasi Surat Jalan
408
c. Kemudian scroll ke bawah untuk melihat halaman berikut yang merupakan
halaman pertama pada bagian bawah dari Report.
Gambar 4.209 User Interface Halaman Pertama Bawah
Rekapitulasi Surat Jalan
409
d. Kemudian berikut akan tampil halaman yang merupakan halaman terakhir dari
Report.
Gambar 4.210 User Interface Halaman Terakhir
Rekapitulasi Surat Jalan
410
4.5.2 SRI_OM_041 = Perbandingan PO, DO, SJ
Report ini bertujuan untuk menampilkan data perbandingan antara Purchase
Order dari customer, Delivery Order, dan Surat Jalan untuk menelusuri kesesuaian
antara ketiga dokumen tersebut kepada Bagian Logistik.
a. Sehingga akan tampil halaman berikut yang merupakan halaman pertama pada
bagian atas dari Report.
Gambar 4.211 User Interface Halaman Pertama Atas
Perbandingan PO, DO, SJ
411
b. Kemudian scroll ke bawah untuk melihat halaman berikut yang merupakan
halaman pertama pada bagian bawah dari Report.
Gambar 4.212 User Interface Halaman Pertama Bawah
Perbandingan PO, DO, SJ
412
c. Kemudian berikut akan tampil halaman yang merupakan halaman terakhir dari
Report.
Gambar 4.213 User Interface Halaman Terakhir
Perbandingan PO, DO, SJ
413
4.5.3 SRI_OM_042 = Fulfillment Acceptance
Report ini bertujuan untuk menampilkan data mengenai nomor Sales Order
yang telah di Fulfillment Acceptance dengan status Accepted kepada Bagian
Logistik.
a. Sehingga akan tampil halaman berikut yang merupakan halaman pertama pada
bagian atas dari Report.
Gambar 4.214 User Interface Halaman Pertama Atas
Fulfillment Acceptance
414
b. Kemudian scroll ke bawah untuk melihat halaman berikut yang merupakan
halaman pertama pada bagian bawah dari Report.
Gambar 4.215 User Interface Halaman Pertama Bawah
Fulfillment Acceptance
415
c. Kemudian berikut akan tampil halaman yang merupakan halaman terakhir dari
Report.
Gambar 4.216 User Interface Halaman Terakhir
Fulfillment Acceptance
416
4.5.4 SRI_OM_043 = Fulfillment Acceptance Rejected
Report ini bertujuan untuk menampilkan informasi kepada Bagian Logistik
mengenai nomor Sales Order yang sudah di Fulfillment Acceptance dengan status
Rejected pada periode tertentu.
a. Input parameter Dari Tanggal dan Sampai Tanggal pada halaman parameter
berikut untuk menampilkan Report pada periode tersebut.
Gambar 4.217 User Interface Parameters
Fulfillment Acceptance Rejected
417
b. Sehingga akan tampil halaman berikut yang merupakan halaman pertama pada
bagian atas dari Report.
Gambar 4.218 User Interface Halaman Pertama Atas
Fulfillment Acceptance Rejected
418
c. Kemudian scroll ke bawah untuk melihat halaman berikut yang merupakan
halaman pertama pada bagian bawah dari Report.
Gambar 4.219 User Interface Halaman Pertama Bawah
Fulfillment Acceptance Rejected
419
d. Kemudian berikut akan tampil halaman yang merupakan halaman terakhir dari
Report.
Gambar 4.220 User Interface Halaman Terakhir
Fulfillment Acceptance Rejected
420
4.5.5 SRI_OM_044 = Data Delivery Harian
Report ini bertujuan untuk menampilkan data delivery harian kepada Bagian
Logistik pada periode tertentu berdasarkan alamat pengiriman dan tipe item.
a. Input parameter Dari Tanggal, Sampai Tanggal, Ship To, dan Type Item pada
halaman parameter berikut untuk menampilkan Report pada periode tersebut
berdasarkan kriteria tersebut.
Gambar 4.221 User Interface Parameters
Data Delivery Harian
421
b. Sehingga akan tampil halaman berikut yang merupakan halaman pertama pada
bagian atas dari Report.
Gambar 4.222 User Interface Halaman Pertama Atas
Data Delivery Harian
422
c. Kemudian scroll ke bawah untuk melihat halaman berikut yang merupakan
halaman pertama pada bagian bawah dari Report.
Gambar 4.223 User Interface Halaman Pertama Bawah
Data Delivery Harian
423
d. Kemudian berikut akan tampil halaman yang merupakan halaman terakhir dari
Report.
Gambar 4.224 User Interface Halaman Terakhir
Data Delivery Harian