Post on 18-Jul-2018
43
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
Bidakara merupakan singkatan bebas dari Bank Indonesia, Dana Pensiun, dan
Kesejahteraan Karyawan, yaitu tiga unsur pokok yang memungkinkan adanya
kompleks ini.
Adapun Kompleks Bidakara merupakan gabungan dari beberapa bangunan,
yaitu:
Pusat Pendidikan dan Latihan Bina Sentra
Auditorium Binakarna
Perkantoran Menara Bidakara
Hotel Bumikarsa
Assembly Hall Birawa
Kelima bangunan tersebut menyatu menjadi Kompleks Bidakara, guna saling
mendukung dalam mencapai tujuan perusahaan, yaitu dalam meningkatkan
kesejahteraan pensiunan dan karyawan Bank Indonesia.
Kompleks Bidakara berdiri di atas tanah eks perumahan karyawan Bank
Indonesia di daerah Pancoran, Tebet, Jakarta Selatan dengan luas area 4,5 hektar.
Pembangunan Kompleks Bidakara dimulai bulan Oktober 1996, dan digunakan mulai
April 1998. Konsep awal dari perencanaan pembangunan Kompleks Bidakara adalah
membangun suatu pusat bisnis yang saling terintegrasi, sehingga diharapkan
44
Kompleks Bidakara dapat memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana bisnis
yang meliputi ruang perkantoran, ruang untuk rapat, training dan pelatihan,
penginapan serta entertainment.
PT. Mekar Prana Indah sebagai pemilik dan pengelola Kompleks Bidakara
merupakan kelanjutan dari PT. Mekar Niaga yang didirikan tahun 1990, dan secara
singkat riwayatnya dapat dikemukakan sebagai berikut:
• 16 Oktober 1990, PT. Fajar Mekar Indah (FMI) mendirikan PT. Mekar Niaga
dengan modal dasar Rp. 200 juta, yang seluruhnya dimiliki oleh PT. FMI dengan
Akte Notaris Nyonya Hartati Sumarsono, Sarjana Hukum, nomor 17 tanggal 16
Oktober 1990.
• 15 Juni 1991, PT. Mekar Prana Niaga diganti menjadi PT. Mekar Prana Indah
(MPI) dengan akte notaris Nyonya Hartati Marsono, Sarjana Hukum, nomor 32
tanggal 15 Juni 1991 dan disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia
nomor C2-2475.HT.01.01-Th’91 tanggal 25 Juni 1991.
• 31 Agustus 1995, kepemilikan saham PT. FMI diambil alih oleh Dapenbi dan
YKK BI, dengan komposisi kepemilikan saham 60 : 40. Modal dasar dinaikkan
dari Rp. 200 juta menjadi Rp. 180 milyar berdasarkan Akta Berita Acara Rapat
nomor 51 tanggal 31 Agustus 1995 yang dibuat oleh Nyonya Hartati Marsono,
Sarjana Hukum, dan telah mendapat persetujuan sesuai dengan Surat Keputusan
Menteri Kehakiman Republik Indonesia nomor C2.7171.HT.01.04-Th’96 tangal 6
Maret 1996.
45
• 3 Maret 1997, modal dasar PT. MPI dinaikkan menjadi Rp. 220 milyar dengan
komposisi kepemilikan Dapenbi – YKK BI menjadi 50 : 50 berdasarkan Akta
Risalah Rapat nomor 2 tanggal 3 Maret 1997 yang dibuat oleh Nyonya Hartati
Marsono, Sarjana Hukum.
• 18 Mei 1998, modal dasar dinaikkan menjadi Rp. 370 milyar, berdasarkan Akta
Pernyataan Rapat nomor 14 tanggal 18 Mei 1998 yang dibuat oleh notaris Djoko
Oetoro, Sarjana hukum.
• 2 Oktober 1998, modal yang ditempatkan sebesar Rp. 349,36 milyar dan sudah
disetor penuh oleh:
o YKK BI sebesar Rp. 227,108 milyar atau 227.108 lembar saham (65%)
o Dapenbi sebesar Rp. 122,252 milyar atau 122.252 lembar saham (35%).
3.2 Maksud dan Tujuan, Visi dan Misi, Tugas dan Darma PT. Mekar Prana
Indah
3.2.1 Maksud dan Tujuan
PT. MPI didirikan dengan maksud dan tujuan untuk berusaha dalam bidang-
bidang properti, teknologi informasi, kursus dan latihan, perdagangan,
pembangunan, pertanian dan perkebunan, industri, pertambangan, pengangkutan,
percetakan, jasa.
46
3.2.2 Visi
Dalam menjalankan usaha PT. MPI mempunyai visi sebagai pelopor dalam
mengelola suatu kompleks terpadu secara efisien dan efektif terutama di bidang jasa
termasuk bidang teknologi informasi dengan mengutamakan kepuasan konsumen.
3.2.3 Misi
Adapun misi PT.MPI adalah untuk membantu para pemegang saham dalam
meningkatkan kesejahteraan para karyawan dan pensiunan Bank Indonesia pada
khususnya dan ikut serta membantu meningkatkan kesejahteraan masyarakat pada
umumnya.
3.2.4 Tugas dan Darma
Pencapaian misi akan terjamin dengan terlaksananya Panca Tugas yang
sekaligus merupakan Panca Darma, yaitu:
• Peningkatan pembayaran deviden
• Peningkatan pemeliharaan kompleks Bidakara
• Peningkatan kesejahteraan karyawan dan pengurus
• Peningkatan pembayaran pajak sesuai dengan ketentuan
• Peningkatan manfaat keberadaan kompleks Bidakara bagi para pengguna dan
masyarakat pada umumnya.
47
3.3 Struktur Organisasi
3.3.1 Struktur Organisasi PT. Mekar Prana Indah
DEWANKOMISARIS
DIREKTURUTAMA
DIREKTURADM & KEUANGAN
DIREKTURPERKANTORAN
DIVISIADM &
KEUANGAN
DIVISIPUSDIKLAT
DIVISIPERKANTORAN
DIVISIPENGADAAN &
PEMELIHARAAN
DIVISIHOTEL
BAGIANAKUNTING
PUSAT
BAGIANKEUANGAN
PUSAT
BAGIANPENGAWASAN
INTERN
BAGIANSUMBER DAYA
MANUSIA
BAGIANDIKLAT
BAGIANADM &
MARKETING
BAGIANAKUNITNG & KEUANGAN
BAGIANOPERASIONAL & PEMELIHARAAN
BAGIANLOGISTIK
BAGIANPEMELIHARAAN
BAGIANKEAMANAN &
KESELAMATAN KERJA
BAGIANAKUNITNG & KEUANGAN
BAGIANSALES &
MARKETING
BAGIANFRONT OFFICE
BAGIANHOUSEKEEPING
BAGIANFOOD &
BEVERAGE
BAGIANGENERAL
AFFAIR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mekar Prana Indah
(Sumber : PT. Mekar Prana Indah)
Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing divisi berdasarkan struktur
organisasi diatas adalah sebagai berikut:
48
Direktur Utama
Bertanggung jawab sebagai pengambil keputusan dan penentuan strategi yang
mencakup hubungannya dengan pengawasan intern, sumber daya manusia, masalah
administrasi dan keuangan, perkantoran, dan perhotelan, serta menganalisa laporan
yang berasal dari para manager dan direktur pelaksana dibawahnya untuk bahan
dalam mengambil keputusan.
Adapun direktur utama membawahi dan bertanggung jawab atas beberapa
divisi, yaitu:
1. Direktur Administrasi dan Keuangan
Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiatan pada divisi administrasi dan
keuangan, dan divisi pusdiklat, serta membuat laporan secara periodik kepada
direktur utama.
Adapun direktur administrasi dan keuangan menerima laporan dari bagian
pengawasan dan bagian sumber daya manusia, serta membawahi divisi-divisi:
a. Divisi Administrasi dan Keuangan
Melaksanakan tugas dibidang perencanaan, pengawasan, mengkoordinasi, dan
mengevaluasi pelaksanaan semua kegiatan unit administrasi dan pengelolaan
keuangan, akunting, anggaran, dan perpajakan serta menjalin hubungan
dengan pihak luar.
49
Divisi administrasi dan keuangan membawahi beberapa sub-divisi, yaitu:
i. Bagian Akunting Pusat
Mengkoordinasi, mengawasi, dan melaksanakan kegiatan akunting dan
administrasi untuk menyusun laporan keuangan dan laporan manajemen
perusahaan, melakukan verifikasi dan analisa laporan keuangan serta
menyusun, mengevaluasi pelaksanaan dan pengawasan anggaran.
ii. Bagian Keuangan Pusat
Mengkoordinasi kegiatan pengelolaan keuangan perusahaan meliputi
pengawasan pengaturan likuiditas, penempatan dana di perbankan,
penerimaan dan pengeluaran uang, penatausahaan surat-surat berharga,
dokumen-dokumen perusahaan, dan pengelolaan perpajakan.
b. Divisi Pusdiklat
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksaan
semua kegiatan usaha divisi pusdiklat.
Divisi pusdiklat membawahi beberapa sub-divisi, yaitu:
i. Bagian Diklat
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi
pelaksanaan pekerjaan di bidang marketing dan training organizer.
50
ii. Bagian Administrasi dan Marketing
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi
pelaksanaan pekerjaan di bidang administrasi dan marketing.
2. Bagian Pengawasan Intern
Mengkoordinir aktivitas pengawasan dan pemeriksaan, melakukan pemeriksaan,
mengembangkan rencana, dan mengusahakan tercapainya pemeriksaan intern
yang sesuai dengan kebijaksanaan direksi, serta membina hubungan kerja yang
efektif dengan pimpinan, pejabat, dan pelaksana di semua unit kerja.
Bagian pengawasan intern bertanggung jawab kepada direktur utama dan
memberikan laporan kepada direktur administrasi dan keuangan.
3. Bagian Sumber Daya Manusia
Mengkoordinir pelaksanaan seluruh aspek kegiatan yang berkaitan dengan
sumber daya manusia (SDM) meliputi penerimaan, penempatan, evaluasi,
pelatihan, kesejahteraan serta administrasi, dan ketentuan-ketentuan yang
berkaitan dengan masalah SDM hingga pengakhiran hubungan kerja karyawan.
Bagian sumber daya manusia bertanggung jawab kepada direktur utama dan
memberikan laporan kepada direktur administrasi dan keuangan.
51
4. Direktur Perkantoran
Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiatan usaha pada divisi
perkantoran, dan divisi pengadaan dan pemeliharaan, serta memberi laporan
secara berkala kepada direktur utama.
Adapun direktur perkantoran membawahi divisi-divisi:
a. Divisi Perkantoran
Merencanakan, mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan
semua kegiatan usaha di divisi perkantoran.
Divisi perkantoran membawahi beberapa sub-divisi, yaitu:
i. Bagian Akunting dan Keuangan
Memonitor kelancaran dan akurasi pelaksanaan keuangan, akuntansi, dan
administrasi dan mengevaluasi laporan keuangan.
ii. Bagian Operasional dan Pemeliharaan
Merencanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengevaluasi
pelaksanaan pekerjaan serta menyusun sistem dan prosedur serta program
kerja dan anggaran tahunan di bidang maintenance, security, housekeeping,
dan tenant relation.
52
b. Divisi Pengadaan dan Pemeliharaan
Merencanakan, mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan
semua kegiatan usaha di divisi jasa umum.
Divisi pengadaan dan pemeliharaan membawahi beberapa sub-divisi, yaitu:
i. Bagian Logistik
Merencanakan, mengkoordinasi, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan
semua kegiatan pengadaan barang / jasa, kecuali pelaksanaan secara langsung
oleh pengguna (user).
ii. Bagian Pemeliharaan
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi
pelaksanaan pekerjaan dan pemeliharaan, menyusun sistem dan prosedur
serta program kerja tahunan di bidang sipil, mekanikal, elektrikal, plumbing,
landscaping, dan housekeeping.
iii. Bagian Keamanan dan Keselamatan Kerja
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan
pekerjaan dan menyusun sistem dan prosedur serta program kerja tahunan di
bidang keamanan, ketertiban, dan keselamatan serta perparkiran di komplek
Bidakara.
53
5. Divisi Hotel
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi
pelaksanaan semua kegiatan usaha di divisi hotel.
Adapun divisi hotel membawahi beberapa sub-divisi, yaitu:
a. Bagian Akunting dan Keuangan
Menyiapkan dan mengevaluasi laporan keuangan serta menjaga kelancaran dan
akurasi pelaksanaan keuangan, akuntansi, dan administrasi.
b. Bagian Sales dan Marketing
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan
pekerjaan di bidang penjualan dan pemasaran seluruh produk hotel.
c. Bagian Front Office
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi
pelaksanaan pekerjaan di bidang front office.
d. Bagian Housekeeping
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi
pelaksanaan pekerjaan serta menyusun prosedur serta program kerja dan
anggaran tahunan di bidang housekeeping.
54
e. Bagian Food and Beverage
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi
pelaksaan semua kegiatan di bagian food and beverage service.
f. Bagian General Affair
Merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksaan
pekerjaan serta menyusun sistem dan prosedur serta program kerja dan anggaran
tahunan di bidang SDM, keamanan, ketertiban, dan keselamatan serta pengadaan
barang dan jasa di hotel.
55
3.3.2 Struktur Organisasi PT. Mekar Prana Indah Bagian Sumber Daya
Manusia
MANAGERSDM
ASST. MANAGEREMPL. REL. &
DEVELOPMENT
ASST. MANAGERPAYROLL &
ADMINISTRATION
SENIOR STAFFEMPLOYEE RELATIONS
SENIOR STAFFDEVELOPMENT
OFFICE BOY
DRIVER
SENIOR STAFFPAYROLL
JUNIOR STAFFADMINISTRATION
EXECUTIVESECRETARY
Gambar 3.2
Struktur organisasi PT. Mekar Prana Indah bagian Sumber Daya Manusia
(Sumber : PT. Mekar Prana Indah)
Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada divisi sumber daya
manusia adalah sebagai berikut:
1. Human Resources Development Manager
Mengkoordinir pelaksanaan seluruh aspek kegiatan yang berkaitan
dengan sumber daya manusia (SDM) meliputi penerimaan, penempatan,
evaluasi, pelatihan, kesejahteraan serta administrasi, dan ketentuan-
56
ketentuan yang berkaitan dengan masalah SDM hingga pengakhiran
hubungan kerja karyawan.
2. Employee Relations and Development Assistant Manager
Menyusun, melaksanakan, dan mengevaluasi proses rekruitment,
evaluasi kerja karyawan, pelatihan dan pengembangan, kebijakan dan
ketentuan perusahaan, perijinan dan aktifitas sosial.
3. Employee Relations Senior Staff
Membuat kontrak kerja karyawan, memonitor status hubungan kerja
karyawan, memonitor masa berlakunya legal aspect dan kerjasama dengan
pihak ketiga.
4. Development Senior Staff
Melaksanakan proses recruitment, evaluasi kerja karyawan,
pelatihan dan pengembangan, kesejahteraan karyawan, perijinan dan
aktifitas sosial.
5. Office Boy
Melakukan pekerjaan yang menyangkut masalah kebersihan ruangan
kantor, menyediakan minuman, serta melaksanakan photo-copy dan
pengiriman surat-menyurat.
57
6. Driver
Meraawat kendaraan dan mengantar setiap staff perusahaan yang
akan bertugas keluar kantor.
7. Payroll and Administration Assistant Manager
Menyusun, mengawasi penghitungan dan pembayaran gaji
karyawan, termasuk didalamnya perhitungan kewajiban terhadap PPh 21,
Jamsostek, lembur, dan pelaksanaan administrasi personalia.
8. Administration Junior Staff
Melaksanakan seluruh tugas bidang administrasi personalia sumber
daya manusia.
9. Payroll Senior Staff
Melaksanakan pembuatan gaji karyawan untuk setiap bulannya,
termasuk didalamnya perhitungan kewajiban karyawan terhadap PPh 21,
Jamsostek, lembur, dan bidang administrasi personalia sumber daya
manusia.
58
10. Executive Secretary
Mengerjakan seluruh kegiatan dan tugas-tugas sekretaris dan
pekerjaan administrasi sehari-hari secara profesional, yaitu: menangani
surat-menyurat umum, filling, mengatur pertemuan dan rapat, dan
melakukan tugas-tugas sekretaris dan tugas adminstrasi lainnya untuk
kepentingan direksi.
3.4 Sistem Sumber Daya Manusia Yang Sedang Berjalan
3.4.1 Sistem Penerimaan dan Penempatan Sumber Daya Manusia
Sistem penerimaan dan penempatan Sumber Daya Manusia (SDM)
merupakan sistem yang menggambarkan proses pengadaan, seleksi, dan
penempatan karyawan baru dengan jumlah, mutu, dan waktu yang tepat.
Sistem penerimaan dan penempatan SDM berlandaskan:
• Pelaksanaan rekrutmen bersifat aktif dan dinamis untuk mendapatkan calon
yang berpotensi baik.
• Seleksi penerimaan dan penempatan dilakukan secara obyektif.
• Untuk jabatan tertentu digunakan dengan kontrak.
3.4.2 Sistem Mutasi
Sistem mutasi adalah sistem yang menggambarkan pemindahan karyawan
dari satu divisi / bagian ke divisi / bagian lain, tidak termasuk dalam pengertian
59
mutasi ini adalah rotasi dan alih jabatan pada tingkat jabatan yang sama dalam satu
bagian.
Sistem mutasi berlandaskan:
• Sebagai sarana pengembangan dan upaya mendapatkan kesesuaian kerja.
• Dilakukan secara berkala
• Dapat berlaku untuk semua jenjang jabatan.
3.4.3 Sistem Promosi
Sistem promosi adalah sistem untuk perpindahan dari suatu jabatan ke
jabatan lain yang lebih tinggi. Promosi mempertemukan kebutuhan antara perseroan
dan karyawan sehingga dapat meningkatkan kinerja perseroan dan
menciptakankepuasan kerja karyawan.
Sistem promosi berlandaskan:
• Keseuaian dengan lowongan jabatan.
• Promosi dilaksanakan melalui seleksi yang objektif.
3.4.4 Sistem Pendidikan dan Pelatihan
Sistem pendidikan dan pelatihan adalah sistem pengembangan SDM yang di
satu pihak untuk memenuhi kebutuhan dan kewajiban perseroan akan adanya
60
peningkatan kualitas SDM, di lain pihak merupakan peningkatan motivasi bagi
karyawan karena diperhatikan kepentingannya.
Penigkatan keterampilan dikaitkan dengan upaya untuk memperlancar
pelaksanaan tugas saat ini, sedangkan pembekalan pengetahuan dapat dikaitkan
dengan kebutuhan di depan.
Sistem pendidikan dan pelatihan berlandaskan:
• Identifikasi kebutuhan pendidikan yang terkait dengan bidang tugas.
• Materi pendidikan berjenjang dan pelaksanaannya berkesinambungan.
3.4.5 Sistem Penilaian Kinerja
Sistem penilaian kerja adalah sistem yang disusun untuk menilai
keseluruhan hasil pencapaian sasaran kerja dan keterampilan yang ditunjukkan oleh
karyawan yang melakukan tugasnya.
Sistem penilaian kerja berlandaskan:
• Orientasi pada hasil, baik volume maupun kualitas.
• Memperhatikan aspek perilaku kerja dan keterampilan yang relevan dalam
melaksanakan tugas pekerjaan.
• Menggunakan hasil pencatatan.
• Menitikberatkan tanggung jawab penilaian dan pengembangan karyawan
kepada atasan langsung, diadakan evaluasi periodik untuk melihat
perkembangan pencapaian tugas dan penilaian.
61
• Perilaku kerja berdasarkan Kompetensi, Integritas, Akuntabilitas, Transparansi,
dan Kebersamaan. Adapun definisi dari setiap perilaku kerja:
o Kompetensi : Memiliki kemampuan, pengetahuan, dan keterampilan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan.
Perilaku kerja kompetensi:
- mempunyai pengetahuan, keterampilan, dan sikap (attitude) sesuai
dengan persyaratan tuntutan perseroan.
- Memanfaatkan dna mengembangkan teknologi, pengetahuan, dan
ketelitian yang relevan dalam bekerja.
- Memahami dan menerapkan visi dan misi perseroan serta menilai
kinerja secara objektif.
o Integritas : Patuh dan konsisten terhadap nilai-nilai moral, nilai kejujuran
atau peraturan lainnya serta mementingkan perseroan. Perilaku kerja
integritas:
- Bersikap jujur dalam pelaksanaan tugas mencapai tujuan organisasi
secara optimal.
- Mematuhi ketentuan dan mengutamakan kepentingan organisasi.
- Menjadikan nilai kenyamanan sebagai dasar dalam mengembangkan
motivasi kerja.
62
o Akuntabilitas : Pertanggungjawaban dari masing-masing individu atas
tindakan yang diambil beserta konsekuensinya, terutama dalam
penyelesaian tugas dan pengambilan keputusan. Perilaku kerja akuntabilitas:
- Memiliki inis iatif dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas
memenuhi harapan stake holder (pihak yang berkepentingan).
- Melakukan yang terbaik untuk pencapaian tugas, menghasilkan produk
dengan kualitas yang ditetapkan.
- Mempertanggungjawabkan kesalahan sesuai kewenangannya.
- Meningkatkan akuntabilitas dengan fungsi pengawasan yang efektif.
o Transparansi : Kejelasan dan keterbukaan dalam latar belakang dan hasil
suatu tujuan, keputusan ataupun langkah kerja baik organisasi maupun
individu. Perilaku kerja transparansi:
- Menciptakan iklim komunikasi yang terbuka dalam / antar divisi,
menggunakan sarana komunikasi yang tersedia, menciptakan
keterbukaan informasi sesuai dengan harapan stake holder.
- Mengemukakan pendapat secara terbuka, langsung dan beretika, dan
menciptakan keterbukaan dalam proses perumusan dan implementasi
kebijakan.
- Meningkatkan transparansi dengan menyediakan informasi yang cukup
akurat dan tepat waktu kepada stake holder.
- Mempunyai website yang selalu di update apabila ada informasi
material dan press release.
63
o Kebersamaan : Persatuan, kekompakan, dan kedekatan individu dalam
perseroan ataupun divisi, mampu mendukung terciptanya komunikasi dan
kerja sama yang baik. Perilaku kerja kebersamaan:
- Memiliki semangat kerja yang tinggi, menjaga nama baik perseroan dan
karyawannya.
- Mengembangkan rasa kekeluargaan, saling menghargai baik antar
karyawan maupun antar divisi serta dengan beretika menghormati
kepentingan bersama.
3.4.6 Sistem Pemberhentian karyawan
Sistem pemberhentian karyawan adalah sistem yang mengatur hal-hal yang
dapat mengakibatkan pemberhentian karyawan serta hak dan kewajibannya dengan
ketentuan yang jelas, sehingga karyawan akan mendapat ketentraman dan kepastian
kerja.
Perseroan menggunakan kemampuan bekerja, kualifikasi, dan kriteria yang
terkait sebagai dasar dalam pengambilan keputusan mengenai hubungan kerja
antara perseroan dan karyawan.
Sistem pemberhentian karyawan berlandaskan:
• Pemberhentian karena keinginan perseroan atau karyawan yang bersangkutan
dan berhenti karena mencapai usia pensiun.
64
• Memberikan penghargaan yang layak dengan juga memperhatikan kewajiban
karyawan.
• Ketentuan yang mengatur tentang pensiun serta hak dan kewajibannya.
3.4.7 Sistem Penggajian dan Remunerasi
Sistem penggajian dan remunerasi adalah sistem yang mengatur penghasilan
karyawan yang diterima dari perseroan, terdiri atas:
• Gaji pokok beserta tunjangan tetap dan tunjangan lainnya, uang lembur, yang
dibayarkan perseroan sebagai imbalan atas hasil kerja yang diberikan karyawan.
• Tunjangan prestasi kerja, adalah uang yang diberikan dalam kaitan prestasi
kerja (kinerja) karyawan, tunjangan ini bertujuan memotivasi guna berprestasi
lebih baik. Reward (penghargaan) berupa uang yang diberikan untuk tujuan
meningkatkan kepuasan kerja serta membuat kompetitif di pasaran tenaga kerja.
Dalam hal ini uang cuti, imbalan prestasi kerja, uang penyesuaian, dan
tunjangan hari raya.
Sistem penggajian dan remunerasi berlandaskan:
• Jabatan
• Dikaitkan dengan penilaian kinerja karyawan.
• Kompetitif di pasaran tenaga kerja.
• Fungsi untuk meningkatkan motivasi.
65
3.4.8 Sistem Absensi
Sistem absensi adalah sistem yang mengatur kehadiran dan ketidakharian,
serta jam kerja karyawan, termasuk lembur, dan shift kerja atau jam tugas. Dalam
sistem absensi ini juga disertakan untuk entry data: alasan tidak hadir / terlambat,
perubahan petugas shift, ijin lembur, perubahan waktu kerja / shift / lembur, dan
perubahan data pegawai. Sistem absensi akan mempengaruhi tunjangan karyawan.
3.5 Aliran Diagram
66
67
Perekrutan karyawan 2
PelamarMarketingSDMDivisi
Melakukan tes dan
wawancara
1Hasi l tes dan wawancara
1Has il tes dan wawancara
S eleksi pelamar
Z
Tidak lulus
M em buat S K
penerimaan karyawan
lulus
Z
1SK penerimaan
karyawan
12
S K penerim aan kary awan
selesai
Pelamar d iter ima menjadi karyawan perusahaan
1
Gambar 3.3 Flowchart Sistem Penerimaan dan Penempatan
68
Z
Z
Gambar 3.4 Flowchart Sistem Mutasi
69
Gambar 3.5 Flowchart Sistem Promosi
70
Pelatihan
SDM KaryawanBagian Divisi
Mulai
Membuat surat karyawan
butuh pelatihan
12
Surat karyawan butuh pelatihan
1Surat karyawan butuh pelatihan
Membuat SK
pelatihan
1SK pelatihan
12
SK pelatihan
selesai
Karyawan mulaidilatih
Gambar 3.6 Flowchart Sistem Pendidikan dan Pelatihan
71
Penilaian Kinerja
SDMDivisi
Mulai
Melakukan penilaian kinerja
karyawan
12
Laporan hasil penilaian kinerja
1Laporan hasil
penilaian kinerja
Selesai
Gambar 3.7 Flowchart Sistem Penilaian Kinerja
72
73
Gambar 3.8 Flowchart Sistem Pemberhentian Karyawan
74
Penggajian
SDM
1
KaryawanAdm dan keuangan
Mulai
Melakukan perhitungan gaji dan tunjangan
karyawan
12
Laporan hasil perhitungan
1Laporan hasil perhitungan
Z
Membuat slip gaji bersih
2Slip gaji bersih
1Slip gaji bersih
Beserta pembayaran gaji karyawan
selesaiZ
Gambar 3.9 Flowchart Sistem Penggajian dan Remunerasi
75
Absensi Karyawan
SDM KaryawanBagian
Mulai
Mengisi daftar hadirkaryawan
MembuatLaporan
KehadiranKaryawan
Daftar HadirKaryawan
Daftar HadirKaryawan
12
LaporanKehadiranKaryawan
1Laporan
KehadiranKaryawan
Selesai
Gambar 3.10 Flowchart Sistem Absensi
76
Cuti karyawan
SDM KaryawanDivisi
Mulai
MengisiSurat
pengajuancuti
1Laporan cuti
karyawan
1Laporan cuti
karyawan
Membuat surat
keterangancuti
12
SK Cuti
1SK Cuti
selesai
2SK Cuti
3SK Cuti
Gambar 3.11 Flowchart Sistem Cuti
77
Gambar 3.12 Flowchart sistem Pelanggaran
78
3.6 Permasalahan Yang Dihadapi
Analisis masalah sistem yang berjalan berdasarkan sistem informasi pada
divisi sumber daya manusia (SDM) PT. Mekar Prana Indah adalah proses
penyimpanan data masih dalam bentuk file excel, sehingga data tidak terintegrasi
dengan baik dan sulit mendapatkan informasi yang tepat tentang karyawan karena
data dicatat dalam file-file terpisah.
3.7 Analisis Kebutuhan Informasi
Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi
Proses Kebutuhan Informasi
Penerimaan dan penempatan Jumlah dan jabatan lowongan yang dibuka pada
tahun yang berjalan.
Daftar seluruh pelamar.
Daftar pelamar yang lulus test administratif
Daftar pelamar yang lulus psychotest
Daftar pelamar yang lulus wawancara
Keterangan lama kontrak kerja dan masa
percobaan karyawan baru
Mutasi Daftar nama karyawan dan unit kerjanya.
Daftar nama karyawan yang belum pernah
dimutasi.
79
Daftar penilaian kinerja karyawan selama 3
tahun terakhir.
Promosi Posisi jabatan yang kosong.
Daftar nama karyawan yang posisinya berada di
bawah posisi jabatan yang kosong.
Daftar penilaian kinerja karyawan selama 3
tahun terakhir.
Pendidikan dan pelatihan Daftar diklat yang akan dibuka.
Daftar nama pegawai dan jenis diklat yang telah
diikuti.
Penilaian kinerja Daftar nilai setiap karyawan berdasarkan
kompetensi, integritas, akuntabilitas,
transparansi, dan kebersamaan.
Pemberhentian Daftar nama karyawan yang sudah berumur 50
tahun untuk golongan I sampai IV.
Daftar nama karyawan yang sudah berumur 56
tahun untuk golongan V keatas.
Daftar nama karyawan yang sudah menerima
surat peringatan III (SPIII) dengan jenis
pelanggarannya.
Penggajian dan remunerasi Daftar nama karyawan berdasarkan golongan,
80
pangkat, masa kerja, dan jabatan.
Daftar penilaian kinerja karyawan dalam 3 tahun
terakhir.
Daftar nama karyawan yang mengambil cuti
dengan jenis cutinya.
Daftar nama karyawan yang berhak mendapat
tunjangan hari raya.
Absensi Jadwal dan lama kerja setiap karyawan menurut
jabatan dan golongannya.
Daftar nama karyawan yang sedang mengambil
cuti.
3.8 Usulan Pemecahan Masalah
Semua bagian dalam Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) memerlukan
informasi dan data secara cepat, tepat, dan akurat. Selama ini data dan informasi yang
ada dalam Bagian SDM masih berupa kertas dan file yang terpisah secara fisik. Data
tersebut seharusnya berada dalam sistem yang terintegrasi, sehingga mempermudah
bagi unit kerja untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan.
Dalam menjalankan fungsinya, manajemen SDM seharusnya mengumpulkan
dan memelihara segala data yang berhubungan dengan SDM, termasuk didalamnya
memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi, memperoleh data dan
81
informasi, serta menganalisis kebutuhan unformasi untuk mendukung kegiatan
operasional kepegawaian dan proses bisnis yang berjalan pada Bagian SDM.
Penerapan teknologi informasi dalam menunjang operasional suatu instansi
tidak dapat dihindari, karena informasi merupakan salah satu unsur utama dalam
manajemen modern. Dengan dukungan informasi yang relevan, tepat, dan akurat,
fungsi organisasi dalam upaya mencapai tujuan yang diharapkan dapat dilakukan
dengan lebih baik.
Pemecahan masalah yang kami usulkan
• Merancang suatu sistem basis data Sumber Daya Manusia.
• Memindahkan data dari excel ke database dengan cara membuat koneksi
excel dan membaca data record excel per baris. Semua data yang ada
dikumpulkan dalam satu basis data (database) yang terintegrasi sehingga data
tersebut dapat digunakan secara cepat dan tepat
Sistem tersebut dapat digunakan dalam pengambilan keputusan untuk
kenaikan gaji, mutasi, promosi, penilaian prestasi, pengambilan cuti, PHK, pensiun,
dan hal-hal lain yang berhubungan dengan karyawan, sehingga tujuan dari
perusahaan pada umumnya dan Bagian SDM pada khususnya dapat tercapai secara
maksimal.