Post on 07-Mar-2019
72
BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN DAN TUJUAN SISTEM BASIS DATA
3.1 Perumusan obyek penelitian
3.1.1 Latar belakang penelitian
Lembaga Pemasyarakatan untuk selanjutnya disebut lapas menurut
Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia tanggal 26 Februari 1985
Nomor: M.01-PR.07.03 Tahun 1985 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Lembaga Pemasyarakatan adalah unit pelaksana teknis di bidang
pemasyarakatan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung
kepada Kepala Kantor Wilayah Departemen Kehakiman dan Hak Asasi
Manusia. Lapas dipimpin oleh seorang Kepala, yang disebut dengan Kalapas.
Lapas mempunyai tugas melaksanakan pemasyarakatan narapidana,
untuk melaksanakan tugas tersebut Lapas mempunyai fungsi :
1) Melakukan pembinaan narapidana.
2) Memberikan bimbingan, mempersiapkan sarana dan mengelola hasil
kerja.
3) Melakukan bimbingan sosial atau kerohanian narapidana.
4) Melakukan pemeliharaan keamanan dan tata tertib Lapas.
5) Melakukan urusan tata usaha dan rumah tangga.
Lapas dapat diklasifikasikan dalam 3 (tiga) kelas yaitu :
a. Lapas kelas I; Kapasitas hunian standar ≥ 1500 orang
b. Lapas kelas II A; Kapasitas hunian standar ≥ 500 – 1500 orang
73
c. Lapas kelas II B; Kapasitas hunian standar ≤ 500 orang
Klasifikasi tersebut didasarkan atas kapasitas hunian atau daya
tampung narapidana dan juga berdasarkan tempat kedudukan dan kegiatan
kerja petugas Lapas ( berdasarkan struktur oganisasi yang berbeda – beda ).
Selain Lapas terdapat juga Unit Pelaksana Teknis Pemasyarakatan (UPT
Pemasyarakatan) lainnya yang bekerja dibawah Dirjen Pemasyarakatan
yaitu :
1) RUTAN (Rumah Tahanan Negara), merupakan unit pelaksana teknis
tempat tersangka dan terdakwa ditahan selama proses penyidikan,
penuntutan dan pemeriksaan di sidang pengadilan.
2) BAPAS (Balai Pemasyarakatan), merupakan pranata untuk melaksanakan
bimbingan klien pemsayarakatan.
3) RUPBASAN (Rumah Penyimpanan Benda Sitaan Negara), merupakan
unit pelaksana di bidang penyimpanan benda sitaan negara dan barang
rampasan negara.
Jumlah Unit Pelaksana Teknis Pemasyarakatan seluruh Indonesia pada saat
ini adalah sebagai berikut :
a. Lembaga Pemasyarakatan ( Lapas )
Lapas kelas I : 10 Buah
Lapas kelas IIA : 52 Buah
Lapas kelas IIB : 137 Buah
Jumlah Total : 199 Buah
74
b. Rumah Tahanan ( Rutan )
Rutan kelas I : 8 Buah
Rutan kelas IIA : 7 Buah
Rutan kelas IIB : 117 Buah
Cabang Rutan : 58 Buah
Jumlah Total : 190 Buah
c. Balai Pemasyarakatan ( Bapas)
Bapas kelas I : 14 Buah
Bapas kelas II : 34 Buah
Jumlah Total : 48 Buah
d. Rumah Penyimpanan Benda Sitaan Negara ( Rupbasan )
Rupbasan kelas I : 33 Buah
Rupbasan kelas II : 25 Buah
Jumlah Total : 58 Buah
Tugas, Fungsi dan Tata kerja dari Lapas Kelas II A, Lapas Kelas II B,
Rutan, Bapas dan Rupbasan tidak dibahas dalam penulisan ini karena ruang
lingkup dibatasi hanya mengenai Lapas kelas I dan yang berkaitan dengan
warga binaan (mencakup narapidana, tahanan, dan sandera), pelayanan
warga binaan, proses warga binaan, data – data warga binaan dan tidak
berkaitan dengan informasi data – data petugas pemasyarakatan.
75
3.1.2 Struktur organisasi
Lapas Cipinang terletak di sebelah timur kota Jakarta, tepatnya di Jl.
Raya Bekasi Timur No.170 Kelurahan Cipinang Besar Jakarta Timur.
Bangunannya berdiri diatas tanah seluas 12 hektar kemudian setelah
mengalami renovasi luasnya menjadi 10 hektar. Terdiri dari 12 blok /
lingkungan dengan tiap kamar blok berisi 1,3,9,17,23 orang. Disebelah Lapas
ini terdapat Jl. Cipinang jaya yang membatasi Lapas dengan perumahan
penduduk, pertokoan dan beberapa rumah pegawai Lapas. Disebelah kiri
(barat) terdapat Jl.Cipinang Pemasyarakatan yang memisahkan antara Lapas
dan kantor Imigrasi Jakarta Timur dan didepan Lapas terdapat Jl. Raya
cipinang dan rel kereta api, sehingga wilayahnya sangat padat lalu lintas
transportasi. Dibelakang Lapas (selatan) terdapat Jl.Cipinang Latihan yang
memisahkan Lapas dengan perumahan pegawai atau penduduk.
Secara statistik pada September 2002 tingkat hunian Lapas Cipinang
adalah sebanyak 2435 orang pidana (terdiri dari 1183 narapidana dam 1252
tahanan), kemudian sampai akhir bulan Agustus 2004 tingkat hunian telah
mencapai jumlah kenaikan yang cukup signifikan yaitu sebanyak 3481 orang
pidana (terdiri dari 1889 narapidana, 1587 tahanan, dan 5 sandera). Kondisi
ini menjadikan Lapas Cipinang diklasifikasikan sebagai Lapas kelas I (>1500
orang).
Lembaga Pemasyarakatan Kelas I Cipinang sebagai unit pelaksana
teknis Dirjen Pemasyarakatan memiliki struktur organisasi sebagai berikut :
76
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Lembaga Pemasyarakatan Kelas I Cipinang
3.1.3 Wewenang dan tanggung jawab
Struktur organisasi dan tata kerja Lembaga pemasyarakatan
ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Menteri kehakiman RI nomor
M.01.PR.07.03 Tahun 1985, tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga
Pemasyarakatan.
Secara garis besar, ikhtisar jabatan dalam struktur organisasi di
Lembaga Pemasyarakatan adalah sebagai berikut :
77
1) Kepala Lembaga Pemasyarakatan (Kalapas)
Tugas kepala lembaga pemsyarakatan adalah
mengkoordinasikan tugas dibidang kegiatan kerja, administrasi
keamanan dan tata tertib serta pengelolaan tata usaha Lembaga
Pemasyarakatan meliputi urusan kepegawaian, keuangan dan rumah
tangga Lembaga Pemasyarakatan sesuai petunjuk, kebijaksanaan
pimpinan serta peraturan yang berlaku dalam rangka pencapaian tujuan
pemasyarakatan.
2) Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha mempunyai tugas ketatausahaan dibidang
umum (surat menyurat, perlengkapan dan rumah tangga), kepegawaian
dan keuangan Lembaga Pemasyarakatan sesuai ketentuan dan peraturan
yang berlaku. Bagian Tata Usaha mempunyai tiga Sub Bagian yaitu :
a. Sub-Bagian kepegawaian, mempunyai tugas melaksanakan urusan
kepegawaian sesuai dengan ketentuan perundang-undangan dan
peraturan yang berlaku agar tercapai tertib administrasi
kepegawaian.
b. Sub-Bagian Keuangan, mempunyai tugas melaksanakan urusan
keuangan Lembaga Pemasyarakatan dalam rangka pemberian
pelayanan administratif sesuai dengan perundang-undangan dan
peraturan yang berlaku.
c. Sub-Bagian Umum, mempunyai tugas melaksanakan urusan tata
persuratan, perlengkapan dan kerumahtanggaan Lembaga
78
Pemasyarakatan untuk memberikan pelayanan administratif dan
fasilitatif.
3) Bidang Pembinaan Narapidana
Bidang Pembinaan Narapidana mempunyai tugas
mengkoordinasikan pembinaan narapidana dalam lingkungan Lembaga
Pemasyarakatan dengan melaksanakan registrasi, membuat statistik
serta dokumentasi sidik jari, memberikan bimbingan kemasyarakatan,
mengurus kesehatan dan perawatan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku agar para narapidana siap dikembalikan ke masyarakat. Bidang
Pembinaan Narapidana mempunyai tiga seksi , yaitu :
a. Seksi Registrasi, mempunyai tugas melaksanakan pencatatan dan
membuat statistik serta dokumentasi narapidana dan tahanan sesuai
dengan data dalam rangka pelaksanaan tugas pemasyarakatan.
b. Seksi Bimbingan Kemasyarakatan, mempunyai tugas
menyelenggarakan bimbingan dan pembinaan dibidang fisik,
mental dan rohani, peningkatan pengetahuan asimilasi narapidana
atau tahanan, pemberian izin cuti dan pelaksanaan pembebasan
narapidana.
c. Seksi Perawatan Narapidana, mempunyai tugas melaksanakan
pengurusan kesehatan bagi narapidana dan tahanan serta
memberikan perawatan dengan menyediakan fasilitas pengobatan
dan konsumsi makanan bergizi untuk peningkatan kesehatan dan
kesejahteraan narapidana.
79
4) Bidang Kegiatan Kerja
Bidang Kegiatan Kerja mempunyai tugas memberikan
bimbingan latihan kerja , mempersiapkan sarana kerja dan mengelola
hasil kerja, sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam rangka
pembinaan narapidan atau tahanan. Bidang ini mempunyai tiga buah
seksi, yaitu :
a. Seksi Bimbingan Kerja, mempunyai tugas memberikan bimbingan
dan petunjuk kerja dalam rangka memberikan keterampilan kepada
narapidana atau tahanan dalam lingkungan Lembaga
Pemasyarakatan.
b. Seksi Sarana Kerja, mempunyai tugas mempersiapkan,
mengeluarkan dan menyimpan fasilitas sarana atau peralatan kerja
berdasarkan kebutuhan dalam rangka pembinaan.
c. Seksi Pengelolaan Hasil Kerja mempunyai tugas menyelenggarakan
pengelolaan hasil kerja narapidana atau tahanan sesuai petunjuk
pimpinan dan peraturan yang berlaku dalam rangka menunjang
kegairahan kerja dan pembinaan penghuni Lembaga
Pemasyarakatan.
5) Bidang Administrasi dan Tata Tertib
Bidang Administrasi dan Tata Tertib mempunyai tugas
mengkoordinasikan kegiatan administrasi keamanan, pelaporan tata
tertib sesuai peraturan dan ketentuan yang berlaku dalam rangka
terciptanya suasana aman dan tertib di lingkungan Lembaga
80
Pemasyarakatan, untuk menyelenggarakan tugas tersebut Bidang
Administrasi dan Tata Tertib mempunyai fungsi :
a. Mengatur jadwal tugas, penggunaan perlengkapan dan pembagian
tugas pengamanan.
b. Menerima laporan harian dan berita acara dari satuan pengamanan
yang bertugas serta mempersiapkan laporan berkala di bidang
keamanan dan menegakan tata tertib.
Bidang Administrasi dan Tata tertib, mempunyai dua seksi, yaitu :
a. Seksi Keamanan, mempunyai tugas pengamanan dan ketertiban
dengan mengatur atau membuat jadwal tugas, penggunaan
perlengkapan pengamanan dan penempatan petugas jaga sesuai
dengan peraturan dan petunjuk yang berlaku.
b. Seksi Pelaporan dan Tata tertib, mempunyai tugas membuat laporan
keamanan secara berkala berdasarkan laporan harian, berita acara
yang dibuat oleh satuan pengamanan yang bertugas sesuai dengan
ketentuan dan peraturan yang berlaku.
6) Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan (KPLP)
Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan dipimpin oleh
seorang kepala yang mempunyai tugas mengkoordinasikan pelaksanaan
tugas pengamanan dan ketertiban sesuai jadwal tugas agar tercipta
suasana aman dan tertib dilingkungan Lembaga Pemasyarakatan, untuk
menyelenggarakan tugas tersebut, Kesatuan Pengamanan Lembaga
Pemasyarakatan mempunyai fungsi :
81
a. Melakukan penjagaan dan pengawasan terhadap narapidana;
b. Melakukan pemeliharaan keamanan dan ketertiban;
c. Melakukan pengawalan penerimaan, penempatan dan pengeluaran
narapidana;
d. Melakukan pemeriksaan terhadap pelanggaran keamanan;
e. Membuat laporan harian dan berita acara pelaksanaan pengamanan.
Adapun Kesatuan Pengamanan Lapas dipimpin oleh seorang
Kepala dan membawahkan Petugas Pengamanan Lapas dan Kepala
Kesatuan Pengamanan Lapas berada di bawah dan bertanggung jawab
langsung kepada Kepala Lapas.
Kesatuan Pengamanan Lapas terdiri dari :
(1) Komandan PORTIR, mempunyai tugas mengatur komandan regu
I dan komandan regu II. Dimana Regu I bertugas mengawasi
mobilitas pengujung yang masuk kedalam lembaga pemasyarakatan
dan Regu II bertugas mengawasi mobilitas keluar masuk narapidana
dan tahanan.
(2) Komandan Peleton, mempunyai tugas mengatur komandan regu I
dan komandan regu II. Dimana Regu I Pos bertugas mengawasi
narapidana dan tahanan Lembaga Pemasyarkatan dari menara atas
dan juga menjaga agar tidak ada pelarian lewat tembok Lapas dan
Regu II Paste bertugas mengawasi narapidana dan tahanan dari
dalam Lapas pada tiap tiap pos – pos Blok di Lembaga
pemasyarakatan.
82
(3) Kaurpam, mempunyai tugas untuk pengaturan blok dan kamar di
Lapas dan penempatan narapidana dan tahanan pada masing –
masing Blok dan kamar di Lapas.
Gambar 3.2 Strutur Organisasi Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan
3.2 Penentuan fakta kebutuhan dan tujuan sistem basis data
3.2.1 Ruang lingkup analisis sistem yang berjalan
Disebabkan luasnya data warga binaan yang dapat diolah dalam
administrasi pemasyarakatan serta minimnya waktu dan sumber daya yang
tersedia dalam mengembangkan perancangan sistem maka kami membatasi
cakupan masalah yang akah dibahas dalam karya tulis ini agar dapat lebih
terfokus penyusunannya.
Bagian-bagian organisasi lembaga pemasyarakatan yang menjadi
kajian penelitian sesuai dengan usulan sistem adalah sebagai berikut :
83
Gambar 3.3 Ruang Lingkup Sistem Usulan
1) Bidang pembinaan narapidana
a. Seksi registrasi
(1) Pendataan warga binaan yang masuk dan bebas.
(2) Pendataan properti warga binaan.
(3) Pendataan tabungan/titipan uang
(4) Pendataan riwayat keluarga warga binaan
b. Seksi bimbingan kemasyarakatan.
(1) Pendataan tahap pembinaan narapidana.
(2) Perhitungan remisi dan masa tahanan.
(3) Pendataan izin keluar.
84
c. Seksi perawatan
(1) Data warga binaan yang sakit dan menjalani rawat inap dalam
atau luar.
2) Bidang keamanan dan ketertiban
a. Seksi pelaporan dan tata tertib
(1) Data pelanggaran tata tertib warga binaan
3) KPLP
a. Pendataan pengunjung warga binaan.
b. Penempatan blok dan kamar sel untuk warga binaan
3.2.2 Mempelajari dokumen dan prosedur
1) Klasifikasi Dokumen
Metode pendataan warga binaan yang digunakan saat ini adalah
dengan cara melakukan penggolongan atau klasifikasi berdasarkan
jenisnya (narapidana, tahanan, atau sandera) dan kemudian digolongkan
kembali menurut lama masa pidana bagi narapidana dan instansi
peradilan bagi tahanan. Selain itu klasifikasi dokumen juga diberikan
pada proses atau bentuk data yang disesuaikan dengan fungsinya seperti
pencatatan kunjungan,perawatan sakit, titipan barang warga binaan, dan
sebagainya. Semua klasifikasi ini berfungsi untuk membedakan berkas
dokumen yang akan dipakai dalam mencatat datanya.
a. Klasifikasi A-I, adalah tahanan dari pihak kepolisian.
b. Klasifikasi A-II, adalah tahanan dari pihak kejaksaan.
c. Klasifikasi A-III, adalah tahanan dari pihak pengadilan negeri.
85
d. Klasifikasi A-IV, adalah tahanan dari pihak pengadilan tinggi.
e. Klasifikasi A-V, adalah tahanan dari pihak Mahkamah Agung.
f. Klasifikasi B-I, adalah narapidana yang dijatuhi hukuman diatas 1
tahun.
g. Klasifikasi B-IIa, adalah narapidana yang dijatuhi hukuman antara 4
sampai dengan 12 bulan.
h. Klasifikasi B-IIb, adalah narapidana yang dijatuhi hukuman antara
1 sampai dengan 3 bulan.
i. Klasifikasi B-IIs, adalah narapidana yang dijatuhi hukuman
kurungan pengganti pidana denda yang lama pidananya maksimal 1
bulan.
j. Klasifikasi SH, adalah narapidana dengan hukuman mati atau
kurungan seumur hidup.
k. Klasifikasi C, individu yang disandera
l. Klasifikasi D, pencatatan barang titipan
m. Klasifikasi E, pencatatan data pengunjung
n. Klasifikasi F, pencatatan data pelanggaran tata tertib dan hukuman
yang diberikan.
o. Klasifikasi G, pencatatan data perawatan sakit warga binaan
p. Klasifikasi H, pencatatan narapidana dengan status
kewarganegaraan asing.
86
2) Spesifikasi bentuk dokumen
Untuk dapat memperjelas bentuk dokumen yang digunakan
berikut kebutuh, yang berada dalam pengoperasian sistem tersebut.
Maka penulis membuat format – format dokumen masukan (input) dan
bentuk dokumen keluaran (output) dari setiap pihak yang berkaitan.
Dokumen input adalah segala bentuk masukan berupa dokumen
yang akan diproses. Sehingga menghasilkan sistem keluaran atau
output yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan. Adapun dokumen
input adalah sebagai berikut:
a. Nama dokumen : Berita Acara Penangkapan
Fungsi : Sebagai bukti bahwa warga binan tersebut
terlibat kasus pidana atau pelanggaran hukum
Sumber : Kepolisian RI
Tujuan : Registrasi
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap ada kasus pidana Kepolisian
b. Nama dokumen : Berita Acara Penyidikan Jaksa
Fungsi : Sebagai bukti bahwa warga binaan tersebut kasusnya
sedang dalam proses penyidikan
Sumber : Jaksa
Tujuan : Registrasi
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
87
Frekuensi : Setiap ada kasus pengadilan yang kasusnya sedang
diselidiki oleh Jaksa
c. Nama dokumen : Surat Putusan Pengadilan Negeri
Fungsi : Sebagai bukti bahwa warga binaan tersebut sudah di
putus Pengadilan Negeri
Sumber : Pengadilan
Tujuan : Registrasi
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap ada putusan Pengadilan Negeri
d. Nama dokumen : Surat Pengajuan banding
Fungsi : Sebagai bukti bahwa warga binaan tersebut tidak
puas dengan putusan Pengadilan Negeri dan
mengajukan banding ke Pengadilan Tinggi
Sumber : Terpidana
Tujuan : Registrasi
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap ada pengajuan banding
e. Nama dokumen : Surat Putusan Pengadilan Tinggi
Fungsi : Sebagai bukti bahwa warga binaan tersebut sudah di
putus Pengadilan Tinggi
Sumber : Pengadilan Tinggi
Tujuan : Registrasi
88
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap ada putusan Pengadilan Tinggi
f. Nama dokumen : Surat Putusan Mahkamah Agung
Fungsi : Sebagai bukti bahwa warga binaan tersebut sudah di
putus Mahkamah Agung
Sumber : Mahkamah Agung
Tujuan : Registrasi
Media : Kertas
Jumlah : 1 Berkas
Frekuensi : Setiap ada putusan Mahkamah Agung
g. Nama dokumen : Data identitas diri
Fungsi : Sebagai input identitas warga binaan
Sumber : Registrasi
Tujuan : Kaurpam dan Keperawatan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada pidana masuk Lapas
h. Nama dokumen : Surat Keterangan Sehat
Fungsi : Sebagai bukti bahwa warga sehat tidak terkena
penyakit dan layak untuk dipidanakan di Lapas
Sumber : Keperawatan
Tujuan : Registrasi
Media : Kertas
89
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada warga binaan masuk Lapas
i. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AI
Fungsi : Untuk mengetahui bahwa warga binaan tersebut
dalam proses penyidikan Kepolisian
Sumber : Register
Tujuan : Kabid Pembinaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada perubahan status tahanan
j. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AII
Fungsi : Untuk mengetahui bahwa warga binaan tersebut
dalam proses penyidikan Jaksa
Sumber : Register
Tujuan : Kabid Pembinaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada perubahan status tahanan
k. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AIII
Fungsi : Untuk mengetahui bahwa warga binaan tersebut
dalam proses Pengadilan Negeri
Sumber : Register
Tujuan : Kabid Pembinaan
Media : Kertas
90
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada perubahan status tahanan
l. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AIV
Fungsi : Untuk mengetahui bahwa warga binaan tersebut
dalam proses Pengadilan Tinggi
Sumber : Register
Tujuan : Kabid Pembinaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada perubahan status tahanan
m. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AV
Fungsi : Untuk mengetahui bahwa warga binaan tersebut
dalam proses Pengadilan Mahkamah Agung.
Sumber : Register
Tujuan : Kabid Pembinaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada perubahan status tahanan
n. Nama dokumen : Dokumen Penempatan kamar sel dan blok WB
Fungsi : Untuk mengetahui dimana Blok dan kamar sel warga
binaan.
Sumber : Kaurpam
Tujuan : Register
Media : Kertas
91
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada perubahan kamar dan WB masuk
o. Nama dokumen : Dokumen Pelanggaran Pidana
Fungsi : Untuk informasi bahwa warga binaan tersebut
pernah melakukan pelanggaran di lapas.
Sumber : Keamanan
Tujuan : Bimkemas, Kabid Kamtib
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada warga binaan yang melangar peraturan
tata tertib lapas
Format : Lampiran B.7
p. Nama dokumen : Dokumen Surat Bebas
Fungsi : Untuk mengetahui warga binaan yang akan bebas
dan sudah bebas
Sumber : Register
Tujuan : Kabid Pembinaan, Kalapas dan Portir
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap warga binaan bebas
q. Nama dokumen : Dokumen Pembinaan Pidana
Fungsi : Untuk mengetahui proses pidana warga binaan
Sumber : Bimkemas
Tujuan : Kabid Pembinaan, Kalapas dan Portir
92
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada warga binaan baru yang sudah divonis
3) Struktur kode
Struktur kode pada sistem yang berjalan dibuat mengikuti aturan
yang telah ditentukan oleh Departemen Kehakiman, struktur ini
memiliki arti tersendiri pada tiap bagiannya sehingga memudahkan para
petugas untuk memahaminya.Dibawah ini dijelaskan elemen data yang
dijadikan kode-kode tersebut:
a. Kode daftar Warga Binaan
Format :
W 0 7 - E a . W B P . 0 0 2 - 0 1 / 2 9 / 2 0 0 4
Panjang : 26 digit
Tipe : Teks
W : Wilayah
07 : Kode kantor Wilayah DKI Jakarta
Ea : Kode Wilayah lembaga pemasyarakatan Kelas I
Cipinang
WBP : Kode Warga Binaan Pemasyarakatan
002 : Nomor urut Masuk ke Lapas, jumlah Warga
Binaan yang masuk ke Lapas rata-rata perhari 100 orang
sehingga maksimal 999
01 : Kode Bulan, bulan pada saat Warga Binaan masuk
93
29 : Kode Tanggal, tanggal pada saat Warga Binaan masuk
2004 : Kode Tahun, Tahun pada saat Warga Binaan masuk
Contoh :
W7-Ea.WBP.002-01/29/2004 : Warga Binaan yang masuk dengan nomor urut ke-2
masuk pada bulan ke-01 tanggal 29 tahun 2004.
b. Kode Registrasi Tahanan
Format :
A I I - 0 0 0 2 / 2 0 0 2
Panjang : 13 digit
Tipe : Teks
A : Kode yang menyatakan bahwa Warga Binaan tersebut
Tahanan
II : Kode untuk menyatakan bahwa tahanan tersebut berasal
dari instansi Jaksa.
0002 : Kode Nomor urut tahanan Jaksa, jumlah Warga Binaan
yang masuk ke Lapas rata-rata perhari biasanya 100
orang sehingga maksimal 9999
2002 : Kode Tahun
Contoh :
AII-0002/2002 : Tahanan Jaksa yang masuk dengan nomor urut ke-2 tahun 2004.
94
c. Kode Registrasi Narapidana
Format :
B I I - 0 0 0 2 / 2 0 0 2
Panjang : 13 digit
Tipe : Teks
B : Kode yang menyatakan bahwa Warga Binaan tersebut
Napi.
II : Kode untuk menyatakan bahwa napi tersebut memiliki
masa hukuman dibawah 12 bulan.
0002 : Kode Nomor urut napi, jumlah Warga Binaan yang
masuk ke Lapas rata-rata perhari biasanya 100 orang
sehingga maksimal 9999.
2002 : Kode Tahun
Contoh :
BII-0002/2002 : Narapidana yang masuk dengan nomor urut ke-2 tahun 2004
d. Kode Registrasi Sandera
Format :
C I I - 0 0 0 2 / 2 0 0 2
Panjang : 13 digit
Tipe : Teks
C : Kode yang menyatakan bahwa Warga Binaan tersebut
95
Sandera.
II : Kode untuk menyatakan bahwa Warga Binaan tersebut
memiliki masa hukuman dibawah 12 bulan.
0002 : Kode nomor urut, jumlah Warga Binaan yang masuk ke
Lapas rata-rata perhari biasanya 100 orang sehingga
maksimal 9999.
2002 : Kode Tahun
Contoh :
C II-0002/2002 : Sandera yang masuk dengan nomor urut ke-2 tahun 2004
e. Kode Nomor Lapas
Format :
W 0 7 - E a
Panjang : 6 digit
Tipe : Teks
w : Wilayah
07 : Kode Wilayah DKI Jakarta
Ea : Kode Pemasyarakatan Kelas I Cipinang
f. Kode Pelanggaran
Format :
F 0 I / 2 1 / 2 0 0 4
Panjang : 11 digit
96
Tipe : Teks
0I : Kode yang menyatakan bulan terjadinya peristiwa
pelanggaran tata tertib di Lapas
21 : Menyatakan kode tanggal terjadinya peristiwa
pelanggaran tata tertib di Lapas
2004 : Menyatakan kode tahun terjadinya peristiwa pelanggaran
tata tertib di Lapas
F : Kode untuk menyatakan pelanggaran
g. Kode Blok
Format :
0 0 I A
Panjang : 4 digit
Tipe : Teks
00I : Kode yang menyatakan Blok dengan urut 00I
A : Kode untuk menyatakan baris Blok
4) Prosedur keamanan dan tata tertib
Selama berada di lingkungan Lapas Cipinang, Warga binaan
terikat dalam peraturan – peraturan tata tertib yang wajib dipatuhi. Tata
tertib ini ditekankan oleh pihak Lapas Cipinang untuk menjamin
adanya keteraturan dalam kegiatan sehari-hari warga binaan dan
mencegah tindakan anarkis yang dapat mengganggu proses
pemasyarakatan. Beberapa contoh aturan tata tertib ini antara lain :
97
a. Larangan tindak perkelahian antar warga.
b. Larangan untuk memiliki barang – barang yg tidak diizinkan
(semacam benda tajam, obat-obatan yg belum terdaftar, dan
sebagainya).
c. Larangan bermain judi.
d. Larangan untuk mencuri barang milik sesama warga.
e. Kewajiban untuk menjaga dan merawat properti Lapas.
f. Kewajiban untuk mematuhi perintah petugas Lapas.
Pelanggaran terhadap tata tertib ini mengakibatkan adanya
sanksi atau hukuman yang dikenakan sebagai salah satu upaya
menegakkan disiplin. Hukuman ini antara lain adalah pemberian denda
dalam bentuk uang atau penempatan didalam sel isolasi khusus (untuk
saat ini hukuman dalam bentuk denda kurang begitu banyak dilakukan
lagi dan lebih difokuskan pada hukuman isolasi). Besar denda atau
lama kurungan isolasi bervariasi sesuai dengan tingkat pelanggaran
yang dilakukan. Seluruh peristiwa keamanan dan pelanggaran tata tertib
ini akan dicatat pada berkas dengan klasifikasi F.
5) Prosedur pembinaan narapidana
Narapidana yang menjalani masa hukumannya di Lapas
Cipinang wajib dan berhak mengikuti program pembinaan yang
dilakukan oleh pemerintah melalui Lapas Cipinang. Fokus kegiatan
mencakup hal-hal sebagai berikut :
a. Ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa
b. Kesadaran berbangsa dan bernegara
98
c. Kecerdasan intelektual
d. Sikap dan perilaku
e. Kesehatan jasmani dan rohani
f. Kesadaran hukum
g. Re-integrasi sehat dengan masyarakat
h. Keterampilan kerja; dan
i. Latihan kerja dan produksi
Tujuan dari pembinaan ini adalah untuk memperbaiki
kekurangan – kekurangan yang dimiliki oleh para narapidana secara
fisik ataupun mental agar mereka dapat menyadari kesalahan yang
pernah dilakukannya dan berusaha untuk memperbaiki serta
membangun sikap mental yang baik agar dapat mencegah terulangnya
lagi keinginan untuk melakukan tindak kejahatan yang pernah
dilakukan. Tujuan lain yang tidak kalah pentingnya adalah menyiapkan
narapidana tersebut agar ketika telah selesai masa hukumannya dan
bebas dari Lapas Cipinang dapat berbaur kembali dalam masyarakat
tanpa hambatan yang berarti.
Salah satu proses utama dalam pembinaan ini adalah
dilakukannya kegiatan penelitian pemasyarakatan untuk mengetahui
latar belakang kehidupan narapidana. Secara umum pembinaan ini
dibagi menjadi tiga tahap yaitu :
1. Tahap awal, dimulai sejak yang bersangkutan berstatus sebagai
narapidana sampai dengan satu per tiga dari masa
hukumannya.Pada tahap ini dilakukan pengamatan, pengenalan dan
99
penelitian lingkungan selama 1 bulan kemudian setelah itu dibuat
perencanaan program pembinaan kepribadian dan kemandirian
berikut pelaksanaan dan penilaiannya.
2. Tahap lanjutan pertama sejak berakhirnya pembinaan tahap awal
sampai dengan setengah dari masa hukuman dan tahap lanjutan
kedua sejak berakhirnya pembinaan tahap lanjutan pertama sampai
dengan dua per tiga masa hukumannya.Aspek utama dalam tahap
lanjutan pertama adalah sebagai berikut :
a. Perencanaan program pembinaan lanjutan
b. Pelaksanaan program pembinaan lanjutan
c. Penilaian pelaksanaan program pembinaan program lanjutan
d. Perencanaan dan pelaksanaan program asimilasi
3. Tahap akhir, dilaksanakan sejak berakhirnya tahap lanjutan sampai
dengan berakhirnya masa hukuman dari narapidana yang
bersangkutan.Pembinaan tahap ini meliputi :
a. Perencanaan program integrasi
b. Pengakhiran pelaksanaan pembinaan tahap akhir
Pengalihan pembinan dari satu tahap ke tahap lain ditetapkan melalui
sidang Tim Pengamat Pemasyarakatan berdasarkan data dari Pembina
Pemasyarakatan (Petugas yang melakukan pembinaan), Pembimbing
Pemasyarakatan (Petugas yang melaksanakan pembimbingan klien di
BAPAS atau Balai Pemasyarakatan) , Pengaman Pemasyarakatan
(Petugas yang melaksanakan pengamanan narapidana di Lapas ) dan
wali narapidana.
100
6) Prosedur bimbingan kerja
Dalam Lapas Cipinang, bimbingan kerja diberikan kepada
narapidana sebagai salah satu upaya pembinaan agar dapat memiliki
modal keterampilan bekerja setelah bebas dan kembali ke tengah
masyarakat. Kegiatan kerja ini bersifat sukarela dengan perlengkapan
dan bahan-bahan yang dibutuhkan disiapkan oleh Lapas Cipinang.
Pekerjaan yang diberikan dibagi dalam beberapa kategori dengan setiap
kategori memiliki berbagai variasi kerja sesuai hasil yang didapat.
Kategori tersebut antara lain :
a. Pertukangan
Memiliki kegiatan kerja yang berhubungan dengan
pengolahan bahan baku kayu atau besi dengan hasil semacam kursi,
lemari, daun pintu, kusen, teralis besi pagar, dan sebagainya
b. Peternakan
Kegiatan beternak yang dapat dilakukan di Lapas Cipinang
adalah ternak ayam atau ternak ikan lele.
c. Perkebunan
Kegiatan berkebun yang dapat dilakukan di Lapas Cipinang
adalah menanam jagung, bayam, atau budidaya tanaman hias.
d. Elektronik
Kategori ini mengutamakan keahlian melakukan reparasi
barang-barang elektronik semacam radio atau televisi.
101
e. Montir
Lapas Cipinang memiliki sebuah bengkel kecil yang
digunakan untuk kegiatan kerja yang berhubungan dengan otomotif
(mobil atau sepeda motor).
f. Konveksi
Kategori ini mencakup kegiatan kerja yang berhubungan
dengan garmen atau tekstil.Antara lain menjahit atau sablon
pakaian.
Lapas Cipinang memperkenankan bantuan yang diberikan oleh
pihak luar dalam melakukan bimbingan kerja tersebut seperti dari
Lembaga Swadaya Masyarakat atau organisasi amal lainnya. Pada
waktu-waktu tertentu kerja sama antara Lapas Cipinang dan perusahaan
komersial dalam melakukan produksi kerja tertentu dapat
dimungkinkan dengan warga binaan sebagai tenaga kerjanya. Kerja
sama ini diatur secara khusus pelaksanaannya dan pembagian hasil
serta upah kerja diberikan secara merata dan adil sesuai kesepakatan
kerja awal.
7) Prosedur pelayanan kesehatan
Saat ini di Lapas Cipinang telah tersedia rumah sakit berikut
fasilitasnya untuk kebutuhan rawat inap dengan dukungan beberapa
dokter untuk memberikan layanan kesehatan warga binaan. Penyakit-
penyakit yang umum berjangkit dapat ditangani oleh rumah sakit ini
namun bila penyakit tersebut tergolong berat dan berada diluar
kemampuan fasilitas yang ada maka dapat dilakukan pengobatan diluar
102
Lapas Cipinang setelah mendapat izin keluar (rumah sakit rujukan yang
biasa diberikan adalah rumah sakit Polri di Kramat Jati).
Pemeriksaan kesehatan secara berkala dilakukan setiap satu
bulan sekali bagi para warga binaan yang hasilnya dicatatkan pada
kartu kesehatan masing-masing.
Apabila warga binaan meninggal dunia akibat penyakit yang
dideritanya atau sebab lain maka pihak Lapas Cipinang wajib
memberitahukan kepada keluarganya agar jenazah dan barang milik
dapat diambil.
8) Prosedur tabungan atau titipan uang
Sesuai aturan, penggunaan uang oleh warga binaan didalam
lokasi Lapas Cipinang tidak diperkenankan. Aturan ini diberlakukan
untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan (usaha
penyuapan petugas, tindak pemerasan antar warga , kecemburuan
sosial, dan lain-lain) apabila terjadi peredaran uang secara bebas.
Sebagai gantinya, keberadaan uang tersebut dititipkan dan dikelola
bagian registrasi dengan menggunakan sistem tabungan.
Setiap uang yang masuk ataupun keluar dari seorang warga
binaan akan dicatat dalam suatu buku catatan khusus.
9) Prosedur kunjungan
Seluruh warga binaan berhak untuk menerima kunjungan dari
pihak keluarga, penasihat hukum atau orang tertentu lainnya,
Pelaksanaan kunjungan ini dilakukan pada ruangan khusus pengunjung
103
di Lapas Cipinang dan dapat dilakukan setiap hari pada jam yang telah
ditentukan (sekitar pukul 8 pagi sampai dengan pukul 5 sore).
Dalam peraturannya pengunjung harus diperiksa terlebih dahulu
untuk mencegah masuknya barang-barang terlarang ke dalam Lapas
dan dicatat datanya ke dalam dokumen klasifikasi E .
10) Prosedur perhitungan remisi narapidana dan masa kurungan
tahanan
Salah satu hak dari Narapidana adalah mendapatkan remisi atau
pengurangan masa hukuman penjara. Narapidana akan mendapatkan
remisi jika selama di Lembaga Pemasyarakatan tidak melakukan
tindakan yang mengganggu keamanan dan ketertiban di Lembaga
Pemasyarakatan.
Adapun hitungan umum mengenai expirasi (hitungan sementara
dimana narapidana akan keluar dari lembaga pemasyarakatan) adalah
tanggal putusan pidana ditambah hukuman dikurangi potah (potong
tahanan). Saat ini, perhitungan tersebut masih menggunakan tabel
kalendar tahun kabisat (Telram).
Remisi yang diberikan kepada narapidana telah diatur oleh
Undang-Undang RI No 12 tahun 1995 tentang Pemasyarakatan dan
Keputusan Presiden RI No. 174 tahun 1999 tentang remisi. Besarnya
remisi yang mungkin diberikan ditampilkan adalah sebagai berikut :
104
Besar Remisi Telah menjalani masa hukuman
1 Bulan 6 Bulan – 12 bulan
2 Bulan 12 Bulan Lebih
3 Bulan Pada Tahun ke – 2
4 Bulan Pada Tahun ke – 3
5 Bulan Pada Tahun ke - 4 dan ke – 5
Rem
isi Um
um
6 Bulan Pada Tahun ke - 6 dan seterusnya
15 Hari 6 Bulan – 12 bulan
1 Bulan 12 Bulan Lebih
1 Bulan Pada Tahun ke –2
1 Bulan 15 Hari Pada Tahun ke - 4 dan ke – 5
Rem
isi Khusus
2 Bulan Pada Tahun ke - 6 dan seterusnya
Seper tiga RU Jika Pemuka RT Seper dua RU Telah berjasa pada Negara
Tabel 3.1 Perhitungan Remisi
Remisi umum (RU) diberikan pada waktu peringatan hari
Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia pada tanggal 17
Agustus.Remisi khusus (RK) diberikan pada setiap hari besar
keagamaan sesuai dengan agama yang dianut oleh narapidana dan anak
pidana yang bersangkutan.
Remisi Tambahan (RT) diberikan kepada narapidana dan anak
pidana yang mengabdi kepada negara dan masyarakat serta membantu
petugas dengan ikhlas dan sungguh-sungguh.
Sedangkan untuk tindak pidana yang belum diputus masa
pidananya atau masih dalam proses, perhitungan pemrosesan pidana
terdapat pada tabel 3.2
105
Asal tahanan Hitungan masa penahanan
Kepolisian 20 hari, perpanjang 40 hari, Jika lebih
dikeluarkan
Kejaksaan 20 hari, perpanjang 40 hari, Jika lebih
dikeluarkan
Pengadilan Negeri 30 hari, perpanjang 60 hari, Jika lebih
dikeluarkan
Tingkat Banding
(Pengadilan Tinggi)
30 hari, perpanjang 60 hari, Jika lebih
dikeluarkan
Tingkat Kasasi
(Mahkamah Agung)
30 hari, perpanjang 60 hari, Jika lebih
dikeluarkan
Tabel 3.2 Perhitungan masa penahanan
Apabila lebih dari itu maka pihak lembaga pemasyarakatan
berhak mengeluarkan tahanan dengan konfirmasi instansi yang
mengirim.
3.2.3 Analisis sistem berjalan
1) Observasi sistem berjalan
Ketika ditempatkan dalam Lapas Cipinang, seorang warga
binaan dapat mengalami perubahan status keberadaannya mengikuti
perkembangan hukum yang terjadi. Sebagai ilustrasi, seseorang dapat
ditahan karena kasus pidana oleh polisi untuk kemudian ditempatkan
dalam Lapas Cipinang sebagai seorang tahanan, bila masa penyidikan
usai dan cukup bukti maka polisi akan melimpahkan berkasnya kepada
106
jaksa untuk dilakukan penuntutan hingga akhirnya pengadilan
menjatuhkan vonis bebas atau bersalah. Dari status semula tahanan
sampai akhirnya menjadi narapidana dapat dialami warga binaan ketika
mendekam di Lapas Cipinang. Aturan dan prosedur yang berlaku untuk
sistem penahanan peradilan pidana ini cukup rumit dan sepenuhnya
berada didalam wilayah ilmu hukum. Karena karya tulis ini
memfokuskan pada pengembangan di sisi teknologi informasi, namun
pemahaman terhadap sistem penahanan peradilan pidana ini kami anggap
cukup penting agar dapat mengikuti kebutuhan sistem informasi yang
diinginkan, untuk itu bagi pembaca yang berminat mempelajarinya, kami
memberikan ringkasan prosedurnya di lampiran alur peradilan pidana
pada halaman belakang.
Untuk observasi lapangan dilakukan pada sistem yang berjalan
untuk proses penerimaan seluruh warga binaan mengikuti prosedur
penerimaan baku narapidana. Sistem ini diberlakukan dari awal masuk
Lapas Cipinang sampai akhirnya dibebaskan.Tahap-tahap dari sistem
yang berjalan tersebut adalah sebagai berikut:
107
a. Tahap penerimaan
Gambar 3.4 Tahapan penerimaan warga binaan
Keterangan :
Buku Presiosa : Buku besar yang berisikan barang atau benda titipan warga binaan yang
menitipkan barang atau uang penitipannya pada petugas registrasi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di Lapas.
108
b. Tahap penempatan
Meja IIKAURPAM
TahapPidana
o Jenis Kelamino Umuro Residiviso Kewarganegaraano Jenis Kejahatan /
Pelanggaran o Lama Pidana Administrasi :o Mengurutkan daftar nama
sesuai abjado Daftar penempatano Mencatat pada papan data
Menempatkan ke dalam Blok Berdasarkan Klasifikasi :
Tahap I. 0 s/d 1/3 MPMax. Security
Tahap II. 1/3 s/d ½ MPMedium Security
Tahap III. ½ s/d 2/3 MPMinimum Security
Asimilasi
Tahap IV. 2/3 s/d Bebas Integrasi
Tahap I - III Program Pembinaan 1. Keamanan2. Kesehatan3. Pendidikan 4. Pekerjaan5. Keagamaan6. Rekreasi7. Kemasyarakatan
1 PB ( Pelepasan Bersyarat )2. CMB ( Cuti Menjelang Bebas )3. Bebas4. Remisi5. Bebas Murni
Gambar 3.5 Tahapan penempatan warga binaan
c. Tahap pengeluaran
Meja IPortir / Dan Jaga
Meja IIKAURPAM
Meja IIIRegister / Permbinaan
o Mencocokkan Surat Lepas
o Menandatangani Buku Pengeluaran
o Mencatat dalam buku jaga
o Mengeluarkan WBP
o Memeriksa Surat Lepas
o Memeriksa badan / barang
o Menandatangani buku pengeluaran
o Mencatat pada Buku Laporan
o Menyerahkan ke Meja I
o Mencatat surat lepas dengan tanda tangan Kalapas
o Membuat surat pada Hakim Pengawas dan Pengamat ( Tanda tangan Kalapas )
o Menyerahkan Barang Titipan
o Mengambil Sidik Jario Menyerahkan Ke Meja III
Gambar 3.6 Tahapan pengeluaran warga binaan
Diagram Arus Dokumen Yang Berjalan Prosedur Pelayanan Narapidana
dikutip dari makalah Pendidikan Dasar Pemasyarakatan angkatan 2001
Oleh Sihabudin. Bc.Ip, SH, MH
109
Keterangan :
CMB : (Cuti Menjelang Bebas) Cuti yang diberikan kepada narapidana dan anak
didik pemasyarakatan pada saat menjelang pembebasan, minimal sisa
hukuman 2 bulan sebelum bebas dan diberi waktu selama 2 x 24 Jam untuk
keluar dari Lapas dengan jaminan salah satu keluarganya.
CMK : (Cuti Mengunjungi Keluarga) Cuti yang diberikan kepada narapidana dan
anak didik pemasyarakatan untuk keperluan tertentu yang dianggap perlu
seperti mengunjungi keluarga karena keluarganya terkena musibah.
Asimilasi : Proses pembinaan narapidanadan anak didik pemasyarakatan yang
dilaksanakan dengan membaurkan narapidana dan anak didik
Pemasyarakatan dalam kehiduapan masyarakat.
Integrasi : Pemulihan kesatuan hubungan hidup, kehidupan dan penghidupan
narapidana dan anak didik pemasyarakatan dengan masyarakat.
PB : (Pembebasan Bersyarat) yaitu bebas dengan syarat jaminan atau dengan
membayar denda hukuman kepada pemerintah sesuai dengan pasal dan
hukuman yang berlaku yang di langgar oleh narapidana dan anak didik
pemasyarakatan dan juga telah berjasa kepada negara atau pemerintah dan
telah menjalani sekurang – kurangnya 2/3 masa pidananya minimal 9
bulan.Serta disetujui oleh pihak keluarga, lingkungan Desa atau Kelurahan,
pihak kepolisian, Jaksa, Hakim, Pihak Bapas dan pihak Lapas.
110
Diagram Alir Dokumen sistem yang berjalan
KPLP ( Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan
PORTIR Kaurpam Ka. KPLPWarga Binaan
Berkas - BerkasWarga Binaan
Surat Bebas
Memeriksa Vonis,memeriksa
Penempatan,memeriksa Badan,memeriksa Barang
Bawaan
Meneliti BAP, MemeriksaVonis, memeriksa
Penempatan, memeriksaBadan, memeriksa Barang
Bawaan
Buku Jaga BerkasPenerimaan
Warga BinaanBaru
FilePORTIR
C
LaporanJumlah
KapasitasLapas
LaporanBlok
LaporanWarga Binaan
Bebas
LaporanWarga BinaanCuti, Berobat
Keluar
Penempatan kedalam Blok
Data Blok danKamar
Warga Binaan
DataKapasitas LAPAS
Surat Bebas
FileKaurpam
C
A
J
FileKPLP
AFile
Kaurpam
A
C
Kartu BerobatWarga Binaan
H
D
E
111
PEMBINAAN
Register BIMKEMAS Keperawatan KABID Pembinaan
Meneliti BAP,Memeriksa Vonis,
memeriksaPenempatan,
memeriksa BarangBawaan, Menerima
BAP dan memberikaniventaris barang
Proses BinaNarapidana
Dokumen Pembinaan
Proses 1/3 MP
DokumenUsulan Remisi
DokumenPenitipanBarang
DokumenNarapidana
dapat Remisi
PemeriksaanRemisi & Potong
Hukuman
PidanaBebas
SuratBebas
D
J
E
A
PemeriksaanPidana
Pidana IzinBerobat Luar
Surat IzinBerobat Luar
B
LaporanData Pidana
LaporanUsulanRemisi
LaporanPidanaBebas
LaporanPidanaBerobat
File KABIDPembinaan
C
E
I
FileRegister
C
RegistrasiWarga Binaan &
Barang
C
PemeriksaanPenempatan
Blok dankamar
BAPWarga Binaan F
F
Data PidanaSakit dan sehat
G
G
FileBimpas
C
Proses 1/2 MPS/d 2/3 MP
Proses 2/3 MP sampai
Bebas
FileKeprawatan
C
H
PemeriksaanPenyakit dan
pemberian rawat inapdi Blok Keperawatan
Dokumen RawatInap di
Perawatan
Surat peryataanDokter penyakittidak bisa diobatididalam Lapas
112
K A M T IB
K A S IA D K A M T IB
K A S IK E A M A N A N
K A B IDK A M T IB
K A L A P A S
P e m e r ik s a a nB a d a n d a n
B a w a a np e n g u n ju n g
W a rg aB in a a n
D o k u m e nP e n g u n ju n g
P e la n g g a ra nW a rg a B in a a n
D o k u m e nP e la n g g a ra n
L a p o ra nK u n ju n g a n
W a rg a B in a a n
L a p o ra nP e la n g g a ra n
F i leK A B ID
K A M T IB
C
B
L a p o ra nP e m b in a a n
L a p o ra nK P L P
L a p o ra nK A M T IB
I
D
F i leK E A M A N A N
C
F ileA D K A M T IB
C
P e n g u n ju n gW a rg aB in a a n
K a r tuP e n g u n ju n g
S u ra t P a n g i la n d iB e s u k
Gambar 3.7 Diagram alir dokumen sistem yang berjalan
A : Berkas Pidana F : Berkas Acara Pemeriksaan Pidana (BAP )
B : Dokumen Pelanggaran G : Surat Keterangan Sehat
C : Data Blok dan Kamar H : Kartu Berobat
D : Laporan Ka.KPLP I : Laporan Pembinaan
E : Laporan Registrasi Pidana J : Surat Bebas
113
2) Hasil wawancara
Ketika melakukan survei lapangan pada awalnya kami melakukan
wawancara dengan salah satu staf di bagian registrasi yaitu dengan Bapak
Mashudi, dalam wawancara tersebut , diberikan gambaran secara umum
mengenai situasi kerja di bagian registrasi dimana segala sesuatunya
masih dilakukan dengan cara manual dalam proses pencatatan warga
binaan. Usulan kami untuk melakukan proses tersebut secara
terkomputerasi mendapat respon positif.
3.2.4 Hasil analisis kebutuhan dan tujuan Sistem Basis Data
Dari hasil wawancara, observasi, dan penelitian dokumen yang telah
dilakukan maka dapat diberikan analisis terhadap kebutuhan sistem basis data
beserta tujuannya seperti yang terlihat pada tabel dibawah ini.
Need Goal Entity Dibutuhkan informasi pribadi dan latar belakang warga binaan yang menjadi penghuni lapas
Sistem informasi data pribadi warga binaan
WargaBinaan
Dibutuhkan informasi mengenai status hukum warga binaan yang menjadi penghuni lapas
Sistem informasi status hukum warga binaan
Polisi,Hakim,Jaksa, Pengacara,Panitera, Tahanan,Narapidana, Sandera,WargaBinaan
Dibutuhkan informasi mengenai warga binaan yang mendapat perawatan kesehatan selama di lapas maupun diluar lapas
Sistem informasi perawatan warga binaan
WargaBinaan,Pengobatan, IzinKeluar,Dokter
Dibutuhkan informasi pengunjung yang menjenguk warga binaan
Sistem informasi pengunjung warga binaan
WargaBinaan,pengunjung, Pegawai
Dibutuhkan informasi warga binaan yang mendapat bebas
Sistem informasi pembebasan warga binaan
WargaBinaan,Bebas, Pegawai
114
Need Goal Entity Dibutuhkan informasi tentang pemberian izin keluar bagi warga binaan
Sistem informasi izin keluar warga binaan
WargaBinaan,IzinKeluar, Pegawai
Dibutuhkan informasi tentang bimbingan kerja yang dilakukan oleh narapidana
Sistem informasi bimbingan kerja narapidana
WargaBinaan, BimbinganKerja,Pegawai
Dibutuhkan informasi mengenai jumlah tabungan warga binaan
Sistem informasi tabungan warga binaan
WargaBinaan,Tabungan, Pegawai
Dibutuhkan informasi mengenai pembinaan bagi narapidana
Sistem informasi pembinaan lapas
WargaBinaan,Pembinaan, Pegawai
Dibutuhkan informasi mengenai perhitungan remisi bagi narapidana
Sistem informasi remisi warga binaan
WargaBinaan,Remisi
Dibutuhkan informasi mengenai penempatan kamar sel bagi warga binaan
Sistem informasi sel lapas
WargaBinaan,Sel
Dibutuhkan informasi pelanggaran yang dilakukan oleh warga binaan
Sistem informasi keamanan
WargaBinaan,Pelanggaran, Pegawai
Tabel 3.3 Hasil analisis kebutuhan dan tujuan Sistem Basis Data
115
3.3 Analisis SWOT Aplikasi Sistem Basis Data
Dari analisis kebutuhan dan tujuan Sistem Basis Data diatas, dapat dibuat
matriks faktor strategi internal dan eksternal seperti dibawah ini :
Analisis SWOT
Internal Eksternal
Strength (S) 1. Pola kerja semimiliteristik
yang disiplin sehingga penerapan sistem baru lebih mudah
2. Sistem dokumentasi manual yang telah teruji
3. Adanya dukungan manajemen
Weakness (W) 1. Dana pengembangan
terbatas 2. Penolakan pegawai terhadap
sistem baru 3. Proses birokrasi yang rumit 4. Kemampuan pegawai dalam
IT sangat beragam
Opportunities (O) 1. Pelaporan/
penyampaian informasi yang akurat
2. Data yang sudah terintegrasi
3. Peningkatan optimasi penggunaan kapasitas hunian
1. Memanfaatkan struktur sistem dan pola kerja yg lama untuk mengadaptasi sistem yg baru
2. Dengan adanya dukungan manajemen dapat membantu dan mempermudah penerapan sistem yg baru
1. Dapat menghasilkan dokumentasi administrasi yang efisien dan penyajian informasi secara akurat dan tepat guna dengan dana yang terbatas
2. Dengan informasi yang akurat serta data yang terintegrasi dengan semua bagian diharapkan dapat memudahkan proses birokrasi
Threat (T) 1. Penyebaran virus
yang semakin berkembang
2. Kemungkinan data hilang akibat gangguan H/W
3. Kemungkinan data diserang oleh hacker
1. Dapat mengandalkan sistem dokumentasi manual jika sewaktu-waktu terjadi gangguan pada sistem baru
2. Dengan pola kerja yang lama dapat diharapkan menangkal segala ancaman
1. Melakukan estimasi biaya secara rinci dalam penggunaan sistem keamanan yang tepat
2. Melakukan pelatihan pegawai dalam bidang IT secara berkala serta merekrut ahli komputer
Tabel 3.4 Analisis SWOT