Post on 05-Nov-2020
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3 No.2 - Juli 2014 i
Vol.3 No.2 - Juli 2014 ISSN 2089-4198
ADB’S Secretary JURNAL DUNIA SEKRETARIS
Susunan Kepengurusan Jurnal Ilmiah Dunia Sekretaris :
Penanggung Jawab
:
Muller Sagala, S.E., M.M.
Mitra Bestari/Reviewer
Pimpinan Redaktur
:
:
Dr. Nicolaus Uskono, S.Sos., M.Si.
Dr. V.W. Cahyana, M.Si.
Dr. Hendrikus Passagi
Dr. Zulkifli Rangkuti
V.Y. Sri Sudarwinarti, S.Pd., M.Si.
Wakil Pimpinan Redaktur : Drs. Redemptus Sriyono D H., Bc.Th.
Redaktur : Cecilia Agustien Umbas, S.Kom., M.Pd.
Astuti Widiati, S.E
Penyunting / Editor : Ir. Markonah, ASAI, M.M.
Drs. Redemptus Sriyono D H., Bc.Th.
Muller Sagala, S.E., M.M
Desain Grafis dan Fotografer : Antonius Sugi Suhartono, S.E.
Sekretariat : M.V. Mieke Marini M.P., S.Pd
Widyastuti Listyawati, S.Sos.
Theresia Pawarti
A. Niken Budi Palupi
Alamat Redaksi : Kampus Asekma Don Bosco
Jl. Pulomas Barat V
Jakarta Timur
Telp: 021-4898774 Faks:021-4701190.
Situs http://www.asekma.ac.id
Email: info@asekma.ac.id
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3 No.2 - Juli 2014 ii
PENGANTAR REDAKSI
Pembaca yang terhormat,
Buku Jurnal Dunia Sekretaris nomor Vol.3 No.2 Juli 2014 ini merupakan
karya ilmiah dari para dosen Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco yang
relevan dengan dunia sekretaris. Buku Jurnal Ilmiah kali ini menyajikan secara
khusus tentang sekretaris dari sisi individu, peran, pengaruh, serta tanggung
jawabnya sebagai sekretaris.
Jurnal Ilmiah Vol.3 No.2 ini juga mencoba mengikutsertakan alumni untuk
dapat mengambil bagian dalam penciptaan karya tulis sehingga mereka
memperoleh wawasan yang lebih luas, dan dengan bimbingan para dosen
ASEKMA Don Bosco.
Semoga para pengguna buku Jurnal Ilmiah ini mendapatkan manfaat besar
dalam bidangnya masing-masing sekaligus untuk mendorong perkembangan
profesi sekretaris dalam dunia yang terus berubah.
Salam sukses dari Dewan Redaksi.
Jakarta, Juli 2014
Dewan Redaksi
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3 No.2 - Juli 2014 iii
Vol.3 No.2 - Juli 2014 ISSN 2089-4198
ADB’S Secretary JURNAL DUNIA SEKRETARIS
DAFTAR ISI
Hal
1. Sekretaris Sebagai Individu Yang Terus Belajar
Oleh: Astuti Widiati, S.E.
1
2. Peran Sekretaris Dalam Rangka Peningkatan Kinerja Pimpinan Pada
Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang
Kementerian Keuangan
Oleh : Cecilia Agustien Umbas, S.Kom, M.Pd dan Inten Vicky
Watuna, AMd
11
3. Pengaruh Tanggung Jawab Terhadap Nilai Tugas Akhir
Studi Kasus : Mahasiswa ASEKMA Don Bosco Tahun 2011
Oleh: Muller Sagala, S.E.,M.M.
32
4. Dampak Kinerja Sekretaris Terhadap Kepuasan Pelanggan PT
Puncak Prestasi Kreatif
Oleh: Mieke Marini dan Desi Wulandari, AMd
47
5. Pengaruh Kualitas Sekretaris Terhadap Kemajuan Perusahaan Pada
PT Salica Indonesia
Oleh : V.Y. Sri Sudarwinarti, S.Pd., M.Si. dan Stephanie Juliani,
A.Md
65
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 1
SEKRETARIS SEBAGAI INDIVIDU YANG TERUS BELAJAR
Oleh: Astuti Widiati, S.E.
ABSTRACT
Secretary has important role in management and is always able to perform a great
variety of routine tasks. Nowadays and in the future, secretary should work effectively as a
team members while maintaining the ability to initiate and manage project independently.
To support the changing environment outside the company, the secretary should be able to
develop herself to adapt with the changing requirement of her position. One condition to
apply such changing is the willingness of the secretary to keep learning and the awareness
of the need of uplifting competency to keep up with any changing in the company.
Keywords : Learning, Experience, Performance
PENDAHULUAN
Sekretaris dalam posisinya sebagai tangan kanan pimpinan di suatu perusahaan
diharapkan menjadi individu yang selalu dapat memberikan dukungan kepada
pimpinannnya. Dukungan yang diberikan selain dalam hal menyelesaikan tugas rutin
harian juga dapat menjadi tempat berdiskusi dengan pimpinan mengenai situasi manajemen
atau hal-hal lain sehubungan dengan berbagai perubahan dan tuntutan pelanggan dalam
industri di mana perusahaan tersebut berada.
Kesempatan berharga dalam posisinya memberikan dukungan manajemen ini dapat
dimanfaatkan oleh seorang sekretaris untuk belajar banyak hal yang dapat mendukung
pekerjaannya saat ini maupun karirnya di masa yang akan datang.
Melihat keadaan tersebut dapat dikatakan bahwa potensi sekretaris adalah posisi
dengan pengembangan potensi yang sangat luas. Ini adalah suatu tantangan sekaligus
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 2
peluang. Untuk itu sebagai individu seorang sekretaris harus selalu mampu menangkap
peluang yang ada dengan terus mengembangkan diri, salah satunya dengan terus belajar.
Pengembangan diri seorang sekretaris harus didukung dengan kepribadian individu
dengan keinginan maju yang kuat karena tentu saja menangani tugas sehari-sehari yang
menjadi tanggungjawabnya sudah cukup menyita energi baik fisik maupun mental
ditambah lagi tenaga yang diperlukan untuk belajar.
Dengan niat yang kuat belajar dapat terus dilakukan tanpa memerlukan waktu khusus
yang panjang yang penting disediakan waktu yang tidak terlalu lama dan tidak menganggu
tugas rutin tetapi dilakukan secara berkesinambungan, akan memberikan hasil jangka
panjang yang positif dan memberikan kebiasaan baru untuk terus belajar memajukan diri.
Seorang sekretaris harus menanamkan dalam dirinya bahwa pengembangan diri
dengan belajar adalah hal yang penting bukan saja untuk dirinya sendiri tetapi untuk dapat
mengambil kesempatan yang lebih baik di masa yang akan datang. Aktifnya seorang
sekretaris untuk terus belajar akan membuka kesempatan untuk menjadi pribadi yang lebih
berbobot dalam bertukar pikiran dan dalam berperilaku.
Untuk tujuan lebih mulia, seorang sekretaris dapat memberikan manfaat lebih banyak
kepada lingkungan sekitarnya terutama kepada perusahaan di mana dia bekerja.
PENGERTIAN PEMBELAJARAN
Pembelajaran merupakan suatu bagian yang tak terpisahkan dalam kehidupan
berorganisasi. Pembelajaran membuat sekretaris sebagai anggota organisasi peka terhadap
hal baru dan selalu siap menghadapi tantangan karena berbagai perubahan yang terjadi di
luar organisasi. Dengan belajar anggota organisasi menjadi mengerti keseluruhan proses
organisasi sehingga dalam proses kerja individu menjadi lebih efisien, efektif dan fokus
serta mempersiapkan diri untuk berkembang.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 3
Menurut Jake Reynold dalam buku Performance Management karangan Michael
Amstrong:
Improvement and learning are causally related; obtain the will to improve and the
process of learning will follow. The experience of work always will provide the richest
learning laboratory.1
Perbaikan dan pembelajaran memiliki hubungan sebab akibat. Keinginan untuk
melakukan perbaikan maka akan diikuti dengan keinginan untuk belajar. Pengalaman
merupakan sumber yang kaya dalam suatu pembelajaran. Pembelajaran seharusnya
menjadi sesuatu hal yang menyenangkan tetapi di sisi lain karena kesibukan yang dialami
oleh anggota organisasi menjadikan pembelajaran kadang menjadi hal yang terlupakan.
Pembelajaran dapat menjadi sebagai alarm agar anggota organisasi meninggalkan
zona nyamannya untuk mulai menantang dirinya untuk melihat hal – hal baru. Kesadaran
untuk belajar perlu adanya dorongan yang biasanya membutuhkan peran serta dari
pimpinan dalam organisasi agar menciptakan suasana kondusif untuk terus belajar.
Salah satu tokoh pembelajaran adalah David Kolb yang menemukan Kolb’s Learning
Cycle pada sekitar tahun 1984. Menurut Kolb’s, “learning is the process whereby
knowledge is created through the transformation of experience.”2 Pembelajaran adalah
proses yang mana wawasan dibentuk melalui transformasi dari suatu pengalaman.
Penjelasan mengenai Siklus Pembelajaran Kolb dengan siklus sebagai berikut :
a. Concrete experience stage: Pengalaman nyata dan persepsi yang dimiliki dari
seseorang mengenai suatu pekerjaan
b. Observational and reflective stage : Melakukan review dan penilaian mengenai
pengalaman tersebut. Mencoba menganalisa pengalaman mana yang lebih
positif dan membangun di masa yang akan datang.
1Michael Amstrong, Performance Management (London and Philadelphia: Thomson Shore, 2006),
h. 144. 2 www.simplypsychology.org/learning-kolb.html(Diakses 17 Maret 2013)
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 4
c. Abstract conceptualization stage : Mengambil kesimpulan dari analisa yang
dilakukan.
d. Active experimentation stage : Melakukan perencanaan untuk melakukan
pekerjaan selanjutnya selain itu juga berusaha mencari referensi baik dari buku
ataupun dari mereka yang sudah berpengalaman untuk lebih memantapkan apa
yang telah dipelajari.
Kolb’s Learning Cycle provides use insight itho the nature of learning:
a. It demonstrate that there is no end to learning but only another turn of the
cycle.
b. Learners are not passive recipients but need to actively explore and test the
environment.
c. It identifies the importance of reflection and internalization
d. It is a useful way of identifying problems in the learning process 3
Makna dari Siklus Pembelajaran Kolb adalah :
a. Siklus tersebut menggambarkan bahwa tidak ada berhentinya untuk belajar dan
siklus tersebut merupakan siklus yang aktif.
b. Pembelajar bukanlah penerima yang pasif tetapi secara aktif bereksplorasi dan
melakukan test mengenai apa yang telah dipelajari.
c. Siklus tersebut menggambarkan bahwa tidak ada berhentinya untuk belajar dan
siklus tersebut merupakan siklus yang aktif.
d. Pembelajar bukanlah penerima yang pasif tetapi secara aktif bereksplorasi dan
melakukan test mengenai apa yang telah dipelajari.
e. Siklus terebut mengidentifikasikan pentingnya refleksi dan semangat individu.
3Laurie J. Mullins, Management and Organisational Behaviour(Essex: Prentice Hall, 2005) , h. 411.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 5
f. Siklus tersebut merupakan suatu cara yang berguna untuk mengidentifikasikan
masalah dalam proses pembelajaran.
Gambar 2.3 . Kolb’s Learning Cycle
Sumber :Management and Organisational Behaviour, Laurie J. Mullins , h. 411.
Mullins menambahkan:
The approach emphasizes the importance of the synthesis between an
individual’s behavior and the evaluation of their actions. Reflection of what
has been learned in order to experiment with new situations and to become
aware of new possibilities is a vital part of the learning process. It is the very
essence of action learning; by going though the cycle that learners are exposed
to applying, reflecting and testing out their learning. This encourage
individuals in habits compatible with the notion of lifelong learning.
Pendekatan ini menekankan pentingnya sintesis antara perilaku individual dengan
evaluasi atas tindakan mereka. Refleksi dari apa yang telah dipelajari dengan tujuan untuk
bereksperimen mengenai situasi baru dan untuk memberikan kesadaran akan berbagai
kemungkinan yang terjadi sebagai bagian dari proses pembelajaran.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 6
Hal yang penting dari siklus ini adalah bahwa dalam siklus tersebut seseorang diajak
untuk belajar dengan berusaha untuk menerapkan, merefleksikan dan menguji mengenai
hal-hal yang telah dipelajari. Hal ini akan mendorong bagi tiap individu bahwa belajar
merupakan kegiatan yang terus-menerus sepanjang hidup.
Menurut Richard L. Daft, “learning is a change in behavior or performance that
occurs as the result of experience.” 4 Pembelajaran adalah perubahan dalam perilaku atau
kinerja yang terjadi akibat suatu pengalaman.
Menurut McShane dan Von Glinow, “learning is a relatively permanent change in
behavior (behavior tendency) that occurs as a result of a person’s interaction with the
environment.”5 Pembelajaran adalah suatu perubahan perilaku yang terjadi sebagai hasil
dari interaksi seseorang dengan lingkungannya.
Menurut Gibson dan Ivancevich, “learning is the process by which relatively
enduring change in behavior occurs as a result of practice.”6 Pembelajaran adalah proses
yang sedemikian sehingga terjadinya perubahan yang menetap secara relatif dalam perilaku
sebagai akibat dari suatu pelatihan.
Menurut Slocum dan Hellriegel:
Learning is a relatively change in knowledge or observable behavior that results
from practice or experience. Desirable work behaviors contribute to achievement
of organizational goals; conversely, undesirable work behavior hinder achievement
of these goals. 7
Pembelajaran adalah perubahan relatif dalam suatu pengetahuan atau pengamatan
perilaku yang dihasilkan dari suatu pelatihan ataupun pengalaman. Perilaku yang
diinginkan berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi dan sebaliknya perilaku yang
tidak diinginkan dapat menghalangi tercapai tujuan organisasi.
4Richard L. Daft, New Era of Management (Southwestern: Cengage Learning, 2010), h. 458. 5 McShane dan Von Glinov, Organisational Behavior (New York: McGraw Hill, 2010), h. 82.
6 James L. Gibson .et al. , Organizations (New York: McGraw Hill, 2009), h.160 .
7John W. Slocum dan Don Hellriegel, Organizational Behavior (South Western: Cengage Learning, 2009), h. 98 .
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 7
Menurut Nelson dan Quick:
Learning is a change in behavior acquired through experience. Learning may
begin with the cognitive activity of developing knowledge about a subject, which
then leads to a change in behavior. 8
Pembelajaran adalah perubahan dalam perilaku yang diperoleh melalui pengalaman.
Pembelajaran dimulai dengan aktivitas kognitif dalam membangun suatu pengetahuan baru
dan diikuti dengan perubahan perilaku dari mereka yang belajar.
Menurut Mullins:
Learning involves not only knowledge and skills, but also attitudes and social
behavior. It is self evident that being competent and knowledgeable is to the
individual’s and organisation’s benefit. Learning can be undertaken
deliberately when individuals consiciously ‘learn’ and ‘study’ at such times
they will subject themselves to assessments to gauge the level and depth of their
understanding skills. Learning can be seen to be a continuous and automatic
process. Learning has an active and dynamic nature. 9
Pembelajaran meliputi tidak hanya pengetahuan dan keterampilan tetapi juga sikap
dan perilaku sosial. Pembelajaran sudah terbukti dapat meningkatkan kemampuan dan
wawasan yang memberikan keuntungan pada diri sendiri dan organisasi.
Pembelajaran dapat diperoleh secara formal ketika seseorang sadar untuk
mempelajari sesuai pada waktu tertentu dan memperoleh penilaian atas tingkat pemahaman
dari apa yang dipelajari. Disisi lain pembelajaran dapat juga merupakan suatu proses yang
berlangsung secara terus-menerus dan otomatis sebagai sesuatu hal yang aktif dan dinamis.
KESINAMBUNGAN DALAM BELAJAR
Pembelajaran adalah suatu perubahan perilaku yang didapat dari aktivitas kognitif
dalam membangun pengetahuan kemudian diikuti dengan perubahan perilaku didukung
dengan kesadaran dari individu untuk selalu aktif dan dinamis dalam meningkatkan
wawasannya.
8Debra L. Nelson and James Campbel Quick, Organizational Behavior, (South Western :Thomson
Corporation, 2006), h. 180. 9Laurie J. Mullins, Management and Organisational Behaviour (Essex: Prentice Hall, 2005), h. 390.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 8
Kesinambungan belajar dapat diperoleh dengan memiliki kondisi yang ada sebagai
berikut:
1. Keinginan untuk belajar
Seorang sekretaris harus memiliki keinginan belajar yang kuat dan hati yang siap
membuka wawasan sehingga dasar untuk melakukan tindakan belajar bukan semata-
mata tuntutan karir atau mendapat gelar demi gengsi semata tetapi memang ada hati
yang memanggil untuk terus dapat belajar dan memberikan manfaat yang lebih bagi
perusahaan atau pihak lain.
2. Perubahan perilaku positif
Menyadari bahwa dengan bertambahnya suatu wawasan akan dapat mengubah
pemikiran dan cara berdiskusi mengenai suatu hal sehingga pihak lain melihat bahwa
sekretaris tidak hanya mengerti hal-hal yang sifatnya permukaan tetapi juga memahami
hal-hal yang perlu pemikiran yang lebih berbobot.
3. Lingkungan transformasi yang kondusif
Adanya kelonggaran waktu untuk suatu pendidikan formal yang diberikan oleh suatu
perusahaan akan sangat membantu pengembangan seorang sekretaris, tetapi walaupun
demikian masih diperlukan adanya waktu tambahan untuk belajar yang juga harus
disiasati oleh seorang sekretaris. Pendidikan formal dapat saja selesai di satu titik tetapi
belajar merupakan sesuatu yang tidak pernah selesai sehingga pengaturan waktu
seharusnya menjadi kreativitas seorang sekretaris bagaimana menyiasatinya.
4. Pelatihan
Pelatihan formal yang diberikan oleh suatu perusahaan akan sangat mendukung
pengembangan diri seorang sekretaris tetapi tanpa pelatihan formal potensi
mengembangkan diri tetap semakin besar di luar perusahaan. Mengikuti seminar dan
pelatihan di luar kantor dapat memberikan manfaat tambahan wawasan pengetahuan.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 9
Walaupun tidak dapat dipungkiri membaca buku yang selaras dengan permasalahan di
perusahaan juga dapat membuka suatu ide baru terhadap alternatif solusi mengenai
permasalahan yang ada.
PENUTUP
Tampilnya sekretaris yang berwawasan akan memberikan dampak positif kepada
perusahaan tanpa harus kehilangan kemampuan untuk menangani tugas rutin sebagai
seorang sekretaris. Sebagai pribadi yang berbobot akan memberikan kesempatan
pengembangan karir yang lebih luas kepada seorang sekretaris.
Pengembangan diri dengan terus belajar secara berkelanjutan akan dapat mencapai
peluang mengembangkan diri ke posisi yang lebih luas. Bila pun kesempatan belum ada,
proses pembelajaran individu akan membuka kepribadian untuk selalu berpikir positif dan
memperhatikan hanya sesuatu yang dapat menjadikan dirinya dan perusahaan lebih baik
bukan hal-hal yang dapat memberikan dampak negatif serta menghabiskan waktu produktif
yang ada dengan hal-hal yang tidak memberikan kebaikan bagi diri sendiri dan perusahaan
dan pastinya hidup menjadi lebih bergairah karena selalu ada hal menarik yang bisa
dipelajari.
DAFTAR PUSTAKA
Debra L. Nelson and James Campbel Quick. Organizational Behavior. Thomson
Corporation. South Western. 2006.
James L. Gibson .et al. Organizations. McGraw Hill. New York. 2009.
John W. Slocum dan Don Hellriegel. Organizational Behavior. Cengage Learning). South
Western. 2009.
Laurie J. Mullins. Management and Organisational Behaviour. Prentice Hall. Essex.
2005.
McShane dan Von Glinov. Organisational Behavior. McGraw Hill. New York. 2010.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 10
Michael Amstrong. Performance Management. Thomson Shore. London and Philadelphia.
Richard L. Daft. New Era of Management. Cengage Learning. Southwestern. 2010.
www.simplypsychology.org/learning-kolb.html, diakses 17 Maret 2014
http://www.isi-malang.com, diakses tanggal 25 Juni 2014
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 11
PERAN SEKRETARIS DALAM RANGKA PENINGKATAN KINERJA
PIMPINAN PADA BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL
PENGELOLAAN UTANG KEMENTERIAN KEUANGAN
Oleh
Cecilia Agustien Umbas, S.Kom, M.Pd
Inten Vicky Watuna, A.Md
ABSTRACT
Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang (DJPU), which is one government agency that
manages the government debt. In order to manage government debt, DJPU requires the
preparation of a document related documents such as debt, the issuance of debt agreement
to a debt settlement documents. In order to properly manage government debt, they need
good support from administrative units. Observation of work practices performed in the
General Section - Secretariat Directorate-General - Directorate of Debt Management -
Ministry of Finance to prove whether there is an increase in performance leadership with
or without the role of secretary. Analysis of the results obtained on the average the performance
of the fifth components showed improvement a common passage, the performance of the head
without the role of a secretary and with the roles of secretary of 46,67 percent or having risen from
4.4 with scales skore 3 to 5.
Keywords: Secretary, Performance, and General Unit
PENDAHULUAN
Peran sekretaris ada di berbagai kegiatan perusahaan swasta atau instansi
pemerintahan. Sekretaris berperan penting dalam mendampingi pimpinan menyelesaikan
tugas-tugasnya. Tugas dan peran seorang sekretaris di perusahaan swasta tidak jauh
berbeda dengan tugas dan peran sekretaris di instansi pemerintahan, keduanya bertujuan
untuk mendampingi pimpinan dalam meningkatkan kinerja.
Di era globalisasi saat ini, peran dan tugas sekretaris dalam membantu pimpinan tidak
terlepas dari penggunaan peralatan kantor. Hal yang mungkin membedakan adalah tingkat
percepatan teknologi dimana di perusahaan atau di instansi pemerintah selalu
menggunakan peralatan kantor yang terbaru untuk menyesuaikan budaya kerja sesuai
dengan perkembangan zaman di dunia kerja. Dengan adanya pemahaman mengenai
prosedur kerja perbedaan teknologi pada peralatan yang modern tersebut tidaklah menjadi
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 12
hambatan. Prosedur kerja dan peralatan kantor diakui turut memberi andil dalam
menyelesaikan tugas-tugas khususnya dalam suatu unit kerja yang mempunyai tingkat
frekuensi tugas yang tinggi dan beragam.
Tulisan ini bertujuan untuk mengukur sejauh mana beban tugas dengan kondisi tingkat
frekuensi tugas yang tinggi dan beragam dalam menyelesaikan tugas tepat waktu dengan
kualitas yang baik. Ada tuntutan kinerja pimpinan yang seharusnya semakin meningkat.
Pengukuran indikator peningkata kinerja pimpinan pada Bagian Umum digunakan dengan
metode perbandingan, yaitu bagaimana kinerja pimpinan sebelum adanya peran sekretaris
dan setelah adanya peran sekretaris.
Sebagaimana diketahui bahwa salah satu tugas sekretaris adalah melaksanakan
administrasi perkantoran yang antara lain menangani surat menyurat baik surat masuk
maupun surat keluar. Dalam jurnal ini penulisan berdasarkan peran dan tugas sekretaris di
Sekretariat Direktorat Jenderal pada Bagian Umum - Direktorat Jenderal Pengelolaan
Utang - Kementerian Keuangan. Pada Bagian Umum - Direktorat Jenderal Pengelolaan
Utang mempunyai tugas untuk mengelola surat masuk dan surat keluar termasuk
mendistribusikan surat dengan baik dan benar. Setiap dokumen harus dicatat dengan baik
dan sesuai dengan yang tertera pada dokumen tersebut. Tidak efektifnya dalam peng-input-
an dokumen bisa terjadi seperti salah memasukkan data ataupun keterlambatan peng-input-
an.
LANDASAN TEORI
1. Pengertian Sekretaris
Secara umum sekretaris mempunyai arti rahasia atau pemegang rahasia, karena di
dalam suatu perusahaan memiliki hal-hal penting dan rahasia bagi perusahaan maupun
pimpinan yang tidak seharusnya diketahui oleh kalangan umum. Disinilah peran
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 13
sekretaris sebagai pemegang rahasia yang menjadi ujung tombak perusahaan baik
swasta maupun pemerintah.
Dalam arti luas, ada beberapa definisi mengenai sekretaris menurut para ahli yaitu:
a. Menurut M.Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang
kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat,
menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya akan kewajibannya
yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang
berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya,
b. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas
yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan
bagi seseorang pejabat penting atau organisasi,
c. Menurut Drs. Ig. Wursanto, sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas
membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan
pimpinannya.
1) Peran Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan memegang peranan yang penting dan dapat menentukan
berhasil tidaknya tujuan suatu organisasi. Pentingnya peranan seorang sekretaris
ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi
tersebut. Peranan sekretaris secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Peranan sekretaris terhadap atasan, meliputi : (1) Sebagai perantara saluran
komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin
berhubungan dengan pimpinan; (2) Sebagai sumber informasi yang
diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab;
(3) Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 14
pelaksanaan tugas; (4) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide;
dan (5) Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan
cerminan pimpinan dan bawahan.
b) Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan), meliputi : (1) Penentuan
kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai
peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan
kemampuan (rule of the place); (2) Memberikan motivasi kerja kepada
pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil
dengan baik; (3) Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai
bawahan dalam menjalankan pekerjaan; (4) Menerima pendapat dan usul
bawahan dalam berbagai masalah; dan (5) Mengadakan pendekatan kepada
pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan
kehendak pegawai bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan
sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan
pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan
memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala
permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
2) Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris
tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena
selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus
bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 15
bawahannya. Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai
berikut :
a. Menerima dikte dari pimpinan.
b. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk
telepon, telegram, dan faksimile).
c. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
d. Menerima tamu-tamu pimpinan.
e. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan
teman relasi maupun kegiatan lainnya.
f. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
g. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
h. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
i. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
j. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya pada setiap orang untuk
menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi
sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas
ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap
koordinasi maupun pengendalian bawahan.
2. Pengertian Kinerja Pimpinan
Dalam kamus besar Bahasa Indonesia, kinerja diartikan sebagai sesuatu yang
ingin dicapai, prestasi yang diperlihatkan dan kemampuan seseorang. Banyak batasan
yang diberikan para ahli mengenai istilah kinerja, walaupun berbeda dalam tekanan
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 16
rumusannya, namun secara prinsip kinerja adalah mengenai proses pencapaian hasil.
Istilah kinerja berasal dari kata job performance atau actual performance (prestasi kerja
atau prestasi sesungguhnya yang dicapai oleh seseorang). Sehingga dapat didefinisikan
bahwa kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh
seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang
diberikan kepadanya (A.A. Anwar Prabu Mangkunegara, 2004:67).
Menurut Kusnadi (2003:64) menyatakan bahwa kinerja adalah setiap gerakan,
perbuatan, pelaksanaan, kegiatan atau tindakan yang diarahkan untuk mencapai tujuan
atau target tertentu. Hariandja (2002:195) mengemukakan kinerja adalah hasil kerja
yang dicapai oleh pegawai atau perilaku nyata yang ditampilkan sesuai dengan
perannya dalam organisasi. Kinerja pegawai merupakan suatu hal yang sangat penting
dalam usaha organisasi mencapai tujuannya, sehingga berbagai kegiatan harus
dilakukan organisasi tersebut untuk meningkatkannya.
Sedangkan menurut (Mathis dan Jackson 2002:78) kinerja pada dasarnya adalah
apa yang dikerjakan dan yang tidak dikerjakan oleh karyawan. Kinerja karyawan
mempengaruhi seberapa banyak mereka memberikan kontribusi kepada organisasi.
(Mathis dan Jackson, 2002:8) lebih lanjut memberikan standar kinerja sesorang yang
dilihat kuantitas output, kualitas output, jangka waktu output, kehadiran di tempat kerja
dan sikap kooperatif. Standar kinerja tersebut ditetapkan berdasarkan kriteria pekerjaan
yaitu menjelaskan apa-apa saja yang sudah diberikan organisasi untuk dikerjakan oleh
karyawannya. Oleh karena itu kinerja individual dalam kriteria pekerjaan haruslah
diukur, dibandingkan dengan standar yang ada dan hasilnya harus dikomunikasikan
kepada seluruh karyawan. (Mathis dan Jackson, 2002:81) juga menjelaskan standar
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 17
kinerja dapat berupa output produksi atau lebih dikenal dengan standar kinerja numerik
dan standar kinerja non numerik.
Kinerja karyawan setiap periodik perlu dilakukan penilaian. Hal ini karena
penilaian kinerja karyawan tersebut nantinya dapat digunakan sebagai analisis untuk
kebutuhan dilaksanakannya pelatihan (Ivancevich, 2001:389). Penilaian kinerja adalah
proses evaluasi seberapa baik karyawan mengerjakan pekerjaan mereka ketika
dibandingkan dengan satu set standar dan kemudian mengkomunikasikannya dengan
para karyawan (Mathis dan Jackson, 2002:81). Penilaian kinerja mempunyai dua
kegunaan utama. Penilaian pertama adalah mengukur kinerja untuk tujuan memberikan
penghargaan seperti misalnya untuk promosi. Kegunaan yang lain adalah untuk
pengembangan potensi individu (Mathis dan Jackson, 2002:82).
Adapun tujuan penilaian kinerja menurut (Dharma, 2001 : 150) adalah sebagai berikut :
a. Pertanggungjawaban, apabila standar dan sasaran digunakan sebagai alat pengukur
pertanggungjawaban, maka dasar untuk pengambilan keputusan kenaikan gaji atau
upah, promosi, penugasan khusus, dan sebagainya adalah kualitas hasil pekerjaan
karyawan yang bersangkutan.
b. Pengembangan, jika standar dan sasaran digunakan sebagai alat untuk keperluan
pengembangan, hal itu mengacu pada dukungan yang diperlukan karyawan dalam
melaksanakan pekerjaan mereka. Dukungan itu dapat berupa pelatihan, bimbingan,
atau bantuan lainnya.
Setiap karyawan dalam melaksanakan kewajiban atau tugas merasa bahwa hasil kerja
mereka tidak terlepas dari penilaian atasan baik secara langsung maupun tidak
langsung. Penilaian kinerja digunakan untuk mengetahui kinerja seorang karyawan.
Menurut (Rivai, 2005 : 55 ) manfaat penilaian kinerja adalah :
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 18
a. Manfaat bagi karyawan yang dinilai antara lain : meningkatkan motivasi;
meningkatkan kepuasaan kerja; adanya kejelasan standar hasil yang diharapkan;
adanya kesempatan berkomunikasi ke atas; dan peningkatan pengertian tentang
nilai pribadi.
b. Manfaat bagi penilai antara lain : meningkatkan kepuasan kerja; untuk mengukur
dan mengidentifikasikan kecenderungan kinerja karyawan; meningkatkan kepuasan
kerja baik dari para manajer ataupun karyawan; sebagai sarana meningkatkan
motivasi karyawan; dan bisa mengidentifikasikan kesempatan untuk rotasi
karyawan.
c. Manfaat bagi perusahaan antara lain : memperbaiki seluruh simpul unit-unit yang
ada dalam perusahaan; meningkatkan kualitas komunikasi; meningkatkan motivasi
karyawan secara keseluruhan; dan meningkatkan pandangan secara luas
menyangkut tugas yang dilakukan untuk masing-masing karyawan.
Menurut (Robbins, 2006:687) dalam penilaian kinerja terdapat beberapa pilihan dalam
penentuan mengenai yang sebaiknya melakukan penilaian tersebut, antara lain :
a. Atasan langsung, semua hasil evaluasi kinerja pada tingkat bawah dan menengah
pada umumnya dilakukan oleh atasan langsung karyawan tersebut.
b. Rekan sekerja, evaluasi ini merupakan salah satu sumber paling handal dari
penilaian. Alasan rekan sekerja yang tindakan dimana interaksi sehari-hari memberi
pandangan menyeluruh terhadap kinerja dalam pekerjaannya.
c. Pengevaluasi diri sendiri, mengevaluasi kinerja mereka sendiri apakah sudah
konsisten dengan nilai-nilai, dengan sukarela dan pemberian kuasa.
d. Bawahan langsung, evaluasi bawahan langsung dapat memberikan informasi yang
tepat dan rinci mengenai perilaku seorang manajer, karena lazimnya penilaian yang
mempunyai kontak yang sering dinilai.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 19
e. Pendekatan menyeluruh, pendekatan ini memberikan umpan balik kinerja dari
lingkungan penuh kontak sehari-hari yang mungkin dimiliki karyawan, yang
disekitar personal, ruang surat sampai kepelanggan atasan rekan sekerja.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja adalah faktor kemampuan (ability) dan
faktor motivasi (motivation). Hal ini sesuai dengan pendapat (Keith Davis dalam
Anwar Prabu Mangkunegara, 2005:67) yang merumuskan bahwa :
a. Human Performance = Ability + Motivation
b. Motivation = Attitude + Situation
c. Ability = Knowledge + Skill
Sedangkan menurut (Mangkunegara, 2001:67-68) faktor yang mempengaruhi kinerja
seseorang ialah :
a. Faktor kemampuan. secara umum kemampuan ini terbagi menjadi 2 yaitu
kemampuan potensi (IQ) dan reality (knowledge dan skill).
b. Faktor motivasi. Motivasi terbentuk dari sikap karyawan dalam menghadapi situasi
kerja.
Menurut ahli, kinerja atau prestasi adalah catatan tentang hasil yang diperoleh dari
fungsi-fungsi pekerjaan tertentu atau kegiatan selama kurun waktu tertentu. Menurut
Bernardin & Russel (2003) untuk mengukur kinerja karyawan dapat digunakan
beberapa kriteria kinerja, antara lain adalah:
a. Kualitas (Quality) merupakan tingkatan di mana proses atau hasil dari penyelesaian
suatu kegiatan mendekati sempurna.
b. Kuantitas (Quantity) merupakan produksi yang dihasilkan dapat ditunjukkan dalam
satuan mata uang, jumlah unit, atau jumlah siklus kegiatan yang diselesaikan.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 20
c. Ketepatan waktu (Timeliness) merupakan dimana kegiatan tersebut dapat
diselesaikan, atau suatu hasil produksi dapat dicapai, pada permulaan waktu yang
ditetapkan bersamaan koordinasi dengan hasil produk yang lain dan
memaksimalkan waktu yang tersedia untuk kegiatan-kegiatan lain.
d. Efektivitas biaya (Cost Effectiveness) merupakan tingkatan di mana sumber daya
organisasi, seperti manusia, keuangan, teknologi, bahan baku dapat dimaksimalkan
dalam arti untuk memperoleh keuntungan yang paling tinggi atau mengurangi
kerugian yang timbul dari setiap unit atau contoh penggunaan dari suatu sumber
daya yang ada.
e. Hubungan antar perseorangan (Interpersonal Impact) merupakan tingkatan dimana
seorang karyawan mampu untuk mengembangkan perasaan saling menghargai, niat
baik dan kerjasama antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain dan juga
pada bawahan.
PEMBAHASAN
1. Profil Data Kegiatan Di Bagian Umum Setditjen Pengelolaan Utang
Pengelolaan utang di Indonesia dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pengelolaan
Utang - Kementerian Keuangan. Unit pei ngelola utang itelah mengalami beberapa kali
perubahan seiring dengan semakin meningkatnya kompleksitas pengelolaan utang
sebagai akibat semakin besar dan semakin beragamnya jumlah dan jenis utang
Pemerintah. Perkembangan unit pengelola secara ringkas dapat disampaikan sebagai
berikut:
a. Sebelum tahun 1998, sebagian besar utang pemerintah dalam bentuk pinjaman luar
negeri dikelola oleh Direktorat Dana Luar Negeri (DDLN) pada Direktorat Jenderal
Anggaran;
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 21
b. Tahun 1999, dibentuk Tim Debt Management Unit (DMU) di bawah Direktorat
Jenderal Lembaga Keuangan yang mempunyai tugas mengelola obligasi negara
yang diterbitkan untuk menyehatkan perbankan akibat krisis tahun 1998;
c. Tahun 2001, Tim DMU diubah menjadi Pusat Manajemen Obligasi Negara
(PMON) di bawah Sekretariat Jenderal yang secara khusus mengelola Surat Utang
Negara (SUN).
d. Tahun 2004, unit pengelolaan utang disatukan dalam Direktorat Jenderal
Perbendaharaan. PMON menjadi Direktorat Pengelolaan SUN sedangkan DDLN
menjadi Direktorat Pengelolaan Pinjaman dan Hibah Luar Negeri;
e. Tahun 2006, dengan berkembangnya ruang lingkup pengelolaan utang dan dalam
rangka memusatkan pengelolaanya dalam unit tersendiri, dibentuk Direktorat
Jenderal Pengelolaan Utang; dan
f. Tahun 2007 s.d 2011, Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang telah 2 kali
melaksanakan penataan organisasi (reorganisasi) yang ditetapkan melalui:
1) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 100/PMK.01/2008 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Departemen Keuangan; dan
2) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK.01/2010 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Kementerian Keuangan.
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK.01/2010 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan, tugas Direktorat Jenderal
Pengelolaan Utang adalah merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi
teknis di bidang pengelolaan utang sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh
Menteri Keuangan, dan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Struktur organisasi Sekretariat Jenderal Pengelolaan Utang sebagaimana tergambar
berikut ini.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 22
Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan administrasi surat dinas,
kearsipan dokumentasi, kepustakaan, rumah tangga, kesejahteraan pegawai, dan
perlengkapan Direktorat Jenderal.
Dalam melaksanakan tugas, Bagian Umum menyelenggarakan fungsi:
a. Pelaksanaan urusan administrasi surat dinas, kearsipan, dokumentasi, kepustakaan,
ekspedisi, penggandaan, pengurusan pelayanan pimpinan, administrasi
penunjukkan pejabat pengganti/pejabat sementara, serta penyusunan rekap daftar
hadir pegawai di lingkungan Direktorat Jenderal;
b. Pelaksanaan urusan dalam, penyediaan kendaraan dinas operasional dan koordinasi
penyiapan dokumen perjalanan dinas dalam dan luar negeri, keprotokolan, dan
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 23
pemeliharaan Barang Milik Negara, penyiapan kelengkapan dokumen dan
pengajuan permintaan pembayaran di lingkungan Direktorat Jenderal;
c. Pelaksanaan urusan kesejahteraan pegawai, mengajukan permintaan pembayaran,
pembuatan daftar gaji dan tunjangan, pembayaran gaji dan tunjangan, serta
pertanggungjawabannya di lingkungan Direktorat Jenderal; dan 4. Penyiapan bahan
perencanaan kebutuhan dan pelaksanaan urusan pengadaan barang/jasa,
pelaksanaan, penyiapan dokumen, dan pelaporan layanan pemilihan penyedia
barang/jasa, urusan penerimaan, penyimpanan, dan distribusi barang perlengkapan,
pemeliharaan barang perlengkapan yang belum didistribusikan, serta inventarisasi
dan penghapusan Barang Milik Negara di lingkungan Direktorat Jenderal.
Bagian Umum itu sendiri terdiri atas: Subbagian Tata Usaha; Subbagian Rumah
Tangga; Subbagian Gaji; dan Subbagian Perlengkapan.
Untuk mendukung operasional perusahaan sehari-hari, Sekretariat Direktorat
Jenderal - Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang mempunyai fasilitas-fasilitas
pendukung yang dibutuhkan oleh seorang sekretaris antara lain : meja dan kursi kerja;
komputer; printer; scanner; telepon; laci; ATK (pulpen, pensil, penghapus, tip-ex, lem,
penggaris, post-it, perfurator, spidol, stabilo, gunting, stapler, staples); kertas A4 dan
kertas berkop; stempel; tempat sampah; mesin fotokopi; mesin faks; filing cabinet; AC;
dan ordner.
Pelaksanaan kegiatan di Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang pada Bagian
Umum, secara umum mempunyai tugas menerima, mengelola surat masuk dan
mendistribusikan. Kegiatan rinci pekerjaan dijelaskan berikut ini:
a. Menerima Surat Masuk
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 24
Surat masuk yang diterima antara lain, seperti Nota Dinas, Surat Tugas, Surat
Keputusan atau dokumen surat lainnya kemudian dicatat ke Agenda Surat Masuk
yang terdapat di program excel. Surat tersebut dicatat dari tanggal penerimaan
surat, nomor surat, tanggal surat dibuat, perihal/subject, darimana surat tersebut
berasal dan jenis surat (asli atau tembusan). Surat masuk tersebut diberi lembar
disposisi, diisi nomor agenda surat, tanggal surat tersebut diterima. Setelah itu,
surat masuk tersebut dihantarkan ke Kepala Bagian Umum untuk diparaf, setelah
diparaf dipilah-pilah untuk disampaikan ke masing-masing bagian di lingkungan
Setditjen, seperti Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Sub Bagian Rumah
Tangga, Kepala Sub Bagian Perlengkapan dan Kepala Sub Bagian Gaji.
b. Memberi Nomor Pada Surat Keluar
Surat keluar seperti Nota Dinas, Surat Undangan Rapat, Surat Izin Cuti Tahunan
dan Surat Perintah Lembur yang dikeluarkan instansi diinput terlebih dahulu
melalui program excel yang telah disediakan, lalu mengisi tanggal, perihal surat
dan pengirim pada agenda surat di komputer. Selanjutnya diberi nomor pada surat
sesuai agenda di komputer dan diberikan kepada pihak pengirim untuk diperiksa
dan ditandatangan.
c. Meng-copy dan Scanning Surat-Surat
Surat-surat masuk yang telah diparaf oleh Kepala Bagian, di-scan lalu diserahkan
kepada Sub Bagian atau kepada pihak yang bersangkutan sesuai dengan disposisi.
Jika surat tersebut harus diserahkan kepada lebih dari satu Sub Bagian maka harus
men-copy terlebih dahulu agar semua pihak dapat menerima surat tersebut. Surat
tersebut disimpan dalam format Pdf.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 25
Jenis surat yang diproses di Bagian Umum Setditjen Pengelolaan Utang antara
lain Surat Masuk, Surat Keluar, Nota Dinas, Undangan Rapat, Surat Izin Cuti
Tahunan, Surat Tugas, dan lain-lain.
a. Mengatur File sesuai Nomor pada Surat (Filing)
Salah satu tugas Penulis yang sangat penting ialah filing. Filing berfungsi agar surat
atau dokumen tersimpan dengan baik dan apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan mudah. Surat-surat di-filing sebagai pertinggal untuk
disimpan yaitu surat keluar seperti: Nota Dinas dan Undangan. Surat tersebut
disimpan sesuai dengan nomor yang tertera pada surat ke dalam sebuah ordner yang
telah disediakan. 23
b. Mengkoordinasikan Ruang Rapat
Kegiatan mengurus ruang rapat, yaitu memastikan tersedia atau tidaknya ruangan
jika suatu Direktorat memerlukan ruang untuk rapat. Ruang rapat yang tersedia
seperti pada lantai 1 yaitu; Ruang Auditorium A, B dan C, lalu pada lantai 2 seperti;
Ruang Rapat Sesditjen dan Ruang Rapat Ditjen, kemudian ruang rapat yang
tersedia pada lantai 3 yaitu; Ruang Rapat Teknologi dan Ruang Rapat Informasi.
c. Menerima Telepon
Menerima telepon masuk (internal), yaitu untuk pemesanan ruang rapat atau
penelpon mempunyai keperluan lain dengan staf di ruangan lingkungan Setditjen.
Unit-unit internal dimaksud adalah sebagian unit Bagian, Subdit, dari masing-
masing eselon II antara lain; Direktorat Pinjaman dan Hibah, Direktorat Surat
Utang Negara, Direktorat Pembiayaan Syariah, Direktorat Strategi dan Portofolio
Utang dan Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen.
d. Mencatat Berkas SPP (Surat Permintaan Pembayaran)
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 26
Mencatat berkas SPP (Surat Permintaan Pembayaran) ini berupa nomor surat,
perihal dan jumlah nominalnya pada sebuah buku agenda, lalu didistribusikan ke
Bagian Keuangan. SPP digunakan untuk pembayaran operasional kantor sebagai
dasar pembebanan dan pencairan uang.
2. Analisis Kinerja Pimpinan
Kinerja pimpinan adalah sesuatu yang ingin dicapai sebagai prestasi kerja, hasil
dari kemampuan seseorang dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan
tanggungjawab yang diberikan, dilihat dari kualitas, kuantitas, ketepatan waktu,
efektivitas biaya dan hubungan antar perseorangan.
Selama pengamatan pelaksanaan tugas-tugas di Sekretariat Direktorat Jenderal -
Direktorat Pengelolaan Utang, kinerja pimpinan sudah berjalan dengan baik sesuai
tugas dan tanggungjawab masing-masing. Hal ini dapat dibuktikan dengan analisis
tabel berikut ini, skala yang digunakan adalah skala 1 - 5, yaitu nilai 1 adalah nilai
paling rendah dan nilai 5 adalah nilai paling tinggi. Dalam tabel dapat dilihat bahwa
kinerja pimpinan pada bagian umum sebelum ada peran sekretaris berbeda dengan
setelah ada peran sekretaris. Kinerja yang selama ini sudah berjalan baik menjadi
semakin meningkat dengan adanya peran sekretaris dalam menyelesaikan tugas-tugas
seorang pimpinan.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 27
Tabel Analisis Kriteria Kinerja Pada Bagian Umum
No. Kriteria Kinerja Sebelum
Ada Peran
Sekretaris
Setelah
Ada Peran
Sekretaris
1 Kualitas (Quality) 3 5
2 Kuantitas (Quantity) 4 5
3 Ketepatan waktu (Timeliness) 2 4
4 Efektivitas biaya (Cost Effectiveness) 3 4
5 Hubungan antar Perseorangan
(Interpersonal Impact)
3 4
Rata – Rata 3 4.4
Dari tabel di atas, apabila ditampilkan dalam bentuk grafik akan tampak sebagai
berikut:
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 28
Dari grafik kriteria kinerja ini, dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Kualitas
Dilihat dari grafik penyelesaian suatu pekerjaan, seperti meng-handle surat atau
dokumen yang masuk, sebelum adanya peran sekretaris diperoleh skala nilai 3,
sedangkan setelah adanya peran sekretaris diperoleh skala nilai 5. Hal ini terbukti
karena setiap ada dokumen yang masuk dapat ditangani oleh peran sekretaris
sehingga mengurangi pekerjaan staf lain.
b. Kuantitas
Dari banyaknya tugas yang diberikan, peran sekretaris dapat menyelesaikan tugas
tersebut sesuai dengan kebutuhan yang diberikan. Kuantitas sebelum adanya peran
sekretaris diperoleh skala nilai 4 sedangkan setelah adanya peran sekretaris
diperoleh skala nilai tertinggi yaitu nilai 5.
c. Ketepatan Waktu
Setiap tugas yang diberikan, peran sekretaris dapat menyelesaikannya dengan baik
dan tepat waktu sesuai dengan prosedur yang telah diberikan. Dari grafik ketepatan
waktu sebelum adanya peran sekretaris diperoleh skala dengan nilai 2, setelah
adanya peran sekretaris diperoleh skala dengan nilai 4. Dilihat dari berkurangnya
dokumen yang tertunda dan menumpuk.
d. Efektivitas Biaya
Peran sekretaris dapat menggunakan fasilitas yang tersedia dengan baik dan benar
seperti mencetak dokumen dengan mesin printer ataupun menggandakan dokumen
dengan mesin fotokopi, sebelum adanya peran sekretaris diperoleh skala dengan
nilai 3, sedangkan setelah adanya peran sekretaris diperoleh skala dengan angka 4.
e. Hubungan antar Perseorangan
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 29
Hubungan yang baik ini seperti sikap saling menghargai dan kerjasama antar staf
yang satu dengan yang lain sudah tertanam di lingkungan Instansi dan dapat
dirasakan selama melaksanakan tugas. Skala nilai yang diperoleh sebelum adanya
peran sekretaris yaitu nilai 3 dan setelah adanya peran sekretaris diperoleh skala
dengan nilai 4.
Secara rata-rata kelima komponen tersebut di atas dapat dijelaskan bahwa terdapat
peningkatan kinerja Kepala Bagian Umum tanpa peran seorang sekretaris dan
dengan peran sekretaris sebesar 46,67 persen atau meningkat dari skore 3 menjadi
4.4 dengan skala 5. Hasil dari pengamatan selama melaksanakan tugas ini dapat
menjadi salah satu bahan untuk kajian yang lebih rinci apabila diperlukan penelitian
lebih lanjut.
Dengan demikian, beban pekerjaan di Bagian Umum yang sangat beragam dan
dengan frekuensi yang cukup banyak tersebut akan dapat diselesaikan dengan baik
dan tepat waktu. Dengan adanya sekretaris di Bagian Umum Sekretariat Direktorat
Jenderal - Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang, maka kinerja pimpinan semakin
mewujudkan peningkatan yang signifikan.
PENUTUP
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di Sekreteriat Direktorat Jenderal -
Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan, maka dapat ditarik
kesimpulan yang merupakan gambaran umum bahwa kegiatan di Bagian Umum sangat
beragam dengan frekuensi yang cukup banyak baik yang bersifat rutin atau yang tidak
rutin; dalam menjalankan tugas diperlukan keuletan, dan ketepatan waktu dalam
menyelesaikan tugas sangat dibutuhkan. Tugas rutin dimaksud meliputi : memberi nomor
pada Surat Keluar seperti nota dinas (ND); menginput data-data pada surat masuk di form
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 30
Agenda Surat Masuk; scanning pada setiap dokumen yang telah di paraf untuk
didistribusikan; copy data atau dokumen yang akan diberikan ke Sub Bagian;
mengkoordinasikan ruang rapat yang tersedia; dan mencatat SPP (Surat Permintaan
Pembayaran).
Dari hasil analisis yang telah dijelaskan bahwa kinerja pimpinan Bagian Umum
Sekretariat Direktorat Jenderal - Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang menunjukkan
peningkatan yang signifikan. Hal ini dibuktikan dengan meningkatnya skor 3 sebelum
adanya peran seorang sekretaris menjadi skor 4.4 setelah adanya peran seorang sekretaris
dengan skala 5, atau naik sebesar 46,67 persen.
Berdasarkan hasil kesimpulan secara umum di atas, beberapa hal yang dapat
disarankan adalah: untuk jenis kegiatan yang sangat beragam dengan frekuensi yang cukup
banyak baik yang bersifat rutin atau yang tidak rutin, diperlukan penanganan segera agar
tidak ada pelayanan yang terhambat; mempertahankan budaya kerja yang sudah tercipta,
loyal dan disiplin; memberikan peran sekretaris pada setiap bagian setingkat Kepala
Bagian walaupun tidak umum di kantor pemerintahan.
DAFTAR PUSTAKA
ASEKMA Don Bosco. Handbook of Modern Secretary. PPM. Jakarta. 2010.
Hendarto, M.G. Hartiti, FX.Tulusharyono. Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta. 2009.
Sumarto, Rumsari Hadi dan Lukas Dwiantara. Sekretaris Profesional. Jakarta. 2000.
http://taryhedysuryanto.blogspot.com/2012/10/peran-dan-tugas-sekretaris.html diakses
tanggal 16 April 2014.
http://organisasi.org/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-
dll, diakses tanggal 16 April 2014.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 31
ftp://ftp1.perbendaharaan.go.id/peraturan/pmk/2010/pmk1842010.pdf, diakses tanggal 14
April 2014.
http://teori-mgt-ian.blogspot.com/2011/01/pengertian-kinerja20.html, diakses tanggal 16
April 2014.
http://definisiahli.blogspot.com/2013/05/definisi-indikator-kinerja-menurut-ahli.html,
diakses tanggal 16 April 2014.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 32
PENGARUH TANGGUNG JAWAB TERHADAP NILAI TUGAS AKHIR
STUDI KASUS : MAHASISWA ASEKMA DON BOSCO TAHUN 2011
Oleh : Muller Sagala, S.E.,M.M.
ABSTRACT
Responsibility will be attached to the relevant person when getting task. The expected
score for the fulfillment of these responsibilities is certainly the maximum score. That
responsibility is not only concerned with themselves, but also for the family, to society, to
the nation and to God. The broad responsibilities should be responded well by everyone as
part of society. The larger degree of fulfillment of its responsibilities, the higher score is
obtained, and vice versa the smaller levels of compliance responsibilities, the lower score
is obtained. In the case study ASEKMA Don Bosco, every student is required to do the
work practices that result is manifested in a final report.
Keywords: Final Report, Responsibility, Sharing
PENDAHULUAN
Tugas Akhir dilakukan sebagai bukti bahwa mahasiswa yang bersangkutan telah
mencapai akhir masa perkuliahan. Dalam studi kasus ASEKMA Don Bosco, setiap
mahasiswa diwajibkan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan pada suatu unit kerja dan
dilaporkan dalam bentuk Tugas Akhir. Tugas Akhir yang telah disusun wajib di-sharing-
kan dihadapan para dosen. Minimal 3 elemen yang dinilai pada saat sharing tersebut, yaitu
penampilan, penguasaan materi, dan cara menjawab pertanyaan. Komponen tersebut secara
komprehensif mencerminkan seberapa besar mahasiswa yang bersangkutan dapat
mempertanggung jawabkan hasil karyanya. Hal ini juga dapat mencerminkan bagaimana
mahasiswa yang bersangkutan mempertanggung jawabkan seluruh hasil kerjanya kepada
atasannya dalam hal telah bekerja nantinya.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 33
Karya tulis ini ingin membuktikan apakah ada pengaruh variabel tanggung jawab
dengan variabel nilai Tugas Akhir seorang mahasiswa di ASEKMA Don Bosco. Semakin
tinggi nilai Tugas Akhir yang diperoleh oleh seorang mahasiswa dapat diartikan bahwa
mahasiswa tersebut dapat memenuhi tanggung jawabnya secara maksimal, dan sebaliknya
semakin rendah nilai Tugas Akhir yang diperoleh oleh seorang mahasiswa dapat diartikan
bahwa mahasiswa tersebut kurang dapat memberikan tanggung jawabnya.
Manfaat dari hasil karya tulis ini adalah setiap pihak dapat menentukan sikap
bagaimana seseorang memperlakukan variabel tanggung jawab apabila menginginkan
suatu nilai Tugas Akhir yang tinggi. Secara umum dapat berarti bahwa jika seseorang ingin
mendapatkan nilai yang tinggi maka terlebih dahulu harus memenuhi tanggung jawabnya
secara maksimal.
LANDASAN TEORI
1. Pengertian Tanggung Jawab dan Tugas Akhir
Suatu rasa tanggung jawab sangat penting dalam kehidupan masyarakat. Setiap
manusia dalam kehidupan bermasyarakat pasti mempunyai tanggung jawab masing-
masing, termasuk di dalam suatu keluarga. Orang tua mempunyai tugas mendidik anak
dengan baik dan sekaligus menjadi tanggung jawabnya membesarkan dan membiayai
anaknya hingga dewasa. Sebagai anak, membantu pekerjaan rumah tangga seperti
menyapu, mengepel, dan tugas lainnya. Tanggung jawab anak kepada orang tua dapat
dalam rupa: berbakti kepada mereka, menjaga keutuhan nama baik keluarga, menjaga
dan mengharumkan nama bangsa dengan prestasi dan bakat yang dimiliki.
Setiap manusia harus mempunyai rasa tanggung jawab, dimana rasa tanggung
jawab itu harus disesuaikan dengan apa yang telah dilakukan dalam kehidupannya.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 34
Dalam hubungannya dengan manusia lainnya, lingkungan, dan Tuhan; manusia
dituntut untuk memenuhi kewajiban serta haknya.
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia, tanggung jawab itu dapat diartikan:
(1) keadaan wajib menanggung segala sesuatunya (kalau terjadi apa-apa boleh dituntut,
dipersalahkan, diperkarakan, dsb); dan (2) menerima pembebanan, sebagai akibat sikap
pihak sendiri atau pihak lain. Bertanggung jawab berarti berkewajiban menanggung;
memikul tanggung jawab atau menanggung segala sesuatunya. Mempertanggung
jawabkan berarti memberikan jawab dan menanggung segala akibatnya (kalau ada
kesalahan); memberikan pertanggung jawaban.
Menurut Bennet (2008), tanggung jawab adalah bagian implementasi dari suatu
proses organisasi. Setiap proses dalam kegiatan operasional organisasi selalu diakhiri
dengan tanggung jawab. Tanggung jawab dapat dilakukan dalam berbagai rupa
termasuk dalam pembuatan laporan lisan atau tertulis. Seseorang dapat diberikan
wewenang yang dapat mengandung konsekuensi tanggung jawab penuh (full
responsible) akan jalannya suatu pekerjaan dengan baik. Tentang laporan sebagai alat
pertanggung jawaban sekaligus sebagai alat komunikasi, bahwa di dalam manajemen
sistem, laporan mempunyai peranan penting. Kejadian atau kecekalaan yang tidak
dilaporkan akan berkembang seperti kanker di dalam tubuh manusia.
Ada beberapa alasan seseorang untuk tidak melaporkan suatu peristiwa atau
kecelakaan, yaitu : (1) memelihara catatan yang kurang mendasar; (2) menganggap
remeh; (3) mengelak dari tanggung jawab; (4) tidak memahami dampaknya. Semua
alasan ini dalam rangka mengelak tanggung jawab, tidak dapat ditolelir.
Sedangkan menurut Haryatmoko (2008), laporan Tugas Akhir adalah salah satu
alat pertanggung jawaban, alat komunikasi antara yang membuat laporan dengan yang
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 35
menerima laporan. Sebagai alat komunikasi, diperlukan suatu persyaratan yang
memenuhi etika komunikasi. Salah satu dari dimensi etika komunikasi adalah pemberi
laporan, penulis laporan harus dapat menunjukan aspek etisnya pada kehendak yang
baik untuk bertanggung jawab. Tanggung jawab dimaksud meliputi perlindungan atas
sumber berita / data, informasi yang benar dan tepat, jujur dan lengkap, perbedaan fakta
dan komentar, informasi dan opini.
2. Jenis-Jenis Tanggung Jawab
Manusia berjuang untuk memenuhi kebutuhannya sendiri atau kebutuhan orang
lain. Dalam usahanya, setiap manusia menyadari bahwa ada kekuatan lain yang ikut
menentukan dan membantu dalam kehidupannya. Dengan demikian tanggung jawab itu
dapat dibedakan menurut keadaan manusia atau hubungan yang dibuatnya. Berikut ini
dijelaskan beberapa jenis tanggung jawab, yaitu :
a. Tanggung Jawab Terhadap Diri Sendiri
Tanggung jawab terhadap diri sendiri menuntut kesadaran setiap orang untuk
memenuhi kewajibannya sendiri dalam mengembangkan kepribadian sebagai
manusia pribadi. Dengan demikian bisa memecahkan masalah-masalah kemanusian
mengenai dirinya sendiri.
b. Tanggung Jawab Terhadap Keluarga
Keluarga merupakan masyarakat kecil yang terdiri dari suami-istri, ayah-ibu, anak-
anak, dan juga orang lain yang menjadi anggota keluarga. Tiap anggota keluarga
wajib bertanggung jawab kepada keluarganya. Tanggung jawab ini menyangkut
nama baik keluarga, dan juga merupakan kesejahteraan, keselamatan, pendidikan,
dan kehidupan anggota keluarga.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 36
c. Tanggung Jawab terhadap Masyarakat
Pada hakekatnya manusia tidak bisa hidup tanpa bantuan manusia lain. Setiap
manusia sebagai mahluk sosial, harus berkomunikasi dengan manusia lain. Dengan
demikian manusia merupakan anggota masyarakat yang tentunya mempunyai
tanggung jawab. Wajarlah apabila segala tingkah laku dan perbuatannya harus
dipertanggung jawabkan kepada masyarakat.
d. Tanggung Jawab Terhadap Bangsa dan Negara
Setiap manusia adalah warga negara dari suatu negara. Dalam tindakan berfikir,
berbuat, bertingkah laku, manusia terikat oleh norma-norma, aturan-aturan, atau
ukuran-ukuran yang dibuat oleh suatu negara. Manusia tidak dapat berbuat
semaunya sendiri. Apabila manusia itu tidak mengikuti norma, atau aturan yang ada
maka dianggap salah, dan untuk itu ia harus bertanggung jawab kepada negara.
e. Tanggung Jawab Terhadap Tuhan
Tuhan menciptakan manusia untuk mengisi kehidupannya dan bertanggung jawab
langsung kepada Tuhan-nya. Tindakan manusia itu tidak bisa lepas dari hukuman-
hukuman Tuhan yang dituangkan dalam berbagai kitab suci setiap agama.
Menerima hukuman dari Tuhan sepadan dengan apa yang dilakukan selama hidup
di dunia ini.
3. Relevansi Tanggung Jawab dan Nilai Tugas Akhir
Nilai dapat diartikan sebagai : (1) harga (dalam arti taksiran harga); (2) harga
uang (dibandingkan dengan harga uang yang lain); (3) angka kepandaian; biji; ponten;
(4) banyak sedikitnya isi; kadar; mutu ; (5) sifat-sifat (hal-hal) yang penting atau
berguna bagi kemanusiaan; (6) sesuatu yang menyempurnakan manusia sesuai dengan
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 37
hakikatnya. Sedangkan tugas adalah : (1) yang wajib dikerjakan atau yang ditentukan
untuk dilakukan; pekerjaan yang menjadi tanggung jawab seseorang; pekerjaan yang
dibebankan; (2) suruhan (perintah) untuk melakukan sesuatu. (Kamus Besar Bahasa
Indonesia, online).
Tugas Akhir dapat berarti suatu tugas yang wajib dikerjakan oleh seseorang dan
menjadi tanggung jawabnya, atas perintah seseorang atau lembaga. Tugas Akhir
dilaksanakan secara mandiri, mempunyai inisiatif dalam perancangan, pelaksanaan,
dan dalam penulisan laporan Tugas Akhir. Dalam studi kasus ASEKMA Don Bosco,
setiap mahasiswa wajib menyusun suatu karya tulis dalam bentuk Tugas Akhir dan
dibimbing oleh seorang dosen pembimbing yang ditunjuk oleh perguruan tinggi yang
bersangkutan.
Nilai Tugas Akhir adalah suatu ukuran mutu dalam bentuk huruf atau angka
(score, ponten) yang didapat melalui suatu proses yang ditentukan oleh perguruan
tinggi yang bersangkutan. Kemauan bertindak seseorang untuk mengerjakan tugas yang
diberikan oleh suatu perguruan tinggi dan dibimbing oleh dosen, dapat
menggambarkan wujud tanggung jawab. Ada nilai yang berkurang atau bahkan hilang
apabila mahasiswa tersebut tidak memenuhi tanggung jawabnya untuk menyelesaikan
Tugas Akhir yang ditugaskan. Tanggung jawab akan menciptakan nilai bagi mahasiswa
yang bersangkutan.
Dengan demikian dalam kondisi ini, relevansi tanggung jawab mempunyai
hubungan yang erat dengan nilai Tugas Akhir. Semakin besar tingkat pemenuhan
tanggungjawabnya, semakin tinggi nilai Tugas Akhir yang didapatkan, dan sebaliknya
semakin rendah tingkat pemenuhan tanggung jawabnya semakin rendah nilai Tugas
Akhir yang didapatkan.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 38
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Tugas Akhir merupakan tugas yang harus diselesaikan oleh setiap mahasiswa
ASEKMA Don Bosco untuk menutup seluruh rangkaian proses perkuliahan. Tugas Akhir
ini wajib dipresentasikan oleh setiap mahasiswa di hadapan para dosen untuk mendapatkan
nilai akhir. Setelah mendapatkan nilai Tugas Akhir ini, pihak perguruan tinggi telah dapat
menentukan lulus tidaknya seorang mahasiswa, dengan asumsi nilai mata kuliah lainnya
telah tersedia.
Nilai Tugas Akhir ini didapatkan dari 3 pihak yang berbeda yaitu nilai dari
perusahaan tempat bekerja atau Praktik Kerja Lapangan, nilai dosen yang membimbing
penyusunan Tugas Akhir, dan nilai hasil sharing dalam rangka pertanggung jawaban Tugas
Akhir. Ketiga nilai ini digabung untuk mendapatkan nilai akhir dari Tugas Akhir
mahasiswa yang bersangkutan. Dengan kata lain secara komprehensif dalam proses
persiapan, pelaksanaan kerja, penyusunan, dan sharing Tugas Akhir juga mengandung
nilai tanggung jawab.
1. Profil Data
Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco dimulai dari suatu ide untuk dapat
menampung lulusan SLTA yang ingin meneruskan kuliah ke perguruan tinggi dan
cepat dapat kerja khususnya dalam bidang kesekretarisan dan manajemen. Akademi
Sekretari dan Manajemen Don Bosco berdiri pada tanggal 18 April 1990 dibawah
naungan Yayasan Panca Dharma.
Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco merupakan lembaga perguruan
tinggi yang memiliki visi dan misi untuk selalu memberikan yang terbaik dalam
mencetak sekretaris-sekretaris (business assistant) yang handal dan profesional. Untuk
tetap terus meningkatkan kualitas serta mutu pendidikan lembaga ini, tenaga pengajar
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 39
terdiri dari tenaga akademis dan praktisi dari berbagai bidang ilmu. Pelaksanaan
Praktik Kerja Lapangan di berbagai perusahaan / instansi juga merupakan keharusan
bagi setiap mahasiswa sebelum mengakhiri masa studi.
Dalam penyelenggaraan operasional selama ini, Akademi Sekretari dan
Manajemen Don Bosco mempunyai nilai lebih jika dibandingkan dengan perguruan
tinggi lain yang sejenis. Nilai lebih dimaksud antara lain (1) pendidikan anak-anak
muda lulusan SLTA yang mempunyai potensi menjadi prioritas perhatian pimpinan
dengan standar mutu disiplin; (2) di bawah kepemimpinan Ibu Mari Irawati S.E.,M.M.,
Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco menerapkan stakeholder management
concept, yang berarti para stakeholder dilibatkan dalam pengambilan keputusan
sehingga mereka merasa memiliki; (3) memberikan perhatian pada character building,
softskill melalui berbagai kegiatan antara lain melalui penerapan Satuan Kredit
Partisipasi (SKP); dan (4) dan program ASEKMA Don Bosco dengan membiasakan
para mahasiswa untuk terlibat dalam kegiatan business centre yang ada di kampus
melalui project based concept.
Sampai dengan akhir tahun 2010 Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco
telah menghasilkan lulusan tenaga bidang keahlian sekretaris berjumlah 2101 tenaga
sekretaris atau business assistant. Distribusi jumlah lulusan tenaga sekretaris setiap
pelaksanaan wisuda sebagaimana terlihat pada grafik di bawah ini.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 40
Saat ini Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco dipimpin oleh Muller
Sagala, S.E., M.M. selaku Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco.
Lulusan Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco telah banyak menduduki
jabatan penting dalam berbagai perusahaan dan instansi. Sebagai wadah pembinaan,
para alumni tersebut juga mempunyai IKADEBE sebagai sarana yang digunakan
untuk menjalin dan mempererat komunikasi antara alumni maupun dengan
almamaternya. Salah satu bukti nyata dari wadah ini adalah dibentuknya Bussiness
Centre di Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco.
Dalam pelaksanaan perkuliahan secara operasional Akademi Sekretari dan
Manajemen Don Bosco mempunyai beberapa fasilitas antara lain laboratorium
bahasa dengan 45 set-boot headphone computerized-circuit; laboratorium komputer
dan mengetik elektronik dengan 40 set komputer lengkap dengan jaringan;
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 41
laboratorium perkantoran; ruang multi-media; perpustakaan dengan koleksi buku
yang beragam dengan total buku lebih dari 1.730 judul dan terus ditambah sesuai
dengan kebutuhan mahasiswa dalam menambah ilmu pengetahuan di bidang
kesekretarisan. Terdapat sepuluh ruang perkuliahan yang luas dan dilengkapi dengan
AC, whiteboard dan OHP / LCD, wireless.
2. Analisis Peningkatan Nilai Tugas Akhir
Sesuai dengan tujuan penelitian dan hipotesa yang telah disebutkan sebelumnya,
proses pembuktiannya dilakukan dengan pendekatan statistik. Dalam penelitian ini agar
hasil yang diperoleh lebih akurat dan untuk menghemat waktu, proses pengolahan
datanya menggunakan software Exell.
Untuk mendapatkan gambaran mengenai pengaruh tanggung jawab terhadap
peningkatan nilai Tugas Akhir mahasiswa pada ASEKMA Don Bosco, telah dilakukan
pemrosesan data yang diperoleh dengan menggunakan alat analisis yaitu (1) koefisien
korelasi sederhana, (2) uji signifikansi dengan uji t, (3) Uji Koefisien Diterminasi
Pengaruh; dan (4) Regresi Sederhana.
Data statistik yang didapatkan dari hasil pengolahan data primer nilai Tugas
Akhir dan hasil psikotest mahasiswa ASEKMA Don Bosco angkatan tahun 2011
melalui software Excell diperoleh hasilnya sebagai berikut :
1. Multiple R (korelasi) sebesar 0,2754
2. R Square (determinasi) sebesar 0,0759 atau 7,59 persen
3. T-Hitung sebesar 0,9503
4. T-Tabel sebesar 2,0106
5. Intercept (a) sebesar 79,99
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 42
6. Slope (b) sebesar 0,28
a. Koefisien Korelasi Sederhana
Hasil pengujian menunjukan bahwa terdapat korelasi antara variabel
tanggung jawab yang tercermin dari harga koefisien korelasi sebesar r = 0.2754. Ini
dapat diartikan bahwa terdapat hubungan kedua variabel tanggung jawab dan nilai
Tugas Akhir mahasiswa tergolong dalam kategori rendah dan mempunyai arah
hubungan yang positif (korelasi yang sempurna mendekati angka 1). Dengan kata
lain apabila tanggung jawab ditingkatkan maka nilai Tugas Akhir mahasiswa akan
meningkat.
b. Uji Signifikansi dengan Uji t
Hasil penelitian di atas masih perlu dilanjutkan dengan pengujian
signifikansi. Pengujian signifikansi hubungan antara akurasi tanggung jawab
dengan nilai Tugas Akhir mahasiswa dapat diketahui dengan menggunakan uji t,
yaitu dengan cara membandingkan nilai t hitung dengan t tabel. Dengan kriteria
pengujian yang didasarkan pada ketentuan jika t hitung > t tabel maka korelasi
variabel X dengan variabel Y adalah signifikan.
Angka t hitung didapat dari hasil perhitungan dari software Excell yaitu
sebesar 0,9503. Angka t tabel didapat dari tabel t atau melalui software Excell
dengan ketentuan σ (alpha) = 0,05, derajat kebebasan 50 - 2 = 48 sehingga
diperoleh nilai t tabel sebesar 2,0106.
Berdasarkan perhitungan di atas ternyata t hitung tidak lebih besar dari t
tabel yaitu 0,9503 tidak lebih besar 2,0106. Ini memberikan arti bahwa tidak
terdapat korelasi yang signifikan tetapi positif antara variable tanggung jawab dan
nilai Tugas Akhir mahasiswa.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 43
c. Uji Koefisien Diterminasi Pengaruh
Melalui pengukuran koefisien diterminasi pengaruh dapat diketahui seberapa
besar variable tanggung jawab dapat mempengaruhi nilai Tugas Akhir menjadi naik
atau turun. Semakin besar nilai koefisien diterminasi pengaruh maka semakin besar
pengaruh tanggung jawab terhadap perubahan nilai Tugas Akhir, atau sebaliknya
semakin kecil nilai koefisien diterminasi pengaruh maka semakin kecil pengaruh
tanggung jawab terhadap perubahan nilai Tugas Akhir mahasiswa.
Kontribusi pengaruh variabel tanggung jawab terhadap nilai Tugas Akhir
mahasiswa, dihitung dengan rumus koefisien diterminan (R Square, 0,0759 x
100%) adalah sebesar 7,59 persen. Ini memberikan arti bahwa sebesar 7,59 persen
nilai Tugas Akhir mahasiswa ditentukan atau dipengaruhi oleh tanggung jawab dan
sisanya sebesar 92,41 persen ditentukan atau dipengaruhi oleh faktor lain, misalnya
kejujuran, optimisme, daya tahan, ambisi.
d. Regresi Sederhana
Analisis koefisien regresi variabel tanggung jawab dan nilai Tugas Akhir
mahasiswa dapat dilakukan dengan menggunakan data sebagaimana yang tersedia.
Melalui pengukuran koefisien regresi ini dapat diketahui seberapa besar
peningkatan nilai Tugas Akhir mahasiswa dengan peningkatan tanggung jawab
dalam satu satuan. Dari data dalam tabel tersebut, secara matematis persamaan
regresi dapat dinyatakan bahwa :
Y = 79,99 + 0,28X
Dimana :
Y = nilai Tugas Akhir mahasiswa.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 44
X = tanggung jawab.
Arti dari persamaan regresi di atas dapat dijelaskan bahwa :
1) Konstanta 79,99 (intercept) menunjukan bahwa nilai Tugas Akhir
mahasiswa tanpa dipengaruhi oleh variable tanggung jawab, nilainya
adalah sebesar 79,79.
2) Tanggung jawab (X) sebesar 0,28 (slope) menunjukan bahwa setiap
tanggung jawab ditingkatkan 1 satu satuan, maka hal tersebut juga akan
meningkatkan nilai Tugas Akhir mahasiswa sebesar 0,28.
Empat analisis dalam karya tulis ini telah dihitung dengan pendekatan
statistik, dan telah diperoleh angka-angka dan penjelasan pada masing-masing alat
analisis. Penelitian ini memang dimaksud untuk mendapatkan gambaran mengenai
pengaruh tanggung jawab terhadap nilai Tugas Akhir mahasiswa pada ASEKMA
Don Bosco. Berdasarkan hasil pembuktian dan pengujian hipotesis dalam penelitian
ini, maka hasil penelitian telah dijelaskan dalam beberapa alat analisis.
Analisis hubungan dan pengaruh tanggung jawab sebagai variabel bebas dan
nilai Tugas Akhir mahasiswa sebagai variabel terikat menunjukan bahwa hasil
tanggung jawab yang dilaksanakan oleh ASEKMA Don Bosco mempunyai
hubungan pada tingkat rendah - sedang dan positif dengan nilai Tugas Akhir
mahasiswa. Dengan kata lain variabel tanggung jawab tidak mempunyai pengaruh
yang besar terhadap nilai Tugas Akhir.
Terungkap dalam penelitian ini, hubungan antara tanggung jawab tersebut
dengan nilai Tugas Akhir mahasiswa dengan pendekatan kuantitatif menghasilkan
nilai koefisien korelasi sebesar r = 0,2754. Melalui uji t terbukti bahwa koefisien
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 45
korelasi tidak signifikan dan ini ditunjukan oleh hasil t hitung yang tidak lebih
besar dari t tabel yaitu 0,9503 tidak lebih besar 2,0106.
Melalui hasil perhitungan dengan koefisien determinasi, terbukti bahwa
variabel nilai Tugas Akhir dipengaruhi oleh variabel tanggung jawab sebesar 7,59
persen sedangkan sisanya sebesar 92,41 persen dipengaruhi oleh faktor-faktor lain.
Nilai Tugas Akhir mahasiswa dapat dicapai lebih tinggi apabila variabel
tanggung jawab ditingkatkan. Ini terbukti bahwa setiap kenaikan satu satuan
tanggung jawab dapat mempengaruhi kenaikan nilai Tugas Akhir mahasiswa
sebesar 0,28.
PENUTUP
Berdasarkan pada hasil penelitian dan pembahasan di atas, dapatlah dibuktikan
bahwa tanggung jawab mempunyai hubungan (korelasi) pada tingkat yang rendah - sedang
dan positif dengan nilai Tugas Akhir mahasiswa. Dapat diartikan bahwa jika variabel
tanggung jawab ditingkatkan, maka nilai Tugas Akhir mahasiswa juga akan meningkat.
Diketahui pula bahwa tanggung jawab mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap
peningkatan nilai Tugas Akhir mahasiswa. Hal ini dipertegas melalui analisis regresi
sederhana, terbukti secara signifikan bahwa tanggung jawab dapat digunakan untuk
memprediksi perubahan pada nilai Tugas Akhir mahasiswa. Hal ini dapat diartikan bahwa
tanggung jawab secara signifikan dan positif terhadap peningkatan nilai Tugas Akhir
mahasiswa pada ASEKMA Don Bosco.
Berdasarkan pada kesimpulan di atas, maka dapat disampaikan saran-saran yang
kiranya dapat menjadi bahan pertimbangan dalam upaya lebih meningkatkan nilai Tugas
Akhir mahasiswa dimasa-masa yang akan datang, sebagai berikut :
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 46
1. Variabel tanggung jawab terbukti sebagai salah satu variabel dalam pencapaian nilai
akhir yang maksimal walaupun tidak dominan tetapi telah dapat memberikan pengaruh
sebesar 27,54 persen. ASEKMA Don Bosco diharapkan dapat menekankan kepada
mahasiswa akan pentingnya variabel tanggung jawab dalam menentukan hasil kerja
yang maksimal dalam tugas dimanapun bekerja.
2. Berdasarkan hasil penelitian di atas, selain variabel tanggung jawab ada faktor-faktor
lain juga berpengaruh terhadap peningkatan nilai Tugas Akhir mahasiswa sebesar
92,41 persen. Disarankan ASEKMA Don Bosco dapat melanjutkan penelitian ini untuk
mengetahui variable apa saja dari 92,41 persen tersebut yang secara dominan
mempengaruhi nilai Tugas Akhir mahasiswa tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Akademi Sekretari dan Manajemen (ASEKMA) Don Bosco . Handbook of Modern Secretary:
Panduan Sukses Secretaris dalam Dunia Kerja Modern. Penerbit PPM .
Jakarta. 2010.
Bennett Silalahi. Manajemen Integratif. Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen LPMI. Jakarta.
2008
Haryatmoko. Etika Komunikasi, (Cetakan ke 5). Penerbit Kanisius. Yogyakarta. 2008.
Salasiah. Diktat Ilmu Sosial Budaya Dasar. Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik. Universitas
17 Agustus 1945. Samarinda. 2012.
http: //www.kamusbesar.com/39531/tanggung-jawab, diakses tanggal 14 Juni 2014
http://baguspemudaindonesia.blogdetik.com/2011/04/20/manusia-dan-tanggung-jawab/,
diakses tanggal 14 Juni 2014
http://zaysscremeemo.blogspot.com/2012/06/pengertian-tanggungjawab.html, diakses
tanggal 14 Juni 2014
http://faculty.petra.ac.id/herisw/Tugas%20Akhir/peraturanTA.htm, diakses tanggal 14 Juni
2014
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 47
DAMPAK KINERJA SEKRETARIS TERHADAP KEPUASAN PELANGGAN PT
PUNCAK PRESTASI KREATIF
Oleh :
M.V. Mieke Marini MP., S.Pd.
Desi Wulandari, A.Md
ABSTRACT
Business is now developed into the details of any fields, for the qoncequences, it
impliesto the role of secretary especially as the company’s image. One of those rules
is as Public Relation which main function is to maintain customer satisfaction on the
company’s products orservices. The soonest, correct, and effective respond on
customers complaints, critics, suggestions or comments will help to build trust and create
good brand image of the company. Qualified secretary has to be able to perform those
tasks and responsibilities as best as she can do in order to gain customers trust and
satisfaction. PT Puncak Prestasi Kreatif Institute is a Non-Government Organization
(NGO) established on December 23, 2010 with an obsession to make Indonesia
more developed, democratic, and prosperous. The company is engaged in the Pre -
Retirement Training, Managerial, Outbound, Information Technology, Local Government,
Legal Finance, Health & Safety environment, and others. They routinely conduct
various types of seminars, workshops, technical assistance or training within the private
and government related to human resource development and always implemented to keep
track of the dynamics that exist. In connection to the objective above, the author has
conducted research on PT Puncak Prestasi Kreatif.
Keywords: Secretary’s Performance, Customer Satisfaction
PENDAHULUAN
“Good Service is Good Business”. Service bukan sekadar bagian dari jasa tetapi
justru merupakan sesuatu yang bisa membuat perusahaan kita bernilai tinggi. Itulah salah
satu ungkapan yang menyatakan bahwa betapa pentingnya menjaga kualitas suatu
pelayanan.
Pelayanan dinyatakan berkualitas apabila penerima layanan merasa puas; tanpa
menutup kemungkinan, bahwa setiap individu atau unit yang penerima layanan tersebut
memiliki tingkat penilaian yang beragam. Namun secara umum dapat dikatakan bahwa
penerima layanan atau pelanggan akan merasa puas apabila dapat menerima layanan lebih
dari yang diharapkan.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 48
Dalam kaitannya dengan tugas-tugas kesekretarisan di suatu perusahaan atau
organisasi, yang dalam hal ini adalah termasuk dalam kelompok pemberi layanan atau
yang melayani, peran sekretaris menjadi kunci keberlangsungan suatu perusahaan. Diduga
bahwa apabila kinerja layanan yang diberikan oleh sekretaris dinilai baik, maka dapat
memberi dampak positif terhadap kepuasan pelanggan.
PT Puncak Prestasi Kreatif adalah perusahaan yang bergerak dibidang pelatihan Pra-
Purnabakti, Manajerial, Outbound, Informasi Teknologi , Pemerintahan Daerah, Hukum,
Keuangan, Kesehatan & Keselamatan Kerja dan Lingkungan, dan lain-lain. PT Puncak
Prestasi Kreatif secara rutin menyelenggarakan berbagai jenis seminar, workshop,
bimbingan teknis atau training dilingkungan swasta dan pemerintah yang terkait dengan
pengembangan sumber daya manusia (SDM) dan selalu dilaksanakan dengan mengikuti
perkembangan dinamika yang ada. Perusahaan ini dipilih sebagai objek penelitian
mengingat bahwa keberlangsungan bentuk usaha jasa seperti ini sangat bergantung pada
tanggapan para pengguna layanan/customer atas jasa (berupa pelatihan dan kegiatan
sejenis) yang telah diberikan. Tanggapan positif akan diberikan bila layanan kepada
pelanggan diberikan secara prima. Penelitian berfokus pada sejauhmana kinerja sekretaris
dapat berdampak untuk meningkatkan kepuasaan pelanggan. Dan dengan demikian
tentunya dapat diharapkan untuk meningkatkan kinerja perusahaan itu sendiri.
Beberapa manfaat yang didapatkan dari hasil pengamatan ini, dari sisi sekretaris
antara lain mengetahui bagaimana cara memenuhi kepuasan pelanggan, bagaimana
mengatasi keluhan/komplain dan teknik menjalin kerjasama yang baik. Disisi lain, bagi
perusahaan diharapkan dapat mempertahankan citra baik perusahaan serta kepuasan
pelanggan demi kemajuan dan keberlangsungan perusahaan.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 49
LANDASAN TEORI
Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris dituntut untuk dapat membantu atasan
secara maksimal, sehingga terkadang sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap
karena semua tergantung pada pekerjaan atasan. Guna menunjang kegiatan atasan tersebut
seorang sekretaris harus mempunyai peran dan tanggung jawab yang tepat.
Seorang sekretaris harus menguasai 3 aspek sebagai berikut :
1. Peran sebagai Sekretaris Pimpinan
Peran sekretaris pimpinan adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan
terutama pada kegiatan administrasi. Hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi
dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan
dengan kegiatan untuk mencapai tujuan perusahaan, seorang sekretaris harus
membantunya, seperti:
a. Bila atasan akan melakukan hubungan bisnis melalui surat, maka sekretaris yang
menyiapkan mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya.
b. Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan
rapat, sampai setelah rapat pun sekretaris yang melakukannya demi kelancaran
rapat tersebut.
c. Demikian juga apabila atasan akan melakukan perjalanan ke luar daerah, maka
semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat, sampai setelah atasan kembali
sekretaris yang memperlancar kegiatan atasan tersebut.
2. Tanggung Jawab
Dalam melakukan tugasnya, seorang sekretaris mempunyai tanggung jawab yang
cukup besar untuk meningkatkan dan mempertahankan citra atasan. Dalam hal ini
sekretaris dituntut untuk selalu menjaga nama baik atasan dalam hal apapun baik dalam
lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan. Mempertahankan citra
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 50
atasan terkadang juga harus melakukan tindakan atau perkataan yang berbeda dengan
fakta yang ada, seperti apabila atasan datang terlambat maka sekretaris harus dapat
beragumen bahwa atasan terlambat karena adanya pekerjaan yang dilakukan diluar
kantor. Demikian juga untuk hal lainnya.Hal ini dilakukan agar citra atasan tetap baik.
Untuk memenuhi peran dan tanggung jawab yang sedemikian besar tersebut,
maka syarat yang diwajibkan untuk menduduki jabatan ini minimal memiliki :
a. Keterampilan dasar, meliputi:
1) Kemampuan mengetik 10 jari, yaitu kemampuan untuk mengerjakan berbagai
pekerjaan kantor baik dengan aktif menggunakan 10 jari diatas tuts pada mesin
tik atau komputer, dengan kemampuan minimal adalah kecepatan 200 hentakan
per menit, dan kesalahan maksimal 3 hentakan.
2) Penanganan kearsipan, yaitu kemampuan mengelola berkas sampai pada
penyimpanan serta penggunaan sistem dengan benar.Agar penemuan kembali
dapat dilakukan dengan cepat dan tepat, dengan standar waktu penemuan
kembali maksimal 3 menit.
3) Komputer, yaitu dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai
keperluan dengan sistem yang tepat seperti Ms. Word, Ms. Excell serta
PowerPoint. Juga dapat menjalankan internet untuk berbagai keperluan baik
mengirim dan menerima berita atau mencari data.
4) Korespondensi, yaitu suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa
Indonesia maupun bahasa Inggris, dengan berbagai bentuk atau variasi yang
diinginkan atasan, baik dengan konsep atasan maupun mengkonsep sendiri.
5) Menerima dikte, yaitu kemampuan dalam menerima instruksi atau berita, baik
secara lisan maupun draf tulisan.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 51
6) Pengetahuan bank dan kas kecil, yaitu suatu kemampuan yang memperlancar
pekerjaan dalam hubungannya dengan keuangan atasan.
b. Keterampilan khusus, yang meliputi:
1) Tata krama lingkungan kerja, yaitu mengetahui bagaimana menjalankan kaidah-
kaidah atau aturan dan sopan santun dalam bentuk perilaku di lingkungan kerja.
2) Tata krama bertelepon, yaitu dapat menggunakan telepon dengan berbagai
fungsi untuk melakukan tugas serta dapat menanganinya dengan standar
kepuasan pelanggan.
3) Komunikasi efektif, yaitu dapat menyampaikan pikiran dan maksud dengan
jelas secara lisan maupun tulisan, serta dapat menyampaikan pendapat atau
pesan di muka umum.
4) Hubungan antar-pribadi, yaitu suatu cara menyesuaikan diri dalam pergaulan,
dengan menggunakan teknik pendekatan yang pantas dan sesuai kepada atasan
maupun relasi.
3. Penampilan
Dianggap sebagai faktor penunjang untuk menjadi pegawai yang profesional.
Penampilan menjadi sangat penting karena menjadi tolok ukur atas citra/image
seseorang. Penampilan ini mencakup tata cara berpakaian, menggunakan tata rias,
menggunakan aksesoris, dan di samping itu juga mencakup cara berjalan, cara berdiri,
dan cara duduk. Hal-hal tersebut yang menentukan penampilan seseorang dimata orang
lain, terutama pelanggan.
Menurut Wursanto (2004:5), sekretaris haruslah memiliki rasa tanggung jawab
tinggi, mandiri, berinisiatif, berkompetensi, dapat dipercaya dalam membantu
kelancaran pekerjaan pimpinan pada perusahaan dimana dia bekerja. Sekretaris
sebaiknya bukan yes-man, artinya hanya mau menuruti semua kemauan atasannya
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 52
tanpa memikirkan atau mempertimbangkan apa yang akan menjadi konsekuensi dari
keinginan dan kemauan pimpinannya tersebut.. Karena itu sekretaris harus mampu
berinisiatif, berdaya kreasi sehingga mampu menyarankan ide-ide yang baik. Sudah
tentu seorang atasan sebaiknya bukan non-man, yang berarti harus menolak pendapat
orang lain. Atasan yang baik dan ideal adalah orang yang bersedia mendengar,
menghargai pendapat ataupun saran dari bawahannya.
Ditambahkan menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu
dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-
menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai
kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya
yang berhubungan, guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya.
Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan
tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan
jabatan yang menuntut profesionalitas yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi dan
kemampuan untuk melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak
dapat dipisahkan dari seorang sekretaris.
Lebih jauh lagi, peran seorang sekretaris dapat diartikan sebagai:
a. Penjaga/beranda perusahaan. Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa
yang bisa dan tidak bisa bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya supaya diatur
jadwalnya dan tidak saling bertabrakan.
b. Filter dan pengelola informasi. Surat yang masuk dicatat, diatur, dan diolah terlebih
dahulu.Sekretaris mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan
mencari informasi-informasi yang diperlukan pimpinan.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 53
c. Asisten pribadi/tangan kanan pimpinan. Sekretaris membantu pimpinan dalam
tugas-tugas sehari-hari bahkan untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk
keperluan perusahaan.
d. Secret keeper/pemegang rahasia. Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia
memiliki informasi yang tidak boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.
e. Penasihat untuk dimintakan berbagai pendapat. Di tengah kesibukan pimpinan,
sekretaris harus mampu memberikan nasihat agar pimpinannya tersebut dapat
bertindak bijak dan proporsional.
f. Penghubung atau humas. Sekretaris berdiri di antara pimpinan dan pihak lain.
Untuk itu sekretaris harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun
menjadi penyampai informasi dari luar.
g. Perawat/pelindung. Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan
keselamatan dan kesehatan pimpinan termasuk di dalamnya menciptakan suasana
kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak cepat lelah.
Pengertian Kebutuhan dan Kepuasan Pelanggan
Pada dasarnya salah satu tujuan yang ingin dicapai setiap perusahaan bisnis adalah
memberikan kepuasan kepada para kolega dan pelanggan. Namun dalam praktiknya, tidak
mudah untuk mencapai kebutuhan tersebut.Salah satu faktornya adalah masih rendahnya
mutu tenaga pelayan atau penjual dalam memahami dan melaksanakan prinsip-prinsip
pelayanan prima. Ada beberapa prinsip dasar pelayanan prima yang dapat menjadi acuan
dalam menciptakan kepuasan pelayanan bagi pelanggan.
Pelayanan tidak bisa dipisahkan dengan kepuasan pelanggan. Sebab tujuan utama
dari pelayanan prima adalah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sehingga pelanggan
merasa puas dengan pelayanan yang kita berikan. Memberikan service/pelayanan bukan
sekedar bersikap patuh. Harga diri yang tinggi adalah unsur yang paling mendasar bagi
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 54
keberhasilan organisasi yang menyediakan jasa pelayanan apa pun. Jika para karyawan
merasa senang akan diri mereka sendiri dan kepada siapa mereka bekerja, pandangan
positif seperti itu menular kepada para konsumen. Sebuah pepatah manajemen modern
mengatakan, ‘untuk memperlakukan karyawan sebagaimana yang ingin mereka
memperlakukan para kosumen, pertimbangkanlah terlebih dahulu mempekerjakan orang-
orang yang positif’.
Sukses hari ini tidak menjamin sukses hari esok, tentukan, penuhi, dan lampauilah
yang diharapkan untuk menguasai pasar.Tidak perlu membantah persepsi konsumen,
antisipasilah pada perubahan harapan pasar. Konsistensi adalah kuncinya, konsistensi
dalam hal memenuhi serta melampaui harapan-harapan konsumen.
Jerry Gregoire, Chief Information Officer dari Dell Computers, pernah
menyampaikan, “The customer experience is the next competitive battleground.” Dapat
diartikan disini bahwa, keluhan merupakan peluang dalam berkompetisi bukan masalah.
Dalam dunia bisnis tidak akan pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk menciptakan
kesan pertama. Maka, buatlah kesan pertama yang mengesankan. Keluhan itu wajar.
Sebuah keluhan dapat membuat bisnis kita semakin maju apabila kita bijak dalam
menanganinya. “Good Service is Good Business”. Pelayanan bukan sekadar melayani,
tetapi juga dapat memenuhi kepuasan konsumen.
Sangat penting mencari tahu apa yang sebenarnya dipikirkan konsumen. Beragam
cara yang dapat dilakukan, diantaranya adalah: melakukan survei dengan menguji standar
penyampaian servis yang dilakukan sendiri, jika tidak ingin mengeluarkan uang untuk
membayar. Penting pula mendengarkan dengan seksama dan tanpa berprasangka apa pun.
Rencanakan masa depan sekarang juga. Para pemimpin perlu memiliki visi tentang servis
yang bagaimana yang dapat mereka andalkan di dalam organisasi mereka. Tidak cuma hari
ini, tapi juga bertahun-tahun mendatang. Menciptakan budaya perusahaan yang
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 55
mendukung keunggulan servis dan memperhitungkan sampai kapan konsumen bernilai.
Lakukan peningkatan secara bertingkat, jika tidak, berarti sama saja memberikan peluang
kepada pesaing untuk menyusul kondisi perusahaan. Perusahaan-perusahaan yang sukses
sering merasa sulit melakukan perubahan. Jika perubahan hanya dilakukan demi sekadar
berubah saja, maka hal itu sangat mustahil untuk mencapai kesuksesan. Faktor kuncinya
adalah secara konstan melihat kebutuhan-kebutuhan dan harapan konsumen agar benar-
benar responsif terhadap perubahan-perubahan di dalam ruang pasar. Hal yang tidak kalah
pentingnya adalah memberikan kesempatan kepada karyawan untuk terlibat dalam
perencanaan. Lakukan investasi dengan memberi staf anda pelatihan dalam memberikan
servis yang paling unggul.
Dalam hal pelayanan, bersikap ramah juga diperlukan.Tidak akan menang beradu
argumen dengan konsumen dan tidak ada untungnya memenangkan perdebatan dan
mengalahkan konsumen. Kalau masih membutuhkan konsumen, maka perlakukanlah
mereka sebaik mungkin. Memberi perhatian kepada konsumen berarti membuat organisasi
mempunyai nama baik. Berikan jaminan servis dapat memberi sisi kompetitif pada
perusahaan-perusahaan. Para konsumen memang mengetahui apa yang dapat mereka
harapkan dan jaminan apa yang akan mereka peroleh pada tingkat servis itu.
Dalam menjalani bisnis pelayanan jasa, pengusaha harus mempunyai kekuatan
mental, bagaimana cara pengembangan langganan, struktur manajemen usaha, dapat
memahami permasalahan yang terjadi, berkomunikasi dengan baik, sering melakukan
survei, mengatur strategi penjualan, dapat bernegosiasi, akomodasi dan kompromi serta
menerapkan perubahan pada klien anda.
Teknik/pendekatan komunikasi yang baik sangat berpengaruh pada perkembangan
perusahaan, terutama tentang apa yang harus dan tidak boleh kita ucapkan. Bahasa yang
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 56
lembut serta dengan sedikit sentuhan senyum akan membuat konsumen merasa senang dan
dihargai.
Lebih jauh lagi, penampilan seseorang juga dituntut dalam upaya memberi kesan
baik. Karena penampilan yang bersih, rapi, tertata dan sopan akan membuat suasana hati
seseorang menjadi nyaman. Dan kenyamanan ini merupakan kunci berlanjutnya kerjasama
yang terbina di masa depan. Berbisnis merupakan suatu tantangan, karena anda akan
memainkan suatu pertandingan.
PEMBAHASAN
1. Profil Perusahaan
PT Puncak Prestasi Kreatif adalah Lembaga Non Government Organization
(NGO) yang berdiri pada 23 Desember 2010 dengan obsesi ingin mewujudkan
Indonesia yang maju, demokratis, adil dan makmur. Perusahaan ini bergerak dibidang
pelatihan pra-purnabakti, manajerial, outbound, informasi teknologi, pemerintahan
daerah, hukum keuangan, kesehatan & keselamatan lingkungan, dan lain lain. PT
Puncak Prestasi Kreatif secara rutin menyelenggarakan berbagai jenis seminar,
workshop, bimbingan teknis atau training dilingkungan swasta dan pemerintah yang
terkait dengan pengembangan sumber daya manusia dan selalu dilaksanakan mengikuti
perkembangan dinamika yang ada.
Penyelenggaraan pemerintahan berbasis elektronik (e-Government) merupakan
salah satu program nasional guna mendukung tata pemerintahan yang baik (Good
Governance), terlebih lagi dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik yang
efektif dan efisien seperti yang diamanatkan didalam Instruksi Presiden Nomor 3
Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government
dengan tujuan meningkatkan tata kelola.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 57
PT. Puncak Prestasi Kreatif yang selanjutnya disebut PP Kreatif Consulting
didukung oleh lebih dari 50 orang tenaga ahli yang berpengalaman dan profesional
sesuai dengan bidangnya, tenaga ahli yang berasal dari kalangan Kemendagri,
Kemenkeu, BPK RI, serta staff pengajar dari berbagai perguruan tinggi negeri dan
swasta. PP Kreatif Consulting merupakan solusi terbaik dan teruji dalam usaha
meningkatkan mutu sumber daya manusia Indonesia. Bertumpu pada kualitas
memberikan pelayanan dalam berbagai proses pengembangan diri dan perpaduan
antara tim trainer yang teruji, materi yang sesuai dengan kebutuhan, proses pelatihan
terintegrasi serta mengutamakan proses praktik dibanding teori sehingga layak menjadi
pilihan utama dan terbaik.
Dalam menjalankan tugasnya, PP Kreatif Consulting menyelenggarakan
bimbingan teknis, workshop, pendidikan dan pelatihan, seminar, sosialisasi untuk
pegawai negeri sipil di seluruh kementerian dan pemerintahan daerah dengan tema-
tema antara lain :
a. Bidang Kearsipan dan Kehumasan, yaitu meliputi Tata Naskah Dinas, Kearsipan
dan Penyusunan Anggaran Kegiatan dilingkungan Aparatur Pemda & Sekretariat
DPRD, Analisis Jabatan dan Aplikasi Manajemen Modern Berbasis Kinerja
Mewujudkan Good Governance, Keprotokoleran dan Pedoman Pelaksanaan Tugas
Kehumasan, dan Manajemen Persidangan dan Risalah Rapat.
b. Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Pemda / Web Design Pemda,
yaitu meliputi IT Service Management (ITILV.3) dan Mobile e-Goverment Untuk
Pemerintah; Sosialisasi Internet Sehat dan Aman Bagi Pemerintah; Social Media
For Development dan Manajemen Proyek; Pelatihan e-Library dan e-Learning
System; Goverment Chief Information Officer (G-CIO); Pemanfaatan Teknologi
Informasi dan Komunikasi (TIK) Dalam Pengelolaan Informasi Publik; dan
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 58
Implementasi dan Penguasaan Budaya Dokumentasi (BUDOK) Bagi Aparat
Pemerintahan Daerah Berdasarkan UU No. 14 Tahun 2008.
c. Bidang Kepegawaian, yaitu meliputi Optimalisasi Profesionalisme Aparatur
Pemda, Camat, Lurah / Kepala Desa dan Pedoman Paten Berdasarkan Permendagri
No. 4 Tahun 2010; Optimalisasi Tugas dan Fungsi SATPOL PP Dalam Mengawal
dan Menegakkan Peraturan Daerah (PERDA); Peningkatan Kapasitas Angota
SATPOL PP Dalam Menciptakan Ketenteraman dan Ketertiban Umum; Tatacara
Pelaksanaan dan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas Bagi Pejabat dan Pegawai
Daerah; ptimalisasi Peran Pemda Melalui Kantor / Badan Kesbangpol Dalam
Menciptakan Keamanan dan Ketertiban Masyarakat di Daerah; dan Toleransi dan
Kesetaraan Pengamalan Ajaran Agama.
d. Bidang Keuangan, yaitu meliputi Pemeriksaan Belanja Hibah dan Bantuan Sosial
(BANSOS) Oleh BPK RI; Analisis Temuan BPK Terkait Pelaporan
Pertanggungjawaban Keuangan Daerah Menuju dan Mempertahankan Opini WTP;
Administrasi Keuangan dan Perencanaan Bagi Pengguna Anggara (PA), PPTK,
PPK dan Bendahara; Tatacara Penatausahaan, Penyusunan Laporan dan
Pertanggungjawaban Bendahara Serta Penyampaiannya; dan Paradigma Baru
Kebijakan Pengelolaan Keuangann Daerah Pada Setiap SKPD di Pemerintahan
Provinsi, Kabupaten dan Kota.
e. Bidang Aset Daerah, yaitu meliputi Pengelolaan dan Optimalisasi Barang Millik
Daerah; Pedoman Akuntansi dan pelaporan Aset Berupa Barang Milik Negara yang
Berasal Dari Kontraktor Kontrak Kerjasama; Perkiraan Alokasi Dana Bagi Hasil
Sumber Daya Alam Pertambangan Umum Berdasarkan Permendagri No.
207/PMK.07/2011; Strategi Pendirian dan Pengelolaan Badan Usaha Milik Daerah
(BUMD).
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 59
f. Bidang Pemerintahan Daerah, yaitu meliputi Manajemen Pengendalian dan
Penyusunan Program Kegiatan SKPD; Perencanaan dan Evaluasi Kinerja SKPD;
Efek Kekerasan, Edukasi dan Solusi Mengatasi Masalah Kekerasan Dalam Rumah
Tangga (KDRT); dan Perumusan Produk Hukum Daerah Yang Baik Berdasarkan
Permendagri Nomor 53 Tahun 2011.
g. Bidang Penanaman Modal, yaitu meliputi Sistem Informasi Penanaman Modal
Daerah dan Pelayanan Perizinan; dan Tatacara Pemerintah Daerah Dalam
Melakukan Pinjaman Daerah.
h. Bidang Perpajakan, yaitu meliputi Pengelolaan Potensi Pajak dan Retribusi Daerah
Untuk Meningkatkan Pendapatan Asli Daerah (PAD).
i. Bidang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, yaitu meliputi Manajemen Kontrak
dan Penyelesaian Sangketa Kontrak Dalam Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah;
Penyusunan Analisa Kontrak; Sistem Pengawasan dan Tatacara Audit Pengadaan
Barang / Jasa Pemerintah; Metode Penyusunan HPS/OE dan Hukum Kontrak Atas
Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah; dan Peningkatan Kinerja Pengadaan Barang /
Jasa Pemerintah Bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
2. Metode Pelatihan Yang Membangun Kepuasan Pelanggan
Sebagai institusi professional, PP Kreatif Consulting dapat memberikan
pelayanan dengan bertindak sebagai konsultan SDM untuk: Strategi pengembangan
mutu SDM perusahaan rekanan; jenis dan variasi pelatihan yang dapat diterapkan
dalam rencana kerja untuk seluruh pegawai; dan b82
rainstorming.
Ada beberapa metode pelatihan yang diterapkan oleh PP Kreatif Consulting agar
peserta mendapatkan pelayanan yang prima dan puas. Metode pelatihan dimaksud
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 60
antara lain Private Coach Training; Group Training; Public Training; Corporate
Training; Seminar / Workshop; Corporate Partnership
a. Private Coach Training
Secara khusus menangani proses pelatihan individu. Permasalahan akan dengan
efektif ditangani oleh trainer (fasilitator) dengan tingkat efektifitas tinggi karena:
(a) Peserta dibatasi hanya 1 (satu) orang dalam proses coaching, interaksi 1:1 antara
klien dengan trainer diharapkan akan mengatasi tiap detail masalah substansial
yang akan diatasi bersama; (b) Teknis pelatihan sangat fleksibel, baik jangka
waktu, tempat, materi, dan trainer yang tepat untuk proses coach akan ditentukan
bersama antara klien dengan manajemen; (c) Tingkat akurasi dalam mencapai goal
setting pelatihan diatas 95%; (d) Kerahasiaan akan menjadi hal yang sangat dijaga
jika klien menghendaki; dan (e) Investasi pelatihan meliputi: Seminar Kit,
lunch/dinner dan sertifikat.
b. Group Training
Secara umum merupakan jenis pelatihan yang sama dengan Private Coach
Training, yang membedakan hanya jumlah peserta yang lebih besar, yakni antara 2
(dua)-6 (enam) peserta.
c. Public Training
Jenis pelatihan yang dapat diikuti oleh perseorangan yang tergabung dalam satu
kelas, beberapa hal tentang program pelatihan ini adalah: Kelas dengan jumlah
peserta maksimal 20 orang; Waktu pelatihan adalah selama 2 (dua) hari each full
day; Proses pelatihan mengutamakan praktik; dan Investasi pelatihan meliputi
coffee break, lunch dan sertifikat.
d. Corporate Training
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 61
Merupakan pelatihan yang diselenggarakan khusus untuk perusahaan tertentu.
Lebih lanjut mengenai pelatihan ini adalah: Jumlah peserta maksimal dalam kelas
yaitu 25 orang, hal ini untuk menjamin perkembangan tiap-tiap peserta dan alokasi
waktu praktik yang tetap besar untuk masing-masingnya; Waktu pelatihan adalah
selama 2 (dua) hari each day full, atau 4 (empat) hari half day; Materi akan sangat
disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dengan tetap bertumpu pada penilaian
khusus kepada masing-masing peserta, artinya komposisi materi akan cukup
mempertimbangkan kemampuan peserta yang akan dilatih untuk kemudian
disesuaikan dengan goal setting perusahaan; Tempat pelatihan dapat
diselenggarakan di tempat yang disetujui kedua belah pihak; dan Investasi pelatihan
meliputi handout materi, coffee break, lunch dan sertifikat.
e. Seminar / Workshop
Adalah program rutin yang diselenggarakan tiap bulan. Program ini merupakan
salah satu upaya PP Kreatif Consulting untuk memberikan pembelajaran kepada
masyarakat mengenai beberapa hal :Diadakan rutin setiap bulan; Jumlah peserta
100-250 orang; Materi akan disesuaikan pada tiap kesempatannya, merupakan
materi yang juga disampaikan dalam public training; Durasi 3 (tiga) jam; dan Biaya
relative terjangkau.
f. Corporate Partnership
PP Kreatif Consulting dapat bertindak sebagai rekanan dari perusahaan tertentu
untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan, seperti: Seminar; Charity; Workshop;
Gathering; Dll.Sebagai rekanan, PP Kreatif Consulting akan memberikan pelayanan
kepada perusahaan rekanan untuk menangani kegiatan perusahaan tersebut berupa:
Konsep acara; Tempat; Akomodasi peserta; Teknis pelaksanaan.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 62
Metode di atas dimaksud agar para peserta tidak merasa bosan dan asing. Metode ini
mendorong setiap peserta mempunyai peran masing-masing dan menjadi diri sendiri,
serta mampu berkontribusi dalam kerja kelompok.
3. Peran Sekretaris dalam Pelayanan Pelanggan
PP Kreatif Consulting memang khusus untuk melayani jasa pelatihan dan
konsultan SDM. Peserta pelatihan berasal dari berbagai latar belakang, berbagai unsur,
berbagai karakter. Peserta adalah pelanggan yang pada umumnya perlu dilayani karena
merasa mereka telah memberikan biaya pelatihan sehingga berhak untuk mendapatkan
pelayanan pelatihan yang prima. Banyaknya ragam pelatihan, banyaknya ragam latar
belakang peserta pelatihan, serta berbagai metode pelatihan yang diterapkan,
memerlukan persiapan dan pelayanan yang lebih baik dan bermutu.
Tugas-tugas sekretaris seperti yang telah diuraikan terdahulu akan sangat
berharga sebagai acuan sekretaris dalam memberikan pelayan pelayanan prima kepada
para peserta pelatihan atau seminar.
PENUTUP
Berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan di PT Puncak Prestasi Kreatif, maka dapat
ditarik kesimpulan yang merupakan gambaran umum sebagai berikut:
1. Kegiatan yang dilakukan di PT Puncak Prestasi Kreatif sangat variatif dan
membutuhkan suatu ide-ide yang kreatif agar tidak membosankan;
2. Ruang lingkup pekerjaan meliputi : menangani registrasi peserta, mempersiapkan
fasilitas untuk peserta, mengecek kelengkapan peralatan sebelum acara berlangsung,
menjadi MC, menjadi moderator, menangani komplain dari kustomer, dan menangani
administrasi. Jenis pekerjaan ini sangat variatif;
3. Banyaknya ragam latar belakang peserta pelatihan atau seminar dari berbagai kalangan
yang memerlukan teknik komunikasi yang adaptif.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 63
4. Seluruh pekerjaan tersebut menuntut pemenuhan kepuasan pelanggan agar peserta
tersebut agar tetap loyal mengingat sifat jasa yang diberikan perusahaan menuntut
pelayan yang lebih baik.
5. Sekretaris memang harus mampu menjalankan tugas-tugas dukungan pelayanan
administrasi dan bantuan komunikasi kepada para peserta, nara sumber, dan pihak
pengelola sebagai pimpinannya.
Saran yang dapat disampaikan berdasarkan kesimpulan di atas yaitu : (1) pimpinan
perusahaan perlu mempertimbangkan tenaga kerja sekretaris dengan motode back-to-back
(saling mendukung) agar lebih efisien waktu dan menghindari ketergantungan kepada
orang tertentu; (2) sedapat mungkin pembuatan agenda acara dipersiapkan dengan baik
agar lebih mudah dimengerti oleh peserta.
DAFTAR PUSTAKA
ASEKMA Don Bosco. Handbook of Modern Secretary. PPM, Jakarta. 2010.
Catherine Deiye. Good Services is Good Busines. Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama.
1997.
Richard S. Seelye dan William O. Moody. Kiat Menjual Kalau Konsumen Berkata Tidak.
Penerbit : Abdi Tandur, Cetakan 3, Jakarta. 1997.
http://tyas-rahayu.blogspot.com/p/peran-sekretaris.html, diakses tanggal 26 April 2014
http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-
syarat-tata-kerja-dll.html, diakses tanggal 26 April 2014
http://ulfizahrokyahoocom.blogspot.com/2008/12/ruang-lingkup-tugas-dan-fungsi.html,
diakses tanggal 26 April 2014
http://petiusang.wordpress.com/category/artikel/event-organizer/, diakses tanggal 26 April
2014
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 64
http://ppkreatifconsulting.com/pages/index.php/puncak-prestasi-institute/11-puncak-
prestasi-institute, diakses tanggal 26 April 2014
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 65
PENGARUH KUALITAS SEKRETARIS TERHADAP KEMAJUAN
PERUSAHAAN PADA PT SALICA INDONESIA
Oleh :
V.Y. Sri Sudarwinarti, S.Pd.,M.Si.
Stephanie Juliani, A.Md
ABSTRACT
PT Salica Indonesia is a distribution company of health and beauty products. In the
process of achieving the goals, the leader is much needed. Leader is someone who
responsible for the running of an organization. In carrying out this great responsibility, a
leader needs to be assisted by a secretary to take a role in advancing the company.
A secretary is as a co-leader, secret keeper, the company home page, and the bridge
between the leader and external parties. Therefore, the secretary is required to become a
profesional and quality secretary. In connection with this, the case has been studied,
observed, and analyzed to get the solutions. Some solution suggestions for PT Salica
Indonesia are the management company can be improved for the progress of the company,
job and responsibilities of each employee distributed according to job description of each
department or position.
Keywords: Secretary, Quality, Company
PENDAHULUAN
PT Salica Indonesia merupakan anak perusahaan dari sebuah perusahaan Jepang yang
mengkhususkan diri dalam distribusi produk kesehatan dan kecantikan. Dalam setiap
perusahaan tentu memerlukan struktur perusahaan, salah satu posisi yang terdapat dalam
struktur tersebut adalah sekretaris. Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas
yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu
kegiatan perkantoran atau perusahaan. Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai
macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan
demikian, tentunya pimpinan akan sangat memerlukan bantuan seseorang untuk
melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 66
sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar
dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.
PT Salica Indonesia sebagai salah satu perusahaan yang berkantor induk di Jepang,
banyak melakukan berbagai macam kegiatan di Indonesia dalam mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Untuk tercapainya tujuan yang optimal pada PT Salica Indonesia, sangat
memerlukan pengorganisasian yang baik agar keseluruhan bagian bisa bekerja sama
sebagai suatu sistem yang integral. Masing-masing unit mempunyai korelasi yang saling
menunjang dan melengkapi dalam menciptakan efektivitas dan efesiensi perusahaan.
Pada proses pencapaian tujuan ini, dalam kondisi pimpinan perusahaan kemungkinan
banyak bepergian ke luar negeri khususnya ke Jepang, diperlukan seseorang yang
bertanggung jawab penuh terhadap jalannya sebuah organisasi. Dalam menjalankan
tanggung jawab yang besar ini, seorang pemimpin dibantu oleh sekretaris untuk
mengambil peran dalam memajukan perusahaan.
Tugas sekretaris yang utama adalah membantu pimpinan. Oleh karena itu, seorang
sekretaris memiliki peran yang sangat besar bagi sebuah perusahaan. Bahkan di era global
seperti sekarang ini, peran sekretaris jauh lebih besar dari sebelumnya. Dengan keadaan
yang demikian, maka seorang sekretaris dituntut untuk lebih terampil, profesional dalam
bekerja serta kemampuan berstandar internasional yang harus dimiliki oleh seorang
sekretaris dalam mengembangkan kemampuannya. Masalah pokok yang dijabarkan dalam
tulisan ini adalah belum optimalnya pencapaian hasil kerja pada PT Salica Indonesia. Oleh
sebab itu, sekretaris yang berkualitas sangat dibutuhkan untuk mengambil bagian dalam
memajukan perusahaan. Tulisan ini mencakup peranan sekretaris dalam menciptakan
efesiensi dan efektivitas kerja terhadap kemajuan PT Salica Indonesia, dengan harapan
dapat memberikan masukan untuk kemajuan perusahaan.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 67
LANDASAN TEORI
1. Peran Sekretaris
Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu secretum yang artinya rahasia.
Dalam Bahasa Belanda disebut secretares, dalam Bahasa Perancis disebut secretaire,
sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang
berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, berarti sekretaris adalah orang yang diberi
kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya dalam arti
rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.
Seorang sekretaris adalah orang yang memegang rahasia serta memperoleh
kepercayaan dari pimpinan untuk menangani masalah kantor.
Menurut M. Braum dan Ramon dikutip oleh Tony Waworuntu memberikan
pengertian sekretaris sebagai berikut, “Seseorang yang membantu pimpinannya dalam
pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, mengingatkan pimpinannya mengenai
pertemuan atau perjanjian, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang
berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari pimpinannya“. (1988:58)
Sekretaris menurut H. W Fowler dan F. G Fowler yang dikutip oleh Nani Nuraeni
dalam buku Sekretaris Professional mengemukakan bahwa sekretaris adalah orang
yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis,
mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya; pegawai yang ditunjuk oleh
masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi,
memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan
menjadi 2 (dua) macam yaitu:
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 68
a. Sekretaris eksekutif
Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena
secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki
bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu
unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah,
sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.
b. Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk
membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini
bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan
digaji oleh perorangan. Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk
mengenal sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran
atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak
berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap
terikat kepada status kepegawaiannya.
Sekretaris dibutuhkan oleh setiap pimpinan untuk meringankan tugas pimpinan
terutama tugas rutin dan operasional agar pimpinan dapat berkonsentrasi dan fokus
terhadap tugas manjerialnya. Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah : (1) membantu
meringankan tugas-tugas pimpinan juga sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan,
dan (2) mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen, sebagai pusat
dokumentasi dan menangani informasi untuk pimpinan, serta (3) sebagai alat
komunikasi organisasi/perusahaan menjadi jembatan penghubung.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan
dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 69
dengan pekerjaan yang ditekuninya. Dengan demikian peranan sekretaris dapat
meliputi :
a. Sekretaris sebagai duta. Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris
sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan
profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat
tersebut.
b. Sekretaris sebagai pintu gerbang. Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu
gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu.
Untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk
ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin
bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih
dahulu.
c. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan. Di sini sekretaris harus dapat
berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan
dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya, misalnya: membuat
ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu,
relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.
d. Sekretaris sebagai humas. Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan
lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung
melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris
haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan
perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai
dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 70
2. Pengertian Kualitas Sekretaris
Seorang sekretaris dapat dikatakan profesional apabila ia memiliki sejumlah
kompetensi yang mendukung profesionalitasnya. Sekretaris profesional, tidak hanya
menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga
beberapa keterampilan manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk
berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi. Dalam hal ini
tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai,
tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pimpinan.
Dalam dunia bisnis, peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan
dalam mengembangkan usahanya. Dengan demikian Sekretaris profesional harus
memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut.
a. Menampilkan Citra Perusahaan. Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung
tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan seorang pimpinan perusahaan, maka
sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
b. Baik dan Bertanggung Jawab. Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung
jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada pimpinan tetapi juga harus
baik kepada relasi dan kawan sekantor.
c. Pandai Menjaga Rahasia. Sebagai tangan kanan pimpinan dan selalu menjaga
kepercayaan dari pimpinan, sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan
maupun rahasia pribadi seorang pimpinan.
d. Tahu Teknologi. Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tetapi seorang
sekretaris juga harus up- date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi
informasi.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 71
e. Mengerti Accounting dan Pembukuan. Accounting dan pembukuan juga harus
dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukaan kantor.
f. Harus Bisa Bahasa Asing. Mengusai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus
dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta
pimpinan untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
g. Mempelajari Karakter Pimpinan. Kenalilah karakter atasan agar tidak salah dalam
tindakan dan mengambil keputusan.
h. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang
baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk dan lain sebagainya. Karena itu
sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
i. Pandai Berbicara di Depan Publik. Terkadang sekretaris diminta untuk menemani
atasan untuk melakukan presentasi menggantikan pimpinan. Karena itulah
sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.
Peran sekretaris profesional bisa menjadi kunci fungsi yang efisien dari
perusahaan, khususnya dalam organisasi dengan staf bergaji kecil atau anggota staf
yang tidak tetap. Berikut adalah beberapa kualitas, keterampilan, dan pengetahuan yang
harus ditunjukkan oleh sekretaris profesional dalam menjalankan tugasnya.
a. Knowledge (Pengetahuan)
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu: a. General Knowledge
(pengetahuan umum) Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas
yang dapat mengangkat nama dari perusahaan dan juga memiliki kemampuan
memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi,
terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi, misalnya:
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 72
1) Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta
menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki
pengetahuan ekstra;
2) Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta
susunan personil;
3) Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan. Memiliki pengatahuan
tentang tata naskah, kearsipan danperalatan perkantoran.
b. Special knowledge (pengetahuan khusus)
Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya pengetahuan
khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal
mengenai dimana sekretaris itu bekerja.
Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha
perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila
perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus
menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
c. Skill and technic (Keterampilan)
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi:
1) Mampu menyusun laporan;
2) Mampu mengetik surat dan berkorespondensi;
3) Mampu menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa asing;
4) Mampu menggunakan teknologi perkantoran;
5) Teknik tata penyimpanan arsip;
6) Teknik berkomunikasi dengan telepon;
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 73
7) Menulis cepat dengan steno;
8) Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang dimilikinya dengan perkembangan
dunia usaha/bisnis.
d. Personality (kepribadian)
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun
demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang harus
kita miliki untuk menjadi seorang sekretaris yang baik tersebut. Berikut kepribadian
yand harus dimiliki oleh seorang sekretaris.
1) Memiliki kepribadian, penampilan diri yang menarik dan baik;
2) Loyalitas disiplin dan dedikasi yang tinggi dapat dipercaya serta memegang
teguh rahasia;
3) Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, memiliki ingatan yang baik
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawabKualitas,
keterampilan, dan pengetahuan;
4) Simpatik. Harus bersikap mawas diri dan pandai bergaul pandai berbicara,
sopan;
5) Mempunyai perhatian atas pekerjaannya tidak cepat menyerah;
6) Dapat bijaksana terhadap orang lain bisa menjaga image perusahannya.
e. Practice
Yang dimaksud dengan practice adalah kemampuan melaksanakan tugas sehari-
hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda
pimpinan, dll. Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang
dilandasi rasa tanggung jawab pada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas
atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 74
karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan
tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut
pada sanksi. Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari
tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa,
labil, tidak dapat dipegang. Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi
sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa
pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.
(Waworuntu, 1995: 59-61)
3. Kriteria Perusahaan Yang Maju
Terkadang suatu organisasi atau perusahaan tidak mempertimbangkan syarat dan
keriteria untuk menjadi organisasi atau perusahaan yang baik. Padahal keriteria dan
syarat tersebut sangatlah penting. Maka pertimbangan yang dibutuhkan dalam
organisasi atau perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Nilai. Nilai perusahaan merupakan kondisi tertentu yang telah dicapai oleh suatu
perusahaan sebagai gambaran dari kepercayaan masyarakat terhadap perusahaan
setelah melalui suatu proses kegiatan selama beberapa tahun, yaitu sejak
perusahaan tersebut didirikan sampai dengan saat ini. Meningkatnya nilai
perusahaan adalah sebuah prestasi, yang sesuai dengan keinginan para pemiliknya,
karena dengan meningkatnya nilai perusahaan, maka kesejahteraan para pemilik
juga akan meningkat.
b. Visi. Visi adalah suatu pandangan jauh tentang perusahaan, tujuan perusahaan, dan
apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut pada masa yang akan
datang. Visi itu tidak dapat dituliskan secara lebih jelas menerangkan detail
gambaran sistem yang ditujunya, dikarenakan perubahan ilmu serta situasi yang
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 75
sulit diprediksi selama masa yang panjang tersebut. Visi adalah acuan atau
pandangan yang dapat membuat suatu organisasi atau perusahaan menjadi maju dan
berkembang.
c. Misi. Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga
dalam usahanya mewujudkan Visi. Misi perusahaan adalah tujuan dan alasan
mengapa perusahaan itu ada. Misi juga akan memberikan arah sekaligus batasan
proses pencapaian tujuan. Setiap organisasi atau perusahaan pasti memiliki misi.
Dan misi dapat memacu suatu organisasi atau perusahaan untuk maju dan bekerja
keras demi tercapainya misi tersebut.
d. Aturan. Aturan dalam setiap organisasi atau perusahan dibutuhkan untuk
menciptakan para karyawan dan anggota yang tertib sesuai dangan peraturan yang
telah disepakati. Kebanyakan perusahaan yang tidak memiliki aturan, perusahaan
itu hancur karena banyak karyawan atau anggotanya bertindak sesuka hati.
e. Profesionalisme. Profesionalisme dalam berorganisasi atau pekerjaan sangatlah
penting dalam mendapatkan hasil kerja yang baik dan sangat memuaskan. Jika
tidak memiliki profesionalisme dalam suatu pekerjaan, maka hasilnya hampir
dipastikan kurang maksimal atau kurang memuaskan bahkan bisa mengecewakan.
f. Rencana kerja. Banyak organisasi atau rencana kerja yang tidak memiliki rencana
kerja dan hasil ke depannya sangatlah tidak bagus. Organisasi atau perusahaan
menjadi salah langkah. Maka dari itu, rencana kerja sangatlah penting demi masa
depan suatu organisasi atau perusahaan.
g. Sumber daya. Sumber daya berupa sumber daya manusia sangatlah dibutuhkan
dalam organisai atau perusahaan. Karena dengan adanya sumber daya manusia
sangat membantu di setiap langkah atau pekerjaan yang berada diperusahaan. Dan
sekarang ini hampir semua perusahaan membutuhkan sumber daya yang
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 76
kualitasnya baik yang dapat menyelesaikan masalah dalam perusahaan atau
organisasi.
h. Insentif. Insentif adalah pengupahan yang memberikan imbalan yang berbeda
karena memang prestasi yang berbeda. Dua orang dengan jabatan yang sama dapat
menerima insentif yang berbeda karena bergantung pada prestasi. Insentif adalah
suatu bentuk dorongan finansial kepada karyawan sebagai balas jasa perusahaan
kepada karyawan atas prestasi karyawan tersebut. Insentif merupakan sejumlah
uang yang ditambahkan pada upah dasar yang diberikan perusahaan kepada
karyawan.
Kesungguhan dari setiap organisasi atau perusahaan tergantung juga pada insentif
para individu karyawan atau anggota yang ingin memajukan organisasi dan perusahaan
tersebut. Jika salah satu saja tidak ada, maka organisasi dan perusahaan tersebut
tergolong bukan organisasi atau perusahaan yang baik. Salah satu kriteria tersebut
sangatlah penting dalam membangun organisasi atau perusahaan yang dapat bersaing
dengan yang lain.
PEMBAHASAN
1. Gambaran Umum Perusahaan
PT Salica Indonesia merupakan anak perusahaan dari sebuah perusahaan Jepang
yang bernama Salica Japan. Salica Japan adalah perusahaan distribusi produk
kesehatan dan kecantikan. Salica Japan berdiri pada tahun 2011 dan bergerak sangat
cepat. Produk pertama yang diluncurkan Salica Japan adalah KIRARA Sheep Placenta.
Pada dua tahun pertama, Salica Japan sudah mencapai kesuksesan dalam pemasaran
KIRARA Sheep Placenta terhadap konsumen dan mencapai peringkat pertama dengan
predikat penjualan suplemen Sheep Placenta tertinggi di Jepang.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 77
Pada tahun 2013, Salica Japan mengembangkan bisnisnya di Indonesia dengan
membuka anak perusahaan, yaitu PT Salica Indonesia yang dipimpin oleh Masaaki
Iida. PT Salica Indonesia berlokasi di Pusat Kota Jakarta, Jln. Jendral Sudirman. Di
Indonesia, Salica tidak memasarkan produk secara langsung kepada konsumen,
melainkan mendistribusikan produk melalui dokter-dokter kulit dan Rumah Sakit,
kemudian dari klinik-klinik kecantikan dan Rumah Sakit dijual kepada pasien untuk
dikonsumsi.
Visi PT Salica Indonesia adalah : “Kami selalu berkomitmen untuk membawa
kebahagiaan dan kepuasan kepada pelanggan global kami dengan menyediakan produk
dengan kualitas terbaik. Dan misi PT Salica Indonesia adalah “Kami selalu berusaha
untuk mencapai dan menawarkan ‘hanya yang terbaik untuk Anda’ sebagai ideologi
inti untuk pelanggan, karyawan dan pemegang saham”. Semua ini akan dicapai
melalui:
a. Tidak pernah kompromi baik dari segi produk dan kualitas layanan. Melalui riset
pasar yang luas, kami akan mengembangkan dan memberikan produk yang
berkualitas tinggi.
b. Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan sehat untuk karyawan kami.
c. Menjadi perusahaan yang sehat secara finansial dan tumbuh sebagai sebuah bisnis
dengan mengambil risiko yang diperhitungkan, memberikan hasil yang menarik
pada investasi bagi pemegang saham kami.
PT Salica Indonesia dikepalai oleh Pejabat Eksekutif Tertinggi (CEO) yang
membawahi Direktur Eksekutif. Direktur Eksekutif memimpin manajemen perusahaan
secara langsung dan membawahi General Manager yang mana General Manager
tersebut memimpin segala divisi yang ada di perusahaan. Para pimpinan PT Salica
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 78
Indonesia dalam menjalankan tugasnya perlu dibantu oleh Administrative Assistant
/Secretary yang memiliki deskripsi tugas :
a. melakukan aktivitas kesekretariatan perusahaan;
b. mengkoordinasikan pengurusan segala bentuk perizinan usaha perusahaan;
c. membuat laporan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan;
d. mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda kegiatan Direksi;
e. memberikan masukan kepada Direksi dari aspek hukum yang berkaitan dengan
operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan;
f. membuat data base dan menyimpan dokumen asli perusahaan;
g. mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pihak internal perusahaan;
h. mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pihak eksternal perusahaan;
i. mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk rapat; dan
j. menyiapkan laporan secara keseluruhan mengenai kegiatan Sekretaris perusahaan
secara benar dan tepat waktu.
Untuk mendukung operasional instansi sehari-hari, Administrative
Assistant/Secretary memerlukan fasilitas-fasilitas pendukung, antara lain: meja dan
kursi kerja; komputer dan printer; mesin scanner; filing cabinet; mesin foto copy;
mesin fax; peralatan ATK; telepon genggam; dan pesawat telepon.
2. Analisis Kualitas Sekretaris
Berdasarkan pengamatan atas tugas dan tanggung jawab Adminitrative
Assistant/Sekretaris PT Salica Indonesia, dapat dijelaskan kualitas kinerjanya sebagai.
a. Menerima dikte dari pimpinan. Adminitrative Assistant melakukan tugas yang
sewaktu-waktu diperintahkan oleh pimpinan untuk membantu meringankan
pekerjaan maupun urusan pribadi pimpinan. Pimpinan memberikan dikte mengenai
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 79
tugas yang diminta untuk dikerjakan oleh sekretaris. Setiap tugas yang diberikan
harus dipilah berdasarkan prioritas, kemudian tugas tersebut dikerjakan menurut
tingkat prioritas paling tinggi.
b. Melayani tamu. Resepsionis akan menghubungi sekretaris jika ada tamu yang
berkunjung. Sekretaris menghampiri setiap tamu yang datang dan bertanya
mengenai keperluan dan tujuan tamu tersebut. Informasi yang diperoleh akan
diteruskan kepada yang bersangkutan sehingga yang bersangkutan dapat menemui
tamu tersebut apabila perlu ditemui.
c. Menerima telepon. Setiap telepon masuk akan disambungkan ke telepon sekretaris,
telepon masuk harus disapa dengan ramah. Sekretaris menanyakan kepentingan
penelpon, lalu telepon disambungkan kepada orang yang bersangkutan. Jika telepon
ditujukan unntuk pimpinan, maka harus ditanyakan dahulu mengenai kesediaan
pimpinan untuk mengangkat telepon.
d. Mempertahankan kepercayaan dengan menjaga informasi rahasia. Sekretaris
dipercayakan untuk mengetahui rahasia perusahaan dan pelanggan, contoh: gaji
masing-masing karyawan di PT Salica Indonesia, jumlah keuntungan perusahaan,
informasi keuangan perusahaan. Tidak semua hal dalam perusahaan dapat diketahui
oleh semua karyawan, tetapi perusahaan memerlukan orang yang bertanggung
jawab untuk memproses hal tersebut. Informasi yang diketahui oleh sekretaris harus
dijaga dan tidak boleh disebarkan kepada orang lain.
e. Memastikan persediaan perlengkapan kantor dan mengantisipasi persediaan
perlengkapan yang dibutuhkan. Segala perlengkapan dan peralatan kantor
dibuatkan inventory report yang akan dilaporkan setiap bulannya. Inventory report
berisikan tanggal barang masuk, jumlah pemakaian, sisa persediaan, penanggung
jawab, dan tujuan pemakaian. Setiap persediaan perlengkapan yang akan segera
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 80
habis akan dilaporkan dan dibuatkan pengajuan pembelian barang untuk menambah
persediaan barang di kantor.
f. Mengelola kas kecil dan keuangan perusahaan. Sekretaris di PT Salica Indonesia
bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan perusahaan. Setiap permintaan
pembelian barang harus dibuatkan formulir permintaan pembelian barang yang
berisi tanggal permohonan, departemen dan nama yang bertanggung jawab
terhadap permintaan barang, kuantitas barang, dan total harga barang. Setiap
formulir permintaan pembelian barang harus ditanda tangani oleh Finance
Controller dan Executive Director atau General Manager. Setelah permintaan
disetujui, maka uang dapat dikeluarkan oleh Administrative Asistant/Sekretaris.
Setiap pengeluaran perusahaan dalam jumlah besar maupun sedikit harus memiliki
bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat dipertanggung jawabkan.
Setelah akhir bulan, segala bukti pengeluaran harus terkumpul dan dibuatkan
laporan, kemudian bagian keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan.
g. Melaksanakan korespondensi. Pesan yang masuk ke perusahaan diterima oleh
Adminitrative Assistant, kemudian dibalas/diteruskan kepada pihak yang terkait.
h. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. Setiap perusahaan tentu memiliki
dokumen penting, dan setiap dokumen penting tersebut harus dijaga dan dipastikan
keamanannya. Sistem pengarsipan yang digunakan adalah sistem kronologis dan
alphabetic. Data penjualan produk diarsipkan menurut tanggal pejualan dari yang
terdahulu sampai yang terakhir. Sedangkan setiap data perusahaan dibagi
berdasarkan subyek dan diurut menurut alphabet subyek tersebut.
i. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman
relasi maupun kegiatan lainnya. Setiap undangan pertemuan yang ditujukan kepada
pimpinan harus ditanyakan terlebih dahulu mengenai kesediaan pimpinan. Jika
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 81
pimpinan bersedia, maka sekretaris dapat memasukkan pertemuan tersebut ke
dalam agenda pimpinan. Pengaturan jadwal tersebut juga terkait dengan hal lain
yang mendukung. Lokasi pertemuan harus dipertimbangkan mengenai estimasi
waktu tempuh pimpinan maupun relasi pimpinan untuk menuju tempat pertemuan
agar pertemuan bisa berjalan dengan lancar tanpa mengganggu jadwal lainnya. Satu
hari sebelum waktu pertemuan, sekretaris wajib konfirmasi kepada relasi pimpinan
untuk memastikan pertemuan yang akan dilakukan.
j. Melakukan pemesanan tempat. Dalam kegiatan sehari-hari, terkadang seorang
pimpinan membutuhkan restoran untuk bertemu dengan rekan kerja, pesawat untuk
berpergian, dan hotel untuk menginap. Sebagaimana pekerjaan sekretaris, demikian
pula Penulis memiliki tugas untuk membantu pimpinan dalam pemesanan meja
restoran, kamar hotel, dan tiket. Dalam pemesanan, yang harus diketahui adalah
waktu, jumlah peserta, dan permintaan tambahan yang diinginkan pimpinan.
Kemudian pemesanan dapat dilakukan melalui telepon maupun internet.
Kualitas seorang sekretaris berpengaruh terhadap kemajuan perusahaan.
Berdasarkan teori, untuk menjadi sekretaris yang profesional harus memiliki kualitas
dan keterampilan yang baik sehingga berpengaruh bagi perusahaan. Berikut
keterampilan yang paling dibutuhkan oleh sekretaris di PT Salica Indonesia.
a. Knowledge (pengetahuan)
1) Wawasan. Sekretaris memiliki peran sebagai sumber informasi yang akurat
terhadap pimpinan. Sehubungan dengan pimpinan di PT Salica Indonesia yang
bertempat tinggal di Jepang, pimpinan belum mengenal kondisi dan lingkungan
di Indonesia terutama di Jakarta. Penulis dipercaya oleh pimpinan untuk
mencari dan memberikan informasi. Kemajuan perusahaan sangat ditentukan
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 82
oleh kemampuan seorang sekretaris untuk memperoleh dan memproses
informasi agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Para
sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan, harus
mampu menjadi information provider, yang mencari dan memilih informasi
bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat.
2) Bahasa. Pimpinan tertinggi di PT Salica Indonesia adalah berkewarga negaraan
Jepang. Untuk dapat berkomunikasi dengan pimpinan, maka setiap karyawan
harus berbicara dalam bahasa Inggris, karena bahasa Inggris adalah salah satu
bahasa internasional yang digunakan di manca negara. Sebagai sekretaris yang
selalu berinteraksi dengan pimpinan, penulis harus dapat berkomunikasi dengan
baik agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan benar. Maka dari itu,
kemampuan berbahasa asing adalah hal yang wajib dimiliki oleh seorang
sekretaris.
3) Teknologi. Berdasarkan latar belakang PT Salica Indonesia yang mana
perusahaan tersebut adalah anak perusahaan Salica Japan yang berlokasi di
Jepang, teknologi yang digunakan di Indonesia-pun adalah teknologi berstandar
Jepang. Negara Jepang dikenal sebagai salah satu negara yang memproduksi
beberapa teknologi yang canggih. Sekretaris profesional dituntut untuk
menguasai bekal kemampuan dan keterampilan berkomunikasi serta kemahiran
memanfaatkan teknologi perkantoran. Kegiatan yang dilakukan penulis di PT
Salica Indonesia memiliki hubungan erat dengan teknologi.
b. Special Knowledge (Pengetahuan Khusus)
Setiap perusahaan memiliki bidang yang berbeda-beda. Setiap sekretaris harus
mengenal perusahaan tempat dia bekerja. PT Salica Indonesia adalah perusahaan
yang bergerak di bidang kecantikan dan kesehatan. Penulis dituntut untuk memiliki
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 83
pengetahuan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan,
seperti: (1) pengetahuan akan kandungan serta perincian mengenai produk yang
didistribusikan oleh perusahaan; (2) mengetahui produk-produk atau perusahaan
yang menjadi competitor PT Salica Indonesia; dan (3) mengetahui kandungan dan
harga produk pesaing.
3. Analisis Pengaruh Kualitas Sekretaris Terhadap Kemajuan Perusahaan
PT Salica Indonesia adalah perusahaan yang baru berdiri sehingga hasil kerja
yang diperoleh belum dapat diukur secara optimal. Dikarenakan belum tebentuknya
manajemen yang yang teratur, maka deskripsi tugas masing-masing departemen masih
tumpang-tindih sehingga menyebabkan tidak fokusnya karyawan dalam menjalankan
tugas dan pekerjaannya. Pada proses pencapaian tujuan sangat diperlukan adanya peran
pemimpin, seseorang yang bertanggung jawab penuh terhadap jalannya sebuah
organisasi. Sehubung dengan jadwal pimpinan yang tidak selalu ada di Indonesia,
melainkan mengelola Salica Japan di Negara Jepang, maka seorang pimpinan
membutuhkan sekretaris untuk membantu pekerjaannya. Dengan adanya sekretaris,
maka pimpinan dapat memantau keadaan dan perkembangan perusahaan. Pimpinan
juga dapat mewakilkan sebagian tugasnya kepada sekretaris untuk berkomunikasi
dengan relasi/rekan kerja di Indonesia selama pimpinan berada di Jepang. Seorang
pimpinan akan dapat memimpin perusahaan dari jarak jauh dengan baik, tentunya jika
sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan memiliki kualitas yang baik.
Dalam setiap perusahaan, peraturan sangatlah penting demi terciptanya ketertiban
di suatu perusahaan. Dalam kenyataan yang terjadi di PT Salica Indonesia, pengawasan
terhadap karyawan masih perlu ditingkatkan sehingga karyawan yang tidak diawasipun
dapat bekerja secara disiplin. Sekretaris yang diberikan tugas oleh pimpinan untuk
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 84
memantau karyawan harus bisa menjadi contoh dan teladan dalam hal kedisiplinan.
Dengan adanya pengawasan terhadap karyawan yang dilakukan oleh sekretaris, maka
pimpinan dapat mengetahui tingkat kedisiplinan karyawan PT Salica Indonesia
sehingga dibentuknya peraturan-peraturan yang bertujuan meningkatkan kualitas
kinerja para karyawan.
PENUTUP
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai pembantu pimpinan, pemegang rahasia
terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan
dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan Maka dari itu, sekretaris sangat
dituntut untuk menjadi sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis
adalah hal yang mutlak yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk
segala bidang. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan
juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris.
Sekretaris juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis.
Seorang sekretaris tidak hanya dituntut terampil dalam urusan agenda, surat–
menyurat, menulis surat, menerima telepon, mengatur jadwal seorang pimpinan, tetapi juga
dituntut untuk terampil dalam melakukan berbagai hal serta memiliki kepribadian yang
baik, sebab seorang sekretaris memiliki peran untuk mewakili seorang pimpinan bahkan
perusahaan di tempat yang bersangkutan bekerja.
Di era global seperti ini, seorang sekretaris harus menguasai berbagai macam
teknologi serta komunikasi yang baik terhadap relasi/rekan kerja, karyawan atau bahkan
masyarakat. Sekretaris juga harus memiliki kemampuan berbahasa asing terutama bahasa
Inggris, karena perkembangan zaman semakin pesat sehingga besar kemungkinan bagi
sekretaris untuk bekerja dengan orang berkewarga negaraan asing.
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 85
Dalam hal peran Administrative Assistant di PT Salica Indonesia, terbukti bahwa
kualitas seorang sekretaris dapat mempengaruhi kemajuan perusahaan PT Salica Indonesia,
mengingat pimpinan perusahaan sering bepergian tugas ke Jepang. Di sisi lain kegiatan
rutin di kantor Jakarta harus berjalan sebagaimana mestinya, dan dalam hal ini dikerjakan
oleh Administrative Assistant yang diberikan weweanng oleh pimpinan.
Beberapa saran yang dapat disampaikan untuk kemajuan perusahaan antara lain : (1)
tugas dan tanggung jawab dibagikan sesuai dengan deskripsi tugas masing-masing
departemen atau posisi; (2) ketepatan waktu dalam jam masuk dan pulang kerja lebih
ditingkatkan; dan (3) seorang sekretaris seharusnya membenahi diri mulai sekarang, dan
senantiasa belajar serta memperbaharui pengetahuan dan keterampilan agar dapat
mengimbangi perkembangan global sehingga dapat mencerminkan perusahaan tempat
bekerja dan membawa nama baik perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Davis, B. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Pustaka Binaman Pressindo.
Jakarta. 1992.
Hendarto, M.G. Hartiti dan Tulusharyono, F.X. Menjadi Sekretaris Profesional. Lembaga
Manajemen PPM dan Penerbit PPM. Jakarta. 2003.
Indrajit, Richardus E. Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Elex Media
Komputindo. Jakarta. 2000.
Sedarmayanti. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. CV. Mandar Maju. Bandung. 2005.
http://community.siutao.com/showthread.php/5367-Bagaimana-Membentuk-Organisasi-
yang-Baik, diakses tanggal 19 April 2014
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 86
http://kembanglatar-org.blogspot.com/2010/04/organisasi-yang-baik.html, diakses tanggal
19 April 2014
http://www.kangnanto.com/berita-192-organisasi-tugas-kuliah.htm, diakses tanggal 19
April 2014
Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.2, Juli 2014 87
PEDOMAN PENULISAN NASKAH
1. Naskah merupakan tulisan yang bersifat ilmiah baik dari dosen, mahasiswa, pegawai
ASEKMA Don Bosco di bidang Sekretaris.
2. Naskah merupakan hasil penelitian lapangan, studi kasus, dan studi kepustakaan yang
bersifat obektif, sistematis, analitis dan deskriptif.
3. Naskah harus asli dan belum pernah dipublikasikan melalui media lainnya.
4. Kata atau istilah asing yang belum diubah menjadi kata Indonesia atau belum menjadi
istilah teknis diketik dengan huruf miring (italic).
5. Naskah diketik dalam Microsoft Word huruf Times New Roman 12, jarak baris 2 spasi,
jumlah halaman seluruhnya 14-20 lembar ukuran A4, dengan margin kiri dan bawah 3
cm, margin kanan dan atas 2.5 cm dan dikirim ke alamat redaksi.
6. Sistematika terdiri dari : Judul, Nama Penulis, Instansi, Alamat Email, ABSTRAK (jika
makalah ditulis dalam Bahasa Indonesia maka abstrak ditulis dalam Bahasa Inggris dan
demikian sebaliknya), PEDAHULUAN (latar belakang, permasalahan, tujuan, manfaat,
dan metodologi), PEMBAHASAN, PENUTUP (kesimpulan dan saran), dan DAFTAR
PUSTAKA.
7. ABSTRAK merupakan intisari (substansi) yang mencakup pendahuluan, pendekatan,
metode, hasil dan kesimpulan; ditulis dalam Bahasa Inggris/Indonesia kurang lebih
100-200 kata, italic, dalam 1 paragraf.
8. Daftar Pustaka ditulis tanpa nomor, diurutkan secara alfabetis: Nama pengarang (tanpa
gelar). Judul (cetak miring). Penerbit. Kota. Tahun Penerbitan.
Contoh: Ignatius Wursanto. Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi. Yogyakarta.
2004.
9. Isi naskah bukan tanggungjawab redaksi. Redaksi berhak memilih naskah dan
mengedit redaksionalnya tanpa mengubah arti.