Post on 11-Jul-2015
FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAANBAGIAN I
A. IDENTITAS PEKERJAAN1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:
3. Nama Unit Kerja
Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:
Contoh:1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:
3. Nama
Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):
Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi
Kepala Bagian Formasi
Mutasi
dan
Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah
1
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASITunjukan tempat berada-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang
tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.
C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATANBagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan2
sampai MAKSIMUM 2(DUA)
KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................
D. RINCIAN TUGASSetiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.
3
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain, yaitu Tugas Tambahan, Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Bila diperlukan Isian Tugas, Peranan, Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. Karakteristik Tugas : a. Menyerap waktu yang wajar b. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. Menggunakan bahan kerja tertentu d. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas :
a. Tugas Pokok, adalah tugas yang merupakan jabaran langsung darifungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis.
b. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yangkadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.
c. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan,yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan.
d. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktutertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari.
Tahapan Pelaksanaan Tugas. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output), dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai, yang cara kerja/metode/teknik digunakan, sistim/prosedur diikuti,
jabatan-jabatan yang berhubungan, di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai.
4
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Peranan. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak. Indikator Prestasi. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). Untuk memudahkan, indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur; BIAYA (anggaran, biaya operasional, dll); MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna, keluhan, gugatan, dll); WAKTU (standar waktu penyelesaian, rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah, out put atau
MULAILAH MENGISI !TUGAS POKOK1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : Indikator Prestasi :
2. 2.1. 2.2. 2.3.
5
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
2.4. Peranan : Indikator Prestasi :
3. 3.1. 3.2. Kewenangan : Indikator Prestasi :
TUGAS TAMBAHAN1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : Indikator Prestasi : 6
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Peranan : Indikator Prestasi :
TUGAS LAIN-LAIN1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : Indikator Prestasi : 2. 2.1. 2.2. 2.3.
7
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
2.4. Peranan : Indikator Prestasi :
TUGAS-TUGAS BERKALA1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : Indikator Prestasi :
2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
8
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Peranan : Indikator Prestasi :
E. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait1. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi
dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.
Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. 2. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya
hubungan. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan, meminta data, barang, berkoordinasi atau memberi perintah dsb.)
JABATAN YANG DIHUBUNGI
NAMA UNIT KERJA NYA
MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN
JABATAN YANG LEBIH TINGGI
9
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
JABATAN YANG DIHUBUNGIINTERN INSTANSI 1. 2. 3.
NAMA UNIT KERJA NYA
MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN
1. 2. 3.
1. 2. 3.
EKSTERN INSTANSI 1. 2. 1. 2. 1. 2.
JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3.
EKSTERN INSTANSI 1. 2. 1. 2. 1. 2.
JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3.
10
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
F. TANGGUNG JAWAB JABATANINTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. Ini adalah
pengawasan/supervisi yang
diterima dari atasan
langsung atau
pejabat lain, atau dalam tim bersifat ad hoc adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. Cara mengisinya adalah sebagai berikut:
Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan
Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.) Pekerjaan yang diawasi1. 2. 1. 2.
Pengawasan Oleh1. 2.
Frekuensi Pengawasan
PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA.
Kolom Kolom Kolom
Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh
tingkat di bawah).
jabatan yang diawasi.
Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.) terhadap jabatan yang diawasinya.
11
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Jabatan yang diawasi1. 2. 1. 2.
Jumlah Pejabat
Pekerjaan yang diawasi1. 2.
Frekuensi Pengawa san1. 2.
ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi
Kolom
Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll :
tulis nama Formulir
atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi.
Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit, beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang
diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll1. 2.
Waktu untuk Menemukan Kesalahan1. 2. 1. 2.
Waktu untuk Memperbaiki
KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan
( Diisi
kalau ada, kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA)
Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk
(karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata
Kolom
apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. Jumlah Uang Untuk Keperluan
12
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan
Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat, mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. Nama Alat/Mesin/Bahan1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Akibat Kesalahan
RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan :
Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). Jenis Kerahasiaan1. 2.
Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi)1. 2.
G. LINGKUNGAN KERJAPENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA
13
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
1. Akibat kecelakaan : kalau ada, diisi dengan hal yang akan timbul
berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja, kalau tidak ada diisi TIDAK ADA.2. Gangguan kesehatan : kalau ada, diisi dengan jenis penyakit yang
terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. b. c. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. a. b. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda, dapat berupa kondisi yang:
Di dalam gedung Di luar gedung :
: diisi
diisi
dengan
% %
waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang
Buruk Cukup
bila bila
dirasakan dirasakan
secara cukup
umum nyaman,
tidak tidak
nyaman,
dapat
membahayakan kesehatan.
membahayakan
kesehatan.
Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan
6. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi
diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). SEKARANG MULAILAH MENGISI.1. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi14
: :
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
3. Kegiatan pemegang jabatan ini. a. Duduk b. Berdiri c. Berjalan 4. Tempat kerja a. Di dalam gedung b. Di luar gedung 5. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % %
Kondisia. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan - luas ruang - luas meja
Kurang
Cukup
Baik
6. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja):
15
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
BAGIAN II A. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATANApakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. BAGIAN B. BAGIAN C. BAGIAN D. BAGIAN E. BAGIAN F. BAGIAN G.
B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSIBagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini, bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN
JABATAN/KOMPETENSI
1. Pendidikan Formal Minimal. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal
Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b.
16
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
.....................................................................................................
2. Pendidikan/Pelatihan
Spesialisasi/Khusus. Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya; Spesialisasi untuk Dokter, brevet Notaris, Akuntan Publik, Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya, apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja). Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a. b. c. 3. Pengalaman Kerja. Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini, selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait? Tidak
Brevet/Sertifikat
Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai; Berapa lama minimum? ..........Tahun ...........Tahun ...........Tahun data-data fisik yang diperlukan agar
Diperlukan
Apa/Dalam Jabatan apa? i. ii. iii.
4. Persyaratan fisik : Tuliskan
seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.
5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimalyang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik .....................................................................................................
Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi. Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal:17
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
IDENTITAS JABATAN
CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL
ANALISIS JABATAN
18
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi
: Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN
IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan
Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso ,S. Sos , MM : Kepala Bagian Administrasi
IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007
Kabag Administrasi
Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan
Caraka
Operator komputer
Pengadministras i umum
Agendaris
19
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat , pengagendaan dan ekspedisi , untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. RINCIAN TUGAS
TUGAS POKOK1.
Melakukan pemilahan dan memaraf surat surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit unit yang menangani. Menerima surat surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). 1.2. Memeriksa dengan membaca isi surat , dan kemudian memilah milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya, dan kemudian memarafnya. 1.3. Menyerahkan surat surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat.1.1.
Kewenangan:
Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan.
Indikator Prestasi:
Surat surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat.
2.
Mengkoordinir pendistribusian surat surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit- unit pengolah atau yang menangani. Menerima dari Tata Usaha pimpinan , surat surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk , dan kemudian memberi paraf. 2.2. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka.2.1.
Kewenangan:
Menjaga tersebut
kerahasiaan
dari
disposisi
20
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Indikator Prestasi:
Disposisi terdistribusi tepat waktu.
surat
masuk
dapat
3. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga, Swasta , ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. Pos Indonesia. 3.1. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. 3.2. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah langkah yang diperlukan , misalnya penggandaan surat / dokumen , mempersiapkan amplop, dengan bantuan Staf staf yang ada. 3.3. Mengawasi proses pemilahan surat surat dan pengirimannya , baik dengan caraka ataupun melalui pos. 3.4. Memonitor dan memantau apakah surat surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya. Kewenangan: engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen.
M
Indikator Prestasi: Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu
4. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. 4.1. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. 4.2. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. 4.3. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. 4.4. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. Kewenangan:
21
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan.
Indikator Prestasi: Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu.
5. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. 5.1. Mencek penataan arsip untuk surat surat / dokumen dokumen yang ada. 5.2. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen dokumen yang ada, baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. Kewenangan: M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. Indikator Prestasi: Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat surat / dokumen.
6. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN. 6.1. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. 6.2. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju. 6.3. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu tamu yang berkunjung. Kewenangan:
22
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. Ta Ad
Indikator Prestasi: mu dapat diterima dengan baik. anya tanda tangan pada SPPD tamu.
TUGAS LAIN-LAIN
1. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN , kebijakan kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon. 1.1. Menerima tamu yang datang , ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. 1.2. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Kewenangan: emberikan penjelasan / informasi. Indikator Prestasi: ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. M
dengan
baik
,
Or dan
2. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan bahan sidang, rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain. 2.1. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. 2.2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi. 2.3. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. Kewenangan: dak ada Ti
23
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Indikator Prestasi: Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat.
24
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
HUBUNGAN KERJA
JABATAN YANG DIHUBUNGI
UNIT KERJA
MAKSUD HUBUNGAN
JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Asisten Deputi1.
Seluruh kerja Kementrian PAN
unit 1. Menerima instruksi , di berkoordinasi untuk Neg. perubahan perubahan surat, memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat.
EXTERN ORGANISASI 1. Unit kerja yang 1. Dalam rangka 1. Departemen, terkait dengan koordinasi dan LPND, BUMN, bidang tugas. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. Idem 2. Idem Tinggi. 2. Pemerintah Daerah Provinsi, 3. Idem 3. Idem Kabupaten dan Kota. 3. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Seluruh 1. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. Dalam rangka koordinasi, pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat
25
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
EXTERN ORGANISASI 1. Departemen, LPND, BUMN, Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. 2. Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten dan Kota 3. Organisasi Kemasyarakatan
1.
Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas.
2. 3.
Idem Idem
1. Dalam rangka koordinasi, pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. 2. Idem 3. Idem
JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. Staf 1. Sub Bagian Persuratan 1. Mengawasi dan berkoordinasi
26
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
TANGGUNG JAWAB JABATANPENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi1. Tugas rutin harian
Pengawasan Oleh1. Atasan langsung
Frekuensi Pengawasan1. setiap hari
PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi1. Staf Persuratan
Jumlah Pejabat1. 9 orang
Pekerjaan yang diawasi1. Tugas rutin harian ( kecepatan, ketepatan kerja dan kerahasiaan )
Frekuensi Pengawasan1. setiap hari
ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan1. File file surat masuk dan keluar serta dokumen dokumen
Waktu untuk menemukan kesalahan1. 5 menit
Waktu untuk memperbaiki1. 2 menit
ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan1. komputer dan printer. 2. Stempel Menteri Kementerian dan
Akibat Kesalahan1. Pekerjaan terhambat. 2. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan
RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi)1. Adanya penyalah gunaan pemalsuan pemalsuan /
1. Surat surat yang bersifat rahasia
27
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
LINGKUNGAN KERJA1.
Akibat jika kecelakaan
terjadi : Tidak ada : Tidak ada
2.
Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Duduk b. Berdiri c. Berjalan Tempat kerja a. Di dalam gedung b. Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang
3.
: : : : :
80 % 10 % 10 % 100 % 0%
4.
5.
Cukup
Baik
a. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan luas ruang luas meja
6.
Alat keselamatan kerja Tidak ada
28
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
PERSYARATAN JABATAN1.
Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia Minimal Maksimal Persyaratan Kompetensi Behavior Technical
: S1 : Administrasi ataupun jurusan jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun, telaten, teliti , ramah dan kooperatif , memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan, Menguasai aplikasi komputer program Ms. Word.
2. 3. 4. 5. 6.
7.
29
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF
ANALISIS JABATANIDENTITAS JABATANNama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN
IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan
Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan
IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007
KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi
Kasubag Persuratan
Caraka
Operator komputer
Pengadministras i umum
Agendaris
30
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain , baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos, untuk kelancaran pengiriman surat. RINCIAN TUGAS
TUGAS POKOK 1.Mengirimkan surat surat untuk dalam dan luar kota.1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9.
Menerima surat surat yang akan dikirim. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. Menghitung jumlah surat , untuk surat didalam dan luar kota. Mengelompokan surat surat berdasarkan wilayahnya. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. Mengirimkan surat surat melalui kantor pos, dan mengumpulkan resi resinya. Mengantarkan surat ke Bagian lain. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. Tidak ada.
Kewenangan:
Indikator Prestasi:
Surat surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu.
TUGAS LAIN-LAIN
1. Memberikan informasi informasi mengenai hal hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal hal yang sudah dipahami saja ).1.1. 1.2.
Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. Memberikan informasi yang dibutuhkan.
31
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
Kewenangan: dak ada
Ti
Indikator Prestasi: In formasi dapat diberikan dengan benar , baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon.
32
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
2. Membantu menyiapkan bahan- bahan Sidang Kabinet, Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain , dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya, dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan.2.1. 2.2. 2.3.
Menerima instruksi dari atasan. Menyusun fotocopy bahan sidang. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.
Kewenangan: dak ada
Ti
Indikator Prestasi: Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya.
33
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
HUBUNGAN KERJA
JABATAN YANG DIHUBUNGI
UNIT KERJA
MAKSUD HUBUNGAN
JABATAN YANG LEBIH TINGGIINTERN ORGANISASI 1. Kasub Persuratan 1. Sub Persuratan Bagian 1.Melaporkan tugas.
EXTERN ORGANISASI 1.Tata Usaha 1. Instansi lain , sesuai dengan alamat surat 1. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan
JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1.Caraka 1. Sub Persuratan Bagian 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat
EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada
JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada
34
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
TANGGUNG JAWAB JABATANPENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan
1.Pengiriman surat
1.Atasan langsung
1. Hampir setiap hari
PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan
Tidak adaADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Waktu untuk menemukan kesalahan
Waktu untuk memperbaiki
1.File tanda terima surat keluarALAT/MESIN/BAHAN
1.2 menit
1.2 menit
Nama Alat/Mesin/Bahan
Akibat Kesalahan
1.Sepeda motor.RAHASIA Jenis Kerahasiaan
1.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas.
motor,
Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi)
Tidak ada
Tidak ada
35
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
LINGKUNGAN KERJA 1. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada
2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Kegiatan Pejabat a. Duduk b. Berdiri c. Berjalan 4. Tempat kerja a. Di dalam gedung b. Di luar gedung 5. Kondisi Lingkungan Kondisi a. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan luas ruang luas meja Kurang
: : : : :
33 % 33 % 33 % 30 % 70 %
Cukup
Baik
6. Alat keselamatan kerja Helm dan Jaket
36
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal3. 4. 5. 6.
: SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin , patuh pada atasan. : Mengetahui jalan jalan dalam kota , dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM.
Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia Minimal Maksimal Persyaratan Kompetensi Behavior Technical
7.
37
----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN
38