Post on 05-Nov-2015
description
SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA KANTOR REGIONAL VI BADAN KEPEGAWAIAN
NEGARA BERBASIS WEB
LAPORAN TUGAS AKHIR
Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Untuk
Menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3
Oleh
JEPRI HUTAPEA
NIM. 1205103303
PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INFORMATIKA
JURUSAN TEKNIK KOMPUTER DAN INFORMATIKA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN
2014
ABSTRAK
Pengelolaan surat dalam suatu organisasi memegang peranan penting dalam proses administrasi. Dalam hal ini sistem tata persuratan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam pengelolaan surat pada Badan Kepegawaian Negara Regional VI Medan. Sehingga sangat diharapkan proses pengelolaan surat baik surat yang masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan lebih, baik, cepat, dan mudah.Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Pembuatan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web ini bertujuan untuk membantu para pegawai dalam megolah surat masuk dan mengirim surat dengan mudah kepada para pegawai yang telah pensiun. Sistem Informasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.Dengan Pembuatan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web ini dapat memudahkan pegawai yang telah pensiun dan pegawai badan kepegawaian negara dalam proses pengumpulan data, selain itu juga memberikan kemudahan bagi pegawai yang telah pensiun untuk mengakses informasi mengenai kenaikan gaji, dana pensiun dengan cepat, tepat, dan efisien secara online 24 jam. Dengan adanya Sistem Informasi ini adalah data surat masuk dan surat keluar disusun secara rapi mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat dan disposisi, mengurangi penggunaan kertas, memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mempercepat proses pencarian surat, memudahkan pengontrolan disposisi surat, serta mudah dalam penggunaan., sehingga memudahkan pengguna saat mengakses surat yang telah masuk. Selain itu, dalam segi keamanannya dapat dikatakan aman, karena tidak semua pengguna dapat melihat dan mengaksesnya, melainkan hanya pegawai yang telah pensiun dan pegawai yang aktif dapat mengaksesnya. Hasil dari Tugas Akhir ini adalah suatu Sistem Informasi Surat masuk dan keluar berbasis Web ini sangat bermanfaat bagi pegawai yang telah pensiun serta pegawai Badan Kepegawaian Negara.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas kasih dan
karunia-Nya yang telah memberikan penulis kesehatan serta kemudahan dalam
menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini yang berjudul Sistem Informasi Surat
Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian
Negara Berbasis Web
Sistem Informasi ini memudahkan para pegawai dalam hal mengirim surat
karena dalam pengiriman surat menggunakan waktu yang sangat lama mulai dari
memasukkan surat pada amplop menempelkan alamat surat dan lain-lain.
Sistem Informasi ini dapat disusun dengan baik karena banyak masukan dan
dukungan dari berbagai pihak yang berupa informasi, arahan, serta bimbingan. Oleh
karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak M. Syahruddin, S.T., M.T, selaku Direktur Politeknik Negeri Medan.
2. Bapak Ferry Fachrizal S.T, M.Kom, selaku Ketua Jurusan Teknik Komputer
dan Informatika Politeknik Negeri Medan.
3. Bapak Julham S.T., M.kom, selaku Kepala Program Studi Manajemen
Informatika Politeknik Negeri Medan.
4. Ibu Hikmah Adwin Adam, S.Kom., M.Kom, selaku dosen pembimbing dan wali
kelas yang telah meluangkan waktu untuk membimbing, memberikan banyak
ilmu, serta semangat, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas
Akhir ini.
5. Seluruh staff pengajar pada Politeknik Negeri Medan, khususnya staff pengajar
di Program Studi Manajemen Informatika.
6. Kedua orang tua tercinta yang selalu memberikan doa dan dukungan baik dari
segi moril maupun materil.
7. Seluruh teman-teman MI-6A, yang telah banyak membantu serta memberikan
semangat kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis menyadari begitu
banyak kekurangan dan kesalahan baik dalam penyajian maupun penulisan. Untuk
itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari para
pembaca demi penyempurnaan Laporan Tugas Akhir ini. Penulis berharap semoga
Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi siapa pun yang membacanya.
Medan, 6 Agustus 2014
Penulis,
Jepri Hutapea
NIM.1205103303
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ........................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................ ii
ABSTRAK ..................................................................................................... iii
KATA PENGANTAR ................................................................................... iv
DAFTAR ISI .................................................................................................. vi
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... x
DAFTAR TABEL .......................................................................................... xviii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1
1.2. Ruang Lingkup ............................................................................... 2
1.2.1 Rumusan Masalah ...................................................................... 2
1.2.2 Batasan Masalah ......................................................................... 2
1.3 Tujuan dan Manfaat ................................................................................. 3
1.3.1 Tujuan Tugas Akhir ................................................................... 3
1.3.2 Manfaat Tugas Akhir................................................................. 3
1.4 . Metode Penelitian .................................................................................... 4
1.4.1 Perencanaan Sistem .................................................................... 5
1.4.2 Analisis Sistem ........................................................................... 5
1.4.3 Pengembangan Sistem ................................................................ 6
1.5 . Sistematika Penulisan ............................................................................... 6
1.6 . Lokasi Penelitian ....................................................................................... 7
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 . Sistem ....................................................................................................... 8
2.2 . Informasi .................................................................................................. 10
2.3 . Sistem Informasi ...................................................................................... 11
2.4 . Surat ......................................................................................................... 15
2.5 . Data Flow Diagram (DFD) ...................................................................... 19
2.6 . Database .................................................................................................. 21
2.7 . Flowchart .................................................................................................. 24
2.8 ERD(Entity Relationship Diagram) ................................................. 26
2.9 . PHP (Pre Hypertext Processor) ................................................................. 27
2.10 MySQL .......................................................................................................... 29
2.11 Normalisasi .................................................................................................... 31
2.12 Kamus Data ................................................................................................... 32
2.13 Gambaran Umum Institusi/Perusahaan ........................................................ 33
2.13.1 Visi Perusahaan ................................................................................. 34
2.13.2 Misi Perusahaan ................................................................................ 34
2.14 Struktur Organisasi Perusahaan ..................................................................... 36
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 . Analisis Sistem ......................................................................................... 37
3.1.1 Analisis Dokumen ........................................................................... 38
3.2 . Perancangan Sistem ................................................................................. 39
3.2.1 Diagram Konteks ............................................................................. 40
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD) .............................................................. 41
3.2.2 Spesifikasi Proses dari DFD Level 1 dan Level 2 ........................... 46
3.2.3 Rancangan Database ....................................................................... 68
3.2.4 Struktur User Interface ................................................................... 54
3.7.1 Rancangan input untuk User ............................................ 69
3.7.2 Rancangan Output untuk Admin ............................. 77
3.2.5 Algoritma Pemrograman ................................................................. 84
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Pembahasan Hasil Sistem ......................................................................... 97
4.2. Studi Kelayakan Sistem ............................................................................ 105
4.2.1. Kelayakan Teknik ................................................................... 105
4.2.2. Uji Coba Kelayakan ................................................................ 106
4.2.3. Kelayakan Ekonomi ................................................................ 106
4.3 . Kelebihan dan Kekurangan Sistem ........................................................... 104
4.3.1 Kekurangan Sistem .......................................................................... 106
4.3.2 Kelebihan Sistem ............................................................................. 107
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
5.1 . Simpulan ................................................................................................... 108
5.2 . Saran ......................................................................................................... 108
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 109
LAMPIRAN ................................................................................................... 110
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
Gamabr 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ......................................... 15
Gamabr 2.2 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Negara ...................... 36
Gamabr 3.1 Diagram Konteks Yang Di usulkan .......................................... 40
Gamabr 3.2 DFD Level 1 Yang diusulkan .................................................... 42
Gamabr 3.3 DFD Level 2 Yang diusulkan .................................................... 43
Gambar 3.4 DFD Level 2 olah data golongan ................................................ 42
Gambar 3.5 DFD Level 2 olah data pangkat .................................................. 45
Gambar 3.6 DFD Level 2 olah data pegawai ................................................. 46
Gambar 3.7 DFD Level 2 olah data Surat Masuk .......................................... 48
Gambar 3.8 DFD Level 2 Olah Data Surat Keluar ........................................ 49
Gambar 3.9 ERD Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar .............. 62
Gambar 3.10 Tabel Relasi .............................................................................. 63
Gambar 3.11 Rancangan Input Data User...................................................... 69
Gambar 3.12 Input Data Golongan ................................................................ 70
Gambar 3.13 Input Data Pangkat ................................................................... 71
Gambar 3.14 Input Data Pegawai .................................................................. 72
Gambar 3.15 Input Data Surat Keluar ........................................................... 73
Gambar 3.16 Input Data Surat Masuk ........................................................... 74
Gambar 3.17 Input Data Disposisi ................................................................ 75
Gambar 3.18 Pengolahan Data User ............................................................ 77
Gambar 3.19 Pengolahan Data Pangkat ........................................................ 78
Gambar 3.20 Pengolahan Data Golongan ..................................................... 79
Gambar 3.21 Pengolahan Data Pegawai ....................................................... 80
Gambar 3.22 Pengolahan Data Surat Masuk ................................................. 81
Gambar 3.23 Pengolahan Data Disposisi ....................................................... 82
Gambar 3.24 Pengolahan Data Surat Keluar ................................................. 83
Gambar 3.25 Flowchart Login admin ........................................................... 84
Gambar 3.26 Flowchart Menu Admin .......................................................... 85
Gambar 3.27 Flowchart Data User ............................................................... 86
Gambar 3.28 Flowchart Data Golongan ........................................................ 87
Gambar 3.29 Flowchart Pengolahan Data Pangkat ...................................... 88
Gambar 3.30 Flowchart Data Pegawai ......................................................... 89
Gambar 3.31 Flowchart Pengolahan Data Surat Masuk ................................ 90
Gambar 3.32 Flowchart Pengolahan Data Surat Keluar ................................ 91
Gambar 3.33 Flowchart Menu Login Pimpinan ............................................ 92
Gambar 3.34 Flowchart Menu Pimpinan...................................................... 93
Gambar 3.35 Flowchart Pemberian Disposisi ............................................... 94
Gambar 3.36 Flowchart Login Pegawai ........................................................ 95
Gambar 3.37 Flowchart Menu Pegawai ....................................................... 96
Gambar 4.1 Halaman Login ........................................................................... 85
Gambar 4.2 Halaman home ........................................................................... 85
Gambar 4.3 Halaman User ............................................................................ 86
Gambar 4.4 Halaman Input Golongan .......................................................... 86
Gambar 4.5 Halaman Input Pangkat ............................................................. 87
Gambar 4.6 Halaman Input Pegawai ............................................................ 87
Gambar 4.7 Halaman Input Surat Masuk ...................................................... 88
Gambar 4.8 Halaman Data User .................................................................... 88
Gambar 4.9 Halaman Data Golongan ........................................................... 89
Gambar 4.10 Halaman Data Pangkat ............................................................ 89
Gambar 4.11 Halaman Data Pegawai ........................................................... 91
Gambar 4.12 Laporan surat masuk dan surat keluar pada pimpinan ............. 91
Gambar 4.13 Alert (tanda) surat masuk dan surat keluar pada pimpinan ...... 103
Gambar 4.14 menu download surat masuk dan surat keluar pada pimpinan . 104
Gambar 4.13 Cetak Laporan surat masuk dan surat keluar pada pimpinan .. 105
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
Tabel 2.1 Simbol-simbol Data Flow Diagram (DFD).................................... 19
Tabel 2.2 Simbol-Simbol Flowchart .............................................................. 23
Tabel 2.3 Tipe Data untuk Bilangan ............................................................... 28
Tabel 2.4 Tipe Data untuk Tanggal dan Jam .................................................. 28
Tabel 2.5 Tipe Data untuk Karakter ................................................................ 28
Tabel 3.1 Spesifikasi Proses ............................................................................ 47
Tabel 3.2 Kamus Data ..................................................................................... 52
Tabel 3.3 Tabel User ....................................................................................... 62
Tabel 3.4 Tabel Pangkat .................................................................................. 62
Tabel 3.5 Tabel Golongan ............................................................................... 63
Tabel 3.6 Tabel Pegawai ................................................................................. 63
Tabel 3.7 Tabel Surat Keluar .......................................................................... 64
Tabel 3.8 Tabel Surat Masuk .......................................................................... 64
Tabel 3.9 Tabel Disposisi ............................................................................... 65
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pada era globalisasi teknologi komputer memegang peranan yang sangat penting
untuk membantu proses aktivitas kerja di instansi maupun diperkantoran baik dari
lembaga pemerintah maupun swasta. Penggunaan perangkat komputer sebagai
perangkat pendukung menajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan
mempertimbangkan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat diperlukan
dalam kegiatan manajemen atau perkantoran.
Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam dunia
perkantoran memberikan nilai tambah proses pengolahan data, dalam dunia
perkantoran keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi
untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam pengolahan
data surat masuk dan surat keluar.
Pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Regional VI Badan
Kepegawaian Negara Medan masih menggunakan cara sederhana dalam
pengimputan data, pengiriman surat keputusan dari pemerintah mengenai kenaikan
gaji dan golongan . Oleh karena itu, pengolahan data surat masuk dan surat keluar
tersebut sedang diupayakan dapat dioperasikan dengan menggunakan perangkat
komputer melalui sistem aplikasi berbasis Web, penggunaan komputer berfungsi
untuk menginput data surat masuk dan surat keluar.
Berdasarkan uraian diatas, penulis akan membangun sebuah sistem berbasis Web
pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang diwujudkan dalam bentuk judul
Tugas Akhir yaitu Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor
Regional VI Badan Kepegawaian Negara Berbasis Web.
1.2 Ruang Lingkup
Ruang lingkup permasalahan pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1.1.1. Rumusan Masalah
Adapun Rumusan Masalah dari tugas Akhir ini adalah:
1. Bagaimana cara mengatasi cara mengirim surat membutuhkan waktu yang
lama?
2. Bagaimana cara untuk mengurangi penggunaan kertas?
1.1.2 Batasan Masalah
Adapun yang menjadi batasan masalah dalam perancangan aplikasi ini adalah
sebagai berikut :
1. Untuk mengakses Surat Masuk dan Surat Keluar dapat dilakukan dengan
menggunakan NIP (Nomor Induk Pegawai) dan Nama.
2. Untuk mencari surat yang telah diarsip dapat menggunakan nomor surat.
3. Dalam membangun sistem informasi ini digunakan software Adobe
Dreamweaver CS5 dengan Apache sebagai web server, PHP sebagai bahasa
pemrograman, dan database MySQL yang menampung semua data yang
diperlukan.
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan
Adapun tujuan yang akan di capai dalam tugas akhir ini adalah sebagai
berikut :
1. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program pendidikan
Diploma III pada program studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri
Medan.
2. Dapat membangun Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada
Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara.
1.3.2 Manfaat
Adapun manfaat yang diharapkan penulis dari tugas akhir ini adalah sebagai
berikut :
1. Bagi penulis dapat memberikan pengetahuan dan pengalaman yang dapat
meningkatkan pemahaman dalam pengembangan sistem informasi pada
suatu perusahaan.
2. Dengan adanya sistem informasi ini, proses pencarian surat masuk dan
surat keluar lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan pencarian surat
masuk dan surat keluar dengan menggunakan aplikasi dekstop.
1.4. Metodologi Penelitian
Metodologi pelaksanaan yang dilakukan penulis pada penulisan proposal tugas
akhir ini adalah sebagai berikut :
1.4.1 Persiapan
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, kegiatan yang akan penulis lakukan
antara lain:
a. Menghubungi instansi perusahaan sebagai pembuatan Tugas Akhir
b. Melaksanakan riset di instansi tempat pembuatan Tugas Akhir
c. Merancang dan membuat Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat
Keluar.
1.4.2 Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain:
a. Studi Literatur (Studi Kepustakaan)
Pengumpulan data dengan metode kepustakaan dilakukan dengan cara
mengambil kutipan-kutipan materi yang bersumber dari jurnal, buku teori
sistem informasi, internet, dan sumber-sumber lain yang berhubungan
dengan topik tugas akhir ini. Adapun buku-buku teori yang dimaksud
adalah sebagai berikut :
1. Pengenalan Sistem Informasi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Dasar Pemrograman Web PHP-MYSQL
b. Observasi (Pengamatan)
Penulis melakukan praktek kerja lapangan, melakukan pengamatan
langsung untuk mengetahui sistem yang sekarang sedang berjalan di
instansi terkait. Penulis juga melakukan observasi sistem dan cara kerja
pada Kantor Regional VI Badan Kepegawaian Negara Medan.
c. Sampling
Penulis akan mengambil beberapa contoh data seperti surat keluar yang
akan dikirim.
1.4.3 Perancangan Sistem
Setelah mendapatkan informasi yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah
melakukan perancangan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar, kemudian
dilakukan perancangan sebagai berikut:
a. Perancangan Data Flow Diagram (DFD)
b. Perancangan Kamus Data
c. Perancangan Input
d. Perancangan Output
e. Perancangan Database
f. Perancangan User Interface
g. Perancangan Algoritma Pemrograman
1.5 Sistematika Penulisan
Perancangan sistematika penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
a. BAB 1 : Pendahuluan
Bab ini berisi penjelasan umum tentang permasalahan yang dibahas dalam
penyusunan tugas akhir yang meliputi latar belakang masalah, rumusan masalah,
batasan masalah, tujuan tugas akhir, manfaat tugas akhir, metodologi penelitian,
sistematika penulisan serta lokasi penelitian.
b. BAB 2 : Landasan Teori
Bab ini akan membahas tentang teori-teori yang mendukung topik permasalahan,
sebagai bahan referensi atau tinjauan pustaka yang meliputi pengertian dan
pengembangan sistem, informasi, sistem informasi, sistem informasi akademik,
apache server, pemrograman PHP, dan database MySQL.
c. BAB 3 : Analisis dan Perancangan Sistem
Bab ini menjelaskan analisa sistem informasi akademik yang sedang berjalan
pada program studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan serta
perancangan yang dilakukan untuk membangun sistem tersebut berbasis web.
d. BAB 4 : Hasil dan Pembahasan
Bab ini menjelaskan secara terperinci pembahasan hasil sistem yang
dikembangkan, studi kelayakan sistem serta kelebihan dan kekurangan sistem
yang akan dibangun.
e. BAB 5 : Kesimpulan dan Saran
Bab ini akan memberikan kesimpulan tentang hasil sistem informasi akademik
yang telah dikembangkan dan memberikan saran untuk pengembangan sistem
informasi akademik selanjutnya.
1.6. Lokasi Penelitian
Penulis melakukan pengambilan data dan informasi untuk keperluan laporan
Tugas Akhir pada Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan
yang berada di Jl. TB. Simatupang No. 124 Pinang Baris Medan Sunggal, Medan