Manual Penggunaan Transkul

User Manual Transkul

Panduan Penggunaan Transkul 2012

Daftar IsiDaftar Isi ........................................................ 2 Spesifikasi Sistem ............................................. 3 Instalasi Transkul ............................................. 3 Login Transkul ................................................ 7 Konfigurasi Koneksi Database Transkul ................. 7 Master Transkul................................................ Konfigurasi Sekolah ........................................ Data Kelas ................................................... Data Siswa .................................................. Data Jenis Pembayaran ................................... Data Harga Jenis Pembayaran ........................... Daftar Ulang ............................................... Data Petugas/Pengguna Aplikasi ........................ Master Jenis bayaran pertingkatan ..................... Master Periode cicilan .................................... Master Tunggakan Pembayaran ......................... Master Harga Jenis Pembayaran Per-siswa ............ Master Tunggakan Pembayaran Per-siswa ............. Master Potongan Pembayaran Per-siswa ............... Master Tahun Ajaran ...................................... 8 8 10 12 13 14 16 17 20 21 22 23 24 25 26

Transaksi Transkul ........................................... 27 Pembayaran dan Daftar Ulang............................ 27 Tools Transkul ................................................. Back Up Database .......................................... Restore Database .......................................... Pindah Kelas ................................................ Laporan Transkul ............................................. Laporan Rekap Harian Global............................. Laporan Rekap Harian Per-Kelas ......................... Laporan Nominatif ........................................ Laporan Pengawasan Bulanan ........................... Laporan Pengawasan Cicilan ............................. Laporan Transaksi ......................................... 31 31 31 32 34 34 35 36 37 38 39

Client Server Transkul ...................................... 41


2

Spesifikasi SistemSpesifikasi minimum untuk menjalankan dibutuhkan infrastruktur sebagai berikut: sistem ini

1.60 GHz Pentium 512 Mb RAM OS: Windows XP, Windows VISTA, Windows 7

Instalasi TranskulUntuk instalasi aplikasi Transkul, anda hanya perlu mengklik dan menunggu untuk beberapa saat: Tampilan jika instalasi telah dimulai

Klik untuk melanjutkan instalasi

Isikan nama sekolah



3


Tunggu hingga selesai

Instalasi berikutnya akan meminta untuk menginstal MySQLConnector/ODBC 3.51. Instalasi ini diperlukan untuk koneksi MySQL.



4

Pilih Typical



Tunggu hingga selesai


5

Anda berhasil menginstall MySQL Connector

Klik Finish

Transkul telah berhasil anda install

Klik Selesai


6

Login TranskulUntuk penggunaan awal Transkul, untuk Login dapat menggunakan Username = admin dan Password = admin.

Diisikan dengan admin

Pilih Tahun Ajaran

Klik tombol ini untuk melakukan konfigurasi koneksi database

Konfigurasi Koneksi Database Transkul

Isikan IP Server (default localhost) Isikan password ( jika tidak ada kosongkan saja) Isikan port koneksi ( 6060) Isikan username (default root) Isikan nama database (dbswbnamasekolah) Klik tombol ini untuk menyimpannya


7

Master TranskulKonfigurasi sekolah diisikan dengan data-data yang berhubungan dengan sekolah, data yang ada akan digunakan sebagai identitas sekolah pada sistem transkul.

Konfigurasi Sekolah

Diisikan dengan Nama Sekolah Diisikan dengan Alamat Sekolah Diisikan dengan Kota Sekolah Diisikan dengan No Telepon Sekolah

Klik tombol ini jika anda selesai melakukan konfigurasi dan menerapkannya

Pilih Warna tema sesuai dengan keinginan anda

Pilih Warna font sesuai dengan keinginan anda Klik tombol ini jika anda selesai melakukan konfigurasi dan menyimpannya


8

Tingkatan berfungsi untuk mengisi data kelas yang ada pada sekolah. Pengisian Tingkatan inilah yang pertama kali harus dilakukan sebelum melakukan pengisian data siswa. 1. Menambah Tingkatan - Klik Tambah - Tuliskan nama Tingkatan - Klik simpan untuk menyimpan data

Tingkatan

Tuliskan nama Tingkatan

Klik tombol ini untuk menyimpan Tingkatan Klik tombol ini untuk menambahkan Tingkatan

2. Mengubah/Menghapus Tingkatan - Klik ganda pada Tingkatan yang akan dihapus - Ubah data lalu klik Simpan jika anda ingin mengubah data - Klik Hapus jika anda Ingin menghapus Tingkatan

Klik Ganda pada data yang akan diubah/dihapus

Klik tombol ini untuk menyimpan jika anda ingin mengubah data

Klik tombol ini jika anda ingin menghapus dataUser Manual Transkul 9

Data KelasData kelas berfungsi untuk mengisi data kelas yang ada pada sekolah. Pengisian kelas inilah yang pertama kali harus dilakukan sebelum melakukan pengisian data siswa. 1. Menambahkan Kelas Baru - Klik Tambah - Masukan nama Kelas - Pilih Tingkatan - Klik Simpan

Klik tombol ini lalu pilih Tingkatan

Masukkan nama kelas yang ingin di tambahkan

Klik tombol ini untuk menambahk an Kelas

Klik tombol ini untuk menyimpan nya


10

2. Mengubah/Menghapus Data Kelas - Klik ganda pada Kelas yang akan dihapus - Ubah data lalu klik Simpan jika anda ingin mengubah data - Klik Hapus jika anda Ingin menghapus Data Kelas

Klik ganda pada data Kelas, untuk mengubah/menghap us data

Lakukan perubahan sesuai dengan yang anda inginkan

Klik tombol ini untuk menyimpan data setelah diubah

Kli tombol ini jika anda ingin menghapus data


11

Data siswa berfungsi untuk mengelompokkan setiap siswa per-kelasnya masing-masing dan juga untuk mencari siswa.

Data Siswa

Tombol Tambah

Tombol Hapus

1. Menambahkan Siswa Baru a. Klik tombol tambah b. Masukan data secara lengkap c. Lalu klik simpan 2. Mengubah Data Siswa yang Ada a. Klik ganda pada data siswa yang akan di Edit/ubah b. Perbaiki data pada form Data siswa c. Lalu klik simpan 3. Menghapus Data Siswa yang Ada a. Klik ganda pada Data siswa yang akan dihapus b. Klik hapus


12

Data Jenis PembayaranData jenis pembayaran berfungsi untuk memasukkan data jenis pembayaran yang akan dilakukan oleh siswa. 1. Menambahkan Data Baru

Masukkan Jenis Pembayaran Klik tombol ini untuk menambahk an Data Pilih tipe jenis pembayaran


2. Mengubah Data Jenis Pembayaran yang AdaLakukan perubahan sesuai dengan yang anda inginkan

Pilih kelas yang ingin diubah, lalu tekan enter/klik ganda


3. Menghapus Data Jenis Pembayaran yang Ada

Pilih kelas yang ingin dihapus, lalu tekan enter/klik ganda

Klik tombol ini untuk menghapus


13

Data Harga Jenis PembayaranData jenis pembayaran berfungsi untuk memasukkan data harga dari jenis pembayaran yang akan dilakukan oleh siswa. 1. Menambahkan Data Harga BaruPilih Kelas Pilih Jenis Pembayaran Klik tombol ini untuk menambahk an Data Masukkan Harga


2. Mengubah Data Harga Pembayaran yang AdaLakukan perubahan sesuai dengan yang anda inginkan

Pilih kelas yang ingin diubah, lalu tekan enter/klik ganda



14

3. Menghapus Data Jenis Pembayaran yang Ada

Pilih kelas yang ingin dihapus, lalu tekan enter/klik ganda

Kemudian klik tombol ini untuk menghapus


15

Master Daftar UlangMaster Daftar ulang berguna untuk menentukan Paket Daftar Ulang, maksudnya bayaran apa saja yang termasuk dalam paket daftar ulang yang otomatis akan terisi ketika kita melakukan Transaksi daftar ulang.


16

Data Petugas/Pengguna AplikasiData Petugas/Pengguna Aplikasi berfungsi untuk memasukkan data petugas yang akan menggunakan aplikasi Transkul. Ada dua status petugas, yaitu ADMIN dan PETUGAS. ADMIN dapat menjalankan secara keseluruhan dari aplikasi, sedangkan PETUGAS hanya dapat mengakses beberapa saja dari aplikasi seperti Pembayaran dan Laporan. Tampilan Aplikasi

1. Menambahkan Data Petugas Baru

Klik tombol ini untuk menambahk an Data


17

Isikan data secara lengkap


2. Mengubah Data Petugas yang Ada

Pilih data yang ingin diubah, lalu tekan enter/klik ganda


Lakukan perubahan sesuai dengan yang anda inginkan


18

3. Menghapus Data Petugas yang Ada

Pilih data yang ingin dihapus, lalu tekan enter/klik ganda

Klik tombol ini untuk menghapus


19

Master Jenis Bayaran Per TingkatanUntuk mengelompokan Jenis Bayaran Pertingkatan Menambah Jenis Bayaran Per Tingkatan - Klik Master - Klik Jenis Bayaran Per Tingkatan - Maka akan muncul menu Jenis Pembayaran Per Tingkatan - Pilih Tingkat - Pilih Jenis Pembayaran - Lalu klik Tambah

Pilih Tingkatan Klik Tambah jika data sudah dilengkapi

Pilih Jenis Pembayaran

Keterangan: Untuk mengubah/menghapus data, klik ganda pada data yang akan diubah atau dihapus


20

Master Periode CicilanMaster ini berguna untuk menentukan berapa kali Transaksi Janis pembayaran yang berjenis cicilan harus Lunas. Buka Master Periode Cicilan Klik Tambah Pilih Jenis Pembayaran Masukan Jumah periode cicilan tersebut harus lunas Klik Simpan

Pilih Jenis Pembayaran

Masukan Jumlah Periode Cicilan Klik Simpan untuk menyimpan data



21

Master Tunggakan PembayaranMater Tunggakan Pembayaran berguna untuk menentukan Harga Tunggakan Pembayaran Per-kelas. Cara menambahkannya : Klik Tambah Maka akan muncul form untuk mengisi data Pilih kelas dan Jenis Pembayaran, serta masukan Harga tunggakannya Lalu klik Simpan

Pilih Kelas Pilih Jenis Pembayaran

Masukan Harga Tunggakan

Keterangan: Untuk mengubah/menghapus data, klik pada data yang akan diubah atau dihapus


22

Master Harga Jenis Pembayaran Per-siswaMaster data ini berguna untuk menentukan Harga jenis pembayaran Per-siswa, sehingga jika ada siswa yang berbeda yang diharuskan melakukan bayaran berbeda dengan siswa lainnya dapat ditentukan melalui master ini. Cara menambahkannya : Klik Tambah Maka akan muncul form input data Isikan data berikut o Pilih nama siswa, maka secara otomatis Nis dan Kelas akan Terisi o Pilih Jenis Pembayaran o Masukan Harga Pembayaran siswa tersebut

-

Klik Simpan

Keterangan: Untuk mengubah/menghapus data, klik pada data yang akan diubah atau dihapus


23

Master Tunggakan Pembayaran Per-siswaMaster data ini berguna untuk menentukan Harga Tunggakan Per-siswa, cara input datanya pun tidak berbeda jauh dengan Harga Jenis Pembayaran Per-siswa Cara Menambahkannya : Klik Tambah Maka akan muncul form input data Isikan data berikut o Pilih nama siswa, maka secara otomatis Nis dan Kelas akan Terisi o Pilih Jenis Pembayaran o Masukan Harga Tunggakan siswa tersebut

-

Klik Simpan Keterangan: Untuk mengubah/menghapus data, klik ganda pada data yang akan diubah atau dihapus


24

Master Potongan Pembayaran Per-siswaMaster data ini berguna untuk menentukan potongan kepada siswa yang mungkin mendapatkan beasiswa atau bantuan dari pihak sekolah. Cara menambahkannya : Klik Tambah pada menu Potongan pembayaran Siswa Maka akan muncul form Input data Masukan data berikut o Nama siswa, pilih nama siswa maka akan secara otomatis Nis dan kelas akan terisi o Jenis Pembayaran o Harga potongan siswa tersebut Jika sudah klik Simpan

-


25

Master Tahun AjaranMaster Tahun Ajaran berguna untuk mengatur daftar tahun ajaran yang akan terdaftar di menu Login yang dapat anda pilih. Cara menambahkannya : Buka Master Tahun Ajaran Klik Tambah Tuliskan Nama tahun Ajaran Klik Simpan untuk menyimpannya



26

Transaksi TranskulPembayaran dan Daftar UlangPada form pembayaran inilah proses transaksi siswa dilakukan, jenis pembayaran ini mengambil dari beberapa data yang sebelumnya telah dimasukkan antara lain Data Siswa, Data Kelas, Data Jenis Pembayaran, dan Harga Jenis Pembayaran. Oleh karena itu, proses transaksi dapat dilakukan saat semua data di atas telah diisikan. Berikut ini adalah tampilan dari form pembayaran:

Keterangan: Untuk melakukan transaksi pembayaran, anda hanya cukup memasukkan NIS atau Nama Siswa saja dan tekan Enter pada keyboard, maka dengan otomatis sistem akan menampilkan data siswa tersebut.


27

Atau anda bisa mencari siswa yang ingin melakukan transaksi pembayaran dengan mengguanakn fasilitas Cari Siswa yaitu dengan cara meng-klik tombol Cari.

Ketikkan NIS/nama siswa lalu tekan enter, maka secara lengkap akan muncul data siswa yang bersangkutan

Pilih Jenis pembayaran yang akan dilakukan oleh siswa, maka secara otomatis total harga dari jenis bayar tsb akan muncul Klik tombol ini untuk menambahkan ke table pembayaran atau anda juga bisa dengan menekan enter pada keyboard.

Data pembayaran yang berhasil ditambahkan


28

Tekan F5 pada keyboard atau arahkan kursor kesini kemudian masukkan nominal uang yang dibayarkan

Setelah memasukkan nominal uang yang dibayarkan, lalu tekan enter atau F4 pada keyboard atau klik tombol Simpan

Setelah anda menekan tombol ENTER atau F4 pada keyboard atau meng-klik tombol SIMPAN, maka akan ada pesan seperti di bawah ini:

Maksud dari pesan ini adalah jika anda ingin melanjutkan transaksi siswa lainnya, maka anda harus menekan tombol


29

Yes dan secara otomatis data transaksi akan mencetaknya. Akan tetapi jika anda ingin mengakhiri atau tidak ingin melanjutkan transaksi, maka anda harus memilih No dan akan ada tampilan bukti pembayaran seperti berikut:

Jika anda ingin mencetak laporan transaksi anda bisa mengklik tombol Print.


30

Tools TranskulBack Up DatabasePerhatian, Sering-seringlah membackup database agar jika terjadi suatu kesalahan pada data maka data dapat dikembalikan lagi. Setiap database yang dibackup tersimpan di drive: C:\dbtrans Klik Tools Klik Database Klik Backup Database Maka Database akan secara otomatis ter-backup

Restore DatabaseBerfungsi untuk mengembalikan data yang pernah dibackup karena adanya suatu kejadian yang mengharuskan kita mengembalikan data. Klik Tools Klik Database Klik Restore database Pilih database yang terakhir di backup Klik OK Maka database akan dikembalikan


31

Pindah KelasPada form ini anda bisa melakukan pindah antar kelas bagi siswa.

Pilih kelas asal siswa yang melakukan pindah kelas

Pilih kelas tujuan siswa yang melakukan pindah kelas

Pilih siswa yang ingin melakukan pindah antar kelas

Klik tombol ini atau anda bisa dengan meng-klik ganda pada siswa yang ingin melakukan pindah antar kelas


32

Siswa yang telah dipindahkan dari kelas asalnya X.1 ke kelas tujuan X.2

Informasi dari proses pemindahan


33

Laporan TranskulPada form ini anda dapat melakukan Rekap harian secara global yaitu dapat Rekap transaksi semua kelas. Caranya: Buka Laporan Rekap Harian global

Laporan Rekap Harian Global

-

Menu kelas pilih Semua Pilih tanggal awal dan tanggal akhir untuk merekap Klik Tampil Laporan Berbentuk file Ms. Excel


34

Laporan Rekap Harian Per-KelasPada form ini anda dapat melakukan Rekap harian secara Perkelas yaitu dapat Rekap transaksi Perkelas kelas. Caranya: Buka Laporan Rekap Harian Perkelas

-

Menu kelas pilih kelas, contoh : X TKJ Pilih tanggal awal dan tanggal akhir untuk merekap Klik Tampil Laporan Berbentuk file Ms. Excel


35

Laporan NominatifLaporan Nominatif berguna untuk mengetahui cicilan dan tunggakan siswa perkelas. Caranya:

- Buka laporan nominatif

- Pilih Kelas, lalu klik Tampil - Laporan akan berbentuk file Ms. Excel


36

Laporan Pengawasan BulananLaporan Pengawasan bulanan berguna untuk mengetahui pemasukan pembayaran bulanan perkelas berdasarkan tanggal awal dan akhir (Tanggal yang ditentukan) yang anda pilih ketika ingin melihat laporan. Caranya: - Buka menu laporan Pengawasan Bulanan

-

Pilih kelas dan Jenis Pembayaran Pilih periode tanggal awal S/D akhir laporan Klik Tampil, data akan berbentuk Ms. Excel


37

Laporan Pengawasan CicilanLaporan ini Berguna untuk merekap pembayaran siswa yang dibayar dengan cara mencicil. Caranya: Buka menu Laporan Pengawasan Cicilan

-

Pilih Kelas dan Jenis Pembayaran (cicilan) Tentukan periode atau tanggal Klik Tampil untuk melihat laporan Laporan berbentuk file Ms. Excel


38

Laporan TransaksiForm ini berfungsi untuk melihat laporan transaksi siswa yang dilakukan baik itu per kelas maupun per tanggal transaksi.

Pengenalan Tombol

Ini adalah contoh data Transaksi

Anda dapat memilih jenis pembayaran disini

Gunakan kedua tools ini, untuk mensortir mulai dari tgl kapan s/d kapan laporan ditampilkan

Tombol cetak Transaksi

Tombol cetak Laporan

Untuk menghapus transaksi, klik sekali pada data transaksi lalu klik tombol ini

Untuk mengubah/edit transaksi, klik sekali pada data transaksi lalu klik tombol ini

1. Melihat Daftar Transaksi Pilih jenis pembayaran dan User Sortir tanggal dari transaksi yang ingin ditampilkan lalu klik show PERHATIAN Jika anda memilih jenis pembayaran (Semua) maka yang muncul adalah bayaran dengan keterangan jenis bayarannya, misalnya SPP, Komputer, dll


39

-

-

NAMUN Jika anda memilih jenis pembayaran (spp, computer, dll) yang berjenis bulanan maka daftar bayaran yang muncul adalah bayaran dengan jenis yang anda pilih namun diketerangannya di tuliskan angka (bulan) dia membayar. JIKA anda memilih jenis bayaran yang berjenis cicilan, maka keterangan yang akan muncul adalah keterangan yang dituliskan pada saat transaksi.

2. Cetak Struk Transaksi Jika ketika melakukan Transaksi/Pembayaran anda tidak mencetak struk pembayaran, maka untuk mencetaknya dapat dilakukan di menu laporan Transaksi caranya: - Cari Transaksi yang akan dicetak - Klik sekali pada data tersebut - Klik cetak yang terletak pada bagian bawah menu Laporan Transaksi - Setelah format laporan tampil, siapkan kertas lalu klik print untuk mencetak. 3. Cetak Laporan Transaksi Untuk mempermudah Rekap data, anda juga dapat mencetak semua laporan dari semua transaksi yang telah dilakukan dalam satu lampiran file sesuai dengan tanggal awal dan akhir yang anda pilih dalam melihat laporan caranya: Buka menu Laporan Transaksi Sekarang tampilkan data yang akan dicetak dengan memilih jenis pembayaran, User, dan tanggal yang ingin anda tampilkan lalu klik show Setelah semua laporan ditampilkan, klik Cetak Laporan yang terdapat di bagian bawah menu Laporan Transaksi Setelah format laporan tampil, siapkan kertas lalu klik print untuk mencetak.


40

Client Server TranskulDalam tutorial ini anda akan dibimbing untuk melakukan/membuat koneksi multi pengguna(komputer), dimana transkul kondisinya diakses oleh lebih dari satu computer (Fungsi Client Server).

Skema pengguna transkul dalam jaringan

1. Pastikan anda sudah menentukan Nomor IP (Internet protocol) server dan klien, seperti gambar diatas. 2. Untuk mengetahui Nomor IP pada komputer, buka Start Menu > Run dan ketik CMD 3. Lalu pada layar hitam, ketikkan ipconfig, pada layar hitam cari barisan angka seperti gambar.

4. Setelah anda berhasil mengetahui Nomor IP, pastikan anda sudah mencatatanya.


41

5. Lalu install transkul pada komputer Server (kita asumsikan komputer server memiliki IP 192.168.0.1) 6. Install juga transkul pada komputer klien 1 (kita asumsikan komputer klien 1 memiliki IP 192.168.0.2) 7. Jalankan Program Transkul pada komputer klien 1, dan klik tombol Biru disamping tombol Keluar. 8. Ganti IP Server dengan 192.168.0.1 (tergantung nomor IP server), lalu pilih tombol Simpan. 9. Lalu lakukan login seperti biasa.

Gambar konfigurasi koneksi Transkul Catatan : 1. Jika koneksi tidak bisa dilakukan atau muncul pesan error, coba ganti pada bagian port menjadi 3306 atau 6060. 2. Ganti pada bagian database jadi dbswb atau dbswb-man1tlg


42

Jika terdapat kekeliruan yang tidak dimengerti Silahkan hubungi kami.


43

Manual Penggunaan Transkul

Documents

Transcript of Manual Penggunaan Transkul