Makalah Menejemen Mutu

36
KONSEP PENERAPAN SISTEM MENEJEMEN MUTU ISO Disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajement Mutu Terpadu Dosen Pengampu : Drs. Eko Nusantoro, M.Pd. Zakki Nurul Amin, S.Pd. Oleh Kelompok 12: Abdul kholiq 1301412110 Tyas Ayu Prafitri 1301412117 Elvia Purwaningrum DP 1301412118 JURUSAN BIMBINGAN DAN KONSELING FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG i

description

Makalah Menejemen Mutu

Transcript of Makalah Menejemen Mutu

Page 1: Makalah Menejemen Mutu

KONSEP PENERAPAN SISTEM MENEJEMEN MUTU ISO

Disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajement Mutu Terpadu

Dosen Pengampu : Drs. Eko Nusantoro, M.Pd.

Zakki Nurul Amin, S.Pd.

Oleh Kelompok 12:

Abdul kholiq 1301412110

Tyas Ayu Prafitri 1301412117

Elvia Purwaningrum DP 1301412118

JURUSAN BIMBINGAN DAN KONSELING

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2014

i

Page 2: Makalah Menejemen Mutu

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena rahmat, taufiq dan

hidayahNya kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan karya ilmiah ini.

Kedua kalinya sholawat serta salam tetap tercurahkan kepada junjungan kita nabi

Muhammad SAW yang telah mengarahkan kita kepada agama yang diridloi Allah

SWT yakni agama Islam.

Karena anugerah dan bimbingan-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini yang

merupakan salah satu tugas dari mata kuliah Manajement Mutu Terpadu. Kami

menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini banyak sekali terdapat banyak

kekurangan. Oleh karena itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang

sifatnya membangun demi kesempurnaan makalah ini.

Kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu dalam penyusunan makalah ini. Semoga makalah ini dapat

memberikan manfaat bagi kami khususnya dan kepada para pembaca umumnya.

Semarang, 19 juni 2014

Penyusun

ii

Page 3: Makalah Menejemen Mutu

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................i

KATA PENGANTAR ..........................................................................................ii

DAFTAR ISI ........................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG ....................................................................................1

B. RUMUSAN MASALAH ................................................................................1

C. TUJUAN...........................................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN

KONSEP PENERAPAN MENEJEMENT MUTU ISO………………………..3

JENIS PENGGUNAAN ISO…………………………………………………...6

STRUKTUR ORGANISASI DALAM PENERAPAN QMS ISO………..…...9

TAHAPAN -TAHAPAN QMS ISO…………………………………………...10

HAMBATAN DALAM MENERAPKAN QMS ISO………………………....11

BAB III PENUTUP

KESIMPULAN ....................................................................................................18

DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................19

Page 4: Makalah Menejemen Mutu

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Pembangunan suatu bangsa tidak akan pernah berhenti dan selesai.

Bangsa Indonesia tidak pernah berhenti membangun sektor pendidikan

dan perindustrian atau yang lainnya dengan maksud agar kualitas sumber

daya manusia yang dimiliki mampu bersaing secara global. Jika demikian

halnya, persoalan unggulan kompetitif bagi lulusan suatu institusi

pendidikan misalnya sangat perlu untuk dikaji dan diperjuangkan

ketercapaiannya dalam proses belajar mengajar oleh semua lembaga

pendidikan sehingga lembaga pendidikan yang bersangkutan mampu

menegakkan akuntabilitas kepada lingkungannya. Untuk dapat melakukan

hal - hal yang demikian, lembaga pendidikan perlu melakukan berbagai

upaya ke arah peningkatan kualitas secara berkesinambungan.

Tanpa ada peningkatan kualitas secara berkesinambungan,

pembangunan pendidikan akan terjebak pada upaya sesaat dan hanya

bersifat tambal sulam. Sebaliknya, agar sector-sektor di Indonesia mampu

mendorong semua proses maka harus direncanakan dan diprogramkan

secara sistematis dan ada peningkatan kualitas secara berkesinambungan.

Suatu lembaga akan terus eksis bila produk yang dihasilkan dapat

memberikan kepuasan bagi para pelanggannya. untuk mempertahankan

eksistensi, maka perlu jaminan kepuasan pelanggan dan proses perbaikan

berlanjut harus senantiasa diupayakan.

Upaya yang perlu dilakukan yaitu dengan menerapkan Sistem

Manajemen Mutu Standar Internasional ISO 9001:2008. Dalam Sistem

Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 bertujuan mewujudkan

kebutuhan pelanggan melalui manajemen proses yang standar dan

konsisten. Manajemen proses yang demikian diatur aplikasi dan

implementasinya dalam 8 (delapan) Klausul ISO serta akan dibuktikan

efektifitasnya dengan adanya Audit Internal dan Eksternal maka jalannya

proses pendidikan dapat dipantau dan terukur tingkat pencapainnya.

1

Page 5: Makalah Menejemen Mutu

Dengan demikian layanan pendidikan mampu memenuhi kebutuhan

kompetensi peserta didik sesuai tuntutan kepuasan pelanggan dan mampu

menghasilkan lulusan yang dapat bersaing secara global

B. RUMUSAN MASALAH

Dari latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :

1.Apakah Konsep secara umum penerapan sistem manajemen mutu ISO?

2.Apakah jenis-jenis pengguna ISO ?

3.Apakah struktur organisasi dalam penerapan QMS ISO ?

4.Apakah tahap-tahap QMS ISO ?

5.Apakah hambatan dalam menerapkan QMS ISO ?

C. TUJUAN

1.Mengetahui Konsep secara umum penerapan sistem manajemen mutu

ISO

2.Mengetahui jenis-jenis pengguna ISO

3.Mengetahui struktur organisasi dalam penerapan QMS ISO

4.mengetahui tahap-tahap QMS ISO

5.mengetahui hambatan dalam menerapkan QMS ISO

2

Page 6: Makalah Menejemen Mutu

BAB II

PEMBAHASAN

A. KONSEP PENERAPAN MANAJEMEN MUTU ISO

Konsep secara umum penerapan sistem manajemen mutu ISO

ISO 9000 series adalah standard quality manajemen yang dibentuk

berdasarkan dari konvensi ISO/TC 176 (ISO Technical Committee 176)

pada 1979. ISO-9000 di bentuk sebagai dasar dari suatu seri standard

quality manajemen, yang di susun secara lengkap pada 1982 dan dikenalkan

secara umum pada 1983. ISO 9000 seri standard memperkenalkan

persyaratan-persyaratan penting yang perusahaan butuhkan untuk menjamin

konsistensi produksi dan pengiriman yang tepat waktu terhadap barang dan

jasa kepada pasar.

Persyaratan-persyaratan tersebut dapat dipenuhi dengan jalan

membangun standard-standard yang tersusun sebagai sistem manajemen

kualitas. Konsistensi terhadap semua kebutuhan dan persyaratan konsumen

setiap waktu adalah sangat penting untuk menjaga kepuasan dan loyalitas

pelanggan. Jika perusahaan kita tidak melaksanakan hal tersebut akan

membuat pasar dan pelanggan akan berpaling dari kita dan berpindah

kepada saingan kita.

ISO-9000 seri mampu memberikan keuntungan dalam manajemen

kualitas bagi semua organisasi ,baik organisasi besar maupun kecil,

organisasi masyarakat atau swasta tanpa terlalu mencampuri bagaimana

organisasi itu harus berjalan.

ISO-9000 menerangkan persyaratan-persyaratan apa yang harus

dipenuhi bukan bagaimana cara memenuhi persyaratan tersebut. Hal ini

memungkinkan adanya persamaan standart bagi semua organisasi atau

perusahaan tapi memberikan celah bagi organisasi tersebut untuk

menyesuaikan organisasinya sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan

orgainasi tersebut yang berbeda dengan organisasi lainnya.

Dengan penerapan ISO-9000 dengan benar maka organisasi akan

mampu membangun perusahaannya sehingga mempunyai kemampuan

3

Page 7: Makalah Menejemen Mutu

penyediaan barang dan pelayanan yang sesuai dengan keiniginan dan

kebutuhan. Hal ini akan membuat perusahaan lebih menarik bagi pelanggan

baik lama atau baru dan meningkatkan kepercayaan mereka bahwa

perusahaan mampu memenuhi harapan atau tuntutan mereka.

Perlu diketahui ISO-9000 merupakan standar manajemen mutu

bukan standar produk, sehingga perusahaan yang telah mendapat sertifikat

ISO 9000 tidak dapat mempublikasikan atau mengiklankan bahwa

produknya telah memenuhi standar internasional.

Selain itu untuk menjamin bahwa ISO 9000 dapat menyesuaikan

dengan perkembangan jaman maka setiap 6 tahun akan diadakan review dan

revisi terhadap standard ISO. Saat Ini ISO 9000-2000 adalah yang terbaru

dengan revisi dan pengurangan pada beberapa point. ISO 9000 seri

mempunyai 3 standard yaitu : ISO 9001, ISO 9002 and ISO 9003.

Pentingnya Sistem Manajemen Kualitas

Gelombang globalisasi ekonomi akibat AFTA, GATTS, APEC,

WTO, dan lain sebagainya, telah menciptakan kancah kompetisi yang

semakin bebas dan ketat. Proteksi yang sebelumnya menjadi benteng bagi

produk barang dan jasa dalam negeri, akan hilang diterjang arus liberalisasi.

Produk barang dan jasa luar negeri akan bebas masuk ke pasar domestik.

Menghadapi situasi seperti ini, terdapat dua pilihan bagi para pelaku usaha

jasa konstruksi dan jasa konsultansi yaitu masuk dalam arena kompetisi atau

keluar arena kompetisi. Kedua keputusan tersebut memiliki konsekuensi

yang sama beratnya. Memasuki arena kompetisi tanpa kekuatan dan

strategic sama saja dengan bunuh diri. Keluar dari arena kompetisi tidak

berarti luput dari hempasan gelombang globalisasi, malahan boleh jadi

dampaknya lebih dahsyat dari pada ikut bertarung pada era kompetisi

tersebut. Strategi kompetisi yang paling dapat diandalkan oleh pelaku usaha

jasa konstruksi dan jasa konsultansi adalah “strategi kualitas”. Oleh karena

itu, para pelaku usaha jasa konstruksi dan konsultansi harus terus berusaha

untuk mengembangkan konsepsi dan teknologi kualitas, sejalan dengan

kecenderungan globalisasi. Diantara alternatif pilihan yang ada, nampaknya

4

Page 8: Makalah Menejemen Mutu

sistem manajemen kualitas ISO9000 dan Total Quality Management (TQM)

adalah pilihan yang tepat dan efektif bagi para pelaku usahajasa konstruksi

dan konsultansi. TQM mengembangkan konsep kualitas dari sudut pandang

pengguna jasa konstruksi dan jasa konsultansi yang mengartikan kualitas

adalah kesesuaian. Bila suatu konstruksi prasarana atau infrastruktur

dibangun, dibiayai dan digunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna jasa

(pemerintah dan masyarakat) sesuai dengan persyaratan, maka dapat

dikatakan berkualitas. Persyaratan yang dimaksudkan adalah sesuai dengan

kebutuhan dan keinginan penggunaj asa. Oleh karena itu dalam konsep

TQM, pengguna jasa bukan hanya diartikan sebagai pembeli bangunan,

tetapi diartikan juga sebagai proses berikutnya dan pihak yang menentukan

persyaratan. Usaha-usaha peningkatan dan pengendalian kualitas pada

awalnya hanya dalam lingkup penyedia jasa dan pengguna jasa. Sehingga

diperlukan pihak ketiga yang sifatnya independen. Kehadiran pihak ketiga

ini dianggap lebih obyektif dan dapat diterima kedua belah pihak. Sehingga

memunculkan lembaga akreditasi di beberapa negara dengan menggunakan

produk standar seperti: ASTM, JIS, BS dan lain sebagainya. Untuk

memberikan jaminan pada semua pihak yang terlibat dalam perdagangan

global (termasuk pelayanan jasa konstruksi/ konsultansi) bagi pihak

pengguna jasa, diperlukan pihak ketiga yang independen dan dapat diterima

semua pihak. Demikian sedikit kupasan mengenai hubungan globalisasi,

jasa konstruksi, konsultansi dengan manajemen kualitas.

Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen kualitas (QMS)

merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek

standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari

suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau

persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau

dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.

Sistem manajemen kualitas mendefinisikan bagaimana organisasi

menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara konsisten untuk

memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik

5

Page 9: Makalah Menejemen Mutu

umum dari sistem manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut

(Gaspersz, 2001, pp.10-11):

a) Sistem manajemen kualitas mencakup suatu lingkup yang luas dari

aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas dapat

didefinisikan melalui lima pendekatan utama, antara lain sebagai

berikut: transcendent quality yaitu suatu kondisi ideal menuju

keunggulan; product based quality yaitu suatu atribut produk yang

memenuhi kualitas; user based quality yaitu kesesuaian atau ketepatan

dalam penggunaan produk; manufacturing based quality yaitu

kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar; value based

quality yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.

b) Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja.

Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap

standar-standar kerja.

c) Sistem manajemen kualitas berlandaskan pada pencegahan kesalahan

sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat

reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak sistem manajemen kualitas

tidak akan efektif sepenuhnya pada pencegahan semata, sehingga

sistem manajemen kualitas juga harus berlandaskan pada tindakan

korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan

dengan hal ini, sistem manajemen kualitas merupakan suatu closed loop

system yang mencakup deteksi, umpan balik, dan korelasi. Proporsi

terbesar harus diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak tahap awal.

d) Sistem manajemen kualitas mencakup elemen-elemen: tujuan

(objectives), pelanggan (customer), hasil-hasil (outputs), proses-proses

(processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan

pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurement for

feedback and feedforward).

6

Page 10: Makalah Menejemen Mutu

B. JENIS PENGGUNAAN ISO

Karakteristik Pelayanan

Ada beberapa karakteristik yang dimiliki oleh pelayanan menurut Zemke

(dalam Ratminko dan Atik, 2005:3) yaitu:

a. Konsumen memiliki kenangan atau memori atas pengalaman menerima

pelayanan, yang tidak bisa dijual atau diberikan kepada orang lain.

b. Tujuan penyelenggaraan pelayanan adalah keunikan, setiap konsumen

dan

setiap kontak adalah dianggap sesuatu yang “spesial”.

c. Suatu pelayanan terjadi pada saat tertentu, ini tidak dapat disimpan di

gudang atau dikirimkan barang contohnya.

d. Konsumen melakukan control kualitas dengan cara membandingkan

harapan dan pengalaman yang diperolehnya.

Jenis- jenis pengguna iso

A. ISO 31000:2009

Menentukan prinsip dan pedoman umum manajemen risiko. ISO

31000:2009 dapat digunakan oleh publik, swasta atau komunitas

perusahaan, asosiasi, kelompok atau perorangan. Oleh karena itu, ISO

31000:2009 adalah tidak spesifik untuk setiap industri atau sektor.

ISO 31000:2009 dapat diterapkan di seluruh kehidupan organisasi,

dan untuk berbagai kegiatan, termasuk strategi dan keputusan,

operasional, proses, fungsi, proyek, produk, jasa, dan aset. ISO

31000:2009 dapat diterapkan untuk semua jenis risiko, apapun sifatnya,

apakah positif atau negatif memiliki konsekuensi.

Meskipun ISO 31000:2009 menyediakan pedoman generik, tidak

dimaksudkan untuk mempromosikan keseragaman manajemen risiko di

organisasi. Desain dan pelaksanaan rencana dan kerangka kerja

manajemen risiko perlu memperhitungkan kebutuhan beragam organisasi

tertentu, yang khusus tujuan, konteks, struktur, operasi, proses, fungsi,

proyek, produk, layanan, atau aset dan praktik tertentu yang dipekerjakan.

Hal ini dimaksudkan bahwa ISO 31000:2009 dimanfaatkan untuk

7

Page 11: Makalah Menejemen Mutu

menyelaraskan proses manajemen risiko dalam standar yang ada dan

masa depan. Ini menyediakan pendekatan umum untuk mendukung

standar yang berhubungan dengan risiko tertentu dan / atau sektor, dan

tidak menggantikan yang standar.

B. ISO 9001:2008 menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen mutu di

mana suatu organisasi

* Perlu menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten menyediakan

produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan undang-undang dan

peraturan yang berlaku, dan

* Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan

sistem yang efektif, termasuk proses untuk perbaikan berkesinambungan dari

sistem dan kepastian kesesuaian dengan pelanggan dan persyaratan undang-

undang dan peraturan yang berlaku.

Semua persyaratan ISO 9001:2008 yang generik dan dimaksudkan untuk

berlaku bagi semua organisasi, tanpa menghiraukan jenis, ukuran dan produk

yang disediakan.

Apabila persyaratan mana pun (s) ISO 9001:2008 tidak dapat diterapkan

karena sifat organisasi dan produknya, ini dapat dipertimbangkan untuk

pengecualian.

Dimana pengecualian dibuat, klaim kesesuaian dengan ISO 9001:2008

yang tidak dapat diterima kecuali pengecualian ini terbatas pada persyaratan

dalam Pasal 7, dan pengecualian tersebut tidak mempengaruhi kemampuan

organisasi, atau tanggung jawab, untuk menyediakan produk yang memenuhi

pelanggan dan hukum yang berlaku dan peraturan.

B. ISO 14001:2004 menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen

lingkungan agar organisasi untuk mengembangkan dan melaksanakan

kebijakan dan tujuan yang memperhatikan persyaratan hukum dan

persyaratan lainnya yang organisasi, dan informasi tentang aspek

lingkungan yang signifikan.

8

Page 12: Makalah Menejemen Mutu

Hal ini berlaku untuk aspek-aspek lingkungan yang diidentifikasi

oleh organisasi mereka yang dapat mengendalikan dan orang-orang yang

dapat mempengaruhi. Ia tidak sendiri negara kriteria kinerja lingkungan

tertentu.

ISO 14001:2004 adalah berlaku untuk semua organisasi yang ingin

menetapkan, menerapkan, memelihara dan memperbaiki sistem

manajemen lingkungan, untuk menjamin sendiri kesesuaian dengan

kebijakan lain lingkungan, dan untuk menunjukkan sesuai dengan ISO

14001:2004 oleh

a) membuat penentuan-diri dan deklarasi diri, atau

b) mencari konfirmasi kesesuaian dengan pihak yang memiliki

kepentingan dalam organisasi, seperti pelanggan, atau

c) mencari konfirmasi deklarasi diri-oleh pihak di luar organisasi, atau

d) mencari sertifikasi / registrasi sistem manajemen lingkungan dengan

organisasi eksternal.

Semua persyaratan dalam ISO 14001:2004 yang dimaksudkan

untuk dimasukkan ke dalam suatu sistem manajemen lingkungan.

Luasnya aplikasi akan tergantung pada faktor-faktor seperti kebijakan

lingkungan organisasi, sifat kegiatan, produk dan jasa dan lokasi dimana

dan kondisi di mana fungsi. ISO 14001:2004 juga menyediakan

bimbingan informatif pada penggunaannya.

C. Struktur organisasi dalam penerapan QMS ISO

Struktur Organisasi setiap perusahaan berbeda – beda dan semuanya selalu

bergantung pada kebutuhan dan keputusan manajemen perusahaannya. Berikut

contoh posisi Departemen Quality Management System (QMS) di sebuah

perusahaan manufaktur :

Dapat diperhatikan bahwa posisi Departemen QMS tepat berada di bawah

posisi Direktur. Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa posisi

Departemen QMS berada di bawah Direktur :

1. Departemen QMS sebagai pihak “eksternal independen” yang memiliki

fungsi untuk melakukan pengawasan, pelaporan, investigasi dan audit di

9

Page 13: Makalah Menejemen Mutu

mana seluruh rangkuman atas hasil tugas – tugas tersebut dapat langsung

disampaikan kepada Direktur.

2. Kualitas dan berjalannya sistem operasional perusahaan merupakan

kepentingan bersama dan Direktur selaku pimpinan dan pengambil

keputusan tertinggi dalam perusahaan perlu mendapatkan informasi

mendalam atas dua hal tersebut sebelum membuat suatu keputusan atau

kebijakan. Dalam hal ini, Departemen QMS diposisikan sebagai unit

penasihat (advisor) perusahaan.

3. Departemen QMS memiliki kewenangan penuh dalam melakukan

pengawasan atas sistem dan prosedur kerja seluruh Departemen dalam

perusahaan. Sebagai informasi, seorang Manager Dept. QMS atau

Management Representative (MR) diperkenankan untuk melakukan

investigasi, pencarian fakta atau pengawasan atas pelaksanaan sistem dan

prosedur di tiap Departemen hingga unit – unit terkecilnya (Sub. Dept,

Seksi, Sub. Seksi dst) dan tidak dapat diintervensi kecuali oleh Direktur /

pimpinan perusahaan tertinggi.

Kesimpulannya, fungsi dan kewenangan Dept. QMS perlu

ditetapkan terlebih dahulu di perusahaan sebelum membentuknya. Hal ini

perlu dilakukan untuk menghindari tumpang tindih (overlapping)

pekerjaan masing – masing jabatan.

D. Tahap-tahap QMS ISO

Tahapan Penerapan Sistem manajemen Kualitas. Terdapat beberapa tahapan

dalam menerapkan suatu sistem manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut

(Gaspersz, 2001, pp. 11-17) :

1. Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang

akan diterapkan.

2. Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi

3. Menetapkan suatu kelompok kerja atau komite pengaruh yang terdiri dari

manajer-manajer senior.

4. Menugaskan wakil manajemen (management representative).

5. Menetapkan tujuan-tujuan kualitas dan implementasi sistem

10

Page 14: Makalah Menejemen Mutu

6. Meninjau ulang sistem manajemen kualitas yang sekarang.

7. Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab.

8. menciptakan kesadaran kualitas (quality awareness) pada semua tingkat dalam

organisasi.

9. Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen kualitas dalam

manual kualitas (buku panduan).

10. Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-

prosedur.

11. Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau

prosedur terperinci.

12. Memperkenalkan dokumentasi.

13. Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem.

14. Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen kualitas.

E. HAMBATAN DALAM MENERAPKAN QMS ISO

Kebanyakan program perbaikan kualitas gagal karena satu dari dua alasan

berikut :

Program – program itu memiliki sistem manajemen kualitas tetapi tiada

keinginan besar dari manajemn puncak untuk menerapkannya, atau manajemen

puncak memiliki keinginan untuk menerapkannya tetapi tiada sistem manajemen

kualitas padaoraganisasi tersebut. Berdasarkan studi dari berbagai pustaka

manajemen kualitas, Masters (1996) mengemukakan hambatan pengembangan

sistem manajemen kualitassebagai berikut:

1.Ketiadaan komitmen dari manajemen.

2.Ketiadaan pengetahuan atau kekurangpahaman tentang manajemen kualitas.

3.Ketidakmampuan mengubah kultur perusahaan

4.Ketidaktepatan perencanaan kualitas.

5.Ketiadaan pendidikan dan pelatihan berkelanjutan.

6.Ketidakmampuan membangun suatu learning organization yang memberikan

perbaikan terus – menerus.

7.Ketidakcocokan struktur organisasi serta departemen dan individu yang

terisolasi.

11

Page 15: Makalah Menejemen Mutu

8.Ketidakcukupan sumber daya.

9.Ketidaktepatan sistem penghargaan dan balas jasa bagi karyawan.

Ketatnya persaingan di jaman globalisasi menyebabkan suatu perusahaan

saling berlomba untuk mendapatkan konsumen sebanyak mungkin dengan

berbagai macam sumber daya yang dimiliki, pada sisi lain tidak dapat dipungkiri

bahwa konsumen semakin selektif dalam memilih sebuah produk barang/jasa

yang diminati. Tidak hanya cukup dengan memberikan kualitas pelayanan terbaik

dalam mencapai apa yang disebut dengan customer satisfaction akan tetapi

kualitas barang/jasa yang ditawarkan juga harus mampu memberikan jaminan

mutu, sehingga mau tidak mau agar mampu memenuhi tuntukan konsumen

tersebut penerapan Sistem Manajemen Kualitas rupa-rupanya tidak dapat

dihindari lagi.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses sertifikasi ISO

9001:2008. Secara umum adalah sebagai berikut :

1) Gap Analysis. Hal ini dilakukan sesaat setelah ISO 9001:2008

dicanangkan untuk mulai diimplementasikan. Tujuan dilakukan gap

analisis adalah untuk melihat sejauh mana kesesuaian system yang sedang

dijalankan dengan standar terkait yang harus dipenuhi.

2) Executive Briefing. Output dari Gap Analysis di atas dituangkan dalam

sebuah laporan ringkas untuk menjadi masukan dalam rapat para eksekutif

organisasi dari level pimpinan puncak sampai pimpinan unit atau sesuai

dengan kebutuhan organisasi (yang tergabung dalam team leader proyek

sertifikasi ISO 9001:2008). Tujuan dilakukannya executive briefing ini

adalah untuk mewadahi komunikasi internal diskusi tentang sejauh mana

kebutuhan akan pemenuhan standar yang harus dilakukan dan apa yang

harus dipersiapkan untuk proses sertifikasi nanti.

3) Training. Proses pembelajaran menjadi pilar utama untuk bisa

melaksanakan system dengan benar dan efektif. Pemahaman setiap

anggota dalam organisasi terutama team leader yang tergabung dalam

proyek sertifikasi menjadi barometer suksesnya implementasi sistem dan

proses sertifikasi. Beberapa materi dasar yang harus difahami adalah :

12

Page 16: Makalah Menejemen Mutu

1.Pengenalan ISO 9001:2008, Pengenalan umum tentang ISO

9001:2008 Quality Management System, yaitu penjelasan prinsip-

prinsip dasar, sejarah perkembangan, dan standar ISO 9001:2008

2.Teknik penyusunan dokumen, Penjelasan tentang jenis dan hirarki

dokumen, teknik Penyusunan Business Proses, Quality Manual,

Prosedur, Standar Kerja, dan Form (disesuaikan dengan kebutuhan

organisasi dan besaran organisasi).

3.Teknik implementasi ISO 9001:2008 secara efektif. Jika diperlukan,

lakukan training beberapa Quality Tools dan PDCA concept untuk

menunjang keberhasilan proses implementasi system ISO 9001:2008

4.Penyusunan Dokumen. Proses penyusunan dokumen merupakan

tindak lanjut hasil training yang sudah dilakukan sebelumnya. Hanya

ada 6 dokumen yang wajib dipenuhi. Sungguhpun demikian,

kebutuhan jumlah prosedur sesungguhnya tidak terbatas, disesuaikan

dengan besaran organisasi dan kebutuhan lapangan, termasuk di

dalamnya pemahaman member terhadap proses implementasi sistem.

Semakin banyak yang memahami system ISO 9001:2008 dengan baik,

semakin sedikit dokumen yang dibutuhkan, demikian juga sebaliknya.

Jika banyak member yang belum faham secara pasti system ISO

9001:2008, maka penjelasan langkah kerja dan proses terdokumentasi

lainnya perlu dibuat lebih detail untuk menghindari kesalahan

interpretasi yang berdampak pada potensi tidak seragamnya

pelaksanaan sistem di setiap departemen. Adapun dokumen yang

harus disiapkan antara lain adalah :

1.Level 1, Quality Manual. Manual mutu yang menjadi pijakan utama

pelaksanaan system prosedur level dokumen dibawahnya.

2.Level 2, Prosedur. Memuat aturan umum pelaksanaan system

berbasis pada Business Process yang terjadi dalam organisasi.

3.Level 3, Standar Kerja / IK / WI. Memuat aturan rinci, langkah-

langkah kerja, dan standar lapangan yang harus dipatuhi oleh

pelaksana langsung (operator). Biasanya bersifat sangat rinci dan

13

Page 17: Makalah Menejemen Mutu

teknis, memuat gambar-gambar dan contoh teknik pelaksanaan kerja

yang diminta oleh rantai proses.

4.Level 4, Blank Form (bisa juga mengkatagorikan sebagai level 3).

Formulir kosong yang disiapkan untuk mencatat data-data hasil

pemantauan proses, seperti check sheet, monitoring list, dan

semacamnya. Dikategorikan sebagai dokumen level 4 untuk

membedakan secara tegas bahwa blank form termasuk dalam kategori

dokumen, sedangkan form yang sudah terisi data-data hasil

pemantauan proses termasuk ke dalam kategori catatan mutu. Walau

ada perbedaan pendapat tentang level dokumen untuk blank form, hal

ini tidaklah krusial selama fungsi dan interpretasinya tidak

menyimpang atau rancu.

5.Implementasi. Proses implementasi menjadi core process dalam ISO

9001:2008 Quality Management System. Oleh sebab itu perlu

pengawalan yang serius dari seluruh elemen dalam organisasi, mulai

dari Top Management sebagai pemegang kendali organisasi hingga

lapisan terbawah organisasi yang bersinggungan langsung dengan

proses realisasi produk.

6.Training Internal Audit, Pembekalan yang ditujukan kepada team

inti proyek sertifikasi ISO 9001:2008 yang dipersiapkan untuk

menjadi internal auditor system manajemen mutu.

7.Pelaksanaan Internal Audit. Sesuai prinsip PDCA, proses internal

audit menjadi sangat penting posisinya untuk memastikan

keberlangsungan system ISO 9001:2008 dilaksanakan secara

konsisten dan effective oleh setiap lini organisasi.

8.Rapat Tinjauan Manajemen. Salah satu aktifitas yang dipersyaratkan

dalam ISO 9001:2008 adalah pengawasan langsung oleh Top

management melalui aktifitas Rapat Tinjauan Management. Dalam

rapat ini dilakukan evaluasi berbagai hal yang berhubungan dengan

proses efektifitas implementasi sistem dan rekomendasi proyek

perbaikan yang harus dilakukan, seperti tertuang dalam pasal

14

Page 18: Makalah Menejemen Mutu

9.Pemilihan & Penetapan Badan Sertifikasi. Badan sertifikasi adalah

lembaga yang dinyatakan sah secara international untuk mengaudit

implementasi sistem ISO 9001:2008. Lembaga ini juga telah

diakreditasi oleh badan akretidasi sistem yang diakui oleh lembaga

ISO secara international. Pemilihan badan sertifikasi menjadi otoritas

penuh organisasi perusahaan yang bersangkutan. Di Indonesia, ada

banyak badan sertifikasi ISO 9001:2008 seperti SGS, Lloyd Register,

BVQI, TUV, dan yang lainnya.

10. Audit Badan Sertifikasi. Inilah proses yang ditunggu-tunggu,

audit oleh badan sertifikasi yang akan menentukan layak atau tidaknya

pelaksanaan system ISO 9001:2008 di organisasi kita dibandingkan

dengan standar yang harus dipenuhi menurut ISO 9001:2008.

Ada beberapa langkah audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi,

diantaranya adalah :

1.Pre-Audit. Proses permulaan yang merupakan pilihan bagi organisasi. Langkah

ini boleh ada atau bisa juga tidak dilakukan karena sesungguhnya bukan

merupakan proses formal dari sistem audit yang harus dilalui. Tujuannya adalah

untuk melihat lebih awal proses implementasi sistem dalam perusahaan . Output

dari audit ini menjadi masukan untuk perbaikan sistem sebelum audit sertifikasi

secara formal. Pendek kata proses pre-audit bertujuan untuk membantu

perusahaan dalam mengukur kekuatannya untuk maju menuju proses sertifikasi

audit.

2.Document Audit. Proses ini disebut juga sebagai stage-1 audit, merupakan

aktifitas audit formal oleh badan sertifikasi dengan konsentrasi mengkonfirmasi

kesesuaian antara dokumen yang kita buat dengan standar yang dipersyaratkan

oleh sistem.

3.Final Audit. Proses inti dari audit sertifikasi, bertujuan mengkonfirmasi

pelaksanaan system ISO 9001:2008 baik aplikasi lapangan secara langsung,

sistem pendataan dalam pemantauan proses, analisa kesesuaian proses, proses

improvement yang dilakukan dibandingkan dengan persyaratan yang ditetapkan

dalam standard ISO 9001:2008

15

Page 19: Makalah Menejemen Mutu

Akhir dari proses Final Audit adalah berupa rekomendasi auditor apakah

organisasi layak mendapat sertifikasi ISO 9001:2008 atau tidak layak. Selanjutnya

adalah proses internal Badan sertifikasi untuk mengeluarkan sertifikat ISO

9001:2008.

Jika rangkaian proses sertifikasi telah selesai maka layaklah organisasi

menyematkan logo badan certifikasi dan nomor sertifikat pada dokumen resmi

organisasi perusahaan. Peran Konsultan Konsultan adalah lembaga independen

yang tidak terkait dengan badan sertifikasi manapun, berfungsi membantu

organsasi dalam rangkaian proses di atas. Peran utama konsultan hampir mirip

seperti peran dosen pembimbing skripsi yang melayani konsultasi mahasiswanya

hingga lulus dalam tahapan penyusunan skripsi yang menjadi syarat kelulusan

seorang sarjana.

Pertimbangan perlu atau tidaknya organisasi meminta jasa konsultan

didasarkan pada seberapa faham elemen organisasi terhadap tahapan-tahapan

penerapan sistem ISO 9001:2008 dan tingkat kesiapan organisasi secara umum

dalam implementasi sistem. Pengukuran kesiapan organisasi bisa dilihat dari 8

prinsip management ISO 9001:2008 seperti yang pernah kita diskusikan

sebelumnya, mulai dari seberapa fokus semua elemen dalam organisasi terhadap

kebutuhan pelanggan, seberapa komitmen pihak top manajemen dalam

keinginannya melaksakan sistem, seberapa terlibat orang-orang yang ada dalam

organisasi atas pelaksanaan ISO 9001:2008 termasuk di dalamnya pemahaman

mereka terhadap system, dan pertanyaan senada yang mampu menggambarkan

kesiapan organisasi dalam melaksanakan system ISO 9001:2008.

Hal yang kerap kali menjadi masalah kritis dalam implementasi sistem

adalah :

1.Lemahnya komitmen top manajemen. Dalam konteks ini, kerap kali top

manajemen tidak terlalu peduli atas kemajuan perkembangan proyek

implementasi system.

2.Lemahnya tim leader proyek sertifikasi ISO 9001:2008, baik secara

pemahaman teori ISO maupun penguasaan lapangan (penguasaan keseluruhan

proses dalam organisasi)

16

Page 20: Makalah Menejemen Mutu

3.Kurangnya kepedulian semua elemen organisasi. Hal ini akan menyulitkan pada

tahap implementasi lapangan. Bayangan bahwa ISO adalah milik team leader atau

hanya urusan orang-orang tertentu yang terlibat dalam tim inti haruslah dikikis

habis, sebab tanpa keterlibatan semua orang dalam melaksanakan sistem, maka

mustahil ISO 9001:2008 bisa berjalan sukses seperti yang diharapkan.

Demikianlah pengantar diskusi yang penulis sampaikan dalam catatan

ringan ini, semoga membawa manfaat dan mejadi penyemangat anda yang akan

melenggang menuju proses sertifikasi dan menjadi semangat baru bagi anda yang

telah dan sedang implementasi sistem ISO 9001:2008 susilawati (2005):

1 Waktu yang diperlukan untuk melengkapi penerapan

2 Terlalu banyak pekerjaan tulis-menulis

3 Waktu yang diperlukan untuk tulis menulis

4 Waktu yang diperlukan untuk menulis manual

5 Biaya yang tinggi untuk penerapan

6 Waktu yang digunakan dalam memeriksa pekerjaan sesuai sistem audit

7 Biaya yang tinggi dalam mempertahankan sistem sesuai persyaratan

8 Evaluasi terhadap pengawasan belum dilakukan secara menyeluruh

9 Kurangnya sumber informasi

10 Komitmen pimpinan yang belum sampai keseluruh personel

11 Komitmen pimpinan belum ditindaklanjuti dengan program kerja 2,93 11

12 Pengawasan program kerja yang tidak konsisten

13 Kesulitan menafsirkan standar

14 Kurangnya kerjasama dengan auditor

15 Standar yang kurang jelas

17

Page 21: Makalah Menejemen Mutu

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Dengan tingkat persaingan bisnis yang ketat, sebuah organisasi harus

memiliki produk atau layanan dengan mutu yang baik dan tinggi agar tetap dapat

meningkatkan nilai kompetitif organisasi. Mutu yang baik hanya bisa dihasilkan

oleh organisasi yang memiliki sistem manajemen mutu yang handal. Tapi sistem

manajemen mutu merupakan sebuah alat yang membantu untuk bekerja secara

lebih efektif dan efisien. Keberhasilan organisasi atau perusahaan dapat diukur

dengan tingkat kepuasan konsumen pada produk atau layanan yang diberikan,

bukan dari keberhasilan untuk mendapatkan sertifikasi suatu standar sistem mutu

tertentu.

Manajemen mutu kualitas sebagai system implementasi total manajemen

kualitas memberikan gambaran mengenai bagaimana seharusnya sebuah institusi

atau organisasi melakukan manajemen. System manajemen kualitas bermakna

pelaksanaan kualitas secara menyeluruh dalam sebuah kesatuan yang disebut

system. Dalam penerapannya QMS membutuhkan tahapan yang harus

diperhatikan. Karena hal ini terkait kesatuan system yang saling mempengaruhi.

Kemudian ada pula beberapa hal yang berpotensi menjadi hambatan dalam

implementasi QMS tersebut. Maka dalam segala macam bentuk struktur

organisasi QMS harus memperhatikan hal-hal tersebut.

18

Page 22: Makalah Menejemen Mutu

DAFTAR PUSTAKA

EFANSYAH, NOOR. 2006. MODUL PELATIHAN ISO 9001:2000. FOCUS,

JAKARTA

ISO 9001:2000 AND CONTINUAL QUALITY IMPROVEMENT

http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/09/sistem-manajemen-kualitas-qms-

definisi.html

http://qualitymanagementsystem.wordpress.com/?s=hambatan&submit=Search

susilawati, connie. 2005. Harapan dan realita sistem manajemem mutu ISO 9000

dalam penerapannya dalam perusahaan kontraktor. Petra christian university

research centre.

19