lpj teknik cup

download lpj teknik cup

of 183

Transcript of lpj teknik cup

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    1/183

    BEM FTUI

    Ikatan Keluarga Mahasisawa Fakultas Teknik

    Universitas Indonesia

    2013

    LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

    TEKNIK CUP SPORT 2013

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    2/183

    DAFTAR ISI

    DAFTAR ISI .. 2

    KATA PENGANTAR .... 5

    BAB I GAMBARAN UMUM .... 6

    BAB II PENDAHULUAN 7

    2.1 Nama Kegiatan ... 7

    2.2 Tujuan . 7

    2.3 Bentuk Kegiatan .. 7

    2.4 Perencanaan 8

    2.4.1 Sasaran ... 8

    2.4.2 Alokasi Dana . 8

    2.4.3 Alokasi Waktu ... 9

    2.4.4 Alokasi Tempat .. 9

    2.4.5 Alokasi SDM .. 10

    2.4.6 Parameter Keberhasilan. . 10

    BAB III PELAKSANAAN KEGIATAN .. 11

    BAB IV PROJECT OFFICER ..... 13

    BAB V BIDANG KESEKRETARIATAN .. 24

    BAB VI BIDANG KEBENDAHARAAN 27

    6.1 Bidang Sponsorship... 28

    6.2 Bidang Dana Usaha 30

    BAB VII BIDANG HUBUNGAN MASYARAKAT . 31

    7.1 Bidang Publikasi 38

    7.2 Bidang Desain 437.3 Bidang Dokumentasi. 45

    BAB VIII BIDANG SARANA DAN PRASARANA .. 48

    8.1 Bidang Perlengkapan. 50

    8.2 Bidang Keamanan.. 53

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    3/183

    8.4 Bidang Perizinan ....... 56

    BAB IX BIDANG ACARA ..... 58

    9.1 Bidang Opening & Closing Ceremony. 59

    9.2 Bidang Acara Pertandingan... 63

    9.3 Bidang PenilaianBest Supporter... 65

    BAB X BIDANG OPERASIONAL . 66

    10.1 Bidang Operasional 1.... 66

    10.1.1 Cabang Voli... 72

    10.1.2 Cabang Gaple 75

    10.1.3 Cabang Bulu Tangkis 76

    10.1.4 Cabang Counter Strike .. 80

    10.2 Bidang Operasional 2 82

    10.2.1 Cabang Sepak Bola ... 85

    10.2.2 Cabang Atletik .. 88

    10.2.3 Cabang DOTA... 98

    10.2.4 Cabang Panco 100

    10.2.5 Cabang Tenis Lapangan 103

    10.3 Bidang Operasional 3 108

    10.3.1 Cabang Basket....111

    10.3.2 Cabang Tarik Tambang. 117

    10.3.3 Cabang FIFA..119

    10.3.4 Cabang Catur. 120

    10.3.5 Cabang Taekwondo... 122

    10.4 Bidang Operasional 4 ..... 124

    10.4.1 Cabang Futsal 12810.4.2 Cabang Renang.. 132

    10.4.3 Cabang Bridge... 136

    10.4.4 Cabang Wall Climbing...... 141

    10.4.5 Cabang Tenis Meja 143

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    4/183

    11.1 Pencapaian Parameter....147

    11.2 Pencapaian Skill.... 147

    11.3 Evaluasi. 148

    BAB XII PENUTUP ........ 149

    12.1 Kesimpulan 149

    12.2 Saran ........ 149

    BAB XIII LAMPIRAN ....... 150

    13.1 Struktur Panitia . 150

    13.2 Database Panitia 153

    13.3 TimelineKegiatan.. 156

    13.4 Notulensi Rapat. 157

    13.4.1 Rapat Pleno 157

    13.4.2 Rapat Malam..161

    13.5 Surat Keluar... 166

    13.6 Laporan Keuangan 168

    13.7 Publikasi dan Desain. 169

    13.8 Dokumentasi.. 173

    13.9 Brosur Donatur175

    13.10 Proposal Sponsorship.176

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    5/183

    KATA PENGANTAR

    Segala puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala

    tuntunan dan penyertaan-Nya selama penyelenggaraan Teknik Cup Sport 2013. Sungguh

    merupakan suatu kebanggaan yang tak ternilai harganya ketika kami dipercaya untuk

    mengemban tanggung jawab besar dalam menjalankan kepanitiaan dari acara olahraga

    terakbar di FTUI ini.

    Ungkapan terima kasih yang terdalam kami sampaikan kepada seluruh pihak yang turut

    mensukseskan jalannya Teknik Cup Sport 2013. Terima kasih kepada seluruh jajaran

    Dekanat, kepada Ivan Riansa selaku Ketua BEM FTUI 2013 beserta seluruh pengurus, juga

    kepada kedua Steering Committee Teknik Cup Sport 2013, yaitu Muhammad Faris Aufar

    selaku Kepala Bidang Olahraga BEM FTUI 2013 dan Rully Amal putra selaku wakilnya,

    yang telah mendukung dan menunjang berjalannya acara ini secara positif. Apresiasi terbesar

    juga kami berikan kepada seluruh mahasiswa FTUI, baik dari S1, S2, S3, maupun ekstensi,

    yang telah berpartisipasi secara luar biasa sebagai peserta yang begitu bersemangat dan

    berdaya juang tinggi, serta kepada pihak-pihak lain yang tidak bisa kami sebutkan namanya

    satu per satu, tetapi kami percaya dukungan mereka dalam bentuk apapun sangat berarti bagi

    berlangsungnya Teknik Cup Sport 2013.

    Deskripsi mengenai perencanaan dan pelaksanaan tiap-tiap bidang, yakni Ketua Panitia,

    Kesekretariatan, Bendahara, Operasional, Acara, Humas, serta Sarana Prasarana, terangkumsecara lengkap dalam laporan pertanggungjawaban ini sebagai bentuk laporan kepada pihak-

    pihak yang terkait serta sebagai catatan evaluasi untuk penyelenggaraan Teknik Cup Sport di

    tahun-tahun berikutnya.

    Demikianlah laporan pertanggungjawaban Teknik Cup Sport 2013 ini kami buat

    dengan sebaik-baiknya, semoga dapat menjadi referensi yang bermanfaat dalammeningkatkan kualitas penyelenggaraan Teknik Cup Sport di tahun-tahun mendatang agar

    menjadi semakin baik.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    6/183

    BAB I

    GAMBARAN UMUM

    Secara umum, panitia Teknik Cup Sport telah memahami dengan baik tugas-tugas yang

    harus mereka lakukan sesuai job description bidangnya masing-masing. Alur koordinasi

    kepada PJ PJ di bawahnya juga sudah dijalankan. Segala tugas yang dipercayakan kepada

    masing-masing bidang juga sudah dilakukan dengan bertanggung jawab.

    Bidang operasional yang paling melelahkan serta memiliki batasan kerja yang sangat

    luas dan kompleks sanggup bertahan dan memegang tanggung jawabnya selama sebulan

    lebih penyelenggaraan Teknik Cup Sport 2013. Bidang kesekretariatan begitu mandiri dalam

    menjalankan deskripsi kerjanya selama persiapan, pelaksanaan, hingga berakhirnya acara.

    Bidang kebendaharaan yang memegang tanggung jawab berat dalam mencari dana yang

    cukup besar untuk penyelenggaraan acara juga berhasil mengumpulkan dana hingga batas

    kemampuannya dari berbagai sumber. Bidang acara dan humas dengan segala keterbatasan

    kreatifitas, dana, serta sumber daya manusia yang dimiliki juga sanggup menyajikan acara-

    acara dan penuansaan acara yang cukup baik bagi warga Teknik. Bidang sarpras sebagai

    penyedia kebutuhan-kebutuhan acara juga berperan dalam menunjang berjalannya berbagai

    kegiatan.

    Adapun kekurangan yang secara umum dimiliki oleh tiap-tiap bidang ialah perencanaan

    yang kurang mendetail dan persiapan yang kurang matang serta koordinasi antar panitia yangkurang berjalan lancar, sehingga pelaksanaannya menjadi terhambat. Bila perencanaan dan

    persiapan dapat dilakukan dengan lebih baik dan jelas, ditambah dengan pelaksanaan yang

    penuh tanggung jawab dan alur koordinasi yang tepat, maka hasil kerja dari seluruh panitia

    pun pasti akan menjadi lebih efektif dan optimal.

    Project Officer

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    7/183

    BAB II

    PENDAHULUAN

    2.1 Nama KegiatanAcara ini bernama Teknik Cup Sport 2013 yang berarti suatu kompetisi olahraga

    terbesar di Fakultas Teknik Universitas Indonesia pada tahun ini. Tema yang diusung

    dalam acara Teknik Cup Sport 2013 adalah sebagai berikut.

    TOGETHERNESS BLENDS OUR DI FFERENCES

    COMPETITI ON LEADS US TO THE BLUE GLORY

    Solidaritas dan sportivitas yang menjadi jati diri Fakultas Teknik Universitas Indonesia

    diharapkan dapat mendukung dalam menciptakan kompetisi yang sehat demi kejayaan

    FTUI di kompetisi mendatang yang bertaraf lebih tinggi, yaitu Olimpiade UI.

    2.2 TujuanTujuan diadakannya Teknik Cup Sport 2013 adalah sebagai berikut.

    1. Menciptakan kebersamaan dan sportivitas satu Teknik dari adanya interaksi antardepartemen yang akan mendukung berlangsungnya acara secara positif.

    2. Menyediakan wadah kompetisi bagi para mahasiswa FTUI dalam rangkamempersiapkan atlet-atlet Teknik menuju kejayaan FTUI di Olimpiade UI

    mendatang.

    3. Menyediakan sarana bagi para mahasiswa FTUI untuk menyalurkan minat danbakat, khususnya di bidang olahraga.

    2.3 Bentuk KegiatanTeknik Cup Sport merupakan program kerja Bidang Olahraga BEM FTUI yang sudah

    menjadi suatu tradisi dan selalu diadakan setiap tahunnya. Teknik Cup Sport 2013 ini

    berbentuk kompetisi antar departemen di FTUI dengan mempertandingan sebanyak 16

    cabang olahraga dan 3 cabang cyber game. Setiap departemen akan berlomba untuk

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    8/183

    ceremonypun turut diadakan sebagai acara pembuka dan penutup yang sakral sekaligus

    untuk memeriahkan perhelatan Teknik Cup Sport 2013 tersebut. Acara opening dan

    closing ini sendiri pun akan dihadiri oleh kurang lebih 1500 mahasiswa Fakultas

    Teknik UI serta akan menghadirkan berbagai macam bazaar dan menampilkan band-

    band terbaik Teknik.

    2.4 Perencanaan2.4.1Sasaran

    Teknik Cup Sport 2013 akan diikuti oleh seluruh mahasiswa S1, S2, S3, dan

    ekstensi FTUI yang menjadi perwakilan dari departmennya masing-masing dan

    dari Program Internasional. Kedelapan peserta Teknik Cup Sport 2013 adalah

    sebagai berikut.

    1. Departemen Teknik Sipil2. Departemen Teknik Mesin3. Departemen Teknik Elektro4. Departemen Teknik Metalurgi dan Material5. Departemen Arsitektur6. Departemen Teknik Kimia7. Departemen Teknik Industri8. Program Internasional

    2.4.2Alokasi DanaPEMASUKAN

    Dekanat Rp 5.000.000,00

    BEM Rp ---ILUNI Rp 1.500.000,00

    Sponsorship Rp 2.000.000,00

    Donatur Rp 1.500.000,00

    Danus Alternatif Rp 5.000.000,00

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    9/183

    PENGELUARAN

    Kesekretariatan Rp 150.000,00

    Kebendaharaan Rp 100.000,00

    Operasional Rp 7.890.000,00

    Opening-Closing Ceremony Rp 2.150.000,00

    Piala dan Medali Rp 1.800.000,00

    Acara Pertandingan Rp 100.000,00

    Publikasi Rp 400.000,00

    Dokumentasi Rp 100.000,00

    Medis dan Pelengkapan Rp 310.000,00

    Biaya tak terduga Rp 1.000.000,00

    TOTAL Rp 14.000.000,00

    2.4.3Alokasi WaktuOpening ceremony : 1 April 2013Acara pertandingan olahraga : 2 April s.d 30 April 2013

    Closing ceremony : 3 Mei 2013

    2.4.4Alokasi Tempat1. Lingkungan sekitaran FTUI

    a. Lapangan Teknik dan area FTUI2. Lingkungan sekitaran kampus UI

    a. Pusat Kegiatan Mahasiswa Universitas Indonesia (PUSGIWA UI)b. Gymnasium UIc.

    Stadion UI

    d. Lapangan Politeknik Negeri Jakarta (PNJ)3. Di luar lingkungan kampus UI

    a. Hotel Bumiwiyata (Depok)b. Lapangan sepakbola yonzikon (Lenteng Agung)

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    10/183

    2.4.5Alokasi SDMSDM yang dibutuhkan dalam kepanitiaan Teknik Cup Sport 2013 ini adalah

    sebagai berikut.

    BPH : 11 orang

    PJ : 30 orang

    Staff : disesuaikan dengan kebutuhan tiap PJ

    2.4.6Parameter KeberhasilanHal-hal yang dijadikan parameter keberhasilan dari Teknik Cup Sport 2013

    meliputi:

    a. Teknik Cup Sport 2013 diikuti secara aktif oleh seluruh departemen yang adadi FTUI.

    b. Panitia dapat membuat daftar nama-nama atlet berpotensi di Teknik Cup Sport2013 untuk dipersiapkan dengan baik menuju Olimpiada UI mendatang.

    c. Terciptanya kompetisi yang elegan dan sehat : Kompetisi antar departemenyang berlangsung selama Teknik Cup Sport 2013 tetap berjalan seru,

    bergengsi, dan mengundang euforia seluruh warga Teknik tanpa memicu

    kecurangan, perselisihan, maupun keributan.

    d. Kebersamaan dan sportivitas satu Teknik tetap dijunjung tinggi dan tidakluntur sekalipun timbul persaingan yang ketat sebagai efek dari kompetisi.

    e. Teknik Cup Sport 2013 mampu menjadi sarana pewadahan minat dan bakatanak-anak Teknik, khususnya di bidang olahraga.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    11/183

    BAB III

    PELAKSANAAN KEGIATAN

    Teknik Cup Sport 2013 yang bertemakan Togetherness Blends Our Differences,

    Competi tion Leads Us To The Blue Glory ini sukses dilaksanakan mulai tanggal 2 April

    2013 sampai dengan 15 Mei 2013 dan diikuti oleh seluruh mahasiswa tiap departemen yang

    mewakili 19 cabang pertandingan. Kesembilan belas cabang tersebut adalah sebagai berikut.

    1. Futsal2. Basket3. Sepak Bola4. Voli5. Bulu Tangkis6. Tenis Meja7. Tenis Lapangan8. Taekwondo9. Renang10.Wall Climbing

    11.Atletik12.Panco13.Tarik Tambang14.Catur15.Bridge16.Gaple17.FIFA18.Counter Strike19.DOTA

    Opening Ceremonydilaksanakan pada tanggal 2 April 2013 yang bertempat di Kantin

    Dalam FTUI dengan menampilkan mascot-maskot dari tiap departemen yang turut sertadalam kegiatan Teknik Cup Sport 2013.

    Pertandingan pertama Teknik Cup Sport 2013 baru dilaksanakan pada tanggal 4 April

    2013, sedangkan pertandingan terakhir dilaksankan pada tanggal 15 Mei 2013. Tempat yang

    digunakan selama pertandingan Teknik Cup Sport 2013 adalah sebagai berikut.

    1. Lapangan FTUI2. Lapangan Voli PAF FTUI3. Lapangan BP3 FTUI4. Kantin FTUI5 W ll Cli bi K FTUI

    7. Gymnasium UI8. Aula Pusbintaqwa, PUSGIWA UI9. Lapangan PNJ UI10.Kolam Renang Hotel Bumi Wiyata11 G l Ol h R

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    12/183

    13.Lapangan Sepak Bola YonzikonClosing Ceremony dilaksanakan pada tanggal 15 Mei 2013 di Rotunda FTUI yang

    merupakan acara penutupan Teknik Cup Sport 2013 dan Teknik Cup Seni 2013. Closing

    Ceremonyini menampilkanguess star, yaitu Sultano Duo serta penampilan-penampilan dari

    juara-juara Teknik Cup Seni 2013. Selain itu, pada Closing Ceremonyjuga diumumkan juara

    1, 2, dan 3 dari tiap cabang pertandingan serta Juara Supporter yang berhak mendapatkan

    Piala Bergilir Teknik Cup Sport. Piala Juara Umum dan Juara Supporter Teknik Cup Sport

    2013 diraih oleh Departemen Teknik Sipil. Berikut ini adalah perolehan akhir medali tiap

    departemen.

    Emas Perak Perunggu

    Departemen Teknik Sipil 14 5 7

    Departemen Teknik Elektro 13 7 9

    Departemen Teknik Metalurgi & Meterial 9 6 11

    Departemen Teknik Kimia 7 4 11

    Departemen Teknik Mesin 6 3 14

    Program Internasional 5 3 3

    Departemen Teknik Industri 2 12 4

    Departemen Arsitektur 1 3 5

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    13/183

    BAB IV

    PROJECT OFFICER

    Project Officer : Mulia Angara Siregar (PI11)

    A. Deskirpsi Kerja Melakukan koordinasi dengan pihak fakultas, BEM FTUI, dan Steering Committee. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan panitia pelaksana dan melaksanakan

    pendelegasian tugas sesuai deskripsi tugas kepanitiaan yang telah disepakati dalam

    rapat seluruh panitia.

    Mengarahkan dan memegang kontrol terhadap jalannya kinerja elemen kepanitiaansesuai konsep perencanaan acara yang telah disepakati dan masukan dari panitia

    pengarah.

    Memiliki wewenang penuh dalam hal penetapan keputusan teknis operasionalberdasarkan permufakatan bersama unsur kepala operasional dan kepala bidang dalam

    kepanitiaan.

    Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik terhadap jalannya kegiatanpanitia pelaksana, untuk selanjutnya menjadi bahan masukan dan motivasi bagi tiap-

    tiap bagian dalam struktur panitia pelaksana, serta masukan dalam koordinasi dengan

    panitia pengarah.

    B. PerencanaanPerencanaan awal dimulai dengan merancang konsep Teknik Cup Sport 2013. Tema

    acara yang bertajuk Togetherness blends our dif ferencesCompetiti on leads us to the

    Blue Glory pun diciptakan sesuai dengan tujuan Teknik Cup Sport 2013 yaitu kebersamaan

    satu Teknik, wadah kompetisi untuk persiapan Olimpiade UI, serta penyaluran minat dan

    bakat. Bentuk kegiatannya sendiri tetap berbentuk kompetisi antar seluruh departemen di

    FTUI yang mempertandingkan berbagai cabang olahraga, namun tahun ini ada suatu inovasi

    berupa penambahan beberapa cabang, yaitu kompetisi cabang renang serta eksibisi cabang

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    14/183

    Acara ditargetkan mulai dengan diadakannya opening ceremony pada 1 April dan ditutup

    dengan closing ceremony pada 3 Mei. Pertandingan dari seluruh cabang olahraga

    direncanakan berlangsung selama tenggat waktu tersebut dengan mengoptimalkan tempat-

    tempat di lingkungan FTUI, namun jika kurang memadai, tempat-tempat di luar FTUI pun

    akan digunakan.

    Di dalam struktur kepanitiaan juga terdapat perubahan di bidang operasional menjadi

    seperti terlampir dalam bagan berikut ini:

    Seluruh jabatan BPH dalam kepanitiaan dipilih oleh Project Officer secara close

    recruitment berdasarkan keahlian mereka di bidangnya masing-masing dan berdasarkan

    rekomendasi dari berbagai pihak. Sesudah seluruh BPH terpilih, masing-masing BPH

    memilih PJ PJ di bawahnya juga secara close recruitment, kemudian para PJ memilih staff-

    staff di bawahnya secara open maupun close recruitment. Setelah seluruh jabatan dalam

    kepanitiaan Teknik Cup Sport 2013 telah terisi, rapat perencanaan pun mulai diadakan, antara

    lain rapat pleno sebanyak dua kali, rapat BPH, dan rapat bidang. Seluruh panitia juga mulai

    gencar melakukan persiapannya masing-masing sesuai job description yang telah disepakati.

    Usaha-usaha yang akan dilakukan dalam pencarian dana untuk Teknik Cup Sport 2013

    antara lain :

    Menerima pemasukan dari Dekanat FTUI Menerima pemasukan dari BEM FTUI Mengajukan permohonan donasi kepada para orangtua mahasiswa

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    15/183

    Melakukan usaha mandiri panitia dalam bentuk: Berjualan makanan, kaos, jaket, hoodie, dll Menyewakan tenda bazaar untuk makanan menjelang Teknik Cup Sport 2013

    (takoyaki, kebab, dll)

    Menyewakan tenda bazaar juga pada saat closing Teknik Cup Sport 2013 agar terciptabalik modal

    Mengadakan iuran panitia atau set-up cost, yang akan diganti jika ada surplus di akhiracara.

    Menerapkan sistem pendanaan mandiri bidang, sehingga jika suatu bidangmemerlukan dana di luar jatah yang telah ditetapkan, maka bidang tersebut akan

    mencari dana sendiri untuk menutupi kekurangan dananya.

    Strategi yang akan dilakukan dalam rangka mempublikasikan acara Teknik Cup Sport

    2013 di antaranya:

    Melakukan publikasi yang gencar melalui dunia maya (facebook, twitter, blog) Memasang poster ataupun spanduk Teknik Cup Sport 2013 di selasar-selasar

    departemen dan seluruh lingkungan FTUI untuk memperkenalkan event tersebut

    sekaligus mengundang partisipasi seluruh warga Teknik

    Menyebarkan flyer kepada warga Teknik dan memasang hiasan-hiasan Teknik CupSport 2013 di selasar-selasar departemen dan seluruh lingkungan FTUI sebagai

    penuansaan menjelang event dan selama berlangsungnya event

    Melakukan pertemuan antara BPH Teknik Cup Sport 2013 dengan para Kabid,Wakabid Siwa, atau manager jurusan dari seluruh departemen di FTUI demi

    mensosialisasikan event tersebut sekaligus menjembatani jarak antara panitia dengan

    departemen yang nantinya akan saling berinteraksi selama acara berlangsung

    Melakukan sounding berita Teknik Cup Sport 2013 secara rutin dan tepat waktukepada seluruh warga Teknik berupa updateinformasi di mading-mading selasar dan

    di depan ruang BEM yang berisi hasil dan jadwal pertandingan, klasmen perolehan

    d li f t f t t k b t b t t d b

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    16/183

    Rancangan anggaran Teknik Cup Sport 2013 meliputi rancangan anggaran dengan batas

    bawah (pesimis), batas tengah (normal), dan batas atas (optimis). Batas bawah yang berada

    pada kisaran Rp14.000.000,- akan digunakan jika pencarian dana sangat tersendat, sedangkan

    jika pengumpulan dana berjalan sedemikian lancar, batas atas yang berada pada kisaran

    Rp19.000.000,- akan ditempuh. Batas tengah dengan kisaran Rp16.250.000,- yang berada diantara kedua level tersebut juga menjadi salah satu alternatif.

    Inovasi Teknik Cup 2012 yang belum berjalan efektif juga akan diusahakan untuk

    diwujudkan, meliputi:

    Pengadaan terpal Peredaan tensi pertandingan (live quiz dan MC) Pendewasaan sistem rapat malam (lempar jadwal siang) Beberapa inovasi baru juga akan diciptakan demi meningkatkan semarak dan kualitas

    Teknik Cup Sport 2013, yaitu:

    Mars dan yel Teknik MVP Teknik Cup Night (All-Star, Bazaar, Performance)

    Adapun hal-hal yang akan dijadikan parameter keberhasilan dari Teknik Cup Sport 2013

    meliputi:

    Teknik Cup Sport 2013 diikuti secara aktif oleh seluruh departemen yang ada diFTUI.

    Panitia dapat membuat daftar nama-nama atlet berpotensi di Teknik Cup Sport 2013untuk dipersiapkan dengan baik menuju Olimpiada UI mendatang.

    Terciptanya kompetisi yang elegan dan sehat : Kompetisi antar departemen yangberlangsung selama Teknik Cup Sport 2013 tetap berjalan seru, bergengsi, dan

    mengundang euforia seluruh warga Teknik tanpa memicu kecurangan, perselisihan,

    maupun keributan.

    Kebersamaan dan sportivitas satu Teknik tetap dijunjung tinggi dan tidak lunturk li ti b l i k t t b i f k d i k ti i

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    17/183

    Teknik Cup Sport 2013 mampu menjadi sarana pewadahan minat dan bakat anak-anak Teknik, khususnya di bidang olahraga.

    Segala perencanaan yang meliputi berbagai hal di atas dilakukan demi terciptanya

    pelaksanaan Teknik Cup Sport 2013 yang berjalan lancar dan sesuai harapan.

    C. PelaksanaanSesuai arahan dari Steering Committee, visi Teknik Cup Sport 2013 diorientasikan pada

    sukses Teknik di Olimpiade UI, seperti tercantum dalam 3 poin tujuan Teknik Cup Sport

    2013, yaitu:1. Menciptakan kebersamaan dan sportivitas satu Teknik dari adanya interaksi antar

    departemen yang akan mendukung berlangsungnya acara secara positif

    2. Menyediakan wadah kompetisi bagi para mahasiswa FTUI dalam rangkamempersiapkan atlet-atlet Teknik menuju kejayaan FTUI di Olimpiade UI mendatang

    3.Menyediakan sarana bagi para mahasiswa FTUI untuk menyalurkan minat dan bakat,khususnya di bidang olahraga

    Dalam pelaksanaannya, Teknik Cup Sport 2013 berhasil menjadi sarana penyaluran

    minat dan bakat anak-anak Teknik, terutama di bidang olahraga, terlihat dari partisipasi aktif

    anak-anak Teknik dari ketujuh departemen dan satu Program Internasional di FTUI yangbegitu luar biasa selama berlangsungnya acara. Rasa cinta departemen menjadi suatu hal

    yang tidak dapat dihindari karena format Teknik Cup Sport 2013 sendiri yang memang

    berbentuk kompetisi antar departemen. Namun, kebersamaan departemen itu bukanlah yang

    menjadi tujuan utama, melainkan kebersamaan Teknik. Kebersamaan dan sportivitas satu

    Teknik dapat tetap terwujud dengan adanya kesadaran dari seluruh warga departemen bahwaTeknik Cup Sport 2013 bertujuan untuk mensukseskan Teknik di Olimpiade UI 2013. Hal

    tersebut dibuktikan dengan partisipasi dari seluruh departemen yang mengirimkan atlet-atlet

    terbaik departemennya untuk menjadi atlet-atlet Teknik di Olimpiade UI 2013. Kompetisi

    selama Teknik Cup Sport 2013 pun berlangsung seru dan beradrenaline tinggi, sehingga

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    18/183

    Dengan tercapainya ketiga poin tujuan di atas, maka Teknik Cup Sport 2013 berhasil

    menjadi ajang yang tidak hanya bergengsi, tetapi juga berperan besar dalam sukses Teknik di

    Olimpiade UI mendatang.

    Parameter pencapain lainnya adalah adanya daftar atlet berpotensi di Teknik Cup Sport

    2013 yang diberikan oleh panitia kepada SC. Parameter itu pun tercapai dengan adanya daftaratlet peraih medali emas, perak, dan perunggu di Teknik Cup Sport 2013 untuk cabang-

    cabang yang ada di Olimpiade UI.

    Dalam rangka memuluskan pelaksanaan Teknik Cup Sport 2013, Project Officer

    mengadakan koordinasi dengan setiap bidang dan juga dengan pihak-pihak di luar

    kepanitiaan. Koordinasi dengan setiap bidang berjalan dengan cukup lancar karena ProjectOfficer memahami alur kerja dari setiap bidang dalam kepanitiaan, baik itu opersional,

    kesekretariatan, kebendaharaan, acara, humas, maupun sarpras, sehingga mempermudah

    koordinasi kerja dan pengawasan. Koordinasi dengan pihak-pihak di luar kepanitiaan juga

    dilakukan demi memperlancar berjalannya acara, tentunya dengan dibantu oleh SC dalam hal

    mediasi, terutama dengan pihak Dekanat FTUI. Mediasi tersebut dilakukan demimemperlancar perizinan, pencairan dana, dll. Hubungan dengan pihak-pihak di luar FTUI

    juga penting untuk dijaga, seperti dengan pihak Gymnasium UI, Hotel Bumiwiyata

    Swimming Pool, dsb. Koordinasi Project Offier dengan pihak-pihak lain dibantu juga oleh

    Bidang Sarana Prasarana, khususnya bagian perizinan, seperti halnya dengan pihak Rektorat

    UI.Opening Ceremony yang direncanakan berlangsung pada 1 April terpaksa mundur

    menjadi 2 April karena UTS baru berakhir pada Jumat, 28 Maret, sehingga panitia masih

    membutuhkan persiapan pada Senin, 1 April, untuk memantapkan Opening Ceremony.

    Sulitnya menemukan jadwal bertanding departemen pada minggu pertama pelaksanaan

    menyebabkan tidak adanya pertandingan sama sekali pada minggu pertama, sehingga

    pertandingan pertama baru berlangsung pada hari Senin di minggu kedua pelaksanaan.

    Kesulitan dalam menemukan jadwal bertandingan departemen berlanjut di minggu minggu

    berikutnya, antara lain karena alasan ekskursi, skripsi, UAS, dsb. Hal-hal lain yang menjadi

    penghambat besar adalah turunnya hujan yang begitu sering serta sulitnya mendapatkan

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    19/183

    venue di luar FTUI sebagai alternatif. Penghambat-penghambat tersebut menyebabkan

    timeline acara mundur sampai 15 Mei dari rencana awal 3 Mei.

    Berbagai venue di FTUI, di lingkungan UI, serta di Hotel Bumiwiyata dapat dipakai

    dengan maksimal untuk melangsungkan pertandingan dengan baik dan lancar. Namun,

    banyak pemakaian venue yang di luar perencanaan, antara lain pemakaian Stadion Ragunanuntuk cabang atletik serta Lapangan Kukel dan Lapangan Yonzikon untuk cabang sepakbola

    karena Stadion UI belum bisa dipakai, pemakaian lapangan indoor FHUI untuk cabang futsal

    dan basket karena hujan, juga Gor Bulutangkis di Pocin dan Kukel karena Gymnasium UI

    sedang tidak bisa digunakan. Biaya sewa untuk pemakaian venue-venuetak terduga tersebut

    mengakibatkan pembengkakan biaya.Dalam hal pencarian dana, pendanaan Teknik Cup Sport 2013 terbantu dengan

    pemasukan yang di luar perencanaan, seperti contohnya dari ILUNI. Sumber pemasukan dari

    usaha panitia juga memberikan hasil yang cukup memuaskan, seperti dari merchandise,

    berjualan kue canisa, dan bazaar makanan. Namun, beberapa strategi pendanaan mengalami

    hambatan, antara lain Dekanat FTUI hanya mencairkan Rp4.000.000,- dari rencana awalRp6.000.000,-, BEM FTUI tidak mencairkan dana sama sekali, donasi orang tua mahasiswa

    yang sudah berjalan namun kurang optimal, tidak adanya dana dari sponsor sama sekali, serta

    pendanaan mandiri bidang yang tidak berjalan. Begitu banyaknya hambatan dalam mencari

    dana ditambah dengan meledaknya biaya tak terduga terutama di bidang operasional, humas,

    dan kesekretariatan menyebabkan pendanaan Teknik Cup Sport 2013 begitu kesulitan, baikdalam membiayai acara maupun me-reimburse panitia. Pemasukan dana yang tidak terlalu

    cemerlang menyebabkan panitia memakai batas bawah dalam anggaran yang berkisar

    Rp14.000.000,- .

    Berbagai strategi publikasi sudah berhasil dilakukan demi menambah gaung Teknik Cup

    Sport 2013. Publikasi yang gencar melalui Twitter, Facebook, dan Blog, serta pemasangan

    mading, poster, spanduk, dan banner cukup berhasil mengundang perhatian warga FTUI.

    Namun, hambatan dari internal panitia juga menyulitkan bagian publikasi acara. Penuansaan

    Teknik Cup Sport 2013 bagi warga FTUI dirasa kurang dan mendapat banyak kritikan, antara

    lain karena hiasan-hiasan serta poster, banner, dan mading Teknik Cup Sport 2013 yang

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    20/183

    terlambat dipasang di area FTUI, ditambah lagi dengan design dari media-media fisik

    tersebut yang kurang menarik perhatian warga FTUI.

    Beberapa inovasi yang direncanakan di awal dapat berjalan, yaitu penambahan cabang:

    renang, lempar lembing dan tolak peluru pada cabang atletik, FIFA, DotA, dan Counter-

    Strike, pengadaan live quiz dan MC, Mars Teknik di awal atau akhir pertandingan, sertaMVP di cabang-cabang mayor. Inovasi yang belum bisa berjalan optimal adalah pengadaan

    terpal yang memadai, lempar jadwal siang yang diganti dengan lempar jadwal langsung

    untuk beberapa hari ke depan, dan Teknik Cup Night yang tidak bisa berlangsung karena

    tidak ada waktu.

    D. Kendala dan EvaluasiSecara umum, tiap-tiap bidang dalam kepanitiaan telah menjalankan tugasnya sesuai job

    description masing-masing dengan cukup baik dan bertanggunga jawab. Alur koordinasi pun

    sudah tercipta mulai dari Project Officer kepada tiap kepala bidang, kepala bidang kepada PJ,

    lalu PJ kepada staff. Namun, tidak ada satu pun kepanitiaan yang bisa lepas dari kekuranganatau kesalahan. Karena itulah dibutuhkan evaluasi untuk pelaksanaan yang lebih baik di

    waktu mendatang.

    Bidang operasional yang relatif merupakan bidang yang paling menguras tenaga, pikiran,

    dan waktu, telah memegang tanggung jawabnya yang begitu besar dengan sangat baik selama

    sebulan lebih penyelenggaraan Teknik Cup Sport 2013. Adapun kekurangan bidang

    operasional adalah kurangnya kesadaran akan ketepatan timeline serta kurangnya ketegasan,

    baik dalam mengambil keputusan maupun dalam menjaga keutuhan peraturan kepada para

    peserta. Akibatnya, beberapa peraturan yang sebenarnya sudah disusun dengan baik justru

    harus berubah mengikuti keinginan dari departemen-departemen peserta. Timeline pun

    terpaksa mundur karena jadwal yang terlalu renggang di awal dan di tengah penyelenggaraan

    acara, namun begitu padat di akhir-akhir.

    Bidang kesekretariatan berhasil menjalankan tugasnya dengan mandiri dan teratur.

    Kebutuhan akan surat-menyurat dan notulensi, serta hal-hal lain yang berhubungan dengan

    kesekretariatan tidak mengalami kendala yang berarti. Hal yang dapat dievaluasi adalah

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    21/183

    optimal, di mana Sekum dan Wasekum ditugaskan untuk mengawasi bidang kebendaharaan,

    acara, humas, dan sarpras, sehingga Project Officer dapat fokus mengawasi bidang

    operasional. Pengawasan dari Sekum dan Wasekum yang kurang berjalan baik

    mengakibatkan Project Officer kesulitan dalam mengawasi seluruh Bidang di Teknik Cup

    Sport 2013.Bidang kebendaharaan mampu mengontrol pemasukan dan pegeluaran dengan baik.

    Pemasukan dari beberapa sumber tambahan memudahkan bendaharan dalam mengumpulkan

    dana. Evaluasi untuk bendahara adalah kurangnya kegigihan dalam mencari dana dari

    berbagai sumber yang ada, antara lain orang tua mahasiswa sebagai donatur, mahasiswa

    sebagai konsumen merchandise, serta yang paling utama adalah sponsor. Padahal kegigihandalam mencari dana sangatlah dibutuhkan mengingat dana yang dibutuhkan jauh lebih besar

    dari Teknik Cup tahun sebelumnya, ditambah lagi dengan waktu pencarian dana yang sangat

    singkat, yakni hanya sebulan. Pembengkakan pengeluaraan di beberapa bidang yang sangat

    besar juga semakin membebani bendahara.

    Bidang acara berhasil merangkai acara-acara yang berlangsung selama Teknik Cup Sport2013 dengan baik, yaitu opening ceremony, closing ceremony, acara pertandingan, serta

    penilaian best supporter. Konsep yang ditawarkan oleh bidang acara sudah menarik, namun

    persiapan yang dilakukan masih kurang mendetail dan matang, sehingga banyak terjadi

    ketidaksiapan dan miss-communication dalam pelaksanaannya yang menyebabkan esensi

    maupun euphoria dari acara tersebut kurang dirasakan oleh warga Teknik.

    Bidang humas memegang peranan penting dalam membangkitkan euphoria suasana

    Teknik Cup Sport. Berbagai usaha untuk mewujudkannya sudah dilakukan dengan

    menghabiskan dana yang cukup besar, antara lain publikasi melalui situs jejaring sosial di

    dunia maya serta melalui media publikasi fisik, seperti spanduk, poster, dan flyer. Hal-hal

    yang menjadi kekurangan di bidang humas adalah kurangnya kreatifitas dalam penuansaan

    Teknik Cup Sport bagi warga Teknik, sering terjadinya keterlambatan ataupun kekeliruan

    dalam media publikasi, serta kurangnya koordinasi di dalam tubuh humas sendiri. Akibatnya,

    timbul berbagai keluhan dari warga Teknik mengenai kurang terasanya euphoria dari event

    sebesar Teknik Cup Sport.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    22/183

    Bidang sarana prasarana bertugas menyediakan berbagai kebutuhan dari bidang-bidang

    di Teknik Cup Sport. Kebutuhan berbagai cabang olahraga akan perizinan, keamanan, medis,

    maupun peralatan sebagian besar telah terpenuhi. Keluhan dari bidang operasional terhadap

    bidang sarpras adalah kurang sigapnya bidang sarpras di arena pertandingan, seperti tidak

    hadirnya petugas keamanan atau medis di lapangan serta kurang berfungsinya petugasperalatan dalam memenuhi kebutuhan peralatan di beberapa cabang olahraga.

    Secara umum, panitia Teknik Cup Sport telah memahami dengan baik tugas-tugas yang

    harus mereka lakukan sesuai bidangnya masing-masing. Namun, akibat perencanaan yang

    kurang mendetail dan persiapan yang kurang matang serta koordinasi antar panitia yang

    kurang berjalan lancar, pelaksanaannya menjadi terhambat. Bila perencanaan dan persiapandapat dilakukan dengan lebih baik dan jelas, ditambah dengan pelaksanaan yang penuh

    tanggung jawab dan alur koordinasi yang tepat, maka hasil kerja dari seluruh panitia pun

    pasti akan menjadi lebih efektif dan optimal.

    E.

    Saran Project Officer melakukan internalisasi yang lebih intens kepada tiap-tiap bidang

    untuk benar-benar menyatukan visi dan pemahaman.

    Project Officer memberikan catatan job description yang lebih detail bagi tiap-tiapbidang agar seluruh bidang dapat benar-benar mengerti dengan jelas akan tugasnya

    masing-masing. Project Officer melakukan koordinasi yang lebih intens dengan pihak Teknik Cup

    Seni sebelum mulai pelaksanaan sampai akhir pelaksanaan agar tidak bentrok dalam

    menjalankan acara masing-masing. Bentrok tersebut dapat diantisipasi dengan

    membedakan timeline kedua acara, di mana Teknik Cup Sport berjalan sesudah

    selesainya Teknik Cup Seni, atau sebaliknya. Bidang operasional melakukan internalisasi yang lebih gencar kepada seluruh

    peraturan yang telah dibuat serta menetapkan dasar-dasar yang kuat bagi tiap-tiap

    peraturan agar tidak dapat dibantah lagi oleh oknum-oknum yang mementingkan

    kepentingan departemennya, baik itu peraturam umum maupun peraturan cabang.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    23/183

    Bidang operasional meningkatkan kesepemikirannya serta ketegasannya dalammempertahankan keutuhan peraturan yang telah dibuat dan dalam mengambil

    keputusan dalam rapat ataupun di lapangan.

    Bidang kesekretariatan lebih disipilin dalam menjalankan pembagian tugaspengawasan terhadap bidang-bidang dengan Project Officer.

    Bidang kesekretariatan lebih bergerak cepat dalam hal pencetakan maupunpenyebaran surat menyurat.

    Bidang kebendaharaan membuat daftar pemasukan dan pengeluaran yang lebih detailper minggunya serta melaporkannya kepada Project Officer.

    Bidang kebendaharaan lebih mandiri dan gencar dalam menentukan ataumenambahkan stategi pencarian dana, karena semakin banyak alternatif semakin baik.

    Tidak hanya itu, bidang kebendaharaan juga menetapkan teknis yang jelas dan benar-

    benar detail untuk melaksanakan strategi pencarian dana tersebut.

    Bidang kebendaharaan mulai bergerak sejak awa-awal sekali untuk melakukanpencarian dana lebih dulu, jauh-jauh hari sebelum mulainya acara, terutama kepada

    sponsor.

    Bidang acara mengataur detail pelaksanaan acara dengan lebih jelas serta menetapkansegala peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan secara lebih rinci.

    Bidang humas melakukan penuansaan Teknik Cup Sport dengan lebih gencar danvariatif, serta melakukan update info pertandingan dengan lebih intens dan cepat.

    Bidang humas meningkatkan koordinasi kerja dengan seluruh elemen humas karenapembagian tugasnya yang cukup banyak.

    Bidang sarpras lebih sigap dalam menyediakan kebutuhan-kebutuhan bidang lain agartidak menghambat berjalannya kegiatan yang dilakukan oleh bidang-bidang tersebut.

    Bidang sarpras lebih berinisiatif dalam mendata segala kebutuhan bidang-bidang,terutama PJ PJ cabang.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    24/183

    BAB V

    BIDANG KESEKRETARIATAN

    Sekretaris Umum : Rike Adyartie K. (TI11)

    Wakil Sekretaris Umum : Adilfi Finasthi (K11)

    A. Deskripsi Kerja Mengkoordinir secara langsung berbagai hal yang terkait dengan kesekretariatan. Bertanggung jawab penuh terhadap segala kegiatan panitia yang bersifat

    kesekretariatan. Memegang penuh teknis administrasi atau segala tugas yang berhubungan dengan

    kesekretariatan dan arsip.

    Mengawasi dan melakukan evaluasi periodik kemajuan kinerja kepanitiaan sebagaibahan masukan kepada pimpinan kepanitiaan dan bidang operasional.

    Untuk keputusan-keputusan penting dan mendesak berkoordinasi langsung denganProject OfficerTeknik Cup Sport 2013.

    B. Perencanaan Membuat stampel TC Sport. Memback up data kesekretariatan. Membuat surat sesuai dengan ketentuan dari MPM baik untuk tujuan internal maupun

    eksternal Teknik.

    Membuat proposal kegiatan maupun sponsorship. Berkoordinasi dengan pihak terkait mengenai proposal. Berkoordinasi dengan bidang lain terkait dengan surat perizinan. Berkoordinasi dengan bidang operasional mengenai Buku Peraturan. Membuat notulensi setiap rapat. Membuat shift/giliran sebagai notulen rapat malam.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    25/183

    Membantu PO dan membagi bidang untuk dikontrol secara lebih fokus. Berkoordinasi dengan seluruh bidang mengenai Laporan Pertanggungjawaban (LPJ).

    C. Pelaksanaan Pembuatan stampel berjalan dengan baik. Pengarsipan yang berhubungan dengan kesekretariatan terlaksana dengan lancar. Pembuatan surat telah sesuai dengan ketetapan MPM. Pembuatan proposal kegiatan mengalami beberapa kali revisi, sedangkan pembuatan

    proposalsponsorshipberjalan lancar.

    Koordinasi dengan berbagai pihak terkait proposal sponsorship terlaksana denganbaik, baik dari segi konten maupun desain.

    Permintaan pembuatan surat izin sering kali terjadi secara dadakan, namun masihdapat terlaksana dengan baik.

    Koordinasi dengan bidang operasional terkait Buku Peraturan terlaksana dengancukup baik.

    Setiap rapat yang dilaksanakan telah dinotulensikan. Shift/giliran sebagai notulen rapat malam adalah sebagai berikut.

    o Senin : Rikeo Selasa : Adilfio Rabu : Cyndio Kamis : Rinao Jumat : Rike & Adilfi

    Pengarsipan BAP berjalan dengan cukup baik. Pembagian kontrol bidang adalah sebagai berikut.

    o Angga : Operasionalo Rike : Bendahara dan Humaso Adilfi : Acara dan Sarpras

    Pembuatan LPJ terlambat sekitar 2-3 minggu dari waktu yang ditargetkan.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    26/183

    D. Kendala dan Evaluasi Pembuatan proposal kegiatan mengalami beberapa kali revisi karena terdapat

    beberapa kali perubahan dalam timeline cabang dan ketidakpastian waktu

    pertandingan.

    Terdapat peraturan supporter cabang mayor yang belum terevisi yang dikarenakankelalaian sekretaris.

    Ada beberapa BAP yang dilaksanakan oleh bidang operasional pada hari Hpertandingan sehingga terdapat beberapa pertandingan yang tidak terekap.

    Pelaksanaan kontrol bidang kurang berjalan dengan baik dikarenakan kurang mem-follow upserta kurang mengertinya permasalahan yang akan dihadapi bidang terkait.

    Keterlambatan LPJ terjadi karena mundurnya timeline pertandingan dan waktupengumpulan LPJ sebelumnya telah memasuki minggu UAS.

    Adanya miscommunication antara bagian kesekretariatan dengan bidang operasionalterkait perekapan hasil pertandingan dan perolehan medali.

    E. Saran Timelinepertandingan setiap cabang harus sudah difiksasikan secara mendetail sejak

    awal.

    Setelah seluruh peraturan telah di-compile, sebaiknya dilakukan pemeriksaan ulangoleh pihak-pihak terkait.

    Jika terdapat BAP yang dilakukan pada hari H pertandingan, sebaiknya bidangoperasional juga mengkomunikasikannya kepada sekretaris.

    Penegasan pembuatan LPJ seharusnya dilaksanakan sejak jauh-jauh hari. Sebaiknya pihak yang melakukan kontrol bidang lebih mem-follow up bidang yang

    dikontrol serta melakukan tw-tw juga terkait bidang tersebut sehingga dapat lebih

    mengerti permasalahan yang akan dihadapi bidang tersebut.

    Setiap rapat malam harus ada pemberitahuan hasil setiap pertandingan pada hari itu. Sebaiknya perekapan perolehan medali dilakukan minimal seminggu sekali, dan

    j di l bih i k ik di di d h ki fi l

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    27/183

    BAB VI

    BIDANG KEBENDAHARAAN

    Bendahara Umum : Trisha Syakira (A11)

    A. Deskripsi Kerja Membawahi PJ Dana Usaha dan PJ Sponsor Bertanggungjawab dalam hal pemasukan dan pengeluaran keuangan Kepanitiaan. Memberikan Laporan Keuangan dan evaluasi anggaran yang tersedia Kepada Ketua

    dan unsur-unsur kelembagaan di atasnya. Mengkoordinasikan langsung PJ Sponsorship dalam kaitannya dengan sponsor dan

    donatur.

    Berkoordinasi dengan semua bidang teknis mengenai perencanaan kebutuhan danbiaya tiap bidang.

    Tiap bidang wajib melaporkan kepada Bendahara setiap penggunaan biaya yangdikeluarkans ebagai bahan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Panitia.

    B. Perencanaan Membuat rancangan dana Mengkoordinasi bidang Dana Usaha untuk mencari dana, dengan cara berjualan,

    membuka bazaar, mengikuti acara-acara.

    Mengkoordinasi bidang Sponsorship untuk mencari dana, dengan cara memintadonasi dari Dekanat, BEM FT, dan Sponsor dari perusahaan dan ILUNI, serta donatur

    dari orang tua mahasiswa.

    Mengumpulkan iuran dari tiap departemenC. Pelaksanaan

    Rancangan dana yang fix dengan berdiskusi bersama POBid D U h i d d b j l di li k k d

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    28/183

    Bidang Dana usaha juga menjual merchandise TC Sport berupa kaos dan gelang yangdapat dipesan pada seluruh mahasiswa dengan system pre-order.

    Bidang Sponsorship mencari dana dengan meminta donasi kebeberapa lembaga,seperti Dekanat, BEM FT, donasi dari orang tua mahasiswa dan ILUNI

    Bidang Sponsorship juga mencari dana ke perusahaan-perusahaan dengan melakukanbeberapa marketing callkemudian pengiriman proposal. Namun, proposal tidak ada

    yang berhasil ditembus.

    Setiap departemen mengumpulkan iuran sebesar Rp200.000

    Laporan Keuangan terlampir

    D. Kendala dan Evaluasi Kurangnya koordinasi bendum kepada panitia lain untuk mengatur berapa

    pengeluaran maksimal yang bisa diganti

    Setiap panitia membeli barang-barang dengan tidak berdiskusi sebelumnya sehinggapengeluaran terasa sangat besar saat proses penggantian.

    Banyaknya pengeluaran tak terduga yang sangat besar diakibatkan beberapa kendalayang terjadi.

    E. Saran Tingkatkan koordinasi dan sosialisasi dengan anggota panitia yang lain Beri batas maksimal jumlah uang yang boleh dikeluarkan Penegasansystem reimburseagar tidak melonjak diakhir

    6.1 Bidang SponsorshipPJ: Sarah Putri (TI11)

    A.Deskripsi KerjaM i hi d i b b i h

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    29/183

    Mencari donatur eksternal (lembaga-lembaga) Berkoordinasi dengan bendahara umum serta bidang dana usaha

    B.Perencanaan Membuat target-target pemasukan dari sponsor, serta donatur-donatur Mengkoordinasikan para staff-staff dari perwakilan departemen untuk

    pengumpulan donatur.

    C.Pelaksanaan Mencari sponsor-sponsor dari berbagai perusahaan Mencari donatur internal dan eksternal Mengumpulkan hasil donatur yang dibantu oleh staff-staff perwakilan

    departemen

    D.Kendala dan Evaluasi Terlalu dekatnya pencarian sponsor dengan acara membuat tidak ada perusahaan

    yang mau memberikan sponsorship

    Pemasukan donatur tidak dicatat dengan benar sehingga terjadi kekeliruan diakhir Tidak semua departemen memberikan perwakilan-perwakilan untuk donatur

    sehingga pemasukan donatur tidak merata

    E.Saran Diberikan waktu yang lebih lama untuk mencari sponsor Semua pemasukan donatur dicatat dengan benar Tingkatkan koordinasi antar perwakilan departemen

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    30/183

    6.2 Bidang Dana UsahaPJ: Bagja Satiya (TI)

    A.Deskripsi KerjaMengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan dana usaha panitia.

    B.Perencanaan Melakukan penjualan marchendise Teknik Cup Sport 2013 Mengadakan bazaar EC

    C.Pelaksanaan Pencarian dana dengan berjualan di lingkungan kampus, usaha mandiri, dan

    koordinasi dengan sponsorship mengenai kerjasama dengan iluni.

    Bazaar EC berjalan sekali selama masa kepanitiaan.

    D.Kendala dan Evaluasi Kurangnya SDM bidang dana usaha sehingga pelaksanaan tidak maksimal Banyaknya pengeluaran diluar rencana

    E.Saran Lebih aktif lagi dalam mencari SDM yang siap membantu pelaksanaan rencana Jumlah pengeluaran harus lebih dikoordinasikan dan sering di follow up per

    bidang

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    31/183

    BAB VII

    BIDANG HUBUNGAN MASYARAKAT

    Kabid Humas : Fadhilah Manan (PI11)

    A. Deskripsi Kerja Mengkoordinir secara langsung berbagai hal yang terkait dengan publikasi,

    dokumentasi dan desain

    Mengawasi dan melakukan evaluasi periodic kemajuan kinerja publikasi dan designserta melaporkan kepada pimpinan Kepanitiaan atau kepala operasional.

    Untuk keputusan-keputusan penting dan mendesak berkoordinasi langsung denganKetua Panitia atau Kepala Operasional Teknik Cup 2013.

    Berkoordinasi dengan bidang-bidang lainnya.

    B.

    PerencanaanMedia Publikasi

    Media Non-Fisik- JarkomTeknik Cup Sport 2013

    Dalam bentuk sms dan broadcast BBM/WhatsApp mengenai jadwal dan hasil

    pertandingan

    - Group Facebook Teknik Cup Sport 2013Teknik Cup Sport

    Mempublikasikan jadwal dan informasi terbaru

    - Twitter Teknik Cup Sport 2013@teknikcupsport

    Live Tweetpada saat pertandingan

    Mempublikasikan jadwal dan hasil setiap pertandingan

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    32/183

    - Blog Teknik Cup Sport 2013www.teknikcupsport.blogspot.com

    Post hasil dokumentasi (koordinasi antara PJ publikasi dan PJ dokumentasi)

    Postjadwal dan hasil pertandingan

    Media Fisik- Mading Teknik Cup Sport 2013

    Awal acara, konsep dan bentuk mading Teknik Cup Sport 2013 tidak di bahas

    secara detail, namun konten sudah di tentukan; klasemen perolehan medali, bagan

    pertandingan, jadwal dan hasil pertandingan.

    - Flyer Teknik Cup Sport 2013Mempublikasikan jadwal pertandingan setiap hari, pada saat jam istirahat teknik

    jam 12.00 13.00 dan sore (kalau staff tidak sibuk) di kantek dan tempat kumpul

    tiap-tiap departemen.

    - Spanduk Teknik Cup Sport 2013Menyetak dan memasang semua banner Teknik Cup Sport 2013 yang

    dikoordinasikan dengan PJ Design. Lokasi (lorong dekanat, lorong Ars-Kantek,

    kantek)

    - Jemuran Teknik Cup Sport 2013Menyetak dan memasang jemuran yang dikoordinasikan dengan PJ Design. Lokasi

    (lorong dekanat-lobby K, EC-lobby K, lorong Ars-Kantek, dan lorong lainya yang

    bisa di pasang jemuran)

    - Poster Teknik Cup Sport 2013Menyetak dan memasang semua poster Teknik Cup Sport 2013 yang di

    koordinasikan dengan PJ Design. Lokasi (semua mading Dept dan BEM)

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    33/183

    Dengan catatan bahwa setiap dari ke-5 media fisik dan ke-4 media non fisik minimal

    1 orang yang tanggung jawab sehingga koordinasi lebih jelas dan semua dapat

    dilaksanakan dengan lancar.

    Media Dokumentasi

    Mendokumentasikan semua pertandingan dan acara Teknik Cup Sport lalu post diblog & facebook group Teknik Cup Sport

    Membuat video Opening-Closing Teknik Cup Sport bersama dengan PJ acara.

    Media DesignMembuat desain-desain yang dibutuhkan oleh Teknik Cup Sport 2013 yang bertema

    Togetherness blends our differences competition leads us to the blue glory.

    C. PelaksanaanMedia Publikasi

    Media Non-Fisik- Jarkom Teknik Cup Sport 2013

    Semua panitia humas Teknik Cup Sport khususnya Kabid Humas dan beberapa

    staff Publikasi melakukan jarkom, tapi terlambat karena dari panitia telat

    meberitahukan informasi jadwal.

    - Group Facebook Teknik Cup Sport 2013Teknik Cup Sport

    2 PJ yang bertugas untuk update jadwal dan hasil

    Keterlambatan update karena mendapatkan dari panitia juga telat

    - Twitter Teknik Cup Sport 2013@teknikcupsport

    PJ per hari untuk live tweet untuk update jadwal dan hasil

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    34/183

    Keterlambatan update karena mendapatkan dari panitia juga telat dan kadang-

    kadang staff publikasi yang sedang live tweet habis battery.

    - Blog Teknik Cup Sport 2013www.teknikcupsport.blogspot.com

    1. 1 PJ yang bertugas untuk updatefoto yang dikoordinasikan dengan staff dokum2. Keterlambatan update karena mendapatkan dari panitia juga telat, pertandingan

    yang berlangsungtiapharisehingga staff tidaksempat upload jumlahfoto yang

    banyak, danmengambilwaktu yang banyakketikaresizefotodarikamera yang

    sizenyacukupbesar.

    Media Non Fisik- Mading Teknik Cup Sport 2013

    1. Terjadi miss communication antara Kabid Humas Teknik Cup Sport, PO TeknikCup Sport, dan Kabid Sport BEM mengenai bentuk dan konsep mading yang

    telah di pasang di depan ruang bem, sehingga membuat ulang mading yang

    membuat warga bertanya akan mading yang kurang jelas. Dan membuat PJ

    Publikasi bingung akan kepastian bentuk madingnya.

    2. PJ Mading terlambat dalam update hasil pertandingan dan jumlah medali karenaketerlambatan dari PJ cabang sehingga membuat warga bertanya2 dan

    menyalahkan panitia humas.

    - Flyer Teknik Cup Sport 2013PJ flyer meninggalkan jumlah tertentu di fotocopy savin agar setiap pj dept dapat

    menyebarkan ke dept masing2 yang biasanya kumpul, tetapi terjadi keterlambatan

    karena pj dept berhalangan karena ada kelas, dan jumlah yang di tentukan terlalu

    banyak/kecil maka ada sisa/kekurangan dalam penyebaran. Sehingga tidak lancar

    menyebar flyer dan mendapatkan banyak complain dari warga akan tidak

    tersebarnya flyer dengan maksimal.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    35/183

    - Banner Teknik Cup Sport 20131. PJ banner terlambat menyetak dan memasang banner BPH karena miss

    communication dengan humas BEM akan ukuran banner sehingga ukuran yang

    terpasang menurut panitia sangat kecil di bandingkan dengan banner Teknik

    Cup ART 2013. Tapi ukuran tersebut sesuai SOP humas BEM FTUI

    2. PJ banner terlambat menyetak dan memasang beberapa banner termasuk closingkarena ketidakpastian jadwal dan koordinasi dengan HUMAS Teknik Cup ART

    kurang jelas.

    - Jemuran Teknik Cup Sport 20131. PJ Jemuran telat menyetak dan memasang jemuran karena kekurangan SDM

    dalam melaksanakanya sebab hampir semua staffnya perempuan sehingga yang

    dapat memasang jemuran di lorong sedikit.

    2. PJ Jemuran telat menyetak karena Design telat memberikan designya, Designtelat karena Kabid Humas telat memberikan tugas, Kabid Humas telat karena

    arahan dari PO Teknik Cup Sport dan Sport BEM jugatelat.

    - Poster Teknik Cup Sport 20131. PJ Poster lancar dalam pembagian poster acara ke dept dan humas2. PJ Poster terlambat menyetak poster Closing sehingga hari H, karena dari

    humasTeknik Cup Art tidak menyetak.

    Media Dokumentasi

    Pembagian staff untuk mendokumentasikan setiap pertandingan Terjadi keterlambatan karena keterlambatan dan ketidakjelasan jadwal dari panitia

    Media Design

    Semua yang diminta untuk di Design terlaksana tepat waktu, tapi ada beberapa design

    tidak tercetak karena kekurangan dana.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    36/183

    D. Kendala dan EvaluasiBeberapa evaluasi telah dijelaskan dibagian pelaksanaan

    Media Publikasi

    Kesibukan PJ Publikasi di deptartemen sendiri di awal acara Teknik Cup Sportsehingga tidak maksimal, sudah diberitahukan ke Kabid Humas tapi Kabid Humas

    tidak dapat mengcover karena kesibukan urusan humas Teknik Cup Sport lainya.

    Ketidakaktifan Staff Publikasi, dikarenakan staff tersebut juga sibuk di acaradept/teknik dan jarang kumpul one full team sehingga tidak ada rasa tanggung jawab.

    Perubahan jadwal yang mendadak karena panitia sehingga staff tidak dapat hadirmendadak dan melakukan tugasnya

    Media Dokumentasi

    Staff Dokumentasi tidak bisa pulang malam sehingga tidak dapat dokumentasipertandingan yang sampai malam

    Perubahan jadwal yang mendadak sehingga staff tidak dapat hadir mendadak danmelakukan tugasnya

    Media Design

    Penyampaian tugas untuk mendesign telat sehingga design juga telat, keterlambatanpenyampaian karena ketidakjelasan dari PO Teknik Cup Sport akan bentuk design.

    Kabid Humas, PJ Publikasi, dan PJ Dokumentasi mengalami kerusakan HP untuk waktu

    yang tidak lama di tengah acara Teknik Cup Sport 2013 sehingga tidak maksimal dalam

    komunikasi dan pembagian tugas sehingga mempelambat publikasi jadwal & hasil ke

    warga dan dokumentasi tidak lancar.

    E. SaranKabid Humas

    Menentukan konsep dan bentuk humas secara kesuluruhan dan detail dengan PO

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    37/183

    Humas Teknik Cup Sport agar perencanaan & evaluasi dapat dilakukan dengan jelas

    dan lancar tanpa ada miss communication yang selalu terjadi dari tahun ke tahun.

    Memastikan dengan PO Teknik Cup Sport dan Bendahara Umum Teknik Cup Sporttersedianya dana yang pasti sehingga tidak batal beberapa poster dan spanduk yang

    telah di design dan tidak membuang waktu panitia humas agar dapat digunakan

    untuk melakukan tugas humas Teknik Cup Sport lainya.

    Menentukan koordinasi seperti apa dengan Humas Teknik Cup Art agar publikasijalan dengan lancar dan tidak terjadi miss communication lagi.

    Media Publikasi

    Staff Publikasi di recruit sendiri oleh PJ Publikasi agar requirements yang PJPublikasi butuhkan dalam staff Publikasi tercapai.

    Memperbanyak staff pria Publikasi untuk melakukan tugas yang berat yang tidakdapat dilakukan oleh perempuan.

    Media Dokumentasi

    Staff Dokumentasi di recruit sendiri oleh PJ Dokumentasi agar requirementsyangPJ Dokumentasi butuhkan dalam staff Dokumentasi tercapai.

    Mencari staff yang dapat pulang malam.

    Media Design

    Staff Design di recruit sendiri oleh PJ Design agar requirementsyang PJ Design

    butuhkan dalam staff Design tercapai.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    38/183

    7.1 Bidang PublikasiPJ: Sucian Naaziaat (S12)

    A.Deskripsi Kerja Bertanggung jawab terhadap segala hal yang terkait publikasi dan komunikasi

    kepada warga

    Memegang penuh konsep publikasi dan komunikasi dari panitia kepada wargaseperti pemberitahuan, pemaparan peraturan dan segala macam koreksi dari

    panitia

    Memasang seluruh media publikasi. Mengkoordinir Publikasi jadwal pertandingan dari tiap cabang selama teknik cup

    sport 2013.

    Mengkoordinir Publikasi hasil pertandingan dari tiap cabang selama teknik cupsport 2013.

    Berkewajiban untuk melaporkan progress bidang kepada Kepala Bidang Humas.

    Mengkoordinir Publikasi TC Sport 2013 dengan Humas BEM dan tiap-tiapDepartemen.

    Berkoordinasi dengan divisi-divisi lain dibidang Humas.

    B.Perencanaan Media Non-Fisik

    - Group Facebook Teknik Cup Sport- Twitter @teknikcupsport- Blog Teknikcupsport.blogspot.com- Untuk mempublikasikan acara, pengumuman, hasil dan jadwal kepada warga

    teknik

    - Update hasil setiap selesai pertandingan (live-update)- Update jadwal setiap selesai rapat malam dan setiap ada tambahan

    Bl dik di ik d D k t i t k li f t k i t l

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    39/183

    Media Fisik- Mading TC Sport 2013 yang berisi klasemen perolehan medali, bagan

    pertandingan, jadwal pertandingan dan hasil pertandingan TC Sport 2013 yang

    akan di letakkan di depan ruang BEM FTUI

    - Flyer TC Sport 2013 yang berisi jadwal pertandingan hari dibagikan dan hasilpertandingan hari kemarin. Yang akan di bagikan setiap jam istirahat teknik

    jam 12.0013.00 di kantek dan tempat kumpul tiap-tiap departemen.

    - Banner TC Sport 2013, menyetak dan memasang banner kegiatan TC Sportdari opening hingga closing berlangsung yang akan dipasang di lorong

    dekanat dan lorong Ars-Kantek, Banner TC Night dan susunan kepanitian TC

    Sport 2013 yang akan dipasang di Kantek Dalam.

    - Poster, menyetak dan memasang poster coming soon, poster opening-closingceremony TC Sport 2013, poster TC Night, dan poster kegiatan acara TC

    Sport 2013 yang akan dipasang di mading Humas BEM dan masing-masing

    Departemen.

    - Penuansaan TC Sport yang akan dipasang di setiap lorong dari dekanatmenuju kantek.

    Adapun untuk pembagian tugas kerja bidang publikasi adalah sebagai berikut:

    Group Facebook : Eka Bobby SaputraPuteri Prameswari

    Twitter : Pranaya Ganendra PutraMila Bardini

    Nuringtyas R

    Natasha Angelina

    Nindya Ariyanti

    Ayu Rizeki

    Blog : Meidiono Untoro Mading : Della Avika Rahmi

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    40/183

    Indah Kemala

    Flyer : Zafrazad AdibaAtika Putri

    Spanduk : M. Gian Giffar Poster : Eryawan Yudha Penuansaan : Okti Giffari

    Pembagian tugas di atas hanya sekedar pemberian tanggung jawab kepada seluruh

    staff, namun pada pelaksanaannya direncanakan semua anggota dihimbau untuk

    membantu pelaksanaan publikasi melalui semua media yang ada.

    C.Pelaksanaan Media Non-Fisik

    - Mempublikasikan jadwal pertandingan saat di update dan hasil pertandingankemarin di Group Facebook Teknik Cup Sport oleh bobby dan puteri secara

    bergantian.

    - Mempublikasikan jadwal pertandingan setiap harinya setelah jadwal keluardan saat pertandingan berlangsung di live update menggunakan Twitter

    @teknikcupsport yang dikoordinir oleh pranaya(senin), mila(selasa),

    tyas(rabu), tasha(kamis), nindya(jumat), ayu(sabtu) dan suci (minggu). Namun

    pada minggu-minggu terakhir sering terlambat mengupdate jadwal karena

    jadwal yang keluar pun terlambat.

    - Mempublikasikan jadwal dan hasil pertandingan di blogteknikcupsport.blogspot.comoleh dito dan berkoordinasi dengan pj dokum

    untuk publikasi foto kegiatan.

    Media Fisik- Mading TC Sport dipasang di depan ruang bem yang diupdate setiap hari

    setelah jadwal keluar oleh della nabila dan indah secara bergantian Namun

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    41/183

    pembuatannya diulang dan terlambat jadi sehingga updatean jadwal dimading

    berlangsung 3 minggu setelah TC berlangsung.

    - Flyer TC Sport disebar yang jadwal dan hasil pertandingan TC Sport. Yangdibagikan setiap jam istirahat teknik jam 12.00 13.00 di kantek dan tempat

    kumpul tiap-tiap departemen di buat oleh diba dan staff publikasi yang

    menjalankan dengan membuat piket per tempat. Namun flyer yang disebar

    tidak begitu banyak sekitar 30 lembar di kantek dan 10 lembar untuk masing-

    masing departemen.

    - Menyetak Banner TC Sport dan di pasang di dekanat-lobby k dan Ars-kantek.Banner BPH di kantek dalam.

    - Menyetak poster TC Sport dan dipasang di mading Humas BEM dan Humastiap-tiap departemen setelah konfirmasi dengan pihak terkait.

    D.Kendala dan Evaluasi Media Non-Fisik

    - Terjadi keterlambatan setiap mengupdate jadwal karena tidak jelas siapa yangharusnya memberitahukan jadwal kepada bidang publikasi sehingga publikasi

    langsung menghubungi operasional atau sekum dan ada beberapa kali staf

    yang ikut rapat malam.

    - Beberapa kali terjadi kesalahan dalam mengupdate jadwal dan hasil karenakesalahan dalam memperoleh data sehingga yang di publikasikan juga salah

    atau kurang, dan di keluhkan oleh warga.

    - Banyak jadwal tambahan yang kurang terupdate karena publikasi juga telatmendapatkan jadwal tambahan tersebut.

    - Ada beberapakali tweet yang mengandung provokasi karena yang meng-livetweet kurang netral masih terbawa arogansi departemennya.

    - Ada beberapa kali kesalahan dalam pengetikan, kurang update tentang jadwaltambahan dan live-tweet beberapa pertandingan karena kesalahan koneksi.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    42/183

    Media Fisik- Kurang koordinasi antara kabid humas dengan publikasi yang membuat

    kesalahan pada konten isi mading TC Sport sehingga mading yang sudah

    dibuat sesuai jadwal telat pembuatannya hampir 3 minggu.

    - Memiliki staff yang mempunyai banyak kegiatan lain selain kepanitian TCsport membuat semua media fisik seperti mading dan penuansaan telat di bikin

    sehingga membuat penuansaan kalau TC Sport ini sedang berlangsung dirasa

    kurang oleh warga.

    - Ada beberapa kali terjadi kesalahan pengetikan Flyer dan kurang banyaknyajumlah flyer sehingga dirasa masih kurang oleh warga.

    - Beberapa kali flyer telat disebar karena yang membuat belum selesei kelas.- Poster dan banner TC Night tidak jadi dicetak karena acara yang tidak jadi.- Poster closing dibagi ke pada pihak TC Seni karena closing yang barengan

    namun dari pihak TC Seni tidak menyetak dan memasang poster sampai

    closing tersebut berlangsung.

    - Mading TC pembagian jadwal piketnya kurang terkoordinir dengaan baik.- Flyer TC, beberapa kali terjadi kesalahan pengetikan, atau kadang terlambat

    karena yang seharusnya piket datang terlambat atau absen tanpa keterangan.

    - Banner BPH kurang besar.- Penuansaan Closing ceremony terdapat beberapa kesalahan karena acara yang

    berubah-ubah tanpa pemberitahuan jelas.

    Mempublikasikan pengumuman TC kepada warga teknik kadang terlambat ataukurang jelas karena pemberitahuan yang terlambat dan sering berubah-ubah tanpa

    pemberitahuan dari pihak yang ingin di publikasikan pengumumannya.

    E.Saran Memperbaiki koordinasi antar bidang, terutama dengan operasional untuk

    mempermudah pemublikasian jadwal dan hasil pertandingan setiap harinya

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    43/183

    Dibuat perjanjian dari awal mengenai mekanisme pemberitahuan hasil rapatmalam kepada publikasi.

    Membuat koordinasi yang baik dalam bidang publikasi itu sendiri, menumbuhkankomitmen kerja pada setiap staff.

    Lebih teliti dalam pemublikasian jadwal dan hasil agar tidak terjadi kesalahan. Untuk bidang apapun yang ingin mempublikasikan sesuatu atau pengumuman,

    jangan mendadak dan dengan pemberitahuan yang jelas kepada publikasi.

    7.2 Bidang DesainPJ: Olla Varalintya Yochanan (PI12)

    A.Deskripsi Kerja Bertanggung jawab untuk membuat desain yang sesuai dengan konsep Teknik

    Cup Sport 2013.

    Berkoordinasi dengan PJ Publikasi tentang konsep yang akan di bawa dalampublikasi.

    Membuat design dan rancangan apabila ada bidang yang membutuhkan (metodequeueing/antri)

    Berkewajiban untuk melaporkan progress bidang kepada Kepala Bidang Humasdan Event.

    B.PerencanaanMembuat desain-desain yang bibutuhkan oleh Teknik Cup Sport 2013 yang bertema

    Togetherness blends our differences competition leads us to the blue glory.

    C.PelaksanaanDari perencanaan yang telah dilakukan, semua design yang di butuhkan oleh Teknik

    Cup Sport 2013, baik dari bidang HUMAS ataupun bidang ACARA telah dilaksanaan,

    namun tidak semuanya tercetak Desain yang telah dibuat adalah sebagia berikut

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    44/183

    Cover dan background proposal Poster coming soon Nametag Backdrop opening

    Banner kontingen (opening) Banner BPH Merchandise Teknik Cup Sport (t-shirt dan gelang) Banner dan poster Acara Teknik Cup Sport Backgroundbackground jadwal dan hasil pertandingan Banner dan poster (Top scorer, MVP, best supporter) Poster Closing Banner Closing Sertifikat

    D.Kendala dan EvaluasiJumlah staff mencukupi untuk memenuhi permintaan design dengan tepat waktu.

    Tetapi terkadang permintaan untuk mendesign sangat mendadak dan mendekati

    deadline, sehingga terkadang mendapat kesulitan untuk mendapatkan staff untuk

    mendesain. Koordinasi dengan bidang publikasi cukup baik sehingga melandarkan

    pelaksanaan.

    E.SaranSebaiknya mencari staff yang dapat mengoperasikan photoshop, coreldraw dll dan

    tidak hanya mendesain saja, karena proses inilah yang paling membutuhkan waktu

    lama dan paling penting.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    45/183

    7.3 Bidang DokumentasiPJ: Adinda Nindya Wardhanie (E12)

    A.Deskripsi Kerja Bertanggung jawab dalam pendokumentasian sebelum dan saat pelaksanaan

    acara.

    Bertanggung jawab atas seluruh hasil dokumentasi. Bertanggung jawab atas pengaturan tugas staff dokumentasi. Berkoordinasi dengan PJ acara atas pembuatan video Opening-Closing Teknik

    Cup Sport.

    Berkewajiban untuk melaporkan progress dokumentasi kepada Kepala BidangHumas.

    B.Perencanaan Mendokumentasikan persiapan panitia sebelum TC Sport dimulai. Mendistribusikan jadwal Teknik Cup setiap hari kepada staff dokumentasi. Membagikan tugas kepada staff sesuai shift harian yang telah di atur. Mendokumentasikan pertandingan TC Sport dan acara di luar pertandingan. Membuat video Opening-Closing TC Sport bersama dengan PJ acara. Meng-upload foto setiap pertandingan/acara di luar pertandingan maksimal 3 hari

    setelah pelaksanaan pertandingan/acara di luar pertandingan ke blog dan

    facebook.

    C.Pelaksanaan

    Mendokumentasikan persiapan panitia sebelum pelaksanaan TC Sport. Mendistribusikan jadwal TC Sport kepada staff dokumentasi. Membagikan shift tugas kepada staff dokumentasi. Mendokumentasikan pertandingan dan acara di luar pertandingan TC Sport.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    46/183

    D.Kendala dan Evaluasi Sebagian dari staff dokumentasi tidak bisa pulang malam karena pulang-pergi

    dan tinggal jauh dari kampus.

    Beberapa pertandingan tidak terdokumentasi karena jadwal pertandingan terlalumalam.

    Beberapa pertandingan tidak terdokumentasi karena staff yang harusnya bertugassusah dihubungi.

    Beberapa pertandingan tidak tedokumentasi dikarenakan lokasi pertandingan jauhdan sebagian staff termasuk PJ tidak membawa kendaraan.

    Beberapa pertandingan tidak terdokumentasi karena jadwal pertandingan terlalumendadak dan staff termasuk PJ tidak siap.

    Beberapa pertandingan tidak terdokumentasi karena jadwal pertandingannyadiundur/ditunda tanpa ada informasi lebih lanjut kepada bidang dokumentasi.

    Pengunduran/penundaan jadwal tidak langsung diinformasikan kepada bidangdokumentasi, sehingga staff dokumentasi yang bertugas harus menunggu ditempat pertandingan tanpa kabar.

    Selama beberapa hari terjadi miskomunikasi antara PJ dan staff dikarenakanhilang dan rusaknya alat komunikasi.

    Selama beberapa hari staff mengalami kesulitan mendokumentasikan acarakarena terjadi kerusakan pada kamera yang digunakan.

    Beberapa kali staff dokumentasi tidak membawa kamera karena PJ terlambatmemberikan jadwal pertandingan, sehingga staff mengira tidak ada jadwal

    bertanding hari tersebut.

    Kurangnya partisipasi PJ acara dalam pembuatan video opening-closing,sehingga hanya video Opening yang terlaksana.

    Sebagian besar dari staff termasuk PJ dokumentasi tidak memiliki internet yangmemadai untuk meng-upload foto TC Sport setiap hari.

    PJ harus memiliki rencana cadangan untuk kejadian mendadak yang menghambatl k

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    47/183

    Staff dokumentasi sebaiknya tinggal di sekitar kampus dan stidak terlalu sibuksehingga siap bertugas.

    PJ harus lebih aktif mengecek jadwal pertandingan dan menanyakan kepadaKabid Humas/Kabid Operasional tentang pembatalan pertandingan.

    E.Saran Memilih staff yang tinggal/kost di area sekitar kampus, dan sebaiknya

    mempunyai kendaraan untuk pergi ke tempat pertandingan.

    Merekrut staff minimal satu orang dari setiap departemen untuk mempermudahpendistribusian hasil dokumentasi.

    Membawa kamera setiap hari selama TC Sport berlangsung, Mengosongkan memory card dan mengisi penuh battery kamera setiap hari. Usahakan jadwal pertandingan yang matang dan pendistribusian jadwal kepada

    dokumentasi lebih awal sehingga mempermudah pelaksanaan dokumentasi.

    Pengadaan staff publikasi khusus pempublikasian foto TC Sport, sehingga

    pendistribusian foto terlaksana dengan lebih baik.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    48/183

    BAB VIII

    BIDANG SARANA DAN PRASARANA

    Kabid Sarpras : Imansyah S. Manaf (M11)

    A. Deskripsi Kerja Berkoordinasi denganProject Officerdan juga bidang-bidang lainnya Mengkoordinir dan memonitor tugas-tugas tiap penanggung jawab yang di bawahi. Membantu dan mengawasi PJ Perlengkapan mempersiapkan segala kelengkapan

    pertandingan dari setiap PJ sesuai dengan yang dibutuhkan SEBELUMpertandingan

    berlangsung.

    Membantu menjaga barang-barang yang ada Berkoordinasi dengan bendahara umum apabila dibutuhkan dana untuk menyewa atau

    membeli perlengkapan

    Bertanggung jawab menyampaikan laporan kepadaProject Officer

    B. Perencanaan Melakukan rapat bidang setiap minggu selama berlangsungnya Teknik Cup Melakukan koordinasi dengan bidang- bidang lainnya terutama bidang operasional

    terkait masalah perizinan tempat, peralatan masing-masing cabang pertandingan,

    penanganan medis di lapangan, dan keamanan pertandingan

    Membantu bidang-bidang di bawah bidang Sarana dan Prasarana

    C. Pelaksanaan Mendapatkan Penanggung Jawab untuk bidang-bidang Sarpras, yaitu PJ perlengkapan

    Gunawan Betha(M12), PJ Perizinan Bram Sebastian Dethan(Kapal11), PJ

    Keamanan Risky Sulaiman (Mt11), dan PJ Medis Cut Khairunisa (TI12)

    Mengontrol penyediaan peralalatan yang dilakukan oleh PJ perlengkapan. Setelahl k k k di i d bid i l t k it l t dib t hk

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    49/183

    maka PJ perlengkapan sebisa mungkin mencari peralatan tersebut. Meskipun tidak

    semua peralatan yang diminta tersebut dapat disediakan.

    Mengontrol bidang perizinan untuk melakukan perizinan Gymnasium, LapanganTenis di Lapangan outdoor UI di depan PNJ, serta pusgiwa UI ke pihak rektorat, dan

    Lapangan Bola di daerah kukel,

    Memantau bidang keamanan untuk mengamankan keamanan cabang-cabang mayorseperti futsal dan basket di mana terdapat banyak penonton yang hadir di cabang

    tersebut. Namun pada kenyataannya, untuk mengamankan pertandingan di cabang-

    cabang mayor, sedikit terdapat kesulitan akibat tidak seimbangnya antara jumlah staff

    keamanan dengan penonton yang hadir.

    Mengontrol penyediaan obatobatan yang disediakan oleh PJ medis, serta membantupengadaan pelatihan medis sebelum Teknik Cup 2013 berlangsung. Serta memantau

    penanganan medis yang dilakukan oleh bidang PJ medis di lapangan. Dan

    memastikan bidang medis hadir di cabang cabang olahraga yang memerlukan

    penanganan medis.

    D. Kendala dan Evaluasi Kurangnya staff untuk bidang-bidang di bawah bidang Sarpras, khususnya bidang

    perlengkapan.

    Bidang medis yang mayoritas staffnya satu departemen, sehingga saat departementersebut bertanding, bidang medis tersebut mengalami kekurangan SDM.

    Kurang bisa menyediakan peralatan-peralatan yang diminta dari bidang-bidanglainnya.

    Terjadi miskoordinasi antara kepala bidang dengan PJ perlengkapan, yangmengakibatkan pembengkakan pengeluaran dana dari bidang perlengkapan.

    Terjadi miskoordinasi antara kepala bidang dengan bidang PJ medis sehinggamengakibatkan keterlambatan hadirnya staf medis di venue olahraga.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    50/183

    E. Saran Untuk Teknik Cup tahun depan, ada baiknya proses rekruitmen staff untuk bidang

    perlengkapan, medis dan keamanan lebih ditingkatkan lagi karena dua bidang ini

    membutuhkan banyak staff agar lancarnya keberlangsungan bidang-bidang tersebut.

    Koordinasi antara kepala bidang dengan PJ di bawahnya lebih diperbaiki lagi Koordinasi dengan bidang lain juga lebih ditingkatkan Untuk bidang perlengkapan, peralatan untuk masing-masing cabang olahraga

    sebaiknya disimpan oleh PJ dari cabang-cabang tersebut agar tidak terjadi

    miskomunikasi ataupun kehilangan peralatan dan lebih mudah untuk diambil ketika

    dalam situasi yang sedang darurat atau buru buru.

    Untuk rapat mingguan, sebaiknya lebih diajak lagi PJ dari bidang bidang sarana agarmau menghadiri rapat tepat waktu

    Untuk bidang perlengkapan, pengecekan peralatan harus dilakukan sebelum adapertandingan yang berlangsung.

    8.1 Bidang PerlengkapanPJ: Gunawan Betha (M12)

    A.Deskripsi Kerja Mempersiapkan fasilitas sarana dan prasarana serta perlengkapan setiap

    rangkaian acara pada teknik cup 2013 (pertandingan, acara spesial dan rapat

    malam) selama teknik cup 2013 bergulir.

    Mempersiapkan alat dan mekanisme pengadaan peralatan bagi seluruh peserta,terutama pertandingan, disesuaikan dengan jadwal pertandingan yang telah

    ditetapkan, kebutuhan tiap PJ cabang perlombaan dan lain-lain

    Membuat list tentang peralatan yang akan digunakan Mempersiapkan segala kelengkapan pertandingan dari setiap PJ sesuai dengan

    yang dibutuhkan SEBELUM pertandingan berlangsung serta menjaga dan

    memeliharanya

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    51/183

    Berkoordinasi dengan bendahara umum apabila dibutuhkan dana untuk menyewaatau membeli perlengkapan

    Bertanggung jawab menyampaikan laporan pada kepala bidang sarana danprasarana.

    B.PerencanaanRencana awal adalah transfer wawasan dengan PJ perlengkapan tahun lalu, tentang

    tempat pembelian peralatan yang ada, juga info tentang peminjaman terhadap

    mahasiswa Teknik atau pun ke Departemen di Fakultas Teknik. Lalu kami melakukan

    pembelian juga peminjaman barang-barang yang diperlukan oleh PJ lainnya dan

    dilakukan jauh sebelum acara Teknik Cup berlangsung, yang notabene list yang ada

    telah dikirimkan ke email Penanggung Jawab Perlengkapan Teknik Cup 2013.

    C.PelaksanaanPada saat pelaksanaan Teknik Cup, jobdesk yang dimiliki oleh bidang perlengkapan

    adalah

    1. Pembelian barang barang yang diperlukan selama kegiatan Teknik Cupberlangsung.

    2. Peminjaman alat alat perlengkapan Teknik Cup di beberapa tempat, sepertibeberapa Departemen yang ada di Fakultas Teknik Universitas Indonesia, juga

    kepada para mahasiswa Universitas Indonesia, dan Unit Kegiatan Mahasiswa

    (UKM) di Universitas Indonesia.

    3. Bertanggung jawab atas semua peralatan dan perlengkapan yang dipakai selamaacara Teknik Cup berlangsung.

    Saat semua nya telah dilaksanakan di lapangan, semua peralatan yang dibutuhkan

    pada saat pertandingan Teknik Cup sudah siap tersedia, juga semua peralatan yang

    tersedia adalah peralatan yang sesuai dengan daftar barang yang diberikan kepada

    Penanggung Jawab Perlengkapan Teknik Cup 2013. Barang-barang telah tersedia jauh

    sebelum acara Teknik Cup berlangsung, yang telah berada di Ruang BEM FTUI.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    52/183

    seperti bola futsal, kok bulutangkis, juga bola tenis, sehingga di tengah acara

    berlangsung, kami bidang perlengkapan masih harus melakukan pembelian. Namun hal

    ini dapat diatasi dengan segera membeli perlengkapan yang kurang tersebut. Juga susah

    nya menjaga dengan baik sound yang ada untuk komentator, karena kurang banyak nya

    transportasi yang memadai.

    D.Kendala dan EvaluasiPerforma dari bidang perlengkapan tahun ini tampaknya masih kurang maksimal

    dikarenakan pembelian yang kian telat karena dana yang sama sekali tidak turun ke

    bidang perlengkapan, hanya beberapa sekian persen dari pengeluaran yang ada. Juga

    banyak para penanggung jawab bidang olahraga minor yang memberitahukan

    permintaan barang tidaklah sama jumlah atau tipe, ataupun bahkan meminta lebih

    banyak pada waktu yang mepet dengan jadwal mereka yang bersangkutan. Juga

    beberapa staff perlengkapan yang kelas nya sama sehingga saat diperlukan, dan

    ternyata kuis atau kelas penting, tidak dapat hadir tepat waktu.

    E.SaranUntuk acara Teknik Cup selanjutnya, diharapkan dana untuk bidang Perlengkapan

    dihitung dengan baik sesuai list yang ada, sehingga masalah dana tidak menggangu

    kinerja bidang perlengkapan. Juga para penanggung jawab bidang lainnya yang disiplin

    dalam mengumpulkan list serta jumlah dan harga barang dengan lengkap tanpa ada

    tambahan di hari H kecuali peralatan yang dapat habis atau rusak. Diharapkan juga agar

    bidang perlengkapan serta staff yang ada memiliki transportasi sendiri sendiri, sehingga

    dapat melakukan tugas secara maksimal Beberapa staff perlengkapan yang ada juga

    seharusnya tidak ber kelas yang sama, sehingga saat diperlukan, dan ternyata kuis atau

    kelas penting, dapat hadir tepat waktu dan tepat jumlah orang.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    53/183

    8.2 Bidang KeamananPJ: Rizky Sulaiman (Mt11)

    A.Deskripsi Kerja Berkoordinasi dan Bertangung jawab kepada ketua bidang sarana dan prasarana Mempersiapkan personil dan konsep pelaksanaan tugas keamanan kegiatan, bagi

    seluruh peserta dan lokasi kegiatan selama Teknik Cup 2013 berlangsung.

    Mengamankan setiap rangkaian acara baik pertandingan, acara spesial /event. Bekerjasama dengan panitia lain jika terjadi kerusuhan

    B.PerencanaanPerencanaan bidang keamanan Teknik Cup 2013 ini antara lain mempersiapkan

    staff-staff keamanan, briefing sebelum ditempatkan pada pertandingan untuk

    mengetahui job desk yang dimiliki.

    C.PelaksanaanPada saat pelaksanaan jobdesk yang dimiliki oleh setiap staff keamanan adalah:

    1. Mengamankan zona supporter sesuai dengan yang sudah ditetapkan di rapatmalam Teknik Cup 2013.

    2. Mengamankan meja panitia dari kemungkinan ricuh.3. Apabila terjadi kericuhan sesegera mungkin menghentikan kericuhan dengan

    melerai dan memisahkan serta mengamankan kubu yang ricuh ataupun tindakan-

    tindakan antisipasi lainnya

    Jobdesk berlaku pada setiap pertandingan dalam setiap cabang

    D.Kendala dan EvaluasiPada saat pelaksanaan, bidang keamanan yang baru dibentuk baru pada Teknik Cup

    2013 ini kekurangan staff yang mengakibatkan terdapat pertandingan yang tidak

    dihadiri staff keamanan secara penuh, hal ini juga didukung adanya staff yang sudah

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    54/183

    Bidang keamanan Teknik Cup 2013 pun jarang mendapati supporter yang tidak

    mematuhi aturan namun. Adapun insiden-insiden kecil bisa di tanganin tanpa masalah

    menjadi panjang.

    E.SaranSaran supaya oprec ditingkatkan kualitasnya dan tidak serta merta mengandalkan

    closerec. Lalu supaya briefing mengenai aturan-aturan keamanan di tekankan dan

    sanksi ditegaskan.

    8.3 Bidang MedisPJ: Cut Khairunnisa (TI11)

    A.Deskripsi Kerja Berkoordinasi dan bertangung jawab kepada ketua bidang sarana dan prasarana. Mempersiapkan perlengkapan dan tenaga medis yang memadai sepanjang

    berlangsungnya kegiatan.

    Memberikan pertolongan pertama kepada peserta jika ada yang mengalamicedera.

    Menjaga barang-barang medis sebagaimana mestinya, jangan sampai hilang. Meminjam kotak medis. Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh penanggung jawab beserta

    anggotanya, berkoordinasi dengan PO/KaOps/Sekretaris dan Bendahara Panitia

    serta bidang-bidang kepanitiaan terkait jika diperlukan.

    B.PerencanaanDalam menjalani tugas, bidang medis mengharapakan terciptanya pertandingan

    teknik cup yang sehat dan sportif. Bidang medis terdiri atas 14 orang medis. 1orang PJ

    Medis dan 1orang adalah Wakil PJ Medis Program Internasional Tiara Bela Britania.

    11 orang adalah staff medis Staff terdiri dari 4 orang Teknik Industri (Derry F C

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    55/183

    orang Arsitektur (Deynanti dan Lien Dwi), 2 orang Metalurgi (Albi Erlangga dan Alif

    Ardiansyah), 1 orang Teknik Mesin (Ratu Hadianti). 2 orang Program Internasional

    (Putri dan Shasa) . Bidang medis berusaha melengkapai peralatan medis kami

    selengkap mungkin dengan meminjam kotak P3K dengan Freshman Cup 2012 dan

    melengkapinya dengan tambahan obat tetapi Bidang medis mencari tahu dan mencari

    info cara mendapatkan obat gratis dari Pusat Kesehatan Mahasiswa. Selain melengkapi

    peralatan medis, bidnag medis juga melakukan pelatihan medis dengan berbagai video

    dan buku yang diberi oleh Mahasiswi Fakultas Kedokteran

    C.PelaksanaanPada awalnya jadwal TC sudah didaptkan 3 hari sebelum Teknik Cup dimulai dan

    bidang medis sudah menyediakan jadwal jadwal serapih mungkin tetapi ternyata sia-sia

    karena jadwal yang diberikan semua berantakan sekali banyak jadwal yang dirubah.

    bidang medis tidak berhenti sampai membuat jadwal yang berantakan, bidang medis

    menanggapi dari LIVE Tweets Teknik Cup Sport walaupun masih kurang meyakinkan

    dengan jadwal. Jadwal jaga tiap pertandingan diberikan pagi jam 07.00 karena harus

    melihat dari LIVE Tweets Teknik Cup Sport.

    D.Kendala dan EvaluasiBidang medis tahun ini tampaknya masih kurang maksimal. Hal ini disebabkan

    karena dua faktor yaitu kurangnya koordinasi antara penanggung jawab medis dengan

    penanggung jawab pertandingan serta dari pihak staf-staf yang kurang berperan penting

    dalam menanggapi Jadwal Pelaksanaan pertandingan.

    Kurang koordinasi antara bidang perlengkapan dengan penanggung jawab lomba

    dapat dilihat seperti, adanya permintaan jaga saat h- beberapa menit pertandingan hal

    itu dikarenakan jadwal tersebut tidak tercantum di jarkom pertandingan. Lalu

    keterlambatan mulainya pertandingan membuat bidang medis agak kuwalahan karena

    terbentur kelas yang ada pada saat itu pula.

    Lalu dari pihak kontingen dan para supporter departemen yang saling egois dengan

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    56/183

    sakit jangan dipaksakan tapi tetap saja ada yang melawan dan akhirnya berakibat

    sendiri, seperti contoh pada saat pertandingan karate, tidak sepenuhnya pengobatan

    jatuh ditangan bidang medis. bidang medis hanya memberlakukan pertolongan pertama

    saja kembali kepada Job Desc Bidang medis

    E.SaranUntuk kedepannya, diharapkan Penanggung Jawab medis lebih berkoordinasi

    dengan Penanggung Jawab lomba agar tidak terjadi miss-komunikasi antara PJ medis

    dengan para PJ lomba. Serta mencari staff medis yang lebih konsisten agar tidak miss

    dalam menjalankan tugas. lalu kotak medis Teknik Cup diharapkan ditahun kedepannya

    agar segera membeli kotak medis agar PJ Medis tidak kesulitan untuk mencari obat

    obat yang diperlukan.

    8.4 Bidang PerizinanPJ: Bram Sebastian Dethan (M11)

    A.Deskripsi Kerja Berkoordinasi dan bertangung jawab kepada ketua bidang sarana dan prasarana Berkoordinasi dengan kesekretariatan mengenai surat untuk peminjaman fasilitas

    yang akan dipergunakan untuk lomba

    Berkoordinasi dengan pihak terkait peminjaman fasilitas seperti Dekanat,Security, dan Pihak UI

    Menjamin bahwa fasilitas tersebut dapat dipergunakan pada hari H

    B.PerencanaanSetiap PJ Cabang olahraga mengajukan jadwal pertandingan yang direncanakan dan

    yang sudah disetujui KaOps masing-masing. Lalu sekretaris membuatkan surat yang

    ditujukan kepada dekanat. Setelah itu Perizinan mengajukan ke Dekanat apabila sudah

    disetujui, pihak dekanat membuatkan surat pengantar ke rektorat yang selanjutnya akan

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    57/183

    Gymnasium, PNJ). Setelah itu setiap pihak dari tempat tersebut mengirimkan surat

    balasan kepada rektorat.

    C.PelaksanaanAwalnya pihak Dekanat menolak surat karena jadwal dianggap kurang mendetail.

    Setelah didapat jadwal yang detail, Perizinan kembali mengajukan ke Dekanat dan

    akhirnya diterima. Namun setelah dibawa ke Rektorat, ditolak kembali dengan alasan

    beberapa jadwal bentrok dengan kegiatan UKM, acara Poltek, BEM UI, Lalu Perizinan

    bertemu dengan Bapak Ismali dari Pusgiwa untuk mendiskusikan jadwal yang sesuai.

    Dengan sedikit lobi, kerjasama dengan beberapa UKM yang terlibat maupun nominal

    dana yang keluar. jadwal fix pun didapat.

    D.Kendala dan EvaluasiBirokrasi yang sedikit rumit memperlambat proses perizinan. Surat yang diberikan

    oleh sekretaris sedikit terlambat sehingga menyusahkan kami untuk bekerja secara

    optimal. Namun pada akhirnya dapat diselesaikan walaupun dalam waktu yang sedikit

    lebih lama.

    E.SaranSebaiknya technical meeting diadakan lebih awal, karena kurangnya detail acara

    yang menyebabkan ditolaknya perizinan oleh Dekanat juga diakibatkan oleh belum

    diadakannya technical meeting. Selain itu ada baiknya meminta jadwal yang tersedia

    dahulu kepada pihak Kemahasiswaan rektorat atau pusgiwa, sehingga dapat mem-

    plotting jadwal pertandingan pada jadwal yang sudah disediakan. Lalu yang tidak kalah

    penting adalah sebaiknya dari pihak panitia teknik cup ini mempunyai jadwal yang

    pasti sehingga dapat dilaksanakan lebih professional.

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    58/183

    BAB IX

    BIDANG ACARA

    Kabid Acara : Orchidea Kartika (A11)

    A. Deskripsi Kerja Berkoordinasi dan bertanggung jawab kepadaProject Officer Mengkoordinasikan dan memantau tugastugas PJ-PJ yang dibawahi Berkoordinasi dengan Ketua Operasional mengenai pertandingan yang akan

    dilaksanakan

    Mengkoordinasi langsung hal yang terkait dengan event diluar kompetisi (opening,closing, & acara pertandingan)

    Bertanggung jawab terhadap segala hal yang terkait dengan penilaian supporter Memegang penuh konsep dan rundown acara pertandingan serta opening dan closing

    ceremony

    Untuk keputusan-keputusan penting dan mendesak berkoordinasi langsung denganProject Officer atau Kepala Operasional Teknik Cup Sport 2013

    B. PerencanaanMemantau dan membantu pelaksanaan opening, acara pertandingan ( live quiz&

    komentator), penilaian best supporter, dan closing yang sudah dikoordinasikan oleh setiap

    PJ-nya.

    C. Pelaksanaan Pembahasan poin-poin penilaian best supporter di Technical Meeting berjalan lancar Proses penilaian supporter berjalan dengan lancar di setiap pertandingan yang dinilai

    poin supporternya.

    Koordinasi dengan PJ acara pertandingan mengenai konsep live quiz dan komentatorserta dengan PJ opening closing mengenai konsep dan rundown acara berjalan dengan

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    59/183

    D. Kendala dan Evaluasi Kesulitan mencari PJ penilaian best supporter menyebabkan keterlambatan dalam

    perencanaan sistem penilaian

    Ada departemen yang protes mengenai penilaian yang tidak sesuai fakta Sistem penilaian supporter tahun ini lebih baik dari tahun sebelumnya, terlebih

    mengenai detail penilaian dan transparansi nilai setiap pertandingan dikarenakan ada

    rekapitulasi nilai setiap departemen di tiap minggunya.

    Kurang matangnya perencanaan teknis opening jika hujan Kurang siapnya perencanaan rundown acara closing ceremony alternatif dikarenakan

    masih ada pertandingan di gym

    Sering tidak ada komentator untuk acara pertandingan karena pembatalanketersediaan dari komentatornya sendiridi H-1 jam

    E. Saran Lebih rajin follow-up setiap PJ Mewajibkan setiap departemen untuk mengirim perwakilan untuk menjadi

    komentator

    9.1 Bidang Opening & Closing CeremonyPJ: M. Rajab Priharsanto (E11)

    A.Deskripsi KerjaBertanggung jawab mempersiapkan dan melaksanakan acara pembukaan dan

    penutup Teknik Cup Sport 2013

    B.PerencanaanOpening

    Menampilkan acara pembuka Teknik Cup Sport 2013 dengan pertunjukan tiap

    cabang olahraga dan simbolisasi TC Sport 2013

  • 7/22/2019 lpj teknik cup

    60/183

    Closing

    Pembacaan pemenang TC Sport dan TC Seni 2013 serta penampilan hiburan berupa

    band Su